【汇编】东升镇档案业务培训资料

【汇编】东升镇档案业务培训资料 东升镇档案业务培训资料 中山市东升镇人民政府党政办 二?一一年四月 目 录 一、关于镇级综合档案馆建设的几个问题 …………………………………1 二、文书档案整理 ………………………………………………………… 5 三、声像档案整理 ………………………………………………………… 8 四、实物档案整理 …………………………………………………………13 五、会计档案整理 …………………………………………………………15 六、基建档案整理 …………………………………………………………18 七、规划建设档案归档整理办法 …………………………………………27 八、婚姻登记档案归档整理办法 …………………………………………29 九、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 生育档案归档整理办法 …………………………………………38 十、房产契税档案归档整理办法 …………………………………………44 十一、纪检案件档案归档整理办法 ………………………………………49 十二、审计档案归档整理办法………………………………………………55 附录:1、东升镇人民政府档案分类编号方案 ……………………… 65 2、东升镇下属单位全宗号分配表 …………………………… 74 3、镇区武装部档案管理办法…………………………………… 76 4、村,居,委会文件材料归档范围与类别设臵 ………………84 5、东升镇机关文书档案保管期限表…………………………… 95 1 一、关于镇级综合档案馆建设的几个问题 (一)适应档案事业发展趋势，实现各门类档案的集中统一管理 1、一个单位的全部档案实行集中统一管理是档案法律法规的要求 《中华人民共和国档案法》第十条规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料～必须按照规定～定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交～集中管理～任何个人不得据为己有。”《广东省档案条例》第十六条规定:“机关、人民团体、国有企业事业单位和其他国有单位应当按照国家档案技术规范要求对本单位的档案整理归档～集中管理。” 2、集中统一管理的优点 集中人力、物力,确保档案和档案信息安全,便于档案资源的整合与共享。 3、镇档案馆接收档案时间要求 镇委镇政府机关各部门应将本部门形成的各种门类的档案～整理好后定期向镇综合档案馆移交: 文书档案、声像档案、实物档案、婚姻登记档案:一般在其形成的第二年第二季度移交。特殊情况～如武装部形成的文书档案在武装部门保存三年后移交, 基建档案:在工程项目竣工验收后三个月内移交, 会计档案及房地产契税档案:在会计部门保存一年后移交, 审计档案:在审计项目结束后的次年4月底移交, 计划生育档案:在计生部门保存两年后移交, 纪检案件档案:在纪检部门保存三年后移交, 死亡干部档案:在组织人事部门保存五年后移交, 其他门类档案移交时间由镇档案馆与相应部门商定。 2 (二)提高认识，高质量完成各门类档案整理工作 1、档案整理注意事项 ,1,各部门、各单位要按照国家和省的有关规定～提高整理各自形成档案材料的自觉性和主动性。 相关规定:《国家行政机关公文处理办法》(国发,2000,23号)、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省国家行政机关文书立卷归档工作实施办法》规定:应当归档的文件材料收集、整理、立卷工作任务由文书或者业务机构(即文件材料形成部门)负责完成。 为什么要由文件材料形成部门完成收集、整理、立卷工作: 第一～能保证归档文件材料的齐全完整性、准确性～提高档案保存价值 。 第二～能保证归档文件材料的有序性、系统性～提高档案整理工作效率。 ,2, 镇委镇政府机关有关部门在整理好文书档案的同时注意专门档案的整理。 各部门都有文书档案～有的部门还形成其他类别的档案～要注意区分开。例如: 财会部门:形成文书档案、会计档案、房地产契税档案, 审计部门:形成文书档案、审计档案, 纪检监察部门:形成文书档案、纪检案件档案, 民政部门:形成文书档案、婚姻登记档案, 计划生育部门:形成文书档案、计划生育档案, 规划建设部门:形成文书档案、规划建设档案。 注:组织人事部门形成的人事档案按上级组织人事部门的要求整理。 ,3,村(居)委会要注意新产生的档案材料的收集整理。如:文书档案 3 中及时收集整理:有关换届选举、村务公开、计划生育、最低生活保障、医疗保险、养老保险(包括农保转城保的材料)、五保户等方面的材料。 各类专门档案注意及时补充。一般村(居)都有基建档案、会计档案、户籍人口档案、土地管理档案、声像档案、实物档案、人员档案(党员个人档案、农户档案、股民档案) 等专门档案。 ,4,中小学校要注意学校变迁、教育教学成果等方面档案材料的收集整理。如:有关学校成立、撤并、搬迁、校领导任命、学生学籍管理、教师管理、教研教学成果等方面的材料。 ,5,做好档案信息的异质转换备份 实行电子档案与纸质(实体)档案“双轨制”。(电子数据有不能直接识读、易消失、易被篡改等先天缺陷,纸质等实体档案信息不易传播、共享) ,6,注意形成文件材料收集、整理的长效机制。将档案工作纳入岗位职责～纳入年终考核、绩效考核,加强监督指导～奖罚分明 。 2、档案整理的要求与步骤 ,1,档案整理的基本要求:科学规范 怎样理解科学规范: 遵循规律～保持联系,分门别类～有目可查,手段先进～方便利用。 怎样做到科学规范: 自力更生～及时整理,社会力量～适时借助,加强联系～寻求指导。 ,2,档案整理的一般步骤 分类?鉴定?编码?电脑著录?编制目录?封装排架 4 二、文书档案整理,按单件方法整理, (一)三分开 1、分归档与不归档:参照《中山市镇区机关文书档案保管期限表》(附录5)执行。归档部分:以本级文件为主,上级文件中主要是有针对性和需要贯彻执行的,下级文件中主要是工作汇报、请示、统计报表等, 2、分保管期限:归档文件按照《中山市镇区机关文书档案保管期限表》划分为永久(代号1)、30年(代号4)、10年(代号5)三部分, 3、分年度:以文件落款时间为准。 (二)编页码 只对文件材料的有效页面编页码～空白页面不编。本身有正确页码或单页的归档文件不需再编页码,一份文件各部分,如收、发文处理单和定稿等,已有独立正确的页码时～也可以不用再编页码～合并计算其总页数即可。 (三)排序 在同一年度同一保管期限内排列文件先后次序。尽量将同一事由,同一次会议、同一个活动、同一件事情等,的文件排列在一起 。 (四)盖档号章 全宗号 类别 期限 年度 件号 页数 *** A01 1 2010 1 8 档号章盖于文件首页左上方空白处。如文件首页上方空白处不够位臵盖档号章～可另加一张白纸作封面～档号章盖在白纸封面左上方。档号章可手工填写～工整即可。 5 (五)电脑著录 在电子档案馆系统中按照著录界面和归档文件目录格式的要求进行著录 。完成著录后上传全文:永久和30年的档案～应将相应电子全文上传至电子档案馆系统～以符合“双套制”管理的要求。 (六)装订 拆除文件材料中的金属物后～采用衣车、白乳胶、三孔一线等方法装订。 (七)装盒排架 采用文书档案单件盒。注意不同保管期限的文件材料不能装在同一盒内,同一保管期限的文件较少时～可跨年度装盒。 排架:可按年度顺序上架排列。 (八)编制目录 采用《归档文件目录》(附后)～打印一式三份～档案盒内放一份～装订两本汇总的档案目录。 档案目录首页放臵“年度归档说明”。“年度归档说明”的主要内容:本单位本年度组织机构、人事变化情况,本年度文书归档情况,含归档工作组织情况～归档文件的完整程度、归档数量、有何缺陷和问题等,。 6 归 档 文 件 目 录 全宗号:*** 类别:A01 期限:永久 年度:2009 件文 日 页备 责任者 题 名 号 号 期 数 注 ,府2010 关于印发《,,镇,,, 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 》,, 001 [2010] .02. 15 镇政府 的通知 5号 12 ,,镇政府2010 会议纪要,关于,,,,项目前期征,市国土资002 .03. 3 地工作的若干问题, 源局 07 ,府干2010 ,, 003 [2010] 关于,,,等同志任职的通知[张三] .04. 2 镇政府 18号 10 „ „„ „„ „„„„ „„ „ 名词解释: 全宗号:一个单位全部档案的代号～由市档案馆确定。 类别:大类代字+机构代码(见附录1) 年度:文件形成年度。 件号:同类同年度同保管期限内文件排列著录流水号。 责任者:落款单位名称或个人姓名。 题名:文件标题～文件标题不能反映文件内容的～要附加说明。 7 三、声像档案整理 声像档案大类代字为F～分三个属类:F1:录像,F2:录音,F3:照片。 凡列入归档范围的声像档案的保管期限统一定为永久。 (一)录像、录音档案的整理方法 1、鉴定 选择有保存价值的录像、录音归档。非本单位形成的电教片、宣传片等～不作为声像档案整理～只作为一般声像资料保存。 2、分类 即区分录像、录音。区分时不管载体形式,磁带、光盘、其它,～只看内容记录形式。如既有声音又有影像的～则为录像,如只有声音无影像的～则为录音。 3、按内容分件 一项工作或一次活动所形成的录像或录音视为一件～按“件”拟写题名。如“2009年全镇经济工作会议” 4、排列编号 录像、录音档案一般按其形成时间顺序排列编号。 编号方法:大类代字，属类代号，机构代码，年度，件号。 例:录像 , 1.01,2008,, 件号,第1件录像, 年度 机构代码(党政办) 属类代号,录像档案, 大类代字,声像档案, 8 5、载体刻录 数码形式的录像、录音应刻录光盘脱机保存。不同类别的档案尽量不要刻录在同一张光盘上,即分别按录像、录音刻录,。作为档案信息存储载体一般应选用只读型光盘。 6、载体排列编号 编号方法:载体类别代码，机构代码，年度，顺序号 常见的载体类别代码为:录音带 TP、录像带 VTP、光盘CD 如:2009年第1张光盘的编号为:CD.01,2009,1 7、著录及打印目录 在中山市电子档案馆系统进行著录～并打印档案目录～目录格式见下表: 录 音 录 像 档 案 目 录 全宗号:*** 类别号:F1.01 年度:2009 参 件 摄录摄录 载体 备 题 名 见 号 者 日期 编号 注 号 2009.CD.01/ 1 2009年全镇经济工作会议 张× 08.06 2009/1 2009.CD.01/ 2 广东省卫生厅副厅长,,,到,,镇视察 李× 10.20 2009/2 (二)照片档案的整理方法 1、纸质照片的整理 数码照应冲晒成4R或4D规格纸质照片归档。 ,1,鉴定:选择有代表性的数码照片冲晒后归档。 9 ,2,分组:一项工作或活动形成的照片作为一组。 ,3,排列编号: 排列:同一年度内各组照片按形成时间顺序排列,组内照片按工作活动程序排列。编号结构模式为:分类号，年度号，组号，张号 。 分类号:大类代字+属类代号，机构代码。 组号:每个年度的组号均从1开始编流水号。 张号:照片的组内序号～每组照片从1开始编张号。例: , ？.01,2008,,,, 张号(该组第1张) 组号,第1组, 年度 机构代码(党政办) 属类代号,照片档案, 大类代字,声像档案, ,4,著录:在电子档案馆系统中著录并将数码照片上传档案管理系统。 ,5,打印:打印《照片组说明标签 》、 《照片张说明标签》、 《照片档案组目录》。 例1:照片组说明标签 组 号 F3.01/2008/005 参见号 A01,1,2008,15 起止日期 2008年7月2-4日 拍 摄 者 张×× 照片张数 10张 载体编号 CD.01/2008/3 组题名 ××镇2008年“迎奥运”田径运动会 2008年7月2-4日～在**体育场举行“迎奥运”田径运组说明 动会～全镇共有106人参加了10个项目的比赛。镇领导× ××以及特邀嘉宾×××、×××出席了开幕式。 10 例2:照片张说明标签 张 号 F3.01/2008/8/1 载体编号 CD.01/2008/5 底片号 拍摄者 张×× 拍摄日期 2008.07.02 参见号 文字 镇长李××,左三,～特邀嘉宾王××,左二,、刘××,右 说明 二,在开幕式主席台上。 例3: 照 片 档 案 组 目 录 全宗号:××× 类别号:F3.01 期限:永久 年度:2008 组拍摄起止 载体 张备 组 题 名 号 者 日期 编号 数 注 1 ××镇2007年度总结表彰会 张× 2008.01.06 CD.01/2009/3 5 …… … … … … 2008.07.02××镇2008年“迎奥运”田 / CD.01/2009/3 8 张× 8 径运动会 2008.07.04 (6)入册 每组照片前留一空位～放臵组照片说明标签, 放臵组内照片, 每张照片下面放臵张照片说明标签, 把打印的《照片档案组目录》粘贴于照片档案册内页上, 填写照片册背脊标签。 注:大张照片可统一编号、另行存放保管 例:照片册背脊标签 11 全宗号 *** 类别号 F3.01 年 度 2008 组 号 1—8 2、数码照片的整理方法 (1)鉴定 选择有保存价值、有代表性的数码照片归档保存。 (2)分组、排列编号同纸质照片的整理方法。 (3)在计算机的非系统盘中选择一个分区设臵一个文件夹～专门用来存 储数码照片～每个年度建一个子文件夹～可用年度命名。 (4)年度文件夹内每次活动建一个子文件夹～文件夹以该组照片档号+ 活动名称来命名。 如:115-F3.01-2008-1,2007年度工作总结会议, (5)活动文件夹内每张照片为一个文件～对每张照片进行说明～主要说 明本张照片内容或人物姓名及其身份、所处位臵 。 (6)刻录:数码照片应刻录光盘脱机保存。 12 四、实物档案整理 实物档案是在工作活动中形成、获得的各种牌匾、锦旗、证书、印章、字画、礼品等实物性材料。 实物档案整理步骤: 1、收集 2、排列:按实物形成或获得时间顺序排列。 3、编号:按“类目号，机构代码，年度，件号”的编号方法对实物档案进行编号。 例如:党政办2009年的第一件实物～其档号表示为H01-2009-01, 4、标识 给每件实物档案制作一个标签～标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息～并将标签贴在相应实物的背面或侧面等不显眼处。 例如: 实物档案标签 档号 H01—2009—01 实物 中山市文明单位奖牌 名称 2009. 来源 市政府 日期 02.00 5、编制目录 使用档案管理软件～按照编号顺序在《实物档案目录》上依次进行登记～并将目录打印出来装订成册。 13 著录项目: 档 号:该实物的完整档案编号, 实物名称:实物文字内容， 实物类型～如,××先进单位锦旗 来 源:该实物赠与或授予的单位或个人, 日 期:获得该实物的具体时间, 存放点:存放该实物档案的具体地点, 备 注:其他需要特别说明的事项～如无则空。 实 物 档 案 目 录 档 号 实物名称 来源 日期 存放点 备注 2008 H01-2008-001 中山市文明单位奖牌 市政府 .02. 荣誉室 00 2008 XX镇2008年度先进单位锦 XX镇委、 H01-2008-002 .03. 档案室 旗 镇政府 00 6、存放 实物档案可以存放于单位档案室或陈列于单位荣誉室, 存放单位档案室时～注意将较重要的和新获得的摆在比较显眼的位臵。锦旗、字画等在收藏时～应卷放～外加封套～在封套上贴实物档案标签。珍贵字画应专柜存放。 7、实物的拍照 所有实物均应拍数码照片～并标识相关信息。 实物拍数码照片～应注意拍摄角度和技巧～便于日后使用。 实物数码照片可不冲晒纸质照片～但应上传档案管理系统中～数码照片积累到一定量时可集中刻录光盘保存。 14 五、会计档案整理 1、分类 会计档案大类代字为D～分四个属类: D1:会计报表(永久或长期),D2:会计帐簿(25年),D3:会计凭证(15 年),D4:其他(永久或长期)。 2、组卷 报表、其他类:一年或一套报表组一卷, 帐簿、凭证类:一册或一本为一卷。 3、排列 按时间顺序排列。 4、编页号 凭证类不需编页码, 报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同～如果原已有页码不 用再编。 5、装订 帐簿、凭证类一般保留原装订, 报表、其他类如已有封面则保留～无封面时～可以白纸加封面～并拟 定案卷标题。案卷标题格式为: 单位名称，时间，会计材料名称 6、盖档号章、填档号 全宗号 类 别 年 度 案卷号 *** D3.1 2009 1 类别号,大类代字+属类代号+帐套代号, 案卷号:同类同年度案卷排列流水号。 7、电脑著录 利用电子档案馆系统进行著录。各著录项目应规范统一～一般要求按 15 “一卷一条”的方式著录,见附表1,～由于会计凭证数量较多～著录时可按“一月一条”的方式著录,见附表2,。“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。 8、编制目录 会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》～会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。 9、装盒上架 装盒:报表、帐簿、其他类装会计档案盒,凭证类装会计凭证盒。 上架排列:一般先分属类～再按年度和案卷号顺序进行排架 附表1: 会 计 档 案 目 录 全宗号:××× 类别:D3.1 年度:2009 保卷案起 止 备管内卷案 卷 标 题 期张时 间 考 号 限 数 15 ,,镇,,中学2009年1月会计凭2009.01. 001 01,10 证第1册 年 15 ,,镇,,中学2009年1月会计凭2009.01. 002 11,20 证第2册 年 15 ,,镇,,中学2009年1月会计凭2009.01. 003 21,31 证第3册 年 15 ,,镇,,中学2009年2月会计凭2009.02. 004 01,13 证第1册 年 „ „„ „„„„ „ „ 16 附表2: 会 计 档 案 目 录 全宗号:××× 类别:D3.1 年度:2009 保卷案起 止 备管内卷案 卷 标 题 期张时 间 考 号 限 数 001 2009.01.01 ,,镇,,中学2009年1月会计15 4 / / 年 册 004 2009.01.31 凭证 005 2009.02.01 ,,镇,,中学2009年2月会计15 3 / / 年 册 007 2009.02.28 凭证 008 2009.03.01 ,,镇,,中学2009年3月会计15 5 / / 年 册 012 2009.03.31 凭证 013 2009.04.01 ,,镇,,中学2009年4月会计15 2 / / 年 册 014 2009.04.30 凭证 „ „„ „„„„ „ „ 17 六、基建档案整理 基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的～具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。成套性和阶段性是基建档案的基本特点。 一、归档范围 基建项目报建阶段:主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计,初步设计、技术设计、施工图设计,的全套材料～以及审批文件和来往文件等。 施工阶段:在施工准备中～主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等,在工程施工中～主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。 竣工验收阶段:主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。 具体归档范围和保管期限参见《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》 二、归档要求 1、收集文件材料～及时齐全完整。基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责～要与项目建设进程同步～从项目申请立项起～即应开始进行基建档案材料的收集～并进行审查和初步整理～项目竣工后～要及时补充收集相关材料～确保文件材料的齐全完整。 2、科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点～保持文件材料之间的有机联系～区别不同价值～便于保管和利用～科学分类组卷。 3、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。必须字迹清楚 18 工整～纸张及文件格式符合国家要求～避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料,卷内文件按A4,297×210mm,规格折叠取齐～图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。 4、归档时间:基建管理部门应在项目竣工验收后三个月内～将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后～向档案管理部门移交～移交时双方办理交接手续。 三、整理方法与操作步骤 基建档案案卷有以件为单位装订和整卷装订两种方法～我们分别进行介绍。 (一)以件为单位装订整理方法 1、组卷 组卷～是对一个基建项目的文件材料进行分类、组合的过程～也就是把一个项目的全部文件材料～分成一个或多个案卷的过程。基建档案组卷整理时～一般根据其成套性和阶段性的特点～结合考虑文件材料的种类～来确定案卷～并拟写案卷题名。案卷题名应简明、准确的揭示出卷内文件材料的内容～基本格式为:项目名称，阶段，文件材料名称～如:×××镇政府办公楼项目报建、审批材料。 2、案卷和卷内文件材料的排列 ,1,按项目依据性材料,项目报建、审批、红线图、拆迁协议等,、基础性材料,含地质勘探报告等,、工程设计,含初步设计、技术设计、施工设计等,、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。 ,2,案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。 ,3,图文混合的案卷～要求文字在前～图样在后。有译文的外文资料译文在前～原文在后。 3、编档号 档号一般由全宗号，分类号，项目号，案卷号组成～具体由本单位档 19 案分类编号方案确定。 例如:东升镇政府基建档案的第一个工程项目的第一个案卷～它的档号可编为:134-B1-1 4、编页号 每卷以件为单位编制页号～以有效内容的页面为一页,已有页号的文件可不再重新编写页号～卷内目录、卷内备案表不编写页号。 文字材料的编页号位臵:正面编于右下角～背面编于左下角,图纸的页号在图标的右上角编写。编页号时建议采用打码机。 5、盖档号章 在每份文件的首页空白处加盖科技档号章～图纸则盖于标题栏的右上角。档号章式样如下图～填写方法参见《卷内目录》中的相同项目。 档号 序号 6、目录及封面的填写 ,1,填写《卷内目录》 《卷内目录》,见附表1,放在卷内科技文件材料之前～其主要项目的含义及填写要求如下: ? 档号:参见编档号部分。 ? 序号:文件材料在案卷内排列件数的顺序号～每卷均从1开始～用阿拉伯数字依次标注。 ? 文件编号:填写文件材料的文号或图样的图号等。 ? 责任者:填写文件材料的形成部门或主要责任者。 ? 文件材料题名:填写文件材料的全称～如果原有标题不能反映材料内容,如“通知”、“报告”等,～则应将文件内容归纳一个标题～用“[ ]”括起来～以便查找检索。 20 ? 日期:填写文件材料的形成日期。 ? 页数:应填写每件文件总页数。。 ? 备注:文件材料如有需要特殊说明的情况可在此栏填写。 ,2,填写案卷封面 案卷封面印制于档案盒的正表面,也可按照规定格式打印后粘帖,～样式见附表2,虚线内为提示项～下同,～其主要项目的含义及填写要求如下: ? 档号:与《卷内目录》上的档号相同。 ?案卷题名:即案卷标题～按照所拟好的案卷标题逐字抄录。 ?立卷单位:填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。编制单位有两个以上时～选择1—2个主要的编制单位填写。 ?起止日期:填写案卷内文件材料形成的起止日期。 ?保管期限:填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。 ?密级:依据相关保密规定填写卷内文件材料的最高密级。 ,3,填写备考表 备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及组卷提供使用过程中需要说明的问题。排列在卷内全部文件后～或直接印制在卷盒内底面～其主要项目及填写要求如下: ? 说明:用以说明卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的～以反映卷内文件的完整齐全程度及缺损、修改、补充等情况。 ? 立卷人:应由立卷责任人签名。 ? 立卷日期:填写完成立卷的日期。 ? 检查人:应由案卷质量审核者签名。 ? 检查日期:填写审核的日期。 ? 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式～并用括号括起来。 21 ? 档号:同上 ,4,填写《案卷目录》 《案卷目录》其样式见附表3～各项目的含义及填写要求如下: ? 序号～应填写登录案卷的流水顺序号。 ? 档号、案卷题名、保管期限～填写方法同上。 ? 总页数、应填写案卷内全部文件的页数之和。 ? 备注～可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位臵等信息。 注:使用档案管理软件的单位可将相关数据录入档案管理系统～自 动生成相关档案目录和封面格式～并进行打印。 7、装盒、填写档案盒背脊 ,1,装盒 装盒前要求对卷内每份文件材料单独装订～单份文件装订时要求去除易锈金属物、塑胶封皮等～单份文件较薄时可采用衣车缝边、胶剂粘合、不锈钢钉等方法～单份文件较厚时可采用三孔一线的装订方法～具体可参见文书档案单件归档时的装订方法。成本成册本身已装订好的单份文件可保留原装订。 案卷内图纸应按张折叠～以A4型大小为标准～折叠方法保持一致～折叠后标题栏露在右下角～尽量减少折痕～折好后依图号顺序排列。 装盒时只能是一盒一卷～在案卷的最前面放臵一份《科技档案卷内目录》。装盒时采用适当厚度的档案盒以节省和充分利用排架空间。 ,3,填写档案盒背脊 档案盒背脊主要有三个项目:保管期限、档号、案卷题名～具体样式见附表4。三个项目的填写内容与案卷封面上相同。 8、制作档案目录 档案目录装订顺序为:案卷目录，卷内目录。 22 科技档案目录的封面和背脊均需制作标签～其样式可参见其他档案《档案目录》封面和背脊标签～各项目的填写方法参见案卷封面和档案盒背脊的填写。 科技档案目录一般要求制作一式两份～一份用于日常检索,用硬皮夹装订,～一份用于备份,可用软牛皮纸装订作封面,。 (二)整卷装订方法 具体步骤包括组卷、案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页号、目录及封面的填写、案卷装订、装盒和制作档案目录。其中组卷、案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页号、填写和制作档案目录等环节的要求同不装订方法相同～不再赘述～其余操作步骤的具体要求如下: 1、填写案卷封面、备考表 装卷装订的基建档案案卷可采用软牛皮纸印制的封面～其主要项目的含义及填写要求与以件装订方法相同。备考表一般印制在卷皮,封三,～其主要项目及填写要求与以件装订方法相同。 2、案卷的装订 装订的案卷要求去除文件上原有的金属物,以A4大小为标准～向左和向下取齐～大张的文件要折叠～残破的文件要修补裱糊～未留装订线的要补贴加边～图纸应按张折叠并留出装订位臵～折叠后标题栏露在右下角～图纸能完全打开～不影响阅读和利用。 装订时的排列顺序为:案卷封面—科技档案卷内目录—科技文件材料—封底,含备考表,。装订时采用三孔一线的装订方法～装订文件左侧～要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。 3、装盒 对于装订的案卷～装盒时依据案卷的厚度可一盒一卷～也可以一盒多卷～装满为止。但不同项目的案卷不能装在同一盒。 4、填写档案盒背脊、封面。 23 ,1,一盒一卷 背脊、封面填写内容与案卷封面上相同。 ,2,一盒多卷 档案盒背脊“保管期限”填写盒内案卷的最长保管期限～“档号”则填写分类号加案卷起止号,如第一个项目的第一至第三卷装于同一盒可填写:B1,1—？,～案卷题名项可不填写～但为了查找方便～可将盒内每个案卷题名分别列于其上～如本身案卷题名很长～可将其简化为“工程项目名称，阶段名称，材料”。 档案盒封面除“档号”一栏之外～其他项目均可不填写。 24 附表1:科技档案卷内目录 卷内目录 档号: 序 文件 责任者 文 件 题 目 日期 页数 备注 号 编号 附表2:科技档案案卷封面 档 号: 案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 25 附表3:科技档案案卷目录 案卷目录 类别: 序总页保管 档号 案 卷 题 名 备注 号 数 期限 附表4:科技档案盒背脊 保管期限 档 号 案卷题名 26 七、规划建设档案归档整理办法 镇区规划建设档案是指镇区规划建设部门在规划建设业务活动中形成的专门档案。规划建设档案是镇区档案资源的重要组成部分～在一定年限后移交镇档案馆～实行统一管理～一是可以集中相应的人力、物力～二是方便镇区各部门的查阅利用和信息资源共享。 规划建设档案移交镇档案馆集中统一管理～其分类编号必然要求纳入镇档案馆的分类编号体系。 规划建设档案可根据实际情况采用不同的分类编号方法: 一、按项目性质划分属类～可分为市政工程、公用设施、公用建筑、民用建筑等属类,根据镇区规划建设档案的成套性的特点～按照建设项目进行整理～即把同一个建设项目的规划报建、规划许可、规划验收、施工许可、施工验收等各个业务环节的文件材料进行系统整理。 这种方法既避免了在各个业务环节中形成的相同文件的重复归档～又保证了每个建设项目所有文件材料的系统和完整～方便查阅利用。 编号:大类代字+属类代号+年度+项目代号+案卷号 K 1,2007,1,1 案卷号(第一个案卷) 项目代号(第一个项目) 年度 属类代号(市政工程) 大类代字(规划建设档案) 二、按业务环节划分属类～可分为规划报建、规划验收、施工许可、施工验收等属类,每个业务环节内按项目进行归档整理。 27 这种方法便于各个业务环节在业务办理完毕后及时归档～但不能保证每个项目的文件材料的系统完整～并且会造成某些文件材料的重复。 编号:大类代字+属类代号+年度+项目代号+案卷号 K 1,2007,1,1 案卷号(第一个案卷) 项目代号(第一个项目) 年度 属类代号(规划报建) 大类代字(规划建设档案) 规划建设档案的具体整理可参考《科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822—2008》和《基建档案整理》。 28 八、婚姻登记档案归档整理办法 一、定义 婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。 二、分类 婚姻登记档案分为结婚登记,含复婚、补办结婚登记～下同,、离婚登记、补发婚姻登记证、撤销婚姻登记等四个属类。 三、归档内容 ,一,结婚登记归档内容 1、《结婚登记审查处理表》, 2、《申请结婚登记声明书》或者《申请补办结婚登记声明书》, 3、香港特别行政区居民、澳门特别行政区居民、台湾地区居民、出国人员、华侨以及外国人提交的《婚姻登记条例》第五条规定的各种证明材料,含翻译材料,, 4、当事人身份证件复印件, 5、其他有关材料。 ,二,离婚登记归档内容 1、《离婚登记审查处理表》, 2、《申请离婚登记声明书》, 3、当事人结婚证复印件, 4、当事人离婚协议书, 5、当事人身份证件复印件, 6、其他有关材料。 29 ,三,补发婚姻登记证归档内容 1、《补发婚姻登记证审查处理表》, 2、《申请补领婚姻登记证声明书》, 3、婚姻登记档案保管部门出具的婚姻登记档案记录证明或其他有关婚姻状况的证明, 4、当事人身份证件复印件, 5、当事人委托办理时提交的经公证机关公证的当事人身份证件复印件和委托书～受委托人本人的身份证件复印件, 6、其他有关材料。 ,四,撤销婚姻登记归档内容 1、婚姻登记机关关于撤销婚姻的决定, 2、《撤销婚姻 申请书 入党申请书下载入党申请书 下载入党申请书范文下载下载入党申请书民事再审申请书免费下载 》, 3、当事人的结婚证原件, 4、公安机关出具的当事人被拐卖、解救证明～或人民法院作出的能够证明当事人被胁迫结婚的判决书, 5、当事人身份证件复印件, 6、其他有关材料。 四、保管期限 婚姻登记档案的保管期限为100年。 五、归档要求 ,一,当年的婚姻登记材料应当在次年的3月底前完成归档, ,二,归档材料必须齐全完整～规范、整齐～复印件一律使用A4规格的复印纸～复印件和照片应当图像清晰, ,三,归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目～使用蓝黑墨水或 30 碳素墨水钢笔填写～也可进行打印,档案目录应当打印,备考表和档案目录一律使用A4规格纸张, ,四,使用计算机办理婚姻登记所形成的电子文件～应当与纸质文件一并归档～归档要求参照《电子文件归档与管理规范》,GB/T18894-2002,。 六、整理方法和步骤 婚姻登记档案以“卷”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒。 ,一,案卷组成。一对当事人婚姻登记材料为一卷。 ,二,案卷排列。按属类——年度～每年小流水号排列。 ,三,案卷编号。婚姻登记档案编号模式为:全宗号，目录号，案卷号。 全宗号:通常指立档单位的代号。 目录号:由大类代字，属类代号，年度组成。大类代字为“G”～属类代号分别为:结婚登记,G1,、离婚登记,G2,、补发婚姻登记证,G3,、撤销婚姻登记,G4,。 案卷号:目录内案卷的顺序编号～在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 例:134 / G 1 .2008—1 案卷号,第1个案卷, 年度 属类代号,结婚登记, 大类代字,婚姻登记档案, 全宗号,东升镇, ,四,案卷整理 1、卷内文件排列。按照归档内容部分规定的顺序排列。 31 2、编制页码。每一个案卷均从第一页开始编流水页码～凡有内容的页面均需编页码～正面编于右上角～反面编于左上角。 3、填写卷内目录、封面和备考表。具体式样见附件～可使用中山市婚姻登记中心开发的婚姻登记档案封面打印系统进行打印。 4、案卷装订。装订排列顺序为:案卷封面—卷内文件目录—文件—封底,含备考表,～一般采用胶剂粘合方式将文件左边粘贴在一起。 ,五,制作案卷目录。按案卷的排列顺序逐份在《案卷目录》上进行登记～具体式样见附件～可使用中山市婚姻登记中心开发的婚姻登记档案封面打印系统进行打印～打印完成后用目录夹装订。 ,六,案卷装盒。按档案编号顺序将案卷装入档案盒中～并填写档案盒脊背项目～具体式样见附件。 七、移交 婚姻登记部门在婚姻登记档案整理完成后应及时向镇档案馆移交～并办理交接手续。 附件1:婚姻登记档案案卷封面式样 附件2:婚姻登记档案卷内目录式样 :婚姻登记档案卷内备考表式样 附件3 附件4:婚姻登记档案案卷目录式样 附件5:档案盒封面式样 ?《关于统一婚姻登记档案归档整理方法的通知》,中档„2008?39号～中山市档案局、中山市民政局2008年8月13日联合印发, 32 附件1:婚姻登记档案案卷封面式样 ××××××婚姻登记处 ××××登记档案 婚姻登记人员姓名 男 女 婚姻登记编号: 登记日期: 全宗号 目录号 案卷号 卷内张数: 保管期限: 年 度 33 附件2:婚姻登记档案卷内目录式样 婚姻登记档案卷内目录 序号 提供者 卷内文件名称 页号 备注 34 附件3:婚姻登记档案卷内备考表式样 卷 内 备 考 表 本卷情况说明 整 理 人: 检 查 人: 立卷时间: 35 附件4:婚姻登记档案案卷目录式样 目录号 期限 页码 ××××登记档案目录 案卷号 登记证字号 姓名,男、女, 登记日期 页数 备注 36 附件5:档案盒背脊式样 婚 姻 登 记 档 案 日 期 全 宗 号 目 录 号 起止卷号 37 九、计划生育档案归档整理办法 一、定义 计划生育档案是计划生育部门在办理计划生育业务过程中形成的具有查考、利用和保存价值的专门档案。 具有成套性、具体性,具体计生业务、针对具体计生对象,的特点。 计划生育管理部门形成的综合管理性文件、统计报表等归入文书档案。 二、分类 根据计划生育业务类别～计生档案分为:计生服务证申领、独生子女证申领、计生节育奖申领、二孩生育指标审批、社会抚养费征收、收养申请人计生审查等六个属类。 三、归档范围及保管期限 各类计划生育档案应归档材料包括各类申请表、审批表、登记表、决定书及相关当事人身份证、结婚证等证件复印件。 计划生育档案的保管期限为永久。 四、归档要求 ,一,归档的计划生育材料必须齐全完整～规范、整齐～复印件一律使用A4规格的复印纸～复印件和照片应当图像清晰, ,二,归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目～使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写～也可进行打印,档案目录应当打印,备考表和档案目录一律使用A4规格纸张, ,三,计划生育材料可随时归档～也可在计生年度终了归档～但必须要在次年上半年完成归档工作。 ,在计生业务办理过程中形成的电子文件～应按照有关规定及时整理归档。 38 五、整理方法和步骤 计划生育档案以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒。 ,一,组“件”:每单业务形成的材料为一“件”～包括申请表,登记表、审批表、决定书,及相关证件复印件。件内文件按照先申请表,登记表、审批表、决定书,后相关证件复印件的顺序排列。 ,二,编页号:以件为单位～有效页面编连续页码～正面编于右上角～背面编于左上角。 ,三,装订:每“件”单独装订～以A4大小为标准～向左和向上取齐～大张的文件要折叠～残破的文件要修补裱糊～并去除易生锈的金属物。可采用白乳胶将文件左上角粘贴在一起～文件较厚时可采用三孔一线方法装订。 ,四,排序:按属类——年度～每年小流水号排列。 ,五,编号:计划生育档案编号模式为:类别号，年度+件号。 类别号:由大类代字，属类代号组成。大类代字为“J”～各属类的类别号分别为:J1计生服务证申领、J2独生子女证申领、J3计生节育奖申领、J4二孩生育指标审批、J5社会抚养费征收、J6收养申请人计生审查。 件号:每一属类年度内“件”的顺序编号～每一属类每个年度的文件均从“1”开始编件号～不允许出现重复的件号。 例: J 1,2007,1 件号(第1件) 年度 属类代号(计生服务证申领) 大类代字(计划生育档案) ,六,盖档号章并填写各项目 档号章的位臵一般盖在文件首页左上方空白处～文件首页没有盖章位 39 臵的可加装A4纸封面。档号章样式如下图所示: 全宗号 类别号 期 限 年 度 件 号 页 数 ,七,录入中山市电子档案馆系统并打印《归档文件目录》 首先将归档文件信息包括全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、男女方姓名、所属村,社区,、日期、页数、备注等输入中山市电子档案馆系统～然后按《归档文件目录》的格式,见附表1,将其打印四份～三份用于制作档案目录～一份装入档案盒。 ,八,制作档案目录 装订方法:归档文件数量较多时～一个年度内每个类别的归档文件 目录装订成一本,归档文件数量较少时～一个年度若干类别的归档文件 目录集中装订成一本～册内按类别顺序排列～不同类别之间用彩色纸隔 开～方便手工检索时区分。 档案目录封面和背脊均需制作标签～其样式见附表2。 《档案目录》要求制作一式三份～一份由计生部门保存～其余随档案一起移交给镇档案馆,室,。 ,九,装盒、排架 将完成上述整理步骤的归档文件及相应归档文件目录装入档案盒～目录在前～文件在后～文件按件号顺序摆放～并填写档案盒背脊、盒内备考表。背脊样式见附表3～其主要项目有全宗号、分类号、期限、年度、起止件号。 在装盒时～要求每一个档案盒只能装同一类别的归档文件～即分类号所填内容均只能唯一。如同一年度文件不能装满一盒时～可顺装下一年度同一类别文件。 填写备考表:备考表臵于盒内文件之后～项目包括盒内文件材料情况 40 说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 排架:可按类别-年度排列。 六、整理部门及移交 计生管理部门应及时将办理完毕的计划生育专门材料收集、整理、归档, 计划生育档案于本计生年度结束后在计划生育管理部门保存2年～保存期满后3个月内移交镇档案馆,室,保存～并办理交接手续。 附表1:归档文件目录式样 附表2:《档案目录》封面和背脊标签式样 附表3:档案盒背脊式样 ?《关于印发<中山市计划生育档案归档整理制度>的通知》(中档„2009?17号,中山市档案局、中山市人口和计划生育局2009年7月21日联合印发) 41 附表1:《归档文件目录》式样 归 档 文 件 目 录 全宗号: 类别号: 年度: 期限: 件号 姓 名 户口所在地 日期 页数 备注 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 42 附表2:《档案目录》封面标签式样 附表3:档案盒背脊式样 ××镇计划生育档案目录 全宗号 类别号 期 限 年 度 《档案目录》背脊标签式样 全宗号 全宗号 类别号 类别号 期 限 期 限 年 度 年 度 起止件号 / 43 十、房产契税档案归档整理办法 一、房产契税档案的内容 房产契税档案是财政部门在办理房产权属转移契税征收时形成的具有查考、利用和保存价值的档案材料。 具有成套性的特点～内容一般包括契税完税证,或减免凭证,、契税交款通知书、房产交易情况表、房产转让课税价格确认书、房产 买卖合同 二手车买卖合同 免费下载二手设备买卖合同协议免费下载房屋买卖合同下载房屋买卖合同免费下载车位买卖合同免费下载 、房屋所有权证复印件、交易人身份证明复印件及其他资料。 二、分类 根据房产契税征收的业务类别～可分为一手住房交易、二手住房交易以及其他类,房屋赠与、继承、交换等,等三个属类。 三、保管期限 房产契税档案的保管期限为永久。 四、归档要求 ,一,归档房产契税征收材料必须齐全完整～规范、整齐～复印件一律使用A4规格的复印纸～复印件和照片应当图像清晰, ,二,归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目～使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写～也可进行打印,档案目录应当打印,备考表和档案目录一律使用A4规格纸张, ,三,房产契税材料可随时归档～也可在年度终了归档～必须要在次年上半年完成归档工作。 ,在业务办理时形成的电子文件～应按有关规定及时整理归档。 五、整理方法和步骤 房产契税档案以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒。 44 ,一,组“件”:每单业务形成的材料为一“件”。件内文件按照先完税证明后相关证件复印件的顺序排列。 ,二,编页号:以件为单位～有效页面编连续页码～正面编于右上角～背面编于左上角。 ,三,装订:每“件”单独装订～以A4大小为标准～向左和向上取齐～大张的文件要折叠～残破的文件要修补裱糊～并去除易生锈的金属物。可采用白乳胶将文件左上角粘贴在一起～文件较厚时可采用三孔一线方法装订。 ,四,排序:按属类——年度～每年小流水号排列。 ,五,编号:房产契税档案编号模式为:类别号，年度+件号。 类别号:由大类代字，属类代号组成。大类代字为“Q”～各属类的类别号分别为:Q1一手房交易、Q2二手房交易、Q3其他类,房屋赠与、继承、交换等,。 件号:每一属类年度内“件”的顺序编号～每一属类每个年度的文件均从“1”开始编件号～不允许出现重复的件号。 例: Q 1,2007,1 件号(第1件) 年度 属类代号(一手房交易) 大类代字(房产契税档案) ,六,盖档号章并填写各项目 档号章的位臵一般盖在文件首页左上方空白处～文件首页没有盖章位臵的可加装A4纸封面。档号章样式如下图所示: 全宗号 类 别 期 限 年 度 件 号 页 数 ,七,录入中山市电子档案馆系统并打印《归档文件目录》 45 首先将归档文件信息包括全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、标题、日期、页数、备注等输入中山市电子档案馆系统～然后按《归档文件目录》的格式,见附表1,将其打印四份～三份用于制作档案目录～一份装入档案盒。 文号:可录入契税完税证编码。 标题:纳税人名称+房产契税征收材料。 日期:录入完税证日期。 ,八,制作档案目录 装订方法:归档文件数量较多时～一个年度内每个类别的归档文件 目录装订成一本,归档文件数量较少时～一个年度若干类别的归档文件 目录集中装订成一本～册内按类别顺序排列～不同类别之间用彩色纸隔 开～方便手工检索时区分。 档案目录封面和背脊均需制作标签～其样式见附表2。 《档案目录》要求制作一式三份～一份由财政部门保存～其余随档案一起移交给镇档案馆,室,。 ,九,装盒、排架 将完成上述整理步骤的归档文件及相应归档文件目录装入档案盒～目录在前～文件在后～文件按件号顺序摆放～并填写档案盒背脊、盒内备考表。背脊样式见附表3～其主要项目有全宗号、分类号、期限、年度、起止件号。 在装盒时～要求每一个档案盒只能装同一类别的归档文件～即分类号所填内容均只能唯一。如同一年度文件不能装满一盒时～可顺装下一年度同一类别文件。 填写备考表:备考表臵于盒内文件之后～项目包括盒内文件材料情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明主要填写盒内文件缺损、 46 修改、补充、移出、销毁等情况。 排架:可按类别-年度排列。 六、整理部门及移交 财政部门应及时将办理完毕的房产契税征收专门材料收集、整理、归档后移交镇档案馆保存～并办理交接手续。 附表1:归档文件目录式样 附表2:《档案目录》封面和背脊标签式样 附表3:档案盒背脊式样 附表1:《归档文件目录》式样 归 档 文 件 目 录 全宗号:134 类别:房产契税档案 期限:永久 年度:2009 件文 日 页备 责任者 题 名 号 号 期 数 注 47 附表2:《档案目录》封面标签式样 附表3:档案盒背脊式样 ××镇房产契税档案目录 全宗号 类别号 期 限 年 度 《档案目录》背脊标签式样 全宗号 全宗号 类别号 类别号 期 限 期 限 年 度 年 度 起止件号 / 48 十一、纪检案件档案归档整理办法 一、定义 纪检案件档案是指纪检监察机关在履行纪检监察职责～查处各种违纪案件工作中形成的、具有保存价值的、经过整理立卷系统保管的纪检监察案件材料。 二、分类 纪检案件档案分为检查,调查,类、审理类、信访类三个属类。 三、归档范围和归档要求 纪检案件材料的归档范围和归档要求参见《纪检监察机关案件档案管理办法》和《中共广东省纪委、广东省监察厅关于案件材料立卷归档的实施细则,试行,》相关规定。 四、整理方法和步骤 ,一,案卷组成: 以“案件”为立卷单位～即办理一个纪检案件所形成的材料为一卷。具体组卷要求、案卷题名的拟写、卷内材料的排列顺序参见《纪检监察机关案件档案管理办法》和《中共广东省纪委、广东省监察厅关于案件材料立卷归档的实施细则,试行,》相关规定。 ,二,案卷排列: 按属类——年度排列～每年按案件结案顺序编小流水号。 ,三,案卷编号: 纪检案件档案编号模式为:类别号，年度，案卷号。 类别号:由大类代字，属类代号组成。大类代字为“N”～检查,调查,类类别号为N1、审理类类别号为N2、信访类类别号为N3。 案卷号:每一属类每个年度的案卷均从“1”开始编案卷号～不允许出 49 现重复的案卷号。 纪检案件档案编号模式举例: 例: N 1,2008,1 案卷号(第1个案卷) 年度(2008年，案件“结案”年度) 属类代号(检查<调查>类) 大类代字(纪检案件档案) ,四,录入中山市电子档案馆系统并打印目录和案卷封面 首先将归档材料相关信息,案卷信息包括全宗号、全宗名称、类别号、类别名称、年度、案卷号、案卷题名、期限、案卷件数、页数、案卷起止时间、备注等～卷内文件信息包括全宗号、类别、年度、案卷号、卷内顺序号、文件题名、文号、文件日期、页次,页号,、期限、备注等,输入中山市电子档案馆系统相应著录界面～然后打印目录和案卷封面。卷内文件目录,见附表1,打印四份～一份装订时臵于卷首～其余三份用来做《档案目录》,案卷目录,见附表2,打印三份用来做《档案目录》,案卷封面,见附表3,打印一份。 ,五,案卷装订 案卷装订时的排列顺序为:案卷封面—卷内文件目录—文件—封底,含备考表,。具体要求参见《纪检监察机关案件档案管理办法》和《中共广东省纪委、广东省监察厅关于案件材料立卷归档的实施细则,试行,》相关规定。 ,六,案卷装盒、排架。按档案编号顺序将案卷装入档案盒中～并填写档案盒脊背项目,见附表4,。 在排架时可按“年度-类别”排列～即先排年度～同一年度内按类别及案卷顺序排列。 50 ,七,制作《档案目录》 案卷目录+卷内文件目录～并用档案目录夹装订起来。装订方法:案卷数量较多时～一个年度内每个类别的目录装订成一本,案卷数量较少时～一个年度若干类别的目录集中装订成一本～册内按类别分别排列～不同类别之间用彩色纸隔开～方便手工检索时区分。 《档案目录》封面和背脊均需制作标签～其样式见附表5。 《档案目录》要求制作一式三份～一份由纪检检查部门保存～其余随档案一起移交给镇档案馆,室,。 六、整理部门及移交 纪检监察案件档案由纪检监察部门负责及时收集、整理归档。 纪检案件档案整理完成后～在纪检监察部门保存3年～保管期满后3个月内移交镇档案馆,室,保存～交接双方办理交接手续。 附表1:卷内目录式样 附表2:案卷目录式样 附表3:案卷封面式样 附表4:《档案目录》封面和背脊标签式样 附表5:档案盒背脊式样 51 附表1:《卷内文件目录》式样 卷 内 文 件 目 录 案卷号: 顺 文 日 页 备 责任者 题 名 序 号 期 号 注 号 附表2:《案卷目录 》式样 案 卷 目 录 年页期备 案卷号 题 名 度 数 限 注 52 附表3:案卷封面式样 ,填写单位名称～如:中共××镇纪委, ,填写档案类别:纪检案件档案, ,填写案卷标题～如:“梁××贪污受贿案件调查材料”, 自 年 月至 年 月 保管期限 ,可不填, 本卷共 件 页 归 档 号 全宗号 类别号 年度 案卷号 53 附表4:《档案目录》封面标签式样 附表5:案卷盒脊背式样 ××镇纪检案件档案目录 全宗号 类别号 期 限 年 度 《档案目录》背脊标签式样 全宗号 全宗号 类别号 类别号 期 限 期 限 年 度 年 度 起止卷号 / 54 十二、审计档案归档整理办法 一、定义 审计档案是指镇区审计机关在项目审计或专项审计调查活动中直接形成的～具有查考、利用和保存价值的～经过系统整理的专门业务档案。 ,镇区审计部门日常性管理文件及综合统计报表等作为二级类目归入镇区全宗文书档案。 二、归档范围及保管期限 审计档案不再细分属类～归档文件材料包括: ,一,立项性文件材料～如审计通知书、审计实施方案, ,二,证明性文件材料～如审计证据,含承诺书,、审计工作底稿, ,三,结论性文件材料～如审计报告、审定审计报告的会议纪要、审计报告征求意见书、复核意见书、审计意见书、审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书、审计听证告知书、审计文书送达回证, ,四,其他备查文件材料。 审计机关应当根据审计项目案卷的保存价值确定保管期限。 三、归档要求 ,一,归档材料必须齐全完整～规范、整齐～形成的电子文件～也应按照有关规定及时整理归档。 ,二,档案封面、盒脊、备考表等项目～使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写～也可进行打印,档案目录应当打印～一律使用A4规格纸张。 ,三,归档时间:归档时间以项目审计终结时间为准,不得迟于该审计项目结束后的次年6月底。 四、整理方法和步骤 审计档案的整理采用组卷归档方法。 55 ,一,组卷并拟写案卷题名 审计文件材料按审计项目立卷～一个审计项目可立一个卷或若干卷～不得将不同审计项目材料合并立为一卷。 案卷题名格式一般为“被审计单位名称+审计事项+审计事项的时间范围+材料名称”。 (二)卷内文件材料排列与编码 审计档案卷内文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。每个单元内再根据不同情况和需要按不同顺序排列: 1、结论性文件材料～采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。 2、证明性文件材料～按与审计方案所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列。 3、立项性文件材料～按文件材料形成的时间顺序～并结合文件材料的重要程度进行排列。 4、其他备查文件材料～按文件材料形成的时间顺序～并结合文件材料的重要程度进行排列。 5、案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则是:正件在前～附件在后,定稿在前～修改稿在后,批复在前～请示在后,批示在前～报告在后,重要文件在前～次要文件在后,汇总性文件在前～基础性文件在后。 每一个案卷均从第一页开始编流水页码～凡有内容的页面均需编页码～正面编于右上角～反面编于左上角。 ,三,案卷排列与编号 审计档案案卷每个年度内按项目审计终结时间排序。 56 编号模式为:全宗号，类别号，年度，案卷号。 全宗号:镇全宗代号,类别号:一般为“S”,案卷号:同一年度内案卷的顺序编号。 例: 134/ S 2010 — 1 案卷号,第1个案卷, 年度 类别号,审计档案, 全宗号,东升镇, ,四,编制目录、封面及备考表 包括:《卷内文件目录》、《案卷目录》、案卷封面、备考表,封底,。 1、目录和封面可结合使用中山市电子档案馆系统进行著录后打印。 首先将归档材料相关信息,案卷信息包括全宗号、全宗名称、类别号、类别名称、年度、案卷号、案卷题名、期限、案卷件数、页数、案卷起止时间、审计时间、审计组负责人、审计项目形成案卷总数及本卷在项目内顺序、备注等～卷内文件信息包括全宗号、类别、年度、案卷号、卷内顺序号、文件题名、文号、文件日期、页号、期限、备注等,输入中山市电子档案馆系统相应著录界面～然后进行打印～卷内文件目录打印四份～一份装订时臵于卷首～其余三份用来做《档案目录》,案卷目录打印三份用来做《档案目录》,案卷封面打印一份。 ,1,案卷级各项目含义及著录或填写要求如下: 全宗号:立档单位全宗代号。 全宗名称:立档单位全称或规范简称。 类别号、类别名称:填写“S”、“审计档案”。 年度:填写案卷的归档年度。 案卷号:同一年度内案卷的顺序编号。 57 案卷题名:照实抄录拟写的案卷提名。 期限:组卷时划定的保管期限。 案卷件数:案卷内文件材料的总件数 页数:案卷内文件的总页数。 案卷起止时间:案卷内文件材料形成的起止时间。 审计时间:从制发审计通知书到下达审计结论和决定或审计意见通知书的起止时间。 审计组负责人:审计组负责人姓名。 本项目共 卷 ,第 卷,:本审计项目形成的案卷总数～本卷是其中第几卷。 备注:说明案卷的变化情况～如销毁、移出、残缺、破损、发霉、字迹褪色等。 ,2,卷内级各项目含义及著录或填写要求如下: 全宗号、全宗名称、类别号、类别名称、年度、案卷号等同上。 顺序号:每个案卷内的文件排列号～一本案卷只能编一个连续的顺序号。 文号:文件制发单位的发文字号～没有文号的文件此栏可不填。 责任者:对该份文件负有责任的单位或个人～即文件的署名者。责任者名称过长可填写规范化的简称。 题名:文件的标题～要求照实抄录。文件本身没有标题或标题不能说明文件内容的～应为其加拟或补充标题～并将加拟或补充的标题臵于“[ ]”内。 日期:文件的形成时间～即文件的落款时间～填写时要求用八位阿拉伯数字填写～可省略年、月、日三个字～用“.”代替。 页号:卷内文件所在的页号～只填写文件开始的页号即可～但最后一 58 份文件的起止页号都要填写。 备注:卷内文件如有需要特殊说明的情况,如文件的密级、存档为复印件、缺页不全等,可在此栏填写。 2、备考表一般印在卷皮,封三,臵于卷末。备考表主要包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目～其含义及填写要求如下: 本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 立卷人:填写具体负责立卷的人的姓名。 检查人:填写案卷质量审核者的姓名～多为审计组或审计部门负责人。 立卷时间:填写完成立卷的年、月、日。 ,五,案卷装订。 装订排列顺序为:案卷封面—卷内文件目录—文件—封底,含备考表,。要求去除钉书针、回形针等金属物～以A4大小为标准～向左和向下取齐～过大或过小的文件须进行折叠或托裱～未留装订线的要补贴加边,一般用棉线按“三孔一线”方法装订～或将文件左侧用白乳胶粘帖在一起,案卷厚度以不超过二公分为宜。 ,六,案卷装盒、排架 按档案编号顺序将案卷装入档案盒中～不同年度的案卷不能装在同一盒。填写档案盒脊背项目～具体样式见附表。 在排架时可按“年度-案卷号”排列～即先排年度～同一年度内按案卷号顺序排列。 ,七,目录装订 装订顺序为“案卷目录，卷内文件目录”。目录较多时～一个年度的案卷目录装订成一本,目录较少时～可多个年度装订一本～不同年度之间用彩色纸隔开～方便手工检索时区分。案卷目录用专用《档案目录》夹装订～档案目录封面和背脊均需制作标签～其样式见附表。 59 《档案目录》要求制作一式三份～一份由审计部门保存～其余随档案一起移交给镇档案馆,室,。 五、移交 已经整理好的审计档案～由审计部门定期移交镇档案馆,室,保存～交接双方办理交接手续。移交的具体时间～由镇区审计部门和档案部门协商确定。 附表1:卷内目录式样 附表2:案卷目录式样 附表3:案卷封面式样 附表4:卷内备考表式样 附表5:《档案目录》封面和背脊标签式样 附表6:档案盒背脊式样 60 附表1:《卷内文件目录》式样 卷 内 文 件 目 录 案卷号: 顺 文 日 页 备 责任者 题 名 序 号 期 号 注 号 附表2:《案卷目录 》式样 案 卷 目 录 年页期备 案卷号 题 名 度 数 限 注 61 附表3:案卷封面式样 ,填写单位名称～如:××镇审计办, ,档案类目名称:审计档案, ,案卷题名, 审 计 时 间: 审计组负责人: 本项目共 卷 ,第 卷, 自 年 月至 年 月 保管期限 ,可不填, 本卷共 件 页 归 档 号 全宗号 类别号 年度 案卷号 62 附表4:卷内备考表式样 卷 内 备 考 表 本卷情况说明 立 卷 人: 检 查 人: 立卷时间: 63 附表5:《档案目录》封面标签式样 附表6:案卷盒脊背式样 ××镇审计档案目录 全宗号 类别号 ,填写全宗名称, 期 限 年 度 《档案目录》背脊标签式样 全宗号 全宗号 类别号 类别号 期 限 期 限 年 度 年 度 起止卷号 / 64 附录1: 东升镇人民政府档案分类编号方案 为适应档案综合管理的需要～统一档案实体分类～实现档案分类、整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化～促进档案业务管理水平的提高～充分发挥档案的作用～更好地为发展经济建设、文化建设、社会建设及生态文明建设及农业生产服务。根据《广东省乡镇档案管理办法》、《广东省档案分类方案》和《农村档案工作》～结合本镇实际～特制定本方案。 一、类别设置 , 文书档案 文书档案按内设机构设臵一级属类,各机构代号见附表1,。各部门在其职能活动中形成的文书材料及一般性业务文件材料归入此类。 , 基建档案 基建档案按工程项目设臵一级属类。基建档案包括镇委、镇政府机关办公、生活建筑工程档案,东升镇工业园区、农业园区建设档案等。 , 会计档案 会计档案一级属类按报表、帐簿、凭证、其他设臵。农村合作医疗等方面形成的会计报表、账簿、凭证归入此类。 , 死亡干部档案 死亡干部档案不设属类。 , 声像档案 声像档案一级属类按录像、录音、照片设臵。 , 婚姻登记档案 65 婚姻登记档案一级属类按结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记证、撤销婚姻登记等设臵。 , 实物档案 实物档案一级属类按内设机构设臵。 K 规划建设档案 按项目性质或业务环节划分属类。 J 计划生育档案 计划生育档案一级属类按计生服务证申领、独生子女证申领、计生节育奖申领、二孩生育指标审批、社会抚养费征收、收养申请人计生审查等设臵。 N 纪检案件档案 纪检案件档案一级属类按检查,调查,类、审理类、信访类等设臵。 Q 房产契税档案 房产契税档案一级属类按一手房交易、二手房交易、其他类,房屋赠与、继承、交换等,等设臵。 S 审计档案 审计档案不设属类。 二、编号方法 1、文书档案 文书档案按各个部门分别进行编号～各部门文书档案均采用单件归档整理方法～其编号结构模式为:分类号，保管期限代号，年度，件号。分类号由大类代字，机构代号组成～机构代号见附表1～保管期限代号永久1、30年4、10年5。 66 例: A 01,1,2010,1 件号,第1件, 年度 保管期限代号,永久, 机构代号,党政办, 大类代字,文书档案, 2、基建档案 按工程项目组卷～其编号的结构模式为:大类代字，工程项目代号，案卷号。 例: B 1,1 案卷号,第1个案卷, 工程项目代号,第1项工程, 大类代字,基建档案, 3、会计档案 会计档案按属类分别组卷～其编号结构模式为:分类号，帐套编号，年度，案卷号。其中分类号由大类代字，属类代号组成～各属类分类号分别为:D1报表、D2帐簿、D3凭证、D4其他。 例: D 3, 01, 2010,1 案卷号,第1个案卷, 年度 帐套编号,第1个单位, 属类代号,会计凭证, 大类代字,会计档案, 67 4、声像档案 ,1,录像、录音档案～采用按件归档整理方法～一次工作或活动所形成的录像或录音视为一件～其编号结构模式为:分类号，年度，件号。其中分类号由大类代字，属类代号，机构代号组成～各属类分类号分别为:F1录像、F2录音。 例: F 1.01, 2010,1 件号,第1件录像, 年度 机构代号(党政办) 属类代号,录像, 大类代字,声像档案, ,2,照片档案 按组整理归档～其编号结构模式为:分类号，年度，组号，张号～分类号由大类代字，属类代号，机构代号组成。照片档案为F3～一次活动形成的照片为一组～每个年度的组号均从1开始编～每组照片的张号均从1开始编。 例:, ？.01 ,2010 ,,,, 张号,第1张, 组号,第1组, 年度 机构代号,党政办, 属类代号,照片档案, 大类代字,声像档案, 68 5、实物档案 实物档案编号结构模式为:分类号，年度，件号。其中分类号由大类代字，机构代号组成。 例: H 01,2010 ,1 件号,第1件, 年度 机构代号,党政办, 大类代字,实物档案, 6、婚姻登记档案 婚姻登记档案按属类分别组卷～其编号结构模式为:分类号，年度，案卷号。其中分类号由大类代字，属类代号组成～各属类分类号分别为:G1结婚登记、G2离婚登记、G3补发婚姻登记证、G4撤销婚姻登记。 例: G 1,2010 ,1 案卷号,第1个案卷, 年度 属类代号,结婚登记, 大类代字,婚姻登记档案, 7、计划生育档案 计划生育档案按件归档～每单业务形成的材料为一件～其编号结构模式为:分类号，年度，件号。分类号由大类代字，属类代号组成～各属类分类号分别为:J1计生服务证申领、J2独生子女证申领、J3计生节育奖申领、J4二孩生育指标审批、J5社会抚养费征收、J6收养申请人计生审查。 69 例: J 1,2010 ,1 件号,第1件, 年度 属类代号,计生服务证申领, 大类代字,计划生育档案, 8、规划建设档案 规划建设档案编号结构模式待定。 9、纪检案件档案 纪检案件档案按属类分别组卷～其编号结构模式为:分类号，年度，案卷号。分类号由大类代字，属类代号组成～各属类的分类号分别为: N1检查,调查,类、N2审理类、N3信访类。年度以案件的结案年度为准。 例: N 1,2010 ,1 案卷号,第1个案卷, 年度 属类代号,检查<调查>类, 大类代字,纪检案件档案, 10、房产契税档案 房产契税档案按件归档～其编号模式为:类别号，年度+件号～类别号由大类代字，属类代号组成。大类代字为“Q”～各属类的类别号分别为:Q1一手房交易、Q2二手房交易、Q3其他类,房屋赠与、继承、交换等,。 例: Q 1,2007 ,1 件号,第1件, 年度 属类代号,一手房交易, 大类代字,房产契税档案, 70 11、审计档案 审计档案按审计项目组卷归档～编号模式为:类别号，年度，案卷号。类别号为“S”。 例: S 2010 / 1 案卷号,第1个案卷, 年度 类别号,审计档案, 三、本分类编号方案即日起实施，由东升镇档案馆负责解释。 71 附表: 东升镇委镇政府机关全宗文书档案机构代号表 机 构 名 称 机构简称 机构代号 党委办公室、政府办公室 党政办 01 纪检监察室 纪检监察室 02 人大办公室 人大办 03 组织人事办公室 组织办 04 宣传办公室 宣传办 05 教科文卫办公室 教办 06 武装部 武装部 07 计划生育办公室 计生办 08 规划建设办公室 规划建设办 09 社会事务办公室,统侨办, 社事办 10 综治办公室,应急办, 综治办 11 农业办公室 农办 12 经贸办公室,外经办, 经贸办 13 第三产业办公室 三产办 14 财政所,结算中心, 财政所 15 审计办公室 审计办 16 工 委 会 工会 17 共 青 团 团委 18 72 机 构 名 称 机构简称 机构代号 妇 女 联 合 会 妇联 19 流动人口管理办公室 流管办 20 信访办公室 信访办 21 统计办公室 统计办 22 73 附录2: 东升镇下属单位全宗号分配表,一, 单位名称 全宗号 单位名称 全宗号 裕民社区 134.01 裕民小学 134.19 同乐社区 134.02 同乐小学 134.20 高沙社区 134.03 高沙小学 134.21 兆龙社区 134.04 兆龙小学 134.22 东升社区 134.05 东升小学 134.23 同茂社区 134.06 同茂小学 134.24 利生社区 134.07 利生小学 134.25 东城社区 134.08 益隆小学 134.26 益隆村 134.09 新胜小学 134.27 新胜村 134.10 胜龙小学 134.28 胜龙村 134.11 太平小学 134.29 太平村 134.12 坦背小学 134.30 坦背村 134.13 东升镇中心幼儿园 134.31 白鲤村 134.14 华盛学校 134.32 高级中学 134.15 求实学校 134.33 东升初级中学 134.16 桦珑学校 134.34 旭日中学 134.17 丽景学校 134(35 东方小学 134.18 备注:东升镇初级中学合并到东升镇高级中学。 74 东升镇下属单位全宗号分配表,二, 单位名称 全宗号 单位名称 全宗号 两新党建办 134.36 物价所 134.37 水利所 134.38 农业服务中心 134.39 畜牧兽医站 134.40 宣传文化中心 134.41 投资服务中心 134.42 计生服务所 134.43 东升医院 134.44 坦背医院 134.45 建设发展总公司 134.46 镇属资产经营有限公司 134.47 投资管理公司 134.48 污水处理公司 134.49 花木交易有限公司 134.50 75 附录3: 中山市镇区武装部档案管理制度 第一条 为加强我市镇区武装部档案管理工作～促进武装部档案规范化管理～根据有关规定～结合本市实际～制定本制度。 第二条 武装部档案包括武装部在开展征兵、预备役部队和基层民兵组织建设、国防教育、武器弹药的管理和应急抢险的组织管理等工作～以及协同有关部门开展复退军人接待安臵和综治工作过程中形成的文书档案、声像档案、实物档案等～文书类材料归档范围按照《镇区武装部文书档案保管期限表》,附件1,执行～声像、实物类材料归档范围参照各镇区同类档案有关规定执行。 第三条 镇区武装部档案是镇区机关档案的重要组成部分～其文书类材料以二级类目归入所在镇区全宗的文书档案～声像、实物等材料归入所在镇区声像、实物档案。 第四条 镇区武装部档案人员应在中山军分区档案部门和镇区档案部门的监督指导下及时将办理完毕的文件材料收集、整理、归档。 第五条 归档要求: 一、归档的文件材料必须齐全完整～规范、系统。应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料～均应齐全、完整。 二、归档的文件材料原则上应该是原件～必须字迹清楚工整～纸张及文件格式符合国家要求～避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。 三、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目～使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写～也可进行打印,档案目录应当打印,备考表和档案目录 76 一律使用A4规格纸张。 四、应归档的电子文件～应按照有关规定及时整理归档移交。 第七条 镇区武装部文件材料可随时归档～也可在年度终了后归档～但必须在次年上半年完成归档工作。 第八条 文书档案材料的整理方法和步骤 镇区武装部文书档案材料采用单件归档整理方法～以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒。归档时应遵循文件的自然形成规律～保持文件的原貌和完整～准确判断文件的保管期限～适合新技术应用的需要～便于保管和利用。 一、“件”的确定: 一般文件一份,包括正本与定稿、正件与附件,为一件～会议记录、报表、名册、图册、书刊等一册,本,为一件。每“件”均单独对有效页面编连续页码～正面编于右上角～背面编于左上角～文件本身有正确页码的可不用再编。提倡用打码机来给文件编页码。 二、“件”的装订: 每“件”单独装订～以A4大小为标准～向左和向下取齐～大张的文件要折叠～残破的文件要修补裱糊～并去除易生锈的金属物。可采用白乳胶将文件左上角粘贴在一起～文件较厚时可用棉线按“三孔一线”方法装订。 三、“件”的排序: 按“年度——保管期限”小流水号排列。 1、分年度:年度一般为文件的形成年度。 2、分期限:根据文件的内容按规定分为永久、30年、10年三种保管期限。 3、排序:对同一年度内属于同一保管期限的文件按时间顺序进行排列。为便于利用尽量将同一事由的文件排列在一起。 77 四、编号: 编号模式为:类别号，保管期限代号，年度，件号。 类别号:由大类代字，机构代号组成～大类代字为“A”～机构代码参见各镇区《文书档案机构代码表》; 保管期限代号:永久1、30年4、10年5; 件号:同一保管期限年度内“件”的顺序编号～每一保管期限每个年度的文件均从“1”开始编件号～不允许出现重复的件号。 例:A 07 / 1/2008/ 1 件号,第1件, 年度 保管期限代号,永久, 机构代号,武装部, 大类代字,文书档案, 五、盖档号章并填写各项目: 档号章的位臵一般盖在文件首页左上方空白处～文件首页没有盖章位臵的可加装A4纸封面。档号章样式如下图所示: 全宗号 类 别 期 限 年 度 件 号 页 数 六、录入中山市电子档案馆系统并编制《归档文件目录》: 首先将归档文件的档号、文号、责任者、题名、日期等项目输入中山市电子档案馆系统～然后按《归档文件目录》的格式,见附表2,将其打印四份～三份用于制作档案目录～一份装入档案盒。《归档文件目录》的主要著录项目包括:全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等～本部门发文要求上传电子文件全文,密级文件不上传,。 78 七、制作档案目录: 装订方法:一个年度的归档文件目录集中装订成一本～册内按保管期限分别排列～不同保管期限之间用彩色纸隔开～方便手工检索时区分。 档案目录封面和背脊均需制作标签～其样式见附表3。 《档案目录》要求制作一式三份～一份由武装部门保存～其余随档案一起移交给镇档案馆,室,。 八、装盒、排架: 将完成上述整理步骤的归档文件及相应归档文件目录装入档案盒～目录在前～文件在后～文件按件号顺序摆放～并填写档案盒背脊、盒内备考表。背脊样式见附表4～其主要项目有全宗号、类别、期限、年度、起止件号。 在装盒时～要求每一个档案盒只能装同一年度同一保管期限的归档文件～即类别、期限、年度三个项目所填内容均只能唯一。 填写备考表:备考表臵于盒内文件之后～项目包括盒内文件材料情况说明、整理人、检查人和日期,格式见附表5,。盒内文件情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 排架:先按年度排列～年度内再按保管期限的长短排列。 第九条 声像、实物类档案材料的整理参见各镇区声像、实物档案的整理方法。 第十条 移交 文书档案整理完毕后在武装部门保存3年,从文件形成的次年1月1日算起,～保存期满后3个月内移交镇档案馆,室,保存～并办理交接手续。 声像、实物档案初步整理后～根据所在镇区有关规定定期,按季度或年,移交镇档案馆,室,～并办理交接手续。 79 附表1: 中山市镇区武装部文书档案保管期限表 保管 备类目 归 档 范 围 期限 注 1.本部门计划、总结、统计材料、会议记录等 1.1年度和年度以上的工作计划、总结、综合统计表及重要会议 记录、职能工作总结等 永久 1.2年度以下工作计划、总结、统计材料及一般性活动总结 10年 2、政治和基层建设工作 一、日常管理 2.1上级文件、规定、意见、计划、领导讲话、辅导材料等 10年 2.2本部门政治教育和考核成绩登记、 “四课”材料、经验总30年 结，典型材料等 2.3基层建设规划、检查验收通报、表彰奖励、情况登记等材料 30年 3、其他材料如兵员动员预案、抢险救灾预案、处突维稳预案、 支前保障预案等 30年 1. 本级新兵入伍花名册，征兵工作总结。 永久 2、上级征兵实施计划，宣传提纲 10年 3、本级征兵实施计划、兵役登记通告、适龄青年登记花名册、 统计表 30年 二、兵役工作 4、预征对象花名册、统计表 30年 5、体检人员和体检、政审合格人员名单， 30年 6、有关征兵工作会议材料(方案、领导讲话、新兵发言) 30年 7、本级征兵工作简报、情况放映， 10年 1、民兵建制序列表，基干民兵花名册 永久 2、民兵整组 2.1上级整组实施方案，领导讲话， 10年 2.2本级计划安排，民兵干部任职命令，基干民兵点验程序， 30年 2.3基干民兵集合点验大会材料 30年 2.4先进单位和个人表彰奖励通报，整组报表和总结。 30年 三、民兵、预 3、军事训练 备役管理工作 3.1军事训练的通知、计划、配档等材料， 30年 3.2参训人员花名册、成绩登记表、表彰奖励登记，训练情况通 报和训练情况总结等。 30年 4、战备执勤工作 4.1上级战备指示和形势战备教育计划 10年 4.2战备方案、战备工作总结和表彰通报等 30年 4.3战备执勤、节假日战备值班情况记录 10年 1、退伍军人花名册、地方与军事专业对口预备役人员花名册、 四、退伍、转转业军官预备役人员花名册册 30年 业军人工作 2、预编人员花名、动员潜力统计表 30年 80 附表2:归档文件目录 归 档 文 件 目 录 全宗号: 类别: 期限: 年度: 件文日页备 责任者 题 名 号 号 期 数 注 附表3:《档案目录》封面和背脊标签 全宗号 类 别 ××镇武装部文书档案目录 全宗号 类 别 期 限 期 限 年 度 年 度 81 附表4:档案盒背脊式样 全宗号 类 别 期 限 年 度 起止件号 / 82 附表5:备考表式样 归档文件备考表 盒内文件情况说明: 整理人: 检查人: 日 期: ?《关于印发<中山市镇区武装部档案管理制度>的通知》,中档„2010?42号～广东省中山军分区、中山市档案局2010年11月16日联合印发, 83 附录4: 村,居,委会文件材料归档范围与类别设置 一、行政村文件材料基本归档范围 1、村级组织建设:基层党组织、村民委员会、共青团、妇联、民兵等组织在换届选举、组织建设、工作会议、组织活动、工作请示和报告等各项工作中形成的文件材料及组织名册、人员登记表等。 2、村民自治:村民会议和村民代表会议文件材料,民主选举、民主决策、民主管理、民主监督活动中形成的文件材料。 3、村级事务管理:村级计划统计、农民家庭情况调查、计划生育、农村新型合作医疗、社会保障、人口户籍管理、优抚救济、综合治理、民事调解、治安保卫、防疫检疫、抗灾救灾、老龄、助残、宗教事务、退耕还林还草、农村实用人才培养、农村人力资源开发、农民工权益保障等村级事务工作形成的材料。 4、村级资产债务管理:村级财务会计文件材料,村集体土地征用、租赁合同文件,土地、池塘、滩涂、码头等集体资源分配承包合同、方案、台帐、表册等资料,村集体资产、债务、权益分配等文件材料,乡村债务清理化解、农村合作基金等文件材料。 5、农业生产经营活动:村级农业生产规划、实施、统计,农产品生产、销售活动,林牧渔种养殖业产业经营,动植物疫病防治,现代农业、特色农业、农业科技等文件材料。 6、基础设施建设:村级道路、水电、通信、能源、环保、池塘、码头、开发区等公用设施和大型工程建设文件材料,农业生产发展重点工程项目文件材料,村镇集体规划和村级学校、医院等村级集体房屋建设文件材料,村民集体住宅、宅基地文件材料,建筑设施拆除、村容整治文件材料等。 84 7、村办单位管理:村集体参股的股份制企业产权权属文件材料、企业利润上缴分配等文件材料,招商引资文件材料,村级幼儿园、学校、医院、养老院等机构管理文件材料。 8、村级文化建设:村级文化活动设施设备,村级图书、资料、信息、网络等文化资源建设,文明村组、文明家庭建设,村级文艺团体、民间艺人、民俗民乐、地方戏曲或曲艺资料,村规民约,家谱族谱,村级重大文化活动,农村历史文化遗产、非物质文化遗产的记录、保护与开发文件材料等。 9、村级历史沿革:村行政区划调整、名称变更、村组撤并文件材料,村级历史沿革、大事记、村史文件材料,村级历史名人、文化名人、历任领导文件材料,村级重要史实、重大事件记录文件材料。 10、上级机关文件:上级机关对本村制发的文件材料,需要本村执行的普发性文件材料。 11、其他:村级工作中形成的照片、声像资料、实物以及其他有保存价值的文件材料。 二、行政村档案类别设置(居委会参照设置) 行政村档案实行综合管理～可以设臵如下10个大类。 A、文书档案，包括: ,1,组织建设 ,2,村民自治 ,3,事务管理 ,4,经济建设 ,5,文化建设 ,6,村办单位,学校、幼儿园等,管理 B、基建档案 C、设备档案 D、会计档案，包括: ,1,报表 ,2,账簿 ,3,凭证 ,4,其他 85 E、人员档案，包括: ,1,党员个人 ,2,农村专业户 ,3,农户 注:此类为村级档案新增类别。 F、声像档案，包括: F1、录像 F2、录音 F3、照片 F4、其他 注:此类档案从2009年起按新方法整理。 G、婚姻档案 H、土地管理档案 J、实物档案，包括: 奖杯、奖牌、锦旗、纪念品、字画等 注:村级实物档案可不设属类～每年的实物都从“1”开始编流水件号～ 编号结构模式为:大类代字，年度，件号 M、户籍人口档案 86 三、村委会档案保管期限与类目设置表(居委会参照编制) 门类目 保管归档范围 类 名称 期限 1(上级有关基层党组织建设、宣传、教育等工作的文件材料 30年 2(村党支部各项工作会议记录、民主生活会记录 永久 3(村党支部成立、换届选举的报告、批复等文件材料 永久 4(党组织统计年报、党、团员名册 永久 5(党内干部、共青团干部、妇女干部的任免的文件材料 永久 6(党内表彰的文件材料 6(1省级以上的,含省级, 永久 6(2省级以下的 30年 一、组织7(党内处分的文件材料 30年 建设 8(党建工作计划、总结～专题报告、典型调查材料 永久 9(党员学习、教育、民主评议等活动的文件材料 30年 文 10(党、团组织关系介绍信及存根 30年 书 11(发展新党员的计划、积极分子考察材料 30年 档 12(纪检监察、党风廉政建设方面的文件材料 30年 案 13(共青团、妇女组织在各项组织建设活动中形成的文件材料 30年 , 14(其他应归档的文件材料 永久或代30年 字1(上级有关村民自治方面的方针政策性文件材料 30年 A 2(本村经济和社会发展规划与年度工作计划、总结 30年 3(村民自治工作的专题报告、经验材料 永久 4(村民会议、村民代表会议、村委会及其下属的各委员会的会议 记录 永久 5(村民会议、村民代表会议、村委会及其下属的各委员会成员名 二、村 单、分工、岗位职责等基本情况登记表 30年 民自治 6(村民自治章程、村规民约、各种制度和办事程序等 30年 7(村委会换届选举的材料～包括村民选举委员会成员名单、选民 名单、选民登记表、村民小组长、村民代表组成人员名册、候选 人提名情况汇总表、正式候选人名单、选举结果报告表、选举期 间的各类公告、样票、选举记录等 永久 87 8(向有关部门反映村民的意见、要求和建议及反馈意见 30年 9(在农村区划调整、名称变更、撤乡并镇以及村组合并、撤销等 过程中形成的文件材料 永久 10(本村获得的各种表彰及荣誉称号的文件材料 10(1 省级以上,含省级, 永久 10(2 省级以下 30年 永久或11(其他应归档的文件材料 30年 1(村级计划统计～包括有关思想政治教育、科普宣传、培训、全民健身、精神文明建设、社会公德教育、创建文明活动的计划、方案、活动记录、总结、专题报告、统计表、典型经验材料等 2(农民家庭情况调查～包括家庭人员信息、技能与就业生活、外出务工等相关情况 3(计划生育～包括本村计划生育工作目标管理责任书、计生家庭奖励、扶助对象花名册、领取《独生子女父母光荣证》花名册～生育、节育、人流育龄妇女名单～流出、流入育龄人口情况统计表 4(农村新型合作医疗～包括新型农村合作医疗参保档案～包括个人参保名册、困难群众补助名单、困难群众补助批复、申请表及附件材料 5(社会保障～包括养老保险、最低生活保障等各类社保项目参保永久 三、事 人员花名册、保险手册领取花名册、参保人员增减花名册～参保或 务管理 人员有关审批与申报材料 30年 6(人口户籍管理～包括村民户籍管理、流动人口情况、登记表、名册、统计表 7(优抚救济、抗灾救灾～包括有关受助对象登记名册、物资发放记录等 8(老龄、助残～包括敬老、助残服务中有关政府与社会福利事业的相关文件材料 9(宗教事务～包括宗教组织与从业人员、场所、信众以及宗教活动等相关文件材料 10(农村实用人才、劳动力培养～包括培训项目学员基本情况登记表、花名册～考核及证书材料 11(社会治安、综合治理～包括人民调解、安臵帮教有关工作报告、治安巡逻工作登记簿等 88 1(上级有关农、林、牧、副、渔业等农村、农业工作的方针、政策及法规性文件材料 2(农业生产经营～包括村级农业生产规划、实施、统计,农产品生产、销售活动,林牧渔种养殖业产业经营,动植物疫病防治,现代农业、特色农业、农业科技等文件材料 3(农产品生产技术～包括有关农机、农技管理方面的文件材料～有关优良新品种,系,选繁育、加工、产业化养殖经营、技术指 标、收成效益统计等文件材料 4(本村有关招商引资、全民创业、民营经济管理方面的文件材料 四、经济5(农民负担方案审批表、农民承担税费及劳务归户计算表、税费 建设 归户方案、汇总表等文件材料 永久6(财务管理～包括水电费收缴、退耕还林,草,补助、误工补贴或 等各项费用、收费分配、集体提留、资产承包、筹资使用、债权30年 债务等方面形成的文件材料～一般有现金收支公布表、银行存款收支公布表、资产负债表、收益分配表、收支明细公布表、干部报酬情况公布表、应收款项公布表、应收企业上交款公布表、应付款项公布表、固定资产明细公布表、工程建设项目公布表、股 份分红公布表等 1(文化设施～包括村级文化活动设施设备, 2(文化资源～包括村级图书、资料、信息、网络等文化资源建设, 3(创建活动～包括文明村组、文明家庭建设, 4(村级文艺团体、民间艺人、民俗民乐、地方戏曲或曲艺资料, 永久5(村规民约,家谱族谱,村级重大文化活动, 五、文化 或 6(文化遗产、非物质文化遗产的记录、保护与开发文件材料等 建设 30年 7(农村历史名人、文化名人、历任领导文件材料 8(本村的重要史事、重大事件记录,村演变史、基本概况、村史,志,及大事记、组织沿革等 1(村办集体企业、村集体参股的股份制企业产权权属文件材料、 永久六、村办2(村办集体企业利润上缴分配等文件材料, 或 单位管理 3(村办集体企业事业单位招商引资文件材料, 30年 4(村级幼儿园、学校、医院、养老院等机构管理文件材料。 89 1(村级道村域范围内有关基础设施项目从工程筹建立项到勘察设计、施工、 路、水电、监理到竣工验收整个过程中形成的文件材料～包括: 通信、能1(可行性研究报告、项目申请、批复、基建计划、投资计划 源、环保、2(设计任务书、计划任务书 卫生、水3(勘察测量有关材料、报告 库、池塘、4(设计文件、计算书及施工图 渔港码5(占用土地文件 头、开发6(承、发包合同、协议、投招标文件 区等公用7(施工执照、建筑许可证、规划许可证 设施和大8(水、暖、电、煤气供应协议书 建型工程, 9(开工报告、图纸会审纪要 设2(农业生10(原材料及物件出厂证明、质量鉴定 项 产发展重11(建筑材料试验报告 目点工程项12(设计变更、材料代用核定审批 档目, 13(隐蔽工程验收记录 永久案 3(村镇集14(工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报或 ,体规划和告 30年 代村级学15(分项、分部、单位工程质量检查、评定 字 校、医院16(交工验收记录 B 等村级集17(施工记录、施工日志 体房屋, 18(设备、管线安装记录 4(村民集19(电器、仪表安装记录 体住宅、宅20(竣工报告、竣工图 基地建房, 21(工程质量评定材料 5(建筑设22(竣工验收会议有关材料 施拆除、村23(工程维修、改、扩建材料 容整治等。 设 备设备档报废 村办公设备及文化娱乐设施设备从申请购买、安装调试、到报废过程中形案后保,成的文件材料及使用,操作,说明书等随机材料 管3-5代 字年 C 90 1(年度财务报告,包括文字分析材料, 永久 财务 2(月、季度财务报告,包括文字分析材料, 5年 报告,D1, 25年 1(现金日记账 25年 2(银行存款日记账 15年 会账簿,D2, 3(总账 15年 计4(明细账 报废后档5(固定资产明细账 保管5案 年 , 代凭证,D3, 1(原始、记账凭证 15年 字 D 1(会计移交清册 永久 2(会计档案保管清册 永久 其他,D4, 3(会计档案销毁清册 永久 4(银行余额调节表、对账单 长期 5、工程承包建设,施工,合同、中介结算审核报告书等 长期 1(基本情况类～包括党员姓名、性别、出生年月、入党时间、学 历、个人 简历 个人简历下载免费下载简历模版总经理简历下载资料员简历下载资料员简历下载 、家庭主要成员基本情况等。 2(组织发展类～包括入党申请书、入党志愿书、入党积极分子培 养考察表、转正申请书、支部会议讨论记录、综合政审材料、自 传～纳新转正公示等～要求有原始材料。 人 3(参与活动类～包括参加“三个代表”学习教育活动材料,参加员党员先进性教育活动材料、参加各类学习培训材料、当选各级党档党员个人代会、人代会代表和政协委员及参与其它政治活动的资料。 永久 案,E1, 4(奖励惩戒类～包括各级组织授予的劳动模范、优秀共产党员、,文明示范户等荣誉称号审批表、先进事迹材料、文件或证件复印代件,以及党员违犯党纪、法律所受的党纪处分决定、查证核实报字 告、上级批复及相关文件复印件,取消预备党员资格的组织意见～E 延长预备期的有关材料。 5(其它材料类～包括党员入伍、复员退伍等资料、党员流出流入 情况及反映党员流动期间表现的资料、党内任职文件及其它材料。 91 从事粮食作物、经济作物、园艺作物和畜牧、家禽、水产等农产品种植、养殖和加工营销的具有一定规模的农户。由村档案室建立一户一档～归档内容包括: 1(家政事务～包括专业户参加各种会议,各级党代会、人代会、政协会或专业学会、协会等,的文件材料,获得上级表彰奖励、各种荣誉称号的文件材料,各种报刊杂志、电台、电视台刊登和播发的先进事迹材料、照片、录音带、录像带等,各种权属证明、统计资料、培训材料、学历证书、聘书等,各级领导题词、农村专业永久 各种汇报、接待活动的文件材料等 户,E2, 2(农产品种养～包括种子、品种的引进、培育、推广应用材料,各种农业作物、经济作物、园艺作物等的栽种、田间管理、施肥、病虫草害防治材料～各种畜牧、家禽、水产等的饲养、病虫害防治材料,肥料、饲料、药剂的配方,温度、湿度等气象资料和空气、水质等环境检测材料,各种技术整理资料,各种实物、标本 3(农产品加工～包括农产品采集、储藏、保鲜技术文件材料,农产品深加工和综合利用的配方等工艺技术文件材料,农产品加工质量标准和检验记录材料,各种许可证、合格证等,技术发明、专利申报材料,农产品包装设计、商标注册材料,农产品实物样 永久 品,农产品荣誉证书 4(农产品营销～包括农产品说明书、销售广告、宣传材料,农产品收购、销售的合同、协议,农产品收购、销售的台帐、汇总表,农产品收购、销售的函件 一户一档～收集农村家庭成员基本情况～包括年龄、文化程度、健康状况、个人特长、人口变更、身份证信息、收入来源等～就业现状与意向、外出劳动力就业地点、住房情况～土地调整、宅基地使用、耕地山林草场池塘水面承包～农业生产经营、协议农户,E3, 永久 契据、借贷信用记录、劳动力技能培训、婚姻生育、奖励和优抚、健康体检、参加农村社会保险、医疗保险情况、违规与处罚等文件材料。 92 1(上级党政机关领导、人大代表、政协委员等来本村指导、视察 工作时形成的录像 录像,F1, 永久 2(反映本村历史概貌及重要活动的录像 1(上级党政机关领导、人大代表、政协委员等来本村指导、视察声 工作时形成的录音 像录音,F2, 永久 2(反映本村历史概貌及重要活动的录音 档 案 ,1(上级党政机关领导、人大代表、政协委员等来本村指导、视察代工作时形成的照片 字照片,F3, 2(本村召开重要会议及文化、体育、庆典活动形成的照片 永久 F 3(本村主要领导及著名人物的照片 4(本村概貌、变迁及所属基础设施的照片 其他,F4, 婚 姻 档 案 婚姻状况证明存根,2003年后不再产生, 永久 , 代 字 G 土 地 1、地界划分、土地调入调出材料, 管 2、土地征用、转让有关材料, 理 3、土地承包有关材料, 档 永久 案4、住宅用地合同、用地图及报建材料, ,5、厂房转让合同、协议, 代6、土地、商铺、厂房、鱼塘租赁、承包合同、协议等材料 字 H 93 实 物 1(本村在各项职能活动中获得的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗～ 档永久2(反映本村重大活动、重大事项的各种纪念品、实物 案 或 ,3(领导人或名人的题字和画作 30年 代4(废旧印章等 字 J 户 籍1、人口变动情况统计表、验算表～非农业人口增减情况统计表, 人2、人口出生、死亡、迁入、迁出登记表, 口3、人口迁移证明书及迁移介绍信存根, 档 永久 4、准予入户通知书, 案 5、户籍册, , 6、人口普查相关材料。 代 字 M 94 附录5: 东升镇机关文书档案保管期限表 保管 部门 归 档 范 围 备注 期限 1.镇党代会的文件材料 1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、 总结、决议、决定、纪要、公报、主席团会议记 录等 永久 1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 1.3重要的贺信、贺电～筹备工作、选举过程中形成 的文件～小组会议记录、会议服务机构的计划、 总结等材料 30年 1.4讨论未通过的文件 10年 2.镇党委会议和镇长办公会的纪要、记录、决定、决永久 议、领导讲话 3.以镇党委、镇政府及党政办名义召开的工作会议、 总结会议、专题会议的文件材料 3.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、 总结、决议、决定、纪要 永久 3.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 一4.镇党委、政府与其他机关联合召开会议的文件材料 、4.1本镇主办的 党 4.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、 政 总结、决议、决定、纪要 永久 办 4.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 4.2本镇协办的 4.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、 总结、决议、决定、纪要 30年 4.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 10年 5.本镇承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件 材料 5.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、 议程、名单、主报告,原文及译文,、辅助报告,原 文及译文,～上级领导人贺辞、题词、讲话～会徽 设计、布展方案 永久 5.2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年 5.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录～会议代 表登记表、接待安排 10年 6.本镇举办的重要庆典、仪式、纪念活动～具有影响的重大事件、重大活动以及民族、宗教活动等过程中形成的活永久 动方案、邀请函、参加人员名单、嘉宾签名册、领导、嘉宾讲话、贺信,电,、新闻通稿等材料 95 7.本镇领导出席其他重要会议的讲话稿 7.1市以上党委、人大、政府等召开的会议 永久 7.2上级业务领导、指导机关召开的业务工作会议 30年 7.3本镇各部门召开的各种会议 30年 8.本镇工作人员参加上级领导机关或业务指导机关10年 召开的与本镇职能有关的会议材料 9.总结、计划、统计、调研材料 9.1镇党委、政府以及党政办、政策研究室年度和年 度以上的的总结、计划、统计材料 永久 9.3各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料等 30年 9.2镇党委、政府以及党政办年度以下的总结、计划、 统计材料～一般活动总结、一般问题的调研材料 10年 10(往来文件 10.1本镇关于方针政策性、法规性文件～中长期规划、 纲要等文件材料 永久 10.2本镇领导向市委市政府等汇报工作的文稿 30年 10.3本镇关于法规、政策、重大业务问题的请示与上 级机关的批复、批示 永久 10.4本镇关于基础性业务问题或技术性问题、一般业 一务问题的请示与上级机关的批复、批示 30年 、10.5上级机关、同级机关、下级机关的来函、请示与 党 本镇的复函、批复等文件材料 政 10.5.1法规政策、重大业务问题 永久 办 10.5.2基础性业务问题或技术性问题 30年 10.5.3一般性问题或机关之间征求意见的来往函件 10年 10.6机关联合行文的文件材料 10.6.1 本镇主办的 10.6.1.1涉及政策法规性、重大业务建设内容的 永久 10.6.1.2基础性、技术性、操作性内容的 30年 10.6.2本镇协办的 10.6.2.1涉及政策法规性、重大业务建设内容的 30年 10.6.2.2基础性、技术性、操作性内容的 10年 10.7本镇转发上级机关法规和重要业务文件 10.7.1本镇有具体贯彻意见、要求的 永久 10.7.2本镇无贯彻意见的 30年 10.8机构编制干部人事工作 10.8.1上级机关制发的关于本镇机构设臵、领导人任 免、人员编制等文件材料 永久 10.8.2本镇内部机构设臵、撤并、名称更改、组织简 则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久 10.8.3本镇人事任免文件 永久 10.8.4本镇人事工作制度、规定、办法等文件 30年 10.8.5成立临时机构的文件 10.8.5.1经上级党委、政府批准或同意、由镇牵头成 96 立跨镇、部门临时机构的通知 30年 10.8.5.2本镇内部开展专项工作设立临时工作机构 的通知 10年 10.8.5.3本镇参加由其他机关牵头成立的临时机构、 临时组织的通知 10年 10.9表彰文件 10.9.1上级部门关于表彰本镇单位、个人的文件材料 永久 10.9.2以镇党委、政府名义的表彰、奖励文件 永久 10.9.3以镇党政办名义的表彰、奖励文件 30年 10.10下属及双管单位报送的文件材料 10.10.1年度人口统计报表 永久 10.10.2重大业务问题的专题报告 30年 10.10.3年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年 11.政务公开 11.1本镇政务公开实施方案、监督材料 永久 11.2本镇编制的政务公开指南、政务公开内容目录等 永久 11.3本镇制定的政务公开评议考核工作制度、标准或 接受评议考核过程中形成的材料 30年 11.4本镇召开的新闻发布会、信息通报会、听证会、 民主评议会等形成的通稿、记录等材料 10年 一12.承办督办 、 12.1上级机关批转本镇直接承办的工作形成的文件材料 永久 党 12.2本镇在协调办理党委、政府督办事项、人大建议、 政 政协提案形成的文件材料 办 12.2.1有上级机关领导人批示的重要督办结论 永久 12.2.2人大议案、政协提案的督办情况 本镇主办的 永久 本镇协办的 30年 12.2.3一般性事项、无明确处理结果的 10年 12.3本镇对下级机关工作进行督办过程中形成的督 办通知、要求等材料 10年 13.本镇编写的文件材料 13.1大事记、组织机构沿革、年鉴等 永久 13.2编印或出版的各种杂志、刊物、信息、年鉴及其定稿 永久 13.3反映本镇各方面工作情况和问题的综合简报、情 况反映、工作信息等 30年 13.4专题性简报、专项工作简报 10年 14.检查、视察 14.1市及市级以上领导检查、视察、调研本镇区重要工作、 解决重大问题时形成的通知、方案、讲话、记录等 永久 14.2市领导一般性检查视察时形成的文件材料 30年 14.3本镇工作汇报材料 30年 14.4本镇对下级机关或有关部门进行工作检查时形 成的意见、建议、讲话、备忘录 永久 97 15.行政执法、诉讼 15.1本镇在实施行政处罚、处分及行政复议等工作中 形成的文件材料 15.1.1处理结果为警告,不含,以上的 永久 15.1.2处理结果为警告的 30年 15.2本镇在国家赔偿工作中形成的所有材料 永久 15.3本镇与有关机关开展的执法检查活动中形成的 情况汇总、通报～整改通知书等 永久 15.4本镇在法律诉讼中形成的相关文件 重要的 永久 一般的 30年 16.外事、接待工作 一16.1本镇领导出国或出境访问考察、参加国际会议～ 、 接待来访发表的公报～签订的协议、协定、备忘 党 录～重要会谈记录、纪要等 永久 政 16.2本镇工作人员出国审批手续、执行日程、考察报 办 告、一般性会谈记录 30年 16.3本镇与兄弟县、镇缔结友好的协议等 永久 16.4本镇接待工作计划、方案 16.4.1省及省以上领导对本镇工作进行检查、视察的 永久 16.4.2市领导对本镇工作进行检查视察的接待计划、方案 30年 16.4.3兄弟单位对口接待的 10年 17.文秘工作 17.1本镇制订的完善机关内部管理的规章制度 30年 17.2本镇公文处理、机要、档案等工作形成的记录本 10年 17.3本镇综合办文部门关于秘书、保密、档案等工作 年度以上的计划、总结、统计材料 10年 17.4本镇信息化、办公自动化工作规划、方案等文件材料 30年 18.其他应归档材料 18.1责任书、日常工作证明等 10年 18.2其他材料 重要的 30年 一般的 10年 1.本镇纪检监察计划、总结、统计材料等 1.1年度和年度以上的工作计划、总结、统计表及重 要职能工作总结等 永久 二监 1.2年度以下工作计划、总结、统计材料及一般性活动总结 10年 、 2.本镇纪检监察工作意见 永久 察 纪 3.本镇纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 室 检 3.1处理结果为警告,不含,以上的 永久 3.2处理结果为警告,含,的 30年 3.3无处理结果的 10年 98 4.对本镇党员、干部进行党风廉政教育、预防渎职、30年 失职事件发生所形成的规章制度等文件材料 5.下级机关处理违法违纪案件的备案材料 10年 6.本镇行政效能测评、行风评议过程中形成的材料 10年 7.本镇纪检监察工作中形成的其他材料 10年 1.镇人民代表大会的文件材料 1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总 结、决议、决定、纪要、公报、主席团会议记录等 永久 1.2大会发言～人大代表建议和意见、人大议案及答 复～简报、快报 永久 1.3重要的贺信、贺电～筹备工作、选举过程中形成 三的文件～小组会议记录、会议服务机构的计划、 、总结等文件材料 30年 人1.4讨论未通过的文件 10年 大 2.总结、计划、统计、调研材料 办 2.1镇人大常委会、人大办年度和年度以上的总结、 计划、统计材料 永久 2.2镇人大常委会、人大办各种专项职能工作的计划、 总结、方案、调研材料等 30年 2.3镇人大常委会、人大办年度以下的总结、计划、 统计材料～一般活动总结、一般问题的调研材料 10年 1.总结、计划、统计、调研材料 永久 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 四30年 1.2各种专项工作的计划、总结、方案、调研材料 、 1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总宣10年 结、一般问题的调研材料 传 办 永久 2.制定的宣传教育学习及精神文明建设规划和建议 30年 3.组织召开的镇宣传工作会议材料 30年 4.组织开展的重要文体活动文件材料 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久五1.2各种专项工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 、1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 组结、一般问题的调研材料 10年 织 人2.本镇人事工作制度、规定、办法等文件 30年 事3.关于职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留 办 职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久 4.关于人事考核、职称评审工作文件材料 永久 5.职工调动的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久 6.党员、职工名册和年度报表 永久 7.党组织建设工作、入党发展对象的选拔、培训、考 察、吸纳等工作形成的文件材料 永久 8.批准加入党组织的文件材料 永久 99 9.组织和承办对党员的管理、培训、考察～对党员进 行党性、党风、党纪教育～形成的文件材料 30年 10.制定的党建责任制文件材料 30年 11.党费收缴和管理工作形成的文件材料 30年 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 1.2各种专项工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 六 、结、一般问题的调研材料 10年 教2.制定的本镇教育、科学、文化、广播电视、卫生、 科体育等事业的发展规划、政策、规定等文件材料 永久 文 3.教职工编制、资质、名册等 永久 卫 办 4.教育年度统计报表 永久 4.1镇教办汇总上报的统计报表 永久 4.2各学校上报的工作总结、原始统计报表 10年 5.组织召开的相关专项工作会议材料 30年 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 1.2各种专项工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 七结、一般问题的调研材料 10年 、 2.对预备役部队和基层民兵管理、培训等形成的文件材料 30年 武 装3.征兵工作材料 部 3.1村,居,建议新兵名单、新兵简介 10年 3.2征兵工作总结和新兵名册 永久 3.3新兵欢送大会材料,方案、领导讲话、新兵发言, 30年 3.4征兵工作简报、情况放映 10年 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 八1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 、 结、一般问题的调研材料 10年 计 生2.制定的本镇人口和计生工作的相关政策、规定等文件 永久 办 3.各类计划生育情况审批表 永久 4.组织召开的相关专项工作会议材料 30年 5.计划生育工作的基本信息登记表、手册等 10年 1.总结、计划、统计、调研材料 九1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 、1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 规 1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 划 建结、一般问题的调研材料 10年 设2.制定的本镇的镇、村建设规划和相关规定等材料 永久办 3.组织召开的规划建设工作方面的会议材料 30年 100 4.办理各类规划建设手续的审批、审查、核准、备案 工作制度、办事指南、办理流程等 30年 5.各类招投标工作中形成的文件 30年 6.上级部门对我镇规划建设的审查意见 30年 7.征地、售地、用地等的合同、协议、申请、批复及 征地补偿等材料 永久 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 结、一般问题的调研材料 10年 2.制定的本镇关于拥军优属、复退军人安臵、婚姻登 十 、记、殡葬管理及改革、救灾救济、慈善、助残、农 社村低保、合作医疗、社团管理等社会福利和社会保 会 事障工作的政策、规定等文件材料 永久 务 3.复退军人介绍信、名册、登记审核表等 永久 办 ,4.组织召开的相关工作会议材料 30年 统5.村、社区换届选举工作中形成的文件材料 30年 侨 办6.在救灾救济等工作中形成的审批表、申请表等文件材料 10年 , 7.统侨工作 7.1著名人士、华侨、港澳台同胞到本镇区考察访问 形成的材料 永久 7.2与各民主党派和无党派人士联络工作形成的材料 10年 7.3对华侨、港澳台同胞捐赠款物的审核监督工作 30年 7.4统侨工作中形成的各种报表、统计表 30年 1.总结、计划、统计、调研材料 永久 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材 30年 料以及重大民事纠纷的调处材料 十 1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总结、一10年 一般问题的调研材料以及一般民事纠纷的调处材料 、 2.制定的本镇维护稳定和社会治安综合管理工作的相综 永久 治关政策、规定等文件材料 办30年 3.组织召开的相关专项工作会议材料 , 4.应急工作 应 30年 急4.1本镇制定的应急预案 办 4.2本镇在处理突发事件过程中形成的文件材料 , 永久 4.2.1事件对社会公众产生较大影响的 30年 4.2.2事件的影响较小 4.3 本镇在参与多部门联合开展的专项工作中形成 30年 的文件材料 101 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 十1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 二1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 、 结、一般问题的调研材料 10年 农 2.制定的本镇农业、林业、渔业、畜牧业等事业的发 办 展规划、政策、规定等文件材料 永久 3.组织召开的相关专项工作会议材料 30年 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作的总结、计划、统计材料 永久 1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 十 三1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 、结、一般问题的调研材料 10年 经2.制定的本镇经济贸易发展规划 永久 贸 办(3.本镇制定的招商引资相关政策、规定等文件 永久 外4.组织召开的经贸工作会议材料 30年 经5.企业管理相关文件 办) 5.1重要的,如企业办证申报等, 永久 5.2一般的,如技术监督、质量监督、海关申报等, 10年 6.各种重要合同、房地产和使用权管理等文件材料 永久 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作的总结、计划、统计材料 永久十1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 四1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 、 三结、一般问题的调研材料 10年 产2.制定的本镇服务业发展规划 30年 办 3.本镇制定的服务业相关政策、规定等文件 永久 4.组织举办脆肉鲩文化美食节活动相关材料 永久 102 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 结、一般问题的调研材料 10年 2.本镇财政预算 30年 3.本镇财务工作制度、规定 30年 4.本镇财务收支情况报告 永久 十5.本镇财务、审计、物价工作年度总结、财务分析报告 永久 五6.上级部门下达、追加财政经费的通知 10年 、 7.上级下发的关于财务、统计、基建、房管、车辆、 财 政固定资产管理等政策、法规性文件 10年 所(8.镇政府物资,办公设备及用品、机动车等,采购计 结划、审批手续、招标投标、购臵等文件材料～机动车 算调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年 中 心9.镇政府国有资产管理,登记、统计、核查清算、交 ) 接等,文件材料 9.1房产、车辆等价值较大的 永久 9.2办公用品等低值易耗品 10年 10.镇政府与有关单位签订的合同、协定、协议、议 定书等 10.1固定资产投资、数额较大、有特殊意义的 永久 10.2一般性活动、数额较小的 10年 11.镇政府房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久十1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 六 1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 、 审结、一般问题的调研材料 10年 计2.镇、村,居,委、下属单位财务审计报告 永久 办 3.镇、村,居,委、下属单位领导离任审计报告 永久 4.镇、村,居,委、下属单位领导中期审计报告 30年 103 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 10年 结、一般问题的调研材料 永久 2.工会组织工作报告、总结～换届选举结果 永久 3.工会会员名册 十永久 4.批准成立、加入工会组织的文件材料 七30年 、5.职工代表大会的全套材料 工永久 6.工会年度工作计划、总结 会 7.工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形 永久 成的文件材料 30年 8.工会会费的收缴、管理工作形成的文件材料 10年 9.工会组织职工联谊活动形成的材料 10年 10.职工之家情况汇报、总结、验收 10年 11.组织劳动竞赛过程中形成的材料 10年 12.特困职工调查报告、调查表 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 十1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 八结、一般问题的调研材料 10年 、 2.共青团组织换届、改选、发展等工作形成的文件材料 永久 团 3.共青团组织培训、开展活动等文件材料 委 重要的 30年 一般的 10年 4.团员名册、志愿者名册 永久 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 十结、一般问题的调研材料 10年 九2.本镇妇委会换届、改选等工作形成的文件材料 永久 、 3.本镇妇联开展各种专项工作的文件材料 妇 重要的 30年 联 一般的 10年 4.本镇妇女组织在保障、维护女干部,职工,、儿童 的合法权益方面形成的材料 10年 5.各类审批表、申请表 10年 104 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 二 十1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 、结、一般问题的调研材料 10年 流2.流动人口积分制管理资料 30年 管 办3(流动人口和出租屋管理资料 30年 4(流动人口信息登记资料,办理居住证、登记流动 人口信息, 30年 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 二1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 十结、一般问题的调研材料 10年 一 、2.本镇处理人民来信来访的文件材料 信2.1有领导重要批示和处理结果的 永久 访2.2其他有处理结果的 30年 办 3(本镇处理群众来信来访工作记录摘要 30年 4(指定下级机关上报的、重要的人民来信来访结案 材料 30年 1.总结、计划、统计、调研材料 1.1年度和年度以上的工作总结、计划、统计材料 永久 二 十1.2各种专项职能工作的计划、总结、方案、调研材料 30年 二1.3年度以下的总结、计划、统计材料～一般活动总 、 结、一般问题的调研材料 10年 统 2、人口、工业、农业等各种普查材料 计 办 2.1普查结果、统计表等材料 永久 2.2普查过程中形成的一般性材料 10年 105 106 107 108