EXCEL打印设置技巧

EXCEL打印设置技巧 Excel打印设置 2009-10-27 11:43 能否打印出美观的 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 ，打印设置是十分关键的。如需要“横”打还是“纵”打，需要分几页打出表格，每页是否都要有“标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 (表头)”，是要“行标题(上表头)”还是要“列标题(左表头)”，标题(表头)太靠上了、页号太靠下了怎么办,如何只打印该打印的部分而不打印不该打印的部分，小表如何打印满一张纸，而大表又如何缩小打印到一张纸上，一次打印多页行不行，可否只打印其中的某一页，是正面打印还是镜象打印，末页只有几行字显得不完整怎么办等等。 一、打印区域设置 (一)摘除不打印的域 往往在制作一张工作表时，会在其表外标出许多其他的东西，如电话号码、通信地址、表外批注等等，这些都是不需要打印的内容。为了将表外不需要打印的内容摘除，就必须进行打印区域设置。打印区域设置方法有三: 1、通过“页面设置”对话框进行打印区域的设置(见E7-01:页面设置)。方法是自菜单栏选:“文件?页面设置(或打印预览?设置)?工作表?打印区域”，点击打印区域文字框右边的按钮，使文字框弹出，在工作表上用鼠标左键点击起始单元格，再按住“Shift”点击终止单元格，此时已完成打印范围的输入，再点击打印区域右边的按钮使其返回到对话框内，确定后即完成打印区域的设置。 2、通过文件菜单设置。先在要打印的工作表内选定打印区域，然后从菜单栏选:“文件?打印区域?设置打印区域”，此时，会在工作表选定范围的边沿上自动加上虚线标志，完成打印区域的设置。 3、通过视图菜单设置。自菜单栏选:视图?分页预览，此时在工作表上出现蓝色的外框实线，用鼠标左键拖动外框线设置打印区域。 (二)隐藏打印区域内不打印的内容 工作表内有一些行、列的内容是运算过程设置，比如利用身份证号码统计年龄和性别，统计完成后，打印时就没有必要再打印身份证号码;还有一些数据是需要作保密处理的，也需要在打印时加以隐藏的。具体隐藏方法详见“第六章、六”及本章“一、(一)”。 (三)选定区域打印 如果只打印工作表的一部分，尤其是一个工作表内有若干相同的小表格，如每次只打印其中一个小表格时，使用“选择区域”打印也很方便。方法是先在工作表中选取要打印的区域，然后自菜单栏选:文件?打印?自打印对话框内选?打印?选定区域?确定后即完成选定的区域打印。 二、带表头分页打印 Excel将表头称“标题”。打印一张较大的工作表时，需要分多页打印出表。每一页上都要带上表头才算是一张完整的表。一张较长的工作表，分页打印时需要每页都有上表头。而打印一张较宽的工作表时，每页都要有左表头。而打印一张又长又宽的工作表时，则每页既要有上表头又要有左表头。这些都是可以通过“页面设置”(如E7-01)来完成。 (一)带上表头分页打印 自菜单栏选:文件?页面设置?打印标题?顶端标题行，点击文字框右边的“ ”按钮使文字框弹出，用鼠标左键点击表头的起始行标，按住“Shift”再点击表头的终止行标，再点击文字框右边的“ ”按钮返回，确定后即完成带上表头的打印设置。 (二)带左表头分页打印 方法同(一)，不同的是要选择“左端标题列”(即左表头列)进行设置。 (三)既带上表头又带左表头分页打印 请同时进行以上“(一)、(二)”的操作。 横向分表打印时，要想使每张表都带上工作表的名称，就不能将工作表名称制作在工作表上，而应当用页眉设置法创建工作表的名称。详见“第二章、二”。 三、页边距设置 可自E7-01的对话框中选“页边距”，从对话框中对上、下、左、右、页眉、页脚和居中方式，用改变数值的方法进行设置。 四、小表大打或大表小打 通过Excel的打印预览?设置?页面?缩放?比例?缩放比例?在其右的数字框内，用改变数值的方法调整页面与纸张的比例，实现小表大打或大表小打的效果。 五、页眉/页脚设置 (一)页眉设置 可自E7-01的对话框中选“页眉/页脚”，从对话框中选“自定义页眉”，再从页眉对话框中选择页眉的设置位置，输入页眉内容后，再设置字体和字号，最后确定退出即可。 (二)页脚的设置 可自E7-01的对话框中选“页眉/页脚”，从对话框中选“自定义页脚”，再从页脚对话框中选择页脚的设置位置，输入页脚内容后，再设置字体和字号，最后确定。如果只是为了定义页号，可点击“页脚”文字框右的“6”按钮，并选择页码所需式样，点击后即可输入。 (三)页眉及页号位的调整 一般情况是页眉位置太靠上，而页号位置又太靠下，很不美观。调整方法有二: 1、可自E7-01的对话框中选“页边距”，从对话框中对页眉、页脚用改变数值的方法进行设置。 2、从打印预览的菜单上点击“页边距”菜单，此时便出现如(E7-02:用拖动方法调整页眉和页脚位置)所示的预览图。为便于说明问题，特在图中用箭头 作了指向。请按箭头指向的标记处，上下拖动即可调整出页眉和页脚的最佳位置。 六、调整分页幅面 打印分页是Excel程序本来就有的功能，但也是可以在自动分页的基础上进行自定义。方法是自菜单栏选:视图?分页预览，此时在工作表上出现兰色的外框实线，并在工作表内出现兰色的虚线，这种兰色虚线就是分表打印的页间分界线(如E7-03:分页显示的虚线)。用鼠标左键拖动其虚线，就可改变其页间的分页位置。还可以通过改变行列的高度和宽度，实现打印表格的美观程度。 七、其它打印设置 Excel的打印设置是十分丰富的。下面对其它打印设置再作一些简要的介绍。 从菜单栏选:“文件?打印?属性”进入一个对话框，从对话框中选:设置?可进行“打印质量、纸张类型、纸张尺寸”以及“比例匹配、条幅打印”设置等; 如从属性对话框中选:功能?可进行“方向(横向、纵向、镜象)双面打印、每张纸打印多个页面、海报打印”等设置; 如果使用的是彩喷打印机，从属性对话框中选:高级?可进行“颜色、墨水量、附加干燥时间”的设置等。 八、视面管理器的应用 在对工作表的打印中，经常会出现几种不同的打印要求。在第二次打印设置后，又会冲掉第一次的打印设置。能否把每次不同需要的打印设置都保存起来，随时根据需要调用呢,视面管理器就是为这种需要而设计的。视面管理器(见E7-04:视面管理器)使用方法是: 在做完上述一至八的设置后，自菜单栏选:视图?视面管理器?出现“视面管理器(见E7-04)”对话框后?用鼠标左单击“添加”?出现“添加视面(见E7-05:添加视面)”对话框后，在其“名称”文字框内输入自己定义的视面名称，即完成第一种打印设置。 假设我们做了一张《职工花名册》的工作表，录入表项时按单位、姓名、职务、职称、工资级别等混合录入的。我们将这张《职工花名册》按照单位进行排 序后，就也可以分单位进行打印了。假如这些单位是:A公司、B公司、C公司、D公司、E公司等，我们可以按公司分别设置视面，需要打印哪个公司的《职工花名册》时，从“视面管理器”中(如E7-06:定义分单位打印管理)去选择打印即可。 比如我们要打印“D公司”的《职工花名册》，就从菜单栏选:视图?视面管理器?再从“视面”对话框中选?D公司?确定。再按工具栏上的打印按钮，D公司的《职工花名册》就可打印出来。 删除时(假如要删除E公司的定义)，从菜单栏选:视图?视面管理器?再从“视面”对话框中选?E公司?删除，这时出现一个对话框，提示:是否删除“E公司”,，用鼠标左键点击“是”，就将E公司的定义给删除了。 对于那些不习惯分工作表按单位做统计的同志，用视面管理器分单位进行打印设置是最适用的。 九、组及分级显示 对于有时需要打印、有时又不需要打印的行、列，采用“组及分级显示”方法进行设置，需要打印时就让它显示，不需要打印就不让它显示。这种方法比使用隐藏行、列的方法更便于操作和适用。方法是: (一)设置组合显示 以组合列为例。选择要组合列标的区域，自菜单栏选:数据?组及分级显示?组合。即可完成一个单元列区域组合。但每一次只完成一个列标区域的组合设置。如要组合多个列标区域，需按此方法分区域进行设置。以行组合的方法同列。(E7-07:组合显示1)中，列是按职工名称、基本工资、应发工资和实发工资进行组合，行(E7-08:组合显示2)是 按部门小计与合计进行组合的表例。 综合E7-07与E7-08两图所示，图中列左角所显示的“1”、“2”称为“列级按钮”;行上角所显示“1”、“2”称为“行级按钮”。“+”号称为“显示概要符号”，“-”号称为“隐藏细则符号”。 如果用鼠标左键点击E7-07与E7-08上“列级按钮”或“行级按钮”、“显示概要符号”或“隐藏细则符号”，则可选取不同的显示效果。 按E7-07所示的是范例，如果用鼠标左键点击该图的“列级按钮”;则只显示职工名称、基本工资、应发工资和实发工资;点击“行级按钮”， 则显示各部门的小计与合计如E7-08所示的表例。如点击“显示概要符号”或“隐藏细则符号”，则可实现显示或隐藏一个单一组合。 只选择单元格区域，也可以实现对行标或列标区域的组合。只是在作完“自菜单栏选:数据?组及分级显示?组合”后，又出现一个“创建组”对话框(如E7-09:组合显示3)，可用鼠标左键点击对话框内的行、列复选圈，使圈出现 “?”后，再点击确定完成行、列显示的设置。 (二)取消组合显示 1、单一取消组合显示。选择要取消的原设置行、列标区域，自菜单栏选:数据?组及分级显示?取消组。即可取消一个组合显示区。 2、全部取消组合。自菜单栏选:数据?组及分级显示?清除分级显示。这时整个工作表中的分级显示便全部被清除。