Unit 1 basic Knowledge of business letter writing

BasicKnowledgeofBusinessLetterwriting曾薇 Preface1.DefinitionEnglishbusinesscorrespondencereferstotheletters,cables,telexes,faxesande-mailsdealingininternationalbusiness,aswellasindomestictrade,ofcourse.2.AimThepurposeofthiscourseistohelpyoulearnhowtowritegoodbusinesslettersbyusingup-to-dateexpressionsinthesimplestpossiblelanguage.IthasitsuniquelanguagestyleandjargonsItisfullofbusinessterminationsandabbreviationsThereisacloserelationsbetweenEBCandinternationaltrade 3.Features Weareinthemarketforsilkblousesandshouldbepleasedifyoucouldkindlyquoteusyourkeenestpricesforthegoodsbelow OfferquotationordercounterofferletterofcreditCIFFOB YL11/11RVD S/C123L/CUNRCVPLSRUSH Examples:课程简介本课程是国际贸易专业高年级的核心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务函件，电传和传真以及其它方式的写作格式，商业术语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的具体做法，使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培养和提高他们的外贸业务工作能力。 本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式，了解通过哪些途径来发展新客户，开拓新市场，如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样灵活运用付款方式，如何做到重合同守信用，怎样去审查信用证，做到不出差错，在理赔和索赔中做到有理有利有节；学会拟写信函和电传传真的写作技巧。 学习 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 ：本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。 学习方法：《外贸函电》是一门实践操作性很强的课程。也就是说，要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论是远远不够的，学员必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，深入体会何为七个“C’S”写作的基础理论知识，更重要的是通过学习信例，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。QuestionsWhatarethefourfunctionsofabusinessletter?WhatdoyouknowaboutsevenguidelinesofwritingEnglishbusinessletters?Whatarethestandardpartsofaformalbusinessletter?Asforthebodyofabusinessletter,whatarethebasicrequirements?Whentheinitialofthetypist’snamecanbeomitted?WritingPrinciplesofbusinessLetters7“C”1)Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。2)Clarity清楚意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误：（二）注意词语所放的位置：（三）注意句子的结构： 3)Conciseness简洁 （一）避免废话连篇（二）避免不必要的重复 （三）短句、单词的运用 4)Consideration体谅 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。 5)Completeness完整 商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。 6)Concreteness具体 内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。 7)Correctness正确 表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。 ThestructureofbusinesslettersPartsofaBusinessLetterEssentialParts1.Theletterhead信头2.Thedateline日期3.Theinsidenameandaddress收信人名称地址4.Thesalutation称呼5.Thebodyoftheletter信文6.Thecomplimentaryclose结尾敬语7.Thesignature落款OptionalParts 8.Theattentionline具体收信人 9.Thesubjectline事由 10.Thereferencenotation案号 11.Theenclosure附件 12.Thecarboncopynotation抄送 13.Thepostscript附言 14.Thetypist’sinitial(s)经办人代号1)Letterhead外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。2)ReferenceandDate 参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好标明Yourref:Ourref:打印日期注意事项：A.年份应完全写出，不能用(94)代替(1994)B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。C.日期最好用基数字。3)InsidenameandAddress 收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生误差；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。4)AttentionLine 如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention或Attentionof例RichardThomas&BaldwinsLtd.,151GowerStreetLondon,SC76DY,EnglandAttention：Mr.CaveorAttentionofPurchasingManager5)TheSalutation 这是写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用单数),DearMr.xxx称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号：6)SubjectLineorCaptionLine 事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。7)BodyoftheLetter 这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语(OpeningSentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。TheclosingSentences 在信的结尾一般有结尾语(TheclosingSentences),一般用来 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf 本文所谈的事项，提示对收信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如Wehopetoreceiveyourearlyreply.8)ComplimentaryClose 结束语是一种客套用语，它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如： DearSir(s),Yoursfaithfully,orFaithfullyyours, Gentlemen:Trulyyours,orYourstrully, DearMrxx,YourssincerelyorSincerelyyours,9)TheSignature 结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。 外国函件都必须由负责亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视。10)Enclosure 如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2Enclsor3Encls,或详细列明如下： Encls:2Invoices Enc:1B/L1Photo1Certificate11)TheCarbonCopyNotation 如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CCtoxxx”or“CCxxx”12)Postscript 信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S.引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)。LayoutofaBusinessLetter商业信函的格式ThreemajorformsIndentedForm缩格式BlockedForm齐头式Modified/Semi-BlockedForm改良/半齐头式PartsofaBusinessLetter信件组成部分EssentialParts必要部分1.Theletterhead信头2.Thedateline日期3.Theinsidenameandaddress收信人名称地址4.Thesalutation称呼5.Thebodyoftheletter信文6.Thecomplimentaryclose结尾敬语7.Thesignature落款OptionalParts附加部分 8.Theattentionline具体收信人 9.Thesubjectline事由 10.Thereferencenotation案号 11.Theenclosure附件 12.Thecarboncopynotation抄送 13.Thepostscript附言1.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@cofco.com.cn2.OurRef.YourRef.Date:15thNovember,20--3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts5.Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.6.Yourstruly,7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13.P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000. 信函组成部分示例组成部分分项示例1. ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@cofco.com.cn2. OurRef.YourRef.Date:15thNovember,20--5.Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.6. Yourstruly,7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)结尾敬语10.QS/AN 11.Enclosures 12.ccourShanghaiBranchOffice 13. P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.各部分写法信头和收信人名称、地址英语：名称在上，地址在下地址先小后大中文：名称在上，地址在下地址先大后小名称、地址AUKaddress:AirEnvironmentalMechanicalEquipmentLimited2076WestMainStreetDevon,EX140RAU.K.中文名称、地址举例山东外贸职业学院中国山东省青岛市江西路62号中国地址名称用英文写SinochemJiangsuImportandExportCorporationJiangsuInternationalBusinessMansion,50ZhonghuaRoad,Nanjing210001,P.R.China单位名称门牌号大楼名称街道邮编城市国家日期位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下均可以齐头，也可以靠右写法：美式：月-日-年英式：日-月-年美式日期举例日期InterstateProducts,Inc.511InterstateCourtSarasota,FL34240USADate:April4,20--ShandongForeignTrade(Holdings)CorporationLimited51,TAIPINGROADQINGDAO,266001CHINA英式日期举例日期OFFICESYSTEMSPTY.LTD.124OakStreetTel(61-2)4193209ChatswoodFax(61-2)4194011EnglandE-mailinfo@os.com.ukAqueousTechnologies291CaxtonStreetSanteFeU.S.A18November,20--DearSirorMadam,日期写法注意事项 “月份”最好用文字，如：1. 2ndMay,20--2. 2May,20--3. 2May20--(Commacanbeomitted)4. September21st,20--5. September21,20-- 避免月份用数字，如11/12/20--称呼 位置：必须齐头 写法：对男士（正规）：DearSir,或DearSirs,或Gentlemen:对女士（正规）：DearMadam,或DearMesdames,对关系密切的商业伙伴：DearJack,词首字母全大写，用逗号或不用标点符号Gentlemen后用冒号结尾敬语 位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右 正规场合下常用：1.Yoursfaithfully,2.Yourstruly,3.Faithfullyyours,4.Trulyyours,第二个单词小写，用逗号或不用标点符号称呼与结尾敬语的对应关系 Salutation Close Occasion DearSir(s)DearSirorMadam(Mmes) YoursfaithfullyFaithfullyyours Standardandformalclosure GentlemenLadies/Gentlemen Yours(very)trulyVerytrulyyours UsedbyAmericans DearMr.Malone Yourssincerely/SincerelyBestwishes(U.K.)Bestregards/Regards(U.S.) Lessformalandbetweenpersonsknowntoeachother落款具体收信人 位置：1.收信人名称地址之下2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线 表示的是承办本信件的具体个人或部门1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager2.AttentionofMr.Cave3.TotheattentionofMr.LiuMing事由 位置：1.称呼和正文之间2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线 表示的是该信函的主题1.Re:YourOrderNo.463for1,000Wide-screenTVSets2.SHEEPWOOL附件 位置：落款之下，左对齐 说明该信件有附件1.Enclosure2.Enc.3.Encl.AsStated4.Enclosure:Brochure抄送 位置：附件之下，左对齐 表示该信件同时抄送给他人1.明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄：bccMr.SimpsonAddressingEnvelopesRemarks（备注）:1.Private私人信2.Confidential　机密信3.Registered挂号邮件4.Express　快递邮件5.OrdinaryMail　平信6.Immediate(Urgent)　急件7.PrintedMatter　印刷品8.Sample　样品 Remarks:1.Private私人信2.Confidential　机密信　3.Registered挂号邮件4.Express　　　　　快递邮件5.OrdinaryMail　　　平信6.Immediate(Urgent)　急件7.PrintedMatter　　　　印刷品8.Sample　　　　　　　样品BlockedStyleIntendedStyleAddressthefollowingenvelopeinenglish.英国伦敦牛津街23号阳光公司邮编：SE5,6JD威廉．史密斯先生收中国北京天安门街43号北京纺织品进出口公司邮编100053Writedownaletterwithmodifiedblockform.Sender’sname:ChinaNationalGarmentCorp.Sender’saddress:260ZhujiangRoad,Nanjing210018,P.R.ChinaSender’stelephonenumber:025-3838388Date:March13,2005Receiver’sname:WalkmanCo.6.Receiver’saddress:2561CaliforniaAvenue,Seattle,WA889,U.S.A7.Subject:Gent’sShirt8.Salutation:Gentlemen9.TheMessage….10.ComplimentaryClose:Yoursfaithfully11.Signature:DongGang(Manager)12.Enclosure:CatalogueBeijingTextilesImport&ExportCorporation43TianAnMenStreetBeijing100053P.R.ChinaMr.WilliamsSmithSunlightCompany23OxfordStreetLondonSE5,6JDU.K. ChongqingBE0701@126.com Key:123456 改为：chongqing2007UsefulSentencesWeareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou40tonsofthesame.Answeringtoyourletter,westatethatthemarketremainsquiet.4.Weacknowledgereceiptofyourletterofthe15thinst.5.Weareinpossessionofyourfavorofthe6thJune,andregrethavingtoinformyouthatitisimpossibleforustodeliverthegoods.6.YourfavorofyesterdaycoveringachequeofUSD100isdulytohand.7.WeinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.8.NoticeisherebygiventhattheannualgeneralmeetingoftheshareholdersofourcompanywillbeheldattheBanker’sClubonMar.8th.9.Throughtheselines,weintimateyouthattheymaysendyouconsiderableorders.10.Inconfirmationofmycabletoday,Iregrettostatethatthefactorywascompletelydestroyedbyfirelastnight.11.Weconfirmourcalloflastweekrespectingourofferstoyou.12.Kindlyletushaveconfirmationoftheseordersbytelegraphtomorrowby4pm.13.WetakepleasureininformingyouthataparcelcontainingbooksandothershasarrivedforyoufromLondon.14.Ishallbepleasedtosupplyyouwith10casesoftoysatthelowpriceofUSD900perbox.15.Weshallbegladifyouwillkindlygiveusapriceforprinting.16.Weencloseforrealizationdraftsasperthelistatfoot.17.Enclosedpleasefindthreeordersforimmediateattention.18.Weapologizeyoufortroublingyou.Slogans Hiscampaignsloganwas"Nocorruptionmeansnopoverty". 他的竞选标语是“没有腐败，没有贫穷”。 Hehascampaignedundertheslogan"independenceandsolidarity". 福田康夫的竞选口号是“独立和团结”。 MrSkogan'ssloganisevensnappier:"violentcrimeisadisease". 司可根先生的口号更加新颖：“暴力犯罪是一种病”。 Isitreally,asthebreezygovernmentslogansuggests,a"BetterCity,BetterLife"? 政府的口号喊得好听：“城市，让生活更美好”。果真是这样吗？ Atrafficslogan:Don'tletyourkidsdriveiftheyarenotoldenoughorelsetheywillneverbe. 交通口号：如果你的孩子还没到开车的年龄，不要让他们开，否则他们永远也不会到这个年龄。 Gilletterazors,undertheslogan"TheBestAManCanGet". 吉列剃须刀，广告词就是“一个男人能得到的最好的东西”。Thankyou!