忠于职守 锐意进取

忠于职守 锐意进取 忠于职守 锐意进取 兢兢业业做好“精质化”分公司建设工作 尊敬的同志们: 首先，我谨代表办公室全体同仁对书记百忙中莅临办公室2012年工作会致以衷心的感谢和热烈的欢迎～本次工作会的任务是:认真贯彻2012年工作会议精神，总结2011年主要工作，分析问题与不足，布臵2012年重点工作。现在由我作办公室2012年工作报告，请领导批评指导，各位与会同志提出意见。 第一部分 2011年工作回顾 办公室是分公司综合管理服务部门，其主要职责是参与经营发展业务、管理日常行政事务、做好领导基层服务。作为行政中枢、信息中枢、服务中枢，承担着分公司政令上传下达、综合管理的职能、发挥着行政参谋、领导助手的作用。立足核心职能，2011年办公室主要着力抓好以下六个方面的基础工作: 一、发挥信息中枢平台作用， 做好公文日常流转管理 2011年分公司制发纸质公文125份、OA电子公文266份，电子公文制发比例68%，较2010年度比例增加27.1%。 1 接收处理OA收文3103份、纸质收文104份、密码电报111份，电子公文处理系统使用效率明显提升。 依据电子公文、纸质公文、呈批件、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 审批单等文件材料日常用途、主送单位、承办单位的区别差异，制作统一收发文登记簿，并下发各二级单位综合办或兼职文秘人员，作为分公司公文流转跟踪、督查、反馈的原始依据。以此为基础并依托分公司BQQ内网信息交流平台，建立起以分公司机要秘书为中心，各二级部门文秘兼职人员为交互节点的信息沟通网络，针对特提、特急公文给予办理进程时时提醒与追踪，切实提升公文流转整体效率与办理质量。 二、严把公文管理“四个关口”，努力提升公文写作能力，切实加强公文执行效力 公文写作、制发、督查、归档管理作为办公室核心职能之一，只有通过规范、高效办文，努力提升公文制发效率与能力，才能较好地发挥以文辅政的作用。为此，办公室在2011年着力把好公文管理“四个关口”: 一是严把起草核发关口。公文起草、核稿、制发作为基础文秘业务，是分公司文秘人员公文写作能力的练兵场、磨刀石。切实做好文秘人员、办公室分管领导二审核稿工作，对公文发文主体权限、发文必要性、公文体例、解决措施操作性等逐一核查，努力做到公文制发政策清楚、主题突出、格式规范、逻辑严谨。 二是严把公文培训关口。公文写作能力作为文秘岗位核 2 心能力要素，其养成有耐于平时的积累与训练。在分公司统一开展的管理支持岗位培训基 础上，办公室有针对性地就文秘写作、公文流转、档案管理开展专项培训。通过“引进来”方式，邀请股份总裁办公室档案管理人员来汉授课，提升分公司档案管理专兼职人员的基础知识和实操能力。同时推进办公室专职岗位与各二级文书间的沟通交流，以集中培训为平台，以会代训、释疑解惑，解答日常文秘工作中存在的各类问题，共同提高文秘业务的综合能力。 三是严把公文执行效力督办关口。以分公司业务手册编制为契机，办公室通过加强岗位工作流程与 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 的梳理，进一步明晰科室间流程接口，特别是针对分公司级重要公文督办，细化公文跟踪、督办、反馈环节。从OA领导批示意见实时查询到意见传递督办立项、事项追踪调查、事项办结专题汇报，形成全闭环管理。 四是严把档案材料归档关口。档案材料作为分公司经营管理的重要财富，记载着日常运营管控的痕迹，也将成为评判管理成效的依据。在硬件设施方面，分公司档案室通过合理调配，充分有效利用现有存储空间，做到档案存储设施编号管理，存储、查阅区间分离。同时规范设施摆放， 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 上墙，提升硬件设施管理水平。在软件提升方面，一是着力制度建设，明晰各二级部门档案管理职责与各类档案材料归档实施细则;二是邀请股份总裁办公室档案管理人员现场指导，“一对一”培训，有效提升办公室文秘档案人员基础 3 业务素养。依托软硬实力稳步提升，分公司进一步细化档案材料日常梳理，查漏补缺，基本完成2009、2010年度档案材料复查梳理工作。 三、着力提高信息服务工作水平 信息服务是发挥办公室“联系上下、沟通左右”桥梁纽带作用的具体举措。办公室通过订立政务信息工作制度，细化各二级单位报送指标和流程，取得初步成效:一是编辑制作生产运营数据周报，为每周安全生产讲评例会提供数据支持;二是收集整理各二级部门每周工作 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ，时时掌握工作动态与进程;三是做好政务信息编辑、报送、刊载工作。全年共实现各类载体刊登信息稿件29篇，在信息报送量和刊载量上均有较大幅度提升。 四、加强合同审核把关，履行法律事务服务职能 办公室除承担分公司法律事务咨询服务职能，甄选管理法律顾问机构，提供法律事务建议，处臵各类诉讼纠纷案件，组织日常法律事务培训外，还肩负着分公司招投标管理、合同审核管理等重要基础管理职能，是分公司基础管理精细化、规范化的重要执行部门。 2011年办公室通过参与重大采购项目竞争性谈判、审核供应商工商注册类资质材料，有效协助了计划财务部推进分公司采购管理工作;以制度建设为切入点，拟定分公司招投标管理细则，明晰了业务操作流程，规范了日常工作的组织与实施;全年共完成部门合同审核177份，梳理归档159份， 4 并顺利完成办公自动化系统合同管理模块上线培训工作，确保合同模块于2011年12月5日成功上线。 五、加强行政事务制度建设，高效保障来访接待工作 2011年度分公司全年招待费用预算共计为110.00万元人民币整，分公司整体业务招待费没有超出股份给分公司的全年业务招待费指标。分公司2011年度业务招待费实际支出108.86万元人民币，为下达分公司的全年业务招待费指标预算的99.96%。 按照分公司整体业务招待费预算由分公司办公室统一进行集中管理、各部门招待费额度考核的办法，办公室与餐饮、住宿酒店进行议价谈判，统一洽谈挂账 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 简化了业务招待费使 用手续，提高了招待费使用效率。 六、聚焦队伍建设，促进作风养成 办公室工作严格是形象，细致是方法，日常工作中必须养成“雷厉风行、干练利落、当日事当日清”的作风。因而办公室在推进日常业务工作时，也相当注重队伍建设。一是提高办公室工作人员的培训学习要求，以推行岗位业务培训为契机，激发“学知识，练业务”的积极性。全年各业务岗位共组织实施各类培训5次，共有5人参与授课。二是加强党建工作，发挥思想政治优势。按照分公司党委年度党员发展计划。政治素养好、业务精的同志加入党组织，既充实了办公室党员队伍，也起到了示范带头作用，激发办公室工作人员苦练内功，提升素养，向党组织靠拢的积极性。三是深 5 入基层，转变作风，切实做好为一线服务工作。办公室以“为民服务创先争优”活动开展为契机，在日常业务办理过程中，积极响应机关为基层服务号召深入调研，整合资源，解决一线营销工作困难。 第二部分 2011年工作安排 2011年办公室圆满完成分公司下达的各项绩效指标，这与办公室各位同仁的辛劳付出息息相关，凝结着大家的心血与汗水。但同时也应看到我们工作中存在的不足与问题: 一是办公室工作人员的专业知识与素养还有待进一步提升。办公室的大部分工作人员缺乏本职岗位工作的从业经历，大多是半路出家，办公室所应具备的公文写作能力、沟通协调能力尚有较大提升空间。 二是各项基础管理制度还有待进一步细化。办公室工作业务繁杂、头绪多，因此基础制度建设的紧迫性与重要性就显得尤为突出。如何细化工作流程，精心制度安排，将是建设“精质化”分公司对我们提出的更高要求。 三是队伍执行力还有待进一步提升。作为分公司核心职能部门，勤奋敬业，严谨细致是对我们的基本要求。如何进一步激发工作人员的积极性与主动性，以分公司全员绩效签订为契机，做分公司执行能力提升的领头羊，将是我们下一步工作努力的方向。 6 为此，以分公司年度工作目标为指引，2012年要着力做好以下五个方面的工作: 一、着力提升公文管理水平 首先，立足统一制发公文登记薄的基础上，细化落实公文登记管理制度。做到电子台账与纸质登记互为补充，实时掌握公文流转进程，明晰工作时限与要求，加强日常跟踪与提醒，确保程序到位，切实依据公文种类规范流转进程。在充分运用电子公文处理平台的基础上，继续提高电子办文比例，为公司OA档案管理模块上线做好衔接准备。 其次，加强公文培训工作。力争将公文写作培训常态化，做到重点突出，赋予实效。多通过定点帮扶、互教互学，业务研讨、以会代训的方式，密切分公司办公室文档业务人员与各单位、部门管理支持岗位业务人员间的沟通联系，确保分公司范围内的公文写作培训与沟通交流会每季度举办一次，提升贴近一线服务的能力，打造好管理支持岗位人员队伍。与此同时，加强与人力资源部的培训协同考核，将公文写作、档案管理等文秘人员基础业务培训的表现作为管理支持岗位考核乃至晋升的参考标准。 最后，继续加强公文督办力度，针对特急、特提类公文，依照公文流转时限要求，督促办结，切实提高各类急件的办理效率。 二、前移档案管理关口，提升归档办理效率 档案管理工作作为办公室2012年精细化管理工作项目， 7 将从细化职责、明确标准，提升效率入手，力争取得实效。 首先，以文书文件类和合同类档案为突破口，细化分类，规范流程，严把入库归档登记关口，确保办公室文秘机要、档案、法务合同各岗位收集档案材料齐备，符合归档标准，并有效缩短归档周期。 第二，利用分公司内网平台，建立档案管理进度公示栏，接受监督，增强责任意识，调动各二级部门归档工作的主动性、积极性。 第三，继续增强业务沟通、培训指导职能,以每季度组织的文秘档案培训为交流平台，深化工作认识，提升业务素养。同时积极走访兄弟分公司，取经学习，提升管理方法有效性。 第四，抓督办、抓协调，讲求档案管理实效。严格按章办事,用制度管人,注重工作协调组织,加强任务督办检查;加强执行力建设,强化工作责任和效率,反对拖沓推诿。 第五，严把出库查阅关口。规范细化档案查借阅制度，提高档案使用效率，针对敏感类档案材料的查阅切实推行档案生成部门与档案管理部门“双项审核制”。 三、推进信息工作规范化、制度化、科学化 2012年办公室将进一步加强信息管理工作，着力建立畅通有效的信息渠道: 一是提高各部门对信息工作的重视程度。通过年初分配任务指标，年底加强考核与奖惩的实施，促进各部门积极投 8 稿，提高对一线素材的获取能力。 二是扩大股份信息知晓度。向分公司员工介绍股份信息等信息刊登载体，使员工多阅读，了解各种信息载体的内容和所发挥的作用，从而提高参与意识，发挥信息的沟通作用。 三是加强与基层单位的联系。通过走访、沟通，及时了解一线动态，获取更多信息素材。并采取邀稿、季度发布信息需求要点的方式，明晰信息需求导向。 四是加强与党群工作部的信息联动。完善日常信息交换渠道，最大限度地实现信息资源共享。 四、加强合同管理工作 分公司OA合同管理模块已于去年12月5日正式上线，分公司所签订的所有经济合同将直接受股份总裁办公室的监督管理。为进一步提升合同管理工作精细化水平: 一是要组织各部门合同管理文书及主要采购部门的合同承办人员对分公司合同管理规程、线上审批流程进行梳理，并由办公室法律事务专职人员“一对一”帮扶，使之尽快熟悉线上操作流程。 二是推广合同预审流程，要求各部门线上报审合同前，先将合同文本交由法务预审，而后上线，从而尽量缩短线上审批时间。 三是针对“合同倒签”问题，提供合同到期提示服务，办公室法务人员每月梳理分公司已签合同，发现快到期合同(提前2个月)，及时提示续签审批手续，杜绝倒签现象。 9 四是提供指导服务，办公室法务人员力争每月前往各部门进行指导服务，帮助解决合同签署、材料准备过程中的疑难问题。 五、提高行政工作效率 (一)加强行政工作流程梳理。一是规范接待工作流程。从知晓领导来汉行程起，建立固定化接待模式，标准化工作程序，全方位协调资源单位，做好车辆、住宿、用餐、会议安排和航班跟踪、礼品发放等系列工作。二是规范办公用品发放流程。针对目前办公用品还未有效控制具体申请项目和具体流程的问题，办公室将规范办公用品管理，杜绝浪费，重申办公用品申请原则与标准，切实推行高级经理签字制度，每月生产例会通报办公用品申请使用情况。规范办公用品发放时间，杜绝临时增加项目。三是规范办公印刷品制作流程。办公室已下发文件收集各部门印刷品需求，通过竞争性谈判，选定指定供货商，加强印刷品管理。四是规范会议室使用流程。分公司内网会议室预订模板正式启用，办公室计划适时启动会议室预订系统上线工作，方便预订、减少冲突，保持会议室整洁。五是规范办公耗材更换流程。目前办公耗材存在使用浪费，无法灌装的情况，办公费用很大一部分花费在办公耗材的更换上，办公室拟采取竞争性询价模式，对供应商进行选择，减少办公耗材更换频率，进一步节约耗材使用成本。 (二)加强督办工作力度，促进工作落实。一是减少督办 10 事项，突出督办重点。为加强督办单的严肃性和有效性，办公室采用分公司领导签署下发的督办单格式，确保督办效力。同时减少督办单下发频率，针对重、特大事项进行督办。二是确保督办事项落地。杜绝纸上谈兵，加强对督办事项完成和落实情况的跟踪，做到督办工作有实效。三是加强对文件的督办。针对目前分公司文件执行效力不高的情况，加强对重要文件落实情况的监控。加强对分公司下发文件的执行和落实情况的调查监督力度，确保文件落到实处。四是建立监督惩罚制度。与党群工作部和人力资源部协商，做好绩效管理与督办事项的衔接、挂钩，建立相应保障制度，确保奖励和惩罚有规可循。 (三)推进4S项目工作，实现精细化行政管理。一是建立4S管理工作小组。为保证分公司2012年“精细化管理”工程的4S管理工作，实现“建设精质化分公司”的总体目标。二是学习优秀单位的4S管理经验。多向拥有先进管理经验的单位进行学习，结合分公司自身的特点，摸索出属于湖北分公司的4S管理办法。三是加强4S管理的落实程度。与相关部门加强合作，做好绩效管理与4S管理的挂钩，建立相应保障制度，确保4S工作能够落到实处，避免纸上谈兵。 11