FG1_友谊活动申报程序及指引-香港红十字会青年及义工事务部

08/2011 友誼活動須知 友誼活動是紅十字青少年活動之一，會員可藉著舉辦各類友誼活動增進會員之間的友誼關係。組織友誼活動時，職 員及會員應留意申報程序及安全指引，以確保該活動在安全情況下順利完成（分區或總部的活動可從「每月通訊」 或「分區會議」中得悉有關細節） 。如有疑問，可向所屬總部友誼活動負責職員查詢。下列為申報時須注意的程序 及安全指引： (一) 籌組友誼活動申報程序 個別團隊友誼活動 聯團友誼活動 1. 友誼活動申報 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf (F1) – P.1 – 活動申報表、P.2 – 日程表、P.3 – 活動財政預算及 P.4 友誼活動籌委會名單 ? 由隊長(友誼)填寫，最遲於活動舉行前六星期呈交 ? 主辦及聯辦團隊必須在 F1 列明所有參與團隊，包 總部批核，在得到總部批准及取得友誼活動編號 括聯辦及已邀出席的團隊，並在各自的 F1 上取得 後，方可舉辦是項活動。正本由區務職員(友誼)存 團長及所屬總部職員批准，再各自蓋上團印。然後 檔，副本由隊長(友誼)存檔。 由主辦團隊集合所有 F1 正本，一併送交主辦團隊 所屬總部友誼活動主任審批，以取得友誼活動編 號。 ? 若聯團活動為跨總部，主辦團隊所屬總部的友誼活 動主任必須通知其他有關單位/總部，以確認團隊之 參與及與有關單位/總部取得共識。於確認活動後， 須將 F1 正本影印，並把副本分發給各有關單位/總 部，再由該單位/總部發給參與團隊及通知團長。 ? 參與團隊在所屬總部的友誼活動編號必須沿用主 辦團隊獲批予的友誼活動編號。 2. 友誼活動報名表 (F2) ? 由隊長(友誼)填寫，最遲於活動舉行前兩星期呈交 ? 所有參與團隊均需繳交 F2 ， 並依照籌組友誼活動一 總部，以知會總部有關參加者的資料。正本由區務 般申報程序中 F2 之處理方法。 職員(友誼)存檔，副本(一)經團長加簽及蓋團印後交 ? 活動完結後 ， 由所屬總部領隊在 F2 填寫參加者確實 與領隊隨行，副本(二)由隊長(友誼)存檔。 出席情況 ， 並將已填妥參加者情況之 F2 交予總部負 ? 活動完結後，由領隊在 F2 填寫參加者確實出席情 責輸入義工資料庫的職員，以紀錄會員參與活動的 況 ， 並將已填妥參加者情況之 F2 交予總部負責輸入 檔案。 義工資料庫的職員，以紀錄會員參與活動的檔案。 3. 家長同意書 (F3) ? 根據「家長同意書的處理方法」指引，凡團隊自行 ? 所有參與團隊均需繳交 F3 ， 並依照籌組友誼活動一 籌組之活動或聯團活動，其所屬學校/機構須於活動 般申報程序中 F3 之處理方法。 舉行前三星期自行發出 F3 予參加者，必須列明之 事項可參考會方 F3 範本。 ? 巳簽妥之家長同意書須於活動舉行前交回所屬學 校/機構存檔，以備日後查核。 4. 友誼活動編號登記表 (F4) ? 此表格須由友誼活動主任或其授權的職員填寫，以 ? 聯辦團隊可獲確認為有份自行籌組友誼活動的單 便紀錄每月的友誼活動。 位，但必須沿用主辦團隊獲批予的友誼活動編號， 並登記在所屬總部的 F4 內。 ? 其他參與團隊沿用主辦團隊獲批予的友誼活動編 號，登記在所屬總部 F4 內。 ? 友誼活動編號用作確認活動為紅十字會活動。如參 與團隊多於一團，登記在所屬總部 F4 表上的友誼 活動編號只需出現一次。除主辦團隊、聯辦團隊及 活動基本資料，該次登記只需紀錄所屬總部出席活 動人士的資料(如參加人數、領隊姓名及領隊電話)。 5. 活動參與會員一覽表 ? 由所團團隊隊長(友誼)填寫，最遲於活動完成後兩星期內，分別以文件及電子版本形式儲存所屬團隊出席活動 第 1 頁，共 3 頁 08/2011 友誼活動須知 名單，並呈交予友誼活動主任存檔。同時必須完成檢討，將活動檢討報告及財政報告交予主辦單位審閱及簽 核。副本抄送區務職員(友誼) * 作出申報而獲批予友誼活動編號之活動，於完成參與活動後可對應漸進式活動計劃必修或選修項目而獲得確認 (二) 籌組友誼活動的角色及責任 隊長(友誼) 團長 ? 根據時序遞交表格 ? 衡量會員自行籌辦活動之能力，並按批核標準批核 活動；聯絡領隊，確認資料。簽署 F1 表格，表示 同意會員自行籌組活動 ? 安排、策劃及檢討活動 ? 跟進活動籌備及進行情況，減低活動風險；聯絡領 隊，確保有領隊帶領會員安全地參與活動 ? 填妥表格上各項資料 ? 監察財政安排及收支狀況。 ? 通知團長、各有關負責人之活動安排 ? 家長同意書之處理 (三) 批核友誼活動標準 必要條件 (活動目的及安全) ? 活動性質 – 危險性 ? 活動內容 – 符合紅十字青少年活動目標及可行性 ? 活動地點 – 合法場所、安全 ? 緊急事故安排 * 如以上其中一項條件未能符合標準 ， 該活動即不獲考慮 是否進行 基本條件 (活動配套安排) ? 參加者人數 – 參考紅十字會活動安全指引 ? 參加者與領隊性別及人數之比例 - 參考紅十字會 活動安全指引(若活動只包括單一性別之參加者，必 須有同性領隊隨行) ? 急救人員與參加者之比例 ? 活動程序安排 ? 財政安排 ? 其他 * 如以上條件未能符合標準 ， 在調整活動配套後可再獲考 慮是否進行 (四) 申報程序須知 ? 凡紅十字會會員參加或籌組之各類友誼活動必須完成有關的申報程序，包括遞交 F1「友誼活動申報表」 、F2 「友誼活動報名表」 、F3「家長同意書」(如適用)予各有關單位，得到批准及取得友誼活動編號後，方確認為 本會之友誼活動。 ? 申請人必須仔細填寫申報表上所有細節及提供足夠資料，否則其申請將不受處理。 ? F2 必須正確清晰地列明所有資料。特別注意活動的參加者必須為本會之登記/註冊會員，任何非本會會員之參 加人士，均不列入本會所購的團體意外保險(Group Personal Accident)所保障；另除非參加人士被確認為附合 活動目的的合資格參加者，否則該參加人士不被列入本會所購的公眾責任保險(Public Liability) 所保障。任何 不實申報，該活動將不獲本會確認為認可活動，相關保障亦可能被撤銷。 (五 ) ? ? ? ? ? ? ? 籌組活動須知 所有友誼或聯合友誼活動， 必須遵從本會及合辦機構之規條。 與外界團體合辦友誼活動， 事前必須得到所屬總部之批准。 但凡超過 15 位紅十字會會員參加之活動皆被視為紅十字會團隊活動，必須依上述申報手續，不得當作「私人 活動」 。 凡跨總部之聯團活動，各所屬總部必須委任至少一名年滿 18 歲以上之領隊，跟進活動。 團隊籌組聯團活動有責任自行負責及跟進活動，加强活動程序設計、協調及溝通。 經本會確認的正式活動均列入本會保險保障範圍之內。 籌辦活動時，必須注意財政安排及管理，不得濫用資源。若牽涉預繳定額活動經費，如租借塲地費、營費、膳 食費等，須作事前評估費用之承擔與報名參加人數之情況。在可行情況下，請根據良好之財政平衡預算，預設 最少參加人數之保險線。如參與人數在限期前未能符合最少之參加人數，可決定取消該活動，以免任何單位或 人士承受不必要之財務損失 團隊必須小心揀選活動之舉行地點，包括確定該地點是否已領有合法經營牌照，如食肆牌、餐飲牌、賓館牌等、 是否已購買責任保險、了解安全防火設備及走火通道情況、活動地點之位置，以及附近環境之安全性等，減低 發生意外的風險 第 2 頁，共 3 頁 ? 08/2011 友誼活動須知 ? 籌辦任何野外、過夜、高危或持續舉行至晚上 6 時 30 分後的活動，主辦單位必須於活動舉行前三星期發出 F3 予參加者。有關發出家長同意書的詳情請參考「家長同意書的處理方法」 。 (六) 領隊須知 ? 任何戶外／留宿活動，均須由年滿十八歲或以上之領隊帶領，領隊可以是職員、團長、學校老師、成人會員或 青年團訓練員。 ? 活動領隊必須於活動舉行前收到經團長加簽及蓋團印之友誼活動報名表(F2)方可成行。 ? 該領隊必須完全出席該項活動，若臨時不能出席，應找其他職員代替，交代活動內容，並通知所屬總部。若領 隊因事缺席，總部有權隨時終止該項活動。 ? 有女會員參加之友誼活動，必須有女領隊出席。 ? 若該項活動需留宿，則男女會員必須分房，並必須有一男一女的領隊負責照顧男、女會員。 ? 領隊須以身作則，約束會員的行為，確保會員安全及監察活動財政狀況。 ? 領隊須在意外發生時處理傷者、安定會員的情緒及盡快通知所屬總部，並應填寫意外報告，以便救護人員跟進 或申請保險賠償。 ? 領隊負責對外接洽、聯絡及提供有關活動資料。 ? 領隊督促會員活動完結後一個月內遞交財政報告及活動檢討報告。 (七) 參加者須知 ? 在活動開始前，必須清楚告知家長活動舉行日期、時間、地點及聯絡方法。 ? 參加者須注意出席活動的身份是代表紅十字會，必須保持良好紀律及自律，注重言行。在公眾場所必須注意自 己的行為，不能大聲喧嘩、粗言穢語、玩含賭博性的遊戲；不可吸煙、飲酒。 ? 參加者應向有關活動之領隊負責及服從領隊之指令，不能單獨行動。 ? 參加者出席活動必須注意安全守則及帶備會員証以茲識別。 (八) 突發事故處理方法 ? 凡舉行活動，不排除有機會遇到意外，如不幸肇事，該負責職員或團長必須立刻報警、替傷者急救並通知總部 青年事務高級主任及肇事者的家人，遞交意外事故報告予總部青年及義工事務高級主任及記錄意外發生經過。 (九 ) ? ? ? 其他資料 青年團自行籌組友誼活動申報 流程 快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计 圖 家長同意書的處理方法 活動財政報告(FINA V) 第 3 頁，共 3 頁