(档案管理)档案管理规范编写规则

档案管理 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 编写规则机械部档案管理规范编写规则1994年5月4日，机械部本规则参照ＧＢ1．1一87《 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 化工作导则标准编写的基本 规定 关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定 》联合我部档案管理规范编写的实质状况拟订的。主题内容与合用范围本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、条则的编排。本规则合用于编写机械行业、公司、事业单位的档案管理规范。引用标准ＧＢ1．1《标准化工作导则标准编写的基本规定》档案管理规范编写的基本要求3．1贯彻国家相关政策，法律和法例，与同级相关标准相协调，下级标准不得与上司标准相反抗。3．2规范的文字表达应正确、简洁、易懂、逻辑谨慎，防止产生不易理解或不一样理解的可能性。标准的图样、表格、数值和其余管理内容应正确无误。3．3规范中的术语、符号、代号应一致，并与其余的相关标准一致。同一术语应表达同一观点，同一观点应采纳同一术语来表达。近似部分应采纳同样的表达形式与措词。档案管理规范的构成档案管理规范的一般构成和编写次序以下：┍━封面与首页（见5．1条）概括部分━━━┥目次（见5．2条）│规范名称（见5．3条）┕━前言（见5．4条）┍━主题内容与合用范围（见6．1条）│引用标准及法例文件（见6．2条）正文部分━━━┥术语、符号、代号（见6．3条）│管理规范内容（见6．4条）┕━检查与查核（见6．5条）┍━附录（见7．1条）增补部分━━━┥┕━附带说明（见7．2条）上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要所有包含的。一项档案管理规范终究应包含此中的哪些部分，可依据实质状况确立。概括部分5．1封面与首页规范的封面、首页及内页应切合ＧＢ1．2的规定，当规范的印刷为合订本时、可设封面。5．2目次5．2．1当规范的内容较长、构造复杂、条则许多（一般印刷在15页以上）时应编写目次。5．2．2目次的内容包含篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“连结。5．2．3目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连续。5．3．1规范名称应简洁明确地反应规范化对象或规范的主题。必需时，应在规范化对象前加说明部分以明确其余相近似标准的差别。例：科学技术档案模卷构成的一般要求（说明部分）5．3．2规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特色两部分构成，假如两部分连起来不通畅，可在二者之间留一字的地点，不用破折号，在封面和首页可写成两行。例：标准化工作导则标准编写的基本规定5．3．3规范化对象的名称过长时，在规范正文的表达中可用简称，但在第一次出现全称时用括号加以说明。例：《工业公司档案分类试行规则》（以下简称“规则”）。5．4前言前言一般不写标题，也不编号。其内容包含：拟订规范的依照，目的，履行本规范的原则和需要在前言中表述的其余内容。如这些内容不需说明时，前言可省略。正文部分6．1主题内容与合用范围6．1．1主题内容简洁说明规范的主要内容（一般在50字以下）一般采纳以下典型用语：“本规范规定了。”6．1．2合用范围主要规定了规范合用范围或应用领域，必需时，还应明确写出不合用范围或领域。“本规范合用于。”“本规范合用于，可参照使用。”“本规范合用于也合用于。”“本规范不合用于。”6．2引用标准与法例文件说明档案管理规范中直接引用和一定配合使用的标准。应写明标准号和名称，一定依照的法例文件应写明发文机关、发文字号及题名。6．3术语、符号、代号管理规范中使用的术语、符号、代号，必需时应同时写明其定义或说明。6．4管理规范内容6．4．1管理规范的内容，应依据各种档案管理规范对象的特色和需要进行编写。6．4．2应明确规定该规范波及的管理职能及业务范围，写明所管理的事项由哪些部门主管，其余部门或基层单位应负责哪些工作。6．4．3应明确档案管理工作的数目、质量、限期、程序、 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 的要求以及相关责任单位的协作方式和相互限制的关系、限制方式，工作中遇有矛盾的办理方式等。需要信息管理反应时，应规定信息反应的渠道、内容、方式和办理程序。6．5检查与查核规定相关部门达成的限期、数目和质量检查与查核的方法。增补部分7．1附录7．1．1依据实质需要编制档案管理规范附录。附录分为“增补件”和“参照件”两种，按增补件在前，参照件在后次序编排，并分别在目次中、条则中和附录标题下方写明。7．1．2“增补件”附录，主假如指对管理标准内容所作的增补，相当于管理内容的一个构成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。7．1．3“参照件”附录，主假如帮助理解管理规范的内容。以便正确掌握和使用规范。“参照件”附录。主要内容包含：Ａ．规范中重要规定的依照和相关问题的系统介绍；Ｂ．规范中相关条则的参照性资料或介绍性方法；Ｃ．正确使用规范的说明等。7．2附带说明“附带说明”分段写在规范终结线的下边。主要内容以下：本规范由××单位提出。本规范主要草拟人或单位。本规范由××单位负责解说。档案管理规范条则的编排及编号8．1档案管理规范按其内容分为若干章。第一层次为章，以基层次统为条。层次区分一般不超出四节。8．2章．条层次的编号方法采纳阿拉伯数字，每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角，编号方法加附录一（增补件）所示。8．3章，条的编号应左起顶格书写。有标题时，在编号后空一十字的地点再写标题，另起一行写详细内容。无标题时，在编号以后空一个字的地点再写详细内容。8．4标准条则的编排及编号格式如附册二（增补件）所示。终结线在附带说明前，版面的中间划一条粗实线作为终结线。其长度约为版面宽度的1／4。附录一档案管理规范层次编号示例（增补件）┍━┍1┍││2┍6.1│││3│6.2┍│││4│6.3││││5│6.4━┥━┥││6┥6.5│││第一篇━┥7│┕6.4.5│││8┕6.6┕│││┕9│正文部分┥┍┍│┍10││││11┍12.1││12.3.5.3│││12.2││││12━┥12.3━┥12.3.5━┥│第二篇━┥13│12.4││││14┕12.5│┕││15┕│┕16┕━┍附录A┍B1┍B2.1┍增补部分━┥附录B━┥B2━┥│┕附录C┕B3┕B2.2━┥┍B2.2.4━┥B2.2.4.2┕B2.2.5┕B注：1．前言部分无关紧要。2．当规范不设篇时，去掉篇的编号，即为不设篇的规范的层次编号。附录二档案管理规范条则摆列格式示例（增补件）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑（前言）│┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙1（章的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━┙1．1（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━┙1．2（条的标题）1．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━┙1．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙1．2．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━┙1．2．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙2（章的标题）2．1（条的标题）2．1．1（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━┙2．1．2（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙2．2（条的标题）2．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━┙2．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙2．3（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━┙注：①┍━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━┙②┍━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━┙1）┍━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━┙3（章的标题）3．1（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━┙ａ．┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙ｂ．┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━┑┕━━━━━━━┙3．2（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙━━━━━━━━━━━━━━━━附带说明：本规范由机械部办公厅档案处组织草拟本规范主要草拟人：傅代秀、郭建平、刘文义、黄建德