夯实档案基础工作发挥房产档案的作用

夯实档案基础工作发挥房产档案的作用夯实档案基础工作发挥房产档案的作用夯实档案基础工作王先进随着市场经济体制的建立和住房制度改革的不断深化,房地产业已成为我国的支柱产业,越来越受到人们的普遍关注.近年来,德州市的城市建设和住宅建设快速发展,房地产交易市场日趋活跃,房屋买卖,租赁, 抵押等活动十分频繁,房地产权属档案数量急剧增加, 利用率日益增大.在这样的形势下,如何加强档案工作的基础建设,充分开发利用房产档案信息资源,为进一步搞好产权产籍管理,解决纠纷,维护产权人合法权益提供直接有效的服务,为领导机关决策和城...

夯实档案基础工作发挥房产档案的作用夯实档案基础工作王先进随着市场经济体制的建立和住房制度改革的不断深化,房地产业已成为我国的支柱产业,越来越受到人们的普遍关注.近年来,德州市的城市建设和住宅建设快速发展,房地产交易市场日趋活跃,房屋买卖,租赁, 抵押等活动十分频繁,房地产权属档案数量急剧增加, 利用率日益增大.在这样的形势下,如何加强档案工作的基础建设,充分开发利用房产档案信息资源,为进一步搞好产权产籍管理,解决纠纷,维护产权人合法权益提供直接有效的服务,为领导机关决策和城市基本建设提供全面的信息服务,是摆在各级城市房产档案管理部门面前的迫切课题 .德州市房产档案馆在这方面做了有益的尝试. 一 ,加强档案基础建设,实现档案管理工作的规范化,现代化 1,新馆库建设与先进设备购置德州市房产档案馆新馆库于1999年落成并装修完毕,全部采用加厚墙体,配置中央空调,库房内添置高档密集架45列228套,底图柜和音像柜数套,后又购置了温湿度自动控制仪,去湿机,消毒机,吸尘器, 1301灭火系统.办公室配备了计算机2台,复印机2 打印机等.这些设备基本满足了日常台,还有扫描仪, 办公及库房管理之需要,为档案的规范化现代化管理提供了必要的”硬件”. 2,收集工作与规范化管理收集工作是档案管理的基础.随着房产交易市场的日趋活跃,房屋买卖,变更,抵押,房改过渡等活动日益频繁,近二年德州市房产档案馆平均每月接收档案材料都在1000卷以上.按照归档制度,档案馆定期进行收集,并做到逐卷核对,对字迹不清,名字不符,地址不准的再与有关部门联系,及时通知有关单位和产权人进行修正.做到了入档材料齐全,准确,清晰,既为产权人负责,又保证了档案资料的完整可靠.同时,对入馆档案使用统一的卷皮,卷盒进行规范化整理,然后分类编目.档案入库前进行严格消毒,再按不同类别上架 30山东房地产2004年第3期排列.目前,库房分5个区域:私房档案区,单位自管房 (包括房改房)区,直管公房区,拆迁灭籍区,图纸区. 截止2003年底,馆藏档案已达131968卷.平时,库房温,湿度实现完全的自动控制,并严格落实”八防”措施,确保馆藏档案的绝对安全. 3,计算机管理与制度建设德州市房产档案馆在抓好档案实体管理的基础上,积极创造条件,加快现代化管理步伐.1993年即购置了计算机,当时只是输入案卷目录,提高检索效率, 功能比较单一.1994年引进了产权产籍数据管理系统. 后于l999——2000年,组织技术人员研究开发了”房屋交易,产权产籍管理办公自动化软件”,将馆藏档案资料全部输入计算机,并实现档案馆与房管系统所有微机联网.该系统将产权管理,产籍(档案)管理,图形管理几部分有机结合起来,所有业务环节都在计算机网络里完成.使用该系统,能够快捷方便地完成产籍登记,修改,统计,编目,查询,打印等程序,显着地提高了档案管理工作的效率? 制度建设是房产档案管理工作有序进行的可靠保证.近几年,档案馆更加重视并逐步健全了一整套行之有效的规章制度 ,如《档案收集归档制度》,《档案库房管理制度》,《档案统计制度》,《档案借阅,查阅制度》,《档案保密制度》等,还制定并实行了政治,业务学习制度和《档案馆工作人员岗位责任制》,《专业技术人员竞聘上岗制度》等.目前,遵守制度,照章行事已成为档案馆全体人员的自觉行动. 正是由于狠抓档案基础建设,逐步实现了房产档案的规范化,现代化管理,德州市房产档案馆于1993 年晋升为山东省二级档案管理先进单位,1997年晋升为山东省一级档案管理先进单位,2002年通过科技事业单位档案工作目标管理国家二级认定. 二,强化服务职能,加大开发力度,充分发挥房产档案的作用 1,确立”服务第一”思想,改善服务态度,提高服务质量,切实做好日常接待查询工作 “群众利益无小事,搞好服务是大事.”这已成为房产档案馆工作人员的思想和行为的准则,并落实到每一天的工作中去.搞好日常接待查询是档案馆面向社会的窗口,是服务群众的最主要的渠道和最基本的方式.全体工作人员想群众之所想,急群众之所急,帮群众之所需,始终做到热情接待,随到随查,耐心解答. 细致周到.为了提高服务质量,工作人员调查市场,熟悉馆藏,苦练业务,在提高档案查准率,查全率上下工夫,尽力使每一位利用者乘兴而来,满意而归. 2,依法行政,正确处理保密与开放的关系,保护产权人的合法权益房产档案属于经济类档案,按照《档案法》及建设部2001年第101号令的有关规定 ,可以有条件地”向社会提供利用房地产权属档案”.档案馆为了保护产权人的合法权益,建立健全了政策法规体系,正确处理保密与开放的关系,兼顾司法部门,律师,金融部门,各机关企业事业单位,房地产开发商及普通产权人的不同责权不同情况,做到既热情接待各阶层利用者.又坚决杜绝一切不合理查档;既确保档案工作的严肃性.又维护合法公产私产和广大群众的正当权益不受侵犯. 3,重视宣传和编研工作,主动服务社会宣传和编研是档案馆的两项重要工作,是主动向社会提供服务的重要方式.房产档案馆近几年将这两项工作列入重要议事日程,主动与当地新闻媒介联系, 并利用会议,宣传栏,知识竞赛等形式,宣传国家及本省,市的有关方针政策法规制度.还充分利用馆藏档案资料,编辑了《城镇房地产管理文件汇编》,《德州市房屋产权产籍管理》,《德州市房产管理局服务指南》, 《房地产档案利用效果实例》等数百万字的参考资料, 呈送或分发给上级或同级机关单位,并摆放在阅卷室供普通利用者公开查阅.这些做法均获得了领导机关的充分肯定和社会上的良好反响. 德州市房产档案馆已成为全市房产档案的保管基地和利用中心,其开发利用工作取得了显着的经济效益和社会效益.自2000年1月——2004年3月.接待社会各界利用者16800余人次,提供档案21300余卷次,协助司法部门查封房产300余户(档案近400 卷),解决经济纠纷近200起,金额逾千万元.其中,先后协助本市3家拆迁公司查阅档案3566卷,挽回经济损失200余万元.房产档案的开发利用,为全市的经济建设和社会稳定发挥了不可替代的重要作用. (作者单位:德州市房管局房产档案馆) 山东房地产2004年第3期3l

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