高校成人教育档案管理的几点思考

高校成人教育档案管理的几点思考 第26卷第l2期 2006年9月 绍兴文理学院 JOURNALOFSHA0XINGUNIVERS? V01.26No.12 Sep.2006 高校成人教育档案管理的几点思考 魏一J,寅 (绍兴文理学院教育系,浙江绍兴312000) 摘要:普通高校成教教学档案是高校档案的一个重要组成部分,是反映成教教学活动和教育管理的真实记录,是成 教教育改革和发展的见证.本文就成人教育档案管理工作的范畴与意义,问题与对策谈一些粗浅的认识. 关键词:成人教育;档案管理;意义;问题;措施 中图分类号:G271,G72文献标识码:A文章编号:1008—293X(2006)12—0136—02 《中国教育改革与发展纲要》明确提出:要大力发展成人教育事业,要办好成人教育必须重视管理工作,尤 其是成人教育档案的管理工作.成人教育档案是衡量学校成人教育 管理水平和教育质量的重要标志之一,也 是发展成人教育和开展教学研究的重要信息来源和决策依据.从20世纪80年代以来,成人高等教育为国家培 养了无数的多层次,多规格的专门人才,它在提高社会生产力,推动社会进步上起到了积极的作用.随着成人 高等教育的不断改革和发展,成人教育档案在成人教育和管理体制中的重要性日益明显.建立完善的教学档 案,对于实现教育目的,提高教学质量和深入教学研究工作将提供十分有利的条件. 成人教育是人们在成人教育活动中形成的各种文件,它记录了成人教育的发展过程.在成人教育繁荣发 展的今天,它有着重要的借鉴作用和参考价值. 近几年来,成人教育事业蓬勃发展,成人教育档案明显增加,成为高校教学档案的重要组成部分.普通高 校的成人教育档案管理范围主包括以下几个方面:(1)文书档案:如上级下达的有关成人教育工作的文件;教学 改革,培养目标,培养规格,学制等方面的文件;成人教育规划,实施计划,规章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 ,会议记录,调研报告,简报, 总结;成人教学检查,评估和各级优秀教学质量评奖材料.(2)招生工作材料:如上级有关成人教育招生工作文 件;成人教育招生计划;新生录取通知及新生名单等;成人教育招生宣传,招生 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 等.(3)学籍管理材料: 如新生入学通知书,入学登记表,学生学籍卡片,学生成绩总册,在校生名册;学生学籍变更(升级,留级,休学, 复学,转学)材料;学生奖励,处分材料等.(4)教学管理材料:如成人教育各专业教学计划,教学大纲,课程设置 要求及安排,学期教学进度表,课程表;试题库,试卷,试场记录表,试卷分析表,记分册,考勤册等.(5)学位材 料:如上级有关成人教育学位工作的文件;学位申报名单,学位授予通知;学位论文及评审意见等.(6)毕业工 作材料:毕业生名单;毕业论文;毕业照,毕业学员通讯录,毕业证领取签收册,优秀毕业生评选材料等. 成人教育工作中形成和使用过的各种文件材料是依据当时的工作需要制定和总结出来的,体现了那一时 期的工作前景,工作目标和要求,渗透着当时的思想,观念及工作方法.这些文件材料都曾在开展成人教育工 作的某一历史时期发挥过指导教学,组织开展教育活动和管理工作,办理事务的作用.随着时间的推移,它们 完成了使命,失去了现行效用,但是过去许多科学,合理的做法记载在这些历史形成的文件材料中.在成人教 育管理工作中,我们都能体会到无论是进行教育与教学方面的改革,还是制定一项新的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ,都有必要查 阅,参考过去的有关文件材料,在借鉴过去的经验和做法的基础上,结合当前的工作要求提出新的意见,措施和 办法,这样制定出的新文件才能更趋合理,完善.在这些新文件的指导下,我们的工作才能做得更好,成人教育 事业才会有继承和发展.因此,保存成人教育档案具有特殊意义和重要作用.同时,通过对大量的档案材料的 分析研究,可以从中寻找到有规律性的东西,得到有益的启发,形成新的思路,新的观点,发现存在的问题,从而 ?收稿日期:2006—02—19 作者简介:魏小寅(1962一),女,浙江诸暨人,馆员. 第12期魏小寅:高校成人教育档案管理的几点思考l37 又为深化普通高校成人教育改革,提高管理成效,提高教学质量和办学效益提供理论依据. 目前,成人高校档案管理工作与成人教育的发展还存在着一定的问题与不足,主要存在以下几个方面: (1)认识不足.社会普遍对档案管理工作的性质和任务,档案资源的开发和利用及重要性认识不足,宣传 不够,大家的参与意识薄弱.在档案资料的收集,利用等方面还未能得到应有的理解和支持.这在一定程度上 制约了档案管理工作的深入开展和有效利用.档案是一种信息产品,成人教育档案是成人教育的信息资源,只 有积极利用,才能发挥. (2)管理模式陈旧.随着成人高等教育事业的发展,办学层次,形式,内 容的多样化,使传统的档案管理模 式,管理制度,管理方法和手段远远不能满足档案门类,数量和内容的不断增长. (3)档案意识淡薄.领导重视不够,没有充分认识到档案管理工作对提高成人教育质量,发展成人教育事 业,研究成人教育事业的重要性,对成人教育管理的人,财,物投入不足;成人教育档案一般没有专人管理,大多 是在处理日常管理工作的同时,为了工作便利,保存一些有关的资料,文件.由于不是专职,管理工作人员缺乏 档案管理知识,又没有经过档案管理的业务培训.对档案专业的理论知识和技能水平掌握有限,且办公自动化 程度低下.致使资料不健全,影响了档案的客观真实性. 要解决上述问题,改变成人教育档案的管理现状,实现成人教育档案管理的规范化,系统化,应采取以下措 施: 增强管理意识.建立相应的规章制度,提高对成人教育档案管理工作重要性的认识.加强《档案法》宣传, 增强成人教育工作者的群体档案意识,克服人们对档案管理工作的偏见和错误认识,激发人们自觉收集档案, 保管档案,利用档案,真正使大家认识到档案工作是成人教育工作的一个重要组成部分.领导应重视档案管 理,把档案建设纳入成教规划,纳入管理制度,要给档案管理人员培训 的机会,并在经费,设备,库房等方面给予 支持,改善工作条件,充分发挥管理人员的积极性,主动性和创造性. 健全管理制度.建立健全的收集整理,检查核对,鉴别归档,保管保密,转递送交和管理职责等各项档案管 理规章制度,做到有章可循,有据可依,照章办事.管理制度包括成教教学档案 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 ,管理办法;档案收集, 立卷,保管,利用及安全保密等,各成教教学管理员应把平时办理完毕的材料,在学期结束时统一集中交给档 案管理人员,再由档案管理人员对成教教学档案材料做好鉴定,分类和立卷归档工作.档案管理中应始终贯彻 收,管,用三条线索,其中收是基础,管是手段,用是最终目的. 提高管理素质.档案管理工作既是一项基础性,服务性的工作,又是一项业穷性强,程序复杂,质量要求高 的工作.这就要求无论是专职的还是兼职的档案管理人员都要有高度的职业道德和档案意识,包括责任意识, 服务意识,规范意识,收集意识,整理意识,保密意识和价值意识;热爱本职工作不计较个人得失,甘愿为人作嫁 衣:在业务上,认真学习,系统掌握档案管理的基础理论和专业知识,大匀提高业务技能和管理能力,尤其要熟 练使用,掌握现代化设施的能力.从而使档案管理工作逐步走向 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 化,规范化和现代化. 档案工作是一项服务工作,要求管理者具有创新意识,服务意识,奉献 意识,宣传意识.作为窗口部门的工 作者,必须树立全心全意为大家服务的精神,必须有一颗平常心,脚踏实地,同时发挥其积极导向作用,变被动 服务为主动服务,变被动利用为主动利用,变不被重视为大家所认可.新世纪,新挑战,为适应高等教育事业发 展要求,高校档案工作规范化建设要确定更全,更新,更高的目标.档案管理人员要不断提高自己的工作能力 和工作水平,积极探索行之有效的档案管理途径,使系级档案管理工作在教育教学,科研,社会服务等方面发挥 重要作用. 参考文献: [1]马菁萍.普通高校成人教育档案管理工作浅议[J].档案,1997,(2). (2]孔月吹.成人高校档案管理存在的主要问题及对策CJ].成人教育,2002,(7), [3]方小娟.高等函授教育档案管理之我见[J].浙:档案,1999,(5),