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一、接待主管岗位职责
职责1 制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批
职责2 协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章
制度
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，并监督执行
职责3 对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质
职责4 协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况
职责5 主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦
职责6 参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施
职责7 受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理
职责8 与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等
职责9 督导迎送工作，检查前台接待专员的仪
表
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仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率
职责10 负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核
职责11 负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作
职责12 正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决
职责13 协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系
职责14 负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理
中国3000万经理人首选培训网站 二、接待专员岗位职责
职责1 服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务
职责2 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理
职责3 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息
职责4 负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档
职责5 负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存
职责6 配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作
职责7 负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养
职责8 维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养
职责9 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡
职责10 负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记
职责11 对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见
职责12 完成领导交办的其他或临时工作
三、客人来访登记表
1(公司前台来访客人登记表
年 月 日
被访人 时间 序来访是否备
姓名 所在单位 事由
号 人数 预约 注 姓名 部门 到达 离开 1 2 3 编制: 审核:
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2(前台接待来访记录表
来访人 来访人 来访
接待人
姓 名 单 位 时间
接待
内容
简况
处理意见:
处理结果:
编制: 审核:
3(物业公司前台来客登记表
年 月 日
时间 序姓来访联系是否被访单位及 来访 备
所在单位
号 名 人数 方式 预约 被访人姓名 事由 注 进入 离开 1 2
3...
编制: 审核:
四、前台接待日志表
日期 年 月 日 记录人
考 姓名 签到时间 姓名 签到时间
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勤
记 录
收发记录
接待记录
电话记录
备注
编制: 审核:
五、函件收发登记表
1( 信函与快件签收登记表
日期 来件单位 编号 数量 密(速)级 接受部门 签收人(签字)
编制: 填表人:
2( 信函与快件寄送登记表
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日期 送寄部门 编号 数量 密(速)级 送达单位 接收人 送寄人(签字)
编制: 填表人:
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六、前台接待管理
流程
快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计
1(预约客人来访接待工作流程
客人 各职能部门 前台接待主管 前台接待专员
开始
告知来访者?整理当天 情况 预约记录
配合 ?确认与提醒 访问事宜
?来访登记 来访
?确认来访 ?通知被访者 客人等待 告知相关事宜
准备接待 ?引领会见 来访客人
接待来访 客人
?来访信息录入， 送走客户 记录汇总 审核
?存档
结束
2(来电转接流程
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前台接待专员 外部单位人员 各部门或员工
开始
?听到电话铃响 拨通电话
?拿起话筒接听
?倾听来电事由
范围内 范
围
? 处理 外
?转接
在单位
明确被访人在否 接电
不
在
?告知情况
?留言记录
结束
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七、收发文件管理流程
1(信函收发工作流程
行政部经理 前台接待专员 各职能部门
开始
?接收信函
?登 记 审核
?分 信
有 接 收 是否有明确收信人
无
?拆 信
审核 ?回 信
?寄 信
?登记信息
结束 2(接收信函、快件工作流程
前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 外部单位
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开始
?签 收 发来信函、文件
?登 记
?筛 选
?分 送 接 收
?记录存档
结束
3(寄送信函、快件工作流程
前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 外部单位
开始
?交待寄送信?签 收 函、文件事宜
?登 记
?联络相应单位 ?接到服务要求
处理发送
结束
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4(传真发文工作流程
行政部经理 前台接待专员 员工
开始
填写申请表 审批 ?提出申请
?登 记
?发传真
?原件存档
结束
5(传真收文工作流程
行政部经理 前台接待专员 各部门或员工
开始
?收 文
?登 记
?复 印
?存 档
?转交文件 签收 接收
结束
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6(收文背签流程
总经理 前台接待专员 各部门或员工
开始
审核 ?递交文件
?签 字
?转 交
?存 档
结束
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八、前台接待流程
开始
看到客人，礼貌招呼 问明来访事由，登记
通知被访人
安排客人等待地点 引领客人到达等待地点 奉茶或饮料，请客人稍等
微笑离开
结束
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九、来电处理流程
开始
电话接通，礼貌招呼 问明来电事由
电话处理
电话留言记录 电话记录归档
结束
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