文件与档案管理制度

文件与档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 文件与档案管理制度 第一条 为统一、规范文件与档案的管理，保证公司各项工作顺利进行，特制定本制度。 文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全;公司行文要克服官僚主义 第二条 和文牍主义。 第三条 本制度所称文件是指公司公司的文件管理部门为公司综合部，凡涉及公司的文件均需由公司项目经理部统一安排处理。 第五条 公司发文:包括以公司名义发文，以部门名义发文。 文号管理:各部门发文将公文草样上报项目经理部，由项目经理部行政专员登记 第六条 公文编号并进行规范核定，发文文号规范如下: (一)以公司名义发文:鸿升字[ 年] 号，此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文; (二)以财务管理部名义发文:鸿升财字[ 年] 号，此文号用于涉及财务管理部业务的发文; (三)以项目经理名义发文:鸿升项字[ 年] 号，此文号用于涉及综合部业务的发文; (五)以质量管理中心名义发文:鸿升质字[ 年] 号，此文号用于涉及质量管理中心业务的发文; (六)以生产技术部名义发文:鸿升生字[ 年] 号，此文号用于涉及生产技术部业务的发文; (十五)公司文号顺序以年为单位从001号开始; (十六)各部门无须加盖公司章的发文，无须编排文号。 第七条 发文种类: 请示:请上级指示和批准; (一) (二) 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 :向上级领导汇报工作，反映情况; 1 (三)指示:对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则; (四)批复:答复请示事项; (五)通知:传达公司的重要情况以及相关事项，发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级公文，公布应当遵守或周知的事项; (六)决定:对某些问题或者重大行动作出安排; (七)函:平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会有关事项; (八)会议纪要和决议:传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行。 第八条 发文格式: (一)采用A4纸张，竖排; (二)文件抬头:益阳市鸿升装饰设计工程有限公司，红字; (三)文号:加黑宋体小四号字; (四)主送单位及标题:加黑宋体四号字; (五)正文:宋小四号字，1倍半行距; (六)单位印章:红色公司章; (七)日期:加黑宋体四号字，用大写; (八)抄报、抄送、存档:宋体四号字。 第九条 草拟公文应注意以下事项: (一)发文管理程序: (一)发文部门相关人员起草公文; (二)发文部门负责人审阅公文草样在内容上有无偏差，若不通过则返回相 2 关人员修改公文;若通过则上报行政后勤部; (三)行政专员对上报文稿格式、文体、措词进行规范调整、补充修改后，登记公文编号并进行规范核定; (四)综合部审阅公文草样，对公文涉及的政策法规发文采用书面签收方式，行政后勤部行政专员直接将文件交到各部门，与相关部门办理登记、签收手续。 第十二条 公司收文由综合部负责，由综合部的行政专员进行签收、登记: (一)收文处理: 1、公文处理:公司的所有收文必须登记，并注明公文的内容、收到的时间和转移的去向。行政后勤部行政专员将公文登记后，行政后勤部部长审阅，提交总经理审阅、批示，根据总经理的批示进行传阅和下发，传阅人要在公文上签字，外来公文的传阅和下发一律使用复印件，公文原件存档; 2、信函处理:指名收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予以发还;未能认为公务文书的信函，经其收信人本人拆封后如系公务文书，应交回行政后勤部依公文处理; 3、指名部门负责人以上人员的信函，应送其本人，如系公务文书，再交回行政后勤部依公文处理; 3 4、所有公文、信函和包裹的发放均办理登记、签字手续。 (二)收文处理要点:为有利文书处理并达到分层负责目的，经办人应就收文管理程序: (一)行政专员签收上级部门、有关部门来文，登记收文登记表和阅文单; (二)综合部部长审阅外来公文，提出处理建议，提交总经理批阅; (三)总经理批阅相关文件，提出处理意见或 措施 《全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观软件质量保证措施下载工地伤害及预防措施下载关于贯彻落实的具体措施 ; (四)行政专员根据阅文单批示，确定是否需要下发办理，不需下发则将文件立卷归档，需要下发则确定是否转发。若需要转发办理，则根据批示起草公司转发公文，进入发文 流程 快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计 ;若不需要转发，则复印外来公文，通知相关部门签收文件; (五)相关部门负责人签收公文，并阅读、处理外来公文和公司公文，负责办理或组织学习; (六)公文下发后，行政专员确定相关部门的办理时间是否临近或已经超过规定时限，在临近时限时催办文件。对超过规定时限的，要登记核准超限的时间; (七)行政专员将公文立卷归档。 4 第十四条 档案管理:行政专员负责管理公司的档案。各部门可设兼职档案员，负责管理各部门的档案。各部门须对档案进行分类、编号、立卷，确定保管期限和密级，编写档案目录。 第十五条 归档文件的保存期限:文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理: (一)永久保存:1、公司章程; 2、规章制度及公司条例;3、政府机关核准文件;4、不动产所有权证及其他债权凭证;5、工程设计图;6、其他经核定须永久保存的文书; (二)10年保存:1、事业 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 资料;2、客户档案;3、其他经核定须保存10年的文书、资料; (三)5年保存:1、期满或解除之合约;2、其他经核定保存5年的文书、资料; (四)1年保存:无长期保存必要者; (五)财务档案保存期限见《财务会计管理工作制度》。 第十六条 档案的归档及维护管理程序: (一)各部门兼职档案员收集整理日常档案，包括客户档案、财务档案、市场信息档案、员工档案等过程中接收和整理的所有档案资料。并按归档的时间要求将部门的档案资料移交公司行政后勤部; (二)行政专员检查上交的档案材料是否符合归档要求，若档案材料不符合归档要求，则返还相关部门;若档案材料符合归档要求，与归档部门兼职档案员办理移交手续; (三)行政专员将档案分类、编号、立卷及确定保管期限和密级，编写档案目录，并将档案入库上架; (四)行政专员对库存的各类档案资料进行保管维护，按管理规定进行统计、清理、核对，并定期对档案进行鉴定工作; (五)行政专员按规定组织相关部门对到期档案进行销毁鉴定，并编制档案销毁清单，提交行政后勤部部长审核; (六)综合部部长审核档案销毁清单，若不通过则返回行政专员修改，若通过则签字并报请主管副总审批; 5 (七)主管副总审批档案销毁清单，若不通过则返回档行政专员修改，若通过则签字批准，进行档案销毁工作; (八)各部门兼职档案管理员、行政专员、行政后勤部部长共同监督销毁档案并在档案销毁清单上签字。 第十七条 档案文件的借阅、查阅: (一)各部门经办人员因业务需要需借阅、查阅档案时填写借阅/查阅申请单，部门负责人审核，若为非密级档案和声像档案管理:声像档案资料一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、各种光电介质等及文字说明两部分组成，声像档案资料是本公司档案的组成部分，由综合部集中统一管理，声像档案资料种类包括: (一)反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料; (二)各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料; 6 (三)本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料; (四)涉及本公司权益的声像资料; (五)其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料; (六)其它具有保存价值的声像资料。 第十九条 电子文档管理:公司所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存;各部门兼职档案员负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作;借阅电子文档的程序同借阅档案。 第二十条 罚则: (一)各部门兼职档案员登记公文编号并进行规范核定，不按规定登记、编号的，处罚50元; (二)不按本制度第十条规定的发文程序，处罚相关责任人50元。擅自发文并造成不良影响的，根据情节从重处罚; (三)违反本制度第十二条有关规定，按照文件处理期限行政专员不及时进行收文登记和分发的处罚行政专员20元，造成严重影响的，根据情节从重处罚，不及时进行文件归档的，处罚行政专员20元;经办人对内容要点不签拟办意见，处罚经办人50元;按照文件处理期限，经办人在规定的时限内无故未完成相关处理工作，处罚经办人50元，对公司生产经营活动造成不良影响的，视其情节从重处罚; (四)综合部行政专员和各部门兼职档案员，违反本制度第十四条的规定不及时进行文件的归档，处罚责任人20元; (五)综合部行政专员和各部门兼职档案员，不认真进行归档文件的检查，造成文件短少，处理手续有漏洞及文件归档分类不符的，处罚有关责任人50元; (六)未按本制度第十五条规定的保存期限销毁文件的和第十六条规定的销毁的文件未经主管副总批准的，根据给公司造成的损失处罚有关责任人500-1000元，情节严重的应同时给予开除处分; (七)违反本制度第十七条有关规定，借阅、查阅无登记或登记项目不全的处罚各部门兼职档案员50元;归还时检查不认真，造成文件有损毁的处罚各部门兼职档案员50元;超过档案借阅期限不及时归还的，处罚调卷人员50元，调 7 卷人员对于所调案卷有抽换增损现象的，根据情节处罚300-1000元，情节严重的应同时给予开除处分;未经副总批准，将档案借阅给与经办业务有关者，处罚相关责任人100元;未经总经理批准，擅自将公司重要档案借阅出去，处罚相关责任人500-1000元，情节严重造成公司秘密外泄的应同时给予开除处分，查阅档案者随意将档案带出公司的，处罚相关责任人200元，不准阅读的档案及绝密级档案未经董事长批准查阅的，处罚相关责任人1000-3000元，情节严重造成公司秘密外泄的应同时给予开除处分; (八)凡不按规定移交档案材料的责任人和借阅档案不按期归还者，各部门兼职档案员在报知部门负责人，并请示总经理同意后，财务管理部可缓发责任人工资直至档案移交与归还; (九)凡两次违反本制度上述处罚条款的，给予责任人三倍相应罚款;三次以上违反并给其他相关部门工作造成影响的，给予责任人降级或辞退处理; (十)以上各处罚条款，财务管理部在受罚人当月工资中扣除。 第二十一条 第二十二条 本制度有项目经理部负责解释。 本制度由总经理办公会审批后实施。 8