监理资料规范化管理的工作方法

优选文档PAGE.9、监理资料标准化治理的工作方法一、监理资料治理要求〔一〕监理资料总则1、为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地治理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和开展中的作用，更好的为公司技术部门效劳，制订本治理制度。2、本公司技术档案是指公司治理文件、图书类资料和工程工程的开工前资料〔规划、立项、审批文件、招投标文件及施工企业的资质证明及治理文件和勘察、设计文件〕、施工全过程技术活动中形成的资料〔包含质量操纵、进度操纵、投资操纵、平安操纵、信息 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 治理等〕和竣工验收、备案文件等。3、公司技术职能部门和工程部要把技术档案纳入本单位的技术业务治理工作中，保证其技术文件材料的积存，到达收集齐全、内容精确、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。4、按照集中统一治理技术档案的根本原则，公司综合办设立综合档案室，并配备专职治理人员。综合档案在技术主管的直接领导下，集中统一治理全公司的技术档案治理。建立、健全技术档案工作，到达全公司技术档案的完整、精确、系统、平安和有效利用。〔二〕技术文件资料的归档1、每一个工程工程竣工或备案后，都要有完整、精确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，加以系统整理，形成工程《监理档案》组成保管单位〔卷、代、册、盒〕由技术主管审查及时向公司综合档案室移交归档。2、工程部或技术人员在移交监理技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合要求或技术文件资料不齐全的，治理人员有权拒绝接收。3、凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国际、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸齐全，图样清楚。4、工程部形成的变更、签证类文件应附带图纸、工程照片〔工程影像类文件〕或说明类文件，并经相关各方负责人签字后，整理归档。5、凡外借、外购回公司的图书、刊物及检测设备和试验仪器等必须由办公室人员清点盖章，做好登记如数归档，在未办理借阅使用手续前不得据为私有或拿走。〔三〕综合档案室的任务和治理人员的职责1、综合档案室的任务：(1)集中、统一、科学地治理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、精确和平安，并及时、精确地提供利用。因工作严峻失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，追究相关人员的主要责任，严峻者将予以辞退。(2)协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积存和正确地整理、立卷归档工作。(3)承当技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员效劳。2、技术档案治理人员的职责(1)认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高治理水平，保证所监理工作的圆满完成，积极主动完成自己承当的各项工作。(2)科学地治理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放等工作。(3)遵守公司保密制度，做好平安保密工作。(4)严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。(5)保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。(6)作废文件由经理或治理者代表授权相关部门收回处理，需要保存的则在文件封面做成出“作废〞识别，以防非预期使用。〔四〕技术档案的鉴定和销毁1、认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案作废，保管期限为一年。2、对过期的质量 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要适时清理和处置，打算销毁的记录由治理部门列入清单，经主管领导审批后在指定监销人监督下予以销毁。有关记录和销毁清册必须及时归档。〔五〕技术档案的保管和借阅1、对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工治理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。2、认真执行技术档案的保管和检查制度，每年年底全面检查、清理一次。技术主管根据检查汇报的结果，对出现的问题令档案治理员进行整改，并检查汇报的真实性进行复查。3、做好技术档案的平安、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。预防档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，治理人员要及时修补和提出复制。4、技术档案的保密制度(1)全公司职工必须严守机密，维护技术档案的平安。凡借阅重要的档案〔包含外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料等〕要由技术主管批准后做好登记方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。(2)技术档案如有丧失、被盗、泄密等情况，应马上上报并采取措施作妥善处理。(3)非工作人员未经同意，不得随意翻阅工程监理档案。5、技术档案的借阅(1)凡本公司技术人员、工作人员，因工作需要都可借阅技术档案。由治理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字前方可使用。用后按期归还，经治理人员检查核对后，方可办理注销手续。(2)技术档案和各种设备用书等，均在公司内操纵使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。假设需借出，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方可借出。(3)经同意借出档案，每次最长时间为三天，如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案治理员负责催收，并要求其限期归还。(4)借阅者应保持档案的完整、平安、整洁，不得转借、分离、涂改抽换和丧失。如发觉问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处分，由档案治理员报送技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处分。〔六〕技术档案的复制和技术资料的发放：1、凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用一再的应复制备份一份，供一般借阅或审计使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。2、因工作原因，需要发放的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放，并签好《文件发放清单》，发放清单由文件编制部门填写，工程部主管批准后交档案室。档案到按清单的要求发放各工程部，发放时注意发放园地、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》，经工程部负责人审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。3、发放工程部的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丧失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承当重复发放文件的资料费用。〔七〕技术档案和受控技术文件的更改1、当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保存备查。2、技术档案更改后，资料治理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控园地，以保证文件的使用得到有效操纵。3、为预防各工程部、各部门的受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，根据内容分不同使用期限，过期自动作废。〔八〕不合格技术档案的操纵1、不合格技术档案的鉴别及处置2、工程总监每月每次检查发觉的不合格处，由检查人员做好不合格记录，评价不合格类别。填写《整改通知单》后下达整改通知单，通知责任人进行整改；严峻不合格上报公司提出处置 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，经治理者代表批准后处置。3、不合格的技术档案，一经发觉，马上进行标识，隔离和记录，然后交责任人进行返工以到达规定要求，返工后的监理资料由原评审人重新进行检验，合格前方可投入使用或对外发放。4、下达的《整改通知单》，责任人认真进行整改，整改完成后，由原检查人员对整改情况进行验证。二、工程档案资料的治理方法〔一〕监理方的职责1、设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在工程监理部，监理资料的治理由工程总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段工作结束后及时整理归档。2、监理资料及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积存和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积存、立卷归档进行监督、检查。3、按照托付监理合同的约定，接受建设单位的托付、监督、检查工程文件的形成积存和立卷归档工作。4、编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，按照现行《建设工程文件归档整理标准》(GB50328－2001)和城建档案治理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理标准》的要求，及时由工程监理部提供。〔二〕建设工程档案编制质量要求与组卷方法1、归档文件的质量要求。2、归档的工程文件一般应为原件：(1)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面的技术标准、标准和规程；(2)工程文件的内容必须真实、精确，与工程实际相符合；(3)工程文件应采纳耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；(4)工程文件应字迹清楚，图样清楚，图表整洁，签字盖章手续完备；(5)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(277mm×210mm)；(6)工程文件的纸张应采纳能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张；(7)全部竣工图均应加盖竣工图章；(8)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；(9)工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作；(10)工程档案资料的照片及声像档案，要求图像清楚，声音清楚，文字说明或内容精确；(11)工程文件应采纳打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。3、立卷的原则和方法(1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于归档；(2)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；(3)立卷采纳如下方法：1)工程文件可按建设程序划分为工程打算阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5局部；2)工程打算阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；5)竣工图可按单位工程、专业等组卷；6)竣工验收文件可按工程、专业等组卷。〔三〕卷内文字的排列1、文字材料按事项、专业顺序排列；2、图纸按专业排列；3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。〔四〕监理文件和档案收文与登记1、全部收文应在收文登记表上进行登记(按监理信息分类别进行登记)。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位(部门)、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由工程监理部负责收文人员签字。2、监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部门内容是否可追溯。3、资料治理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签订。4、有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。收文登记后应交给工程总监或由其授权的监理工程进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。〔五〕监理文件档案资料传阅与登记由建设工程工程监理部工程总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在文件传阅纸，随同文件和记录进行传阅。〔六〕监理文件发文登记1、发文由工程总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖工程监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。如为紧急处理的文件，应在文件首页标注“急件〞字样。2、发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息治理人员根据文件签发人指标确定文件责任人和相关传阅人员。〔七〕监理文件档案资料分类存放监理文件档案经收发文、登记和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放，这样既可满足工程实施过程查阅、求证的需要，又方便工程竣工后档案的归档和移交。工程监理部应备有存放监理信息的专用资料柜的用于监理信息分类归档存放的专用资料夹。〔八〕监理文件档案资料归档1、监理文件档案资料归档内容以及监理档案的验收、移交和治理工作，应根据现行《建设工程监理标准》及《建设工程文件归档整理标准》并参考工程工程所在地区建设工程行政主管部门、建设监理待业主管部门、地方城市建设档案治理部门的规定执行。2、对一些需连续的监理信息，如对其有统计要求，在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发觉错漏之处，从而保证该类监理信息的完整性。3、监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照肯定顺序归档的原则。如在监理实践中出现作废和遗失等情况，应明确地记录作废和遗失原因，处理过程。〔九〕建设工程档案验收与移交1、建设工程档案的验收(1)列入城建档案治理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案治理部门对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案治理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收；(2)工程档案分类齐全，系统完整；(3)工程档案的内容真实、精确地反映工程建设活动和工程实际状况；(4)工程档案已整理立卷，立卷符合现行《建设工程文件归档整理标准》的规定；(5)竣工图绘制的方法、图式和规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图；(6)文件的形成，来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；(7)文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求；(8)为确保工程档案的质量，各编制单位，地方城建档案治理部门、建设行政治理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。2、建设工程档案的移交(1)列入城建档案治理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后三个月内向城建档案治理部门移交一套符合规定的工程档案；(2)停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管；(3)对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案；(4)建设单位向城建档案治理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字，盖章后交接；(5)施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 规定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。三、监理对网络信息资料的治理〔一〕明确信息治理目标在现场建立计算机治理的手段，信息治理的目标是：1、建立完整的监理档案，并一式四分，分别送交业主及城建档案馆、监理方保存；2、建立完整的电子文档资料，电子文档资料应包含书面文字监理资料的全部；3、收集施工期间全部政府文件、市场资料、国家标准及相关变化，为工程施工及工程计量、计价提供依据；4、收集工程变更、设计变更资料、合同变更资料，及时进行签证，保存。〔二〕明确信息治理任务1、建立工程工程的网络、信息治理体系；2、负责工程工程各类信息及文档的收集、整理和保存；3、运用计算机辅助监理手段对工程工程的投资操纵、进度操纵、质量操纵和合同治理中形成的各种数据与信息进行收集、整理、汇总、分析，为业主决策提供依据。向业主提供有关工程工程的工程治理信息效劳，定期提交多种监理报表；4、建立工程会议制度、整理各类会议纪要，并及时发送有关单位；5、催促施工、材料及设备供给单位及时整理工程技术、经济资料，并审查其是否符合要求；6、工程部电脑上网和公司各职能部门间形成资源共享和信息交流机制。〔三〕城建工程信息治理的主要特点1、需构造工程治理信息网络。组织好合理的信息流，完成上下、横向、内外、前后的信息衔接。2、应完成对工程外部信息的收集、整理、分析，提供资金、物资、法规、气象、交通等多方面的信息，同时也应完成与业主、承包商、材料设备供给商、政府有关部门的双向信息联系。3、需采纳计算机技术完成文档的收集、存储、处理、传递、检索工作。〔四〕城建工程信息资料治理的监理对策1、建立信息治理制度和方法(1)明确信息治理的分工，落实信息治理工程师的职责。(2)对工程信息进行编目并输入计算机。(3)总监理工程师组织定期工地会议或监理工作会议，信息治理工程师负责整理会议记录并打印，由总监理工程师签认、分发。(4)专业监理工程师定期或不定期检查承包单位的原材料、构配件、设备的质量状况以及工程质量的验收签认，并整理的信息反应给信息治理工程师。(5)专业监理工程师应催促检查承建单位及时整理施工技术资料，随时向总监理工程师汇报工作，并精确及时提供有关资料，信息治理工程师负责工程实施阶段全过程的信息收集、整理、按规定。(6)信息文件的内客①定期信息文件的内容：施工质量情况；工程进展情况；进场施工机械设备及劳动力动态；合同变更个工程变更情况；工程支付情况；监理工程情况；工程建设大事记；其他信息文件。②根据监理工程进展情况的不定期汇报：关于工程优化设计或变更或施工进展情况；资金、资源投入及合理配置的建议；工程进展预测分析汇报；业主合理要求提交的其他汇报；工程分阶段验收、竣工验收监理工作汇报。③监理过程文件：施工措施方案批复文件；施工进度调整批复文件；监理协调会议纪要文件；其他监理业务往来文件；质量事故处理文件。〔五〕监理资料一般治理及归档资料目录1、监理资料的一般治理(1)监理资料治理的根本要求是“及时整理、真实齐全、分类有序〞；(2)工程总监理工程师为总负责人，并指定专职或兼职资料员具体治理；(3)工程监理机构应建立监理治理台帐；(4)各专业监理工程师负责审核、整理本专业的监理资料，不得接受经涂改的报验资料，按时交与资料治理员，资料治理员依据本规定的根本内容进行分类别、编目、登记与保管工作；(5)在监理过程中，监理资料按单位工程组卷，并随着工程的进展，资料形成的时间顺序不断地积存并及时整理，不得拖延和后补。监理资料应按单位工程建立案卷(夹)，分专业存放保管，并编目、以便于跟踪检索。监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档；(6)监理资料的收发、借阅必须通过资料治理人员履行手续；(7)在工程工程竣工初验前两周，工程监理机构及时通知总工办，由总工办档案资料部对该工程的监理资料进行检查；(8)在工程验收后三个月内，由总监理工程师组织工程监理人员对监理工作进行认真总结，并对监理资料进行整理、审核和装订工作，报公司技术负责人力办公室档案资料部办理归档手续。2、归档资料目录(1)工程监理资料归档内容及要求如下：序号归档文件保存期限存期限备注一监理托付合同长期二工程工程监理机构及负贵人名单长期三监理规划1监理规划短期2监理实施细则短期3监理机构总操纵方案短期四监理月报长期五监理会议纪要长期六进度操纵1工程开工/复工审批表长期2工程开工/复工暂停令长期七质量操纵1不合格工程通知长期2质量事故汇报及处理意见长期3建、安工程检验批质量验收记录长期4建、安工程分项工程质量验收记录长期5建、安工程分部(子分部)工程质量验收记录长期6建、安工程单位、单项工程质量验收记录长期7根底、主体工程验收记录长期8幕墙工程验收记录长期八监理通知长期九合同及其他事项治理1工程延期汇报及审批长期2费用索赔汇报及审批长期3合同争议、违约汇报及处理意见长期4合同变更材料长期十监理 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 1专题总结短期2月报总结短期3工程竣工总结长期4质量评价意见汇报长期十一监理业务手册长期(2)城建工程监理资料治理的内容编号档案资料资料类别1监理合同合同2施工投标申请书和中标通知书合同3施工承包合同合同4业主授权监理工程师通知合同5总监理工程师授权通知A6分包申请书B7分包单位资质认定书A8分包合同书合同9材料、设备、构件供销合同合同10施工组织设计审核签认(附施工组织设计)A11工程变更A12工程索赔申请书B13工程索赔批复意见书A14合同外工程协议合同15开工批准文件A16工程报验单B17工程竣工移交证书A18工程把期解除证书A19最终证书A注：A类为监理工程师编写(签认、签发)，B类为承包商向监理工程师申报单。(3)城建工程进度操纵资料的主要内容编号档案资料资料类别1进度操纵实施A2开工申请B3开工令A4施工进度方案审批(年、月)(附施工进度方案)A5施工进度方案内与实际完成偏差分析汇报A6施工方案变更申请B7施工方案变更审批A8延长工期申请B9延长工期批复A10停工令A11复工申请B12复工令A13材料、设备、构件进场方案B14材料、设备、构件进场方案审批A15每月进度报表B16每月进度报表审核A17施工人员、机械(日)进场记录复核A(4)城建工程质量操纵资料的主要内容编号档案资料资料类别1质量操纵实施细则A2施工方案和施工措施审批A3工程质量问题汇报A4隐蔽工程检查记录A5原材料抽检记录A6进场设备、构件抽检记录A7工程质量抽检记录A8不合格工程通知A9不合格材料构件、设备通知A10工程暂停指令与复工令A11工程质量事故评估汇报A12工程质量事故处理核查意见书A13新工艺、新技术、新材料、机关报结构技术鉴定审核意见书(附鉴定书)A14检测部门质量信息反应处理记录A15分项、分部工程报验单B16分项、分部工程验收记录A17单位工程质量综合评定表A18技术资料汇总表(复印件)C19单位工程()质量保证资料检查表(复印件)C20分部工程()质量保证资料检查表(复印件)C注：C类资料取自交工技术档案。(5)城建工程投资操纵资料的主要内容编号档案资料资料类别1投资操纵实施细则A2计量清单(或工程预算书)A3年度()资金使用方案申报表B4年度()资金使用方案批复A5年度()资金使用方案批复A6工程变更预算审核A7工程索赔付款审核A8计日工单价审认证书A9投资动态情况汇报A10工程()月结算申报B11工程()月结算审核A12工程()月付款申请B13工程()月付款凭证A14工程竣工结算申报B15工程竣工结算审核A16工程付款汇总表A17合同外工程预算审核A(6)城建工程监理治理资料的主要内容编号档案资料资料类别1监理规划A2监理日记A3监理月报A4监理同志A5现场指示A6总监理工程师巡视记录A7备案记录A8会议记录A9商洽记录A10合理化建议采纳情况A11监理档案交接记录A12监理总结A13收发文登记本(附收文)A14图纸收发登录A