学校档案管理工作实施细则

学校档案管理工作实施细则　　学校档案工作坚持集中统一的管理的原则。综合档案室在校长的领导下，负责统筹、协调、组织、管理本校的档案工作，并对各职能业务部门进行档案工作的业务指导。　　一、总则　　（一）根据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》的规定和国家档案局的要求，为了进一步加强学校的档案工作，推动学校管理现代化，更好地发挥档案的职能和作用，特制定本实施细则。　　（二）我校的档案是学校在教学、科研、党政群管理以及其它各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式载体的原始记录。主要是由党政群管理、教学、财会、基建、仪器设备、科研、出版物、外事、产品类档案组成。　　（三）档案管理是各项管理工作水平和效果的真实反映和历史记载，是不可缺少的一项专业工作。各部门必须把档案工作纳入各项管理工作中加强领导。　　（四）学校的档案工作要坚持集中统一的管理原则，所有档案由档案室集中管理。　　二、档案的形成和归档　　档案的形成是指各部门对办理完毕、日后对管理和教学、科研活动有一定查考、利用价值，按照一定的规律集中保存，定期向档案室移交的文件材料。（一）归档的文件材料：依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案工作的实际情况，我校归档范围分为九大类，四种载体。1、党政管理类：主要内容包括：党务、行政、工会、共青团、学生会等工作产生的有关保存价值的有同载体的文件材料。2、教学类：主要内容包括：教学管理、学历教育、学籍管理、教学研究、各层次培训教育和在教学实践活动中形成的有保存价值的不同的载体的文件材料。3、财会类：主要内容包括会计报表、会计账目、会计凭证以及财会活动中形成的有保存价值的文件材料。4、基建类：主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。5、科研类：主要内容包括科研管理、科研成果、鉴定材料以及科学研究实践活动中形成的有保存价值的文件材料。6、仪器设备类：主要内容包括学校固定资产价值在10万元以上的仪器设备在申购、开箱验收及调试、运行、管理、维修改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。7、出版物类：主要内容包括本校自己编辑出版的刊物（如学报等）过程中具有保存价值的不同载体的文件材料。8外事类：主要内容包括各类外事活动中形成的有保存价值的文件材料。9、产品类：主要内容包括学校 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 、试制、生产、经营、销售活动中形成的有保存价值的文件材料。（二）立卷范围：按综合档案归档类目及保管期限执行　　（三）不归档的文件材料：　　1.重份文件；　　2.事务性、临时性的文件；　　3.一般文件历次修改（定稿除外）；　　4.为参考目的从各方面收集的文件材料；　　5.参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；　　6.上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料；　　7.越级和非隶属机关抄送的一般的、不需要办理的文件材料；　　8.外事机关送来的征求意见的文件未定稿；　　9.无特殊保存价值的信件、一般性建议或意见的人民来信。　　（四）文件材料分别立卷统一管理。　　学校采用各专业文件材料实行分别立卷，学校档案室要对全校文件材料的形成积累、整理和归档工作进行指导、监督检查。1.学校的党政文件统一由学校办公室、党委办公室文书人员负责立卷归档；　　2.各系、处、部、室形成的文件材料，由各部门负责立卷归档；　　3.工会的文件材料由工会立卷归档；　　4.团委包括团支部的文件材料均由团委立卷归档；　　5.教学文件材料，根据工作的性质、办学层次，分别由教务处、学生处、电大办、分校、培训处、党校教育处、各系、部、处、室和实训中心等部门立卷归档；　　6.财务部门的财会单据、报表、账本由财务处负责立卷归档；　　7.基建材料有关施工文件、图纸、资料等由基建处负责立卷归档；8.出版物档案材料，由教研室、战略研究所负责立卷归档。9.外事档案材料由外事办公室、人事处等负责立卷归档　　10.学校临时机构制发的专 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 工作、文件材料，机构撤消后由临时工作人员负责整理、立卷后向档案室移交；　　11.仪器、设备材料，由仪器设备处统一立卷归档；　　13.科研文件材料由教育教研室、科研工厂负责立卷归档；14.保卫工作的专案文件，由保卫人员立卷、保管。　　15.校办产业形成的文件、材料由校办产业人员立卷、保管。　　（五）归档时间　　1.管理类档案和其它能按自然年度立卷的档案，应在次年暑假以前立卷归档；　　2.教学档案按教学年度归档，应在次年寒假以前归档向档案室移交；培训档案按自然年度立卷，归档时间在次年暑假以前；　　3.会计档案立卷后应在财务部门保存二年后，第三年九月份以前再向档案室移交归档；4.基建档案应在工程竣工验收后，交付使用时归档；5.出版物档案按自然年立卷，归档时间在次年六月分以前；6.外事档案暂定按下自然年立卷，归档时间在次年六月分以前；7.科研档案应在项目（或课题）完成或告一段落组织鉴定后两上月内归档；教育教学科研论文按自然年度立卷归档；　　8.仪器、设备档案应在开箱验收时登记归档，使用过程中形成的文件材料，每年年终归档；　　9.临时机构的案卷，在工作结束后即向档案室移交；　　10.各类档案的案卷归档，连同案卷目录（二份）一同移交档案科，并办理交接手续。　　（六）归档案卷立卷要求　　1.每年立卷一次，文书立卷前把材料收集齐全。请示和批复、正本和底稿、正文和附件必须立在一起；即正文在前、附件定稿在后，批复在前、请示在后，转发文件在前、原件在后，以保持文件的完整。　　2.教学、科研、基建、财会、仪器设备等文件材料，要根据各自形成的规律特点，自然地形成成套文件材料的整体，同一类的归档文件材料应格式一致。　　3.立卷前先拟定案卷类目，在根据类目进行分类立卷，卷内文件要保持有机联系和文件的不同价值，多年的 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 归于开始年代，多年的 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 归于最后年代。　　4.卷内文件排列顺序固定后，需编页号填写卷内文件目录，编制卷内备考表，拟写案卷题名。　　5.凡是归档的文件书写纸张要优良、字迹工整、图样清晰，一律用钢笔、毛笔书写。　　6.案卷装订前要去掉金属物装订，使之整齐美观。7.文件材料保管期限规定，对文件材料保管期限划分为永久、长期(16～50年)、短期(11～15年)，并在案卷封皮逐项填写清楚。三、档案的管理（一）档案的保管1.档案的保管期限为永久、长期、短期三种，在办理档案移交手续后，档案工作人员必须认真验收，存放档案必须有专用柜、架，排列有序，分门别类保管。2、按照《中华人民共和国保守国家秘密法》《天津机电职业技术学院档案安全保密制度》对室藏档案实行秘密管理。　　3.档案库房应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防尘、防虫、防鼠等安全措施，保证档案完整无损。　　4.要编制档案总目录、分类目录等检索工具，便于保管与提供利用。（二）档案的统计由档案部门负责，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管利用及时进行汇总分析，日常随做随统计，做到准确可靠。　　（三）对保管期限已满的档案根据有关规定必须登记造册，经鉴定需要销毁的档案，提出销毁报告。经有关领导审批后销毁，同时报上级单位的并报上级主管部门备案。销毁档案要指定两人以上进行监销，严格执行保密规定。监销人应在监销清册上签字。已销毁的案卷材料，应在有关条目备注栏内注明。　　四、档案工作机构和人员　　（一）学校设立综合档案科，隶属学校办公室，受学校主管校长的领导，档案科负责统筹、协调、组织管理全校的档案工作。　　（二）各部门设有兼职档案员，负责本部门日常文件材料的积累、整理和归档工作，并接受档案科的业务指导、监督、检查。（三）学校档案科的业务工作受上级档案业务管理机关的指导、监督与检查。（四）热爱档案事业认真学习和掌握档案专业知识，忠于职守、埋头苦干，做好本职工作。　　五、档案信息的开发利用　　（一）学校档案开发利用是档案管理的一项重要内容。重点为教学服务、为科研服务、为学校发展服务，提高办学能力、教学、科研及其它各项管理水平、增加经济效益。最大地发挥档案的信息资源作用。　　（二）重点进行档案信息加工整理，对原始档案资料数据汇编专题资料等。　　（三）学校档案开发与提供利用必须严格执行学校有关保密规定，维护学校利益。　　六、档案管理的现代化档案管理现代化是学校现代化管理的重要部分，在当前科学技术飞速发展的形势下，我们将创造条件逐步实现完善应用微型计算机等现代化管理手段管理档案，推动档案向标准化、规范化、现代化迈进。　　附则：　　为了建立健全各项档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ，本学校文件的积累、整理和归档工作要列入学校各项管理程序和各项工作的议事日程，作为各有关部门的职责范围和有关人员的岗位职责的重要内容，严格考核和奖惩。　　本细则如与上级规定有抵触，按上级规定执行。