新编秘书理论与实务第一章 秘书历史

第一章秘书历史第一节中国秘书史概述学习目标第一节中国秘书史概述案例导入第一节中国秘书史概述1.中国古代秘书概况(1)古代秘书工作的起源我国秘书工作的产生开始于远古的黄帝和尧舜时代。在信息管理和信息沟通方面，黄帝设置了史官掌管人户版籍，唐尧任命官员负责命令的传达与反馈。在信访工作方面，尧设立了“进善旌”，舜设立了“诽谤木”。第一节中国秘书史概述(2)古代秘书工作的产生夏朝建立以后，出现了比较 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的秘书文种“誓”以及宫廷档案“图法”。商代诞生了秘书人员——史官，尤其是作册史官和记事史官，负责制作、保管、宣布王命文书和文书档案工作。到商代末年，还产生了中央秘书机构——太史寮。周代是我国秘书工作的初创时期。王宫、诸侯国和地方官府都设立了秘书机构，配备了秘书人员，如王宫设立了“卿事寮”，配备有内宰、左史、右史、承、女史、行人等秘书人员，其中女史直接掌管有关王后礼仪的典籍和文件，是我国历史上最早的女秘书。第一节中国秘书史概述(3)古代秘书工作的确立自秦至汉，我国的最高秘书机构经历了一个“建立丞相府——削弱相府，起用尚书——建立尚书台——尚书台取代相府”的历程。本时期的统治者非常重视文书档案工作的作用。秦始皇和萧何对待文书档案的不同态度从正反两方面说明了当时档案工作确立和历史意义。东汉桓帝在皇宫设立了秘书监，虽然它只负责皇帝图书档案的管理，但这是我国首次出现“秘书”的概念。第一节中国秘书史概述(4)古代秘书工作的发展曹操为了扩大自己的势力，创立了秘书令，配备了秘书左丞、秘书右丞，成为独立的秘书机构，负责收发、处理奏章，撰拟、发布命令。曹操的创举在于他使秘书不再是官署名称，而成了现代秘书概念的始源。魏晋南北朝时期，纸张成为唯一的文书载体，使作为管理工具的文书的使用范围急剧扩大，频率迅速提高。第一节中国秘书史概述(5)古代秘书工作的成熟隋、唐、宋三朝的秘书工作日益健全。本时期朝廷的秘书工作先由中书、门下、尚书三省承担，“中书出令，门下审议，尚书执行”。唐宋时代建立了专门的信访机构，唐武则天为了打击政敌，铸造铜匦，设匦使院，奖励告密。隋唐时期的秘书人员来源很广泛，主要有科举考试、征召聘请文士名人、自我推荐等。宋代主要是从科举取士和旧朝官员中选用，同时，特设博学宏词科，专门选拔文字秘书。第一节中国秘书史概述(6)古代秘书工作的融合辽代官分南北。“北面官”根据契丹族原有 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 建立，属于辽官系统。“南面官”仿照唐宋制度建立，属于汉官系统，有枢密院、中书、门下、尚书等机构。金对秘书工作最突出的贡献是创立了快速传递官方文件的急递铺制度。元代各级各类政府机构的主要官员为武将，但他们多数不懂政事，只得依靠有文化的汉人来承担秘书工作，设立了案牍吏员、翻译吏员、传达吏员、知印、典吏等。元代对秘书工作的贡献主要在于文书工作和档案工作两方面。第一节中国秘书史概述(7)古代秘书工作的强化明朝的中央秘书机构就有了内阁、六科、通政司、司礼监、文书房等。清朝沿袭了明代的秘书制度，只是机构进一步扩大，其中军机处的设立是其特色鸦片战争以后，清朝出现了一些名副其实的秘书机构和秘书人员，如安徽巡抚衙门最早设立了秘书、助理秘书等官职，百日维新时期成立的咨议局设立了秘书长，这些成为现代秘书机构和秘书职务的直接渊源。第一节中国秘书史概述2.我国近现代秘书概况(1)中华民国时期的秘书概况孙中山先生建立的南京临时政府开创了我国秘书工作的先河。临时大总统府设立了秘书处，配备了秘书长和秘书。另外法制局、印铸局、公报局都具有秘书性质。北洋政府时期，总统府和国务院都设有秘书机构：秘书厅。但两个秘书厅的权力是不断交替的，变化的原因就看总统和总理谁是大军阀。从1928年起国民政府统一全国，在政府实行五院制。政府初设秘书处，后改名为文官处，五院都设有秘书处。为了指挥政府，蒋介石设立了自己的秘书机构——侍从室。此时，一些大中型企业和社会团体中也设置了秘书机构。国民政府对秘书工作进行了一系列的改革：1933年以“文书档案改革运动”为中心开展了“行政效率运动”、1938年到1945年推行“行政三联制、1947年大规模的“文书工作竞赛运动”。第一节中国秘书史概述2.我国近现代秘书概况(2)中国共产党建国前的秘书概况1921年中国共产党成立时就设立了秘书，毛泽东是党最早的秘书。中国共产党成立初期还设立技术秘书，主要是协助秘书工作，负责文件的处理、保管与统计、会议记录等事务，1926年中共中央正式设立秘书处。不久，还开始为高级领导人配备专职秘书。这个时期秘书工作都是在地下进行，具有高度机密的特点。抗日战争和解放战争时期，中国共产党的秘书工作得到很大的发展，从中央到地方、到军队的各级组织，秘书工作日益健全，文书档案和保密工作都已经制度化，很多经验做法一直延续到今天。中国共产党非常重视文书档案工作，一开始就强调实事求是的文风，运用白话文和标点符号，建立了严格收发登记保管制度。第一节中国秘书史概述3.我国当代秘书概况1951年7月当时的国家政务院就发布了《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，明确秘书机构设立的原则，规定了具体岗位和职数的设置。长期以来我国的秘书基本上是一个“官吏”的概念，都有相应的行政级别，改革开放以来，随着市场经济的建立和完善，三资企业的大量进入，民营企业的大量创办，民办的学校和医疗机构的广泛普及，尤其是中小型民营企业的大量涌现，直接导致秘书的需求迅速增大，正逐渐向“职业”的概念转变。当下的秘书工作除了传统的事务性工作之外，逐步介入到管理方面，工作内容和工作范围都发生了很大变化。如果按功能区分，企业里的秘书可以分为商务秘书、行政秘书和公司秘书三种。第一节中国秘书史概述小结我国秘书历史源远流长，在5000多年的漫漫历史长河中，为国家和民族的发展、强盛作出了巨大的贡献，为国家的治理积累了丰富的经验，也留下了深刻的教训。尤其是在当前政治体制改革中，如何精简机构，避免人浮于事，做到权责分明、中央和地方集权与放权平衡；如何选拔与管理秘书官吏，防止腐化变质，做到政治原则强、民族气节高、工作技能优等方面，都有很好的优良传统值得继承。同时，对当前公司秘书的人格培养和能力锻炼等方面也有很强的借鉴意义。第二节秘书的定义学习目标案例导入第二节秘书的定义1.秘书的概念1、《辞海》的解释有五种：(1)职务名称之一，是领导的助手。(2)官名。(3)使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，分一等秘书、二等秘书和三等秘书。(4)宫禁里的藏书。⑤指谶纬图箓等书。第二节秘书的定义2.我国古代秘书的定义：指宫中秘密收藏的典籍文献。不过唐代封演著的《封氏闻见记》有这样的记载：“魏氏拾掇亡书藏三阁，秘书郎郑默始制《中经簿》，秘书荀勖分经、史、子、集为四部，甲乙丙丁之目，大凡九千九百四十五卷。”[1]这里的秘书郎和秘书就接近现代秘书的概念了,只是到曹丕时被废止后不再采用。第二节秘书的定义3.我国现代秘书的定义(1)秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作遗迹及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企事业单位从事这一类工作的干部，统称秘书工作人员，或简称为秘书”。（2）“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（3）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（4）“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务等综合职能辅助决策者有效控制的工作人员。”第二节秘书的定义(5)“秘书在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理、综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等。”(6)“所谓秘书，就是从事程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”(7)“秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。”(8)秘书是辅助领导和组织实施管理和处理日常事务的人员。(9)秘书是位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务，并处理各方面的事务与信息的助手。第二节秘书的定义4.国外秘书的定义(1)国际职业秘书协会(PSI)：“秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围内作出正确决定的经理助手。”(2)《牛津大词典》：秘书是“受委托处理私人或秘密事务的人；为他人书写文稿，特别是受聘用为某一个人或某一社团、公司或公共团体处理来往信件，保存记录并从事各种其他业务事项的人”。(3)美国《韦氏秘书 手册 华为质量管理手册 下载焊接手册下载团建手册下载团建手册下载ld手册下载 》：“今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理指望自己的秘书成为行政管理的助手，以便使自己有可能从繁琐的日常事务及专门工作中解脱出来。当然，秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁，但是，随着经理作用的不断增强，现在一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手。”第二节秘书的定义(4)美国《韦氏大辞典》：秘书是“受委托处理上司的机密事务者。受雇佣为上司处理来往信件和处理日常工作及琐碎事务。①企业中的职员，有权发布通知，保管主管人员与股东的会议文件，监管和保存股票所有权及股票交易的档案以及其他事务的档案，并协同公司法律顾问监管公司的合法权益；②某一组织或会社的职员，负责该组织的档案及信函工作”。(5)前苏联卡捷林娜等编著的《机关秘书》：“秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供……辅助性、事务性和信息性的服务。”(6)日本《广辞苑》：秘书是“帮助身兼要职的人掌管机密文件和掌管要务的职位”。(7)日本田中笃子编著的《秘书理论与实务》：“秘书是为肩负重任的人提供辅助从而使他们工作顺利的人。”第二节秘书的定义5.本书秘书的定义秘书是协助一定的社会组织或者个人处理日常事务、为决策者提供参谋建议、在决策者和执行者之间起沟通协调作用的行政管理人员。第二节秘书的定义小结秘书，从纵向看，是一个不断变化的过程；从横向看，是一个变化与适应的角色。由于其处于管理的中枢，又只是辅助对象，因此必然带有一些神秘色彩，关于秘书的定义也必然处在变动不居的过程中。但随着经济全球化进程的加快，秘书的职业化特征将越来越明显，秘书研究将更加深入，其内涵与外延将越来越确定，这是大势所趋。第三节秘书的类别学习目标第三节秘书的类别案例导入高级秘书七大“高”人之处第一高：综合素质要求高第二高：责权重第三高：薪水高第四高：说服能力要强第五高：发展愿望高第六高：道德水平要求高第七高：成就感高第三节秘书的类别思考：1.秘书除了高级秘书以外，还有哪些级别？2.中外秘书有哪些类型？你要做什么样的秘书？第三节秘书的类别根据服务对象不同，可以分为机关秘书、企业秘书、私人秘书等；根据工作内容不同，可以分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、会务秘书、生活秘书等；根据工作性质不同，可以分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、法律秘书、教学秘书、文化秘书等；根据秘书级别不同，可以分为初级秘书、中级秘书、高级秘书等。第三节秘书的类别按照秘书在企业中的工作水平，分为见习秘书和正式秘书。按照专业背景，秘书可分为法律秘书、医学秘书和科技秘书。美国劳工部将秘书职务分为两大类，一是行政秘书（包括政府部门、工商企业），二是专业秘书。按照秘书等级进行分类，它根据秘书所服务的管理人员的级别进行分类，即“LS”类。从低到高一共分四个级别：LS—1级、LS—2级、LS—3级、LS—4级。而按照秘书职责大小分为两个“LR”：LR—1级、LR—2级。另外，美国行政管理学会对行政秘书又分了三个级别：B级秘书、A级秘书、经理秘书。英国政府秘书有四个等级，由低到高分别是：助理文书级、文书级、执行级、行政级。第三节秘书的类别我国秘书的分类在政府行政机关和国有事业单位，秘书的分类与行政级别相联系，有科员级、副科级、科级、副处级、处级、副厅级、正厅级等一直到正部级。与工作性质相联系，则有党务秘书、行政秘书、人事秘书等分类方法。其他经济体，则有董事会秘书、董事长秘书、总经理秘书（助理）、总经理办公室主任、总经办秘书、部门经理秘书和部门办公室秘书等级别。随着改革开放的深入与扩大，对秘书的分类也发生一些变化，如人事专员、行政专员（助理）、经理助理等。原劳动和社会保障部从1998年开始逐步建立了现行的秘书国家 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，把秘书分为四个等级：五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书。第三节秘书的类别小结秘书的分类，不管是不同专业背景的分类，还是不同层级的分类，都逐步形成了一定的序列，并且还在不断地完善和发展。从中外秘书称谓和职能的变化中，我们看到当前各类社会组织行政事务的分工既在逐步细化，又有日益综合和提高的趋势，对秘书专业的教与学都将产生重大影响。本章练习一、试从曹操选拔培养秘书的事例中分析我国古代选拔秘书人才的标准。二、通过访问一名工作多年的秘书或从事过秘书工作的领导，了解秘书的工作性质及其在所在单位中的地位和作用。本章练习三、从下述案例中分析秘书人才要获得职业发展需要具备什么样的素质。本章练习四、阅读下面事例，组织分析与讨论。本章练习分析与讨论：1.从刘总和李伶俐的提问和回答中，分析公司秘书的地位和作用。2.谈谈你由此案例受到的启发。