科技查新流程对查新质量的影响

科技查新流程对查新质量的影响 [摘要]本文首先对清华大学查新站与北京工业大学查新室的查新流程进行了对比,前者具有检索策略制定客观、科学,文献分析深入,报告格式有条理的优势,最终的查新质量有保证,而后者具有报告周期可控以及二次审核查新报告的特点,对查新效率和查新质量的提高很有帮助。论文另外对查新流程中检索词的选择及检索策略的制定中经常遇到的查全率和检索结果为零的情况进行了举例分析,认为检索式的制定要根据不同检索词及其逻辑关系进行适当调整和取舍,防止得出片面的查新结论,造成新颖性误判。 [关键词]科技查新;查新流程;文献检索;检索词;检索式 DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2015.05.030 (中图分类号] G252.7 [文献标识码]B [文章编 号]1008-0821(2015)05-0149-04 一般来讲,科技查新的流程包括:接待用户、专家组进行分析或工作组分析、文献检索、文献整理、撰写查新报告、专家组审核、登记、存档、建库。而在这些步骤中,查新点确定、检索策略制定、文献检索、文献对比分析等流程尤为重要,如果采用的查新手段不得当,就会影响查新结论,进 而影响查新质量,使最终的报告失去科学性和客观性。 委托人在进行科技查新之前,要先根据课题内容总结出待委托项目的科学技术要点和查新点,之后向查新机构提出申请。科学技术要点和查新点介绍了科技查新项目的背景、研究内容及其新颖之处,是查新人员理解查新项目内容的重要途径。另外,委托单中列出的检索词也是查新人员进行文献检索的重要参考依据。 制定检索策略是科技查新工作的基础和重点,检索词的提取和检索式的拟定是对查新人员查新技能的考验,好的检索策略会提高文献的查全率和查准率,得到的查新结论更加客观、准确。检索策略事关查新结论,不同查新人员制定的检索策略存在差异,有的认为制定检索式宜遵循从窄到宽的原则,先制定较为严格的检索式,若没检索到文献或文献很少,再适当放宽检索式,有的则先适当放宽检索词,若检索到的文献过于宽泛,再用下位词逐步尝试。总之,检索策略的制定要保证查全率,侧重查准率。 制定好检索策略后,根据科学技术要点和查新点中覆盖的信息点选择合适的资源库进行检索。在检索过程中,注意避免受检索词选择不当或组配不正确,检索工具确定不适当及检索途径单一等因素的影响。文献检索步骤完成后,对文献的取舍也很重要,查新员除了需要和委托人进行前期沟通外,也要通过自己掌握的知识,结合文献预检手段深入了解 查新点,吃透课题内容,做到查找高效、取舍得当。 文献对比分析要求查新员对检索到的文献有很好地理 解和把握,用词要恰当、合理,对文献的描述要准确,不能夸大和缩小原文意思。最后完成查新报告的撰写。本文对比了两个查新机构的查新流程,另外对查新流程中检索策略制定容易遇到的问题进行了分析。 1 不同查新机构查新流程对查新质量的影响 不同的查新机构因为自身特点以及对查新工作的认识 不同,制订不同的查新流程,因此,最终的查新质量也会有差异。清华大学查新工作站与北京工业大学查新站(筹建)均是国家教委认定的部委级科技查新认证机构,笔者就自己在这两个机构的查新经历,对二者的查新工作特点作一介绍。 I.I 清华大学查新站查新流程及特点 1.1.1 查新步骤 查新项目从查新站收到委托 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 之日起被正式受理,查新员根据委托人提交的科学技术要点和查新点进行预检,之后再与委托人当面沟通,确定检索策略及适合文献,待格式整理完成后由委托人按密切相关文献、主要相关文献、相关文献及无关文献四类分别进行对比分析,之后负责课题的查新员结合自己的分析,完成查新报告。其中,查新报告的附件中要列出依据检索式检出的所有文献。最后,报告送交审核。具体步骤为:登录清华大学图书馆主页;索取委托合同; 填写合同并发送查新机构;归纳形成技术要点与查新点;合同确认、确定检索策略及检索范围(审核员技术支持);检索(期间据情况变更检索策略修改、扩大检索);整理附件、获取文摘及必要的原文;对比分析相关文献、撰写查新报告(专家技术支持);审核员审核;出具查新报告。 1.1.2 主要特点 (1)查新委托人在查新过程中参与比重大:查新委托人对查新项目内容的了解要比查新员透彻许多,对其中涉及的检索词,尤其是关键检索词的提取更加准确和高效,委托人和查新员共同进行检索式的制订和文献检索,可以减少检索词漏检的可能性,提高检索效率;委托人直接参与文献筛选,可以减少后期文献整理时不必要的时间浪费,同时也最大限度地避免了误删和漏检的失误;委托人参与文献分析,对文献的对比更准确和到位,重点突出;而查新人员有熟练应用文献检索工具的优势,二者配合,保障了文献的查全率。提高了查新质量和效率,做到文献查找准确、快速,文献分析精准、厚重。 (2)文献分类罗列:按照文献重要程度进行分列,主要相关文献和无关文献在查新报告中一目了然;检出的文献忠于检索式,全部在附件中列出,便于在出现报告结论错误时追根溯源,及时发现问题。 (3)文献按同机构进行对比分析:检出的文献按机构 进行分列,如果同一机构(如院系、课题组等)中的多篇文献已将查新项目的查新点覆盖掉,该课题新颖性要重新制订或被否定。 1.2 北京工业大学查新工作站(筹建)的查新流程及特点 1.2.1 查新流程 收受查新委托单,了解查新项目并对课题进行预检,同时与委托人沟通以正式确定查新点。查新员根据查新点及预检结果提炼检索词、制定检索式、检索相关文献并对其作对比分析,完成的报告先由查新委托人检查报告中的检索条件是否恰当,文献分析的表述是否准确,经过沟通和修改后确定报告内容,查新报告附件中列出与查新点相关的文献,报告完成后先进行初次审核,最后进行报告最终审核。具体步骤为:委托人提出查新要求;填写查新委托单,提交相关材料;订立查新合同;检索准备;选择检索工具,制定检索策略;查找相关文献;完成查新检索;阅读检索结果;对比分析;草拟查新报告;查新审核、签字、盖章;形成正式报告;整理附件;正式查新报告复印,原件提交委托人;将查新报告复印件及所有纸质文本归档,电子文本备份。 1.2.2 北京工业大学查新工作站(筹建)的查新流程特点 (1)查新过程主要由查新员完成:查新员深入了解委托项目的内容后结合文献预检,再与委托人就课题内容进行 沟通,确定真正的查新点,制定合适的检索式并进行全面的文献检索。文献对比分析由查新员完成,查新报告初稿完成后交于委托人审验报告内容。 (2)报告中列出的文献按照文献本身与查新点的相关 程度进行排列。 (3)查新报告进行二次审核。 1.3 两个查新流程的对比分析及其对查新质量的影响 以上两个查新流程中,清华大学的查新流程更加偏重委托人的参与,在文献的处理上也很有条理;而北京工业大学的查新流程更加强调查新员自身的实际工作,而且审核严格。 相比之下,清华大学的查新流程中委托人密集参与的方式在很大程度上保证了查新报告的质量,但由于查新委托人的文献对比分析时间无法控制,如果出现与委托人沟通不畅的情况下,查新周期需要较长。此外,受到现场沟通的限制,外地的查新委托无法受理。 而北工大的查新服务的优势在于,整个流程中以查新员自身参与为主,配合二次审核来完成报告。在保证查新质量的前提下,完成报告的时间较易掌控,查新效率会有所提高。对于外地的查新委托,尽可能通过电话沟通来完成,这样就提高了查新报告的收受范围。其缺点在于查新员对课题的了解通过电话或其他方式不如当面沟通直接和有效,为了防止由于查新员在查新项目的理解上出现偏差,要执行严格的查 新步骤和加强审核。 清华大学查新站对查新报告的检索策略制定更加客观、科学,文献分析内容深入,报告格式有条理,这些特点很好地把握了查新报告的基础(检索策略的制定)、核心(文献 分析)及成文(报告格式),使最终的查新质量有所保证。 不足在于完成报告周期不可控和附件文献多,这两点对于查新的效率会有所影响,此外还有服务外地用户不方便的缺点。北京工业大学查新站的报告完成周期可控,可接受外地查新项目以及二次审核提高查新质量,其中对报告周期的可控性提高了查新效率,而对报告进行二次审核在很大程度上可以降低报告中的偏差,提高查新质量。相对来讲,北工大查新员的工作量繁重,这一点不利于查新效率的提高。另外,在制定检索策略和文献筛选时更多带有主观性,以及文献对比分析的深度不够等缺点,可能会影响查新报告的质量。 2 查新流程中检索策略制定对查新质量的影响 科技查新过程的关键是制定检索策略,利用各种检索手段,检索到查新项目全部相关信息和文献。在检索手段、检索系统和数据库等的选择都比较合理的基础上,查全率和查准率兼顾的同时,查全率尤其应得到保证。检索策略直接关系到查新项目相关文献的查全率和查准率,最终影响到对查新项目做出新颖性评价。检索词是指表征查新项目主题内容的、具有实质意义的词语,是揭示和描述查新项目主题内容 的关键词语。因此,检索词的选取要以查新项目的基本内容为基础,尽量使用规范词、常用词,少用或不用查新项目的特色检索词,同时应注意同一检索词的不同表达方法,才可保证查全率。同样,在制定检索策略时需要经过反复尝试,调整用词和逻辑关系,制定比较合适的式子。笔者通过几年的查新经验,从增加查全率和避免检索结果为零两个常见问题出发对检索式的制定进行了分析(所有例子均通过CNKI 知网中主题条件检索进行说明)。 2.1 查全率 2.1.1 上位词的使用 查新点的描述往往要求非常准确,以此突出委托项目的特点,避免与相关研究的文献描述发生冲突。因此,在查新点中可能只使用下位词,为了避免遗漏有该下位词的同位词出现的密切相关文献,在制定检索式时,经常需要加入该下位词的上位词一同进行检索,以增加文献的查全率。例如,有查新点“通过构建由沉水植物、贝类、鱼类的不同种类和密度搭配的生态系统,模拟调水工程引起水质变化后,该系统对于水质、浮游藻类、浮游动物以及微生物的影响,建立保障**水库受水区水质安全的生态系统构建原则和技术方法”,查新点中的重要下位词有:沉水植物、贝类、鱼类、浮游藻类、浮游动物,编写成的检索式为“(沉水植物OR贝类OR鱼类)AND生态系统八ND(水质OR浮游藻类OR浮 游动物OR微生物OR浮流生物)AND(种类OR密度)”,在主题条件下得到检索结果58条文献记录,而在检索式中加入上位词:水生动物、水生植物和水生动植物,扩展检索式为“(沉水植物OR贝类OR鱼类OR水生动物OR水生植物OR水生动植物)AND生态系统AND(水质OR浮游藻类OR 浮游动物OR微生物OR浮流生物)AND(种类OR密度)”,得到检索结果为79条文献,其中的新检出记录中有比较密切文献6条。 2.1.2 同义或近义词的使用 同样地,从找到查新点及科学技术要点中找出相关的关键词,还要对其同义或同位词加以补充,COOGLE搜索引擎或CNKI翻译助手都是查找同义或同位词的不错选择。 例如,有查新点“用电子顺磁共振和紫外分光光度计的方法评价修饰后的***类化合物对DPPH的清除能力”,如果只将DPPH及其同义词2,2-联苯基-l-苦基肼基加入检索式“(电子顺磁共振OR紫外分光光度)AND(清除率OR IC50) AND(DPPH OR 2,2-联苯基-1-苦基肼基)”,检索结果有19条记录。如果将“抗氧化”同时作为检索词“(电子顺磁共振OR紫外分光光度)AND(清除率OR IC50 0R抗氧化)AND (DPPH OR 2,2-联苯基-l-苦基肼基)”,检索结果中包含DPPH 的相关文献为30条记录,新检出的11条记录中有比较密切文献4条。 因此,在检索词的选择及检索式的编写过程中,与委托人的沟通或查新员查找相关背景资料时,要注意搜集可能的上位词、下位词、同位词或近义词,加入检索式中反复尝试,避免漏检。 2.2 检索结果为零 查新点中看似重要的关键词在选用时要有所斟酌,有时将其作为检索词会出现检索结果为零的情况。如查新点为某个成熟技术在新领域的应用,或者是委托人提供的关键词不规范,还有查新点中的关键词较多或关键词之间的逻辑关系较为复杂,如果检索策略制定失败,都有可能会出现检索结果为零的情况,因此要对检索式中的检索词和逻辑关系进行调整,制定适合的查新策略。这里我们介绍几种比较常见的情况。 2.2.1 照搬查新点中的关键词 有查新点“通过改变反应条件研究厌氧氨氧化包埋颗粒和反硝化包埋颗粒同时存在时反应器的脱氮性能”,采用检索式“(厌氧氨氧化包埋颗粒OR反硝化包埋颗粒)AND反应器”,检索结果为零。通过修改,将“厌氧氨氧化包埋颗粒”和“反硝化包埋颗粒”中有重要意义的词分别作为独立检索词检索,制定检索式“(厌氧氨氧化OR反硝化OR包埋颗粒) AND反应器”或“(厌氧氨氧化OR反硝化)AND反应器”,检索结果分别为l 808条和l 798条,可以认定为无效检索。根据委托项目的内容“包埋固定化技术的研究与应用”将检 索式调整为“(厌氧氨氧化OR反硝化)AND(包埋OR固定)”,得到检索结果为246条,将检索式按题名条件进行检索,得到检索结果37条,基本满足了需要的相关文献数量。 2.2.2 按照检索词的逻辑关系组合检索 检索过程中,完全按照查新点中关键词的逻辑关系进行组合检索,也可能出现检索结果为零的情况,如查新点“利用腔倒空锁模技术与时域分光技术将单脉冲种子光分成等时间间距的多脉冲串”,如按查新点中各词的逻辑顺序编写检索式,则得到“腔倒空AND锁模AND时域分光AND脉冲”,检索不到相应的结果,将其调整为“(腔倒空AND锁模OR 时域分光)AND脉冲”,会得到相关文献25条。 2.2.3 检索词的取舍 在检索式的编写中,有时不能使用查新点中全部有实际意义的关键词来检索,如查新点“将得到的多脉冲串依次通过偏振片与1/4波片、体光栅及反射片,实现对激光脉冲的双次压缩”,其中有实际意义的词有“脉冲串”、“偏振片”、“波片”、“体光栅”、“反射片”、“激光脉冲”和“压缩”,只有将检索式调整为“体光栅AND脉冲AND压缩”,才得到l条检索结果(注:此检索式仅用于说明检索结果,正式文献检索时需进行调整)。 2.3 科技查新检索与查新质量的关系 检索式的制定及文献检索和筛选往往是查新过程中最 繁重的工作,这就容易造成查新员思想上的疏忽,凭借主观臆断来选择检索词和确定检索策略,结果也将直接导致相关检索词遗漏、检索结果偏颇甚至遇到检索结果为零的情况,影响查新质量。以上介绍的关于查全率及避免检索结果为零的情形中,如果仅仅使用查新点字面中提取的,或是用户提供的具有实际意义的词,也可以检索到相关文献,完成查新报告,但是更多与查新点有密切关系的文献会被遗漏。另外,在很多情况下,如果没有适当调整检索词的逻辑关系或对关键词进行取舍,也会导致检索到的文献量偏低。由此会出现查新员基于部分而非全部密切相关文献对查新点的新颖性 作出判断,继而得出片面的结论甚至误判查新项目的新颖性,影响查新质量。 3 总结 在科技查新工作中,不同查新机构对委托人提交的查新项目的理解以及检索角度不同,最终的查新结果也会存在差异,进而影响查新质量。由于查新机构自身特点的局限,在制订工作流程时不一定按照同一个模式进行,但是,不论什么样的工作流程或模式,都应服务于查新工作服务质量的提高。对查新报告质量控制的结果,最终落实到出具有文献依据,客观、公正的查新结论上。 笔者认为,明确用户的检索目的、要求和检索范围,是检索流程进行的前提,而查新员对查新项目深入、到位的理 解是科技查新的基础。 在有条件的情况下,查新员要就查新内容尽可能与委托人进行深入沟通,就委托项目的有关事项询问、告知或与其进行商讨。在查新过程中经常遇到委托人列出多条查新点,且大都不是从真正具有检索意义的主题概念分析提炼出来 的情况。在与委托人沟通不畅或查新员对项目涉及技术领域不太了解时,用委托项目的题目中有关键意义的词进行初检,可以大致掌握相关行业资料及涉及的文献数量,提高检索效率。另外,要深入了解和分析查新项目,找出真正的查新点,同时确定检索词的逻辑关系,为制定检索策略提供依据,提高查新质量。对项目的深入理解也会使后期的文献检索更精准,为文献对比分析提供正确的思路,提高查新效率。当然,在条件允许的情况下,能够参考委托人和咨询专家的专业意见会使分析结论更加深刻和令人信服,但为了防止委托人为了自身利益而做出偏颇分析,查新员必须根据自己的理解对分析结果进行调整,对查新项目的新颖性做出正确、客观的判断。