EXCEL基本操作培训

一、 EXCEL TRAINING 基本操作 目 录 TOC \o "1-3" \h \z \u 一、基本操作 2 1、建立“常用文档”新菜单 2 一、基本操作 1、建立“常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。 在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。 在“命令标签中，选中“类别”下的“新菜单”项， 再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。 按“ 修改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”） 再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加多个文档列表名称。选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。 通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资.xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。 2、让不同类型数据用不同颜色显示 在统计表中，如果想让大于等于2000元的总额以“红色”显示，大于等于1500元的总额以“蓝色”显示，低于1000元的总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。 打开“统计表”工作簿，选中“总额”所在列， 执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。 单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。 按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”）。 设置完成后，按下“确定”按钮。 总额的数据按你的要求以不同颜色显示出来了。 3、用“视面管理器”保存多个打印页面 有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。 1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。 2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框， 单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“无价格”）后，单击“确定”按钮。 3.将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。 4.以后需要打印某种 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。 4、让数据按需排序 如果你要将客户名称按其所在的地级市进行排序，这些地级市名称的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，需要按指定的排序?可采用自定义序列来排序。 1.执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入排序的序列，单击“添加”和“确定”按钮退出。 （英文逗号分隔） 2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列， 按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。 5、让中、英文输入法智能化地出现 在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢? 选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框， 切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。 以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。 黄色区域开启了输入法模式，同样是输入Q，当出现在黄色区域的时候，自动开启中文输入法. 6、用连字符“&”来合并文本 如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。 1.在E1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。 2选中E1，执行“复制”操作，再执行“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮。 提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。 7、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。 执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”， 单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。 以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。 8、控制特定单元格输入文本的长度 当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告! 例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。 同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。 当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。 9、成组填充多张表格的固定单元格 在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。 那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选）。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样， 我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。 我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。 二、文本函数 1、大小写转换 LOWER--将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。 UPPER--将文本转换成大写形式。 PROPER--将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。将其余的字母转换成小写。 这三种函数的基本语法形式均为 函数名（text）。示例说明： 已有字符串为：pLease ComE Here! 通过以上三个函数可以将文本转换显示样式，使得文本变得规范。参见图1 Lower（pLease ComE Here!）= please come here! upper（pLease ComE Here!）= PLEASE COME HERE! proper（pLease ComE Here!）= Please Come Here! 2、取出字符串中的部分字符 LEFT函数：LEFT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由 LEFT 所提取的字符数。 MID函数：MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。 RIGHT函数：RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望 RIGHT 提取的字符数。 比如，从字符串"This is an apple."分别取出字符"This"、"apple"、"is"的具体函数写法为。 LEFT("This is an apple",4)=This RIGHT("This is an apple",5)=apple MID("This is an apple",6,2)=is （空格也算一个字符） 3、取出当前系统时间/日期信息 用于取出当前系统时间/日期信息的函数主要有NOW、TODAY。 语法形式均为 函数名（）。 4、取得日期/时间的部分字段值 如果需要单独的年份、月份、日数或小时的数据时，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函数直接从日期/时间中取出需要的数据。 比如，需要返回单元格E5的值2001-5-30 12:30 PM的年份、月份、日数及小时数，可以分别采用相应函数实现。 YEAR(E5)=2001 MONTH(E5)=5 DAY(E5)=30 HOUR(E5)=12 5、求和（SUM） (1) 行或列求和 =SUM(H3:H12) (2) 区域求和 =SUM(D3:D12,F3:F12)-SUM(G3:G12) (3) 注意 SUM函数中的参数，即被求和的单元格或单元格区域不能超过30个。换句话说，SUM函数括号中出现的分隔符（逗号）不能多于29个，否则Excel就会提示参数太多。 (4)SUMIF SUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和，该条件可以是数值、文本或表达式 要计算销售部2001年5月加班费情况。则输入公式为 =SUMIF($C$3:$C$12,"销售部",$F$3:$F$12) 其中"$C$3:$C$12"为提供逻辑判断依据的单元格区域，"销售部"为判断条件即只统计$C$3:$C$12区域中部门为"销售部"的单元格，$F$3:$F$12为实际求和的单元格区域。 6、用于求平均值的统计函数AVERAGE 求参数的算术平均值函数AVERAGE 语法形式为AVERAGE(number1,number2, ...) 其中Number1, number2, ...为要计算平均值的 1～30 个参数。这些参数可以是数字，或者是涉及数字的名称、数组或引用。如果数组或单元格引用参数中有文字、逻辑值或空单元格，则忽略其值。但是，如果单元格包含零值则计算在内。 7、常见数学函数使用技巧--四舍五入 在Excel提供的"数学与三角函数"中提供了一个名为ROUND(number,num_digits)的函数，它的功能就是根据指定的位数，将数字四舍五入。这个函数有两个参数，分别是number和num_digits。其中number就是将要进行四舍五入的数字；num_digits则是希望得到的数字的小数点后的位数。 单元格B2中为初始数据0.123456，B3的初始数据为0.234567，将要对它们进行四舍五入。在单元格C2中输入"=ROUND(B2,2)"，小数点后保留两位有效数字，得到0.12、0.23。在单元格D2中输入"=ROUND(B2,4)"，则小数点保留四位有效数字，得到0.1235、0.2346。 8、IF函数 IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。它的应用很广泛，可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。 它的语法为IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中Logical_test表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。 Value_if_true显示在logical_test 为 TRUE 时返回的值，Value_if_true 也可以是其他公式。Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。Value_if_false 也可以是其他公式。 简言之，如果第一个参数logical_test返回的结果为真的话，则执行第二个参数Value_if_true的结果，否则执行第三个参数Value_if_false的结果。IF函数可以嵌套七层，用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。 ◆IF函数应用 (1) 输出带有公式的空白表单 　 以图中所示的人事状况分析表为例，由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写，在总计栏（以单元格G5为例）公式为： =SUM(C5:F5) 我们看到计算为0的结果。如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。是否有办法去掉总计栏中的0呢？你可能会说，不写公式不就行了。当然这是一个办法，但是，如果我们利用了IF函数的话，也可以在写公式的情况下，同样不显示这些0。如何实现呢？只需将总计栏中的公式（仅以单元格G5为例）改写成： =IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),"") 通俗的解释就是：如果SUM(C5:F5)不等于零，则在单元格中显示SUM(C5:F5)的结果，否则显示字符串。 几点说明： ① SUM(C5:F5)不等于零的正规写法是SUM(C5:F5)<>0，在EXCEL中可以省略<>0； ② ""表示字符串的内容为空，因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。 　 (2)不同的条件返回不同的结果 如果对上述 例子 48个音标大全附带例子子程序调用编程序例子方差分析的例子空间拓扑关系例子方差不存在的例子 有了很好的理解后，我们就很容易将IF函数应用到更广泛的领域。比如，在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。 　 某班级的成绩如图所示，为了做出最终的综合评定，我们设定按照平均分判断该学生成绩是否合格的规则。如果各科平均分超过60分则认为是合格的，否则记作不合格。 根据这一规则，我们在综合评定中写公式（以单元格B12为例）： =IF(B11>60,"合格","不合格") 语法解释为，如果单元格B11的值大于60，则执行第二个参数即在单元格B12中显示合格字样，否则执行第三个参数即在单元格B12中显示不合格字样。 在综合评定栏中可以看到由于C列的同学各科平均分为54分，综合评定为不合格。其余均为合格。 (3) 多层嵌套函数的应用 在上述的例子中，我们只是将成绩简单区分为合格与不合格，在实际应用中，成绩通常是有多个等级的，比如优、良、中、及格、不及格等。有办法一次性区分吗？可以使用多层嵌套的办法来实现。仍以上例为例，我们设定综合评定的规则为当各科平均分超过90时，评定为优秀。如图所示。 　 说明：为了解释起来比较方便，我们在这里仅做两重嵌套的示例，您可以按照实际情况进行更多重的嵌套，但请注意Excel的IF函数最多允许七重嵌套。 根据这一规则，我们在综合评定中写公式（以单元格F12为例）： =IF(F11>60,IF(F11>90,"优秀","合格"),"不合格") 语法解释为，如果单元格F11的值大于60，则执行第二个参数，在这里为嵌套函数，继续判断单元格F11的值是否大于90，如果满足在单元格F12中显示优秀字样，不满足显示合格字样，如果F11的值以上条件都不满足，则执行第三个参数即在单元格F12中显示不合格字样。 在综合评定栏中可以看到由于F列的同学各科平均分为92分，综合评定为优秀。 9、用于求单元格个数的统计函数COUNT 语法形式为COUNT(value1,value2, ...) 其中Value1, value2, ...为包含或引用各种类型数据的参数（1～30个），但只有数字类型的数据才被计数。 如果要统计逻辑值、文字或错误值，应当使用函数 COUNTA。 10、根据条件计算值 COUNTIF可以用来计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。比如在成绩表中计算每位学生取得优秀成绩的课程数。在工资表中求出所有基本工资在2000元以上的员工数。 语法形式为COUNTIF(range,criteria)。其中Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。Criteria确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、"32"、">32"、"apples"。 (1)成绩表 这里仍以上述成绩表的例子说明一些应用方法。我们需要计算的是：每位学生取得优秀成绩的课程数。规则为成绩大于90分记做优秀。如图所示 　 根据这一规则，我们在优秀门数中写公式（以单元格B13为例）： =COUNTIF(B4:B10,">90") 语法解释为，计算B4到B10这个范围，即Jarry的各科成绩中有多少个数值大于90的单元格。 在优秀门数栏中可以看到Jarry的优秀门数为两门。其他人也可以依次看到。 (2) 销售业绩表 销售业绩表可能是综合运用IF、SUMIF、COUNTIF非常典型的示例。比如，可能希望计算销售人员的订单数，然后汇总每个销售人员的销售额，并且根据总发货量决定每次销售应获得的奖金。 原始数据表如图所示（原始数据是以流水单形式列出的，即按订单号排列） 　 原始数据表 按销售人员汇总表如图所示 　 销售人员汇总表 如图所示的表完全是利用函数计算的方法自动汇总的数据。首先建立一个按照销售人员汇总的表单样式，如图所示。然后分别计算订单数、订单总额、销售奖金。 订单数 --用COUNTIF计算销售人员的订单数。 以销售人员ANNIE的订单数公式为例。公式： =COUNTIF($C$2:$C$13,A17) 语法解释为计算单元格A17(即销售人员ANNIE)在"销售人员"清单$C$2:$C$13的范围内（即图所示的原始数据表）出现的次数。 这个出现的次数即可认为是该销售人员ANNIE的订单数。 订单总额--用SUMIF汇总每个销售人员的销售额。 以销售人员ANNIE的订单总额公式为例。公式： =SUMIF($C$2:$C$13,A17,$B$2:$B$13) 此公式在"销售人员"清单$C$2:$C$13中检查单元格A17 中的文本（即销售人员ANNIE），然后计算"订单金额"列（$B$2:$B$13）中相应量的和。 这个相应量的和就是销售人员ANNIE的订单总额。 销售奖金--用IF根据订单总额决定每次销售应获得的奖金。 假定公司的销售奖金规则为当订单总额超过5万元时，奖励幅度为百分之十五，否则为百分之十。根据这一规则仍以销售人员ANNIE为例说明。公式为： =IF(C17<50000,10%,15%)*C17 如果订单总额小于 50000则奖金为 10%；如果订单总额大于等于 50000，则奖金为 15%。