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外来文件管理流程.doc

外来文件管理流程

Kent建荣
2018-12-25 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《外来文件管理流程doc》,可适用于领域

外来文件管理流程外来文件管理程序目的对外来文件进行识别并控制其分发防止误用。适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。术语定义外来文件:任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。技术标准:涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准法规规范:与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章政策文件:国家和地方政府以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知顾客提供的与产品相关的技术质量等标准及接收准则如图纸、技术规范等适用的质量管理体系标准工具书。、外来文件管理规则、保存期限:外来文件永久保存随时更新、编号规则:以外来文件名称为索引不设内部编号、使用方式:A、直接引用(如客户图纸)B、转换引用(如产品标准接收准则等)C、参考(如工具书体系标准)工作程序外来文件的获取公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件:a国家、省、市政府及各相关职能部门b各种会议、专业报刊、杂志、出版社c互联网、电话传真。各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认并正确传递给相关管理部门。外来文件的识别技术标准a凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准收到后应移交到技术部进行识别b识别标识的有效性应对标准的发布实施年份进行识别是否是最新的有效版本c标准中条文进行识别应识别哪些条款是适宜的。法规规范a凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章收到后应移交到质检部进行识别b质检部对收集到的法规规范进行识别识别其应实施的部门、范围政策文件a凡是上级颁发的文件、通知收到后统一移交到办公室b办公室对收集到的文件进行识别按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批c办公室根据总经理或管理者代表签批的意见分送到相关人员进行传阅。外来文件的分发办公室、质检部对外来文件识别后将外来文件正本存档副本及清单传递给技术部对需分发的外来文件由技术部报请管理者代表确定分发范围后发放并对相关人员及时进行宣贯涉及到更新的外来文件在发放新版本外来文件的同时应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时应在目录和正文中加盖作废字样。外来文件的查询各部门可根据需要到各归口部门查阅。外来文件的检查质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查对其有效性进行确认。、外来文件的管理流程文件接收、评审:文件接收者在接收到外来文件(电子版书面版)后提交相关职责部门由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审如技术标准图纸等需提交技术部确认是否为最新版是否可依照执行产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。文件提交、转化:评审人员将评审后的外来文件提交DCC并在《文件接收发放回收记录》上签字确认并明示使用方式及发放范围。文件不适宜时由文件接收者或职责人员与文件来源处及时沟通进一步确定文件的可执行性。如果需要将外来文件转化为内部标准则职责人员需要将其进行转化转化时视紧急难易程度而定一般应在一周内完成转化后的内部文件经内部审批、签字后提交DCC。文件发放:DCC将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。提交者及DCC在《文件接收发放回收记录》上签字确认。A、外来文件直接引用时如需发放书面版DCC盖外来文件印章发放给相关人员登记《文件接收发放回收记录》并得到接收者签字确认如需发放电子版DCC将电子版文件通过Email发放并将存储路径通知相关人员。B(由外来文件转化后的内部文件DCC按照《文件控制程序》的要求进行发放。C(外来文件作参考文件时DCC将电子版文件的存储路径通过Email通知相关人员。必要时打印一份盖外来文件章分类保存以便需求者查阅。外来文件更新:职责部门应保持与文件来源处的联系保证文件版本的有效性接收到更新版外来文件后遵循上述,的流程操作。回收与报废按照《文件控制程序》执行。记录外来文件清单THQR《文件控制程序》THQP

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