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会议管理制度[17页].docx

会议管理制度[17页]

俭约
2019-02-13 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《会议管理制度[17页]docx》,可适用于财会税务领域

个人收集整理勿做商业用途作者:ZHANGJIAN仅供个人学习勿做商业用途会议管理制度第一章总则第一条目的为使公司的会议管理规范化和有序化提高会议的质量和效率降低会议成本切实跟踪落实会议提出的各项工作任务与工作要求的完成情况从而保证会议的有效性特制定本制度。文档来自于网络搜索第二条适用范围制度适用于公司(各分公司、业务部门、办事处)各项会议管理。第三条会议形式一、公司的会议形式包括:定期的常规性会议和临时性会议。其中定期的常规性会议主要包括以下种形式:(一)公司周年庆典表彰大会(二)公司高管工作例会(三)公司年终工作述职工作总结会议(四)公司年中工作述职工作总结会议(五)各分公司、业务部门、办事处周例会月度会议。二、临时性会议的主持部门以事件主导部门为主召开具体会议参加人、会议时间及会议内容应提前一个工作日以通知形式告知相关参会人员。文档来自于网络搜索第二章会议流程第四条会议安排的原则一、坚持局部服从整体的原则会议优先于部门会议紧急会议优先于一般会议。二、各类会议优先顺序为:例会、临时性行政业务会议、部门内部会议。三、因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第五条会议通知一、常规性会议除时间临时调整外不再另行通知由主持部门直接通知参会人。二、临时性会议按ldquo谁提拟谁通知rdquo的原则进行会议通知。三、会议通知期:须于开会前一个工作日内通知参会人及会务服务提供部门。四、会议通知的渠道:(一)公司内部QQ群、微信群、企业邮箱:适用于常规性会议通知(含常规性会议临时调整时间的)、临时性会议通知文档来自于网络搜索(二)公告栏:适用于临时性会议通知(三)电话通知:适用于临时性会议公告后由主持部门电话通知参会人(四)OA系统中行政办公之ldquo公告通知rdquo模块发布:适用所有会议类型用于会议通知存档备查。五、会议通知的内容:(一)会议时间(二)会议地点(三)会议主持部门(四)参会人员(五)会议主题(六)会议须准备的资料明细(七)参会注意事项(八)其他。第六条会议准备一、会议主持部门的助理或部门指定执行人应提前做好会议准备工作如落实会场布置会场备好座位、会议器材等会议所需的各种设施、用品等。文档来自于网络搜索二、对于需要给参会人员发放会议资料的会议主持部门应根据参会人数提前印制会议资料。三、会议主持部门应提前打印《会议签到表》并由会议记录员监督参会人员签到情况会议签到表须在会议结束后由会议主持人签字确认。文档来自于网络搜索四、为了合理分配会议室资源有效贯彻会议室安排原则的规定会议主持部门须提前至少一个工作日在OA系统中ldquo综合办公rdquo栏目中填写《会议申请》流程表单文档来自于网络搜索因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限但会议组织部门或个人必须提前电话与公司行政前台备案。第七条会议组织一、会议组织遵照ldquo谁提拟谁组织rdquo的原则。二、会议主持人必须遵守以下规定:(一)主持人应不迟于会前分钟到达会场检查会务落实情况做好会前准备。(二)主持人一般应于会议开始后将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明并说明各项议程大概的会议时间限制以提高会议的效率。文档来自于网络搜索(三)会议进行中主持人应根据会议进行中的实际情况对议程进行适时、必要的控制并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言以确保议程顺利推进及会议效率。文档来自于网络搜索(四)对于讨论、决策性议题的会议主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述适时提交参会人表明意见对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。文档来自于网络搜索(五)主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向参会人明确并落实具体的会议跟踪负责人。文档来自于网络搜索三、参会人必须遵守以下规定:(一)应于会前分钟到达会场并在《会议签到表》上签到。(二)会议发言应言简意赅紧扣议题。(三)遵循会议主持人对议程控制的要求。(四)对于工作部署性质的会议原则上不在会上进行讨论性发言。(五)遵守会议纪律与会期间应将手机调至静音或将手机呼叫转移至本部门另一名未参会人员处原则上会议期间不允许接听电话如须接听请离开会场。文档来自于网络搜索(六)原则上参会人员不得请假如确需请假的须向会议主持部门负责人及分管副总、必要情况下还要向总经理说明情况并征得同意后方可请假。文档来自于网络搜索(七)无故未按时参加会议的将给予当事人元次的处罚并备案。(八)参会人员应做好本人的会议记录。四、会议主持人为会议考勤的核准人考勤记录由会议记录员负责。第八条会议记录一、各类会议均应以专用记录本进行会议记录。二、会议进行期间重要会议须用录音笔进行录音并于会议结束后两个工作日内由会议记录员将会议录音提交至公司存档。文档来自于网络搜索三、各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定:(一)各部门应常设一名会议记录员(一般为本部门的助理或行政文员)会议记录员名单须报行政部备案如需调整会议记录员的调整部门须及时通知行政部。文档来自于网络搜索(二)公司根据名单配发会议记录本。会议记录本用完后由记录员凭旧本至行政部换领新本旧本同时本部门存档。会议记录本的领取登记按低值易耗品的领取程序办理。文档来自于网络搜索(三)会议记录员负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。(四)会议记录遵照ldquo谁组织谁记录rdquo的原则如有必要会议主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要临时指定会议记录员。文档来自于网络搜索(五)公司管理层主持的例会、临时行政会议原则上由总经理助理秘书负责会议记录工作公司管理层另有指定的从公司管理层指定。文档来自于网络搜索(六)会议记录员应遵守以下规定:、以会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录并于会议结束后半个工作日内整理好会议纪要由会议主持人审批通过后下发至参会人员。文档来自于网络搜索、会议记录应尽量采用实录风格确保记录的原始性。会议主持人须在每次会议记录上签字确认。、对会议已议决事项应在原始记录中括号注明ldquo议决rdquo字样。、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。三、会议记录的备档按以下规定:(一)本部门负责组织的各类会议的会议记录由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管但用完后的记录本应作为机要档案及时转公司统一归档备查。文档来自于网络搜索(二)本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查部门内其他人员需查阅会议记录的须经部门负责人同意后放可进行查阅并在查阅内容所在页的页眉处签字。文档来自于网络搜索(三)部门其他人员查阅会议记录时会议记录员须在场除经部门负责人及分管副总同意外会议记录本不得外借给其他部门或部门内其他人员。对于会议记录的外借情况记录员应如实在会议记录中写明外借时间、外借原因及外借人并由外借人签字确认。文档来自于网络搜索(四)会议记录为的机要档案保管人员不得擅自外泄。第九条会议纪要一、下列情况会议记录员须将会议记录整理为会议纪要:(一)除部分部门ldquo站会rdquo外的常规性会议(二)各类临时行政业务类会议(三)各类紧急性会议(四)与经营管理相关的会议(五)须会后对会议内容贯彻落实进行跟进的会议(六)其他会议主持人要求整理会议纪要的会议。二、所有会议均需做会议纪要以方便相关信息的查询和后续工作的追踪、落实会议纪要需如实记录对内容进行概括、总结分类别或分项目记录。文档来自于网络搜索三、会议纪要中包含(但不仅限于)如下内容:会议的主要内容及议题会议讨论或决定的重大事项会议决定的行动计划或改进措施。(具体格式详见附件)四、会议纪要整理和发送应在个工作日内完成下发或传阅范围由会议主持人确定通过OA协同发送给所有会议相关人员及对接人事专员。文档来自于网络搜索五、会议须有落地执行计划输出具体如下:(一)宣贯类会议:宣贯后的改进落实计划(二)专题类会议:针对问题如何解决列出相关人员的工作安排和计划(三)工作汇报类会议:针对部门问题或个人工作问题的进展安排、改善提升列出相应的计划安排六、会议纪要输出的工作计划须进行跟进落实情况跟踪记录汇总实行一会一表制。第章会议纪要的跟踪落实第十条落实计划跟踪各部门对接人事专员对会议纪要输出的落地计划按照计划时间节点进行跟进并于每月底输出该部门的会议落地执行情况的进展汇报并将结果上交到分管副总处。文档来自于网络搜索第十一条落地结果考核会议的落地计划的执行进展情况会进行相应考核以每月为一个考核节点。(一)按时间节点完成工作安排和进展相关人员绩效成绩加分(二)工作事项均能按期完成部门年度考核中予以特殊情况加分(三)一项工作延期完成相关人员绩效成绩扣分(四)工作在延期一个月后仍未完成部门负责人绩效成绩扣分(五)部门会议纪要工作超过项在延期一个月后仍未完成部门年度考核中取消评优资格。第十二条奖惩办法(一)惩罚方面、会议未整理会议纪要一次会议发起组织人予以警告未整理会议纪要两次及以上处以发起人所属部门负责人予以警告、会议发起人超过一个工作日内将会议纪要发放给相关人员予以警告处分、会议纪要工作计划安排人员一次未按照会议结果执行落地处以相关人员警告处分两次及以上未执行则相关人员及部门负责人处以通报批评及罚款的处分。(二)奖励方面、会议纪要每月按时整理、发放对会议发起人及其负责人进行通报表扬、会议落地执行连续三次均能按照时间节点完成对于参与工作计划落实的相关人员予以通报表扬以及所属部门奖励奖金元。文档来自于网络搜索(三)人力资源部每月对会议纪要以上的奖惩情况予以OA公告的形式予以公示。第十一条会议纪要的汇总统计一、工作任务完成情况的统计:如工作完成时长、工作完成结果程度、是否有后续待完成的工作内容等争取以柱状图、饼图等形式体现。文档来自于网络搜索二、工作时间的统计:根据各岗位不同的工作内容计算各工作内容的完成工作日。三、工作任务计划合理性的统计:将计划内工作与计划外工作进行横向比对分析。确认各岗位计划内与计划外工作的比例从而确定各岗位的灵活机动性。文档来自于网络搜索四、每周工作量的统计:根据工作量完成天数确定每周工作量的完成情况以工作完成天数的多少为标准来确定每周工作量大小排名并根据各周工作量大小的综合排名确定每月实际的工作重点与计划的重点是否一致等情况。文档来自于网络搜索五、每月工作重点的统计:根据每周工作量完成的多少来确定每月的工作完成重点并根据此统计确认比较每月工作重点与工作量之间是否存在必然联系。文档来自于网络搜索第十二条会议纪要跟踪落实的审核程序一、由会议主持人填写《部门会议纪要工作任务跟踪落实情况》并报部门主管、分管副总或总经理审核。二、于下次会议前一个工作日内就会议纪要工作任务跟踪落实情况进行汇总统计。三、对于未落实的会议工作内容在与执行人沟通后要明确未完成的原因分析该原因分析和为跟踪落实情况表提交部门主管、分管副总或总经理审批。文档来自于网络搜索四、如会议主持人未如期完成落实跟踪的第一次将口头批评并了解未完成的原因根据会议主持人提出的问题进行针对性培训对于第二次未如期完成落实跟踪的将其不允许担当会议主此人工作对于超过三次(含)未如期完成落实跟踪的将保留与会议主此人解除劳动合同的权利。文档来自于网络搜索第四章会议室管理规定第十三条会议室由行政部部统一管理目前的会议室主要为:公司行政楼:会议室、会议室、会议室、会议室、会议室、行政二楼贵宾接待室、行政四楼综合会议室。文档来自于网络搜索研发楼:会议室、会议室、会议室、会议室、研发中心综合培训室。第十四条会议室使用时间原则上只要使用部门在OA系统填写《会议室申请》流程。行政前台审批后均可在约定时间内进行使用如有变动可在第一时间向行政部备案调整。文档来自于网络搜索第十五条会议室申请与登记:(一)除临时短暂性会议面谈不用申请与登记外其他会议都须填写OA系统会议室申请流程流程并注明是否需要使用会议设备、是否需要连接电话会议、视频会议。文档来自于网络搜索middot会议设备:投影仪、八爪鱼扩音器视频设备middot电话会议:一般在没有网络或则网络连接状态不好的时候建议开电话会议并要严格控制电话会议时间middot视频会议:会议双方都有网络的情况下建议开视频会议(二)会议主持部门须提前一个工作日在OA系统中填写《会议室管理》申请流程。(三)行政前台须根据会议室安排原则在申请人填写《会议室管理申请表》时帮助申请人合理安排会议室如申请人对会议室安排有异议且行政前台无法解决的提交行政部主管协调解决。文档来自于网络搜索(四)对于未提前对会议室进行申请的行政部将无法为其安排临时会议地点。由此造成的后果由会议主持部门自行承担。文档来自于网络搜索(五)对于临时召开的紧急会议需要使用会议室的会议主持部门必须提前与行政前台进行沟通确认待确认会议室没有被预约后方可按ldquo特情特办rdquo的原则由行政部统一安排但申请部门不得对会议室的地点提出异议。文档来自于网络搜索第十六条布置会场及会议期间参会人员须爱护会议室内财物如有损毁将由当事人照价赔偿对于无法确定当事人的将由参会全体人员照价均摊赔偿。文档来自于网络搜索第十七条参会人员须提前分钟进入会场进行签到并等候工作时间禁止参会人员在办公及休闲区域内等候以免影响正常办公秩序。文档来自于网络搜索第十八条会议室使用部门须维持会议室的整洁使用完毕后须将移动的桌椅及时放回原位以方便其他部门使用。文档来自于网络搜索第十九条会议室使用部门及参会人员须确认座位周边及会议室内的电源及电器设备是否关闭如发现设备故障的应及时报行政部备案以便及时修理保证其他会议的顺利进行。文档来自于网络搜索第二十条会议室内物品未经行政部批准不得私自转借他人或挪借他用严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会等。文档来自于网络搜索第五章附则第二十一条本制度自发布之日起实施。本制度内容的最终解释权归行政部所有本制度中涉及的OA系统操作流程的解释权归IT管理员所有。文档来自于网络搜索第二十二条本制度发布之日起原相关会议室管理规定同时作废。附:会议纪要模板XXXXXXX会议纪要会议时间:会议地点:会议主题:与会人员:主持人:缺席人员:记录人:会议主要内容会议计划安排工作内容责任人时间节点版权申明本文部分内容包括文字、图片、以及设计等在网上搜集整理。版权为张俭个人所有Thisarticleincludessomeparts,includingtext,pictures,anddesignCopyrightisZhangJian#spersonalownership文档来自于网络搜索用户可将本文的内容或服务用于个人学习、研究或欣赏以及其他非商业性或非盈利性用途但同时应遵守著作权法及其他相关法律的规定不得侵犯本网站及相关权利人的合法权利。除此以外将本文任何内容或服务用于其他用途时须征得本人及相关权利人的书面许可并支付报酬。文档来自于网络搜索Usersmayusethecontentsorservicesofthisarticleforpersonalstudy,researchorappreciation,andothernoncommercialornonprofitpurposes,butatthesametime,theyshallabidebytheprovisionsofcopyrightlawandotherrelevantlaws,andshallnotinfringeuponthelegitimaterightsofthiswebsiteanditsrelevantobligeesInaddition,whenanycontentorserviceofthisarticleisusedforotherpurposes,writtenpermissionandremunerationshallbeobtainedfromthepersonconcernedandtherelevantobligee文档来自于网络搜索转载或引用本文内容必须是以新闻性或资料性公共免费信息为使用目的的合理、善意引用不得对本文内容原意进行曲解、修改并自负版权等法律责任。文档来自于网络搜索ReproductionorquotationofthecontentofthisarticlemustbereasonableandgoodfaithcitationfortheuseofnewsorinformativepublicfreeinformationItshallnotmisinterpretormodifytheoriginalintentionofthecontentofthisarticle,andshallbearlegalliabilitysuchascopyright文档来自于网络搜索

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