外贸业务员岗位能力分析报告

外贸业务员岗位能力分析报告 一、前言: 通过四个多月的外贸业务员实习工作，我对外贸业务工作有了更深层次的了解。以下是我对外贸业务员岗位能力的分析报告。 二、岗位描述: 外贸业务员是指在进出口业务中，从事寻找客户、贸易磋商、签订 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、组织履约、核销退税、处理争议等进出口业务全过程操作和管理的综合性外贸从业人员。 三、岗位职责: 1.整理报价:针对不同客户询盘，提供相关报价资料。其中，对于出口产品的报价主要包括:产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。所有正式报价单需打印出来，并由经理签字存档。 2.处理样品:制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。收到样品之后，应核对样品尺寸，质量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其生产。另，针对有的工厂的样品费用问题同工厂和客户协商。并针对寄样费用，同客户协商，协商不了的情况下，汇报上级，达成解决之道。寄样需记录相关寄件信息，以便及时追踪和后查。 3.订货(签约):贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。合同需由业务和经理审批，填入“出口合同审核表(订单跟 踪表)”，尽可能将各种预计费用都列明。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。 4.收取订金或信用证:(1)如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证。(2)如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 5.下生产定单:在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。根据订单制定生产 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 单，经过审批后，下达到生产部进行生产。如需要，应同时下条码贴纸的生产单给工厂，此类印刷品应要求工厂提供倍品，并确保扫读OK，以免影响出货。 6.追踪和验货:在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，以便业务人员掌握整个订单的生产进度。一般在交货期前一周，通知公司验货员验货。如客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。每次新产品出货，需有大货样品留底。 7.租船订舱:(1)在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询价，确定本次出运的货代公司。(2)在货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人员根据报来的装箱单，结合合同及信用证货物明细描述，开列出仓通知单。通常在开船一周前可拿到定仓纸。(3)单证储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据。出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。(4)单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱，确认配船和费用后，准备全套报关单据(出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等)寄到货代公司用于报关、出运。(5)在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单(要求在指定日期前将货物运至指定仓库)。 8.报检:国家法定商检产品需拿到商检证书。一般应在发货一周之前拿到商检换证凭单/商检换证凭条。货物经检验合格，附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。 9.申领核销单:单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。 10.出口报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。(1)单证部门拿到核销单后，将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。联系并确认货代公司收到上述单据。(2)公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司，货代公司凭收到的商检换证凭单，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。(3)公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库。报关通过后，货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。 11.收款:(1)准备文件:督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。并同时准备其他相关文件(商业发票/一般原产地证/装箱单等)。(2)交单:采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付;采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。 12.核销退税:一般在报关之日起90天内核销，核销后公司方可到税务局申报退税。 13(业务登记/存档:每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 14.售后问题的处理:因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应及时处理。岗位能力要求: 四、岗位能力要求: 1.市场营销能力 能注定寻求市场机会，把握客户心理，培养和开发客户群体;能利用各种方式和方法进行企业和产品宣传、树立品牌意识、扩大企业和产品的知名度;服务热情、周到，在诚信、平等互利基础上与客户建立长期的、良好的、稳定的贸易关系。 2.商务谈判能力 能敏锐洞察谈判对方的心理，具备高度预见能力和很强的应变能力;能熟练地运用各种谈判技巧。遵循“不卑不亢、互惠互利”的谈判原则，用外语进行业务谈判和进口业务谈判，并能最终达成共赢的贸易协议。 3.函电处理能力 能用外语准确地撰写建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受、催证、改证等业务处理函电。 4.业务操作能力 能快速准确进行进出口成本核算;能科学合理签订内外贸合同;能办理催证、开证、审证、改证业务;能督促协调供货方及时保质保量生产;能及时安排运输、报检、报关和投保业务;能办理内外货款结算;能办理外汇核销和出口退税;处理各种贸易争议。 5.综合管理能力 能有效地进行信用风险管理和汇率风险管理;能合理的进行进出口贸易融资管理;能成功地进行客户的开发和维护管理;能系统全面地进行整个出个出口业务和进口业务操作理。 6.信息处理能力 能收集、筛选、分类、统计和汇总外贸信息;能运用邮件、网页等各种方式传播外贸信息;能熟练运用外贸业务软件进行外贸业务处理;能进行外贸信息的立卷归档。 7.人际沟通能力 能与国内外客户、生产部门、工程部门、品质部门、储运部门、单证部门、财务部门等工作人员在顺畅的沟通和交往中，建立、保持和发展一种友好的可持续的业务关系。 8.持续学习能力 不仅要及时更新资讯，跟上时代发展节奏，更要通过不断学习补充自己外贸相关知识。只有这样，外贸业务员才能及时捕捉机会、预见未来商机和顺利处理各项业务。 五、结语: 综上所述，外贸业务员工作涉及面很广泛，专业能力和综合素质要求也高。因此，如果要成为一名优秀外贸业务员，就需要在日常学习和生活中锻炼提高自己各方面的能力。 外贸跟单员 一、跟单员职责 1、跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。 2、同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。 3、接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。 4、掌握、了解市场信息，开发新的客源。 5、做好售后服务。 二、跟单员在收到订单后要做的工作 首先谈接单的方法 1、客户到厂下单有:电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。 下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如:颜色、数量等。 2、订单的审查 每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。 要分清此单是加工单还是OP单。 3、开生产单、流程卡 每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。 4、生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。 5、小样 打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。 6、修改定单 一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。 当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料(生产单、流程卡)。 7、大货生产出来后，还要安排出货。 三、售后服务 客户投诉或是退货时: 对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。 客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。 很严重的就重新生产，补单生产再送货。 还有采用相互让步的折扣法。 有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。 四、 如何沟通好使跟单工作做得更好 同本厂内的各部门沟通: 面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。 同客户的沟通: 这只能代表我本人的体会，先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，面价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚地付出，他们也会在有些问题上理解你的，不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点，当客户有钱赚时，结果就会是:客户赚钱、老板有钱赚，你自己也能有升职加薪的机会。我们何乐而不为了, 工作特点 外贸跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是:复杂的，全方位的。 1、 责任 安全质量包保责任状安全管理目标责任状8安全事故责任追究制幼儿园安全责任状占有损害赔偿请求权 大。外贸跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。 2、沟通，协调:外贸跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。 3、 做好客户的参谋:外贸跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。 4、工作节奏多变，快速:面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，外贸跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外贸跟单员的工作效率是快速的。 5、工作是综合性的:外贸跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。 考试内容 《全国外贸跟单员培训认证考试应试指导及大纲》的相关内容:国际贸易基础、进出口业务流程、国内外法律法规、外贸商品学、物流基础知识、对外贸易企业管理、外贸跟单. 考试时间 外贸跟单员考试为每年一次，全国统一命题、统一考试、统一阅卷.6月网上报名，9月考点确认，11月考试。2009年跟单员考试时间已经公布: 2012年全国外贸跟单员考试时间:11月18日 外贸跟单基础理论 上午9:00-11:00 外贸跟单操作实务 下午2:00-4:30 英语要求 英语应达到公共英语三级(或三级以上)的单词量，应较熟练掌握外贸英文函电以及英译中的翻译基本知识。 合格证书 外贸跟单员合格证书有效期为四年。 凡两门科目考试成绩通过者获得由国家商务部、中国国际贸易学会负责统一发放《外贸跟单员》资格证书 , 在全国范围通用。 单科考试成绩通过者，其合格成绩可保留至下一期。 但是，根据中国国际贸易学会学会便函2009年第031号 “关于自2010年起停止颁发单科成绩合格单的通知” 通知中指出，“颁发单科成绩合格证书不符合规范考试且没有达到国家级考试的要求”。因此，自2010年起全国外贸跟单员考试停止颁发单科成绩合格单，考生的单科成绩也不再予以保留。 合格 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 《外贸跟单基础理论》、《外贸跟单操作实务》。各科满分均为100分，每门及格线为60分。 外贸跟单员考试用书: 工作流程 财务工作流程表财务工作流程怎么写财务工作流程图财务工作流程及制度公司财务工作流程 1、制作合同:客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入专家软件里做合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不交期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。 2、商检:需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排。换证凭条只显示实际商品的第一项商品及总金额，有效期一般为三个月，实际金额可以小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。 3、办理C/O或Form A:看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或Form A。Form A是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。一般原产地证书得到贸促会办理，而普会制的话在商检局办理就可以了。在装运期至少一个星期前办理。不 管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网上制作好资料(包括合同，发票，装箱单等)后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领取了。 4、验货订舱:经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安。 相关信息 一、良好的沟通能力，做好内、外部沟通; 二、英语口语较好，实现语言无障碍交流，掌握外贸英语函电及翻译基本知识; 三、很强的应变能力，处理紧急、突发事件的方式方法及用语得当; 四、专业知识扎实，了解行业专业知识才能及时发现问题，要求工厂进行改善，掌握足够量的专业术语，能镇得住外行客户和工厂供应商; 五、要细心，具有很强的服务意识。