电力企业公文写作培训
一、概述
, 1、公文的定义
公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件,属于机关应用文的一个重要组成部分。
, 2、公文的特点
, 是特定的作者制定和发布的。
, 具有法定的现行执行效用。
, 具有规范的文体、结构和格式。
, 需要履行法定的程序。
文字必须庄重、朴实、准确、精炼。
, 3、公文的分类
, 按其行文方向,可分为上行文、下行文、平行文。
, 按其时限要求,可分为特急公文、急办公文、常规公文。 按其时限要求,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。
二、常用公文文种
(一)我国现行党政机关使用的文种
, 我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个:
, 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、
报告
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、请示、批
复、条例、规定、函、会议纪要。
, 国家行政机关使用的公文种类有13个:
, 命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请
示、批复、意见、函、会议纪要。
, 上述文件共27个,其中9个是相同的,即:决定、意见、通知、通
报、请示、报告、批复、函、会议纪要;
, 不同的有9个,其中属党的机关的有5个,即:公报、指示、决议、
条例、规定;属国家行政机关有4个,即:命令(令)、议案、通告、公
告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的,一般称
为法定文种。
(二)学校常用的主要公文种类
1、决定
(1)功能
适用于重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤
销下级机关不适当的决定事项。
, (2)分类
, A.法规政策性决定。
, 如《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》
, B.重要事项的决定。
, 如《中共中央关于加强同人民群众联系的决定》
, C.奖惩决定。
如《国务院关于处理“渤海二号”事故的决定》 , 2(通告
, (1)功能
, 适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项
, (3)分类
, 法规性通告
, 知照性通告
, 通告不写抬头,无主送单位。
, 通告与公告的区别
, 内容重要性不同
, 对发文机关限制性有较大不同
, 发布范围有所不同
3(通知
(1) 功能
适用于批转下级机关公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 (2) 分类
a.发布指示的通知
b.颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、
方案
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等文种,所以在发布这类规章性文件时,都要用通知,也就是加一个文件头。
如 人事部关于印发《人事争议处理办案规则》和《人事争议仲裁员管理办法》的通知
被发布规章全文附在通知后,但不作附件处理。
c.批转、转发文件的通知
d.晓谕性通知
e.任免通知(人事任免用决定和通知的区别)
4(通报
(1)功能
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(2)分类
表彰通报:介绍先进事迹,先进事迹意义,表彰决定,希望号召 批评通报:错误事实,错误性质
分析
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,惩罚措施,提出希望要求 情况通报:缘由目的,情况信息,希望要求
5(意见
(1)功能
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(2)分类
规划性意见
实施意见
具体工作意见
, 6.批复
, (1)功能
, 适用于答复下级机关的请示事项
, 与其他文种不同的是,往往在标题主要内容中明确表示对请示事件
的意见
, 如《国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复》
, 主送机关一个,即发出请示的下级机关
以上6种为下行文。
7(报告
(1)功能
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关询问。 2)类型 (
a、工作报告
b、情况报告
c、建议报告
d、答复报告
e、报送报告
幻灯片17
8、请示
(1)功能
运用于向上级机关请求指示、批准
(2)应用范围
a、遇到问题无法解决,需要上级指示
b、处理较为重要的事件和问题,要上报批准
c、遇到问题,虽有解决
方法
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,但没有权力或能力实施,需要上级帮助 d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问,要上级解答 e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐,要上级仲裁 f、请上级领导参加活动,指导工作
, (3)分类
, a、请求指示的请示
, b、请求批准的请示
, 主送机关只能有一个,如需同时送其他机关,应当用抄送的形式
, 只能主送上级机关,不能送领导者本人
, 不得越级
, 请示,必须由主要负责人签发,要留下联系人联系电话
, 常用结语(当否,请批示,妥否,请批复,以上请示,请予审批,
特此请示,请予批复等)
, 以上两种为上行文
9.函
(1) 功能
适用于不相隶属机关之间商洽合作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(2) 分类
a. 公函和便函 b. 发函和复函
函是平行文,写法特别要注意用语分寸。
幻灯片20
10(会议纪要
(1)功能
适用记载、传达会议情况和议定事项。
(2)分类
a. 决策型
b. 交流型
c. 研讨型
三、公文的格式
, 1(公文格式的组成
, 公文格式的组成要素包括:
, (1)发文机关标识(版头、红头) (2)公文份数序号
, (3)密级 (4)发文字号
, (5)签发人(主要用于请示) (6)标题
, (7)主送机关(内发可省略) (8)正文
, (9)附件 (10)发文机关署名
, (11)成文日期 (12)印章
, (13)附注(此件发至 XX级) (14)主题词
, (15)抄送单位 (16)印刷机关和印刷时间
印刷用纸和技术要求:用A4型纸(297X210),正文用3号仿宋体,每页22行,
每行28个字。
, 2(发文字号
, 编写发文字号原则:包括机关代字、年份、序号。
, 注意:年份不能省略,两边用六角括号;序号不编虚位,不加第。 , 3(公文标题
,
标准
excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载
式:发文机关+发文事由+文种
, 凡是有红色版头的文件,因已表明发文机关, 故发文
机关名称可省略。
, 特殊形式:
, (1)发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》
(2)发文机关+转发文件名+文种,也称转文式标题,用于转发文件。
, 4(成文日期
, 成文日期确定原则:
, (1)会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。
, (2)领导签发的,以签发日期为准。
, (3)联合行文,以最后签发机关的领导签发日期为准。
, (4)法规性文件以文件批准日期为准。
, (5)一般信函、电文以实际发出日期为准。
成文日期必须写年月日,且要用汉字。
, 5(主题词
, 《条例》和《方法》都明确规定:上报的文件应当按照上级的要求和《公
文主题词表》标注主题词。
, 《上海市人民政府公文主题词表》使用说明中规定:
, (1)一份公文标引的主题词,除类别词外,最多不超过五个。
, 标引主题词的顺序为先标类别词,再标类属词。在标类属词时,
先标反映公文内容的词,最后标反映公文形式的词。如《上海市人民政
府关于做好本市农村扶贫工作的通知》,先标类别词“农业”,再标反映
公文内容的类属词“扶贫”,最后标反映公文形式的类属词“通知”。
, (2)一份公文有两个以上主题内容时,先集中对第一个主题内容标
注,再对第二个主题内容进行标注,最后标文种。
, (3)根据需要,可将不同类主题词进行组配标引。
(4)在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时,可用类
别词替代。
, 6(用印
, 一般的用印方法是:骑年压月,上大下小。
国标《国家行政机关公文格式》规定:单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标成文时间。当印章下弧无文字时,仅以下弧压在成文时间上,当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
四、我校公文中常见问题分析
1(文种的误用
主要表现在报告和请示的错用
报告和请示同属上行文,但是性质截然不同的两类文种。
a.行文目的不同 报告以陈述情况为主,不要求上级批复;请示以请求
指示或批准事项为主,要求上级批复。
b.公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情况,说明理由,不排除含有一定的情况汇报,但报告中不能夹杂请示事项。
c.规范性用语不同 报告用“ 以上报告如有不妥,请指示”,“特此报告”等;请示用“当否,请批复”,“特此请示,请批复” 。
目前,这两种文种的滥用主要表现在两个方面。
a.请示、报告混用
如《关于请校领导出席毕业典礼的报告》
b.请示、报告并用
如《关于召开新一届学代会的请示报告》
2.随意请报
“请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意见”“报告”。随意请报主要有三种情况:
a.主送个人,如“x书记”、“x校长”。
b.多头主送 ,如“教务处、科技处并实验室管理处”
c.越级上报
3.公文组成要素不全
a.上行文缺签发人,“请示”缺联系人姓名、电话。
b.缺附件说明。
c.成文日期不全,如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。
d.缺主题词或主题词不全,如缺类别词、文种等。
4.公文标题病误
a.标题缺少行文单位
公文标题通式为:行文单位+关于+事由+的+文种
b.标题无文种
将一般公文误作为法定公文,致使标题无文种。如《„„关于„„的规划》、 《„„关于„„的总结》。
转发、印发性通知文种被放弃,致使标题无文种。如《„„关于转发„„的方案》。
c.不伦不类的标题
两个文种并用 如请示报告、任免决定的通知等。
混用文种 将“请示”错用成“申请”。
d.标题中事由表达不全
如《华东理工大学关于申请划拨上海市“十五”配套经费的报告》 e.标题中乱用标点符号
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文中乱用标点符号主要表现在:
a.转发和颁发法规、规章,不用书名号而用引号。
b.不必用其他标点符号而随意使用。
如《关于对1999年“全民文明礼貌月活动”安排的通知》。
5.语言结构和文字方面问题
a.段落层次不清,主次不分。不善于用结构层次序数,如一、二、„„,1.、2.、„„。
b.不合公文文体,出现描述性语言和客套话。
c.繁琐冗长,多套话。如根据„„精神,在„„指导下,在„„关怀下等。
d.主语谓语搭配不当。如 :
人民的生活水平普遍增加了。(提高)
上述问题,今后准备进一步加强和改进。(解决和纠正) „
e.定语错位造成歧义
如:
市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题。
原教育部副部长周远清来校视察工作。
f.标点符号错用
逗号和句号错用
为了加强熟肉制品市场管理,规范熟肉制品市场经济行为,维护消费者利益,在全市建立统一批发、集中配送的熟肉制品供应体系。根据市政府会议精神,决定„„
顿号和逗号的错用
例:在时间紧,任务重,困难多的情况下,学校号召全体师生员工„„。
金山校区学工委主任、各学院总支副书记、团委书记、班导师参加了会议。
在小标题上用标点符号
6.其他一些错误
a.引文文号错放在文件名前
例: 根据教育部教高〔2002〕3号文件颁布的《普通高等学校图书馆规程》(修订)的文件精神,„„。
b.常识性错误
例:经国家教委和上海市政府批准,我校在奉贤建设新校区。