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和办法
一、电子文件的归档范围
1、本单位在职能活动，行政管理以及业务管理活动中通过特定的编辑软件生成的各种文本文件; 2、利用计算机辅助设计，辅助制造等技术形成的单独承担文件职责的具有查考利用价值的数据文件、图形文件;
3、采用数字设备采集制作的图像文件;
4、使用视频捕获设备录入或使用动画软件生成的影像文件;
5、用音频设备录入的声音文件;
6、软件开发活动中形成的程序文件。
7、支持文件顺利读取的软硬件和相关数据。归档文件的支持软硬件包括:主机、网络服务器型号、制造商、操作系统、数据库系统、应用软件、电子文件的各种媒体存储格式及有关数据都应属于归档范围。 二、电子文件的归档
电子文件的归档有两种方式:逻辑归档和物理归档
1、逻辑归档是指由文件形成或承办部门通过网络向档案部门传输电子文件，不必改变其存储格式和生成位置。为确保归档电子文件的完整性和真实性，必须采取以下措施加以防范:定期对归档电子文件进行备份，对重要文件应有脱机保存的备份;将归档电子文件赋予只读方式，不可对其进行修改和删除等操作;对逻辑归档的电子文件定期进行物理归档。
2、物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上。
在现阶段，凡在计算机中形成的各类应归档的材料均应实行物理归档，以确保文件材料的真实与安全。 三、电子文件归档的时间
电子文件的归档时间分为两种:实时归档和定期归档。
实时归档是指电子文件生成后立即归档。定期归档是指电子文件形成后经过一段时间间隔再进行归档向档案部门移交。逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期进行。对于双套制的电子文件和纸质文件，归档时间应一致。
四、电子文件归档要求
1、真实有效
归档的电子文件应真实，应如实地记录和反映社会活动过程，为文件形成机构提供现行参考价值及依据凭证价值。同时，电子文件应有效，具有可读性，包括载体的完好性、信息可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性。为确保归档电子文件的真实有效，应采用电子文件签章技术、加密技术，以确保电子文件与形成时的原始状况一致。
2、完整规范
归档电子文件的完整性包括两个方面的内容:一是电子文件内容信息的齐全完整。二是电子文件相关的支持软件和背景信息、元数据的收集应齐全，并将电子文件转换成一种
标准
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格式存储。 五、电子文件归档份数
脱机下载的电子文件要求一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。 六、归档手续
归档电子文件应按有关规定如期移交至档案部门集中保管。物理归档的电子文件，交接双方应根据归档电子文件登记表进行检查验收。验收合格后，双方在《归档电子文件接收检验登记表》上签字盖章，登记表一式两份，各留一份，以备查考。对于双套制的电子文件，应遵循纸质文件的归档手续双方在移交清单上签字，清单一式两份，各持一份，保存备查。
浙公网安备 33021202002483