办公室工作人员的素质和能力

办公室工作人员的素质和能力 浅议新时期办公室人员的素质与能力 办公室是企业领导的办事机关和工作助手, 也是企业的“窗口”,在企业各项工作中起着综合协调的桥梁枢纽作用。办公室工作人员担负着辅助领导决策、开展调查研究、收集整理信息、处理和撰拟公文等任务。办公室这一特殊地位以及办公室人员“多面手”的工作角色,必然要求办公室工作人员必须具备多方面的素质和较高的工作能力。办公室工作人员能否充分发挥“三服务”职能～取决于其在政治、思想品德、业务身心等方面素质修养的高低和实际能力的大小。然而,作为新时期的油田二级单位办公室人员,应该具备什么样的素质和能力呢?结合本人从事油田办公室工作多年的经验～现谈一些粗浅认识: 一、较高的政治思想觉悟、政策理论水平和坚定正确的政治方向是办公室人员首先具备的基础条件 办公室人员在企业机关发挥的作用是极其重要的。既为领导机关及领导服务,也要为同级机关、下级机关和油田基层单位服务,如何能够快速、准确地领悟并把握领导机关及领导决策的精神实质,这就要求办公室人员必须具备较高的政治思想觉悟、政策水平和理论修养,必须能够深入透彻地理解国家、中石化和管理局等上级政策规定的精神实质。只 1 有如此,才能站得高、看得远,对问题的观察和理解才能有高度、有深度,才能适应企业改革的要求～推动企业各项工作的顺利开展。办公室人员应不断加强对油田和地方及上级路线、方针政策和政治理论的学习,不断提高政治思想觉悟、政策水平。否则,就可能对上级的路线、方针政策在理解上和执行中存在偏差,就可能影响上级的政策规定在企业的贯彻实施,影响企业各项工作的正常开展。另外,如果政策水平和理论修养不高,那么整日就只会忙忙碌碌地陷于日常琐事之中,只能低效率的办理低层次的事务,而难以给领导提供高质量、高层次的决策参谋服务,也难以完成高效率和高质量的事务工作。 二、较高的业务水平和较强的办事能力是办公室人员做好各项工作的必要条件 首先～办公室是企业的综合协调部门,它在行使综合协调职能时所涉及的部门和人员既杂又多,既牵扯油田和地方的～又有领导之间及上下级单位之间的,关系错综复杂。这就要求办公室人员必须具有较高的协调平衡能力与艺术,使各单位和各类人员都能从企业的大局和整体工作角度来考虑问题和处理事情,尽量减少部门之间因人为因素而出现工作扯皮、推诿、搁臵等现象的发生。其次～办公室也是企业的综合办事部门,它所办理的事务纷繁复杂,既有事关企业建设与发展大局的重大事情,又有日常工作中的琐细小事; 2 既有上级部门和领导交办的事务,又有下级单位要求协助处理的事情;既有常规性、连贯性的日常事务,又有突发性、临时性的偶发事件。由于办公室处于企业的中枢位臵,其所办事务多牵涉到企业的全盘工作和整体部署,要把不同事情办得既让上级领导放心,又让下级单位称心,工作人员如果没有过硬的业务水平和办事能力,是无法胜任的。譬如,由于办公室所办事务种类繁多,涉及面广,业务跨度大的特点,就要求办公室人员必须是多面手,力求做到一人多能、一身多“任”,业务不仅要“精”,而且要“博”,既要能高质量、高效率办理自己所从事的“专业”和“常规”事务,还要能迅速、灵活、妥善处理随时随地出现的“副业”和“应急”事务。较高的业务水平和较强的办事能力主要在工作实践中锻炼。办公室人员在平时工作中要突出一个“悟”字～坚持做“有心人”,处处留心,时时在意,多对照自己工作中做得不太好、领导和同事不太满意的地方,并随时找出这些缺点和不足,努力去改正。同时,也要经常自加压力,不断给自己充“电”,寻找一切机会加强业务知识的学习和办事能力的锻炼。这样才能使自己工作起来得心应手,减少失误。具体讲,办公室人员应努力培养以下三个主要方面的能力。 一要循序渐进～逐步提升文字表达能力。这是办公室人员的基本功。办公室人员几乎整天与文字打交道,如起草文件、综合情况、会议讲话和MATCH_ word word文档格式规范word作业纸小票打印word模板word简历模板免费word简历 _1714864489603_3等。文字表达能力,不是单 3 纯的文笔技巧问题,而是有较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合体现,是一种综合性的能力。缺乏必要的理论修养,写作就很难有深度,不能触及事物的本质。知识贫乏,必然才思枯竭,还会出现常识性错误。不作周密的调查研究,闭门造车,可能主观武断,脱离实际。办公室人员在公文写作中如果文思敏捷、行文流畅,内容切合实际,则对宣传政策、解决具体问题都有益处。反之,办公室人员文字水平低,就不可能按时完成任务,或写出的公文思路不清、冗长杂乱,或内容空泛,不着边际,这些都会贻误工作。 二要善于动脑～提高处理问题的预见和应变能力。21世纪是知识经济和信息时代,工作节奏加快,办事讲究速度和效率。办公室人员作为领导的直接助手,对新事物应有高度的敏锐性,能及时捕捉新问题、新理论和新经验苗头,加以分析,迅速反馈给领导。要对事物的发展有预见性,周密考虑事物发展过程可能出现的各种问题和可能产生的各种影响,预为之谋,供领导参考。在遇到突发性和意外性事件发生,特别是在领导不在的情况下,要有处理问题的唯物主义观点和应急处理的能力。这种能力主要来自实践和工作经验的积累,包括平时对事物正反两方面的思考,熟悉处理事物的各种渠道,学习过去成功的案例,以及掌握处理各类问题的政策和原则等。 4 三要强化知识积累～提高个人的科学办事能力。科学化包括管理手段的科学化和新技术应用于管理工作。办公室人员作为管理人员,就要求必须培养自己科学办事的能力。例如,计算机在油田各单位已经得到普及,办公自动化也逐步推开～将来面临着更大的挑战。因此,办公室人员要不断学习和充分利用新知识,做到科学办事。另外,还要做到科学安排时间,灵活有效利用时间,提高工作效率,这样就能避免因事务繁杂常处于“被动”的局面。 三、具备宽阔的胸襟、高尚的职业道德和正确对待批评的态度及较强的心理承受能力是保证办公室人员健康成长和工作进步的积极因素 办公室人员一般都各自负责某一项或几项事务。但是,由于事务牵涉面广,涉及人员多,许多事情需要多人共同参与、团结合作来完成。而每个人的想法和做法不可能完全相同,因而免不了出现不同意见。因此必须具有宽阔的胸襟和团结合作的精神,为企业大局着想,从整体工作出发,以高质量完成工作为着眼点,精诚合作,求同存异,才能圆满顺利地办好事情。办公室人员具有良好的职业道德是非常重要的。它从侧面反映着一个机关的思想作风、精神面貌,关系着机关声誉和领导威信。因为办公室工作是直接为领导服务的。办公室人员心里要时刻清楚,办公室及工作人员是领导机关和领导同志联系群众的桥梁和纽带,人们看办公室人员的一 5 言一行往往是与领导者相联系的,办公室人员对群众的敷衍、冷淡和傲慢,将直接影响领导的威信,影响领导者与群众的联系。办公室人员工作中,要同各种各样的人打交道,经常同他们谈话、谈心、协商办事。做好这些,固然需要工作技巧,而根本的是学会尊重他人,具有群众观点。要坚持实事求是,不弄虚作假;对实际工作不夸大、不缩小;对问题是非分明,坚持原则,领导正确的意见要坚决维护和执行,不完善的要补充,不正确的要以恰当的方式提出自己的意见,不随声附和。还要坚持调查研究,坚持全面系统发展地看待事物、处理问题,而不是凭印象、凭想当然办事。最后,要善于联系群众,在与群众相处时,应谦虚谨慎,平等待人,决不能上恭下踞,指手划脚,盛气凌人。办公室人员具有较好的身心素质是做好工作必备的基础。其中,自信、豁达、主动、随和、幽默的性格是不可缺少的。要学会正确认识自己,树立自信心,发挥自己的潜能,不断提高自己的知识水平和业务水平;要保持良好的心境,不被名利所烦恼,有乐观饱满的情绪,乐于接受复杂艰巨的任务而无抱怨和牢骚,遇到困难不灰心;要努力发挥主观能动性,及时 汇报 关于vocs治理的情况汇报每日工作汇报下载教师国培汇报文档下载思想汇报Word下载qcc成果汇报ppt免费下载 工作, 请示 关于预备党员转正的请示关于招聘人员的请示增加职数的请示复产请示文档专项资金请示 问题,了解意图,接受任务。服务在领导意识之前,参谋在领导决策之前,主动完成好办公室的服务和参谋职能;对来办事的基层干部和群众要态度随和,平等待人;要有幽默感,在各种矛盾发生时,要学会运用幽默,这样往往会取得出人预料的协调沟通效 6 果。办公室工作是繁忙、辛苦和清贫的。工作做得好,领导和别人不一定会注意到,也不一定会及时得到表扬和肯定,但稍有疏忽、不慎或失误,则可能会很快招致上上下下的批评与指责。那么,办公室人员应该如何正确对待随时随地都可能出现的批评和指责呢? 首先,要清楚地认识到,领导对下属的批评,采取的方式可能不同,但都是对下属工作的不满意,都是出于对改进工作质量和提高工作效率的迫切要求,都是希望工作人员能把工作尽可能做得质量更高一点、效果更好一点、效率更快一点,并不是对某一个工作人员怀有成见,更不可能是故意或者恶意。如果能这样去看待批评,那么批评的压力就会转化为进步的动力,就会成为促进自己改进工作的源泉,就会有利于自己今后提高工作质量和工作效率。同时,在受到批评之后,工作人员应更加尽职尽责、尽心尽力,努力按照领导的指示、意图和要求去改进今后的工作,力争取得各方面都能满意的进步。 其次,办公室人员从外行到内行,从协助参与者到独当一面的组织者,始终离不开领导的教育、培养。每一个领导都希望自己的下属精明强干。一般来说,领导越是对自己器重的下属,要求越严格,批评也就越多,态度也越严厉。领导用高 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 、严要求对待工作人员,正是领导急切要求工作人员尽快进步、成长、成熟的体现。办公室人员应认识到领导 7 批评、教育的目的是对企业的建设和发展事业负责,也是对工作人员的成长负责。这样去看待和理解领导的批评教育,就有了诚恳接受批评教育的良好前提,也就有了认识和改正自己缺点与不足的内在动力,也就有了尽快进步、成长的基本条件。 第三,由于各人学识修养不同、所在部门和所处地位不同、所站角度不同,对同一件事情、同一个问题的看法和认识就不会完全相同。因此,不同的基层单位对办公室处理的事务也可能会有不同的看法,不可避免地会有一些批评和指责,甚至会出现一些过激的言行。对此,要有宽怀坦荡、虚心接受的胸襟和闻过即省、知错就改的精神与勇气,要热情欢迎别人对自己的工作提出意见,要把别人的批评指责当作检验自己工作质量与效率的重要标准之一,通过别人的批评意见来检讨自己言行的不当和工作的不足。绝不能高高在上,盲目自大,对来自基层单位的批评意见臵若罔闻,不予理睬;也不能听到别人的批评和意见,就火冒三丈,乱发脾气;更不能记恨在心,赌气工作,在工作上搪塞、刁难别人,以至影响、损害整个办公室乃至企业的形象。 第四,对待各种方式的批评,都应该做到认真倾听,仔细分析,有则改之,无则加勉,防患于未然。对待批评,应冷静思考,妥善处理,避免矛盾激化。当时解不开的疙瘩、缓解不了的矛盾,也许经过平心静气的深入思考、探讨和交流后,就有 8 可能得到化解或出现解决的转机;有些模糊不清的认识和固有的成见,在经过多次事实的检验和充分的交流后,就会得到逐步澄清和消除。总之,办公室的工作人员,对不管来自哪一级领导的批评、来自哪一方面的批评,都应该有一个正确的态度、必要的思想准备和较强的心理承受能力,既不能心惊胆战、唯唯诺诺地盲目附和,更不能不分场合、不分对象地一律顶撞反驳,更不能当耳旁风似的持无所谓态度,不想改正,不思进取,而应在认真倾听、虚心接受的基础上进行深入客观的分析研究,努力找出自己工作中的不足之处,加以改正,变压力为动力,变被动为主动,力争每一次受到批评后都有新的收获,都能取得更大的进步。 9