内部控制手册-21.1外包物流管理

21.1 外包物流管理 1.1 概述 规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关外包物流管理相关工作，涉及公司物流外包公司的选择和管理。 1.2 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 1.3 相关制度 外包物流 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 货物运输管理规定 供应商管理程序 物流供应商流程 保险理赔流程 仓储作业指导书 物流部GCC关务系统。 1.4 职责分工 物流部：负责会同销售部及采购部编制外部物流实施 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ，选择外包物流商，监督货物运输过程，负责妥善处理毁损货物以及因货物毁损导致的后果，与外包物流公司核对台帐等工作。 授权审批部门：负责外部物流计划和物流商选择的审批。 1.5 流程图 1.6 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 21.1-CT1 确保外部物流能够满足公司正常运营需求 经营效率目标 2 21.1-CT2 确保物流货品符合国家法律法规 合法合规目标 3 21.1-CT3 确保外包物流资源合理使用 经营效率目标 4 21.1-CT4 确保货物及时安全送达目的地 资产保全目标 5 21.1-CT5 确保物流成本最小化 经营效率目标 1.7 控制矩阵 风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露 1 2 3 4 5 21.1-R1 外包物流计划制定不及时不合理，影响正常生产运营 21.1-CT1 21.1-CA1 物流部依据采购业务流转单或计划调库时间，提前编制公司外部物流实施计划，由物流部负责人定期考核 编制/ 审批 预防型 货物运输管理规定 关务系统 　 　 　 　 　 　 21.1-R2 物流物品违反国家法规，可能会遭受外部处罚并带来经济损失和信誉损失 21.1-CT2 21.1-CA2 制定物流计划前，物流部需会同法务部就国家相关政策、法规要求进行讨论研究，将违反国家法规的物流物品排除在外包物流物品清单外，以避免外部法律风险 　 预防型 外包物流管理制度 合规性文件 　 　 　 　 　 　 21.1-R3 外部物流未经授权，物流被滥用，导致公司资源浪费 21.1-CT3 21.1-CA3 外部物流使用需要配备相关的单据，如调库单、发票等，否则不办理物流 申请/ 审批 预防型 货物运输管理规定 外部物流项目 审批表 入职审批表下载员工离职审批表下载固定资产出售审批表下载边防证件审批表下载退抵税申请审批表下载 　 　 　 　 　 　 21.1-R4 外包物流取件不及时，影响公司生产运营 21.1-CT4 21.1-CA4 物流部应与外包物流公司保持良好沟通，实时了解货品的运输情况，确保货品按照原定路线及时运抵目的地，并按照约定的到货时间与收货方确认到货情况 　 发现型 外包物流管理制度 货物到货清单 　 　 　 　 　 　 21.1-R5 外包物流领取货物的验证不足，货物被冒领，造成公司货物丢失 21.1-CT4 21.1-CA5 发货、到货时，凭提货通知单办理提货，同时物流部应与外包物流公司及时确认相关人员身份及货品数量、质量等信息，防止货品被冒领、丢失、损毁等情况不能被及时发现，造成公司损失 　 预防型 外包物流管理制度 提货通知单 　 　 　 　 　 　 21.1-R6 运输方式选择不合理，造成成本浪费 21.1-CT5 21.1-CA6 外包物流计划制定过程中，需充分考虑货品性能、运输要求等，选择最合适的物流运输方式，保证货品安全的同时有效进行成本控制 　 预防型 供应商管理程序 物流方式选择报告书 　 　 　 　 　 　 21.1-R7 外包物流公司物流过程中发生货物丢失，造成损失 21.1-CT4 21.1-CA7 与外包物流公司就外包 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 细则进行详细规定，就货物丢失、损毁赔付责任、意外事故赔付责任等进行明确界定并规定赔偿金额 　 预防型 外包物流管理制度 物流外包合同 　 　 　 　 　 　 21.1-R8 外包物流公司物流过程中发生事故,货物损毁，造成损失 21.1-CT4 21.1-CA7 与外包物流公司就外包合同细则进行详细规定，就货物丢失、损毁赔付责任、意外事故赔付责任等进行明确界定并规定赔偿金额 　 预防型 外包物流管理制度 物流外包合同 　 　 　 　 　 　 21.1-R9 运输过程中货物保管不善，导致货物损毁，造成损失 21.1-CT4 21.1-CA7 与外包物流公司就外包合同细则进行详细规定，就货物丢失、损毁赔付责任、意外事故赔付责任等进行明确界定并规定赔偿金额 　 预防型 外包物流管理制度 物流外包合同 　 　 　 　 　 　 21.1-R10 外包物流配送不及时，影响公司的生产运营 21.1-CT4 21.1-CA4 物流部应与外包物流公司保持良好沟通，实时了解货品的运输情况，确保货品按照原定路线及时运抵目的地，并按照约定的到货时间与收货方确认到货情况 　 预防型 外包物流管理制度 到货情况登记表 　 　 　 　 　 　 21.1-R11 物流物资的接收程序不严格，导致货物损毁无法被发现 21.1-CT4 21.1-CA8 发货、到货时，物流部应与外包物流公司及时确认相关人员身份及货品数量、质量等信息，防止货品被冒领、丢失、损毁等情况不能被及时发现，造成公司损失到货时，按照仓储作业指导书执行 　 预防型 仓储作业指导书 物料接收检验入库单 　 　 　 　 　 　 21.1-R12 货物损失后物流公司的赔付不抵损失，导致公司资产损失 21.1-CT4 21.1-CA9 购买相应的货物运输保险 　 预防型 外包物流管理制度 外包物流公司资质审核表 　 　 　 　 　 　 21.1-R13 对物流承运商的选择不当以及选择承运商时未进行招投标，导致物流运输服务质低价高 21.1-CT4 21.1-CA10 对物流外包公司的经营资质及服务质量、信誉等进行充分的调研 评价 LEC评价法下载LEC评价法下载评价量规免费下载学院评价表文档下载学院评价表文档下载 ，并设置对已合作物流外包公司的考核评定机制，确定有足够赔付能力、信誉优良的物流承包公司作为合作方 预防型 供应商管理程序 外包物流公司资质审核表 21.1-CT4 21.1-CA11 按照招投标管理程序选择进行承运商招投标，以选择合适的承运商 　 预防型 供应商管理程序 招投标文件 　 　 　 　 　 　 21.1-R14 物流公司达不到公司物流要求，影响公司生产运营和资产安全 21.1-CT1 21.1-CA12 公司对物流供应商定期考核，对于达不到公司要求的物流公司，要求其整改，一个月整改后仍不能达到要求的，淘汰该物流公司 发现型 物流供应商流程 21.1-R15 物流公司对于不合格和损毁物品的处理不恰当，影响公司声誉 21.1-CT4 21.1-CA13 与外包物流公司就外包合同细则进行详细规定，就货物丢失、损毁赔付责任、意外事故赔付责任等进行明确界定并规定赔偿金额；对于不足部分，由保险理赔 　 预防型 外包物流管理制度 物流外包合同 　 　 　 　 　 　 21.1-CT4 21.1-CA14 发生货物损毁等情况时，物流部应与保险公司及时沟通，妥善处理，否则就地销毁 　 预防型 保险理赔流程 货品损毁登记表 　 　 　 　 　 　 21.1-R16 物流外包公司未及时回复到货情况，导致与客户间的结款不明确 21.1-CT4 21.1-CA4 物流部应与外包物流公司保持良好沟通，实时了解货品的运输情况，确保货品按照原定路线及时运抵目的地，并按照约定的到货时间与收货方确认到货情况 　 预防型 物流供应商管理制度 货物到货清单 　 　 　 　 　 　 21.1-R17 与外包物流公司台帐的核对不及时不准确，造成结款时产生运输量纠纷 21.1-CT4 21.1-CA15 由专人进行物流账务核对，设置物品运输量记录台帐并与外包物流公司进行核对确认，避免双方在结款时就运输量产生纠纷 　 预防型 物流部GCC关务系统 对账单 　 　 　 　 　 　 1 _1375818140.vsd � <流程名称>� <职能>� � � � � 21.1 外包物流管理� 物流部 授权审批人员 开始 会同销售部及采购部编制外部物流实施计划 审批 选择外包物流商 结束 监督货物运输过程 部门负责人审批 否 是 否 R1-2 是 审批 是 否 与外包物流公司核对台帐 R17 R12/R15 R4-11/R16 R3 R13-14 是否发生货物毁损 否 妥善处理毁损货物以及因货物毁损导致的后果 是