公司费用报销制度财务部制定

公司费用报销制度财务部制定 财务部 文件名 有限公司费用报销制度 电子文件编码 FD-001-2015 序码 HR001 制定 审批 一、目的 为加强对公司费用管理力度，确保各部门员工更好开展工作，有效节约成本，特制订本制度。 二、适用范围:公司全体人员 三、费用报销流程及相关规定 3.1报销流程 经办人填写单据 项目经理审批 部门负责人审批 副总经理审批 财务付款 总经理审批 财务部审核 3.2 费用发生后3日内按上述流程将报销凭证传递到财务部经理处,由财务部每周二、五报总经理批准后付款。 3.3 原则上费用不得跨月报销。 3.4 原始凭证有效性的规定 经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证，以下凭证视为合法凭证，准予报销: 3.4.1 税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票。 3.4.2财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。 3.4.3 邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。 3.4.4经办人员取得合法凭证时，应要求对方开具湖南保护力科技有限公司全称，(车票及定额发票除外)需检查凭证是否合法有效、印章是否清晰，是否跟出票方内容一致，内容填写是否完整，否则，视为无效凭证，不予报销。 3.4.5无票据的，原则上一律不予报销。有以下特殊情况的，经总经理批示，可用同等金额，同等类别的发票冲抵并报销。 3.4.5.1确因对方开不出发票的，(如对方能开据收据或收条，就需开据收据和收条，且要写明事由、数量、单价、金额等信息。) 第 1 页/共 6页 财务部 3.4.5.2票据因不可抗力因素遗失的。 四、备用金 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 4.1因工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支临时备用金，公司部门原则上可实行定额备用金制度，但借支的备用金额度不得超过本岗位总工资额的50%。 4.2借支备用金需填写借支单，并注明借款事由，按规定程序审批后，到财务部办理借款。 4.3临时备用金借款人应在业务完成后的3个工作日内到财务部结清借款。 4.4一般情况下临时备用金的借用时间最长不应超过15天。 4.5每 年12月31日前，备用金借款人必须将所借的备用金全额结清。实行定额备用金的人员也应在年底前全额结清，下一年度再重新核定并办理备用金借用手续。 4.6对未按规定结清备用金的，财务部将从员工的工资中扣减。 4.7公司实行前款不清后款不借的原则。 五、采购费用及日常费用报销制度 5.1 供应部门根据批准后的请购单,按实际付款金额取得正式发票和入库单填写费用报销单，按规定审批后，到财务办理款项。 5.2采用预付货款方式采购物品的，必须提供<供货 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 >，并以合同复印件为附件，填写付款申请单后，按规定程序审批后办理预付款手续。 5.3支付供应商的月结款，需附有此供应商的往来明细，填写付款申请单后，按规定程序审批后，到财务办理款项。 5.4报销公司日常采购费用，办公用品，礼品等;取得正式发票后，填写费用报销单，按规定审批后方可报销。 六、招待费管理制度 6.1必须严格控制招待费的发生，并坚持“必须、合理、节约”的原则。 6.2招待费用实行“先申请、后实施”的控制办法，审批流程如下: 填写招待费用申请 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf (见附表) 部门经理审批 副总经理审批 总经理审批 第 2 页/共 6页 财务部 6.3招待费用必须在发生后的3日内报帐，(出差期间发生的需在出差回来后3个工作日内报销)，并且不得跨月报销，对超出批准的招待项目及金额的超出部分不予报销。 6.4 如在出差途中或特殊情况下，可以电话或口头请示和批准，事后都必须补办书面的审批手续，否则不予报销。 6.5 公司有特殊接待的，由总经理直接负责指导。 七、差旅费报销制度 7.1 出差定性——具体指员工因业务需要去长望浏宁之外的工作地，出差时间在30天以内的工作期，长驻工地人员不属此制度范围。 7.2 出差天数——天数计算从离开公司所在的车(船、机)票时间起算，每24小时为一天，尾数不足8小时算半天，超过8小时算一天。 7.3 公司员工出差应严格履行报批手续，由部门负责人批准，部门第一负责人出差报副总经理审批，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差将按缺勤论处，所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。 7.4 出差交通费用报销标准 准乘交通工具及标准 职位 飞机 火车 汽车 总经理 经济舱 软卧 按实际票价报销 副总经理 经济舱8折以下 硬卧 按实际票价报销 部门负责人/经理 经济舱7折以下 硬座/硬卧 按实际票价报销 普通员工及其他员工 硬座/硬卧 按实际票价报销 7.4.1部门负责人及经理，以及一般员工乘坐火车时，时间超过8小时以上的可以乘坐硬卧，低于8小时的按硬座票报销，如有特殊情况需要乘坐硬卧或高铁的，经总经理特批后方可报销。 7.4.2部门负责人及经理级以下人员出差，原则上不允许乘坐飞机，特殊情况经公司副总经理批准后方可乘坐飞机。未经批准擅自乘坐飞机的，按合理路线的火车票报销费用，超出部分的费用由当事人自理。 第 3 页/共 6页 财务部 7.4.3如出差当天的飞机票票价加上基建费、燃油费，保险等比当天的软卧，硬卧不高于200元,且时间上允许情况下，可乘坐飞机。 7.4.4如两人同行出差的，可享受同行中级别高员工的准乘交通工具。 7.5 出差住宿费,餐费补贴,市内交通费补贴标准: 项 目 职务 生活 市内交通费最 地点 住宿费 小计 补贴 高限额(每天) 特区直辖市 50 260 50 360 省会沿海城市 40 180 50 270 部 门 负责人 地级市 40 120 40 200 县级市、镇 40 100 30 170 特区直辖市 50 200 50 300 其他 省会沿海城市 40 150 50 240 员工 地级市 30 100 30 160 县级市、镇 30 80 30 140 备注:该补贴标准可实行包干制，即当天发生的各类费用不超过当天总费用额度，超过部份由员工自行承担。 从2015年9月1日起，其他员工地级市住宿费报销标准调整为120元/天、县级市、镇110元/天。 7.5.1 副总经理及总经理以上级别实行实报实销。 7.5.2 出差工作常驻地、家庭所在地、不报销任何住宿费用。两人(同性)出差同时在同一地点出差，住宿费标准按一人报销。 7.5.3 出差期间因公需要产生的邮寄运输费，须取得相应的邮寄票据，同时在票据背面注明邮寄的文件内容。 7.6公司原则上不主张自驾车差旅，如有紧急特殊情况，需差旅人自驾车到达目的地的，差旅行程前先填写自驾车申请单，(见附件)经副总经理同意后方能进行。 7.7公司因紧急情况需自驾车到达差旅目的其产生的交通费用包括汽油费及过桥、 第 4 页/共 6页 财务部 过路费等，差旅人提供当次原始票据与审批后自驾车申请单，根据相关报销流程实报实销。 7.8如差旅人未经同意自驾车的差旅，财务根据相关7.4关于交通工具的标准产生的交通费用予以报销。 7.9长沙市内(包含星沙)的自驾车产生交通费用包含在公司福利制度内，公司不予单独报销。 八、 市内交通费 8.1 市内出差以公共交通为主，无特殊情况不得报销的士费。 8.2 接待公司领导而发生的交通费可予以报销。 8.3 的士费如下几种情况可予以报销。 8.3.1 携带现金或支票等而产生的的士费。 8.3.2 接待客户发生的的士费。 8.3.3 初次约见重要客户因地形不熟或时间紧急而产生的的士费。 8.3.4 加班人员可以报销的士费用，工作日加班时间须21:00以后。 8.3.5 陪同总经理，副总经理一同出差的士费。 8.3.6 经总经理，副总经理同意批准的的士费。 8.3.7 其它紧急事件，必须事先申请部门负责人批准后方可。 8.4 报销的士费票据时必须提供有效发票，黑的一律不给报销。 8.5市内交通费不得超过该岗位级别的最高补贴标准 8.6市内交通费的报销一律需填写市内交通费明细表方可报销。 注:以上制度最终解释权归有限公司财务部 第 5 页/共 6页 财务部 附件一 招待费申请单 编号: 申请人 申请部门 申请时间 客方 预计人数 预约招 接待事由及 待时间 接待项目 预计招 待费用 部门负责人 副总经理 总经理 附件二 市内交通费明细表 部门: 姓名: 日期 出发地 目的地 事由 交通工具 金额 合计 附件三 自驾车申请单 申请部门 申请人: 差旅时间 差旅事由 差旅目的地 预计产生交通用 审批人: 第 6 页/共 6页