NoteExpress教程+建立个人的参考文献数据库

安装与运行NoteExpress 建立个人的参考文献数据库 刘爱原 （集美大学图书馆，福建厦门361021） [摘要] 本文介绍了NoteExpress文献管理软件的安装、文献的收集和导入的方法，指出了该软件在个人科研工作分项管理方面的强大功能，用NoteExpress文献管理软件可以轻松管理下载的电子资料，建立个人的参考文献数据库。 [关键词] NoteExpress参考文献管理软件; 参考文献; 文献管理; 电子资料 [分类号] G250.74 The creation method for personal bibliographic database Liu Aiyuan (JiMei University Library, Fujian Xiamen 361021,China) [Abstract] The installation of NoteExpress, the method for collecting and loading reference files have been introduced in this paper. The powerful function on scientific research management has been emphasized. That is very easy to manage download files and create personal bibliographic database by using the NoteExpress software. [Keywords] NoteExpress bibliographic software; reference; literature management; electronic files 相信有很多人从网上下载了很多论文和书籍等电子资料，这些电子资料的文件类型没有统一 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 ，如果不加以整理归类，想从计算机硬盘的众多文件中查找到自己想看的资料，肯定是一件非常费力的事。现在给大家介绍一种用NoteExpress文献管理软件管理电子资料的方法，其最突出的特点是轻松完成研究项目有关材料的目录树管理，希望对大家有用。 文献管理软件很多，比如国外三大软件：Endnote、Reference Manager、Procite，国内同类型软件：NoteExpress、医学文献王、PowerReference及网络版软件：RefWorks、WriteNote等。从对中文的支持性能以及在线数据库的数量方面考虑，在此推荐用NoteExpress。 1 NoteExpress的安装及内容 在网站http://www.scinote.com/index_chs.htm[1]上免费下载最新版本NoteExpress软件NoteExpress_1.8.1.166_chs.exe到电脑的硬盘上，安装NoteExpress软件，安装完打开NoteExpress的安装目录，有几个重要的文件夹和文件。 1.1 Filters文件夹：为数据库的过滤器文件夹，打开后可以看到带有数据库名称的65个过滤器，过滤器文件为.nef格式。 1.2 Connections文件夹：为在线图书馆文件夹，打开后可以看到带有在线图书馆名称的146个在线图书馆，在线图书馆文件为.nec格式。 1.3 Styles文件夹：为期刊等的样式文件夹，打开后可以看到带有期刊名称的930个期刊样式，期刊样式文件为.nes格式。 1.4 Sample.ned文件：在根目录下有一个Sample.ned为NoteExpress软件自带的数据库文件，以后新建的数据库文件可以保存在任何目录下，但也是.ned格式。 此软件的过滤器、在线图书馆及期刊样式都是有限的，以后会不断更新，下载后放到相应的目录下，就可获得最新样式库。 2 数据库的界面 软件首次运行会自动加载一个示例库—Sample库。整个软件界面分为标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 栏、菜单栏、工具栏、目录树、数据库区和文献信息区六个部分。 目录树的根结点“数据库”下有五个文件夹：题录、笔记、检索、组织和回收站；“检索”节点下又有：“最近检索”和“保存的检索”两个子文件夹，“组织”文件夹下有“作者”子文件夹。以上文件夹和子文件夹均为固有的，即不能更改名称或自行删除，NoteExpress文献管理软件的界面如图1所示。 图1 NoteExpress文献管理软件的界面 3 新建数据库 打开NoteExpress软件，打开菜单“文件”选择“新建数据库”，弹出对话框，选择要保存的文件夹，填写文件名，选择文件保存类型，按“保存”按钮。新建的数据库文件就保存到电脑硬盘的某文件夹中，例如D:\NoteExpress\ MyLibrary.ned，这时标题栏就会显示出NoteExpress—D:\NoteExpress\ MyLibrary.ned（见图1的标题栏），说明目前在MyLibrary数据库中。 4 数据库文献的收集 文献的收集除了可以在软件自带的在线数据库链接中进行外，还可以通过专用数据库进行收集，这里着重介绍一下通过专用数据库进行收集整理的方法，我们集美大学图书馆购买了11个国外的数据库和11个国内的数据库及自建3个数据库，还有一些试用库，下面以两个常用数据库为例，介绍文献是如何收集的。 4.1 CNKI数据库中文献的收集 登陆http://www.cnki.net/index.htm网站[2]，点击“中国期刊全文数据库”后，进入检索页，选择“初级检索”、“高级检索”或“专业检索”中的任何一种方式进行检索，选择“检索项”，输入“检索词”，点击“检索”，选择需要的文献进行“存盘”，在“输出格式”中选择“自定义”，全部选定“自定义”中的11个项目，点击“预览”，点击任务栏中的“编辑”选择“全选”，再点击任务栏中的“编辑”选择“复制”；打开“记事本”文档，点击任务栏中的“编辑”选择“粘贴”，点击任务栏中的“文件”选择“保存”，弹出对话框，选择要保存的文件夹，填写文件名，选择文件保存类型，按“保存”按钮。需要的文献就保存到电脑硬盘的某文件夹中，例如D:\NoteExpress\CNKI5.0.txt。 4.2 sciencedirect数据库中文献的收集 登陆http://www.sciencedirect.com网站[3]；在Term(s)：中输入“aquiculture”后，按“Search”按钮进行检索；选择检索结果中自己需要的题录，并点“Export Citations”按钮；在Content Format：选择Citations and Abstracts；在Export Format：选择RIS format (for Reference Manager，ProCite，EndNote)。然后点“Export”按钮。弹出文件下载对话框，保存到指定的文件夹中，例如D:\NoteExpress\sciencedirect.txt。 5 数据库文献的导入 在“题录”中“添加文件夹”并命名为“省级金项目”，新建题录，选择题录类型为“期刊文章”，保存题录。导入题录，在导入题录对话框中，题录来源选择来自文件，按浏览按钮，找到D:\NoteExpress\CNKI5.0.txt文件，按打开按钮；按选择按钮，选择当前过滤器为CNKI5.0，存放位置为“省级金项目”文件夹，然后开始导入，出现成功导入信息，按确定按钮，关闭导入题录对话框，这时就将CNKI中的文献导入到“省级金项目”文件夹中。 同样找到D:\NoteExpress\sciencedirect.txt，选择当前过滤器为“ScienceDirect - (RIS)”，点开始导入按钮，这时就将sciencedirect中的文献导入到“省级金项目”文件夹中。 6 用NoteExpress管理电子书籍 6.1 数据库的选择及检索 选择NoteExpress的“检索”—“Amazon检索”，加入到NoteExpress数据库中，检索到结果后，在目标书目前打勾，按“插入数据库”，标记的信息就加入本地数据库了, 如图2所示。 图2 Amazon检索界面 6.2 在NoteExpress中建立书籍的链接 选择书目，在“附件”窗口下单击右键，选择“添加文件”（如果是文件夹就选择“添加文件夹”），找到对应的书籍文件或文件夹，确定。这样就把数据库的书目和书籍的文件或文件夹建立了链接，在此双击就可以直接打开这本书（或所在的文件夹了）；同样的方法可以进行“笔记”的编辑和链接，如图3所示。 图3 附件及笔记界面 6.3 给书籍标记 有时为了某种目的，需要将书目加以区别。比如，把已经下载的书目和需要下载的书目区分，可以在题录中加上不同的标记。把已经下载的标记为“1”，没有下载的标记为“0”（默认标记）。在这条书目上按右键“标记”即可，如图4所示。 图4 题录标记界面 7 结语 建立个人的参考文献数据库是为方便教学、科研及论文写作，所以添加的每一条题录，尽量做到信息完整，笔者在收集信息时发现，同一篇论文在不同的数据库中，给出的信息是不一样的，Notepress参考文献管理软件提供了编辑题录的功能，有21个可选的题录类型，选择不同的题录类型，就会出现不同的字段，各种题录类型的字段都非常详细，我们可以把从不同途径收集的信息，添加到字段中，如果认为编辑麻烦，也可以把从不同的数据库检索的信息进行比较，挑详细的保存即可。 就软件功能设计而(黄军, 2006)言，Notepress已经超过出国内同类软件的水平，部分指标甚至优于国外的优秀文献管理软件。作为图书馆员除了能够应用此软件管理自己的日常工作外，还应通过讲座、发表论文等多种途径向广大的教师、学生及科研人员推荐。 参考文献: 1 NoteExpress - 参考文献管理软件. [2006-10-02].http://www.scinote.com/index_chs.htm 2 中国期刊全文数据库.[2006-10-02].http://www.cnki.net/index.htm 3 Elsevier 公司出版的数据库.[2006-10-02].http://www.sciencedirect.com