Office办公软件应用技能培训PPT

Office2007办公软件—应用技能培训培训讲师：梁影君前言MicrosofeExcel2007是微软公司开发的 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 式数据管理系统,也是办公人员必备的数据处理软件。利用Office2007,可以帮助用户进行简单的文档编辑、表格制作以及复杂的数据分析。现主要通过讲解Excel、Word、 ppt 关于艾滋病ppt课件精益管理ppt下载地图下载ppt可编辑假如ppt教学课件下载triz基础知识ppt 三部份的内容去提高Office办公软件的应用技能。基本操作数据透视表、图表应用 公式 小学单位换算公式大全免费下载公式下载行测公式大全下载excel公式下载逻辑回归公式下载 与函数123保存与打印4OfficeExcel2007一、基本操作——初识Excel2007标题栏菜单栏工具栏编辑区名称区工作表标签状态条一、基本操作——工作簿工作簿Workbooks工作簿文件的默认扩展名：.xlsx未启用宏,是基于XML的新的文件 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 。启用宏的Excel工作簿文件扩展名：.xlsm 模板 个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载 文件扩展名：.xltx默认情况下,可包含三个工作表电子表格软件Excel生成的一个文档文件一、基本操作——工作表工作表Spreadsheet文档窗口显示的是一个工作表工作表的标签为Sheet1、Sheet2等,标签可设置颜色工作表的有关操作插入删除重命名移动或复制保护工作表隐藏工作表1、移动工作表和复制工作表的区别在于复制工作表时需要选择“建立副本”。2、移动和复制工作表可以在同一个工作簿内也可以在不同工作簿内。基础知识考考你工作簿与工作表关系工作簿由多个工作表组成。一个工作簿最多可以有多少个工作表255一张工作表2007最多可由多少行、多少列组成1048576行*16384列工作表默认对齐方式：数字文本日期及时间数字：右对齐；文本：左对齐；日期和时间：右对齐一、基本操作——输入技巧如何输入超过15位的数字,如身份证号因为数值型数据有效位为15位,超过15位的有效数据将被去掉。输入时应输入为文本型数据才能完整地保留。如何快速输入一批相同的数据先选择区域再输入数据最后,按Ctrl+Enter键一、基本操作筛选查找筛选功能：不仅可以实现对文本的排序筛选还可以进行颜色的排序筛选。查询替换功能Ctrl+F：冻结拆分冻结窗格：可以实现行或列固定不随鼠标滚动。拆分窗格：可以实现将单个页面擦成几个页面,便于查看数据。各页面有自己相应的滚动条。一、基本操作数据有效性数据有效性功能：利用该功能可以设置单元格输入。使用序列可以实现下拉菜单效果,将选择项用英文逗号隔开。一、基本操作条件格式条件格式可以在很大程度上改进电子表格的设计和可读性,允许指定多个条件来确定单元格的行为,根据单元格的内容自动地应用单元格的格式。一、基本操作数据排序、筛选—多级分类汇总的前提一、基本操作分类汇总对所有资料分类进行汇总。基本操作数据透视表、图表应用公式与函数123保存与打印4OfficeExcel2007二、建立数据透视表借住Excel内置的函数,或者有很多种处理方法,但是效率最好的方法只有一种,那就是对数据进行透视分析,也就是制作数据透视表。二、建立数据透视表详见实操演示二、图表应用创建数据图表有助于进行数据分析,看清数据间彼此的关联及差异,有助于预测和决策。建立数据图表时关键在于选择好源数据和图表类型。二、图表应用——饼图饼图显示一个数据系列数据系列：在图表中绘制的相关数据点,这些数据源自数据表的行或列。图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案并且在图表的图例中表示。可以在图表中绘制一个或多个数据系列。饼图只有一个数据系列。中各项的大小与各项总和的比例。二、图表应用——柱形图柱形图用于显示一段时间内的数据变化或显示各项之间的比较情况。在柱形图中,通常沿水平轴组织类别,而沿垂直轴组织数值。　销售额第1季度5第2季度8第3季度11第4季度16二、图表应用——折线图折线图可以显示随时间根据常用比例设置而变化的连续数据,因此非常适用于显示在相等时间间隔下数据的趋势。在折线图中,类别数据沿水平轴均匀分布,所有值数据沿垂直轴均匀分布。二、图表应用——条形图　销售额第1季度5第2季度8第3季度11第4季度16基本操作图表应用公式与函数123保存与打印4一、OfficeExcel2007三、公式与函数函数的格式函数名参数1,参数2,----函数的种类　Excel函数一共有11类,分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式,它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算,如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。三、公式与函数1.公式的建立公式是由运算数和运算符组成的等式。2.如何创建公式所有的EXCEL公式都是以“=”开始,所以必须先输入“=”,再输入公式。而且所有公式中的字符均应该用半角方式输入,否则,全角字符将被视为一个字符串。3.如何编辑公式既然公式也是单元格中的内容,我们同样可以用编辑单元格的方法编辑和修改单元格中的公式。单击要修改的单元格,单击编辑栏,在编辑栏中修改公式。三、公式与函数——SUMSUMnumber1,number2,... 如：SUM3,2等于5。直接键入到参数表中的数字、逻辑值及数字的文本表达式将被计算。如果参数为数组或引用,只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本将被忽略。如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本,将会导致错误。SUM"3",2,TRUE等于6,因为文本值被转换成数字,而逻辑值"TRUE"被转换成数字1。三、公式与函数——averageAVERAGEvalue1,value2,...三、公式与函数——countifCOUNTIFrange,criteriaRange为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域,即范围。Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或文本,即条件。如：=COUNTIFDATA,"<0"返回包含负值的单元格数量三、公式与函数——VLOOKUPVLOOKUPlookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup参数简单说明输入数据类型lookup_value要查找的值数值、引用或文本字符串table_array要查找的区域数据表区域col_index_num返回数据在区域的第几列数正整数range_lookup精确匹配TRUE或不填/FALSE适用于日常销售报表、庞大的数据查找统计。三、公式与函数——ROUNDROUNDnumber,num_digitsnumber 必需。要四舍五入的数字。num_digits 必需。位数,按此位数对number参数进行四舍五入。=ROUND2.15,1将2.15四舍五入到一个小数位2.2=ROUND2.149,1将2.149四舍五入到一个小数位2.1=ROUND-1.475,2将-1.475四舍五入到两个小数位-1.48=ROUND21.5,-1将21.5四舍五入到小数点左侧一位20三、公式与函数——INTINTnumber　　Number需要进行向下舍入取整的实数。公式说明结果=INT8.9将8.9向下舍入到最接近的整数8=INT-8.9将-8.9向下舍入到最接近的整数-9=A2-INTA2返回单元格A2中正实数的小数部分0.5三、公式与函数——IFIFlogical_test,value_if_true,value_if_falseLogical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。AB1实际费用预算费用2150090035009004500925公式说明结果=IFA2>B2,“超出","OK"判断第1行是否超出预算超出=IFA3>B3,"超出","OK"判断第2行是否超出预算OKA1成绩245390478三、公式与函数——IF公式说明结果=IFA2>89,"A",IFA2>79,"B",IFA2>69,"C",IFA2>59,"D","F"为第一个成绩指定一个字母等级F=IFA3>89,"A",IFA3>79,"B",IFA3>69,"C",IFA3>59,"D","F"为第二个成绩指定一个字母等级A=IFA4>89,"A",IFA4>79,"B",IFA4>69,"C",IFA4>59,"D","F"为第三个成绩指定一个字母等级C如果成绩是则返回大于89A80到89B70到79C60到69D小于60F返回的错误值产生的原因#####公式计算的结果太长,单元格列宽不够；或者单元格中存在无效的日期和时间#DIV/0公式或函数中的除数为零,或为空白单元格#N/A公式中无可用的数值或缺少函数参数#NAME删除了公式中使用的名称,或使用了不存在的名称,以及包含不可识别的文本#NULL使用了不正确的区域运算,或者引用单元格之间的交集为空格#NUM在需要数字参数的函数中使用了无效的数值,或者公式计算结果的数字太大或太小,Excel无法表示#REF单元格引用无效,删除或覆盖了由其他公式引用的单元格,或将移动单元格粘贴到其他公式引用的单元格中#VALUE使用的参数或者运算对象的类型不正确,例如当公式中需要输入数字或逻辑值时输入了文本三、公式与函数——公式返回的错误值及其产生的原因基本操作数据透视表、图表应用公式与函数123保存与打印4OfficeExcel2007四、保存与打印——保护工作簿工作簿的保护在Excel中,可以设置工作簿的保护功能来限制修改。四、保存与打印四、保存与打印四、保存与打印四、保存与打印基本操作文档排版格式图表制作技巧123Word文档的特殊应用4OfficeWord2007设置页面大小输入文档内容前最好先设置页面大小。打开的“页面设置”对话框1切换至该选项卡3选择该命令4打开此下拉列表框,从中选择页面大小或自定义页面大小5单击2单击一、基本操作-设置文档的页面布局一、基本操作-设置页边距设置纸张大小后,为了使版面可以更好看,应该给纸张的四周预留一些空隙,所谓的空隙就是Word2007中的页边距。1切换至该选项卡3选择该命令2单击4再此设置上、下、左、右边距5单击一、基本操作-设置纸张及文字方向有时会需要横向打印、而有时需要纸张上的文字纵向输出,这就需要进行纸张及文字方向的设置。1切换至该选项卡2选择任意选项3或选择此命令,打开“页面布局”对话框,设置文字方向2选择任意选项设置文字方向设置纸张方向1切换至该选项卡基本操作文档排版格式图表制作技巧123Word文档的特殊应用4OfficeWord2007二、文档排版格式-查找与替换在录入的过程中难免会出现这样或那样的错误,或是遇上要修改技术性文章中旧的技术性名词,如果不使用查找和替换功能,往往会花费大量的时间。快捷键：Ctrl+F打开的“查找和替换”对话框如果要进行“替换”操作,可切换至此选项卡1单击“查找”或“替换”按钮2在此输入查找内容3单击高亮显示查找到的内容二、文档排版格式-设置字符格式设置字符字体选择要设置字体的字符,切换至“开始”选项卡,在“字体”组中进行设置。2单击此按钮,打开“字体”下拉列表框1选择要设置字体的文本3单击要应用的字体选项二、文档排版格式-设置字符格式选择要设置字号的字符,切换至“开始”选项卡,在“字体”组中进行设置。2单击此按钮,打开“字号”下拉列表框1选择要设置字号的文本3单击要应用的字号选项或在“字号”文本框中直接输入字号,按Enter键二、文档排版格式-设置字符字形Word2007中的字形包括加粗、倾斜、添加下划线、添加删除线、设置上标、设置下标、设置突显色、设置边框和底纹等。原字形倾斜删除线上标边框加粗下划线下标青色突显灰色底纹二、文档排版格式-设置字符颜色选择要设置字符颜色,切换至“开始”选项卡,在“字体”组中进行设置。打开的“颜色”对话框3单击要应用的颜色图标1选择要设置字符颜色的文本2单击右侧倒三角按钮4单击要应用的颜色图标5单击设置颜色后的文本效果或单击该命令二、文档排版格式-设置段落格式设置段落缩进Word2007中的段落缩进包括：左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进4类。首行缩进左缩进悬挂缩进右缩进二、文档排版格式-精确设置段落缩进应用“段落”设置对话框可进行段落的精确缩进设置。1选择要设置缩进的段落,或是将插入点置于该段落中2切换至“开始”选项卡,单击该按钮3设置段落的左、右缩进值4选择设置首行缩进还是悬挂缩进5设置段落缩进值6单击,完成段落设置二、文档排版格式-设置段落对齐“开始”选项卡“段落”组中提供了5个对齐按钮,分别为“左对齐”、“居中对齐”、““右对齐”、“两端对齐”和“分散对齐”。居中对齐“段落”组中的5个“对齐”按钮右对齐分散对齐二、文档排版格式-设置行间距与段间距段落与段落之间、行与行之间都是有默认距离,段落之间的距离称为段间距,行之间的距离称为行间距；默认段前/段后间距为0,行间距为单倍行距。3设置固定值23磅4设置段前、段后间距1单击2单击二、文档排版格式-设置边框与底纹用户可在“段落”组中的“底纹”中设置段落底纹。打开的“颜色”对话框2选择该命令3单击4单击1单击为段落文字设置底纹后的效果用户可在“段落”组中的“边框”中为段落设置边框。打开的“边框和底纹”对话框2选择该命令3单击4选择此项1单击为段落文字设置边框后的效果5选择此项6选择此项7单击10单击9单击8单击二、文档排版格式-设置项目符号和编号利用项目符号与编号可以自动给一系列段落添加各种项目符号或编号,以强调文档某一部分,同时可增强文档的可读性。“项目符号”下拉面板用于设置段落编号“编号”下拉面板用于设置段落项目符号二、文档排版格式-应用及修改样式格式刷的应用格式刷像一把“刷子”,可以快速将指定段落或文本的格式延用到其他段落或文本上。1将插入点置于名格式的段落中2单击“格式刷”按钮3刷向目标段落释放鼠标后的效果二、文档排版格式-使用快速样式Word2007中提供了很多默认快速样式,用户可从“开始”选项卡“样式”组中进行设置。从列表框中选择要应用的快速样式1单击2单击从打开的面板中选择要应用的样式二、文档排版格式-修改样式所有样式都可以进行修改,打开“修改样式”对话框,修改样式的类型、格式等内容。“修改样式”对话框1右击要修改的样式2从打开的弹出菜单中选择该命令3完成所有需修改的选项设置4单击基本操作文档排版格式图表制作技巧123Word文档的特殊应用4OfficeWord2007三、图表制作技巧-插入图片如果用户有很多可应用的图片,可应用Word提供的插入图片功能,将指定的图片插入到Word文档中。1切换至该选项卡2单击3向下拖拽打开“插入图片”对话框4单击5单击6单击7单击插入到Word中的图片三、图表制作技巧-应用“组”调整图片双击图片显示图片工具“格式”选项卡,或是选择图片切换至“格式”选项卡,可应用“大小”组设置图片大小。高：3.2厘米宽：4.55厘米1选择图片2切换至该选项卡3输入图像的宽、高值,按Enter键高：2.41厘米宽：3.41厘米改变图像宽、高后的效果三、图表制作技巧-应用“对话框”调整图片显示“格式”选项卡,单击“大小”组中的“对话框启动器”按钮打开“大小”对话框,调整图片。“大小”对话框3在“高度”和“宽度”文本框中输入数值1切换至图片工具的“格式”选项卡2单击4单击三、图表制作技巧-设置图片版式Word2007中共提供了7种环绕方式,用户可根据需要设置文字环绕方式。“高级版式”对话框1单击2单击3选择要应用的环绕方式4设置图片在行中的位置5设置图片与正文间的距离6单击4.4.2设置图片相对于文档的对齐方式以嵌入模式插入到Word2007中的图片共提供了9种对齐方式,用户可根据需要设置图片对齐方式。1单击2单击“高级版式”对话框3选项该选项4选择相于某对象进行对齐5单击三、图表制作技巧-设置图片版式三、图表制作技巧-绘制与编辑自选图形绘制自选图形Word共提供了7类自选图形：线条、基本形状、箭头、流程图、标注、星与旗帜。每类都含有不同的形状,如“基本形状”类包含有矩形、四边形等。如果要绘制圆角正方形,可先按下Shift键,然后拖拽鼠标绘制圆角正方形,释放鼠标1单击2单击3按下鼠标左键拖动绘制出圆角矩形,释放鼠标即可1.更改形状样式选择要更改形状样式的自选图形,切换至绘图工具“格式”选项卡,在“图形样式”组设置形状样式。1切换至该选项卡3单击选择面板中任意选项2单击应用系统形状样式后的效果2.设置形状填充213452设置形状背景填充色2设置形状渐变填充色1选择颜色设置背景图像1选择渐变填充方向2设置形状纹理填充设置形状图案填充1选择纹理1选择图案2图案方向3设置图案颜色4单击3453.设置形状轮廓设置自选图形轮廓的方法与设置图片边框的方法类似,用户可根据需要设置形状轮廓。1选择形状2单击3单击4单击5单击设置边框颜色和粗细6单击7单击8单击设置边框样式4.设置形状三维效果为自选图形添加三维效果可使其更具有立体效果。“三维样式5”效果1单击2单击3单击4单击调整后的三维效果5.添加文字在自选图形上添加上说明文字,可以使其更具有说明性。1在形状内任意位置处右击2选择该命令在形状内显示插入点3输入文字并设置文字格式三、图表制作技巧-绘制与编辑SmartArt图形创建SmartArt图形Word2007中新增的SmartArt图形包括7类,下面以层次结构图为例介绍创建方法。“选择SmartArt图形”对话框1单击2单击3单击4单击创建的层次结构图5在此输入文本或双击此处输入文本三、图表制作技巧-绘制与编辑SmartArt图形创建SmartArt图形后,用户可根据需要对其进行编辑,如更改形状、改变布局、更改样式等。更改布局后的图形2切换至该选项卡3单击4单击5单击7单击8单击1选择该形状6单击添加的形状更改颜色后的图形套用样式后的效果9单击10选择这两个形状11单击12单击13选择整个图形,切换至“开始”选项卡,设置形状内文字的字体和字号14输入所需文字即可三、图表制作技巧-创建表格插入表格选择行列数创建表格,用户可通过选择行列数方式创建表格。打开的“表格”面板1切换至该选项卡2单击3拖动鼠标选择要创建表格的行列数根据选择行列数创建的表格三、图表制作技巧-创建表格用户可以根据需要直接指定行列数创建表格。1切换至该选项卡2单击3选择此命令根据选择行列数创建的表格“插入表格”对话框4输入行列值5单击Word中提供了手动绘制表格的功能,用户可根据需要在文档中绘制表格。1切换至“插入”选项卡3拖拽鼠标绘制出虚线框2单击6根据拖拽绘制的表格4水平拖拽绘制表格行5垂直拖拽绘制表格列三、图表制作技巧-绘制表格三、图表制作技巧-将文本转换成表格Word中允许用户将设置了文字分隔符的文本转换成表格。转化为表格1选择设置了分隔符的文本2单击3设置文字分隔符4单击三、图表制作技巧-插入Excel电子表格Word中集成了直接创建Excel电子表格的功能,允许用户将Excel直接应用于Word。在Word中创建的Excel表格1单击2在Excel中输入所需的数据3在Excel表格外单击后完成电子表格的创建三、图表制作技巧-插入内置表格Word2007中内置了9种快速表格样式,可供用户直接使用。选择任意选项根据快速样式创建的表格1单击2单击打开的“快速表格”面板三、图表制作技巧-选择表格及表格元素选择表格及表格元素的方法多种多样,如单击,拖动鼠标选择行、列,应用Word2007中提供的命令菜单选择等。1在表格内单击2切换至该选项卡选择单元格选择行选择列选择整个表格3单击三、图表制作技巧-调整表格调整行高/列宽调整行高/列宽的方法有4种：拖拽调整、自动调整、精确调整和平均分配；拖拽调整即应用鼠标,后3种可通过“布局”单元格中对应命令完成。自动调整平均分布精确调整行高、列宽三、图表制作技巧-插入/删除行/列切换至表格工具的“设计”选项卡,应用“行和列”组用户可根据需要向表格中插入行/列,或删除行/列。1在单元格中单击2单击3单击4单击5单击右侧单元格左移删除整列删除整行用于插入行/列三、图表制作技巧-单元格操作单元格基本操作主要包括调整单元格的宽、高,合并、拆分单元格。1单击改变单元格高、宽1单击拆分单元格2输入值3单击1选择要合并的单元格2单击合并的单元格2输入数值三、图表制作技巧-设置表格中数据对齐方式Word表格中数据的对齐方式有9种,用户可根据需要时行设置。设置垂直、水平居中对齐后的效果1选择要设置文本对齐的单元格2单击3选择要设置文字方向的单元格4单击打开的“表格选项”对话框垂直文本5单击6设置单元格边距7单击三、图表制作技巧-套用表格样式Word2007中提供了多种可直接套用的表样式,切换至“设计”选项卡,可为表格设置表样式。套用表样式后的效果1选择整个表格2单击3单击三、图表制作技巧-绘制斜线表头常见的表格中还包含一种比较特殊的表格：带斜线表头的表格。1在此单元格中单击2单击3选择表头样式4设置表头字体大小5输入行标题6输入列标题7单击创建的斜线表头效果基本操作文档排版格式图表制作技巧123Word文档的特殊应用4OfficeWord2007三、Word文档的特殊应用-页眉、页脚和页码添加页眉页眉是指正文边框上边框处与页面顶部间的部分。选择任意选项1单击2单击3创建的“边线型”页眉4单击此按钮退出页眉编辑三、Word文档的特殊应用-添加页眉页脚正文边框下边框处与页面底部间的部分。5在页脚位置处绘制出图形1单击2单击3单击4单击6切换至该选项卡7单击8在页脚处添加的形状9单击“关闭页眉和页脚”按钮退出页眉编辑添加的页脚页脚效果三、Word文档的特殊应用-奇偶页不同的页眉和页脚Word2007中提供了7种奇、偶页不同的页眉、页脚样式,分别为：反差型、飞越型、拼板型、朴素型、现代型、小室型和运动型。应用奇偶页不同的页眉页脚后的效果1切换至该选项卡2单击3单击4单击5单击6单击7单击8切换至偶数页,单击此项三、Word文档的特殊应用-设置页码添加页码,Word2007中的页码允许置于页眉、页脚、左右页边距及插入点所在位置,用户可根据需要设置。1将插入点置于要添加页码的文档中2单击3单击4单击插入到右边距中的页码三、Word文档的特殊应用-设置页码格式用户可以根据需要设置页码的格式,如定义为自然数序列、小写字母格式、大写字母格式,是否包含章节号等。打开的“页码格式”对话框1单击2单击3单击4单击5单击设置格式后的页码三、Word文档的特殊应用-生成PDF文件完成PDF加载项的安装后,在Word2007的“另存为”下级菜单中会显示PDF命令。1打开要另存为PDF的文档2单击3单击4单击5设置保存路径及文件夹6输入文件名7单击三、Word文档的特殊应用-保护文档使用“保护文档”功能可对文档进行保护,选择哪部分开放不受限制,允许用户更改,哪部分不允许用户更改。1切换至“审阅”选项卡,单击此按钮3单击2选择4选择5单击6选择7选择8单击添加用户9单击10设置密码11单击12单击如果停止保护三、Word文档的特殊应用-文档加密使用“加密文档”功能可对文档进行保护,没查打开查阅内容都必需输入正确密码才能浏览和编辑。如何解除密码保护2设置密码1单击打开谢谢