电子档案与纸质档案共存期管理探讨论文
电子档案与纸质档案共存期管理探讨论文预读: 摘要:最新杂志:地震初中生体育科研化工机械中国预防兽医学报现代电影技术法律科学:西北政法舰载武器数理统计与管理火力与指挥控制中国铁路高原地震摘要:对纸质档案和电子档案共存期管理问题制定一系列相对应的解决方法,研究了电子文件对档案业务管理的影响、并存时期的
档案管理
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的模式以及确保电子文件原始性的管理措施,并对传统的管理方法提出合理的改进策略,从而达到对两种载体档案共存期管理的分析有所裨益,更好地进行档案管理事业.
关键词:纸质档案;电子档案;共存期;管理
随着信息化社会的到来,信息科学的迅速崛起,信息技术的广泛应用,信息产业的高速发展,很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维.作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化,即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡.电子档案的产生,使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理,而出现了两种载体档案共存的现象.电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化,从而促进整个档案管理的发展和水平的提高.为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作,也就不得不对原有的管理方法进行改进,为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备.
1并存时期的档案管理的模式
纸质档案以纸质文件材料为工作对象,按照长期
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的工作流程进行.现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式,且电子文件正逐年递增.两种管理方式同时存在于机关内,采取不同的管理方式.一部分按照纸质档案归档保存,电子文件由形成者自行保存处理;也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门,纸质文件以档案形式保存,而电子文件则以资料身份保存;但大多数机关将两种文件双双归档,形成了两种介质的两套档案.现阶段,大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用,主张应该由档案部门统一管理电子档案.从而形成了两种介质档案的共存的场面,在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡.20世纪中叶,国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制.从而形成与传统管理方式不同的观点,其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法.电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务,满足档案管理的一般性需求;纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定,便于长期保存和实时查阅.两种档案相辅相成、相得益彰.档案管理两套制的成因大体有两种情况:一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件,使之应用于实际工作中,履行文件的功能或者仅仅用于档案保存.档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性.在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前,不能忽略传统的纸质文件形式.这种专业的精神即为档案工作者的职业精神.同时电子文件具备在
检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性,这是纸质文件不具备的,构建一个功存管理的信息系统,可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求.另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本,起到拷贝的作用.我们在一些机关可以看到,大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分,这正是档案数字化工作的正面映射.与此同时,电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的,正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实.在档案保护方面,电子文件也有很大的便捷性,而且根据现有的技术水平,在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本,不改变甚至获得比原件更好的质量.因此,要使两种载体档案的信息管理相得益彰,充分发挥各自的优势,需要做到以下几项工作:电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案,应根据需要和可能确定其内容的完整程度.
2电子文件对档案业务管理的影响
简化了立卷归档方式,这是近期档案学术界关注度很高的一个问题.各种观点络绎不绝,主张
立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群.立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类,并且组成不同问题的文件集合.不立卷的情况有两种:一是以件代卷.一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合.另外一种是取消文件集合的存在,以一份文件为单位整理档案,重点集中在在检索工具上.在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出,不仅认可了文件集合,也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性,得到广大一线档案工作人员的赞许和认可.其优点是方便,缺点是装订工作量过大.与此同时,《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理,还不涉及对其他门类的档案的管理,因此其整理形式还在采用传统的立卷方法.因为电子档案可以实现自动完成,随着电子档案的发展,就可以降低纸质档案立卷的工作量.
3确保电子文件原始性的管理措施
电子档案和纸质档案共存已经引起档案管理工作的革新.纸质档案与电子档案的管理之间既有联系又有所不同.电子档案已经具有强大的功能,实现档案管理工作的各项要求,为管理工作者提供便捷.通过电子档案,系统可以自动形成建库后全宗档案分类
方案
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、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和建立销毁清册、库存档案统计、年度归档移交目录等逻辑文件,以及输入系统的全宗介绍、鉴定
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、检索记录等有关文件,并输出纸质打印件.而且可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置,从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况,并绘制各种示意图.通过电子档案的利用登记,就可以直接了解纸质案卷被利用的情况,可以以此作为鉴定档案的参考和依据,实现一举两得的功效.综上所述,纸质档案与电子档案共存的时代已经来到,分析其共存期的管理问题已经成为档案界的一个炙手可热的趋势.目前,我们形成了一系列新的思路和方法,也正在接受实践的不断检验.因此我们有理由相信,在纸质档案没有完全退出历史舞台,电子档案正蓬勃发展的当下,档案理论界会探索出一套合理的共存期管理方案,更好的服务于档案管理工作.结束语档案事业的发展与高素质的档案队伍密不可分,要适应变革,就得逐渐提高档案人员整体水平.现阶段,根据档案管理的实际情况,短时间内纸质档案仍会占主导地位,并不断向电子档案过渡,已经成为主流趋势.我们要做好电子文件和资质文件的共存管理,才能适应当今档案管理的大环境.
参考文献
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作者:冷晓琳 单位:镜泊湖客服中心
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