Excel基本操作技巧

Excel基本操作技巧 1、快速选择Excel工作表 在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速地选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作簿左下角的工作表滚动轴(SheetTabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表即可。 2、快速删除选定区域数据 如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。 3、在Excel中选择整个单元格范围 在Excel中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+*”。 注意:该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的单元格。 4、彻底清除单元格内容 先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑?清除”命令，这时显示“清除”菜单)，选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。 5、修改默认文件保存路径 启动Excel，单击“工具?选项”命令，打开“选项”对话框，在“常规”标签中，将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径。以后新建Excel工作簿，进行“保存”操作时，系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。 6、快速删除空行 有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然后选择表 中所有的行，单击“数据?筛选?自动筛选”命令，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑?删除行”，然后按“确定”，所有的空行将被删去。 7、快速关闭多个文件 按住Shift键，打开“文件”菜单，单击“全部关闭”命令，可将当前打开的所有文件快速关闭。 8、快速选定Excel区域 在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外:按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。 9、快速进行单元格之间的切换(微软Office技巧大赛获奖作品) 在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按“Shift+Tab”可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。 10、快速给数字加上单位 使用连接符&来进行操作。 11、对不同类型的单元格定义不同的输入法 在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换: 1.选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据?有效性”命令，在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮; 2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据?有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”，单击“确定”按钮。 此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。 12、取消超级链接 介绍两个方法，让你方便地取消Excel中的超级链接。 1.如果正在输入URL或E-mail地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。 13、输入人名时使用“分散对齐” 在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式?单元格?对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。 14、快速隐藏/显示选中单元格所在行和列 在Excel中隐藏行或列,通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现,或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成,对于分散的单元格区域,可以这样快速隐藏: 快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl+9” 快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl+0” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+9” 取消列隐藏:“Ctrl+Shift+0” 15、同时在多个单元格中输入相同内容 选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按“Ctrl+Enter”键即可。 16、快速格式化Excel单元格 如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框，以更改诸如字样、对齐方式或边框等，请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl+1”组合键，就可以打开“单元格格式对话框”。 17、冻结窗口命令的使用 18、在Excel中快速编辑单元格 选择要编辑的单元格，按下F2，编辑单元格内容，编辑完成后，按Enter键确认所做改动，或者按ESC键取消改动。 19、将Word内容以图片形式插入到Excel表格中 如果要把Word中的某一段内容以图片形式插入到Excel表格中，可按照如下步骤进行:首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑?复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑?粘贴图片”命令，即可将刚才复制的内容以 图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中 的内容以图片格式粘贴到Excel中。 20、将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中 首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑?复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑?粘贴链接图片”命令可将选中内容作为一个图片链接插入Excel中。 21、在图表中增加文本框 只要你愿意，你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内容(不限于标题)。方法为:选定图表除标题或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本内容，接着按回车键， 这样，图表中就自动生成包含键入内容的文 22、实现条件显示 IF函数是使用比较广泛的一个函数，它可以对数值的公式进行条件检测，对真假值进行判断，根据逻辑测试的真假返回 不同的结果。它的表达式 为:IF(logical_test,_if_true,_if_false)，logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如A1>=100就是一个逻辑表达式，如果A1单元格中的值大于等于100时，表达式结果即为TRUE，否则结果为FALSE统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，显示为“不及格”;输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果，不妨称之为“条件显示”，用IF函数可以实现。 假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级: =if(b3<=60,“不及格”，“及格”) 分“不及格”和“及格”2个等级 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“优秀”)) 分3个等级 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“优秀”))) 分为4个等级 注意:符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。 23、同时进行多个单元格的运算 如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算，那么一个一个运算显然比较麻烦，其实利用“选择性粘贴”功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。 我们要将C1、C4、C5、D3、E11单元格数据都加上25，那么可以这样做:首先在一个空白的单元格中输入25，选中这个单元格后点击鼠标右键选择“复制”。然后按住Ctrl键依次点击C1、C4、C5、D3、E11单元格，将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框中勾选“运算”框内的“加”选项，点击“确定”。现在我们可以看到，这些单元格中的数据都同时被加上了25。 24、使用数据有效性设置来保护单元格 以下是保护Excel工作表中单元格的新方法，在添加保护后，其他用户将不能随意更改这些单元格。操作方法如下: 1.选择希望保护的单元格，最好记录下哪些单元格添加了保护，以便以后删除这些保护; 2.单击“数据?有效性”命令，在打开的窗口中点击“设置”选项卡，设置以下限制条件:在“允许框”中点击“文本长度”，在“数据框”中点击“介于”，在“最小值”框键入10000，在“最大值”框中键入50000; 3.点击“出错警告”选项卡，确信选中了“输入数据无效时显示出错警告”选框。点击样式框中的停止，如果你希望在出错消息的标题栏中显示一个标题，请在标题框中输入标题文字。如果保留标题框为空，则标题为“MicrosoftExcel”。如果希望显示出错消息文字，请在“错误信息”框中输入文字，最多可输入225个字符。在输入出错消息文字时，按下回车键可以换行。如果未在“错误信息”框中输入任何文字，则出错消息显示以下文字:“输入值非法，其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值”。Excel仅当用户在该单元格中输入数据时显 示该信息。要想删除数据的有效性设置，选中受保护的单元格，单击“数据?有效性”命令，在“设置”选项卡中单击“全部清除”按钮即可。 25、快速清除所有工作表格式 在Excel2002中，单击工作表中的任一单元格，按下“Ctrl+A”以选中工作表中的所有单元格，单击“编辑?清除?格式”命令即可。