关于集团公司对呼和浩特石化公司500万吨年炼油扩能改造项目建设档案业务指导的通报

公司所属各相关单位、各参建单位： 2012年12月5日—7日，集团公司办公厅档案处派档案业务指导组雷普前、王显来、徐晖玲一行3人，对我公司500万吨/年炼油扩能改造项目（以下简称“500万项目”）建设档案业务进行了为期三天的指导。此次档案业务指导工作是在公司500万项目全面开工，项目归档工作进入攻坚阶段的关键时期进行的，对项目建设档案能够达到专项验收 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 有着重要的意义。档案业务指导组听取了公司500万项目文件收集、整理和归档工作汇报，并在现场认真、细致查看项目前期文件及五个样板资料的收集、整理情况，同时，提出了宝贵的指导性意见。现将检查指导结果通报如下： 一、档案业务指导组总体评价 档案业务指导组对我公司项目文件的收集、归档工作给予肯定，表扬了我公司500万项目建设档案的组织管理工作。档案业务指导组各位专家一致认为我公司能够充分结合管理实际及项目特点，从组织领导、职责分工、管理体系等方面做出明确规定，制订了项目文件、档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ，对项目文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档等提出要求，促进项目档案工作的制度化、规范化管理。同时，我公司建立、完善了500万项目建设相关的内部文件、档案管理网络以及覆盖参建单位的文件、档案管理网络，为500万项目文件、档案管理工作提供了组织和人员保证。在建设期间，项目管理办公室多次组织公司各相关部门文件、档案管理人员及参建单位相关人员进行业务培训，开展项目文档检查，制定文档工作考核标准，并对参建单位进行考核。在信息化建设方面，使用集团公司档案管理系统（E6），实现了档案的收集、整理，与OA系统进行链接，实现在线自动归档。 档案业务指导组专家通过抽查部分档案实体，认为我公司在500万项目建设文档管理方面较为规范，项目文件基本处于受控状态，项目文件的编制、整理、组卷、分类、排序等，基本符合国家、行业标准规范要求。 二、500万项目文件中存在的问题 档案业务指导组专家在对洛阳石化工程公司、中国石油工程建设公司华东 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 分公司、昆仑工程大庆石化工程有限公司等五家EPC单位、六家监理单位的样板资料检查过程中发现各EPC单位、施工单位及监理单位存在以下共性问题： （一）施工、监理 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 中有关文档管理的要求不具体，约束性不强，致使归档文件不够规范。根据《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》第十二条：项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合同管理之中。项目建设单位在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理（以下简称参建单位）等合同（ 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 ）时，应当设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经档案管理部门签署会签意见。 档案业务指导组建议落实责任部门，将文档管理要求作为合同的附件，提出项目文件的编制、整理、组卷、归档等具体要求，以提高档案质量。 （二）部分项目竣工文件管理规范性不够，主要表现在以下几个方面： 1．施工文件案卷题名不规范（例如施工文件落尾名：xx交工资料，xx施工文件，xx资料，xx记录文件，xx技术文件）；有些题名文件名重复； 2．施工文件卷内目录“文件题名”不规范，不准确； 3．部分施工文件有多分册，不便检索； 4．部分交工技术文件、合格证归档不全； 5．部分材质质量证明文件复印件不清晰； 6．监理文件案卷题名不规范，组卷不合理；监理文件缺少部分归档文件（缺参建单位资质、HSE“两书一表”）。 7．项目单项单位工程划分表归档单位不统一； 8．进口设备随机文件缺少原产地证明及质量证明文件。 9．各EPC承包单位缺相应的管理文件。 建议按照《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》等相关文件、标准，收集齐全项目文件，合理组卷，规范整理。 三、档案业务指导组建议 （一）按照建设项目文件归档范围，将项目前期文件、项目竣工验收文件收集齐全、完整。 （二）按照集团公司档案管理系统要求，进行项目档案整理，尤其是竣工文件的组卷、排序、编目、系统录入、数字化、目录编制等。 （三）按照相关规定、要求，我公司各职能部门负责本部门职责范围内项目文件的收集、整理、归档。例如：项目前期文件、项目竣工验收文件。项目文件的收集、整理、归档工作不只是项目档案管理机构和公司档案部门的事，是呼石化公司各职能部门的共同职责，需要公司各职能部门的大力支持和配合。 （四）工程EPC单位、施工单位、监理单位负责竣工文件的收集、整理、归档。首先，各EPC编制、收集、整理、自检竣工文件。其次，由监理单位审核、签认竣工文件的完整、准确、系统。第三，呼石化公司项目管理部门全面复查、审核、签认竣工文件。第四，呼石化公司档案部门按照档案管理规定，检查、验收竣工文件。 档案业务指导组一致认为监理单位不仅应负责监理文件的编制、收集、整理、归档，而且要负责督促、检查、指导施工单位/EPC单位编制、整理施工文件及竣工图，审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并向呼石化公司提交有关专项报告、验证材料。 项目竣工文件需要施工单位、工程总承包单位、监理单位、工程质量监督部门的大力支持，特别是监理及专业工程师要严把施工文件及监理文件的质量关，保证项目文件内容真实、有效、齐全、完整。 （五）500万项目经理部档案管理人员承担着最后案卷质量的审查工作，需要逐卷、逐页检查，并核对电子文件的准确性和完整性。 （六）建议呼石化公司进一步加大项目文档管理力度，按照档案管理规定将已交工单项工程档案及时归档，实现项目档案工作与项目建设同步；建立对各方参建单位文档管理责任约束机制，按照《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》第十二条内容将工程档案归档提交列入尾款付款条件。 项目建设单位办理竣工结算时，应当有项目档案管理部门的签署意见。档案管理部门根据合同（协议），检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款意见，方能进入合同（协议）付款环节。 档案管理部门在合同付款流程中把关，不仅对所有参建单位的项目档案管理起到了重要的作用，而且在对控制建设单位内部各部门外委合同项目文件归档管理方面也收到了同样的效果。档案管理部门严把合同付款关，在保证大型建设项目文件归档方面发挥了重要的作用。 四、公司领导要求 公司副总经理周顺对500万项目资料归档工作提出四点要求： （一）要求各参建单位在完成好工程建设任务的基础上，通过本次检查，更加重视项目资料归档工作。 （二）公司各相关单位及各参建单位要有虚心学习的态度，珍惜本次检查机会，积极向指导组各位专家咨询，与各位专家共同探讨资料整理过程中出现的问题。 （三）对于本次检查中出现的问题，各单位要做到举一反三，避免在项目档案专项验收中出现类似问题。 （四）各单位要根据本次检查提出的意见，认真落实整改，公司及项目经理部档案管理部门要列出具体的整改计划，对各单位整改情况进行复查，并将复查结果答复给集团公司相关部门及档案业务指导组，做好本次查出问题的闭合工作。 五、下一步工作安排 通过集团公司档案业务指导组检查中发现的问题及给予的指导性建议，项目经理部计划在接下来的时间内对各参建单位的建设档案整理工作进行全面的复查，具体要求如下： （一）要求各参建单位认真学习此次500万项目建设档案业务指导的通报。EPC单位要组织所属施工单位认真学习此次通报，同时积极组织、协调及指导所属各施工单位的500万项目建设档案整理工作。监理单位负责督促、检查、指导施工单位、EPC单位编制、整理施工文件及竣工图，同时负责审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况。 （二）要求各EPC单位、监理单位、施工单位根据档案业务指导组专家提出的建议及此次检查中发现的问题对样板工程项目建设档案进行整改，在12月31日前达到组卷标准。 （三）要求各EPC单位、监理单位、施工单位按照项目经理部10月17日下发的《按时实施500万项目竣工资料组卷计划》中所规定的时间计划将施工文件、竣工图、监理文件、设备随机文件、声像材料同步完成。 附件：1．呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造项目建设档案业务指导情况汇总 2．呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造项目建设档案组卷存在问题的解答 3．监理文件题名参考 主题词：　 500万项目 建设档案 业务指导 通报 抄送：公司领导、总经理助理、安全副总监 呼石化公司500万吨项目经理部 2012年12月13日印发