秘书礼仪论文：浅谈教学秘书工作中的艺术性

技术与市场 第17卷第12期2010年 教学秘书工作处于特殊位置，要真正发挥纽带和桥梁作 用，就必须具有先进的工作理念和科学的方法。只有这样，在 开展具体工作时才会有 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 性、条理性、有效性和主动性等。通 过八年的秘书工作实践，认识到作为一名优秀的教学秘书还应 当具备以下几方面的工作艺术性。 1 解读教学秘书与各种工作对象关系的艺术性 1.1 教学秘书与教务处的关系 教务管理是维持教学工作正常运行的枢纽。教务处是教学 工作的承担者和实施者，任何教学工作的落脚点都是教师和学 生，因此教务处的每项具体工作都要由系一级来落实，而教学 秘书就是这些具体工作的执行者。教学秘书对教务处布置的 工作要及时上情下达，并积极执行教务处下达的政策、规定 和 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 等，但教学秘书不能一味地服从教务处。教学秘书处 于教学管理工作的最基层，掌握教学工作的第一手材料，教 学秘书要变被动为主动，积极地把第一手材料和信息反馈给 教务处，在自己与教务处的关系中形成一种良性的循环，是 积极配合而不是消极抵抗，是双方互动而不是一味服从，这 样不仅有利于教务处工作的改进，也有利于教学秘书自身工 作的开展。 1.2 教学秘书与处系领导的关系 教学秘书是系的成员，直接受教务处长或系主任的领导， 一方面要完成领导所布置的各项任务，协助领导贯彻执行学校 有关规定、核对教学计划和教学任务，把好教学关；另一方面要 负责收集来自教师、学生等各方面、各环节的教学信息，进行加 工整合，为领导提供决策的依据。在与领导的关系中，教学秘书 要摆正自己的角色位置，做到到位而不越位、参与而不干预、出 谋而不决策，处处以处系利益为重，自觉地维护处领导与本系 的形象和声誉。 1.3 教学秘书与兄弟系部的关系 教学秘书与兄弟系部之间的联系主要表现为兄弟系部之 间的横向协调。例如：每学期初学生所在系要向教师发放课表、 学生点名册等，学期末教师所在系要向学生所在系递交成绩单 等，下学期的各系部任课教师的聘任情况，都需要教学秘书之 间的沟通与协作。同时教学秘书的工作具有相似性，工作内容 大致相同，教学秘书在工作中难免会遇到困难或挫折，这时可 以向其它教学秘书咨询或者寻求帮助。团结协作有利于营造教 学秘书工作良好的氛围。 1.4 教学秘书与教师的关系 “管理就是服务”，教学秘书要有服务意识，为教师的教学 科研服务。教学秘书与老师接触频繁,征订教材、发放教学任 务书、督促教师上交教学大纲和成绩单等、核对教师工作量、调 课、补课、监考人员的落实、期中教学质量检查、期末考试日程 安排等，教师与教学秘书作为教学工作的实现者和管理者，二 者之间几乎没有一天不联系。教学秘书要及时督促教师完成 每项教学任务，同时教学秘书一定要坚守服务信念，服务教师 而不是管理教师，端正态度是与教师建立良好沟通的第一步， 只有取得教师的理解与支持，教学秘书的工作才能持续有效地 开展。 1.5 教学秘书与学生的关系 教学包括教与学，学生是教学活动的主体。教育工作要围 绕“一切为了学生，为了一切学生，为了学生一切”的目标来进 行，因此教学秘书的工作也不能脱离这个方向。教学秘书的大 部分工作都是面对学生，如：组织各类考试（国家英语四六级， 国家计算机省二、国二，国家职业资格，期末）、串课、调课、补 课、补考和重修的安排、学籍管理、成绩管理等。每一项工作都 与学生的切身利益息息相关，不可马虎大意，必须具有高度的 责任感，做到万无一失。同时教学秘书对学生还具有榜样示范 的作用。因此，教学秘书要以身作则，为人师表，既要严格管理 又要理解关心学生，与学生之间构建起一座心灵沟通的桥梁。 2 依章办事， 执行 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 , 是提高教学秘书工作效率的有力保 证 制度是管理工作的依据，也是各项教学工作的 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 和标 准，依靠制度管人管事，在减少工作量的同时也减少了各种因 素的干扰，增强了权威性，克服了随意性，有利于工作的开展， 提高管理的质量；并且很多制度本身就是师生教学的规范和标 准，如教师（含兼职）管理规定、监考人员管理规定、调课管理制 度、论文答辩要求、学生手册等，通过对这些制度的学习和宣 传，使师生明确要求，主动配合，节省时间，提高工作效率；同时 教学秘书自己谙熟有关规定和制度，在安排和处理事情时主动 遵照各项规章制度，以保证工作的科学性、合理性、公正性、保 密性，圆满完成各项教学任务。 3 及早准备、运筹帷幄，增强工作的主动性和预见性 教学秘书工作千条万绪，但也有规可循。比如教学计划制 （下转第157页） 浅谈教学秘书工作中的艺术性 付正佳 （长春工业大学 人文信息学院，吉林 长春 130122） 摘 要：高校教学秘书位置特殊，责任重大，若想真正干好教学秘书工作，在加强思想品德、业务能力、工作作风等修养的 同时，还必须讲究方法和艺术性。 关键词：教学秘书；工作艺术性 doi:10.3969/j.issn.1006- 8554.2010.12.101 教育研究 155 技术与市场 第17卷第12期2010年 (上接第155页) 订、每学期任课老师安排、教材征订、各种考试管理和毕业生学 位审定、期中教学检查和学生测评等都是常规性工作。如果没 有时间观念，临时抱佛脚，由于时间紧、任务重，不但导致身心 疲惫，而且容易出错，如果早做准备工作，就能保证质量。比如 每学期的重修考试，平时就要督促学习委员做好每个学生的不 及格课程的记录整理工作（我系有专门的表格），英语、计算机 考试通过率的统计工作，以便及时发现问题、解决问题；对一些 重修科目较多的学生，督促其及早重修，并和辅导员一道做好 思想工作，帮助其找出原因、提高成绩。同时注重学风建设，加 强考试的诚信教育，争取消灭考试作弊现象，这样既服务了学 生，又分散了工作的强度，保证了教学秘书工作有条不紊地开 展。 4 统筹时间、勤于记录，强化工作的计划性和条理性 工作效率就是有效地利用时间。教学秘书制定计划是提高 效率的重要途径。比如一学期有 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 和重点，一周有工作 安排，每天在记事本上写下要做的事，尤其现在实行无纸化办 公，教务管理系统和网站上发的通知和要求，都要按时间记录 好通知的大概情况，明确时间、地点，以便事后核查。这样有利 于教学秘书合理安排时间，提高时间的利用率，避免杂乱无章、 丢三落四的作风，并且，教学秘书工作起来也才能得心应手、游 刃有余。 教学秘书每天处理事情千头万绪，要出色地完成任务，必 须讲究工作艺术。还要勤于积累经验，善于总结心得，掌握科 学有效的方法。作为系主任的帮手和教务处的助手，随时按领 导和教务处的指示办事，不能自行其是。但仅仅被动接受任务， 来一个电话处理一件事情，接一个文件推动一项工作，势必头 痛医头，脚痛医脚，手忙脚乱，穷于应付，全局工作难以开展。 教学秘书要根据教学规律制定计划，遇到问题主动出击，充分 发挥教学管理中的参谋、助手和智囊作用，推动系里教学工作 长期有效的良性发展。 参考文献： [1] 徐世太.高校院系秘书工作艺术谈[J].工会论坛，2005,（9）. [2] 陈海军.高校教学秘书工作之我见[J].林区教学，2006，（9）. 面比科研机构具有优势。 2.2 各种授权专利比较 专利作为R&D产出最主要的成果，也是最接近实际应用 的R&D活动成果形式，各创新主体都非常重视专利申请。 表5 2008年创新主体获得的各种授权专利比较 资料来源：《2009年中国科技统计年鉴》 由表5可以看出，企业占有的各种授权专利具有绝对优势， 尽管高校占有的各种授权专利的比例不大，但明显高于科研机 构，可见，高校在专利方面比科研机构具有优势。 2.3 三种授权专利比较 授权专利有三种，即发明专利、实用新型专利和外观设计 专利。尽管三种专利都含有一定程度的新知识，但发明专利较 实用新型专利和外观设计专利含有更多的新知识，所以发明专 利更能反映R&D活动能力的强弱。 表6 2008年各创新主体职务专利申请授权数比较 资料来源：《2009年中国科技统计年鉴》 由表6可以看出，企业在三种专利数量方面具有绝对优势， 因为专利作为R&D活动成果的形式之一，较科技论文、科技成 果都更接近于实际生产应用，理应受到企业的重视，企业具有 优势也理所当然。高校虽不及企业，但与科研机构相比，仍具有 明显的优势。 3 加强高校在R&D活动中作用的措施 3.1 重视高校在R&D活动中的作用 发挥高校在R&D活动中的作用，不仅要充分利用高校的 R&D人员、设备等资源，为社会服务；更重要的是，高校教师通 过参与R&D活动，不断吸取新的知识，更新知识结构，促进教 学内容的更新和教学方法改进，从而有利于学生从教师那里获 得更多的新知识，有利于人才的培养。 3.2 加大对高校R&D经费的投入 在发达国家，高等院校在科学研究中起着重要的作用，高 等院校占用的R&D经费都高于政府科研机构，而在我国，高等 院校占用的R&D经费低于政府科研机构占用的R&D经费。当 今高等院校的功能正由教育向教育、科研、社会服务转变，高等 院校在社会经济发展中的作用越来越重要。高校不仅是人才培 养的中心，也是知识生产的中心，因此，加大对高校的R&D经 费投入势在必行。 3.3 高校应进一步优化R&D经费投入结构 由表2可以看出，尽管在我国高校R&D经费投入结构当中， 基础研究经费支出比例为23.4%，大大高于科研机构基础研究经 费比例11.3%，但同发达国家相比，这一比例仍有很大的差距。在 绝大多数OECD国家，高校R&D经费投入当中，基础研发所 占比例大都超过50%（2007年中国科技发展研究报告）。因此，我 国高校还应进一步优化R&D经费投入结构，加大对基础研究经 费的支出，压缩应用研究和试验发展经费的支出。 参考文献： [1] 国家统计局 .2009中国科技统计年鉴 [M]，北京：中国统计 出版社，2010. [2] 张清辉等 . 高校科技产业发展与制度选择研究文献述评 [J]，工业技术经济，2006（11）：36-39. [3] 曾国平，谭文华.国际R&D和基础研究强度的发展轨迹及 启示[J].科学学研究，2003，（2）：154-156. [4] 方文东.提高国家自主创新能力 推动社会经济发展 [J].科 学新闻，2006，（9）：23-24. 作者简介： 刘新同（1965-），男，河南息县人，河南师范高校经济与管 理学院，教授，主要研究技术创新管理。 创新主体 高校 科研机构 企业 其他 所占比例 10.4% 5.9% 82.7% 1.0% 高校 科研机构 企业 其它 发明专利 30.2% 16.4% 52.2% 1.2% 实用新型专利 8.2% 5.5% 84.8% 1.5% 外观设计专利 2.0% 0.6% 96.7% 0.7% 教育研究 157