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一目的
为准确理解客户要求,对每份合同和定单、标书进行评审,确保合同有效履行和满足客户要求。
二、范围
适用于所有商品的
销售合同
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和标书的评审。
三、职责
?营销部负责组织合同和标书的评审。
?各相关部门参与合同评审,并对合同中涉及到本部门职责范围内的工作负
责。
四、概述
(1) 营销部在提交标书和接受合同前,应对标书和合同进行评审。以确定:
?有关合同已被清楚描述。
?必要时财务部应对履行合同会给企业带来的效益情况作预测
分析
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。
?是否有能力履行合同。
?对合同内容的异议得到解决。
(2) 营销部接到客户的定单/合同后,均应在《订货记录单》上进行记录,记录人员签字,根据定单大小确定评审的人员,评审通过后由营销部经理在定单确认
处签字确认。
(3) 合同应符合法律、法规和有关政策的规定。
(4) 营销部负责对"一般合同"进行评审;"特殊合同"的评审由营销部负责组
织相关部门进行评审,合同需经总经理批准。(数额应按企业实际情况确定)
(5) 一般合同不需填写《销售合同评审表》,部门经理签字确认即视为评审; 特殊合同应填写《销售合同评审表》。
(6) 合同评审通过后,由业务员将订货记录单一份传递给采购,编制采购
计划
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。
(7) 营销部应收集投标的有关信息并填写《投标信息反馈表》,作出《投标信息分析评估报告》,交部门审批。由营销部经理负责组织质量管理部共同对标书
进行评审,并填《合同评审记录表》。标书的评审应经总经理批准。
(8) 标书评审通过后由营销部负责,依据投标要求准备好投标文件和相应样
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品,并在《投标记录文件清单》中记录投标的全部资料。各部门配合进行投标工作。
(9) 中标后,若有业务交接,相关人员应办理《中标业务交接表》进行交接。
(10) 合同修改后,应进行重新评审,审批后由营销部及时将信息传递到有关
职能部门。
(11) 标书和合同评审的各项记录由营销部负责管理并保存。 五、记录
(1) 《订货记录单》
(2) 《合同评审记录表》
(3) 《投标信息反馈表》
(4) 《投标信息分析评估报告》
(5) 《投标记录文件清单》
(6) 《中标业务交接表》
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