物业公司物业管理档案分类目录

物业公司物业管理档案分类目录 类别 类别名称 卷册编号 页数/份数 备注 档 案 名 称 序号 文件资料管理 1.1 质量体系文件 1.1.1 质量手册\工作手册 1.1.1.1 内审资料/外审资料 1.1.1.2 管理评审资料(质检报告) 1.1.1.3 质量记录清样 1.1.1.4 管理办法流程(作业指导书) 1.1.1.5 公司\相关单位\项目文件 1.1.2 公司发文 1.1.2.1 物业管理处、各部门上报公司文件 1.1.2.2 外来文件(上级部门、开发建设单位、相关单位) 1.1.2.3 证照\法律法规\收费标准 1.1.3 证照管理 1.1.3.1 法律法规及相关资料(见书目及卷内目录) 1.1.3.2 收费标准 1.1.3.3 基 项目资料,创优资料 1.1.4 合同协议 1.1.5 物业管理合同 1.1.5.1 (1)前期物业服务协议 一 (2)业主临时公约 专项服务合同 1.1.5.2 基础技术资料管理 1.2 础 总平面图、平面图 1.2.1 竣工资料、竣工图 1.2.2 竣工资料 1.2.2.1 竣工图 1.2.2.2 (1)建筑竣工图 (2)结构竣工图 (3)水施竣工图 管 (4)电施竣工图 (5)设施竣工图 工程决算、竣工验收 1.2.3 供电系统 1.2.3.1 弱电系统 1.2.3.2 电梯系统 1.2.3.3 理 给排水系统 1.2.3.4 消防系统 1.2.3.5 房屋权属清册(清册及房屋权属变更清单) 1.2.4 房号对照一览表 权属清册变更表 公共设施设备清单 1.2.5 设施设备清单 设施设备变更记录 业主档案 1.3 客户通讯录 1.3.1 业主档案分户资料 1.3.2 一期一单元(01—01) 1.3.2.1 一期二单元(01—02) 1.3.2.2 人力资源管理 1.4 (1)人员花名册 (2)个人培训计划 (3)离职人员照片\资料 标识资料管理 1.5 财务管理 2.1 主营业务收费情况 2.1.1 (1)费用减免报告 (2)年度财务现金预算编制底稿 财务联派工单统计情况 2.1.2 (1)特约服务派工单(维修费) (2)特约服务派工单(临时抄水电表单子) (3)特约服务派工单(家政) 收费统计情况 2.1.3 (1)电费发票复印件 服 (2)水电费催款通知书(复印件), (3)水电抄表记录 财务报表(见电子文档) 2.1.4 务 (1)月财务工作目标报表 二 (2)水电气应收应付统计表 (3)住户入住变动情况表 管 (4)财产物资申购表 物资物品的管理 2.1.5 (1)物资物品申购 理 (2)库存材料盘点表 (3)办公设施资料(清单/ 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 书清单) (4)入库单存根 (5)出库单存根 (6)钥匙管理 内部管理记录 2.2 项目内部发文 2.2.1 (1)内部发文 (2)发文签收表 计划总结(质量目标管理报告、个人工作计划) 2.2.2 会议纪要及内部沟通 2.2.3 会议纪要 内部通知、通报。 培训(培训记录、教案) 2.2.4 培训记录 2.2.4.1 相关资料收集(剪报/公司案例集等) 2.2.4.2 考核、考勤 2.2.5 (1)维修工月绩考核表 (2)保安队员月绩考核表 (3)物管处考勤签到表 (4)物管处考勤表及考勤统计表 (5)保洁考勤表及考核表 服务管理 2.3 敬告住户(包括月度物业服务报告) 2.3.1 服务记录 2.3.2 特约服务派工单(维修、家政) 2.3.3 邮件管理(邮件收发登记表) 2.3.4 保洁特约服务管理 2.3.5 外来人员办证记录 2.3.6 拾遗物品记录 2.3.7 服务的监视、测量 2.4 日巡视记录 2.4.1 客户意见回访单 2.4.2 客户意见征询统计 2.4.3 上半年住户意见征询 (1)上半年住户意见征询表 (2)上半年住户意见征询表统计汇总 (3)上半年住户意见分析报告 下半年住户意见征询 (1)下半年住户意见征询表 (2)下半年住户意见征询表汇总 (3)下半年住户意见分析报告 客户投诉受理记录本 2.4.4 装修管理 2.5 (1)装修进程 (2)维修日巡视记录表(装修进程) (3)秩序维护队装修巡视记录 (4)装修协议及装修验收单(见业主分户档案) (5)违章通知书(见业主档案) 空置房管理 2.6 空置房巡视记录 公共设施设备管理 2.7 共用设施设备年度维护保养计划、监视测量装置检 2.7.1 定计划 日常管理 2.7.2 (1)重点设施巡查记录 (2)设施设备事故报告单 (3)装修现场巡查表 (4)库房管理记录 强电系统 2.7.3 (1)发电机运行记录 (2)配电室运行记录 (3)配电室值班交接记录 (4)停送电操作票 (5)配电柜检修工作票 (6)强电系统巡检报告 弱电系统 2.7.4 (1)弱电系统巡检报告 (2)网络地址分配 电梯系统 2.7.5 (1)电梯定期检验报告 (2)安全检验合格证(准用证) (3)电梯维保记录 (4)电梯系统巡检报告 给排水系统(二次供水) 2.7.6 (1)二次供水相关资料 (2)给排水系统巡检报告 (3)化粪池清淘记录 (4)总水表读数记录 消防系统 2.7.7 (1)消防器材清册(见设施设备台账) (2)消防设施设备保养检查记录 (3)消防系统巡检记录 避雷装置系统 2.7.8 避雷装置系统巡检记录 突发公共事件管理 2.8 各种应急预案 秩序维护管理 2.9 值班交接记录(各岗位) 2.9.1 巡视签到记录 2.9.2 (1)装修巡视记录 (2)日巡视记录表 来访登记表 2.9.3 物品出门条 2.9.4 内部管理记录(物资物品领用/发文记录/夜间报岗/ 2.9.5 服务记录) 消防管理 2.10 (1)建筑消防设施系统图 (2)火灾报警、处理记录 (3)消防封条使用记录 (4)消防培训记录 :消防应急预案、消防演练 (5)消防设备检测报告 (6)公共部位消防设施、设备检查记录 (7)消防管理 环境卫生管理 2.11 巡岗记录 2.11.1 消杀记录 2.22.2 生活垃圾清运记录 2.11.3 室内保洁服务记录 2.11.4 保洁物资物品管理 2.11.5 (1)物资物品领用记录 (2)物资物品盘点记录 (3)物资物品消耗统计 (4)机具出入登记表 绿化管理 2.11.6 (1)绿化养护合同(存项目财务) (4)外委通知、告知、函等 社区文化 2.12 维修资金 三 管理 业主大会 业主委员 四 会 ------------下面黄颜色是赠送的简历模板不需要的可以下载后编辑删除 简历——智联招聘 男 | 已婚 | 1988 年月生 | 户口:湖南 | 现居住于广东深圳-宝安区 3年工作经验 | 团员 | 广东省深圳市宝安区福永镇陈屋村2巷518101 E-mail: 求职意向 ?工作性质: 全职 ?期望职业: 销售业务、销售管理、市场 ?期望行业: 专业服务/咨询(财会/法律/人力资源等)、教育/培训/院校、通信/电信运营、增值服务 ?工作地区: 深圳 ?期望月薪: 4001-6000元/月 ?目前状况: 我目前处于离职状态，可立即上岗 职业目标 喜欢营销管理类工作，喜欢有挑战的工作，大学四年一直在挑战自己，挑战自己的极限，一直在做营销的兼职， 坚信“也精于勤而荒于嬉”一直严于律己，在各方面都要从严要求自己。相信自己总有一天会成功的～只有自己不敢做的，没有做不成的，做销售10分靠天，九分靠人做，市场是人做出来的。 工作经历 2013/01 -- 2014/04 超越电脑专卖店 | 市场主管 行业类别:计算机硬件 | 企业性质:民营 | 规模:20人以下 | 职位月薪:4001-6000元/月 工作描述: 在各工业区和住宅小区做广告宣传为店铺销售做铺垫，并且为各用户提供售后维护工作。 2011/06 -- 2012/11 衡阳市教育培训学校 | 销售主管 行业类别:教育/培训/院校 | 企业性质:民营 | 规模:20-99人 | 职位月薪:2001-4000元/月 工作描述: 为学校制定招生计划，带领招生专员在各社区以及学校周围做广告(包括粘贴墙体广告，入户拜访宣传)开展招生工作，定期到中 小学 小学生如何制作手抄报课件柳垭小学关于三违自查自纠报告小学英语获奖优质说课课件小学足球课教案全集小学语文新课程标准测试题 校门口驻点宣传，联系各学校任课老师开展招生工作。 教育经历 2007/09 --2011/06 在校学习情况 曾获 院校级三等奖 在校实践经验 2008/03 -- 2010/10 大学生英语周刊衡阳市推销员到衡阳市区域经理 *2008年推销员，在学校新生开学期间向学生和家长推销《学生英语报》 *2009-2010年《学生英语报》衡阳地区区域经理，负责在衡阳各高校组建团队销售《学生英语报》，团队培训，团队维护，最后指导团队销售。 *2009-2010年。衡阳行动者文化传播有限公司 招生代理 负责公司在衡阳地区的自考、成人高考、家教培训的招生工作，制订季度招生计划，实行电话营销，接待客户的来访、洽谈工作。到各医院和各事业单位接触式发放传单并且交谈留下有意向人的电话以后回访。并且做出了良好的业绩。 语言能力 英语:读写能力良好 | 听说能力良好 企业合同管理制度 一、 合同管理总账 1、目的和依据 为加强公司的合同管理工作～预防、减少和及时解决合同纠纷～维护企业合法权益～提高经济效益、根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定～结合公司的实际情况～制定本制度。 2、适用范围 本制度适用于公司及其所属各单位与外签订的各类合同、协议等～包括但不限于买卖合同～借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、保险合同等。 3、合同管理原则 合同管理必须遵循依法办事～预防为主～层层把关～跟踪监督～及时调整～维护企业合法权益的原则。 4、保守商业秘密 管理、参与合同工作的一切有关人员～应当为公司保守商业秘密。 二、 合同管理 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 1、企业合同管理部门的主要管理职责 ,1,认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例～依法保护本企业的合法权益。 ,2,制定、修订本公司合同管理制度、办法～组织实施合同管理工作。 ,3,审查合同～防止不完善或不合法的合同出现。 ,4,协助合同承办人员依法签订合同～参与重大合同的谈判与签订。 ,5,做好合同统计、归档、保管工作。 ,6,监督、检查本公司合同签订、履行情况。 ,7,代表本公司处理与外单位的合同纠纷。 ,8,按期统计～汇总本公司的合同签订、履行、合同纠纷处理情况等～并及时向公司领导汇报。 2、采购、销售部门的主要职责 ,1,依法签订、变更、解除本部门的合同。 ,2,严格审查本部门所签订的合同、重大合同提交相关部门会审。 ,3,对所签合同认真执行～并定期自查合同履行情况。 ,4,在合同履行过程中～加强与其它各有关部门联系～发生问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 及时向领导汇报。 ,5,合同原件交与合同管理部门～本部门也要做好合同的登记、统计、归档工作。 3、财务部门的主要职责 ,1,加强与采购、销售等有关部门的～及时通报合同履行中的应收应付情况。 ,2,财务部见合同付款～做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析～提出处理建议～妥善保管收、付凭证。 ,3,配合销售部做好合同管理工作。 三、合同审签管理 ,1,公司对外签订合同～应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行～未经授权任何人不得以公司名义对外签订合同。 ,2,除及时清结者外～合同应当采用书面形式～合同文本应当采用统一的合同示范文本～合同相对方提供的合同文本必须送交有关部门审核。 ,3,合同按种类统一编号。 ,4,合同及其有关的书面材料～应当语言 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 ～字迹清晰～条款完整～内容具体～用语准确～无歧义。 ,5,订立合同必须完备合同条款～合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量和质量～价款和付款方式～履行的期限、地点、方式、违约责任及解决争议的方法等。 ,6,对外签订合同～要明确选择纠纷管辖地。 ,7,法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。 ,8,签订合同～应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章～单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 四、合同审签程序 ,1,签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。 对方需提供上一年度年检过的公司法人营业执照副本复印件～并加盖该公司公章。 ,2,签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。 ,3,签订合同必须认真审查对方当事人的履约能力。 ,4,签订合同应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料。 ,5,合同承办人应将合同的副本或复印件一份及时送交本单位财务部门备案～作为财务部门收付款物的依据。 五、合同履行、变更和解除 1、合同履约管理 ,1,法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订合同的履行。 ,2,在履行合同过程中～根据情况的变化～应当对对方当事人的履 行能力进行跟踪调查。如发现问题～合同承办人及时处理～必要时经单位负责人同意～可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。 ,3,接收标的必须经过严格的验收程序～对不符合制度和合适合同标的应在法定期限内及时提出书面异议。 ,4,合同结算必须通过本单位财务部门进行～对合法有效的合同～财务部门必须在合同约定的期限内结算～对未经合法授权或超权限签订的合同～财务部门有权拒绝结算。 ,5,凡与合同有关的来往文书、电信、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况～除妥善保存有关收付 凭证外～还要做好履约记录。 2、合同的变更和解除 ,1,对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时～必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。 ,2,我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时～应当及时收集有关证据～并立即以书面形式通知对方当事人～同时积极采取补救措施～减少损失。 ,3,发现对方当事人不履行或不完全履行合同时～合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施～收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据～及时向公司报告。 ,4,我方当事人因故变更或解除合同～应当及时以书面形式通知对方当事人～说明变更解除合同的原因和请求对方书面答复的期限～尽快 与对方当事人达成变更或解除合同的协议。 六、合同纠纷处理 1、合同纠纷管理 ,1,为解决合同纠纷所采取的各项措施～必须在法定的诉讼时效和期间内进行。 ,2,发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时～应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。 ,3,合同承办部门人员应配合好公司行政部参加仲裁或诉讼。 ,4,合同纠纷发生后～可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。 ,5,合同发生纠纷后～需要委托代理人参加诉讼活动的～应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。 ,6,解决合同申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书 仲裁书、裁定书、判决书等～在结案后十日内～由承办人送交行政部备案。 2、合同纠纷处理程序 ,1,发生合同纠纷～合同承办部门、人员应立即报告公司领导和行政部～销售部、采购部、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。 ,2,在处理合同纠纷过程中～对于可能因对方当事人的行为或者其他原因～使判决不能执行或者难以执行的案件～应当及时向法院申请财产保全。 ,3,合同纠纷发生后～应当依法采取一切措施～积极收集、整理有关证据～在证据可能灭失或者难以取得的情况下～应当向法院申请促使证据。 ,4,向法院提供原始证据时～必须先行复制～并请求法院的承办人员出具证据收执。 七、合同资料管理 1、档案资料内容 下列资料可以作为合同档案: ,1,谈判记录、可行性研究报告及批准文件, ,2,对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件, ,3,对方当事人履约能力证明资料复印件, ,4,对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明～个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件, ,5,我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件, ,6, 双方签订或履行合同的往来最电传、电子邮件、信函、电话记录等书面材料厂 ,7,登记、见证、鉴证、公证等文书资料库 ,8,合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议, ,9,标的验收记录的, ,10,交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。 2、合同资料的归档、统计与管理 ,1,公司所有合同都必须统一编号～由行政部妥善保管。 ,2,合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内～应将合同档案资料移交行政部。 ,3,借阅合同须办理登记手续～有关企业秘密的合同还须主管领导的签批。 八、附则 ,1,凡因本按规定处理合同事宜～未及时汇报情况和跌合同有关资料而给公司造成损失的～追究相关负责人和责任人的相应责任。 ,2,行政部应定期将履行完毕或不再履行的全身表关资料按合同编号 整理～由行政部主管确认后交档案管理人员存档～不得随意处置、销毁、遗失。