促销物料
管理办法
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(执行版)
哈尔滨北大荒豆制品有限公司北京豆奶营销分公司
促 销 物 料 管 理 办 法
为了更好地管控促销物料发放及有效的利用促销物料，特制作以下管理办法: 1( 入库
1) 物料制作完成后配发工厂统一进行保管;
2) 存放的促销物料和赠品由保管人员进行验收，包括对质量和数量两方面，然后根据实收数
量填写《入库单》;
3) 存放在经销商处的广告促销物料由区域经理指定的当地销售人员验收。该销售人员须及时
将验收情况反馈给办事处，销售助理根据反馈填写《入库单》;
4) 验收中如发现促销物料存在质量问
题
快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题
，须立即将有问题的促销物料数量、残次原因并提供
照片作为证明报给市场部，市场部会根据情况给出相应解决
方案
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; 5) 验收中发现数量与申领数量不符，区域须立即和市场部联系并解决; 2( 领用
1) 各区域每月7日前填写《促销品采购申请表》提交市场部，由市场部支持人员根据市场需
求统一制作，于下月7日前发回工厂验收保管，由工厂再统一发配各区域，区域做好验收，
个别区域使用量超出常规值或出现急备情况需做好预估量;
2) 促销台、促销服、门店高端组合货架、活动用桌椅等，会根据材质制定合理使用时限，各
区域在规定使用时限内由于使用不当出现的问题或丢失按公司规定进行处罚赔偿，如物料
自身情况出现不当无法使用，填写《物料报废单》。
3) DM单、招商手册、海报、易拉宝、X展架等宣品属阶段性更替品，每阶段制作后统一按量
配发，填好《出库明细单》，个别渠道使用量过大需做好预估量;
4) 超市制作的堆头、吊牌等进场物料需每月7日前填写好《月度促销物料制作申请表》，提
交市场部，物料属长期使用品，如出现损坏严重情况不能再继续使用，须填写《物料报废
单》。
5) 促销活动所需赠品如须订制的各区域填写《月度促销物料制作申请表》，经总经理批示同
意后由市场部支持人员制作后发回工厂管理，投放后填写《促销活动赠品派发登记表》，
并进行日汇总交由销售主管审核，再报及市场部(赠品为辅助性销售物料，不属于必发物
料，各区域做好费用使用管控，合理使用)。
3( 盘点
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1) 每月第一个工作日区域销售助理需对存放于办事处的促销物料的库存进行盘点，填写《盘
点表》;
2) 如实际盘点数与台帐数有差异，进行原因查找和复核，有必要时需要通知区域经理; 3) 如有需要报废的促销物料，由销售助理列出清单《物料报废单》，交区域经理、市场部审
批后处理。
4( 库存
1) 每月底区域销售助理需要汇总本区域《区域库存表》，并结合月初的盘点数据，分别列出
存放在区域各办事处、存放在经销商处的全部促销物料和赠品的使用情况; 2) 区域每月7日前把《区域库存表》报送给:区域销售经理、市场部。市场部进行《台账》
统计，及时记录促销物料的进、出、存情况。
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附件十一:《流程图》
市场物料申请流程图
销售部 市场部 财务部 公司总经理 涉及表格/
报告
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流程说明
1、《月度促销品1(根据销售计提由市场部审
预用申请表》、核通过后，请示及设计方案共
《促销品采购申同提交经理审批 请表》、《月度
促销物料制作费
用申请表》
6、《入库单》、
《区域库存表》
7、《出库明细2(审批通过后填写资金审批
单》; 单，并提交请示
8、《区域库存表》
9、《台账》
10、《月度固定 物料盘点表》、 《物料报废单》 3(审核通过后由市场部进入
筛选并联系制作方进入采购
阶段，如各办事处不需单独定
制数额较小的物料也可自行
采购(流程同2)
4(采购完成后入库统一由市
场部配发，自行采购的物料在
各办事处入库
5(市场部记入台账
6(财务登帐结款
7(办事处定期盘点，报于市
场部
8(定期盘点
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