中小企业采购业务内部控制精细化设计

PAGE\*MERGEFORMAT#/189PAGE\*MERGEFORMAT#/189第9章中小企业采购业务内部控制精细化设计9.3制定采购业务内部控制制度9.3.2采购预算 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 采购预算是采购业务的起始环节。为使采购预算编制合理、符合实际，且与生产经营计划相协调，中小企业一般由生产、销售等需求部门提出物资需求计划，再由采购部结合库存物资平衡计算、统筹规划。为制定合理、可行的采购预算并严格进行控制，中小企业须制定采购预算的管理制度，具体示例如下。制度名称采购预算管理制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司采购预算管理工作。第3条职责划分1•公司总经理负责采购预算的审批。2•采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。3•财务部协助采购部制定采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。第2章采购预算的编制第4条采购预算编制原则1•实事求是原则。留有余地原则。比质比价原则。第5条采购预算编制目标1•编制合理，可使采购部进行采购时按预算进行，控制采购费用的支岀，节省成本。2•方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。第6条采购预算影响因素在编制采购预算时，采购部应充分考虑以下七种影响采购预算的因素，具体如下图所示。第7条采购预算编制依据•生产经营所需的物资数量。2•预计的物资期末库存量。3•本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。4•物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。第8条米购预算编制方法采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等，具体如下表所示。采购预算方法选择明细表采购方法优点缺点适用范围固定预算简便易行、较为直观可比性差，不利于正确地控制、考核和评价预算执行情况在一定范围内相对稳定的采购项目，如采购金额变化很小，或者金额固定的采购项目弹性预算有利于对预算执行情况进行控制、考核和评价，避免预算的频繁修订操作复杂，工作量大适用于采购数量随着业务量变化而变化时，市场价格及市场份额不确定时的采购（续表）采购方法优点缺点适用范围滚动预算有助于采购支岀的连续性和完整性，可充分发挥预算的指导和控制作用操作复杂，工作量大适用于规模较大、时间较长的工程类或大型设备采购项目的预算增量预算简单易操作不利于克服预算中的某些不合理因素适用于由于某些计划采购项目的实现，而相应增加的支出采购项目零基预算有利于合理配置资源，切实提高企业采购资金的使用效益工作量大，预算成本较高适用于各种采购预算定期预算便于考核、评价预算的执行结果周期长、有一定的盲目性和滞后性适用于服务性质的、经常性采购项目的预算第9条编制米购预算•采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。•采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。3•采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报总经理审批。4•在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能岀现的紧急采购情况。第3章采购预算的执行与调整第10条采购预算的执行1•经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。2•未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。3•采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。第11条预算外采购预算外采购行为必须经采购部经理、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。第12条采购预算调整前提遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。1•公司经营方向发生变更。受重大自然灾害的影响。3•公司内部重大政策调整。4•外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。5•市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。第13条采购预算调整程序采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。第4章附则第14条本制度由采购部负责解释和修改。第15条本制度自公布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期9.3.3供应商管理制度中小企业对供应商的选择直接影响采购的价格与物资的质量。若供应商选择不当可能引起采购物资质量不达标、采购费用偏高等问题，从而导致相关经营风险。为合理选择采购供应商，保证采购价格合理性、物资质量可靠性与供应及时性，保障生产、销售等活动顺利开展、减少相关风险，中小企业应制定采购供应商的管理制度，具体示例如下。制度名称供应商管理制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的选择合格的供应商并对其进行持续监督、管理，确保其能按时保质为公司提供合格的物资与服务等，保障公司生产、销售等业务顺利开展。第2条适用范围本制度适用于为公司提供物资与服务的所有供应商。第3条职责划分1.总经理负责合格供应商的审批工作。2•采购部负责收集供应商信息，并调查供应商资信情况。3•采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评估选择。米购部、质量管理部负责对供应商进行考核。第2章供应商调查第4条供应商调查内容采购部对供应商进行调查应从六个方面展开，具体内容如下图所示。供应商调查内容示意图第5条供应商调查程序1•采购部根据采购物资特点及市场现状，确定供应商调查分析的目的及制定供应商调查方案。2•调查方案经审批通过后，采购部设计相关调查问卷并对调研人员进行培训，为调查工作做准备3•采购部组织人员根据调查方案和计划开展调查工作，建立供应商档案、收集整理调查结果。第6条供应商调查渠道•采购物资发布会、展销会、订货会等。•传播媒体，如网络、报纸、电视等。•行业协会或相关行业组织发布的名录、公报等。4•第三方调研资料。其他企业或个人介绍。第3章供应商评估选择第7条供应商评估维度采购部、质量管理部、设计部对供应商进行评估，应主要从五个方面入手，具体内容如下表所示。供应商评估维度说明表序号评估维度具体内容1价格与费用物资报价、成本下降空间、消化材料涨价能力、价格优惠幅度等2产品质量质量手册完整程度、质量管理制度落实情况、质量认证情况、样品质量检验合格率、质量问题承诺处理等（续表）序号评估维度具体内容3交货情况交货及时性、样品提供及时性、扩大供货弹性、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 履约能力、年均供货额外负担与比例等4服务水平供应商运输、安装、维修、培训、技术支持、零星订货保证、补充延期交货、纠纷处理、信息传递等5综合管理水平供应商组织架构、内部管理制度完善性、合理性及落实情况等第8条供应商初步评估1•质量管理部、采购部、设计部及其他部门视实际情况按评估维度选择合理的评估指标。2•评估部门通过判断法、层次分析法、排序法等方法为评估指标确定权重。3•评估部门对供应商评估指标及其权重进行打分，按分值高低决定选择范围与优选顺序。•在对供应商进行初步评审时，评估部门须确定采购的物资是否符合国家法律、法规的要求和安全要求，涉及有毒品、危险品应要求供应商提供相关证明文件。第9条供应商的现场评审•根据所采购材料对产品质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通三个级别，对不同级别实行不同的控制等级。•对于普通材料的供应商，无须进行现场评审。3•对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写供应商现场评审表，质量管理部、设计部签署意见。供应商现场评审的合格分数至少须达到70分。第10条样品检验•如公司有样品需求，由采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品提岀详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。•样品应为供应商在正常生产情况下生产岀的代表性产品，数量应多于两件。3•样品在送达企业后，由设计部、质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写样品检验确认表。4•经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。5•合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。第11条签订《供应商质量保证协议》1.采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订《供应商质量保证协议》。2•《供应商质量保证协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。第12条供应商选择确定经过的供应商初步评估、现场评审和样品检验后，采购部应完整填写供应商基本资料表、供应商现场评审表、《供应商质量保证协议》和样件检验确认表，并拟定《供应商选择报告》将合格供应商名单交公司总经理审批。2•采购部选择供应商应遵循五个原则，具体内容如下图所示。采购目标相一•致原则优第亙补原则互惠互利、共同发展原则择优选择原则供应商选择原则示意图—种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。对于唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。4•接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”。如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面许可。5•适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，及时删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。第4章供应商的监督与考核第13条供应商考核方法公司对供应商实行评分分级办法。第14条供应商考核内容采购部对供应商进行考核，内容基本应包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容，如下表所示。供应商考核评分表考核项目考核 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 评分标准权重得分供货质量批次合格率目标值为％，每高岀个百分点加分，差个百分点扣分10%（续表）考核项目考核标准评分标准权重得分供货质量数量合格率目标值为％，每高岀个百分点加分，差个百分点扣分5%退货率目标值为％，每高岀个百分点扣_分，差_个百分点加_分5%采购价格价格预算执行偏差率目标值为％，每高岀个百分点扣分，差个百分点加分20%降价率目标值为％，每高岀个百分点加分，差个百分点扣分10%采购交货交货交期准确率目标值为％，每高岀个百分点加分，差个百分点扣分20%交付方式准确性依据采购部等综合评分确定5%服务情况供货达成率目标值为％，每高岀个百分点加分，差个百分点扣分20%售后服务满意度依据采购部等综合评分确定5%第15条供应商考核频率•对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次。对普通材料的供应商，则每季度考核一次。第16条考核结果的处理核结果在90分以上的供应商，优先采购。2•考核结果在80〜89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交,供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。3•考核结果在70〜79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交,供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。4•对考核结果在69分以下的供应商，须从“合格供应商名单”中删除，并终止向其采购。5.考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。第17条供应商交期监督采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。第18条供应商质量监督1•质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提岀警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。2•对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。第5章供应商政策的执行、反馈与变更第19条供应商政策的执行与反馈1•采购部在接到供应商政策执行通知书后，须按规定执行，并严格遵守保密制度。2•公司各部门在执行供应商相关政策的过程中，若发现任何问题，应立即反馈给采购部。第20条供应商政策的临时性变更1•在岀现下列情况时，经过公司采购部经理的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性调整。某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。某供应商决定把我公司作为重要客户。重要供应商岀现经营危机。市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，供需双方需相应作岀重大的政策调整。其他需作临时性调整的情况。2•临时性供应商等级调整同样应填写供应商等级变动申请表，并在表格右上方注明临时字样和调整时限。—旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。第6章供应商质量体系的建立第21条对供应商质量体系的开发采购部每年组织供应商学习质量体系标准，要求供应商制订质量体系推行计划，通过质量体系认证。第22条供应商质量体系的评定重要、关键材料的供应商每年评定一次，普通材料的供应商两年评定一次。2•质量管理部制订评定计划，采取评定小组(物控、开发、质量)现场评定，或供应商自我评定的办法。•按质量体系编制“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。4•如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料(证书或报告)，可免除评定。第7章附则第23条本制度由采购部制定，并负责解释和修订。第24条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期PAGE\*MERGEFORMAT#/189PAGE\*MERGEFORMAT#/189PAGE\*MERGEFORMAT#/1899.3.4采购价格控制制度采购价格直接决定了采购成本，以最低的价格采购到质量最高的物资，是中小企业开展采购内控的基本任务。中小企业在确定采购价格时，主要存在着因采购定价方法不科学、价格审议不严谨等不合理现象，并由此带来的企业资金损失。因此，企业应规范采购价格管理措施，制定相关的采购价格控制制度。制度名称采购价格控制制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了尽量降低采购价格，控制采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。第2条适用范围生产所需各项原料、辅料、设备、配件及办公物资的采购价格控制，除其他特殊形式或有特殊要求夕卜，均依照本制度处理。第3条职责划分1.采购部采购部经理负责指导、监督采购专员进行询价、比价、议价，并对采购专员编制的采购申请报告等进行审核、审批。采购专员根据采购申请表，负责采购物资价格的估价、询价、比价、议价等相关工作，并制定采购报价单。负责收集有关供应价格信息，督促相关人员完善价格档案，更新相关重要物资的价格档案。2•财务部财务部经理授权相关财务人员调查了解市场状况和物资的采购价格情况，制定物资采购底价。3•价格审议小组价格审议小组主要由公司财务部、采购部、生产部、质量管理部等相关部门选派主管及以上级别人员组成，其主要工作职责如下。负责审议采购报价单价格，并最终确定采购价格。督促采购部积极进行采购价格询价、议价工作并对采购部议价工作进行考核。尽量降低采购价格，同时保证采购质量。第4条术语解释本制度所指采购底价是指公司采购物资时愿意支付的最高价格。第2章采购价格底价确定第5条采购底价确定依据财务部门须依据采购预算制定采购价格的底价。第6条收集确定底价所需资料财务部制定采购底价时，需调查收集以下相关资料。1•公司以往采购记录。市场调查资料。报载行情。同业公会牌价。5•著名公司的报价。6•临时向有关工厂询价。7•其他机构调查的采购价格。第7条采购底价计算1•财务部根据合理的物资成本、人工成本及作业方法，计算物资的采购价格，其计算公式如下。采购底价=总成本+采购对象的预期利润总成本=采购需求量x采购价格+标准时间x（单位时间工资率+单位时间费用率）x（1+修正系数）预期利润=单位时间费用率x预期利润2•标准时间包括主要作业时间和准备时间，修正系数产生原因包括为特急品而加班、赶工及试作等。•财务部操作时，若供应商无法接受底价时，财务部须根据各采购项目的资料，逐一检讨分析原因。原因合理的，则报财务部经理和主管副总审批后，修正采购项目底价。4•财务部在利用公式计算的基础上，可综合利用成本加成法、市价法、投资报酬率法等方法对采购底价进行调整、确定。第3章询价及议价第8条成立价格审议小组•价格审议小组的负责人一般是采购主管副总。2•小组秘书由主管副总选派非采购部门人员担任。•组员由各相关部门主管及以上级别的人员或其指定人员组成。第9条询价及议价流程价格审议小组在确定采购底价的基础上，确定议价目标并传达采购部进行询价。•采购部制作报价单并向供应商分发，供应商填报后由采购部对报价单进行审查并进行报价分析。3•采购部根据分析结果制定议价方案、确定议价议程，做好议价准备。•采购部与供应商接洽谈判，合理应用谈判技巧与供应商展开议价。PAGE\*MERGEFORMAT#/189PAGE\*MERGEFORMAT#/1895•采购部根据议价达成的一致结果填写请购单报请价格审议小组进行审议。第10条报价分析方法采购部对供应商报价进行分析可采用以下四种方法。1•固定成本与变动成本分析法：根据采购数量预测单位采购价格，对价格的固定成本与变动成本进行分析，议价可从变动成本入手督促供应商降价。数量折扣分析法：如进行大宗采购时，单位价格减少的比例小于少量采购时的减少比例，可由此找岀议价空间。3•组合报价分析法：企业对不同供应商提供的分项明晰报价表进行同类项目的对比分析，就某一分项成本因素的合理性提岀异议，达到降低供应商报价的目的。•变动报价分析法：分析比较各供应商之间产品竞争力的高低，适用于只能掌握采购产品中最大分项成本的情况。第4章采购价格审议第11条采购价格审议流程1•采购专员根据询价、比价、议价结果编制采购报价单，经采购部经理签字后，提交财务部。采购报价单应包含采购物资名、规格、使用部门、数量、供货商报价、商定价格、供货商详细信息、交货周期等内容。2•财务部根据采购部送达的采购报价单和采购底价，填制并复核采购价格审议表，连同采购报价单一并提交至价格小组进行审议。进行价格审议之前，价格审议小组须明确采购物资的相关信息，主要内容有以下五点。采购物资基本信息，如规格、用途、质量标准等。(2)采购物资的安全库存。(3)采购物资库存成本费用情况。采购物资的替代品情况。采购物资的底价及其他。3•价格审议小组在了解采购物资的基础上，根据财务部提交的表格了解供应商情况，主要包括以下六个部分。供应商实际报价。供应商产品质量及稳定性。供应商信用状况。(4)供应商交货期。供应商优惠政策。供应商经营状况。4•价格审议小组根据采购报价单和采购价格审批表召开小组会议，讨论价格审议方法，并由此审议价格。（1）审议通过的，审议秘书通知采购部办理采购。（2）审议未通过的，审议秘书向采购部传达价格审议小组的意见和未通过原因。采购部根据结果，重新选择供应商议价，并努力改进采购工作。5•价格审议小组成员会签审议表，小组秘书向采购部、财务部等相关部门传达审议结果。采购部门根据审议结果，办理采购或重新与供应商议价等。第12条价格审议注意事项1•降低采购价格并不等同于降低采购成本。采购价格降低并不完全意味着采购成本的降低，采购价格并非是影响采购成本的唯一因素。审议小组同样应注意采购交期、采购周期、质量稳定性等影响采购成本的其他重要因素。2•明确价格审议的目标。审议小组应在保证采购质量和及时采购供应的基础上尽量降低采购价格，而非仅仅审议采购单价。3•价格审议过程中，审议小组需考虑采购报价日到审议价格日期间采购物资的价格波动情况和市场通货膨胀水平等因素的影响。第5章附则第13条本制度由采购部制定，并负责解释和修改。第14条本制度经总经理批准后自颁布之日起实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期9.3.5结算付款管理制度结算付款是采购业务的最后一个环节。该环节主要存在付款审核、付款金额把控不严，付款方式不恰当等问题，这些问题可能造成企业资金损失。因此，中小企业应建立付款结算的管理制度，规范采购付款环节的相关事项，以减少问题的产生。制度名称结算付款管理制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了加强采购订购、付款管理，做好采购结算，确保按合同付款，维护公司利益，特制定本制度。第2条适用范围本公司采购的订约与付款方式，除另有规定外，均须参照本制度办理。第3条职责划分1•采购部负责采购订约、确定付款方式及采购结算相关工作。2•财务部负责按合同付款。第2章采购合约管理规定第4条米购下单采购部下订单方式有三种，具体说明如下图所示。采购订单下达方式示意图第5条订购单适用范围规定•标准化产品，不易发生错误。•公司与供应商双方有很高的互信度。3•在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可。4•岀现交货问题，容易处置。•交货、验收流程成熟、严密。第6条国内采购合同规定1•明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间、地点，并与请购单一致。明确付款方式，包括一次付款、分期付款、下批付款等。规定延期罚款的责任、尺度、赔偿方式。•规定解约的办法，保障双方权益。•商定验收方式与质量问题处理方式。•规定供应商保证责任。7•明确其他认为应予附加的条款。第7条国际采购合同规定•基本条款包括物资名称、品质与规格要求、单价与总价、数量、货款支付方式、装运、包装、保险等内容。2•一般条款包括不可抗力事故、索赔规定、仲裁、适用法律、违约及解约等内容。•付款方式包括汇款、信用证付款、托收、货到付款、凭单付款等。第8条付款方式规定•国内采购一般采用一次性后付款方式，即供应商的物资验收合格后，一次性付清该订单的货款,特殊情况需总经理核准。2•国外采购一般采用信用证付款方式，特殊情况需总经理核准。第3章采购付款审核、审批第9条凭单付款原则由采购部填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总经理按权限审批后方可支付货款。第10条付款申请提岀1•采购物资运抵仓库后，由采购部、仓储部、质量管理部等相关部门进行验收并入库。验收时，验收人员须将运抵的材料与采购合同副本、供应商提供的发运单进行核对。2•验收无误后，仓储部人员负责办理入库手续，填写一式三份的验收单，一联仓库留存，一联转采购部留存，一联转送财务部留存。采购部将验收单与采购合同副本、供应商提供发票、银行结算凭证相核对，以此确定采购业务完成情况。4•收到供应商发票后，采购部应将发票与购货订单及验收报告进行比较，核对物资种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及付款方式等是否相符，核对无误后递交财务部申请付款。第11条付款申请审核及审批1•财务部将收到的相关凭证、资料，包括发票、验收单、结算凭证与购货订单、采购合同等进行审议与复核，检查真实性、合法性、合规性与准确性、一致性，作为是否支付货款的依据。2•经财务部审核通过无误后，填写应付账款单，递交总经理审批，审批通过后由财务部按合同约定付款方式付款。第4章采购付款与结算第12条付款•财务部会计开具付款凭证，交出纳人员办理付款手续。•岀纳人员付款后，在进货发票上盖“付讫”章，转交会计记账。第13条付款结算注意事项1•采购部根据收货清单、结算单与订货合同、应付账款核对无误后，统一制订结算计划。结算计划由采购部结算专员根据 订购合同 订购合同范本月饼订购合同红木家具订购合同订购合同服装订购合同模板 的时间要求、供应商的重要性、采购物资的时间、公司现有资金情况等制订，分清轻重缓急。2•在向供应商支付货款时，采购部结算专员需对照合同、收货清单等仔细复核，并同预付货款及应收账款等全部债权一起清理结算，防止重复付款。3•支付货款时财务部一般应采用银行划账的支付办法，采购结算专员必须在付款后五日内向供应商索要发票等有关票据或证明文件。4•在部分物资紧张或供应商坚持要求先付款后发货，所需货款需由采购部、财务部和总经理严格审查批准方能办理。5•如确实需要直接交付支票的，由采购结算专员带正式合法发票到财务部办理借款手续。•采购先付款后发货作业具体见公司《采购预付管理规定》。•采购结算专员支付采购货款后应依据财务规定的报销程序每半月办理一次报销手续，报销单据应附上购货发票、采购计划单、订购单、验收入库单，并由采购部经理审批。第14条应付账款台账管理1•采购部结算专员负责采购应付账款的管理，设立应付账款台账。2•采购部结算专员定期编制客户往来对账单发送对方单位，每月核对一次并妥善保存对账记录。第5章附则第15条本制度由采购部负责制定、修订和解释。第16条本制度自公布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期9.4设计采购业务内部控制记录和凭证供应商筛选表'、、供应商评价内容甲乙丙丁优5良3差1优5良3差1优5良3差1优5良3差1企业规模企业信誉产品质量产品价格产品认证水平生产技术加工工艺开发能力不合格产品控制配合度准时交货历史合作情况服务范围售后服务质量保证体系总计得分部门/人员评价意见签字日期筛选结果总经理审批意见签字：日期：年月日942询价议价记录表项目供应商原询单价货币类别议价后单价议价后总价股款条件价格条件交货日期.>.、一父运方式采购拟购料号品名规格数量单位核准检核承办单位主管承办人备注PAGE\*MERGEFORMAT#/189PAGE\*MERGEFORMAT#/189943采购验收报告单编号：日期：年月物资名称批号采购日期供应商编号检验记检验项目检验标准检验结果合格总评规格数量到货日期供应商名称记录各率不合格件数备注验收数量□足□短缺采购部经理签字：质量部控制主管签字：检验员签字:944采购质量保证协议文本名称采购质量保证协议编号受控状态执行部门监督部门编修部门XX供应商：感谢贵公司多年来的大力支持。为确保购销合同能够顺利执行，双方的合作不受影响，我公司对从供应商处所采购或委托加工的零件做如下规定。一、目的为明确我公司（简称为“甲方”）对供应商的质量要求，并为供应商（简称为“乙方”）的产品不合格时，作为处理和索赔的依据。二、签订合同采购或委托加工以双方签订“XX产品购销合同"形式确认，乙方需在收到甲方合同三天内对合同进行签字确认，合同一经签订即具有法律约束力，必须严格履行。甲方提供的合同号需在乙方提交的所有交货资料（装箱单、质量证明资料）上标明。三、质量要求•乙方为甲方提供的材料，其质量、性能必须符合甲方的原材料技术标准或外协品内控标准。•乙方每次送货时，必须提供物资的合格证或自检报告等证明物资合格的材料。3•乙方的产品包装必须满足甲方要求；包装必须注明生产日期、生产批号、有效期、重量等。4•当甲方的客户需要到乙方进行验证时，乙方应给予安排并配合验证工作。5•乙方必须保证百分之百的及时供货能力。四、质量记录由于外购、外协物件的质量直接影响甲方产品的质量，所以乙方必须采取切实可行生产工艺和控制方法对其产品的质量进行有效的控制，并保存必要的质量记录资料（工艺卡、原材料证明、检验记录、加工过程参数记录）以便甲方进行现场审核。五、零件标识提供外协加工零件的乙方，需在图纸规定位置或非加工表面明显位置，用钢印或其他不易消失的方法，清楚地标刻上供应商的代号、零件号（按合同所规定使用的图纸或零件清单）、合同号。六、交货期及包装•乙方应按合同签订日期或甲方提前通知交货期（传真）按时交货至甲方。如有延期交货，乙方需予以书面说明，并承担由此所造成的一切责任。•零件需按合同号装箱，装箱单上需注明合同号、零件号、零件名称、包装件数、数量、检验人员，乙方需提供适当包装箱和包装物，以确保所有零件在运输途中不会受损，如有影响到零件质量的损坏，甲方将按不合格品退回。七、质量证明资料乙方在零件岀厂前须对所供零件实施全部的尺寸检验以及必需的化学成分和机械性能方面的测试，并在送货时随装箱单提交尺寸检验报告和有关材质证明、材质化验报告、机械性能测试报告等。八、入厂检验及不合格品处理•甲方质量管理部将对进厂的物料进行100%全检或抽样检验，发现不合格品时将岀具“进料异常报告单”，乙方需对不合格品进行原因分析并制定纠正措施，在生产中加以改进，确保同类缺陷不再重复发生。•“进料异常报告单”需传回甲方采购部，以对乙方的纠正措施效果进行验证。3•检验不合格的物料、夕卜协品、零部件将退回给乙方，并由乙方负担甲方实际发生的运输费及试验费。4•如在生产实际使用过程中出现的属乙方原因的不合格品，也将退回给供应商。乙方需理解上述要求，并签字将此协议作为合同附件，与所签订的合同具有同等效力，未尽事宜双方友好协商解决。备注：虽然甲方对关键物资、重要物资、一般物资进行性能试验或检验，但在使用过程中如岀现质量问题，乙方不能推卸责任，并由乙方负担全部损失。本公司（甲方）代表（盖章）供应商（乙方）代表（盖章）签订日期：年月日签订日期：年月日编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期PAGE\*MERGEFORMAT#/189PAGE\*MERGEFORMAT#/189945采购付款结算清单供应商合同号时间年月日收货单号验收单号品种规格结算规格换算率计算单位数量面积含税单价不含税单价税率（%）金额税额价税合计合计预付金额实付金额（大写）备注经办人签字：财务部经理签字:第10章中小企业资产管理内部控制精细化设计10.3制定资产管理内部控制制度10.3.2存货采购控制制度存货采购是存货进入企业生产经营活动的首要环节。为了保障生产经营活动的正常进行，中小企业应加强存货采购工作的管理。下面是某公司制定的存货采购控制制度，供读者参考。制度名称存货采购控制制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了加强公司存货采购工作的管理，保证生产经营的供应，控制成本，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司所需各类存货采购过程的管理控制，包括存货采购的申请、审批和实施。第3条职责分工采购部负责存货采购申请的审核、存货采购计划和预算的编制、采购合同的编制和签订及存货采购作业的实施等工作。2•财务部负责存货采购申请和预算的审批、存货合同审核及结算支付等工作。3•仓储部负责提交存货采购申请及采购验收等工作。第2章存货采购计划和预算编制第4条存货米购计划编制程序•采购人员根据公司战略目标、历史采购数据和企业实际情况，编制年度存货采购计划。•年度存货采购计划经采购部经理审核后，采购人员根据指示调整，并报总经理审批。•年度采购计划批准后，采购人员根据实际情况编制和调整季度、月度存货采购计划。第5条存货采购预算编制程序1•采购人员根据批准的年度采购计划和历史采购数据，对采购支岀作岀合理的预测。2•采购人员根据存货采购的具体内容和公司规定，选择合适的采购预算方法，编制存货采购预算草案，经采购部经理审核后，报财务部审核。•财务人员根据公司资金状况和总预算，对存货采购预算草案进行综合平衡，经财务部经理审核后，报总经理审批。第3章存货采购申请和审核第6条请购的审批权限根据请购总金额的不同，审批人的权限也不同，具体如下所述。1•请购总金额在元以下时，由部门经理审批。2•请购总金额在〜元时，由财务经理审批。3•请购总金额在〜元时，由总经理审批。第7条存货采购申请的提岀1•仓储人员根据存货库存量和需求量核算岀请购量，填写“采购申请单”，并提交仓储部经理审核“采购申请单”应详细注明需求存货的品名、型号、技术标准、数量、需求原因、需求时间等。“采购申请单”审核通过后，交财务部及总经理根据权限进行审批。“采购申请单”批准后，交采购部审核。5•仓储部在提岀采购申请时，应综合考虑各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量，分析确定应采购的日期和数量，在保证供应的情况下，尽量降低库存。第4章存货采购作业控制第8条采购合同签订1•采购人员根据“采购申请单”内容联系供应商，与供应商达成购买意向后，编写采购合同。2•采购合同经采购部经理审核后，提交财务部和法律事务部审核，并提交经总经理审批。采购部代表与供应商签订采购合同。4•采购人员将采购合同连同采购申请单交财务部备案。第9条采购活动实施•采购人员根据采购合同规定制作采购订单，经采购部经理审核后，发送给供应商。•采购人员应及时跟踪供应商备货的进度，发现异常问题应妥善处理，并及时汇报。3•采购人员收到供应商的发货通知后，及时通知相关部门进行收货准备。4•采购部、质量管理部、物资使用部门对到货物资进行验收，验收无误后签字确认。第10条货款支付1•采购人员根据验收单，填制付款申请，经部门经理审核后，提交财务部经理审批。2•财务人员审核付款申请、采购申请单、验收单及采购合同等单据无误后，进行货款结算支付。第5章附则第11条本制度由采购部负责编制、修改和解释。第12条本制度自颁布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期PAGE\*MERGEFORMAT#/189PAGE\*MERGEFORMAT#/1891033存货储存管理制度企业为保证生产过程的连续性，需要对存货进行仓储保管。下面是某公司制定的存货储存管理制度，供读者参考。制度名称存货储存管理制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了保障存货保管安全、有序、规范，降低存货成本，提高仓库工作效率，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于存货储存过程中的管理工作，包括摆放、标识、盘点、防火防盗等管理。第3条存货存储原则1•安全可靠原则，即需本着这一原则，合理安排垛位、墙距、垛距、顶距。2•分类摆放原则，即存货按照品种、规格、型号等结合仓库条件分类摆放。第2章存货陈列管理第4条存货摆放规定•储存在仓库的货物，按照货物的品牌、型号、规格、颜色等分区归类整洁摆放。•同类型的货物，不同批次入库要注意分开摆放。3•对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独存放和记录，避免与公司存货混淆。•入库储存存货应按指定的货位（地点）分类、分品种堆放，要求堆放整齐，便于清查、取货。5•仓库管理人员对所保管的存货，应以有利于先进先岀的作业原则分部决定岀差方式及位置。6•根据销售类别（如成品储存区与退货区）、原材料类别对仓库存货进行分区存放，收发频繁的成品需在进岀便捷的库位存放。7•存货堆放根据不同存货的包装形态及质量要求设定堆放方式及堆积层数，为保证存货质量和储存安全，存放高度不能超过米。8对不良品设专区摆放整齐，每箱装有清单，载明产品数量、名称、收回原因及经办人，待销售部批准后予以处置。第5条存货标识规定1•仓库管理人员在存货入库时应及时记录入库登记，填制存货保管卡，对存货进行分类编目，并详细标明存放地点。2•存货保管卡上应标明品名、规格、型号、款式、尺码、数量、质量（等级）、产地、单位等相关信息。3.存货应于每一库位设置货卡标示牌，标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。每次进岀物资，及时更改存量，做到卡账物相符。依配置情况绘制“库位标示图”，悬挂于仓库明显处。4•将各类存货依品名、规格、批号划定库位，标明于“库位配置图”上，并随时显示库存动态。相同规格品名的存货不能放在两个仓库内。第3章存货盘点管理第6条存货日常登记•仓库管理人员应对存货进行每日巡查和定期抽检，按规定时间编报库存日报和月报。2•仓库管理人员整理存货的岀库、储存、保管、检验及账务报表的登陆等业务，每日根据岀入库凭证及时登记核算，月终结账和实盘完毕后与财务部门对账。第7条存货月盘点每月对库存存货进行一次实物盘点，并填制库存盘点表。1•发现盈余、短少、残损或变质，必须查明原因、分清责任，写岀书面报告，提岀处理建议，呈报上级和有关部门，未经批准不得擅自调账。2•积极配合财务部门做好全面盘点和抽点工作，定期与财务部门对账，保证账、表、物相符。第8条存货年终盘点每年年终，仓储部应会同财务部、销售部等共同处理总盘存。盘点后，应由盘点人员填写盘存报告表，若有数量短少、品质不符或损坏情况，应详加注明后由仓库管理人员确认签字。2•盘点后，如有盘盈或不可避免的亏损情况时，应由财务部呈报总经理核准调整。第4章存货 安全管理 企业安全管理考核细则加油站安全管理机构环境和安全管理程序安全管理考核细则外来器械及植入物管理 第9条岀入库行为规范1•仓库禁止无关人员进入，所有入库人员均需按照规定履行审批程序，必须在仓库工作人员的陪同下进岀仓库，并遵守仓库管理制度。2•所有人员不得携带能够装手机或配件的包装物品（如手提包、纸袋等）进入仓库，确需带入的，须允许仓库工作人员进行检查。对外来人员、车辆进行登记。易燃品、易爆品和违禁品不得携带入仓库。第10条库房安全管理•库房内须地安全设施、灭火设备，安全通道、水电线路等必须畅通无阻，以利于防火、防盗等。•库房设施必须符合防火、防盗、防潮、防尘标准，货架应达到安全要求。3.保持仓库环境卫生和过道畅通，仓库管理人员应定期或随时检查存货的防水、防火、防盗安全设施。检查时，发现易燃、易爆危险存货，应立即采取措施，存放到安全场所，予以隔离。4•仓库管理人员应掌握灭火器等工具的使用，每天下班前须检查各种电器电源等安全情况。任何人员不得在仓库内吸烟、用餐，不得将水杯、饭盒、零食等带入仓库。6•严格按存货对仓库的储存环境要求（如温度、湿度等）进行储存保管，定时对存货进行清洁和整理。第5章附则第11条本制度由仓储部负责编制、修改和解释。第12条本制度自颁布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期1034仓库调拨管理规定为了保障企业生产经营，保证各部门资源调配的合理化、有效化，提高企业的整体运营效率，中小企业应加强存货的调拨管理。下面是某公司制定的仓库调拨管理规定，供读卄.介W者参考。制度名称仓库调拨管理规定编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了规范公司各部门之间存货的货调拨业务，确保调拨有序、合理，节约调拨成本，特制定本规定。第2条适用范围本规定适用于公司内部不同部门之间存货的调拨管理。第3条职责分工1•仓储部负责公司所有存货的调拨通知、调拨记录和实施情况监督。2•财务部负责公司各部门之间存货调拨的账务处理。3•其他部门负责协助仓储部存货调拨的管理工作。第2章存货调拨程序管理第4条存货调拨申请与审批•公司存货的调拨必须由仓储部调换指令方可进行，各部门之间不得直接调货。•存货调入部门在申请调拨前，须先查询存货库存。3•在库存数量不够，其他部门尚有节余的情况下，存货调入部门可与调岀部门进行存货调拨意向沟通。4•存货调入部门在调出部门同意的情况下，填写“存货调拨申请单”，经部门经理审批后，提交仓储部；若调拨金额超过万元，须经总经理批准。，经仓储部经理批准后，发送存货调•仓储部相关人员核实情况后，填写“存货调拨通知单”岀部门。第5条存货调入步骤存货调拨的具体步骤如下图所示。0存货调入部门拒关人员填写“存货调拨申请单”,经部门经理审批后，提兗仓储部0存赁调入部门相关人员檢对清单无误后，办理调拨寸续，齐组织存货饗运O存货调出部门做好相关登记*井将信息反读给仓储部0仓储祁抿据相关反馈信息+做好存货调拨的记录利相关台赃处理存货调拨步骤示意图0仓储部相关人员审核资料，填制我存货调拨通知单■:经部门经理批准后*并传送I到存货调出部门1|O存货调岀部门相关人员审核“存货调拨通知单笃经本部门经理签署意见洁.按照要求准备存货，并通知存货调入部门相关人员第6条存货调拨注意事项1.各部门应每日将领取存货的使用状况报仓储部。2•存货调出、入部门应做好相关信息登记；仓储部不定期抽查，以确保存货调拨规范。3•在调拨时，存货调出、入部门应做好存货的核对和检验，及时、准确记录相关信息，如发现问题应及时处理。4•仓储部相关人员应每日更新存货的库存状况，保持存货库存的动态平衡。修改标记修改处数修改日期第3章附则第7条本规定由仓储部负责制定、修改和解释。第8条本规定经总经理批准后执行。编制日期审核日期批准日期1036固定资产管理制度固定资产是企业赖以生产经营的主要资产。为了提高资产使用效能，保证资产安全，中小企业应加强固定资产的管理。下面是某公司制定的固定资产管理制度，供读者参考。制度名称固定资产管理制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了加强公司规定资产管理工作，确保公司的财产安全与合理使用，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司固定资产的购置、保管、维护、报废等管理工作，主要指为生产商品、提供劳务、岀租或经营管理而持有且使用寿命超过一个会计年度的有形资产。第3条职责分工1•财务部负责固定资产的核算，固定资产的核算凭证和账卡的建立，审核并办理固定资产新增、转移、调拨、报废等的财务手续及核算，及监督执行固定资产的清查盘点工作。行政部负责建立固定资产台账（卡），办理新增、转移、调拨、报废等手续，及固定资产的维护、管理和使用情况的监督检查。3•使用部门负责固定资产的使用、保管和日常维护等工作。第2章固定资产购置第4条固定资产采购申请1•使用部门根据固定资产年度预算和实际的使用需要，详细填制固定资产采购申请表，提岀固定资产购置申请。2•申请表内容，主要包括固定资产名称、规格、型号、预算金额、主要制造厂商以及购置原因等。3•固定资产采购申请表由使用部门指定人员填制，按照审批权限报批。按照金额不同，具体的审批权限如下表所示。固定资产采购审批权限采购金额审批人5万元以下部门经理T行政部经理T财务部经理5万元（含）以上部门经理T行政部经理T财务部经理T总经理第5条购置方式1•资产购置应坚持多方询价不少于三方的原则，保证资产购置价格的经济合理。2•单批购置固定资产的价值在30万元以上，应公开招标；招标文件及成交合同应报经营财务部备案。3•为保证资产购置价格合理，方便公司员工监督，设备购置信息应在公司的内部网上公开、透明。第6条验收登记1•对已达到预定可使用状态的资产，应依据资产构建合同、技术协议、工程预算批复、竣工图纸等进行逐项实地验收。•对需要动态验收和生产试运行的资产项目，必须进行动态验收和试运行，并取得试运行报告。3•对需要整体验收的工程项目，要组织工程质量、技术、安全等相关部门进行整体验收。经验收已达到资产构建相关文件要求的资产，可办理“固定资产验收报告”或“已完工程竣工验交单”；未达到预定可使用状态的资产项目，不得办理固定资产验收交付手续。5•固定资产验收报告、已完工程竣工验交单、交付使用资产明细表等固定资产验收凭单的填写内容、签章必须齐全、准确和清晰。6•固定资产实行编号管理。固定资产分配有关部门前，由行政部和财务部依其类别及会计科目，予以分类编号并粘贴标签，并新增固定资产台账。第3章固定资产日常管理第7条使用与保养1•固定资产的使用办法由各使用部门负责进行规范，做到安全使用和日常维护。对精密贵重以及容易发生安全事故的仪器设备，归口管理部门应制定具体操作归程，指定专人操作。2•固定资产归口管理部门必须建立健全固定资产保管和养护制度，做好防火、防盗、防潮、防锈、防蛀等工作。各使用部门应落实安全防护措施，按照制度要求对固定资产进行养护、定期监测或修缮，确保其完好和使用安全。第8条修理与升级各类固定资产在使用过程中，需进行升级、增加器件或进行维修的，按以下规定进行。1•各类固定资产在使用过程中如需增加器件或进行维修的，各使用部门应先向行政部门提交申请,再由行政部统一编制费用预算，按固定资产购置要求经有关人员审批后再进行。2•经批准后，行政部负责组织进行升级或维修（设备类固定资产由设备部负责）。•财务部负责进行相应的凭证、账簿处理。.行政部应及时办理固定资产卡片和固定资产实物账的变更。第9条盘点清查公司对固定资产实行定期实物盘点清查，目的是保证固定资产账、卡、物相符，掌握资产的实际使用现状，保证资产的安全完整。具体要求有以下四点。1•固定资产盘点清查由行政部、财务部和各资产使用部门共同进行。2•盘点清查中发现的闲置资产要查明情况并制订处理计划，账外资产要做盘盈处理，及时入账。3•对盘点清查中发现的盈亏和资产毁损，应逐个查明原因，协商提出处理意见，报总经理审批。4•对导致资产毁损的责任人追究赔偿责任。第4章固定资产报废第10条固定资产报废申请申请资产报废应符合下列条件之一。1•申请报废的固定资产已超过其使用年限，且不能继续使用。2•因自然和人为的原因使固定资产受到毁损和丢失，且无法弥补和修复以便继续使用的。3•由于历史原因，申请报废的固定资产存在重大质量问题，性能低劣且无法修复的。4•因工艺设置改变和技术进步而遭淘汰，需要更新换代的。5•申请报废的固定资产虽未超过使用年限，但其实际工作量超过其产品设计工作量，且继续使用易发生危险的。第11条固定资产报废程序固定资产的报废申请应按照以下程序进行。1•固定资产报废申请人填写“固定资产报废申请单”，注明报废原因，由所在部门经理确认签字。2•相关部门组织技术鉴定，其中专用设备、仪器仪表由设备部负责；办公设备、家具、房屋、运输工具及其他由行政部负责。“固定资产报废申请单”按规定审批后，分别交行政部、财务部留存。报废申请具体审批权限如下表所示。固定资产报废审批权限固定资产原值审批人10000元以下部门经理T行政部经理T财务部经理10000元（含）以上部门经理T行政部经理T财务部经理T总经理4•行政部在固定资产管理台账和卡片上盖“作废”章，以示注销。5•财务部根据“固定资产报废申请单”，对报废资产进行账务处理第5章附则第12条本制度由行政部会同财务部编制和解释。第13条本制度经总经理批准后执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期10.3.7固定资产维修制度为防止资金管理舞弊和不恰当修理造成固定资产功能损失，企业应对固定资产修理程序和维修资金使用进行审核控制。下面是某公司制定的固定资产维修制度，供读者参考。制度名称固定资产维修制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了保障固定资产正常使用，控制固定资产维修的费用，规范固定资产维修工作，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于本公司所有固定资产的维修管理工作。第3条职责分工•行政部负责固定资产账（卡）调整，办公设备日常维修工作的协调。•财务部负责进行固定资产维修申请的审核和相关账务处理。3•固定资产使用部门负责固定资产的日常维护和相关信息的反馈。4•维修部负责固定资产的维修工作。第4条术语