Excel基础知识

第6章 SWT概述 第1章 Excel基础知识 Excel是微软公司推出的功能强大的电子表格制作和数据处理软件，在各个领域都有广泛的应用。Excel能够对数据进行计算、排序和筛选，同时其自身具有强大的扩展性，集合了多种复杂的数据 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 工具。但是，如果用户需要进行复杂的数据分析，就必须掌握Excel的函数和图表等高级工具。因此，本 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 将通过具体的实例来介绍Excel的函数和图表的用法。 本章将主要介绍Excel的基础操作和函数的基础知识，帮助读者了解一些常用的操作，为后面的学习打下基础。 1.1 Excel的基础操作 在本节中，将主要讲解Excel常用的基础操作，如编辑工作簿、工作表，数据的输入和输出等，这些内容是用户使用Excel必须熟悉的。 1.1.1 创建工作簿 工作簿是Excel保存内容的文件，文件的后缀名是xls。也就是说，每个以xls为后缀的文件就是一个工作簿。例如，“Excel函数.xls”文件就是以“Excel函数”为名称的工作簿。 一个工作簿文件可以包含多个工作表。在默认情况下，Excel自动创建的名称为“Book1”的工作簿包含名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3的3个工作表。用户可以根据需要插入或者删除工作簿中的工作表。 创建工作簿是Excel操作的第一步，所有关于Excel的后续操作都需要在打开工作簿的基础上实现。在Excel中，用户可以使用多种 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 来创建新的工作簿。下面详细介绍其中几个常见的方法。 1．使用菜单创建工作簿 选择【开始】|【所有程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office Excel 2003】命令，可以启动Excel程序。Excel程序将会创建名称为“Book1”的工作簿，如图1.1所示。 如果用户已经打开了某个Excel文件，需要新建另外一个Excel工作簿，则可以选择菜单栏中的【文件】|【新建】命令，在弹出的【新建工作簿】面板中，选择【空白工作簿】选项，Excel将创建一个新的工作簿（默认情况下其名称为“Book2”），如图1.2所示。 图1.1 启动Excel创建工作簿 图1.2 使用菜单选项创建工作簿 2．根据现有工作簿创建工作簿 单击【新建工作簿】面板中的【根据现有工作簿】选项，打开【根据现有工作簿新建】对话框，在对话框中选择现有的工作簿，然后单击对话框中的【创建】按钮，Excel将会创建基于所选工作簿的新工作簿，如图1.3所示。 3．利用模板创建工作簿 单击【新建工作簿】面板中的【本机上的模板】选项，打开【模板】对话框，选择【电子 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 表格】选项卡，然后选择“股票 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 单”模板，单击【确定】按钮，Excel会创建一个依据模板的新工作簿，如图1.4所示。 图1.3 根据现有工作簿创建工作簿 图1.4 利用模板创建工作簿 说明：如果用户可以连接到Internet上，则可以使用【Office Online 模板】选项，打开Office的在线网页，选择合适的模板，或者选择【网站上的模板】选项，打开【基于网站上的模板新建】对话框，从中选择合适的模板创建工作簿。 1.1.2 工作表操作 工作表是用户使用Excel进行数据输入和分析数据和图表的基本操作界面。每个工作簿中最多可以包含255个工作表。 在Excel中，用户可以根据需要插入新的工作表或者删除多余的工作表，也可以对工作表进行命名、复制、移动等基本操作。下面详细介绍这些基本操作的方法。 1．插入新的工作表 插入工作表在Excel的操作中是十分常见的。具体的操作方法如下： （1）选择插入位置的工作表标签并右击，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，打开【插入】对话框。 （2）选择【插入】对话框中的【工作表】选项，然后单击【确定】按钮，便可插入新的工作表，如图1.5所示。 说明：在默认的情况下，Excel会在所选择的工作表标签前创建新的工作表，并依次命名。例如，如果原来的工作簿文件中有3个工作表，将会命名为“Sheet4”。 2．删除工作表 对于比较复杂的工作簿，其中可能包含了多个工作表，对于一些无效的工作表，可以将其删除，这样可以减少工作簿占有的空间。删除工作表的操作方法如下： （1）选择需要删除的工作表并右击，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令。 （2）如果工作表中包含数据，Excel会弹出警告对话框，提示用户是否要删除该工作表，单击对话框中的【确定】按钮，将删除工作表，如图1.6所示。 图1.5 插入新的工作表 图1.6 提示信息对话框 3．重命名工作表 在默认的情况下，工作表的名称为Sheet1、Sheet2、Sheet3等。用户可以根据需要重新命名，最简单的重命名方法是，连续击两次需要命名的工作表标签，标签的名称将处于编辑状态，直接输入新的名称，然后按Enter键即可，如图1.7所示。 尽管在Excel中重命名工作表十分简单，但是对工作表进行命名需要遵守某些规则。如果用户对工作表的命名不符合规则，系统将会弹出错误信息对话框，如图1.8所示。 图1.7 直接重命名工作表 图1.8 错误信息对话框 4．复制和移动工作表 在Excel中，复制和移动工作表的操作可以在相同的对话框中完成。可以修改工作表在工作簿中的位置，或者将工作表移到其他的工作簿中。操作的具体步骤如下： （1）选择目标工作表的标签并右击，在弹出的快捷菜单中选择【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框。 （2）在【移动或复制工作表】对话框的【工作簿】下拉列表框中，选择接收工作表的工作簿。在本例中选择的是“Book1”，如图1.9所示。 （3）在【移动或复制工作表】对话框的【下列选定工作表之前】列表框中选择插入工作表的具体位置，如图1.10所示。 图1.9 选择接收的工作簿 图1.10 选择移动工作表的位置 （4）设置【建立副本】复选框的属性。如果希望复制移动的工作表，则选中【建立副本】复选框；如果不需复制工作表，则不选中【建立副本】复选框。 说明：在选择工作表的接收工作簿时，该工作簿可以是已经存在的工作簿，也可以是新建的工作簿。 1.1.3 单元格操作 单元格是用户使用Excel进行操作的最基础单元。几乎所有的操作都是以单元格或者单元格区域为基础的。因此，用户需要熟悉单元格的一些基本操作。下面主要介绍单元格的选择、插入和删除等基本操作。 1．选择整行或整列单元格 在操作Excel的过程中，如果需要选择整行或者整列单元格区域，可以将鼠标移动到对应的数字或字母之处，当鼠标指针变成箭头形状后单击即可选择对应的单元格区域，如图1.11所示。 2．选择不相邻的单元格区域 如果需要选择不相邻的多个单元格，则需要选中第一个单元格，然后按住Ctrl键选择其他需要的单元格即可，如图1.12所示。 图1.11 选择整行或者整列单元格 图1.12 选择不相邻的单元格区域 3．插入单元格区域 在Excel中，可以根据需要插入单元格区域。具体的操作步骤如下： （1）选择插入的单元格区域，然后在选择的区域上右击，从快捷菜单中选择【插入】命令，如图1.13所示。 提示：在选择单元格区域时，选择的单元格数目应该和即将要插入的单元格数目一致。否则，Excel将不能插入所需的单元格区域。 （2）选择插入的方式。在上面的步骤中，会打开【插入】对话框，从中选择插入的方式，单击【确定】按钮。在本例中选择的是“活动单元格下移”的方式，如图1.14所示。   图1.13 选择插入的单元格区域   图1.14 选择插入的方式 关于对话框中提供的插入形式，具体含义如下： ​ 活动单元格右移：插入的单元格处于原来单元格的位置，原来的单元格向右移动。 ​ 活动单元格下移：插入的单元格处于原来单元格的位置，原来的单元格向下移动。 ​ 整行：插入的单元格与选择的单元格行数相同，以行的形式插入。 ​ 整列：插入的单元格与选择的单元格列数相同，以列的形式插入。 4．删除单元格区域 在Excel中，用户可以根据需要删除单元格区域。具体的操作步骤如下： （1）选择插入的单元格区域，然后在选择的区域上右击，从快捷菜单中选择【删除】命令，如图1.15所示。 （2）选择删除单元格的方式。在上面的步骤中，会打开【删除】对话框，从中选择删除的方式，单击【确定】按钮。在本例中选择的是“下方单元格上移”，如图1.16所示。   图1.15 选择【删除】命令   图1.16 删除单元格的方式 1.1.4 数据操作 数据是Excel操作的基本单元。Excel本质上就是处理数据的软件。在本章中将首先介绍Excel中关于数据的各种设置和操作方法。 1．设置单元格的数据格式 在Excel中，可以处理的数值有很多类型。为了能够正确地显示和处理各种类型的数据，需要为每类数据设置对应的数据格式。具体的操作方法如下： 选择需要设置格式的单元格并右击，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】命令，打开【单元格格式】对话框，在【分类】列表框中选择相应的数据类型，在对话框的右侧选择相应的数据设置，如图1.17所示。 从上面的【单元格格式】对话框中可以看出，Excel提供了数值、货币、时间和日期、百分比、分数、科学记数等类型，对每种数据类型都提供了对应的格式，用户可以从中选择合适的格式类型。 如果Excel提供的默认格式类型不能满足要求，用户可以自定义数据显示的格式。例如，用户希望在单元格中显示时间“分：秒”格式，可以在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在【类型】文本框中输入“mm:ss”，如图1.18所示。 2．设置数据有效性 在Excel中，使用“数据有效性”功能可以减少输入数据的错误率。下面简单介绍数据有效性的设置方法和操作步骤。 图1.17 设置单元格的数据格式 图1.18 设置自定义数据格式 （1）打开【数据有效性】对话框，选定需要设置的单元格，选择【数据】|【数据有效性】命令，打开【数据有效性】对话框，如图1.19所示。 （2）设置数据有效性条件。选择【设置】选项卡，在【允许】下拉列表框中选择【文本长度】选项，在【数据】下拉列表框中选择【介于】选项，在【最小值】文本框中输入“2”，在【最大值】文本框中输入“8”，如图1.20所示。 图1.19 【数据有效性】对话框 图1.20 设置数据有效性条件 说明：在【允许】下拉列表框中选择该单元格允许的数据类型。其中的数据类型包括整数、小数、序列、日期、时间、文本长度以及自定义等。 （3）设置单元格的输入信息。选择【输入信息】选项卡，在【标题】文本框中输入“长度信息”，在【输入信息】文本框中输入“文本长度应在2~8之间”，如图1.21所示。 （4）设置单元格的出错警告信息。选择【出错警告】选项卡，设置样式为“停止”，标题为“长度出错”，错误信息为“文本长度超过范围”，如图1.22所示。 （5）检测有效性设置情况。在单元格中输入“222222222”，然后按Enter键，查看Excel有效性的设置情况，如图1.23所示。 下面详细介绍出错警告的不同样式的含义。 ​ 停止：当输入的数据不符合设置条件时，系统会显示提示信息，并且禁止继续工作。这种样式的对话框中有【重试】和【取消】两个按钮。单击【重试】按钮将会返回单元格继续修改；单击【取消】按钮将会取消输入，保留原有的数据。 图1.21 设置输入信息 图1.22 设置出错警告信息 图1.23 检测有效性设置情况 ​ 警告：这个样式的对话框有【是】、【否】和【取消】3个按钮。如果用户单击【是】按钮，则会忽略警告信息，继续输入数据；如果单击【否】按钮，则会返回单元格继续修改；如果单击【取消】按钮，则会取消输入，保留原来数据。 ​ 信息：这个样式的对话框有【确定】和【取消】两个按钮。如果用户单击【确定】按钮，将会忽略提示信息，继续输入数据；如果用户单击【取消】按钮，则会取消输入，保留原来的数据。 1.2 Excel函数基础 在本节中，将主要介绍Excel函数的基本内容，包括公式的基本元素和操作等，然后将会讨论函数的其他相关内容。同时，本节还将介绍函数的插入以及函数中出现的错误值等内容。 1.2.1 创建公式 在Excel中，公式包含下面基本元素。 ​ 运算符：完成对公式元素的特定计算。一般包含一些符号，如“+”、“×”、“÷”、“／”等。 ​ 单元格引用：公式是对单元格中的基本数据进行的运算，所以在公式中需要用一种方式对单元格中的数据进行引用。 ​ 值或常量：在一些公式中会有一些常量，例如系数、每周的天数等，这些值由用户直接输入。 ​ 工作表函数：Excel的一些基本函数，可以返回一定的函数值。 在输入函数时，必须以“=”开头，然后输入公式中的全部内容。当在一个空单元格中输入等号时，Excel就认为在输入一个公式。 1.2.2 使用名称 在Excel中，名称表示工作簿中某些项目的标识符。名称可以用来代表工作表、单元格、常量、图表或函数。名称可以在函数和图表中使用。下面介绍如何定义和使用名称，操作步骤如下： （1）打开【定义名称】对话框。选择菜单栏中的【插入】|【名称】|【定义】命令，即可打开【定义名称】对话框，如图1.24所示。 （2）定义名称和引用位置。在【在当前工作簿中的名称】文本框中输入需要定义项目的名称，本例输入“Data”；在【引用位置】文本框中输入所引用项目的地址，或者通过后面的引用切换按钮 对工作表进行选择，如图1.25所示。 图1.24 【定义名称】对话框 图1.25 定义名称和引用位置 （3）使用名称。使用名称的一个方法是“粘贴名称”。选择需要粘贴名称的单元格，再选择【插入】|【名称】|【粘贴】命令，打开【粘贴名称】对话框。在该对话框中选择要粘贴的名称，然后单击【确定】按钮即可完成粘贴，如图1.26所示。 图1.26 粘贴名称 说明：在Excel中，数据名称的第一个字符必须是字符、汉字或下划线，不能和单元格相同。名称中不能有空格，长度最多为255个字符，同时不区分大小写。 1.2.3 使用引用 在Excel中，函数对单元格中的数据进行处理和计算。引用单元格的数据是十分重要的。通过引用，函数可以使用本工作表中的数据，也可以使用不同工作表中或者其他工作簿中的数据。 在Excel中有多种引用的方式，一般可以分为A1引用方式和R1C1引用方式，也可以分为相对引用和绝对引用方式。 1．A1引用和R1C1引用 在默认的情况下，Excel中的引用方式是A1引用方式。在这种引用中，用字母和数字标识单元格。如果引用的是单元格区域，那么可以使用区域左上角的单元格标识符、冒号和区域右下角的单元格标识符来共同标识。表1.1中列出了常用的几种引用格式和对应的引用区域。 表1.1 A1样式引用对照表 引 用 格 式 对应的区域 D2 第D列和第2行交叉处的单元格 E1:E4 第E列中1～4行的单元格 A4:F4 第4行中A列到F列的单元格 G:G 第G列全部单元格 F:G 第F列到G列全部单元格 4:4 第4行的全部单元格 5:15 第5～15行的全部单元格 D1:G8 第D列1行到第G列8行的单元格 Excel的默认引用方式是A1方式，如果用户需要采用R1C1样式引用，可以通过选项的设置修改引用方式。具体的操作步骤如下： 选择菜单栏中的【工具】|【选项】命令，打开【选项】对话框，选择【常规】选项卡，选中【R1C1引用样式】复选框，单击【确定】按钮，如图1.27所示。 图1.27 修改引用方式 和A1引用方式不同，在R1C1引用样式中，R代表行数字，C代表列数字，用行和列数字共同指示单元格的位置。 2．相对引用和绝对引用 在Excel中，默认情况下函数引用数据都是使用相对引用。“相对”是指函数计算的单元格和引用数据的单元格中的相对位置。在形式上，相对引用使用的是单元格的绝对位置，但在函数的运算过程中表示的是相对位置。当用户在Excel中复制函数时，复制的结果也会采用相对引用方式。 在使用Excel时，有时可能不希望使用相对引用，而需要使用绝对引用，也就是说，公式处理的是单元格的精确地址。在A1样式中，使用绝对引用的方法是在行号和列标前面加上“$”符号；在R1C1引用样式中，直接在R和C后面接上行号和列号即可。