向三星学会议管理
最近,我们发现了一则有趣的信息:三星集团成为世界一流企业的第一步,始于10年前李健熙总裁的“会议文化”改革。由此我们思考,几乎每天都在开着大大小小的会议,对于会议的看法也颇有人言,看来开会是个有讲究的事情。再有,三星案例启示我们,一个企业的变革转型,虽然千头万绪,但战略明确之后,就要抓突破口,由点及面。这些思考促使我们对三星的“会议文化”改革发生了浓厚的兴趣,在此向大家推介,以求共识。
◆三星的会议观
开会是重要的
首先,三星认为企业召开必要的会议是重要的,会议是了解问题的手段之一,也是解决问题的工具之一。没有不开会的企业,不管是经营良好的公司还是经营不善的公司都在开会,但是会议文化的差异造就了公司的优劣。如果召开无效率的令人抵触的会议,则该企业不仅仅是在交流上产生了问题,更反映出其整个体制和管理上存在问题,会不断丧失活力;如果以肯定的态度对待会议,将其作为相互理解和做出新决定的熔炉去解决问题,产生变化,进行变革,该企业就拥有了未来。
如果想以最快的速度了解一个公司,最有效的方法就是参加这个公司的几次职员会议,因为,在召开会议的方式和水平中,融入了该公司一切外显和内涵的东西。
实际上,走向衰落的企业的特征之一,就是干脆不开会或是将开会作为每天的主要工作。所谓会议,就是许多部门的人聚集在一
起,运用“时间”资源交流信息并做出决定的形式,因此它的根本要求是“高效率”:尽可能地节约时间资源,充分地交流信息,议而有决。在三星人眼里,降低工作效率的最大原因是冗长的、反复的、没有结果的会议,这样的会议,越开越让人怀疑和泄气。会议如果不能真正反映到工作中,会议不仅失去了意义,更会阻碍公司的发展。
会议与公司经营管理的关联是无可置疑的。所以,三星将变革之剑首先挥向会议,也就不足为奇了。
会议存在的问题
为了解决开会存在的问题,三星曾经在职员中进行了调查,大家指出会议存在的问题大致概括为三种:
第一,习惯性会议过多地出现,过于依赖会议。对通过文字进行传递感到有些不妥,还是应当在聚在一起的地方面对面地交谈。所以,与重要的决定会议相比,信息传达或报告性会议大幅增加,延长了额外的会议时间。
第二,不遵守开始时间和结束时间,时间“资源”观念淡薄。因认为“工作很忙,早早到场的人是闲人”等错误的会议文化,会议时间推迟5—10分钟以上成为惯例;因对会议价值认识不足和会议运作经验不足,结束时间也常常比预计的要推迟。会议计划者、主持者、与会者都没有意识到时间就是资源和金钱,没有意识到许多重要的人聚集在一起开会,这一事实本身就是成本。
第三,以自我设防为主的会议风气蔓延。一旦召开会议,有人误以为所有参加者要共同承担责任,多多少少会有些牵连,使会议沦为使人盲目参加的“以回避责任为主的会议”,“为会议而召开的
会议。”在会议中得不出任何结论,即使得出结论会后不实施的情形很多。这样一些会议实际上就是一种分责会或推责会。
许多人对会议怀疑态度正是基于这种原因。
◆三星是这样开会的
一.3.3.7原则
三星将召开会议时最为基本的思想和行动整理成3.3.7原则,让所有公司职员熟记并付诸实施。
3种思考
其一:为了提高会议效率,尽可能不召开即兴会议。所以,在召开会议之前我们首先思考一下会议的必要性:是一定要召开的会议吗?不能由自己决定吗?没有更好的方式吗?
其二,如果一定要召开会议,则最大限度地减少会议。此时也同样要从多个角度进行检查:不能减少参加者吗?不能减少会议频率、时间和资料吗?不能进行更为妥帖的运作吗?
其三,一旦决定召开会议,就试着摸索一下是否有能够与其他会议合并或委托的方法:不能与其他会议一起召开吗?不能通过权限委托来解决吗?加入其他会议中就不是好的
内容
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吗?
3个原则
第一个原则是确定不召开会议的工作日;
第二个原则是将会议时间定为1小时,最多不超过1个半小时;第三个原则是将会议录整理成一张纸。
7条规定
第一条规定,就召开会议而言,最重要的是严格遵守时间。
第二条规定,在会议材料中写明投入会议的经费。
第三条规定,将会议参加者限制为必要的合适人选和负责人,使会议规模尽可能小。
第四条规定,明确会议目的,不要转移到其他主题上或者成为闲谈或讨论。
第五条规定,事先分发会议资料,在参加会议之前进行讨论,以顺利召开会议。
第六条规定,就召开会议而言,为了防止以某个特定的人为主进行,要让所有参加者发言,并且相互尊重所发
表
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的意见。
第七条规定,为了尽可能地减少会议录,仅记录决定了的事项并进行保存;与其他记录方式相比,使用电子黑板时,则复制电子黑板上的内容用做会议录。
二.三个要求
要求一、会议内容必须联系工作(3W
流程
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)
三星认为,一些公司还在召开每周会议、月度会议、例行会议等许多会议。但是,如果如此多的会议不能真正反映到工作中,会议也就失去了意义。三星将会议内容和议论整理成单词(Word),这些议论不是仅仅停留在会场中,而是穿过窗口(Window)传达给会场外的相关者,并努力反映在其工作(Work)上,使会议成为推动工作不可或缺的要素。才算获得了会议真正的效果。
在召开会议时遵循 3.3.7原则,会议中所讨论的内容则通过W.W.W(Word Window Work)反映到工作中。这一基本原则在三星的所有子公司中实施了将近20年。现在这些凝聚成了三星的会议文化。从最初进入公司起,三星就对新职员进行工作所必需的基本知识与技能教育,而且不断进行充电提高。因而,三
星的工作会议十分简洁,努力贴近问题的核心去寻找解决
方案
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。由于事先对会议主题进行研究并准备材料以面对会议,所以进行的是有准备的对话,而且容易得出结论。
要求二、不开无准备之会
即使说会议的成功有80%在于准备也不为过,会议准备在三星就是如此重要。三星公司即便是细小的事情也毫无遗漏地进行准备,这不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感,而且提高了会议参加者的满足感和满意度,从而轻而易举地达成团队的目标。
会议组织者的准备(5W1H)
Why: 寻求为什么必须召开这个会议,是否有除会议之外的也能解决问题的其它途径。
What: 对议题是否符合会议目的进行检查。
Where: 对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。
When:会议定在什么时间?对是否很好地遵循时间进行确认。Who: 让适合议题的人出席会议。
How: 对得出符合议题的结论如何进行推广。
会议主持者十项确定
一、确定好会议的目的和类型了吗?
二、确定好会议的议题、日期、时间了吗?
三、确定好会议参加者了吗?
四、准备会场和各种备置用品了吗?
五、准备好要分发的资料了吗?
六、充分修饰会议前半部分了吗
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