企业上下如何沟通
沟通不良几乎是每个企业都存在的老毛病,企业的机构越是复杂,其沟通越是困难。往往基层的许多建设性意见未及反馈至高层决策者,便已被层层扼杀,而高层决策的传达,常常也无法以原貌展现在所有人员之前。
而沟通的持续恶化,就是高层还在煮酒论英雄,而底层的士气已经灰飞烟灭。我们在辅导客户改善沟通质量的过程中发现,虽然企业的情况千差万别,但导致沟通不良的关键还是在于观念与体制———其实观念与体制的改变(或是改革)都并非难于登天———只要你愿意花三分时间思考,七分时间实践。以下即是我总结出的几点行之有效的沟通改良方式与各位经理人共同分享。一、方式的多样化企业的沟通最常见的是书面报告及口头传达,但前者最容易掉进层层评报、文山会海当中,失却沟通的效率性,而后者则易为个人主观意识所左右,无法客观地传达沟通内容。企业开始为沟通不良所苦恼时,就应该采取不同以往的沟通方式进行改良。比如沟通效率过低,就应考虑设立专司沟通的部门,如沟通欠缺建设性,就应该反省企业内部教育是否滞后不前。二、等距离沟通高质量的沟通应建立在平等的根基之上,如果沟通者之间无法做到等距离,尤其是主管层对下属员工不保持一视同仁的态度,期间所进行的沟通一定会产生相当多的副作用;获得上司宠爱者自是心花怒放,怨言渐少,但与此同时,其余的员工便产生对抗、猜疑和放弃沟通的消极情绪,沟通工作就会遭遇很大抵抗力。保持同等的工作距离,不要和你的直接上司、下属产生私人感情,将是沟通平等化、公开化的重要所在。三、变单向沟通为双向沟通企业与员工的立场难免有不能共通之处,只有善用沟通的力量,及时调整双方利益,才能够使双方能更好地发展,互为推动。在国内许多企业,沟通只是单向的,即只是领导同下传达命令,下属只是象征地反馈意见,这样的沟通不仅无助于决策层的监督与管理,时间一长,必然挫伤员工的积极性及归属感。所以,单向的沟通必须变为双向的沟通。双向沟通的方式有许多种,其中的关键是领导层尊重下属员工的意见表达,切忌公开批评,即使员工所提建议不能被采纳,也要肯定其主动性。如果建议可行,则要公开表扬,以示鼓励。四、提高沟通效率上文提到沟通效率这一概念,其实,沟通效率类似于化学反应里的分解速度:沟通是处理管理不当所引起矛盾的主要工具,如果沟通效率过低,当然就无法及时“分解”内部不良反应,此沟通也是低质沟通或无效沟通。提高沟通效率最有效的方式就是明确沟通方向,这牵系到企业内部部门职能的清晰与否,如果企业职能清晰明确,那末,所有内部沟通便有相应的针对对象,而不至于如皮球般被东踢西扔,最终不了了之。为避免在沟通过程中因为利益的冲突而导致恶性沟通,企业还有必要设立一个独立于各职能部门以外的监督部门,直属决策者,负责协调内部的沟通工作。五、改善沟通的素质与技巧。一般而言,综合素质较高的企业沟通质量也较好,而素质普遍偏低的企业如果略为加强沟通,也不会出现很大问题。沟通最困难的是内部人员素质参差不齐的企业类型,因为素质不等,所以,在同样的沟通方式下,却会产生各种不同的沟通反应,而根本的解决之道就是持续地开展内部再教育,让企业员工的思想跟得上企业的发展,同时也推动企业寻求更大的突破。沟通的技巧主要是因人而异,简单地说,就是把员工分为3类对症下药:1、有能力而放任的人:以信任和放权为沟通的基础,激发其责任感,促使其在责任感的驱使下改善沟通;2、能力平平
而纪律性甚好的人:主动指导,尤其是针对其薄弱之处,多作鼓励,适当批评,让其发现自身优缺点而主动沟通;3、能力平平而纪律性甚差者:许多管理者对此类的员工都采取听之任之或公开惩罚的沟通方式。其实,在这一群人中间,是最容易产生影响整体沟通质量问题的,听之任之或公开惩罚在多次之下已经失却效用,可以采用及时肯定及期许性鼓励的沟通方式———荣誉比惩罚更能培养个人的责任感,只要培养其责任感,沟通就会水到渠成。
其实,沟通不仅是管理者最应具备的技巧,也是企业最需具备的基本体制。只有无阻力的沟通,才有企业无阻力的未来。
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