文书档案保管期限规定释义课件

定海区档案业务培训班综合档案室文书档案业务档案会计档案科技档案特种载体档案财务报告帐簿凭证其他基建设备照片实物其他归档文件整理程序1.收集2.鉴定3.修整4.装订5.分类6.排列7.编号8.编目9.装盒一、收集收集范围：本单位编制的《文件材料归档范围》文书档案保管期限表的制定要突出本单位的职能特色，突出立档单位的主体地位，体现“以我为主”的思想，涵盖本单位主要职能工作的所有范围，尤其要将各类反映本单位主要职能活动、与群众切身利益相关的文件材料纳入归档范围，避免重要文件的散失。（一）会议类：1、本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料。1．1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料永久1．2大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报永久1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、总结等文件材料。30年1.4讨论未通过的文件10年2、本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册永久2.2讨论未通过的文件10年3、本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录永久4、本机关召开工作会议、专 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 会议的文件材料4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年5、机关联合召开会议的文件材料5.1本机关为主办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年5.2本机关为协办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年6、本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话、会徽设计永久6.2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道30年6.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排10年二、上级机关、领导检查、视察类7.1上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料7.1重要的永久7.2一般的30年7.3本地区、本机关工作汇报材料30年判断 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 通常以:（1）领导级别：党和国家领导人、省部级以上领导（2）检查、视察事由的重要程度：省部级以下的领导来，为本市、本机关解决了项目、机构编制等重要性质问题属重要的；一般性检查、视察，作了一番讲话、指示属一般；上级机关一般工作人员来，重要的作30年，一般的不需归档。三、本机关业务类：8、本机关业务文件材料8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示8.2.1重要业务问题的永久8.2.2一般业务问题的30年8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料8.3.1重要业务问题的永久8.3.2一般业务问题的30年8.4本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿30年8.5机关联合行文的文件材料本机关为主办的重要业务问题的永久一般业务问题的30年本机关为协办的重要业务问题的30年一般业务问题的10年重要业务问题的为：方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划材料；永久一般业务问题的为：不带有政策性的有关基础性、技术性的，如何开展工作的意见、办法、措施等；30年对要求有关单位开展统计、信息、培训、评选、年检、开会等工作、活动的通知、函，讯期、安全管理、安全生产的通知.10年※为上级机关起草的最后被采用的草稿，一般都以区委区府名义发文的文件，这类文件内容属本机关主管业务重要文件归永久（见），被采用的草稿归30年机关联合行文的文件材料同会议材料一样，协办机关归档期限比主办机关低一档业务管辖职能范围内事故文件材料，一般系统有专门发文件的，照系统规定。如海事局海事事故以船只损失，人员伤亡定保管期限。重大的永久，一般的30年，其次的或以简报形式的10年。8.6本机关编辑、编写的文件材料8.6.1大事记、组织沿革等永久8.6.2简报、情况反映、工作信息等10年8.7行政管理、执法活动中形成的文件材料8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久执法检查情况汇总、通报，整改通知等永久★行政管理工作这里指的是三定方案规定的本机关对全市要行使的行政管理职能工作。例：市农林局《关于饲料生产企业许可审查办理程序》、《关于印发调入动物和动物产品安全风险评估与管理配套制度的通知》、关于印发《村级集体经济组织财务管理若干制度》的通知，舟山市检察院《关于建立行政执法与刑事执法相衔接工作机制有关制度的规定》的通知，市质监局〈关于调整进出口食品标签审核制度的通知〉行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料永久不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久8.7.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久8.7.3.420年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料30年行政管理工作中形成的备案文件材料10年8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料8.7.5.1重要的永久8.7.5.2一般的30年注：（1）行政审批文件材料，审批单位系统有规定的可作行政许可专门档案，没有规定的可根据每年形成的案件数量定；被审批单位可根据此规定的内容进行收集和定保管期限归文书档案。（2）对10年以下有效期的证件，到期后再要重新审办的材料，10年（3）备案材料是指受理、审核为本机关，审批、核准为上级机关的行政许可材料（4）行政管理中形成的文件材料重要与一般的区分：行政处罚：“警告”为一般，“罚款”见数量，其他都为重要的行政复议：同行政处罚行政处分：“警告”为一般，其他都为重要的国家赔偿：一般来说都属重要的8.8计划、总结、统计、调研等方面的文件材料年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久年度以下的计划、总结、统计材料10年重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久一般活动的总结、一般问题的调研材料10年各处室的年度总结10年★职能活动、专题调研材料的重要与一般的区分：要从职能活动规模、影响力、问题的大小等因素加以考察区分。一般的为：一般的检查、年检、验照、贯彻方面的业务活动、行政、事务性的总结重要的如：舟山市经贸委《舟山市工业企业市外融资调研情况的报告》《舟山市工业领域能源利用状况调研报告》《舟山市开展清理限制非公有制经济发展规定工作情况的总结》《开展企业信用信息应用试点工作有关情况的总结》《舟山市开展资源节约与综合利用 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 》市工商局开展红盾活动总结等为重要的。8.9出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料8.9.1发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久8.9.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年9、本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料9.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久9.2人事工作制度、规定、办法等文件30年9.3人事任免文件永久9.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料9.4.1受县级（含）以上表彰、奖励的永久9.4.2受县级以下表彰、奖励的30年1.县一级（含）以上的党委、政府颁发的综合性表彰永久2、区级主管机关对本行业、系统的表彰，发文机关永久、收文单位30年3、省级及以上主管机关对本行业、系统的表彰，具有综合性的永久、单项性的30年4、本机关内部的表彰30年9.5对本机关有关人员的处分材料9.5.1受到警告(不含)以上处分的永久9.5.2受到警告处分的30年区别在于案件违规违纪的程度、案件最终处理的结果警告为一般的警告以上为重要的调查结论是查无实据的，形成的一套材料为10年；9.6职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久9.7人事考核、职称评审工作文件材料永久指每年度对公务员、职员考核汇总文件、职称评审汇综表和资格确认通知书9.8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久9.9职工名册永久9.11纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料重要的永久一般的30年机关有形成年度纪检、监察工作综合性工作报告，为永久，年度以下的10年。9.10党、团、工会工作活动中形成的文件材料9.10.1工作报告、总结、换届选举结果永久9.10.2重要专项活动的报告、总结等永久全区或系统开展的规模、影响较大的专项政治活动,如：保持共产党员先进性、三个代表、作风建设年等各阶段总结、报告9.10.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久9.10.4情况反映、工作简报10年9.12保卫部门的安全检查、调查记录10年9、13本机关处理人民来信来访的文件材料9.13.1有领导重要批示和处理结果的永久9.13.2其他有处理结果的30年有各级领导对解决信访事件有明确态度、方式、或方法，并有处理结果的为永久领导批示只是泛泛、圈阅、或没有批示的，但有处理结果的30年没有处理结果的暂不归10、本机关事务管理文件材料10.1房产、土地所有权和使用权的文件材料永久10.2与有关单位签订的 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、协定、协议、议定书等文件材料10.2.1重要的永久10.2.2一般的10年重要的是指涉及房产、土地、股权、开发投资、工程项目等时效性较长、金额较大的，一般的是指办公设备装置、购买、供货、技术咨询、另星小工程、有效期几年的借贷款等。10.3接待工作的计划、方案10.3.1重要的30年10.3.2一般的10年重要的是指中央、国家、省委、省政府领导人，主管上级部门专项检查，外事活动的接待其他有接待计划、方案的为一般10.4机关财务预算30年10.5机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年10.6国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料10.6.1重要的永久10.6.2一般的10年区分的原则是国有资产的规模、数量、及价值大小。如：房产、机动车等价值相对大、使用寿命周期比较长，永久；机关办公设备如计算机、复印机等价值相对不高，若干年后就要淘汰，10年。10.7职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久10.8职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年11、上级机关制发的文件材料11.1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料11.1.1重要的永久11.1.2一般的10年重要的是有方针政策、法规等规定的文件材料；一般的是指不带有政策性的有关基础性、技术性的如何开展工作的意见、办法、措施、方案等。11.2上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年如《国家档案局关于学习贯彻国务院纠正不正之风工作部署的通知》，这是份典型的非主管业务文件，各省市地档案局都要执行。11.3上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久12、同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年是指普发的、本机关需贯彻执行或参考的有关文件，如党风、党纪、干部管理、差旅报销、公积金、工调等。13、下级机关报送的文件材料13.1重大问题的专题报告30年13.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料10年本机关对越级上报的材料不进行归档，对下级或职能范围内各单位转报的文件材料要进行归档，保管期限根据文件内容确定。特别关注的收集内容会议文件——各类会议记录；成套会议文件，包括通知、名单、议程、报告、选举结果、讨论通过文件、决议、纪要等本单位编写的文件材料——如大事记、组织沿革、年鉴、基础数字汇集、简报等本单位计划、总结，以及下属单位上报的计划、总结等各类报表——如劳动工资年报、公务员、事业单位年报、专业技术年报、人事年报、党员年报、行业内业务年报等各类名册——包括干部、职工名册、党员、团员、工会会员花名册等，学校还有学生名册等党群工作中形成的文件——如换届选举文件，发展新党员、预备党员转正文件、加入工会组织等文件信访工作、提案办结情况的文件材料资产管理文件——如房产、土地所有权、使用权文件；固定资产登记、统计、核算清算、交接等文件材料；各类合同——如供货合同、投资合作合同、房屋出租合同、承包合同、小型项目承包合同、用工合同等奖惩文件——各级各类表彰、奖励、获奖的文件，以及党内、行政处分的文件材料人事工作中形成的文件材料——如干部、职工录用、聘任、转正、定级、调资、停薪留职、辞职、离退休、伤亡、抚恤、遗属补助等文件；调动介绍信、工资介绍信、党团员关系介绍信等财务工作文件——如工资名册、审计意见等对几种文件的归档1、本机关成立的各种领导小组10年2、区委、区政府成立的非常设性机构的领导小组文件发文机关永久办公室所设机关30年3、领导离任、单位审计永久4、本单位领导分工永久5、抄告单、会议纪要根据内容性质定保管期限6、督查单及回复意见10年7、经费类文件：（1）下拨专项经费：主办机关协办机关30年被拨单位10年（2）一般的设备、会议、办公工作经费：10年8、照片档案：已在实行照片新方法的机关，开始实施新的保管期限后，照片永久保管的继续跟下去，长期停掉，短期改为定期，30年、10年都保存在定期这个流水号。编制时应注意以下几点：1、局领导、各科室参加各种会议带回来的重要文件材料建议在某一部门集中体现，一般为办公室；2、本单位在各项工作活动中形成的照片、实物、电子文件等特种载体文件材料建议在某一部门集中体现，如单位内设信息中心，电子文件可在信息中心体现；3、需要各科室承办的上级、同级、下级业务性文件、各种业务报表分别在各业务承办科室体现；4、体现各单位综合信息的简报，其保管期限建议调整为30年。二、鉴定剔除不需要归档的文件材料上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、来电记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄送或越级抄报的文件材料。三、修整一般包括：对破损文件进行修校；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除文件上易锈蚀的金属物；对过大的文件进行折叠。四、装订对齐方式装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订方式线装：缝纫机轧线粘接式：包角五、分类通用的分类方法是：年度——保管期限2001年：永久、30年、10年2002年：永久、30年、10年2003年：永久、30年、10年……一些较大机关也有采用以下分类方法的：年度——机构——保管期限2008—办公室—永久，30年，10年2008—业务处—永久，30年，10年2008—规划处—永久，30年，10年六.排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则结合时间、重要程度会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列七、编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章必要项为：全宗号、年度、保管期限和件号，选择项为：机构（问题）。全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号八、编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》《归档文件目录》由二部分构成归档文件目录：包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。归档文件目录封面件号责任者文号题名日期页数备注1国家档案局档办[2004]8号国家档案局办公室关于加强档案安全保管的通知2004030522浙江省档案局浙档[2004]56号浙江省档案局关于转发《国家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见》的通知2004061033杭州市人民政府杭政[2004]12号关于进一步加强我市精神文明建设的决定〔附：市民公约〕200402208归档文件目录题名，即文件标题①一般情况下，文件只有一个正题名，填写时应照实抄录。②有的文件除了正题名，还有副题名，这一般都是印发领导同志的讲话。正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录，但不能反映文件内容的，就一定要抄录。如：增加责任，科学调度，落实措施——郭建彪市长在全市防汛抢险预案编制工作会议上的讲话③文件没有题名，或题名含糊不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据内容重新拟写或补充标题，并在新拟的或补充的标题之外加“〔〕”填写在目录中。④干部任免、表彰、录用、职称等文件，要注明本单位的有关人员名单。如《关于ⅩⅩⅩ等任职的通知》，应著录为：“关于ⅩⅩⅩ等任职的通知〔李小明，张四〕”⑤提案、议案的答复，一般标题只标示几届几次会议几号题议，应在“〔〕”注明提案、议案的名称。如：关于对市政府四届三次会议第100号提案的答复〔刹住房产投机炒卖风，让老百姓安居乐业〕⑥会议记录，要著录成会议名称〔会议内容〕。如：行政会议记录〔讨论人事调整、年度工作总结等事宜〕。⑦简报、工作情况等。应著录成：简报名称＋期数〔再加主要内容〕。如：政办通报第9期〔马国华副市长在2006年全市安全生产工作会议上的讲话〕。⑧归档文件的附件独立性强。如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明。在正件与附件作为一件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏报，此时也可在正件题名后抄录附件题名，外加“〔〕”。总之，正题名不能反映文件的内容，就要用“〔〕”加著。备注项：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出销毁等，其他类档案参见号。注意：对备注项目的填写应严加控制，以免使目录、条目杂乱不堪。对文件遗失、移出，只有目录没有实体，一定要说明。如说明的情况字数很多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注*号，将具体内容填入备考表。归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸竖排归档文件目录应打印装订成册并编制封面归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目归档文件目录  全宗名称：舟山市定海区档案局年度：2008年保管期限：永久机构：（问题）归档文件目录封面九.装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。（全宗名称）档案盒封面以舟山市定海区档案局为例舟山市定海区档案局档案盒盒脊以全宗号为015的某局2008年形成的一盒永久1-50号文件档案为例全宗号015年度2008保管期限永久机构问题起止件号室1-50馆盒号全宗号年度保管期限机构问题起止件号室馆盒号备考表盒内文件情况说明盒内文件齐全完整程度；盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况；备注项内容。整理人：检查人：年月日十.上架档案按分类方案进行排架如按年度——保管期限分类的档案，在库房的排架从上到下、从左到右的顺序为:2008年永久2008年30年2008年10年2009年永久2009年30年2009年10年……归档文件说明一、立档单位年度工作概况本单位性质、主要职能、内设机构名称（以编委文件为准排序）、人员调整变化情况，正确反映一个部门年度职能调整以及内设机构、领导干部人事变化等情况。二、文书处理工作情况整理人员，分类方法，文书档案总件数、归档文件目录所针对的保管期限及对应的件数三、归档文件内容介绍详细地概述本部门年度文书档案工作收集整理立卷的全貌，年度主要机构调整、人员任免及大事，要简明扼要地反映本部门目标管理、岗位责任制考核和先进集体、个人的评选等四、本年度整理工作中需要说明的情况，例如：发文顺序号空号、重号说明，请示件放在批复年的说明，分类方法变更说明等等。全宗卷综合保管收集利用鉴定整理统计1．档案综合管理方面的材料：全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记；组织机构沿革；档案工作机构设置和调整文件；档案工作人员任免文件；档案工作大事记；档案工作规章制度。2．档案收集方面的材料：档案交接文据（包括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案的移交表单）；档案移交目录；接收档案记录；征集档案记录；档案的来源和价值说明等。3．档案整理方面的材料：档案分类方案、案卷目录说明（案卷序言或者归档文件说明：概况、现有机构及归档情况、几件大事等）、整理工作小结等。4．档案鉴定方面的材料：成立和调整鉴定小组成员的文件、文件材料归档范围和档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。5．档案保管方面的材料：库房安全记录、档案安全检查记录或报告、档案库房温湿度记录。6．档案统计方面的材料：全宗内档案基本情况统计；档案分类统计；档案收进、移出登记；档案利用统计等。7．档案利用方面的材料：档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿，档案编研材料如年鉴、专题介绍、基础数字汇集、各类文件汇编等。8．档案管理新技术的应用方面材料：办公自动化开发应用情况；计算机辅助管理等情况的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）、档案数字化方案、档案数字化成果说明、档案信息管理软件系统盘。整理要求：全宗卷文件材料按内容分为八类，每一类按形成时间顺序逐件编号，并编制目录，每一件文件加封面。一类文件过多时分盒装，件号延续。室存档案情况文书档案卷件会计档案卷其中永久卷件科技档案卷其中长期卷件照片档案张业务档案卷光盘张其中目录管理的卷实物件2007年度接收档案文书档案卷件会计档案卷其中永久卷件科技档案卷其中长期卷件照片档案张业务档案卷光盘张其中目录管理的卷实物件本年度利用档案情况本年度利用档案人次其中服务民生的人次