深圳市裕和世纪投资有限公司章节号:YHTZ-010
版次:B/1
印章、印鉴、证照管理使用规程生效日期:2012-04-01
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1.0目的
根据公司各类公章、印鉴、证照的作用和使用范围,规范公章管理,确保印鉴、各类证照的妥善保管及合理使用。
2.0 适用范围
适用于公司及各下属企业。
3.0 职责
3.1 公司公章、管理处部门章、合同专用章由专人负责管理。
3.2 财务部负责财务专用章的保管与使用。
3.3 各部门主管负责本部门章和证照的保管及使用。
4.0过程和方法控制
4.1 公章保管、使用与审批
4.1.1公章由公司指定由专人保管。
4.1.2公司公章使用须申请人填写《印章使用申请表》,经部门负责人签字,报公司领导批
示后盖章;
4.1.3各部门对政府及有关部门上报文件
材料
关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料
及有关申报
表格
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资料等需加盖公章的,须经所
在部门经理审核后,加盖公章。
4.1.4因工作需要开具公司《法人代表证明
书
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》、《法人授权委托证明书》的部门或个人,必
须报部门经理批准后加盖管理处公章。
4.1.5 因工作需要开具单位《介绍信》的部门或个人,需说明用途、范围,须经部门经理
审批后加盖公章。
4.1.6 以单位名义对外发文由经理审核文件后,加盖公章。
4.2 合同章保管、使用与审批
4.2.1公司及下属企业合同章由公司指定专人保管;
4.2.2各部门在以公司名义对外签订合同或协议时,签字代表必须为公司授权签字人,如对
方要求,非法人签字人须开具法人委托书,对无相应授权或无法人委托书的合同签字,将不予使用合同专用章。
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4.2.3行政部负责对合同复印件(1份)进行存档;财务管理部保存合同原件(1份)、合同
呈报表(1份);各部门负责对合同签订方(法人委托书原件)、申请用章的《合同呈报表》复印件、合同复印件(合同多于1份则为原件)、对方相关资质证书和技术许可证书复印件进行存档。
4.3 证照保管、使用与审批
4.3.1必须指定专人负责,填写《印章使用申请表》,不得随意存放、任意使用。
4.3.2各类证照包括各类营业执照、企业资质证书、各类税务登记证(包括国税、地税)、
各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场许可证、企业代码证及有关荣誉证明等。
4.3.3行政部指定专人对各类证照进行管理,并登记在《印章使用申请表》上。现场摆放或
悬挂的证照需保证安全和整洁。
4.3.4各类证照的年检由行政部办理。
4.3.5各部门在取得各类证照时,须报送复印件一份至经理,原件存放资料室,由资料室进
行登记备案。
4.4 财务专用章保管、使用与审批
4.4.1根据实际情况,财务专用章使用只限于下列情况:
1、公司收到现金需开具发票、收据时;
2、办理银行结算,按银行要求必须加盖财务专用章的结算票据及有关单据;
3、新开银行帐户时;
4、购买发票、支票、办理银行委托书时。
4.4.2签发支票加盖财务专用章,公司付款申请单上要求签字的领导及
会计必须已签字,且支票已按要求填写完整。
4.4.3购买支票、发票、办理银行委托书时,
内容
财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容
填写完整且填写申请单经领导审批后,再
加盖财务专用章。
4.5 其他印章、印鉴的使用与审批
需加盖印章或使用证照的部门或个人须向有关领导请示,说明盖章的目的、用途、范围等,填写《印章使用申请表》经领导批准后方可盖章。
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4.6各部门新刻或改制印章,须报行政部、公司领导批准后方可办理,并由行政部登记备案。
4.7印章如遇丢失、损坏或被盗时,应及时向行政部及公司领导汇报并予以备案,并及时办
理作废声明和补刻手续。
5.0质量记录与表单
《印章、证照
登记表
调解登记表下载应聘登记表下载调解登记表下载调解登记表下载调解登记表下载
》
《印章使用申请表》
《合同呈报表》
浙公网安备 33021202002483