第1 节 Excel 2000基本知识

第1 节 Excel 2000基本知识 1-1 Excel 2000概述 Excel 2000是微软公司出品的Office2000系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。 1-2 启动与退出 1.启动 Excel2000是基于Windows9x或者WindowsNT操作系统下的应用软件，因此应该首先启动Windows操作系统，然后单击左下角的“开始”按钮，打开程序子菜单后，再单击“Microsoft Excel”，Excel 2000就启动了。 2.退出 如果用户想退出Excel 2000，方法与Word 2000完全一样。 退出时如果文件还没有命名，这时就会弹出“另存为”对话框，用户输入文件名字后，单击“保存”按钮即可。 图1-2-1 1-3 窗口组成 Excel 2000成功启动后就会出现如图1-3-1所示的窗口，这个窗口实际上由两部分窗口组成，Excel 2000的主程序窗口和打开的工作簿窗口组成。 图1-3-1 下面将Excel 2000的窗口组成一一介绍如下: 1.标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 栏 窗口的最上方是标题栏，显示的是“Microsoft Excel-Book1”，其中“Microsoft Excel”显示的是应用程序的标题，“Book1”是工作簿文档窗口的标题。 2.菜单栏 标题栏下方即为菜单栏，共包括九个菜单。 3.工具栏 工具栏位于菜单栏下方，其实就是Excel将一些常用的功能做成按钮的形式形成的工具栏。默认情况下，Excel 2000窗口中将出现“常用”工具栏和“格式”工具栏，“格式”工具栏一节，详细 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 参见后面的“工作表的格式化”， “常用”工具栏如下页图1-3-2所示。 图1-3-2 大部分功能提示一看就懂。这里就不详细介绍了。 4.编辑栏 编辑栏在“格式”工具栏的下方，当选择单元格或者区域时，相应的地址或者区域名称就会显示在编辑栏左端的名称框中。在单元格中编辑数据时，其内容同时出现在编辑栏右端的编辑框中。 5.工作表 工作表为Excel 2000窗口的主体。由单元格组成，每个单元格用行号和列标来定位。例如A3、B4等。 6.工作表标签 工作表标签位于工作簿文档窗口的左下部，初始默认为Sheet 1，Sheet 2和Sheet 3，代表着工作表的名称，可以用鼠标的单击来进行切换。 7.滚动条 滚动条分为水平和垂直两种，和Word 2000一样，这里就不详细介绍了。 8.拆分框 分为水平拆分和垂直拆分，分别位于垂直滚滚动条的顶端和水平滚动条的右端。它有助于查看同一个工作表的不同部分。双击可以取消工作表的拆分。 9.状态栏。 位于应用程序窗口的底部，用于显示键盘、系统状态和帮助信息等。 2 第2节 工作表的编辑和格式化 工作簿内工作表在使用过程中不够时需要插入、多余或重复时需要删除、为安全或减少输入工作量可复制、排列顺序不合理时可移动、要了解工作表内容可以对其重命名，这些操作都称之为工作表的编辑。而工作表内数据都基本无误后，就应该考虑如何让工作表的版面更加生动活泼，更具有可读性，这就必须通过工作表的格式化来完成。 3-1 工作表的删除、插入和重命名 空白工作表创建以后，默认情况下由3个工作表Sheet1、Sheet2和Sheet3组成。Excel中可以创建多个工作表。用户可以根据自己的需要对工作表选取、插入、删除和重命名。 1.选取工作表 工作簿通常由多个工作表组成。想对单个工作表操作时则必须选取工作表。方法为用鼠标单击工作表标签。当工作表标签过多时，可以通过单击标签栏滚动按钮来前后翻阅标签名。 2.删除工作表 如果想删除整个工作表，只要选中要删除的工作表标签，再选择“编辑”菜单中“删除工作表”命令即可。整个工作表被删除且相应的标签也从标签栏中消失。 [注意]:工作表被删除后不可以用“常用”工具栏的“撤消”按钮恢复。 3.插入工作表 如果用户想在某个工作表前插入一个空白工作表，只须单击该工作表(例如Sheet1)，选择“插入”菜单中的“工作表”命令，就可以在“Sheet1”前插入一个空白工作表，且成为活动工作表。 4.重命名工作表 工作表初始名字为Sheet1、Sheet2„，如果一个工作簿中建立了多个工作表时，显然希望工作表的名字最好能反映出工作表的内容，以便于识别。重命名的方法为:先鼠标双击要命名的工作表标签，工作表名将突出显示;再输入新的名字，按回车键确定。 3-2 工作表的复制或移动 实际运用中为了更好的共享和组织数据，经常要复制或移动工作表，复制既可以在工作簿之间进行又可以工作簿之内进行。 工作簿之内可以使用鼠标操作进行复制或移动工作表，如果想执行复制操作，先按住Ctrl键，鼠标单击源工作表例如Sheet1，光标变成一个带加号的小表格，鼠标拖曳要复制或移动的工作表标签到目标工作表例如Sheet3上即可，Sheet1将复制到Sheet3之前。如果想执行移动操作，则不用按住Ctrl键，直接拖曳即可，此时光标是一个没有加号的小表格。 工作簿之间的复制或者移动需要在屏幕上同时显示源工作簿和目标工作簿，操作和以上方法相似。 3-3 工作表的拆分与冻结 工作表的拆分是将工作表窗口分为几个窗口，每个窗口均可以显示工作表。工作表的冻结是指将工作表窗口的上部或左部固定，不随滚动条的移动而移动。 1.工作表窗口的拆分 (1)单击水平拆分线的下一行的行号或者下一行最左列的单元格; (2)选择“窗口”菜单的“拆分窗口”命令: 撤销拆分可以选择“窗口”菜单的“撤销拆分窗口”命令，或者直接双击拆分线。 2.工作表的冻结 3 操作和拆分窗口相似，命令为“窗口”菜单的“冻结拆分窗口”。 3-4 工作表的格式化 工作表建立和编辑以后，就可以对工作表中各单元格的数据格式化，使工作表的外观更加漂亮，排列更整齐，重点更突出。 单元格数据格式主要有六个方面的内容:数字格式、对齐格式、字体、边框线、图案和行高列宽的设置等。 数据的格式化过程中，首先要选定格式化的区域，然后再使用格式化命令。格式化单元格并不改变其中的数据和格式，只是改变他们的显示格式。 (1)设置数字格式 “单元格格式”对话框中的“数字”标签，见图3-4-2，对单元格中的数字进行格式化。 对话框左边的“分类”列表框分类列出数字格式的类型，右边显示该类型的格式。Excel提供了多种数字格式供我们选择。 图3-4-2 (2)设置对齐格式 默认情况下，Excel根据输入的数据自动调节数据的对齐格式，比如文字内容左对齐，数值内容右对齐等，为了产 4 生更好的效果，可以利用“单元格格式”对话框的“对齐”标签(见图3-4-3)自己设置单元格的对齐格式。 图3-4-3 , “水平对齐”列表框:包括常规、左缩进、居中、靠左、靠右、填充、两端对齐、跨列居中、分散 对齐; , “垂直对齐”列表框:包括靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐; 下列复选框选中时，用来解决有时单元格中文字较长，被“截断”的情况: , “自动换行”对输入的文本根据单元格列宽自动换行; , “缩小字体填充”减小单元格中的字符大小，使数据的宽度和列宽相同; , “合并单元格”将多个单元格合并为一个单元格，和“水平对齐”列表框的居中按钮结合，一般用 于标题的对齐显示。在“格式”工具栏的“合并及居中”按钮直接提供了该功能。 , “方向”框用来改变单元格中文本旋转的角度，角度范围为-90度到90度。 对齐示例见图3-4-4。 自动换行 合并及居中缩小字体填中 充 方向45度 图3-4-4 (3)设置字体 在Excel中的字体设置中，字体类型、形状、字体尺寸是最主要的三个方面。“单元格格式”对话框的“字体”标签见图3-4-5，各项意义同Word的对话框相似。 图3-4-5 (4)设置边框线 5 默认情况下，Excel的表格线都是统一的虚线。这样的边线肯定不适合突出重点数据，可以给它加上其它类型的边框线。“单元格格式”对话框的“边框”标签见图3-4-6。 图3-4-6 边框线可以设置所在区域各单元格的上、下、左、右或者内、外框线，还可以设置斜线;边框的样式有点斜线、实线、粗实线、双线等，在“样式”框中进行选择;在“颜色”列表框中可以选择边框线的颜色。 (5)设置图案 图案就是指区域的阴影和色彩。设置合适的图案可以使工作表现得更为生动活泼、错落有致。“单元格格式”对话框的“边框”标签见图3-4-7: 图3-4-7 其中“颜色”框用于选择单元格的背景颜色;“图案”框中则有两部分选项:上面三行列出了18种图案。下面七行则列出了用于绘制图案的颜色。 “格式”工具栏中的颜色按钮可以用来改变单元格的背景颜色。 (6)设置行高和列宽 当用户建立工作表时，所有单元格具有相同的高度和宽度。默认情况下，当单元格中的字符串超过列宽时，超长的文字被截去，数字则用“#########”表示。当然，完整的数据还在单元格中，只不过没有显示出来，因此可以调整行高和列宽，以便于数据的完整显示。 列宽、行高的调整用鼠标来完成比较方便。鼠标指向要调整列宽(行高)的列标(或者行标)的分隔线上，这时鼠标就会变成一个双向的箭头，拖曳分隔线至适当的位置。 列宽、行高的精确调整，可以使用“格式”菜单的“行”命令或者“列”命令及其子命令进行设置。 选择“列宽”或者“行高”子命令，显示对话框，输入所需要的宽度或者高度; 6 “最合适的列宽”子命令取选定列中最宽的数据作为列宽自动调整，“最合适的行高”子命令取选定行中最高的数据作为高度自动调整。 (7)条件格式 条件格式用于对选定区域中各单元格的数值是否在指定范围内动态的为单元格自动设置格式。 例如，在打印学生成绩单时，对不及格的学生成绩用醒目的方式显示，当要处理大量的学生成绩时，利用“条件格式”带来了极大的方便。 操作方法:选定要设置格式的区域;选择“格式”菜单中的“条件格式”命令，在对话框中选择条件运算符和运算值，设置格式。包括字型、字体、合并及居中、边框线，图案、最合适的列宽等。如图3-4-8所示; 图3-4-8 条件格式对话框提供了最多3个条件表达式，也就是可以对不同的表达式设置不同格式。例如在处理学生成绩时，对不及格、及格、优秀的学生可以使用不同的格式来显示。 对已经设置的条件格式可以使用“删除”按钮进行格式删除，利用“添加”按钮进行条件格式的添加。 2.自动格式化 利用“格式”菜单或者“格式”工具栏按钮对工作表中的单元格可以逐一进行格式化，但是每次都这样做就太麻烦了，Excel提供了自动套用格式的功能，这样可以节省大量的设计时间，并且有好的效果。 操作方法: -4-9所示，用户可选定要格式化的区域;选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，显示其对话框，如图3以根据自己的需要选择合适的类型。 图3-4-9 3.格式的复制和删除 7 (1)格式复制 使用“常用工具栏”的“格式刷”按钮，使用方法和Word相似。 (2)格式删除 当用户对自己设置的格式不满意时，可以使用“编辑”菜单中的“清除”命令的“格式”子命令进行格式的清除。格式清除后单元格中的数据将以通用格式来表示。 第3节 工作表的建立 建立工作表是Excel 的重要操作之一，通过本节学习可以熟练的掌握工作表建立的全过程。 3-1 工作簿、工作表和单元格 工作簿、工作表和单元格是Excel 的三个重要概念。工作簿是计算和存储数据的文件，一个工作簿就是一个Excel 文件，其扩展名为“.xls”。一个工作簿可以包含多个工作表。这样可以方便用户在处理大量数据时可以不用打开多个文件。默认情况下一个工作簿中包含3个工作表，用户可以根据实际需要增加和减少。 单元格是组成工作表的最小单位。Excel 的工作表由65536行和256列组成。要输入单元格数据要先激活单元格，方法为用鼠标单击。 单元格的选取是单元格操作中最常用的操作，包括单个单元格的选取、多个连续单元格的选取和多个不连续单元格的选取。 1.选取单个单元格 选取单个单元格即单元格的激活。除了用鼠标、键盘上的方向键外，还可以使用“编辑”菜单中的定位命令，在对话框中输入单元格地址(例如K260)，也可以选取单个单元格。 2.选取多个单元格 使用鼠标拖动可选取多个连续单元格。或者用鼠标单击要选中的区域的左上单元格，按住Shift键再单击右下单元格。特殊情况列表如下 表2-1-1选取多个单元格特殊情况 选择区域 方法 整行(列) 单击相应行(列)号 整个工作单击工作表上角行列交叉的按 表 钮 相邻的行鼠标拖动行号或者列标 或列 3. 多个不连续单元格的选取 先选中一个或者区域，按住Ctrl键，再选择其它区域。 [注]在工作表中任意单击一个单元格即可以清除单元格的选取。 3-2 数据输入 在工作表中输入数据是一种Excel 的基本操作，Excel 的数据不仅可以直接从键盘输入，还可以自动输入，输入时还可以检查数据的正确性。 1.三种类型数据的输入 分为文本型、数值型和日期时间型。 1)文本输入 Excel的文本输入包括汉字、英文字母、数字、空格和其他键盘可以输入的符号，文本输入时左对齐。有些数字例如电话号码、邮政编码常常被当作字符处理。只需在输入数字时的前面加上一个单引号(‘)，Excel就会将他们当作字符来处理，自动左对齐。 如果输入的文字超出单元格的宽度，若右边没有内容，则扩展到右边的列;否则，截断显示。 2)数值输入 数字除了包括(0~9)组成的字符串外，还包括+、,、E、e、$、%以及小数点(.)和千分位符号(，)等特殊的字符(例如$50,000)。数值型数据默认是右对齐。 3)日期时间数据输入 当天日期的输入按组合键“Ctrl+;”，当天的时间则按“Ctrl+Shift+;”。 2.数据自动输入 8 如果输入有规律的数据，可以考虑使用Excel的数据自动输入功能，它可以方便快捷的输入等比、等差数列甚至自定义的数据序列。 1)自动填充 自动填充是根据初始值决定以后的填充项，用鼠标点住初始值所在单元格的右下角，鼠标指针变为实心十字形，拖曳至填充的最后一个单元格，即可完成自动填充。填充分为以下几种情况: ?初始值为纯字符或者纯数字，填充相当于复制。 ?初始值为文字数字混合体，填充时文字不变，最右边的数字递增。例如初始值为A1，则填充为A2，A3，„。 ?初始值为Excel预设的自动填充序列的一员，则按照预设序列填充。如初始值为二月，则自动填充为三月，四月，„。 3-3 使用公式与函数 如果电子表格中只是输入一些数字和文本，那么字处理软件Word 2000完全可以取代它。在大型数据报表中，计算、统计工作是不可避免的，Excel的强大功能体现在计算上，通过在单元格中输入公式和函数，可以对表中的数据进行总计、平均、汇总以及其他更为复杂的运算。从而避免用户手工计算的繁杂和容易出错，数据修改后，公式的计算结果也自动更新则是手工计算无法达到的。 1.使用公式 Excel中的公式最常用的是数学运算公式，它的特征是以“=”开头，由常量、单元格引用、函数和运算符组成。 (,)公式运算符 公式中可以使用的运算符包括:数学运算符、比较运算符、文字运算符。 我们经常使用的数学运算符包括:加号(+)、减号(,)、乘(*)、除(/)、百分号(,)等。 (,)公式输入 公式一般可以直接输入，操作方法为:先选取要输入公式的单元格，再输入诸如“=A2+A3”的公式，最后按“回车”或者用鼠标单击编辑栏中的“?”按钮。运算规则和普通的数学运算一样。 2.使用函数 Excel 2000提供了很多的内置函数，为我们进行数据运算和分析带来了极大的方便。这些函数涵盖的范围包括:财务、时间与日期、数学三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。 函数的语法形式为“函数名称(参数1、参数2„)”，其中的参数可以是常量、单元格、区域、区域名称或者其他函数。如果区域是连续的单元格，用单元格的左上角:右下角来表示，比如A3:B6。 (1)函数输入 函数输入有两种方法:一种粘贴函数法，一种为直接输入法。 我们以公式“=SUM(A1:C2)”为例，说明粘贴函数输入法。 ?选择要输入函数的单元格(例如C3)。 ?鼠标单击“常用”工具栏的(粘贴函数)按钮，或者选择“插入”菜单的“函数”命令，出现如下页图2-3-1所示的“粘贴函数”对话框。 9 图2-3-1 ?在“函数分类”列表框中选择函数类型(如“常用函数”)，在“函数名”列表框中选择函数名称(如SUM)，单击“确定”按钮，出现如图2-3-2所示的函数参数输入对话框。 折叠对话框按钮 图2-3-2 ?在参数框中输入常量，单元格或区域。如果对单元格或区域无把握时，可以单击参数框右侧的“折叠对话框”按钮，暂时折叠起对话框，这时用户可以选择单元格或者区域(例如A1到C2的六个单元格)，最后单击折叠后的输入框右侧按钮，恢复参数输入对话框。 ?输入完成函数所需要的所有参数后，单击“确定”按钮。在单元格中显示计算结果，编辑栏中显示公式。 粘贴函数还有一种方法，即单击编辑栏中的“=”号按钮，出现“公式选项板”，在函数输入时，“公式选项板”将显示函数的每个参数、函数的功能、各参数的说明及函数计算结果，显然对函数的输入有很大的帮助。单击编辑栏左侧下拉列表框的向下箭头，出现函数列表，如图2-3-3所示。单击函数名称(如果所需函数未出现在列表中，可以单击“其它函数”)，出现“输入参数”对话框，以后的操作和前面的相同。 -3 图2-3 (2)自动求和 求和是Excel中常用函数之一，Excel提供了一种自动求和功能，可以快捷的输入SUM函数。 如果要对一个区域中各行(各列)数据分别求和，可以选择这个区域以及它右侧下一列(下方一行)单元格，然后单击常用工具栏的“Σ”(自动求和)按钮。则数据之和就会显示在右侧一列(下方一行)的单元格中，如图2-3-4所示: 10 图2-3-4 3-3 数据编辑 单元格中的数据输入后，可以修改和删除、复制和移动。 1.数据修改 在Excel中，修改数据有两种方法:一是在编辑拦中直接修改，只须要先选中要修改的单元格，然后在编辑拦中做相应的修改，按“?”按钮确认修改，按“Esc”键或者“?”放弃修改，此方法适合修改内容较多和公式的修改;二是直接在单元格中修改，此时直接双击单元格，然后进入单元格修改，此方法适合内容较少者的修改。 2.数据删除 Excel中数据删除有两个概念:数据清除和删除。 (1)数据清除 数据清除针对的对象是数据，对单元格本身没有影响。在选取单元格或者一个区域后，然后选择“编辑”菜单中的“清除”命令，弹出一个级联菜单，菜单中包括子命令:全部、格式、内容和批注，选择“格式”、“内容”或“批注”命令将分别只取消单元格格式、内容或批注;选择“全部”命令将单元格的格式、内容、批注统统取消，数据清除后单元格本身将留在原位置不变。 选定单元格或者区域后按Del键，相当于选择清除“内容”命令。 (2)数据删除 数据删除针对的对象是单元格，删除后选取的单元格连同里面的数据都将从工作表中消失。 选取单元格后或者一个区域后，选择“编辑”菜单中的“删除”命令，出现如图2-4-1所示的“删除”对话框，用户可以根据自己的需要选择合适的命令。 图2-4-1 如果选定要删除的区域为若干整行或者若干整列时，将直接删除而不出现对话框。 3.数据的复制和移动 Excel中，数据的复制和移动的方法有很多种，可以利用剪贴板，也可以利用鼠标拖放操作来完成。。 剪贴板的操作同Word相似，稍有不同的是在源区域执行复制命令后，区域周围会出现闪烁的虚线，只要闪烁的虚线不消失，可以粘贴很多次，一旦虚线消失，则粘贴无法进行。如果只需要粘贴一次，有一种简单的方法，就是在目标区域直接按回车键。 如果要移动数据，则执行“剪切”命令。 鼠标拖放操作同Word一样。 4.单元格、行、列的插入和删除 数据输入时难免会出现遗漏，有时是一个数据，有时可能是漏掉一行或者一列。这一切都可以通过Excel的“插入”命令来弥补。 (1)插入单元格 11 操作方法为:用鼠标单击要插入单元格的位置;选择“插入”菜单中的“单元格”命令，出现如图2-4-2所示的“插入”所示的对话框，然后根据自己的需要，选择合适的命令后单击“确定”按钮即可插入一个新的空白单元格。 图2-4-2 (2)插入行、列 要插入一行或者一列，操作方法是:先鼠标单击要插入新行或者新列的单元格;选择“插入”菜单中的“行”或者“列”命令。选中单元格所在行向下移动一行或者列向右移动一列，以腾出位置插入空行或空列。此外，在图2-4-2中的对话框中选择“整行”或“整列”也可以插入一空行或者空列。 数据编辑操作时如果有误操作均可以使用“常用”工具栏的“撤消”按钮来恢复到误操作之前的状态。 3-4 新建、打开和保存文件 由于Excel中的工作簿是以文件形式存在的，而工作表又存在于工作簿中，所以保存文件实际上就保存了工作簿和工作表。 1.新建工作簿 用户单击“常用”工具栏的“新建”按钮可以直接新建一个空白工作簿。此外单击“文件”中的“新建”菜单项，出现“新建”对话框。如果创建一个空白工作簿，可以单击“常用”标签，然后双击“工作簿”图标即可;如果要创建一个基于模板的工作簿，则单击“电子表格模板”的标签，然后双击相应的图标，如下页图2-5-1所示。利用模板创建工作簿，可以快速建立具有专业水准的工作簿，而且还可以节省设计工作簿格式的时间。 图2-5-1 2.打开工作簿 12 利用“文件”菜单中的“打开”命令，或者单击“常用”工具栏的“打开”按钮，出现如图2-5-2所示的对话框。在其中选择要打开的文件即可，默认位置是“我的文档”。 图2-5-2 如果打开新近编辑过的工作簿，可以直接在“文件”菜单中选择文件名打开。 3.保存工作簿 编辑结束或者编辑中，为防止意外事故，可以通过单击“常用”工具栏的“保存”按钮或者利用“文件”菜单中 的“保存”命令都可以将文件进行保存。 13 第4节 数据的图表化 数据的图表化就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使数据变得更加直观、易懂。当工作表的数据 源发生变化时，图表中的数据也自动更新。 4-1 创建图表 Excel中的图表分为两种，一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时 打印;另一种是独立图表，它是一张独立的图表工作表，打印的时候将与数据表分开打印。 创建图表有两种途径:利用图表向导分4个步骤创建图表;利用“图表”工具栏或者直接按F11键快速创建图表。 不管用那种方法创建图表，一般都要先选定创建图表的数据区域。选定的数据区域可以连续也可以不连续。注意 的是，若选定的区域不连续，则所选择的区域的形状必须一样;如果有文字，则文字必须放在区域的最左列或者最上 行。 以学生成绩为例，要创建如图4-1-1所示的图表，选定的数据区域见图4-1-2: 学生成绩图表 100 80数学60 40物理20 0 李玲 陈莉 潘蜂图4-1-1 周羽 张向阳 李静瑶 武立阳 庄文鼎 孙千山 张晓京 王晓菲 图4-1-2 1.利用图表向导创建图表: 对于初学者，用户可以造图表向导的指导下，按四个步骤建立图表。 (1)选择图表的类型和子类型 14 通过上述选定创建图表的数据区域后，单击“常用”工具栏的“图表向导”按钮或者选择“插入”菜单的“图表”命令，显示“图表向导—4 步骤之 1—图表类型”对话框，见图4-1-3。用户可以在该对话框中选择图表的类型和字类型。 -3 图4-1 (2)修改选择的数据区域和显示方式 单击“下一步”按钮，显示“图表向导—4 步骤之 2—图表数据源”对话框，见图4-1-4。 其中:“数据区域”标签用于修改创建图表的数据区域，在“数据区域”中可以输入正确的区域，“列”单选按钮则表示数据区域在列(见图4-1-4-a)，“行”单选按钮则表示数据区域在行(见图4-1-4-b)。本例系列数据在列，则数据列是数学和计算机;否则系列数据是各个学生。 “系列”标签则用于修改数据系列的名称和分类轴标志，若在数据区域不选中文字，默认的数据系列名称为“系列1，系列2„”，分类轴标志为“1、2„”表示。用户也可以在“系列标签”添加所需要的名称和标志。 15 图4-1-4-a 图4-1-4-b (3)图标上添加说明性文字 单击“下一步”按钮，显示“图表向导—4 步骤之 3—图表选项”对话框，见图4-1-5。 图4-1-5 在该对话框中可以对图表添加说明性的文字。用户可以根据自己的需要分别在标题、坐标轴、网格线、图利、数据标志和数据表标签中设置相应的选项。本例中，在标题标签的图表标题文字中输入“学生成绩图表”。 (4)确定图表的位置 单击“下一步”按钮，显示“图表向导—4 步骤之 4—图表位置”对话框，见图4-1-6。 16 图4-1-6 此对话框确定图表的位置，即建立的图表是嵌入式图表还是独立式图表。其中: “作为新工作表插入”单选按钮选中表示建立独立图表，否则为嵌入式图表(即作为其中的对象插入)。本例中选择“嵌入式图表”。当单击“完成”按钮后，图表创建完成，结果如图4-1-7。 图4-1-7 注意:若要将创建好的嵌入式图表转换为独立式图表，或者独立式图表转换为嵌入式图表，只需要单击图表，再选择“图表”菜单中的“位置”命令，按对话框(见图4-1-6)进行选择，结果见图4-1-8。 17 图4-1-8 2.快速建立图表 利用“图表”工具栏的“图表类型”按钮或者直接按F11键可以对选定的数据区域快速的建立图表。其中按F11 -1-9。 键创建的图表默认类型为“柱形图”的独立图表;“图表”工具栏见图4 图4-1-9 单击“图表”工具栏 的“图表类型”下拉式列 表框，显示18种图表类 型，见图4-1-10，供用户 选择。当选定某一种图表 类型后，Excel将按照相 同默认的子类型创建嵌 入式图表。 图4-1-10 18 4-2 图表的编辑 图表的编辑时只针对图表及图表中各个对象的编辑，包括数据的增加、删除、图表类型的更改、数据格式化等。 在Excel 2000中，单击图表即可将图表选中，然后对图表进行编辑。这时菜单栏中的“数据”菜单自动变为“图表”;并且“插入”菜单、“格式”菜单的命令也自动作相应的变化。 1.图表对象 一个图表中有许多的图表项即图表对象组成，如果不能正确地认识，则很难对其进行编辑。单击“图表”工具栏的“图表对象”下拉按钮，将图表对象列出，选中某对象时，图表中的该对象也被选中;名字框也可以显示在图表中选中的图表对象名;鼠标指针停留在某个对象上面是也会出现提示。有关的图表对象名称见图4-2-1。 图表标题 绘图区 数值轴标题 数值轴 学生成绩图表网格线 100图 80例 60数学 分数40物理 20 0 李玲分类轴 陈莉分类轴标题 姓名潘蜂 周羽图4-2-1 张向阳2.图表的复制、移动、缩放和删除 李静瑶实际上，对选定图表进行的移动、复制、缩放和删除操作与任何的图形操作相似:拖动图表进行移动，Ctrl+拖动 武立阳对工作表进行复制;拖动8个方向句柄之一进行缩放;按住Del键为删除。当然也可用过“编辑”菜单中“复制”、“剪 庄文鼎切”和“粘贴”命令对图表在同一个工作表或者不同的工作表间进行移动或复制。 孙千山3.图表类型的改变 张晓京Excel提供了丰富的图表类型，对已经创建的图表，可根据需要改变图表的类型。 王晓菲改变图表类型时首先选中图表，然后选择“图表”菜单的“图表类型”按钮，在其对话框中(图4-1-3)中进行选择所需要的的图表类型和子类型。更方便的方法可以单击“图表”工具栏的“图表类型”按钮改变图表类型，但是不能改变子类型。 4.图表中数据的编辑 当创建了图表后，图表和创建图表的工作表的数据之间便建立了联系，当工作表中的数据发生变化时，则图表中的数据也相应的自动更新。 (1)删除数据系列 方法:选定要删除的数据系列，按Del键可以把整个数据系列从图表中删除，而不影响工作表中的数据。 若删除工作表中的数据，则图表中的数据也自动删除。 (2)向图表中添加数据系列 当要给嵌入式图表中添加数据序列时，若要添加的数据系列连续，只要选中该区域，然后将数据区域拖动到图表即可。不连续的数据区域添加方法和独立式图表添加数据的方法相似。 对独立图表添加数据比较复杂。操作步骤如下: 19 ?单击独立图表标签; ?选择“插入”菜单的“添加数据”命令，显示“添加数据”对话框，图4-2-2; ?单击包含添加数据的工作表标签，并选中要添加的数据区域即可。 图4-2-2 注意:如果要对图表做大幅度的改动，有一个更简便的方法:选中图表，重新执行图表向导进行改动。 4-3 图表的格式化 图表的格式化是指对图表的各个对象的格式设置，包括文字和数值的格式、颜色、外观等。格式设置可以有三种途径:使用“格式”菜单的“图表项格式”命令;指向图表对象，单击右键，在快捷菜单中选择该图表对象格式设置;双击欲进行格式设置的图表对象。最方便的是最后一种途径。 例如，要对图4-1-7(P23)中显示的图表进行如下格式化: (1)双击数值轴，显示“坐标轴格式”对话框，选择“刻度”标签(图4-3-1)，在对话框中主要刻度单位由20改为25，次要刻度由4改为5。 图4-3-1 20 (2)双击图表区，显示“图表区格式”对话框，选择“图案”标签(图4-3-2)，在对话框中进行线样式、颜色、 粗细、阴影和圆角的设置。 图4-3-2 (3)双击分类轴，显示“坐标轴格式”对话框，选择“对齐”标签(图4-3-1)，设置文本转45度。 对图表进行如上格式化，效果见图4-3-3。 图4-3-3 学生成绩图表 100 75 数学50物理 25 0 李玲 陈莉 潘蜂补充:在图4-3-2种还有一个我们大家都熟悉的按钮，“填充效果”按钮，通过这个按钮就还可以将自己喜欢的图 周羽片或者其它的纹理、图案等作为图表的背景来使用:使用效果见图4-3-4。 张向阳 李静瑶 武立阳 庄文鼎 孙千山 张晓京 王晓菲 21 学生成绩图表100 75 数学50物理 25 0 李玲 陈莉 潘蜂图4-3-4 周羽 张向阳 李静瑶 武立阳 庄文鼎 孙千山 张晓京 王晓菲 22 第5节 数据管理和分析 Excel 2000不仅具有简单数据处理计算的功能，还具有数据库管理的一些功能，更可贵的是，Excel在制表、作图等数据分析方面的能力比一般的数据库更胜一筹，淋漓尽致的发挥了在表处理方面的优势。这就是的数据列表功能，它可以对数据进行排序、筛选、分类汇总等操作。 5-1 数据列表 数据列表，又称数据清单，也有的称之为工作表数据库。 使用方法:使用“数据”菜单中的“记录单”命令来查看、更改、添加及删除工作表数据库(数据列表)中的记录。在图5-1-1列表中任意一单元格，选择“数据”菜单的“记录单”命令,出现如图4.5.2所示记录编辑对话框。对话框最左列显示记录的名字段名(列名)，其后显示各字段内容，右上角显示的分母为总记录数，分子表示当前显示记录内容为第几条记录。 图5-1-1 图5-1-2 如果想在数据列表中曾加一条记录，既可在工作表增加空行输入数据来实现，也可单击上述对话框的“新建”按钮后输入数据实现，新建记录位于列表的最后，且可依次连续增加多个记录。 单击“上一条”、“下一条”按钮可查看各记录内容，显示的记录内容 除为公式外，其余可直接在文本框中修改。对话框中部的滚动条亦可用与翻滚记录。 当要删除可找到记录再单击“删除”按钮实现。 如果需要查找符合一定条件的记录，如数学和英语都高于85的学生记录。可通过单击“条件”按钮，在出现对话框的“数学”和“英语”文本框中分别输入“>85”的条件，单击“下一条”、“上一条”按钮查看符合该组合条件的记录。 5-2 数据排序 1(简单数据排序 实际运用过程中，用户往往有按一定次序对数据重新安排列的要求，比如用户想按总分从高到低的顺序排列数据。对于这类按单列数据排序的要求，可用“常用”工具栏排序按钮实现:单击要排序的字段(如“总分”列)任意单元格，在单击“常用”工具栏“降序”按钮，既可将学生数据按总分从高到低排列。“升序”按钮作用正好相反。 2(复杂数据排序 如果排序要求复杂一点，比如想先将同系的学生排在一起，然后按总分降序排列，总分相同时再按英语得分降序排列，此时排序不再局限于单列，必须使用“数据”菜单的“排序”命令。操作步骤如下: (1)选择数据列表中任意一单元格; (2)选择“数据”菜单的“排序”命令，出现如图5-2-1所示对话框; (3)鼠标单击主要关键字的下拉箭头，选择“系别”字段名，选中“递增”排序方式; (4)依次选择次要关键字和第三关键字为“总分””英语”，排序方式均为“递减”; 23 (5)为避免字段名也成为排序对象，可选中“有标题行”单按钮，在单击“确定”按钮进行排序。 图5-2-1 图5-2-1 如果想按自定义次序排序数据，或排列字母数据时想区分大小写，可在“排序”对话框中单击“选项”按钮，出现如图5-2-1所示“排序选项”对话框，在“自定义排序次序”下拉列表框中选择自定义次序，如想区分大小写，可选“区分大小写”复选框，大写字母将位于小写字母前面。 5-3 数据筛选 当数据列表中记录非常多时，用户如果想只对其中一部分数据感兴趣时，可以使用Excel数据筛选功能，即将不感兴趣的记录暂时隐藏起来，只显示感兴趣的数据。 1.简单自动筛选 如果只想看到全部女生的记录，操作步骤如下: (1)鼠标单击数据列表中任意单元格; (2)选择“数据”菜单的“筛选”命令，在级联菜单中选择“自动筛选”命令: (3)在每个列标题旁边将增加一个向下的筛选箭头，单击“性别”列的筛选箭头，选择下拉菜单中得到“女”，如图5-3-1所示，筛选结果只显示女生记录。其中筛选条件的列旁边的筛选箭头变为蓝色。 图5-3-1 筛选并不意味着删除不满足条件的记录，而只是暂时隐藏的记录，只须在筛选列的下拉菜单中选择“全部”即可。 2.自定义自动筛选 筛选的条件还可以复杂一点，比如想看总分在240到270之间学生记录，操作步骤如下: (1)鼠标单击数据列表中任意一单元格; (2)选择“数据”菜单的“筛选”命令，在级联菜单中选择“自动筛选”命令; 24 (3)单击“总分”列的下选箭头，在下拉列表中选择“(自定义„)”，出现如土4.5.6所示“自定义自动筛选方式”对话框，在左边操作符下拉列表框中选择“大于”。在右边值列表框中输入240; (4)选中“与”单选框钮，在下面的操作符列表中选择“小于”，在值列表框中输入270，单击“确定”按钮，可筛选出符合条件的记录。 25