驻外机构办事处管理制度

驻外机构办事处 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 为贯彻 公司 年营销 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ，使分部、办事处的各项管理更趋正规化及合理化，以保证诚公司总部销售渠道的更加畅通，在结合分部、办事处的实际运作情况及总部相关营销政策的基础上，特制定对关于 潍坊办事处的具体管理 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 。 潍坊办事处各级人员必须切实遵照执行。 一、办事处的工作职能: 办事处是公司总部的驻外服务机构，是总部向市场延伸的重要窗口，其管理直属于公司营销管理部。潍坊办事处须履行如下职能: 1.根据总部的年度营销方案，承担总部下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次分配。 2.根据总部下达的任务指标，可按要求报人员需求计划，经总部审批后由办事处组织、招聘、培训所需要的销售代表。 3.办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理。 4.办事处代表总部负责与当地客户的联系协调和销售业务的往来。 5.办事处对所辖区域总部产品的售前、售中、售后服务，处理客户和消费者的投诉。 6.办事处主动提出促进当地市场销量的促销方案，在总部的指导下做好产品宣传、企业形象宣传达及提升品牌宣传的促销活动。 7.办事处负责对当地职能部部门的联系、协调，处理好总部在当地的公共关系，确保销售业务的顺利进行。 8.办事处行使对总部在当地的财产的保护管理权，确保总部的财产安全。 9.负责收集、整理、反馈当地市场信息及同业竞争品牌的营销动态，并负责当地销售渠道的管理工作。 10.根据总部的有关规定、执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。 二、办事处岗位职责 1.办事处经理的职责 1)对本区域销售工作的管理 (1)(代表潍坊办事处接受总部分配给该办事处的全年任务，并确保如期完成。 (2)(办事处经理在接受总部分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合理细分，并对工作过程作书面陈述向总部汇报。 (3).负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的销售代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包考核方案，作为工资核算依据。 (4).积极开拓市场网络，配合营销管理部正确选择经销商，准确了解和掌握各经销商的销售情况，做好库存管理，建立安全库存，搞好销售预测。 (5).加强应收货款的管理，防止拖欠款出现，每月按时完成与客户合作的往来帐目核对工作。 密切配合客户做好市场的深度分销、产品陈列及终端销售的管理工作，有计划 地扩大总部的销售网络，提高市场的铺货率及占有率。 (6).主动收集当地市场营销及新闻媒介的相关资料，积极配合总部企划部的市场调研工作。严格执行总部新产品推广及宣传计划。 (7).根据当地市场的销售情况，主动提出促销申请并监督执行。 (8).加强当地销售人员的管理、培训，培养一支作风过硬、技术过硬、有战斗力的销售队伍。 (9).密切做好与各经销商的沟通工作，严格按照总部的管理制度，灵活运用方法和技巧，最大限度地调动经销商经营总部产品的热情，引导经销商全力拓展总部业务。 (10).严格执行总部的财务、人事管理制度，按时如实地填写总部下达的各项报表统计工作，严禁弄虚作假，做有损公司利益之事。 (11)应积极与总部沟通汇报，多提有利于市场拓展的建议和意见。 (12)管理、监控、指导办事处所有人员对总部规定的各项管理办流程的执行，杜绝违返总部规定管理及损害总部利益的违法行为发生，如有违反总部管理规定造成总部利益蒙受损失的，办事处经理要承但直接管理责任和经济处罚。 (13)负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平的开支各项费用。 (14)负责对办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证总部财产不受损失。 (15)每月根据办事处工作人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写销售人员月度评分表， 配合总部对办事处人员的工资核算及定级考核工作。 (16)不定期对属下人员进行综合培训。 2.与总部的协调管理 1.办事处经理要与总总部营销管理部、财务审计部等密切配合，确保销售工作的顺利开展。 2.协助总部营销管理部，监督和管理好所在区域客户的货物进、出、存、汇等销售管理工作，同时处理好客户及消费者的投诉问题，发现问题及时追查处理。 3.办事处经理的权限: 1.制订办事处人员配制计划， 2.制订并报批办事处人员的招聘选拔考核任用激励计划，并执行之。 3.行使办事处人员的工资考核、分配建议权。 4.行使办事处的销售任务的计划分配权。 5.行使办事处人员的定岗分区，调动权。 6.行使办事处的各项计划内费用的开支、监督使用权。 7.行使促销方案的计划、执行权。 8.行使售后、售前服务的处理和建议处理权 9.行使办事处财产的管理、控制保护权。 10.行使办事处所需货源的计划调度权。 三、销售业务管理 1.市场执行的销售模式: 以全面协助所负责区域客户的 2.销售业务管理产品价格的制定及管理 1)办事处对外的产品价格及相关价格政策应严格按照公司销售文件执行。如因市场因素需要调整由办事处提出、报营销管理部审批后方可执行。 1)所有产品的销售价格及销售扣率由营销管理部统一制定，并由营销管理部、财务部负责监控。营销管理部在进行客户信用审批的同时，全面负责销售价格及扣率的控制，确保所有产品的销售价格及扣率与公司的规定相符。 1)产品以最低出货价出售，但通过提供产品作为折扣的(如促销活动使用产品)，由办事处提出申请，报营销管理部审批。对提高产品价格开票，但以开票价格与实际价格差额返还客户业务，须报营销管理部、财务部审批。 1)办事处未经审批程序，不得以任何形式变相降低出货价。 1)对违反产品价格政策、扰乱经营秩序的，公司将对责任人做出严肃处理。 3.客户管理 1)客户选择: 必须对公司系列产品有足够信心，并愿作主推品牌加以推广，有义务销售公司产品，能突出展示公司产品系列特点，突出公司品牌形象。 具有较强的经济实力，资信状况优良，固定资产相对雄厚，在当地计生行业经营业绩名列前茅，能按协议要求，承付协议规定款项。 具有广泛的销售渠道，特别是市区内的终端网络及周边城市、乡镇的深度分销能力。 2)客户资信审查 (1)审查内容 对于新客户，在供货或正式签定经销合同前，都必须进行必要的资信审查，确保客户具有佥的经销资格和能力。审查的主要内容包括: 公司名称、注册地点、注册资本、经营范围、法人代表、经营责任人、经营历史和现状。 (1)文件要求 对新客户，在进行资信审查时，要求提供下列复印件并出示原件: 营业执照、税务登记证、法人代码证、合同专用章、经营责任人身份证 (1)实地调查 对新客户的注册地点(办公或经营场所)进行实地调查，确保客户提供的资信真实可*。 (1)客户档案建立 当新客户资信一经审查合格并计划建立业务关系，业务员按公司统一格式建立客户档案，办事处、总部(营销管理部)各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。 客户档案要根据客户情况变化和公司业务管理人员变化进行更新。 (1)客户名称变更管理 按客户资信审查要求提供名称变更后资料。 由该客户提供对名称变更前债务承担证明，交公司财务部作调整应收帐款依据。 (1)经销合同的管理 除款到发货之外，其余供货业务都必须事先签署经销合同。 合同的签订报审合同必须备齐如下相关资料: 合作方的营业执照副本复印件。 合作方的税务登记证复印件。 公司统一的客户档案卡 公司拟好的合同书一式两份。 办事处经理根据公司选择客户原则的要求，初步确定合同意向及时向营销管理部汇报，营销管理部同意后由客户先填写合同。签名、盖章，并备齐合同所需的相关资料，报营销管理部进行合同资格审查，营销管理部经理审批。 为了不影响业务的开展，当销售人员与经销商已确定了合同的意向，且合作方按协议已汇款购货，在未经公司确认合同资格时，按实际收到金额付货，事后必须完善合同手续，否则，该合同无效。 已经生效的经销合同，要立即将合同原件寄回公司营销管理部存档，以供相关部门进行资源共享;办事处可保留合同复印件，但需专人管理。 (1)客户信用管理 客户信用是指公司提供给客户的进货可欠款总额(即信用额)和每笔进货的欠款期限(即信用期)。 每种产品在配销政策中规定其信用额、信用期。 办事处产品的信用总额及单个客户产品的最高信用额由财务部、营销管理部核定。 客户信用必须每半年更新1次，在年度预算及配销政策下达30天内提出申请。 客户超过信用额不能发货(如须发货，须办理一次性超授信申报);对于本年度已超信用额的客户，每批回款必须大于供货。 销售人员必须在客户定货试用到期前跟单催收。如到期未收回欠款，立即停止供货，组织追款。 (1)客户订单处理程序 接受订单 办事处在接到所在区域客户的订单后，立即对订单进行全面审核，确保订单上的价格、付款条件等与已签订的经销合同相符，并审查客户的存货、销售进展、应收未收等情况;然后由办事处经理签名后传至总部营销管理部。 订单确认 办事处经理根据存货或生产部门的货源计划，及时以书面形式向客户确认订单。 订单档案 办事处经理需专人管理订单档案。订单一经确认，立即按订单编号建立档案，并在发货后进行相应注销。每月底，向总部报送“客户订单处理情况统计表”。 (1)总部物流程序 营销管理部收到办事处或购货单位的订货单或传真件，由营销管理部主管根据 订货单或传真核查订货单所列产品仓库的库存情况，发现仓库库存不足或缺货，应及时反馈购货单位和办事处再做调整，并初步核算该批产品的总值，联系货款的落实情况。 营销管理部主管按订货单内容进行合同资格审核，审核无异议，将订货单交销售内勤制单。 销售内勤填制一式五联的发货单，列明客户名称、区域、联系方式、品名、型号、规格、单位、单价、数量、金额、总值，由营销管理部主管签名后送财务部复核。 财务部根据发货单的内容进行审核,在确认购货方已来款并足够发运该批产品,超额但在铺底限额内符合条件的,签名后由销售内勤交与营销管理部经理或总经理终审。 所有出货单须经营销管理部经理或总经理签名核准后方可出货。 发货单一联交营销管理部留底，一联交财务部结算，一联由销售内勤交仓库安排发货，二联反馈客户结算(其中一联为客户签收联)。办事处销售人员应在客户(潍坊市客户)收到货后三日内将客户已确认的签收联经盖章传真回公司，交财务存档。对经常不具备盖章条件的客户，并须由客户出具对签收人的资格证明书。潍坊市区外的客户应要求客户将确认后的签收联寄或传真至公司。 办事处根据本区域市场销售情况须在当月25日前向总部营销管理部报定货计划，当月的追加计划须在当月 的5号前报总部。总部按计划生产的产品由办事处全负责。 (1)应收账款处理程序 发票账务处理 账务根据销售发票“账务联”及成品出仓单“客户回执”联，更新应收款面记录 月底对账 每月末，财务按客户列印出“账龄表”，分发给办事处进行与客户对账处理，限期交回总部财务。确保公司的应收账款与相应客户的账面记录一致。 催收货款 每月初，财务根据与客户的对账结果，将欠款到期的客户“账龄表”提供给办事处，由办事处负责向客户催收货款。 回收货款 所有客户的付款，统一通过银行结算，由客户直汇到公司。 应收账款的责任 办事处经理对所负责区域内全部应收账款负责。每一个客户的阶段性应收账款由办事处经理负责。 办事处经理和销售经办人在岗位调动前，应对应收款款有明确的交待和交接，并经总部营销管理部经理确认。 办事处经理和销售经办人在未收回或交接好客户应收账款前，不得调离岗位或离开公司。 违反销售政策和不按程序办事造成的应收账款、坏账由办事处经理承担经济、法律责任。 总部财务部和营销管理部负责对应收未收进行监督管理。 (1)退货管理 客户对按经销合同订购的产品负责，公司原则上不办理除产品质量原因之外的 退货。特殊情况下需办理退货者，由办事处申请，营销管理部审批。 对出现跨区冲货等违反经销合同有关规定的客户，不办理退货。 客户退货总值一般不得超过前一次进货总值的50%，并且产品有效期在12个月以上，产品须完好无损;退货须由客户提供合法单据经公司财务审核，并验证该货物的发货记录。 对签订经销合同的客户，在合同有效期内经双方协商后解除合同时，可按下列程序办理退货: 符合本项第3点。 客户提供有效退税折让证明。 退货须经营销管理部最终审批。 退货损失从办事处经理的绩效奖金内扣取。 退货产品30天内，财务在扣除客户应收未收后如有收款净额，可按供货价格向客户办理退款。 四、办事处人员管理规定: 适用于办事处所有员工(办事处经理、办事处销售代表、临时促销人员) 驻办销售人员必须维护总部利益及总部形象，严格按照规范操作，在业务洽谈过程中，不得渗杂个人私利，自觉遵守总部的各项规章制度。 驻办人员要本着实事求是、科学的态度努力开拓市场，发展客户网络，不断加强学习，努力提高业务水平，发挥自己的才能，积极拓展业务。培养严谨务实、拼搏向上的工作作风，加强个人意志品质和道德品质的修养，及时完成总部下达的各项任务。 驻办人员出差或中途返回，须由总部安排，报营销管理部批准，方可成行，并按公司出差人员管理办法具体执行相关事宜。 为了规范管理，严禁驻办人员私自直接向客户结款或借支现金。 严禁驻办人员私自以总部名义向客户提取总部产品或办理退换货手续，因特殊需要，驻办人员确需与客户办理退换货，提取货物时，报总部营销管理部同意，经总部营销管理部经理批准，并持营销管理部签字的证明才能办理。 一切经济往来，要按合同办事，签订合同须营销管理部审核，报营销管理部审批，补充协议或在经销协议上增加条款，必须直接由营销管理部经理亲自签字并盖章，方才有效。任何职员不得超越权限，违者将按总部的有关规定处理并追究经济责任。 办事处经理所负责的业务区域，在管理期间出现呆、坏、死账情况的，办事处经理有责任和义务将债务清理，或公司进行协调解决，界定责任，按实际情况承担相应的责任。客户六个月后不能正常回款、办事处经理不能正确陈述理由，公司视为呆死、坏帐，同时按公司财务相关管理制度处理。 驻办人员如需出差在外，必须及时将行踪和通讯联络方法报总部营销管理部，以便联络。 办事处经理必须按总部营销管理部规定完成如下表格:(下述报表的完成情况将作为办事处经理的月度奖金挂钩) 五、办事处业务人员管理与考评办法 本管理办法适用:销售代表、临时促销人员 为了适应公司业务发展需要，充分调动办事处各级业务人员和促销人员的积极性，更好地规范化管理，特制定本办法。 一、招聘程序及条件: 1、根据市场需要，办事处业务人员及临时促销人员的招聘及由办事处经理提出要求报告，由营销管理部根据市场需要，经总经理审批后由办事处组织招聘、并经总部同意录用方可聘用。(但所聘人员原则上不能与办事处经理有直接关系。否则一经发现，全部解雇，并扣发当月工资)办事处需将录用人的入职表、身份证复件、照片、开户行、帐号(只须在第一次申报销售人员工资时提供) 2、办事处业务人员、促销人员由办事处经理直接管理领导，其工作直接对办事处经理负责，并按照其具体岗位目标、任务、职责全力以赴达成良好业绩目标。 3、办事处业务人员招聘条件: —30周岁，中专以上学历，品行端正，无不良纪录，体貌端庄、身 年龄在22 体健康，熟悉当地市场具有一定终端推广 经验 班主任工作经验交流宣传工作经验交流材料优秀班主任经验交流小学课改经验典型材料房地产总经理管理经验 。 4、促销小姐招聘条件: 年龄在18—28周岁，高中以上文化，体貌端庄、身体健康，具有丰富的促销经验。 二、管理办法: 1、销售代表、临时促销人员由公司统一管理，具体工作由办事处经理负责安排，公司监督检查工作情况。 3、销售代表、临时促销人员必须严格遵守公司各项规定以及相关管理制度。 4、各级人员按公司人力资源部要求，办理相关聘用录用手续。 三、薪酬及奖励办法: 见办事处人员工资待遇及其奖励、补助 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 六、办事处人员工资待遇及其奖励、补助标准 基本工资 (月) 职 务 试用期 录职后 浮动工资 效益提成 考核 奖金 各 项 补 助 市销售代表 临时促销员 说明: 1、 基本工资: 1) 办事处经理基本工资:根据办事处经理的能力在此范围2) 销售代表: 3) 临时促销人员 2、相关奖励: 办事处经理:每季度发放回款提成的70%，余30%在年底根据投入产出比控制 情况发放 。 计算办法: 季度:季度所负责区域应计回款总额*8%x*70%; 年底:全年投入产出比控制在范围内，余下的30%全额发放，未超出控制标准的10%，可发放余下的一半;超出10%，则扣发余下的全部提成。 注:投入产出控标准:市场开发前半年控制标准70%，半年后40%，全年控制55%。 销售代表:按月度发放，月度所负责网点应计回款总额8%; 发放提成奖，任务超额完成，其超过部分按10%给予提成奖; 月度考核奖励 临时促销员待遇: 考核奖金计算办法: 1(办事处经理:所负责区域月度回款/月度目标*考核奖金，如目标达成率不够70%，取消考核奖; 2(销售代代表:所负责网点月度回款/月度目标*考核奖金，如目标达成率不够70%，取消考核奖; 3(临时促销员: 如客户发生退货(非质量问题)，根据退货金额，按比例扣减相关人员的提成奖金。 2、 相关补助 市 年 月 日前已执行并已制定且经公司同意好的促销员、销售代表工资待遇标准的，可按原申请批准标准执行;其它未申请、申请未批准、均须按以上标准执行。 七、相关费用的报结制度 1.差旅费用 1)报销原则:必须是在出差前填写《出差申请表》，详细说明出差路线、出差事由，并经过营销管理部经理或总经理的签名同意的费用。 2(报销时间:返还即报。但长驻外地人员必须在次月5日前将当月的费用寄到公司营销管理部。每愈一天,扣报5%,跨月费用不再批报。 3(报销费用项目 1(长途车、船费(详见《费用报销管理制度》) 办事处经理报销该费用注意事项: 必须是财务有效发票，有电脑发票的必须用电脑发票，并在每张票据背后简单注明事由，非电脑发票必须在每张票据背后注明时间、起止地点、事由。 票据必须按时间及途径顺序张贴好，不得张贴住时间和起止地点。 报结时必须有本次出差的工作小结，否则公司按该次费用的一半进行报结。 2(各项补助:(详见《费用报销管理制度》) 办事处户租费用 固话费用 办公费用 费用所属范围: 复印、特快专递、印刷名片、购胶卷及冲印照片 报销注意事项: 注明费用推广费用 报销原则:必须是事通过书面申请，经营销管理部经理或总经理同意支出的相关费用。 报销时间:当月发生的费用必须在次月的5日前将有关票据及报销要件寄到公司营销管理部。每超过一天扣报总额的5%。跨月费用不再批报或直接在当月办 事处经理工资中扣减;如某项费用已申请并执行，即费用已发生未支付的，办事处经理也必须附清单一起寄到公司，否则视该项申请的费用作废，公司不予报结， 费用项目与报销要件(报销时，相关要件必须齐全，否则不予批报或处以罚金) 促销员工资:(注:先须向公司营销管理部申请目的、效果、促销员名额，未经申请的促销员工资一律不发) 报结要件:1)《公司人员资料》表、身份证复件、照片、开户行、帐号;(只须在第一次申报某促销员工资时提供) 2)完整、清晰、反应真实的促销人员工作报表，并已通过办事处经理的审核签字，本项不没有的，工资一律不报; 3)真实、清晰的《促销人员工资考核表》和有关考核资料;该表必须有办事处经理的签名。 4)即将离职的还必须提供离职报告书，并注明离职日期; 注:办事处经理对录用的促销人员的促销效果及促销员工资的真实性负全部责任，凡谎报、虚报促销员人数及工资的，一经查实，视情节轻重，公司将要求办事处经理赔偿因此而造成的一切损失，严重者，公司将对办事处经理进行起诉。 2(促销活动场地租用费:(申请时，须提供促销活动方案) 报结要件:1)有效发票 )场地租用合同 2 3)活动现场照片，注明时间、地点 4)活动结果分析报告 3(购促销员工卡、服装、外购赠品等费用 报结要件:1)有效发票 2)收据必须提供关证明 3)外购赠品报结要件还需参照《赠品管理办法》 4)外购促销服所有权属公司，当着该服的促销员离职时，办事处经理必须收回该促销员的促销服，否则办事处经理须赔偿购该服费用。 4(布幅、布幔广告、灯箱架制作费用:(申请时提供规格及三个以上承制公司的报价) 报结要件:1)有效广告发票 2)广告公司承制合同 3)制作好后的照片 5(报刊广告、店内dm广告费用:(申请时提供报价和最大折扣) 报结要件:1)有效发票 2)广告合同 3)广告报样 6(灯箱广告场地租用费 报结要件:1)有效发票 2)场地租用合同 3)灯箱照片 7(进场费用(必须是大型医药连锁或商场，并具有相当大的商业价值和商业地位的，申请时提供网点资料) 报结要件:1)产品入场合同或协议 2)有效发票 3)入场后的推广及回款计划 费用报结总则: 1、先书面申请，经批准备后操作实施，有凭有据按时报结。 2、特殊情况，先报总经理审批，再到销售管理部建档。 3、各种费用报结时间必须严格按照此规定执行，凡有违反者，公司将有权不予其报结，并且再按所违反的每项报结费用处以50元以上的罚款，由当月工资中扣除。 补充说明 一、 费用申请流程:(5个工作日) 办事处经理 营销管理部经理 总经理 营销管理部 办事处经理 申请 审核 批复 建档 执行 二、费用报结流程:(除促销人员工资需10个以上工作日外，其它在5个工作日内完成) 总经理 财务部 财务部 办事处经理 营销管理部经理 财务部 申报 审批 审核 批复 报结 建档