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文书处理中的公文传阅

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文书处理中的公文传阅文书处理中的公文传阅 公文传阅就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见,及时将来文送有关领导和科处室人员阅知。它是文书处理工作中的比较重要的环节,是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。笔者通过公文传阅的工作实践,对这项工作的性质、意义、特点以及如何做好这项工作,有了一些粗浅的认识,主要有如下几个方面: 一、公文传阅的不可替代性 随着办公现代化技术的普及和复印机的广泛使用,有人认为可以在速度和数量上满足多位领导、多个部门阅文的需要,因而在可以取代传统的公文传阅程序,这种看法是不妥的。因为公文复制虽然满足...

文书处理中的公文传阅
关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 处理中的公文传阅 公文传阅就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见,及时将来文送有关领导和科处室人员阅知。它是文书处理工作中的比较重要的环节,是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。笔者通过公文传阅的工作实践,对这项工作的性质、意义、特点以及如何做好这项工作,有了一些粗浅的认识,主要有如下几个方面: 一、公文传阅的不可替代性 随着办公现代化技术的普及和复印机的广泛使用,有人认为可以在速度和数量上满足多位领导、多个部门阅文的需要,因而在可以取代传统的公文传阅程序,这种看法是不妥的。因为公文复制虽然满足了多位领导、多个部门同时阅文的需要,但达不到公文传阅的实际效果;一是公文传阅追求"流水式"批示效应,领导成员和有关部门依次阅文,然后把批示(意见)内容集中起来才能形成民主决策;二是公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程,通过公文传阅互相通气,交换看法,可以避免对一些问题产生歧义,有助于领导之间取得共识;三是通过公文传阅,集领导亲笔签署意见于一纸,可以实现公文处理过程的完整 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 ,形成准确的文书档案;四是公文传阅与复制分送相比,慢中见快,所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上,可以提高办事效率,避免失误、遗忘和其它漏洞。 二、公文传阅的多样性 公文传阅工作看似简单,其实是一项重要而复杂的工作。如果不采取适当的传阅方式,就无法有效地控制文件的行踪和传阅速度,造成积压、断线,乃至出现泄密、丢失文件的现象。公文传阅有专传、回传、集中传阅方式。 (一)专传是指专人将传阅文件送传给有关领导阅批的过程。这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。为确保在很短的时间内阅毕,并杜绝泄密,文秘人员必须严格按照限定的阅知范围,亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批,坐候领导阅完签名、注明时间,再由送文人直送下一位阅文领导,直至传阅全程终结。这种方式,具有迅速、准确、保密、高效的优点,但占用专送人员的时间多,如运用过频,将干扰领导人的正常工作,应从严掌握。 (二)回传即后面阅批人的指示意见需向前面已经作过指示的领导通报,是一个倒流的传阅过程。这种传阅方式通常是领导A对一个文件已作了批示,要求传给领导B和领导C阅知,B同意A的意见,而C却批了同A相反的意见,这时文秘人员应将C的意见回传给A和B,目的就是使他们的意见能够互通。而且对于一些批交部门办理的文件,如果领导的意见不一致,承办部门就会无所适从。还有一种情况是尽管几位阅批人的意见基本一致,但后边阅批人对前边阅批人的意见回传给前边作过批示的领导。处理这类传阅件时拿不准的应征求有关领导同志的意见后再转。 (三)集中传阅是指因紧急程度或密级所要求,一份公文需在极短的时间内由多人传阅,而阅件人办公地分散、采用专传方式还不能达要求时,将阅件人集中在一起传阅公文的方式。 公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在,而是相互联系,有时是交叉使用的。文秘书人员在具体操作时,要根据领导的要求和各自的工作习惯,合理地组织传阅。但无论采用哪种传阅方式都必须遵循有序、及时、安全的原则。 三、公文传阅的原则性 (一)有序的原则。公文传阅,顺序很重要,在实际操作中,文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序,又不能死搬硬套,要特殊情况特殊处理,否则,不仅会给领导之间造成矛盾,而且还会影响公文的效率和质量。对所有的公文,文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关,然后送其他需阅知的对象。公文在传阅过程中,文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。 公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导,再传其他领导和有关部门;办件则应先传主管领导,一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见,另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。 公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文,应按照先办后传、急用于先阅、跳跃式传阅等方法处理。此时,文秘人 员应在"文件处理单"上注明。 (二)及时的原则。公文传阅的时效性很强,快速和及时是公文传阅的基本要求。怎样才能保证公文及时传阅呢,一是取送及时。收到文件之后,马上进行清点、登记、分发,保证了公文传阅的顺畅。二是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广,需要很多领导和部门阅知,如果始终按一个固定顺序传阅,遇上领导外出开会或办事,定会影响传阅的时间和进度。因此,不失时机地适当地调整一下传阅顺序,便可加快公文传阅的进度。三是承办部门优先阅文。有的文件需要某个或某几个部门承办,并且时效要求较强的,如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处,势必耽误部门办理。主要领导阅后,即可给承办部门阅办,然后接着送其他领导传阅。四是分类设夹,区别送阅。对上级机关的批导性文件和需要办理的文件,急需处理的文件和一般参考性的文件,不要都放在一个阅文夹内,主次不分,要分别对待,分类设夹、传阅,对急件、特急件跟踪传阅,这样,就保证了公文传阅的时效性。五是掌握领导阅文规律。根据领导工作安排和活动规律,捕捉时机送阅文件;也可根据领导阅文快慢,适当掌握领导每次阅文数量,这样,就能避免公文的延误、堆积。 (三)安全的原则。安全是公文传阅工作的政治性内在要求。怎样才能保证公文传阅的安全呢,一是建立文件的接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。这样就做到了心中有数,避免了盲目传阅,一旦出现文件遗失的情况,就能知道问题出在哪个环节上,既利于查寻,又便于确定责任。二是杜绝文件横传。公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅,不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传,以免传阅件失控、遗失。三是公文传阅要由专人负责到底,其他人员均不得代行其职。办理过程实行单线运作,纵向周转,由机关文秘人员一人经手,全权负责,以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅,既不能随意扩大,也不能随意缩小;既不能多传一个人,也不能少传一个人。五是设置密级文件夹,封面贴有"密级"标志,提醒领导不要带出办公室阅文,密级文件即阅即退,没有阅完的也要暂时收回,以保证公文传阅的安全保密。
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