财务部组织架构及岗位职责

财务部组织机构及 岗位 说明书 房屋状态说明书下载罗氏说明书下载焊机说明书下载罗氏说明书下载GGD说明书下载 编制部门:人事行政部 校对人: 批准人: 签发人: 文件状态: 签发时间: 目录 一、财务部组织机构图及人员编制 二、部门职能说明书 三、岗位职位说明书 1、财务经理岗位说明书 2、会计岗位说明书 3、出纳岗位说明书 四、财务制度 一、财务部组织机构图及人员编制 二、财务部部门职能说明书 四、财务制度 第一章总则 1.1为建立现代化企业制度,建立健全财务管理体系,根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《企业财务通则》、《企业会计制度》,特制定本财务 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 。 1.2本管理制度适用于本公司各部门;各部门、人员在财务会计工作中必须认真执行本管理制度。 第二章会计机构、会计人员的管理 2.1公司设立财务部作为财务会计机构,财务部的职责:在公司董事长的领导下,具体负责全公司的财务管理工作和会计核算工作,包括:财会人员的管理、指导检查各独立核算单位的会计核算工作、协助公司领导筹集资金、合理分配使用资金;建立适合自己企业需求与发展的成本核算模式、制定成本管理制度与控制制度;做好财务分析工作,为公司领导决策提供各种信息资料,当好领导的参谋。 2.2本公司财务核算使用金蝶财务软件 2.3各岗位人员必须具备相应任职条件和资格,持证上岗。 2.4财务会计人员调换工作时,按会计法规定办理交接手续。 第三章货币资金管理 3.1资金由公司财务统一管理,公司财务要做好资金的计划、组织和协调工作,并做好信贷的组织实施。 3.2实施现金核算与管理的合理分工,将经管现金岗位和记帐岗位(不包括现金日记帐)分开设置,即坚持“钱账分管”的内部牵制原则。 3.3必须在公司核定的库存限额内保管现金,超过限额部分必须送交银行。 3.4出纳人员从银行提取现金,应当填写“现金领用单”,并写明用途和金额,由董事长批准后提取。 3.5财务人员支付现金,可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取,不得从现金收入中直接支付(即坐支)。因特殊情况确需坐支的,应事先报经董事长批准。 3.6严格现金收支核算,做到先凭证后收付,收付款凭证必须经稽核人员签字后方可办理收付款项,同时要认真审核原始单据,凡不符合制度规定或手续不完善的一律不予办理。 3.7企业的空白现金支票、转账支票等结算凭证,由出纳在保险柜中保管,印鉴实行分别管理,不得在空白支票和结算凭证上预盖印鉴备用。 3.8出纳人员必须逐日逐笔根据现金收支业务在用友软件中登记现金日记账,每天必须将库存现金与日记账余额核对相符。月终要与总帐核对相符,做到日清月结,确保账款一致。 3.9财务部门要定期或不定期对库存现金进行检查,防止白条抵库贪污挪用,公款私存等现象发生。上述行为一经查出,将严肃处理,触犯刑律的,要追究法律责任。 3.10预付款应填制付款申请单,必须按照已签订的 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 付款相关条款,由经办人、部门负责人、财务负责人和董事长签字后付款。 3.11凡办理预付款手续的部门和个人,款项一经付出,经办部门和经办人应督促款项的落实情况。业务结算后,及时将余款清回,否则,由此造成的呆(死)坏帐损失,要追究经办人的责任。 3.12公司员工因业务而急需的费用,如差旅费、零星材料购买等需填写“借款单”;其它第三方费用一般不作暂借,填写借款单时请详细列出借款目的、具体用途、时间。所有借款只能用于借款人在借款单上描述的用途。 3.13根据已获批准签订的合同付款,不得改变支付方式和用途;非经收款单位书面正式委托并经总经理批准,不准改变收款单位(人)。因业务需要改变单位(人)需列明修改原因,并建档备查并报董事长审核。 3.14未经董事长批准,严禁为外单位(含合资、合作企业)或个人担保贷款。 3.15严格资金使用审批手续。会计人员对一切审批手续不完备的资金使用事项,都有权且必须拒绝办理。否则按违章论处并对该资金的损失负连带赔偿责任 3.16领用空白支票必须注明限额、日期、用途及使用期限并报董事长报批。所有空白支票及作废支票均必须存放保险柜内,严禁空白支票在使用前先盖上印章。 3.17支票由出纳员保管。支票使用时,须填写支票申请单,经董事长签字,然后将支票按核准金额,填写日期、用途、登记号码、登记在支票信用薄上,领用人在支票信用簿上签字备查。 3.18支票付款后将支票存根、发票需由经手人签字,履行报销程序、出纳核对付款用途,核销登记薄后,交由会计做账 第四章费用报销制度 一、管理原则:货币资金实行收支两条线管理.公司的货币资金严格实行收支两条线管理。即:公司的销售收入全部存入银行存款基本帐户,由公司财务部集中统一管理. 二、请款程序: (1) 个人实际用款时先由经办人到本公司财务部领取专用借款单,在请款单上按要求详细填写清楚请款的事由和金额等内容并由经办人签字,将请款单连同有关合同、计划、发票或专项资金单项审批报告—并报本部门负责人认可签字,交由财务审核,报董事长审批。 (2)财务部审核:财务部收到请款单据时,是否有经公司领导签字批准的专项报告;再审核有关合同和预算是否已按公司规定的审批程序核准;最后审查其请款单有关人员签字是否齐全,与有关合同、预算是否相符,有关单据是否真实合法等。财务部审核无误后才能支付款项。 (3).各级领导审核责任和审批权限 A部门负责人:对本部门的开支负责。审核各项开支的真实性、合理性和合规性,对开支的数额和效果发表明确意见。 B公司董事长:审批正常经营范围内的经济合同;审核各项开支的真实性、合理性和合规性,对开支的数额和效果发表明确意见。 三、报销程序及规定 (1)费用报销程序:经办人填制报销单——部门负责人签字——财务部审核单证——董事长签字——财务部出纳报帐 (2)办公用品报销程序:原则上办公用品实行统一采购,各部门部门负责人统一领取。因此各部门必须做好本部门本月所需物品计划,交由行政部统计,由行政部申报采购计划,交采购部询价,按原材料报销程序进行报销 (3)财务部审核要点:有关单证是否根据计划购买,发生费用是否真实、合法、完整,审批手续是否完备合规,与有关合同是否相符等。如属实物购进(包括宣传资料、办公用品等)是否有收货人签名;固定资产、低值易耗品的验收人签名、存放地点和使用责任人是否填写清楚等。财务部审核无误后方予以报帐并结算原借款或补足备用金。 (4)报帐时限:所有人员必须在公司规定的时限内报帐。即:差旅费借款在出差回公司后七日内报帐(因特殊工作关系不能及时报帐的,需在时限内书面告知财务部,书面报告需经直属上级批准);市内办事和办公用品购置一般在当天、最迟不超过第三个工作日报帐;固定资产购置在实物验收、安装完后三个工作日内报帐。 第五章债权管理 企业债权包括应收账款、应收票据、其他应收款和预付账款,是企业的主要流动资产之一,其管理状况直接影响着企业的资产质量和资产应运能力。为切实加强债权管理,制定如下规定: 一、应收款项明细帐管理制度 公司各企业须按照客户设立应收款项明细,详细反映内部各业务部门以及各个客户应收款项的发生、增减变动、余额及其每笔帐龄财务信息。同时加强合同管理,对债务人执行合同情况进行跟 踪分析,防止坏帐风险的发生。 二、应收账款应根据销售合同定价计算各往来单位的发生额,如有变动,必须由客户单位申请,经手人填写调整申请单,经董事长核准签字后交由财务部会计调账认可。 三、财务部需按月编制应收款项明细表,向公司董事长反映应收款项的余额和账龄等信息,及时分析应收款项管理情况,提请有关责任部门采取相应的措施,减少企业资产损失。 四、收回的账款要及时上交财务部门,如发现货款已被私自挪用不交者,交司法部门处理。 第五章费用报销规定 一、差旅费用报销规定 1、目的:为有效控制和压缩差旅费用的支出,提高各类业务人员的办事效率,使企业各项管理形成 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 化和制度化,特制定本规定。 2、办理程序: 2.1、出差人员必须事先填写“出差申请单”,注明出差地点、事由、天数、交通工具,经部门负责人批准后方可出差。 2.2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”,填写“借支单”,列明用款计划,由部门负责人签字担保后,经财务会计审核,董事长审批后方可借款。 2.3、财务出纳根据审批后的“出差申请单”和有效出差单据,经审核后方可报销差旅费。 2.4、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的,需经部门负责人签署意见后方可报销。 2.5、出差回公司应在一星期内报账,若迟报时间超过一个月以上,不予报销。 2.6、出差时借款,本着“前账不清、后账不借”的原则,延误工作责任自负,特殊情况由主管领导特批,对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的,追究经办人及部门负责人的责任。 3、费用标准: 总体原则:对出差人员的补助费和市内交通费实行“节约归己,超支不补”。住宿费按上限标准,在不超标的范围内据实报销。 (1)住宿标准: 地区:特区直辖市省内地级市县级市及以下 总经理及以上人员三星级标准三星级标准三星级标准三星级标准 部门负责人 180 140 120 100 其余人员 140 120 100 80 (2)伙食补助费: 地区:特区直辖市省内城市县级市及以下 总经理及以上人员实报实销 部门负责人 80 80 60 40 其余人员 60 60 40 30 (3)市内交通费: 地区:特区直辖市省内城市县级市及以下 所有人员实报实销 (4)交通工具标准: 交通工具:飞机火车/高铁轮船长途汽车出租车 总经理及以上人员普通舱软卧/一等座二等舱实报实报 部门负责人预申请硬卧/二等座三等舱可乘实报 其余人员特许可乘硬卧/二等座三等舱预申请预申请 5、报销办法: 5.1、住宿费报销办法: 1)出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法,按实际住宿的天数计算报销。 2)出差人员有接待单位或住在亲友家的,一律不予报销住宿费。 3)出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行,有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况,在主管领导允许的前提下,可按实报实销。 4)住宿费标准一般指每天每间,若为二人同时出差,按一个房间标准上浮20%报支,总经理及以上人员出差,可单独住宿。 5.2、伙食补助费报销办法: 1)中午12时前离开目的地按全天补助;中午12时后离开目的地按半天补助;中午12时前抵达目的地按半天补助;中午12时后返抵目的地按全天补助。出差人员由接待单位全程负责的不予报销补助。 5.3、交通费报销办法: 1)旅途中符合乘卧铺(从晚八时至次日晨七时之间,在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过8小时)而未乘座卧铺,按与卧铺票价差额的50%予以补助。订票费、退票费原则上不予报销,如遇特殊情况需写书面 汇报 关于vocs治理的情况汇报每日工作汇报下载教师国培汇报文档下载思想汇报Word下载qcc成果汇报ppt免费下载 ,报主管领导批准后,方可报销。 2)对于部门负责人及以下员工出差时,如有火车直达必须乘坐火车,如因特殊情况须乘坐长途大巴须向部门负责人申请,经主管领导确认。 3)主管及以下员工出差原则上不得乘坐出租车,主要以公交车或地铁为主,但下列情况除外: (1)出差目的地偏远,没有公共交通工具的; (2)携有巨款或重要文件须确保安全的; (3)收、发货物笨重,搬运困难或时间紧迫的; (4)陪同重要客人外出的; (5)执行特殊业务或夜间办事不方便的 以上情况经请示部门领导同意后可乘坐的士,的士票必须注明时间、事由及目的地。 4)出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船,不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览,其绕行多支付的费用均由个人自理,期间按事假考勤。遇有特殊情况的,如春运无法购票的,在请示主管领导同意后方可报销。 5.4、其他: 1)在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得部门主管同意,并经主管领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。 2)出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据,对于公司代为订票的,应保留复印件作为审核依据。 6、补充规定: 1、两人以上出差人员,在请示主管领导允许后,可就随行高一级人员标准执行。 2、外出参加会议,会议费用中包括食宿时不再享受食住费用,只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时,按前述标准予以补助。 3、外出学习培训人员,期间不享受市内交通费包干,途中可享受交通、伙食补助费。 4、随同董事会成员出差,一律不予报销任何费用。 二、业务接待费报销规定 1目的:为了加强内部管理,规范业务接待费的开支行为和报销程序,做到既满足生产经营业务需要、节约费用开支,又便于操作控制,特制定本规定。 2业务费开支范围: 因公司生产经营业务需要,接待客户或有关单位来人所需的就餐费、礼品费等相关费用属于公司的业务费开支范围。业务费按公司规定的标准使用,事先未经批准的超标费用不予报销。凡与公司业务无关的接待费不予报销。 3业务费开支标准 3.1,接待客户须先报董事长审批,方可予以接待,否则不予报销费用 3.1.1接待客户或有关单位的人员,按职务高低对等接待,各部门要从严控制陪餐人员,一般不允许主人多于客人的情形出现; 3.1.2费用控制在人均元以内;接待单位领导,午餐或晚餐费控制在人均元 /餐以内。总人数在3人以内的,开支额可以在上述标准的 %以内按实报销。特殊情况需提高接待标准要先经公司领导批准才能开支。 3.2礼品及其它有关费用 礼品及其它费用要从严控制,实行单项审批制度。由部门提出费用申请,报经公司领导批准后才能开支。 4审批权限: 餐费和礼品及其它费用都必须由董事长批准审核: 5业务费用的报销 5.1报销业务费用时,由经办人填写报销单,写明费用开支的事由和接待的人数等情况,并需有同行人员签字证明,将有效票据粘贴好附在报销单后,再按本规定的审批权限交有关领导签字后报销; 6日常费用报销:财务部门除审查票据的合法性、正确性外,必须核对月标准的使用数,对超过限额的费用一律不得报销; 6.1费用必须先申请,先批后在限额内使用,不允许先用后批; 6.2各部门在向财务部办理借款和费用报销时,必须同时向财务部提供经批准的《业务接待费申请单》,否则,财务部有权拒绝办理借款和报销业务。财务部在办理上述业务时,必须按申请单批准限额进行审核,凡与申请单申请事由不符或超过批准限额的,一律不得办理借款和报销有关费用。 第六章发票、收据管理制度 1.目的:为了加强发票、收据管理和财务监督,保证国家税收收入,促进合法经营和加强经济核算,根据财政部《中华人民共和国发票管理办法》和国家税务总局《(中华人民共和国发票管理办法)实施细则》、《增值税暂行条例》等,结合公司实际制定本制度。 2.本制度所指发票、收据:发票是指在购销商品,提供劳务以及从事其他经营活动中,开具、收取的收付款凭证。收据是指在非生产经营活动中,结算有关款项,开具收取的收付款凭证。 3.发票、收据的购买、领取和缴销 4.1公司业务范围需用的发票,包括普通发票、增值税专用发票,由公司财务部根据经济业务性质,向当地税务机关购买。 4.2非生产经营活动中结算有关款项所使用的收据,由公司向当地购买。 4.3发票使用后,其存根联由财务部保管,定期或不定期去当地税务机关缴销,再凭以购买新发票。收据使用后,存根联财务部妥善保管至五年期。保存期满,由公司财务部报经董事长后销毁。 5.发票、收据的开具、使用和保管 5.1发票的填开事项,必须由财务人员办理,并必须在发生经营业务收入时如实开具发票。出具发票方不得按取得发票方的要求变更品名和金额。 5.2开具发票、收据应当按照发票、收据规定的要素填写齐全,全部联次一次性如实复写,并加盖财务专用章或发票专用章。 5.3使用电脑版的发票,开具后的存根联应当按照顺序号装订成册保管。 5.4发票、收据不得转借、转让、代开,不得拆本使用。 5.5各部门不得以白条代替发票或收据。 5.6公司财务部要建立发票、收据的使用登记制度,设置发票、收据登记簿。并定期向主管税 务机关报告发票使用情况。 6、处理罚则 使用发票、收据的单位违反了《中华人民共和国发票管理办法》和本制度,经工商、税务、审计机关查出,一律按《中华人民共和国发票管理办法》第六章有关规定处罚。 第七章会计档案管理制度 1.目的:会计档案是档案的重要组成部分,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,现根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,制定本办法。 2.适用范围:本规定适用于公司各部门 3.会计档案管理体系 3.1公司财务部应当依照本办法管理会计档案。 3.2公司财务部负责会计档案工作的指导、监督和检查。 3.3财务部必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。 4.会计档案范围 4.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料,是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。 4.2会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。 4.3会计帐薄类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄,其他会计帐薄。 4.4财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。 4.5财会电算化档案:主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。 4.6其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,物资盘存表,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等。 5.财务部每年形成的会计档案,应当按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。 5.1当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计保管一年,期满之后,应当由会计编制移交清册,移交本公司档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在财务部内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。 5.2移交保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,人力资源部应当同财务部和经办人员共同拆封整理,以分清责任。 6.会计档案不得自行借出。 6.1如有特殊需要,经公司领导批准,可以提供会计资料的查阅或复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、复印财会资料时,应事前由公司董事长批准。 6.2财务部应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。 7.会计档案的保管期 7.1分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类(会计档案保管期限表附后)。 7.2会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。 7.3本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。 7.4会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似的保管期限 办理。 8.会计档案的销毁 8.1保管期满的会计档案,除本办法规定不得销毁的情形外,可以按照以下程序销毁: 8.1.1由财务部提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容; 8.1.2财务部负责人在会计档案销毁清册上签署意见; 8.1.3销毁会计档案时,应当由人事部和财务部共同派员监销; 8.1.4监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告公司领导。 8.2保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 8.3正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。 9.会计档案的管理 9.1采用电子计算机进行核算的部门,应当保存打印出的纸质会计档案。 9.2交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的部门负责人监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 9.4预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。 第八章附则: 1本制度由公司人力资源部和财务部共同负责解释。 2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 3本制度经董事长批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。