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教材第二章4.11

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教材第二章4.11《秘书基础》第二章(会议组织与管理) 《秘书基础》第2章 2.会议组织与管理 【学习目标】 (一)知识目标 1. 了解会议的概念 2. 了解会议的功能、种类 3. 了解会议的要素、种类 4. (二)能力目标 1. 2. 3. 4. 2.1会议概述 【案例导入】 大学毕业的谭红刚到广州市丽华贸易公司当文员时,一个月下来,公司的大大小小的会议加起来不下10次。每次会议的会前工作、会间工作、会后工作都少不了她,工作的苦和累令她有些怨言,她不明白公司为什么有那么多会开。终于有一次会议使她彻底明白了开会的重要性、必要性。 根...

教材第二章4.11
《秘书基础》第二章(会议组织与管理) 《秘书基础》第2章 2.会议组织与管理 【学习目标】 (一)知识目标 1. 了解会议的概念 2. 了解会议的功能、种类 3. 了解会议的要素、种类 4. (二)能力目标 1. 2. 3. 4. 2.1会议概述 【案例导入】 大学毕业的谭红刚到广州市丽华贸易公司当文员时,一个月下来,公司的大大小小的会议加起来不下10次。每次会议的会前工作、会间工作、会后工作都少不了她,工作的苦和累令她有些怨言,她不明白公司为什么有那么多会开。终于有一次会议使她彻底明白了开会的重要性、必要性。 根据天气预报,广州市最近几天将降大雨,总经理王大卫立即叫办公室通知各部门经理,召开紧急会议,动员部署防洪工作,落实责任区。第二天夜里,果然大雨滂沱,到天明时,地面积水超过30里米。幸亏各部门负责人按照会议的布置,组织人员提前将一楼物品作了转移,这次突然降临的大雨,没有给公司造成任何损失。总经理王大卫在另一次会上,还特意表杨了包括谭红在内的有关人员。 【案例提问】 会议的功能是什么?会议的种类有哪些?秘书与会议有何关系? 2.1.1会议的功能 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。通常有2人以上共同参与,以一定的方式聚合在一起,目的是为了议事,通过会议解决各种问 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ,而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议有如下功能: 1.​ 信息交流 无论是成功或者失败的会议都能完成的一个功能就是信息交流。当然,在现代这样一个信息化的时代,人们获取信息的渠道非常多。可以通过传统的媒介,比如报纸、电视、广播等;也可以通过更先进、更及时的互联网。但相比之下,会议对于信息的收集显得更集中、迅速而且针对性更强。因此,它的实际意义也就更大。每个来参会的人员在会前都对会议议题进行充分准备,它包括了提出自己的观点以及搜集整理支撑自己观点的材料信息,所有的人都是如此。会议进行中要做的就是大家都把自己准备的观点和信息贡献出来进行交流和分享。这些信息从不同的领域和角度指向同一个目标,针对性尤其突出。而且这种信息共享必须在规定的时间内完成,因此每个人掌握关于一个议题的信息的效率也更高了。另外,由于会议这种形式的严肃性,也有效地消除了出现虚假信息共享的可能性。这一点尤其是其他信息获取渠道难以企及的。所以,人们通常对在会议上接受的信息比通过电话或者电子邮件的方式得到的信息要格外重视。无论是成功或者失败的会议都能完成的一个功能就是信息交流。 2. 发扬民主 会议是民主得以实现的非常重要的形式和载体。会议和民主密不可分。在会场上,领导和下属都要对议题发表自己的看法和见解,领导可以宣布自己或领导班子对于议题的立场和态度。下属也可以就此提出疑问和意见。这样的交流、沟通便于决策者直接了解下情和民意,使其最终做出的决策更加符合实际和群体利益。让会议在民主的轨道中进行是对会议的召集者、主办方利益最大的保障。它使每个与会者去理解自己所在群体的集体目标,帮助群体找到实现目标的最佳途径,使群体或组织从集体智慧中获益。 3.​ 科学决策 会议通常都是需要最后的决议的,也就是要达成共识、完成决策。而现代决策越来越依赖于集体的智慧,这里所指的集体的智慧,不光是领导集体的智慧,更重要的是群众和专家的智慧。现代决策活动的形式很多,但其中最重要的便是会议活动的形式。当问题较为重大、复杂,甚至问题的牵扯面较大,涉及广大人群利益的时候,难以决定做不做或者怎么做,就需要开会。召集有关人员研究讨论,充分就议题发表意见,分析得失,权衡利弊,集思广益寻找更为合理、更为合适的最佳解决方案。经过大家讨论所形成的最后决策通常能满足更多的需求,也因此能说服更多的反对者,使决策的执行变得更加顺畅。 4.​ 检查监督 这是一种监督行政决策、行政执行和效益的功能。召开会议,让有关部门向上级汇报对上级部署和决议的贯彻执行情况,总结决策和执行过程中的成功经验和失败教训。 开会是每个组织或企业的常态,但是会议并不是各自独立的,相反它们是彼此紧密联系的一个体系。让它们紧密相连的就是决策的制定与执行。每个会议都是紧承前一个相关会议而来的。在新的议题开始前,最重要的一件事就是检查上一个决策的实施情况。相关的执行负责人要向会议报告决策的实施进展和存在的问题。通过会议的检查比较,对贯彻决议得力的,给予表彰奖励;对工作马虎、消极怠工、甚至失职渎职的、要进行相应处罚,从而推动工作健康有序地向前发展。 5.​ 协调沟通 会议的协调和沟通功能最强烈的体现是在加强横向联系方面。会议研讨的主题常常关乎组织或企业全局,需要下属所有部门的通力配合。一般来说,由于各部门的业务不同,主管性格、个人观念等方面均有不同,致使部门之间产生很多差异,往往各行其是,产生所谓的“本位主义”。因此,对同一问题,不同部门往往各自都有自己的考虑角度,彼此不自觉地倾向于保护自己部门的利益,意见难于统一,影响到问题的妥善解决和工作的顺利进行。这时,就要发挥会议的协调功能,互相磋商,保持行动一致。 要实现会议的协调功能,进行良好的沟通是唯一的渠道。而要达到有效沟通,必须把握一定的技巧。首先要学会“听”。被动地“听”,实际上是把自己变成了对方的通知对象,而积极听取对方的表达,则是要尽量听懂对方话语中的明白的和隐含的信息。其次,要学会换位思考,从对方的角度来理解他释放的信息,并且把这种理解表现出来,以取得对方心理上的认同。放下自己的既定思维框架的限制,是达到有效沟通的最为关键之处。 成功的协调都是以有效沟通为前提的。认真听取彼此的观点和解释,了解彼此关心的问题,对目标达成过程中预期困难达成谅解和共识,这才是充分的交流和信息反馈,也才能达到有效沟通。与各种不同类型的人共同工作并非易事,彼此之间必须取得共识,才能相互配合,圆满完成工作。 6. 树立权威 从制度上来讲,会议决议是众人思考的结晶。因此,它的权威性要远远大于领导或者领导班子不经会议而发布的任何行政命令。即使有人对会议决议持反对意见,但是因为会议决议产生经过的民主程序、众人的参与,也将不能继续坚持自己的个人意见,而会选择服从和接受。群体力量造就的会议决议的这种权威性极大地保证了决议的会后执行。 除此之外,会议还具备其他附属功能,如地位象征、激发士气、增强凝聚力、明确组织目标、激发灵感等。 2.1.2会议的要素 会议的要素即会议的组成因素,它可分为基本要素和选择要素两大类。基本要素即所有会议必有的要素;会议选择要素即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素。 会议基本要素 会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等。 会议选择要素 会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。 2.1.3会议的类型 根据不同的标准,常见的会议种类如下: 按组织的类型可分为内部会议和外部会议,正式会议和非正式会议。按时间方面的规定性可分为定期和不定期两类。 按出席对象可分为联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等。 按功能性质可分为法定性会议(指组织按照法规召开的具有法定效力的会议,一般有审议报告和决定重大事项的职能)、决策性会议(指组织和企业的领导人员对工作中的重大问题集体讨论作出决定的会议,必有决议、决定)、执行性会议(分配工作、布置任务、执行政策)、告知性会议(发布会、 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 会)、学术性会议(为研讨和传播学术问题而召开的会议,如研讨会、论证会、审定会等)、协调会商性会议(指以协调商议事项为主要内容的会议)、显示性会议(报告性、谈判性、动员性、纪念性)等。 按议题性质可分为专业性(解决专门领域问题)、专题性、综合性等。 按规模大小可分为小型(数人到数十人,一般在会议室召开)、中型(百人以上,一般在会议室、礼堂举行)、大型(千人以上,一般在礼堂、会堂举行)、特大型(万人以上,一般在体育馆、露天广场举行)会议等。 按会议采用的方式手段可分为常规会、广播会、电话会、电视会等。 按与会者的国籍及议题的范围可分为国内会议和国际会议等。 (插图一张《秘书基础》P135图) 公司常见会议的种类与作用 1.经理例会 经理例会是指由本企业的经理们参加,研究经营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行的,通常每月一次或每周一次,与会人员和会议地点都相对固定。经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题,急需领导集体研究,立即拿出解决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究和解决新问题,作出相应的对策。 2.部门员工例会 部门员工例会是某一部门定期召开,由本部门全体员工参加的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的作用。 3.股东会 股东会是公司企业必不可少的一个组织机构,也是公司企业必须召开的一种会议类型(详见秘书教材“基本知识”部分)。 召开股东大会会议,应当将会议召开的时间、地点和审议事项于会议召开二十日前通知各股东;临时股东大会应当于会议召开十五日前通知各股东;发行无记名股票的,应当于会议召开前三十日公告会议召开的时间、地点和审议事项(《公司法》103条)。对于持记名股票的股东,要用专函通知,对无记名股股东,可通过报刊公告。股东如果不能出席大会,可以委托代理人出席。代理人应向公司提交股东授权委托书.并在授权范围内行使表决权。临时股东大会不得对通知中未列明的事项作出决议。 有限责任公司设立董事会的股东会,会议由董事会召集,董事长主持;董事长因特殊原因不能履行职务或者不履行职务的,由副董事长主持,副董事长不能履行职务或不履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事主持。股份有限公司的股东大会,会议由董事会负责召集,由董事长主持。 股东大会的会议记录同时也是对股东大会决议的确认。会议记录除应载明所议事项的决定外,一般还应载明会议召开的时间、地点、参加表决的股东人数及股份数、审议经过的概要、表决方法等内容。会议记录由会议主席签名后,与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存,作为公司的档案,供股东及债权人按规定进行查阅。 4.董事会 董事会依照法律规定必须由公司设置,由股东推选的董事组成,是法定的常设经营决策和业务执行机关(详见秘书全国秘书职业资格考证教材“基本知识”部分)。 董事会会议依照《公司法》的规定适时召开,一般每年度至少召开两次。如果有1/3以上的董事提议召开董事会会议,则应及时召开。为了保证会议的成功,应当在董事会会议召开10日以前通知全体董事。董事会会议召开临时会议,可以另定召集董事会的通知方式和通知期限。董事会会议应有1/2以上的董事出席方可举行。董事会会议应由董事本人出席。董事因故不能出席,可以书面委托其他董事代为出席董事会,委托书中应载明授权范围。董事会应当对会议所议事项的决定做成会议记录,出席会议的董事和记录员在会议记录上签名。董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程,致使公司遭受严重损失的,参与决议的董事对公司负赔偿责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该董事可以免除责任。董事会会议由董事长召集和主持。董事长因特殊原因不能履行职务,由副董事长或其他董事主持会议。 5.公司年会 用于各部门报告一年来的工作业绩,确定下一年的工作计划。公司年会往往在年终举行,不仅总结表彰,还可能开展一系列的庆祝活动。 6.客户咨询会 这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单位代表参加,听取客户对企业经营管理方面的意见、建议,对客户提出的问题集中给予解答。这类会议的与会者来自方方面面,有本地区的,也有外埠的;有本国的,也有外国的;规模比较大,要求比较高。 7.产品展销定货会 产品展销定货会是用固定或巡回的方式公开展出工农业产品、手工业制品、艺术作品、图书、图片,以及各种重要实物、标本、模型等,供群众参观、欣赏的一种临时性组织。这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段,一般由销售部门负责人操办。 8.业务洽谈会 业务洽谈会是企业中一项重要的活动,是企业提高经济效益的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。 9.新产品新闻发布会 企业研制出新产品并准备将其推入市场时,常常采用新闻发布会的形式进行宣传。我国对新闻发布会有严格的申报、审批程序,企业召开新闻发布会要向当地新闻出版的主管部门申报,企业为了避免烦琐,一般将发布会更名为“××信息发布会”、“××媒体沟通会”等形式。召开企业新闻发布会,首先要确认新闻的价值。企业新闻发布会召开之前必须要确认某一消息是否有新闻价值,并明确此新闻为什么此时必须发布。通常而言,召开企业新闻发布会的缘由有以下几种:新产品开发、企业创立周年纪念日、企业经营方针的改变、企业首脑或高级管理人员的变更、新工厂的上马或旧工厂的扩建、企业合并、企业的产品获奖、与企业相关的重大责任事故的发生等。其次,召开新闻发布会要避免与社会重大活动和纪念日的时间冲突。记者是企业新闻发布会的重要角色,因此企业新闻发布会应选择合适的日期,否则将会严重影响发布会的效果。 2.1.4会议的规则 会议规则又称会议的组织规则,是会议组织活动的指导原则、行为规范。它规定了会议的召开(谁、何时)、组成、议事程序方面的准则。 制定并认真遵循会议规则有助于会议的合法、有效。有了会议规则,会议的组织就有了明确的指导思想和准则,可有效规范与会各方面的行为,维护各方面的合法权益,减少各类争执,避免议而不决、决而不行,为会议的质量与效率确立保障。 制定会议规则是一项十分重要的工作,制定过程中要注意遵守下列规则: 1. 会议规则本身必须合“法”,从内容到形式到生成的程序、手续都不能与法律法规以及其他效用等级高的制度相抵触。 2. 应区分会议的性质,结合具体情况和实际要求决定具体内容会议性质不同,相应会议的规则规范与程度就要有所区别,规范的点与面也各有侧重。如决策性的会议,以及直接牵涉有关方面利益和责任的会议,会议规则应该严格而全面,并重点解决好如何保障决策的有效性,以及如何有效维护各方权益的问题;还要重点解决好议程问题,保证与会人员能充分发表和听取意见。座谈讨论性的会议、告知性的会议则可以相对简单和灵活一些。 3. 使会议议程文字化、文件化会议规则不能只是口头讲一讲,更不能“约定俗成”不定制,否则将没有权威,有失公平,更难保能真正发挥效用。 4. 要规定对特殊情况下暂时停止执行既有规则的必要条件的限制,同时要规定出新的暂时实行的规则的产生办法。 5. 繁简要得当。重点内容、要害问题要详尽一些,其他问题可适当简略。 例文: 亚欧文化产业和文化发展国际会议规则 一、代表和观察员 第1条 受会议主办方亚欧基金、中华人民共和国文化部邀请的与会人员分别为代表和观察员。 第2条 代表享有发言权和表决权;观察员享有小组会发言权。 二、会议的组织 第3条 会议正式开始前,亚欧基金、中华人民共和国文化部协商组成临时组委会。 第4条 会议由临时组委会提名,以举手表决的方式选举大会主席两名(排名不分先后,轮流当值)和总报告人一名。 第5条 大会主席的职责是:根据本《会议规则》主持大会议程,维持秩序,掌握讨论时间。授予发言权;受临时组委会委托宣布分组情况,并主持小组会召集人选举。 第6条 总报告人的职责是:负责组织会议最后报告的起草以及会议文件的编辑、出版、发送。 三、会议方式 第7条 会议分为大会讨论和小组讨论两种方式。小组讨论分组名单由临时组委会预先排定,欲跨组参加讨论者,须经他组召集人许可。 第8条 大会发言次序由会议筹备人员根据报名情况预先排定,经报到时再确认后,由大会主席掌握。小组会发言次序由召集人根据与会者提出发言要求的顺序决定。 第9条 大会发言时间应限制在15分钟以内,小组发言由召集人酌情掌握。 第10条 已进行大会发言的代表原则上不在小组会 上发言,但可以提问或评论。 四、程序问题 第11条 涉及需要表决的事项,可提请大会表决。表决通常采取举手的方式,以简单多数决定。 第12条 本《会议规则》应于第一次大会上付诸与会代表表决。 第13条 会议期间,代表和观察员都可以提出程序问题,会议主持人应立即作出裁决。对于主持人裁决有异议,代表可以提出反对意见,这种反对意见应立即付诸表决。但除非被出席会议并参与表决的多数代表否决,主持人的裁决应予以保留。 五、工作语言 第14条 会议工作语言为英文。会议提供中文、英文的同声互译。 第15条 会议文件都必须提供英文文本。会议简报、最后报告以中、英文两种文字发表。 六、会议文件 第16条 会议文件及代表发言,如无事先声明,均视为可由秘书处公开发表。 2.2 会议准备工作 【案例导入】 会务工作案例 广州市丽华贸易公司为了打开雨露牌护肤品系列的销路,决定召开大型客户咨询洽谈会。公司派总经理办公室主任叶诗曼经理负责此项工作,尽快成立会务筹备处,拟定会议方案,准备大会所用各种材料。会议定于2010年10月10日在广州国际会议中心召开,食宿也在广州国际会议中心,会期暂定5天,其中第一天开幕式,第二天专家讲座,第三天专家咨询,第四天专项合作项目洽谈,第五天组织客户游览广州塔(小蛮腰)和中山纪念堂等景点。公司要求大会必须圆满成功,以达到公司举行这次活动的目的。 【案例提问】 假如你是会议筹备处的一员,请你为咨询洽谈会拟定会议方案。 参加这次咨询洽谈会的人员来自全国各地,人员的文化程度、素质等因素各不相同。如果你是会议的组织者,你会如何组织接待他们?怎样使他们对会中服务感到满意? 2.2.1 会议策划方案设计 举办一个成功高效的会议,离不开周密完善的策划。常言说,“有备无患,未雨绸缪”。只有充分完整的策划准备与彻底灵活的实施执行,才能打造一流的会议。 会议策划是对会议进行管理和决策的一种程序,它是一种对会议活动的进程以及会议活动的总体战略进行前瞻性规划的活动。它是在会议活动开始的最初阶段就要进行的,有时甚至要贯穿于会议活动始终的一种优先的、提前的、指导性的活动。 在会议的决策过程中,由于会议的组织机构不同、所针对的问题不同、会议项目的新旧不同等,决策的程序也不尽相同。 会议策划的成果最终要通过形成某种文书的形式反映与表达出来,这就是会议策划书。会议策划书是会议各项策划目标、意图和 实施细则 工程地质勘察监理实施细则公司办公室6S管理实施细则国家GSP实施细则房屋建筑工程监理实施细则大体积混凝土实施细则 的书面形态。习惯上,人们将策划书又称为“预案”或“筹备方案”。其实,它们之间是有差别的:有法定程序的会议,研究探讨性的工作会议一般用“预案”或“筹备方案”,而需要在某些方面有所创新的会议则使用“策划书”。比较重要的会议,会务工作机构都应事先根据领导者的意图和指示制定出周密详尽的策划方案,经领导者审核批准后由会务工作机构具体实施。 1.会议策划书的一般内容 (1)会议的目标、指导思想和会议名称。 (2)会议的议题、议程和日程安排。 (3)准备邀请的有关领导、贵宾;出席和列席会议的人员;会议的规模。 (4)会议的起讫时间、报到时间。 (5)会场的地址、规格及布置要求。 (6)拟设立的会议组织机构,如主席团、组织委员会、执行委员会、学术委员 会、秘书处、筹备组等。 (7)会议的方式和技术手段。 (8)会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排,如参观、游览、娱乐、聚餐等。 (9)会议的宣传方式,如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送 新闻稿件等。 (10)会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。 (11)其他应当说明的事项。 会议策划书的具体内容可根据实际情况和需要在详尽程度上灵活掌握。 2.会议策划书的特点 (1)预测性 因在会议事前制定,对此次会议举办原因、组织方式、效果评估,都应该根据实际情况和先前经验周到、细致地进行设想和安排。 (2)程序性 根据会议固定、半固定或不固定的程序,结合其特点要求,进行妥善地安排布置。 (3)请示性 就会议规模、程序、经费使用、可行性等请示上级主管部门或相关领导审查批准。 3.会议策划书的格式 (1)标题。分为公文规范标题法(开会机关名称、会议名称、文种)和普通写法(会议名称、文种)。 (2)主送机关。写与不写视情况而定。 (3)正文。由开头、主体、结语组成。 开头写会议举办缘由、单位、会议名称、时间、地点、会期等,以“特制定会议方案如下”作为承上启下的连接语。 主体写会议宗旨、规模、议程、日程、流程、准备工作、经费预算、邀请嘉宾贵宾名单及他们的讲话报告文件等。 结语写“以上方案,当否,请批示”。 (4)落款。写主办单位名称、会议拟定的秘书小组或筹备小组名单、该策划书形成时间。 这里要特别注意会议策划书和会议进程时间表的区别。会议进程时间表是会议的技术流程图。它是会议策划者经过对整个会议的过程进行精心的研究和计划而制定出来的。严格遵守会议进程表是保证会议圆满结束的重要保障。在格式上,它应该是一份正式详尽会议策划书的附件或直接包括的内容。 4. 会议策划程序 图2-1 会议策划程序图 5.例文评析: “时装秀”方案 某服装集团为了开拓夏季服装市场,拟召开一个服装展示会,推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案,内容如下: 1.会议名称:“’2002X X服装集团夏季时装秀”。 2.参加会议人员:上级主管部门领导2人;行业协会代表3人;全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人;主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。 3.会议主持人: X X集团公司负责销售工作的副总经理。 4.会议时间:2002年5月18日上午9点30至11点。 5.会议程序:来宾签到;发调查表;展示会开幕;上级领导讲话;时装表演;展示活动闭幕;收调查表;发纪念品。 6.会议文件:会议通知、邀请函、请柬、签到表、产品意见调查表、服装集团产品介绍资料、订货意向书、购销 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 7.会 址:服装集团小礼堂。 8.会场布置:蓝色背景帷幕,中心挂服装品牌标识,上方挂展示会标题横幅;搭设T型服装表演台;安排来宾围绕就座;会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9.会议用品:纸、笔等文具、饮料。 评析: 从小李拟的这份方案,可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案,应该是科 学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高,需要秘书人员不断积累经验,认真细致地做好。 小李的方案还有一些需要改进的地方: 1.会议名称不能使用口语,应该用正规的书面语。 “时装秀”应改为“时装展示会”。 2.展示会的目的是打响晶牌、开拓市场,应请新闻媒体记者到会报道,以扩大影响。 3.会议地点不应设在x x服装集团内部,这既不方便来宾,也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。 4.会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。 2.2.2 会议议程与日程安排 1.会议议程的内容 会议议程是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排,会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务,通常由秘书拟写议程草稿,交领导批准后,复印分发给所有与会者。会议议程是会议的概略安排,它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程般安排如下:开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论;大会发言;参观或其他活动;会议总结,宣读决议;闭幕式。 会议议程的样式 英豪公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00在公司总部的三号会议室举行。 宣布议程。 说明有关人员缺席情况。 宣读并通过上次会议的记录。 通信联系情况。 东部地区销售活动的总结。 销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。 下季度销售目标。 2.会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日作出的具体安排,它以天为单位,是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 日程表样式 XX公司新产品销售展示会 时间:2002年8月8日 地点:员工餐厅和公司会议厅 参加人员:销售主管和所有工作人员 目的:使员工对公司新产品有所了解 上午 8.30 报到 地点 参加人员 9:00 销售主管作介绍 员工餐厅门厅 所有员工 9:50 休息 公司会议厅 所有员工 10:00 新产品展示——技术总监 主讲和演示 公司会议厅 所有员工 11:00 销售活动录像 员工餐厅三层 自由参加 12:00 自助午餐 员工餐厅二层 所有员工 下午 1:30 员工自由观看和动手操作 新产品 员工餐厅三层 所有员工 2:30 销售部人员讲解广告宣传 单 公司会议厅 所有员工 3:30 分小组讨论与咨询 员工餐厅三层 自由参加 4:30 散会 3.会议议程和日程的作用 通过了解会议议程和日程,与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题,清楚会议顺序计划,即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台,一个高效的市场管理工具。 示例分析: 广州市丽华贸易公司将举行销售团队会议,研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。文员谭红在编制议程表前,先请总经理、销售总监等有关上司提出议题,再询问各主管方面有无要拿到会上讨论的事情,并提请主管上司定夺,然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时,谭红将需在会上讨论的议题编排了一下,便打印交给了上司(如下所示),上司认为这份议程表有问题,需重新做。 丽华贸易公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5月5日星期一上午I O:00在公司总部的三号会议室举行。 销售二部经理的人选。 东部地区销售活动的总结。 上次会议记录。 销售一部关于内部沟通问题的发言。 下季度销售目标。 公司销售人员的招聘和重组。 讨论:1.帮助谭红找到议程表的问题所在。 2.重新设计这次会议的议程表。 点评:谭红所设计的会议议程表有3个问题: 1.未注明参加此次会议的人员范围和参加会议的一些特殊议程的人员范围,例如:确定销售二部的经理人选。 2.议程的顺序不当。应将重要的,具有保密内容的议程放在最后。 3.部分程序表达不清,例如“销售一部关于内部沟通问题的发言”应为“销售一部经理关于加强内部沟通的典型经验发言”。 2.2.3 会议通知 1.会议通知的内容 会议通知是以召开某次会议的有关事项为内容的文字信息。一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及有关要求等。会议通知要事项周全、明确、具体;层次分明,条理清晰;语言简明、流畅、朴实。 除此之外,还应包括: (1)会议相关材料。如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况,应随会议通知寄发一份。 (2)回复时需要的信封、邮票等。需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片、信封、邮票等,上面应注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名,以便对方有时间考虑并 能及时回复。 (3)有关票证。会议通知中可将会中使用的有关票证(入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。 (4)会议地点、交通工具、线路等。如果某些与会者对会议地址不熟悉,应附加一份说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和返程日期,并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体,是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的重要环节。在做出了召开会议的决定以后,应将有关会议通知信息传递给与会者。 会议通知示例分析 丽华公司总经理办公室主任叶诗曼请文员谭红协助,向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下: 会议通知 致:各部门经理 发自:总经理办公室主任叶诗曼 兹定于l 2月1 6日(星期三)下午1:30在公司会议室召开会议,讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要,请有关人员准时出席,您能否参加,请于1 2月1 4日(星期一)之前打电话告知谭红。电话号码:×××××××× 谭红没有向各主管发送通知,她想反正是内部会议,只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了,可是她忽视了一个问题:此次会议是临时召开的重要会议,并非公司例会。有些主管因为一直在工程现场,未能及时看到这个通知,造成了3位主管未能准时到会。待发现时,已是星期三中午,谭红只得匆忙用电话通知3位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理接到电话后不满地说:“这么重要的会,为什么不早下通知?我下午已约了客户,会议只能让的我助手去开了。” 谭红急忙说:“那可不行,总经理特别指示,有关人员务必准时出席。” 销售经理说:“可是我已通知了客户,改期已来不及了,你说怎么办?” 谭红张了张嘴,可什么也没说出来。 点评:初萌在发送会议通知的工作中,忽略了一个重要的环节,就是对通知对象是否收到会议通知的确认。会议通知工作看似十分简单,但也要注意方式方法的正确选择。像秘书初萌就没有按照上级主管的要求,将通知以书面或网络电子邮件的方式发送,造成了通知对象不能及时接到通知,之后又不注意对通知对象是否收到通知予以确认,结果造成了工作的疏忽。 2.发送会议通知的方法 在各项会议准备工作基本就绪以后,要尽早发出会议通知,以便与会人员提前做好准备。 (1)​ 口头通知与书面通知 口头通知 即当面或用电话通知。小型会议或与会人员集中居住的会议,适用口头当面通知。参加人数较多而发书面通知来不及或不方便的会议,适用电话通知。 书面通知 即书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。参加人数较多或者比较重要的会议,宜发书面通知。 (2)​ 正式通知和非正式通知 正式通知 为了规范公司的管理及运作,除了非正式会议和每日例会之外的所有会议,均应正式打印会议通知,再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员,以示正规和郑重。 非正式通知 非正式会议可采用非正式通知,如先发传真或打电话,随后再寄备忘录或信函。也可先发电了邮件,再通过电话或回复电子邮件确认。 一些会议(如股东大会)在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其他类型的会议如无法出席,也应在必要时授权代理,以保证通过决议时达到所需要的人数。 3.发送会议通知的程序 发送会议通知的程序具体如下: (1) 明确会议通知发送对象和联系方式→填写会议通知单并准备好相关附件→选择会议通知信息传递方式→确认会议通知是否送达(或收回和处理回执单)。 (2) 如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况,应随信寄发一份。 (3) 书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。 (4) 需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片,上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名,以便对方有时间考虑并能及时回复。 (5) 对于经常参加某类会议的部分人员,可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签,以免重复打印,对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。 (6) 不管以什么方式发出的会议通知,都应抓住确认回复环节,以确保会议信息能够按时、完整地传达给与会者。 (7) 可将会中使用的有关票证(入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。 (8) 如果某些与会者对会议地址不熟悉,应附加一份说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和返程日期,并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。 (9)会议通知样本要作为档案收存。 4.发送会议通知注意事项 (1)会议通知的确认 确认会议通知发送对象。在发送通知前一定要明确被通知的部门和人员范围。对所 有与会人员应逐一落实。如果搞错通知对象,使应参加会议的人员未能收到通知,就会影响到会议的有效性,使一些会议无法达到所需的法定人数,还会使一些应参加的人产生误会;而不应通知的人员通知了,就会影响其正常工作,甚至造成尴尬的局面。 确认发送的回复环节。 一些重要的会议通知有时会因组织渠道不畅、传递方式不当,或者是其他因素的干扰,使通知不能准确及时传递到与会者,作为会议通知的发放者,应及时发现问题,可以通过电话、口头询问以及电子邮件确认等方式检查通知发放是否落实。 确认会议通知内容是否准确。 (2)处理回执 处理会议回执是会议准备工作的一项重要内容。它是会议准备住宿和餐饮等后勤工作的基础。 (1) 会议的回执一定要注明寄回的截止时间,截止时间一定要为会议住宿的预定和确认留有余地。 (2) 会议回执的设计要明确会议组织者所需了解的重要信息,包括是否到会、何时到会、几人到会、是否需要预定返程的机票和车票、参会的 论文 政研论文下载论文大学下载论文大学下载关于长拳的论文浙大论文封面下载 或报告的题目等。 (3)会议回执寄回后要认真统计,及时确认。并根据统计情况安排会议的接待工作。 回 执 请于3月16日以前将列执寄回。 口 准备参加此次会议。 口 将届时赴会,并带随同人员_____名。 口 很遗憾,不能参加此次会议。 署名:_________________ 单位:_________________ 【知识链接】 1.与会者 即参加会议的对象,通常又称为会议成员。与会者是会议活动的主体,因而是会议活动成功与否的重要因素。与会者的数量是决定会议规模的主要因素,参加会议的人数越多,表明该会议的规模越大。会议成员一般可以分为3种资格,资格不同,在会议中的权利和义务也不同。 (1)正式成员 正式成员是被正式邀请或者被正式要求参加会议,并具有在相应的会议上发言、参加讨论、行使表决权的人员。法定性会议的正式成员参加会议的权利受法律、法规和有关议事规则的保障,同时正式成员也必须履行相关的义务。正式成员享有以下权利: ①正式成员有发言、动议、提案和参加讨论的权利。 ②正式成员有会议表决权。 ③正式成员有选举权。 正式成员应履行的义务是: ①正式成员有按照会议通知的要求做好参加会议的各项准备工作的义务。 ②正式成员有遵守会议规则、服从会议决议的义务,应该出席而未出席者,其义务不应当减免。 ③正式成员有共同维护会场秩序的义务,在主席发言及议案付诸表决时,不应该离开会场。 (2)列席成员 即不具有正式资格、有一定的发言权、但无表决权和选举权的会议成员。有些会议的议题涉及有关部门的管理权限和日常工作,为了及时、准确地了解情况、沟通信息,需要邀请其负责人列席有关会议。当然,是否需要列席成员参加会议,哪些对象应当作为列席成员,列席成员参加会议中的哪些活动等,应由会议的组织者根据会议内容的实际需要来确定。列席成员的人数一般不超过正式成员。列席成员享有参加本单位有关问题讨论发言的权利;另外,列席成员还具有会议临时赋予的其他权利。 列席成员应履行的义务如下: ①列席成员有遵守会议规则的义务。 ②列席成员有礼貌发言及解答相关询问的义务。 ③列席成员有保守会议机密的义务。 (3)工作人员 工作人员包括承担会议议事、讨论发言记录的会议记录人,来自机构内部和专业会议机构的技术人员和经营管理人员,以及来自会场和会议设施所在地的有关服务人员。他们分别承担着会议筹备工作、会议材料准备和记录工作以及会间的事务性工作。 2.会议通知和委托书的样式 (1) 会议通知的内容应包括:被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。 (2) 会议通知格式多样,这里介绍常用的两种格式:便函式和卡片式(见例l、例2)。 例1.便函式 会议通知 致:各部门经理 发自:总经理秘书刘丽 日期:2002年7月l5日 主题:部门经理的圆桌会议通知 2002年7月25日上午11: 00,在燕都宾馆会议室举行全体部门经理的圆桌会议,中午12:l5将有午餐供应。假如您不能参加请在7月24日之前打电话××××××××告知。 附上一份议事日程。除此之外,您还将得到一张令人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。 附件:议事日程 地图 关于召开产业信息化与IT人才培养研讨会暨 次理事会的通知 各位理事: 根据本协会章程的有关规定,为了总结2005年度的协会工作情况,同时为本地区IT产业的迅速发展出谋献策,并讨论安排本协会2006年的工作部署,经研究决定召开产业信息化与IT人才培养研讨会暨二届三次理事会。 会议主要议程: 1.协会2005年工作报告。 2.信息产业部有关领导就“产业信息化与IT人才培养”作专题报告。 3.讨论“产业信息化与IT人才培养”问题。 4.讨论通过2006年协会工作计划。 时间:2005午12月16日上午9:00 请各位理事准时参加会议,如因故不能出席,请派代表参加或电话告知,以便我们做好会议准备工作。 联系人: ×××、 ××× 电话: ×××××××× ×市信息产业协会 二〇〇五年十一月十五日 例2.卡片式 部门经理会议 目的:讨论公司下一年度市场营销计划 时间:2002年l2月20日上午9:00 地点:公司第一会议室 如您无法出席,请于×月×日前电话告知×××。 电话号码×××XXXXX (3)部门会议需要与通知一起寄出会议委托书和回执。会议委托书和回执样式如下(见例3、例4)。 例3.会议委托书 委托书 兹任命(人名)和(人名)作为我的代理人参加(日期)(时间)在(地点)举行的(公司名)股东会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人。不管此次会议如期还是延期召开,他们都将作为我的全权代表,行使我出席时所拥有的全部权力。 生效日期:________________________________ 签名(股东签字):_________________________ 地址:____________________________________ 邮编:____________________________________ 例4.会议回执 回执 请于12月1日以前将回执寄回。 口我准备参加此次会议。 口我将届时赴会,并带______宾客来。 口我不能参加此次会议。 署名:____________ 公司:_______________ 2.2.4 会场选择及布置 1.会议地点选择的要求 要综合考虑各种因素,选择恰当的会议地点。 (1)交通便利。会场位置必须让领导和与会者方便前往。应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。 (2)会场的大小应与会议规模相符。一般来说,每人平均应有2m2~3m2左右的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短,时间长的会议场地不妨大些。 (3)场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备,如演示板、电子白板、投影仪、计算机等。最好有窗帘,在放投影资料时才能看清楚,插 座电源及白板、麦克风等要齐全。 (4)场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时,“外界干扰”还包括室外的各种噪音,,打进会场的电话、手机、呼机以及访客参观等。因此因在场外挂起“会议正在进行中,谢绝参观”的牌子,并要求关闭所有的手机、呼机。会场内部也应具有良好的隔音设备,以保证会议能在安静的环境中顺利进行。 (5)选择会议地点应考虑有无停车场所。 (6)场地租借的成本必须合理。 2.会议地点选择的建议 (1)研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)。 (2)学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定(一般选在当前最受欢迎的城市,能提供会议服务的酒店)。 (3)举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)。 (4)重大的奖励、表彰型会议地点的装饰一定要有档次。 (5)对于交易会和新产品展示会,需要选择有展厅的场所,还要求到达会场及所在城市交通必须便利。 3. 布置会场和安排座次 (1)会场整体布局的要求 会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面,要保证会议的质量,会议的整体布局要做到: 1)庄重、美观、舒适,体现出会议的主题和气氛,同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。 2)会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。 3)中大型会议要保证一个绝对的中心,因此多采用半圆形,大小方形的形式,以突出主持人和发言人。中大型会场还要注意进、退场的方便。 4)小型会场要注意集中和方便。 (2)主席台的座次安排 主席台是与会人员瞩目的地方,也是会场布置工作的重点。各种大中型会议的会场均应该设主席台,以便于体现庄重气氛和有利于会议的主持者主持会议。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。 无论是否设置主席台,都要注意使会议主持人面向与会人员,避免同与会人员背向现象。另外,一般会议不必把众多的领导人都请上主席台,只请讲话人和主持人即可。 安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员,安排座位时应注意以下惯例: 1)依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中,然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中,列席代表在后居侧。 2)为工作便利起见,会议主持人有时需在前排的边座就座,有时可按职务顺序就座。 3)主席台座次的编排应编制成表,先报主管上司审核,然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上,也可在出席证、签到证等证件上标明。 4)在主席台的桌上,于每个座位的左侧放置姓名台签。 (3)安排场内其他人员的座次 1)小型会场内座位的安排。小型会议室的座位,应考虑与会者就座的习惯,同时要突出主持人、发言人。要注意分清上下座,一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之,为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。 2)中大型会场内座位的安排。代表会议、工作会议、报告会议等类型的会议需要安排场内其他人员的座次,常见的安排方法有3种: ①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序,从左至右横向依次排列座次的方法。选择这种方法时,应注意先排出会议的正式代表或成员,后排出列席代表或成员。 ②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前,职务高者排在前,列席成员、职务低者排在后。 2.2.5 会议文件的准备 会议文件是提请会议讨论和审议事项的文书材料。它是一种非正式文件,有些是提供会议讨论审议的,有些是会议进程中形成的,有些是为保证会议顺利进行而制作的。会议文件的准备,是会议顺利进行的重要前提,会议文件的优劣,直接影响会议的质量。 1.会议文件的类型 会议文件的类型主要有:会议的指导文书、会议的主题文书、会议的议程文书、会议的参考文书和会议管理文书。 会议的指导文书又包括:上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等;会议的主题文书又包括:开幕讲话报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等;会议的程序文件又包括:议程文书、日程安排、程序讲话等;会议的参考文书又包括:各部门统计报表、财务报表等;公告、传达文书包括:会议通知等;会议管理文书包括:开会须知、议事规则、出示证件、作息时间、生活管理等。 2.会议文件的撰写 撰写文件是一件十分严肃而又细致的工作。它包括素材、数据及典型材料的搜集、整理,文件的起草与修改等环节。会议的主题文书,特别是会议报告、主要文件、正式文件、会议纪要等要下大工夫撰写好。开会通知的撰写要体现会议主题。程序、讲话虽然都比较简短,但关系到整个会议的进行,拟定时应该简明、准确。会议的其他内容很多,如会议名称、与会人员名单、出席证、列席证和必要的标语等也都是会议的重要文书,均不可忽视。 3.会议文件的审核 会议文件的审核是确保文件质量和合法化的重要一环,是一项非常艰巨而必要的任务。 会议文件的审核重点是: (1)内容是否符合党和国家的有关政策、法律、法规; (2)全局性和重要文件是否广泛征求意见并加以修改; (3)涉及不同地区、部门的文件,事前是否进行了会商; (4)所用材料、数据是否真实、准确; (5)文件格式是否统一规范。 事务性文件主要是会议日程、会议通知、主持人日程等,在检查文件的准确性时一定要认真核对每一项细节,尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人名字等,要确保每一项都与实际相符。 4.会议文件的整理 会议开始前,要精心印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图,并将相关文件及附送的本市交通图等装订成册,注意不要缺页,要便于携带和查阅。印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数,以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好,以便分发。 5.会议文件的印制和分发 文件印制要做到及时、统一、美观。“及时”是时间上的要求。随着会议进程的推进,要提前准备相关文件,留出时间进行审校、印制。“统—--”是格式上的要求。会议文件要统一体式,用标准纸型印刷,统一标识,统一字体字号。“美观”是版式上的要求。版式设计既要与会议性质相符,又要美观大方。 会议文件的发放要做到准时、准确、分步。“准时”就是根据会议进程,将有关文件及时发放到位。——般情况下,文件都是提前发放,至于提前量可由秘书部门酌定。即席发放的文件,与会者就会以“即席”发言待之,就不可能有成熟的意见。“准确”就是文件发放要准确无误,该发什么文件,文件发给谁,都要十分准确,不能错发。“分步”是说要根据会议进程安排,有序发出,不能图省事一次性发放。要尽量避免将许多文件堆在一起发放,这样不利于与会者按会议进程阅读文件材料。 2.2.6 会务工作分工 会议工作按照会议筹办机构内部的设置及会议的实际需要进行明确的分工协作,这主要通过设立若干不同种类的工作小组来实现。以大中型会议为例,可以设立以下工作小组: 1.文件组 又称秘书组,主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退、立卷归档工作。 2.组织组 主要承办代表资格审查工作和选举方面的工作,如起草代表资格审查报告和选举办法,编制代表名册、选举程序,设计和印制选票,印发候选人情况介绍或简历等。 3.联络组 主要负责会议主席团与各代表团之间的传达、反馈等联络工作,有时也负责作会议记录。 4.提案组 提案组主要负责受理会议期间与会者提出的各种提案和议案。 5.宣传组 宣传组主要负责会议的对外宣传工作,包括,制定会议的宣传与公关工作计划并组织实施,组织、安排、协调记者的采访活动,统一向媒体提供会议的新闻稿,承办新闻发布会或记者招待会,负责会议音像资料的录制和管理工作等等。 6.简报组 简报组主要负责编写和印发会议简报、快报。 7.会务组 会务组又称为后勤接待组,主要负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观游览、文娱活动、车辆调度、会场安排与布置、设备保障、用品发放与管理、经费预算与筹措、财务管理等方面的工作。 8.保卫组 保卫组主要负责会议期间的安全保卫工作。 有时还根据具体需要设置这样一些临时小组:大会发言组,负责受理与会人员要求在大会上做口头即兴发言的要求和提交的书面发言;翻译组,负责为外国人或少数民族代表提供翻译服务;选举组,负责有关选举、投票、表决等事宜。 上述分工可根据会议的需要作适当的增减、合并和调整,工作小组的名称也可以根据实际分工来命名。会议秘书之间既要有分工,又要有合作。这里要特别提出的是,会议工作的分工不同于会议工作人员的分工。会议工作人员有广义和狭义之分。广义的会议工作人员是为会议活动提供各项服务的人员,包括会议秘书、司机、保卫人员和其他为会议提供专门服务的工作人员。狭义的会议工作人员是指会议秘书,其职责是根据会议领导者和领导机构的意图,安排落实会议的各项活动。需要说明的是,工作人员一般不属于会议的成员,不享有会议成员的权利。 2.2.7 后勤服务安排(即食宿地点安排) 1.安排会议餐饮 (1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。一般由主办方负责付费的会议餐饮标准,都要根据会议经费的预算切块情况,量人为出,制定统一的餐费标准。由与会者自己付费的餐饮,会议一般要给与一定的补贴。 (2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定,提倡实行自助餐制和分餐制。一般性的会议除了开头和结尾的宴会采取包桌形式,大多采取自助餐的方式。自助餐方便卫生,俭朴节约。 (3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。 (4)事先设计和确定就餐的凭证。 (5)要与饭店一起确定菜单,饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。会议餐饮的菜肴的精致可口、赏心悦目、特色突出;要照顾不同国家、不同民族与会人员的饮食习惯、风俗、禁忌,还要冷热、甜
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