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论如何正确发挥秘书工作的主动性

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论如何正确发挥秘书工作的主动性论如何正确发挥秘书工作的主动性 作    者  指导教师 摘要  秘书工作的辅助性决定了秘书工作的被动性。把握好秘书工作被动性与主动性之间的辩证关系,在被动中力争主动,是做好秘书工作的关键。但是秘书工作正确发挥主动性是有困难的,发挥过之则为越权,发挥少之则为失职。本篇论文将从四个方面对此问题进行分析。首先,阐述秘书工作主动性和被动性的含义及二者的关系;其次,阐述秘书工作发挥主动性的重要性;再次,详细分析秘书人员不能正确发挥主动性的原因;最后,研究秘书应该如何在工作中正确恰当的发挥秘书工作的主动性。从而正确发挥...

论如何正确发挥秘书工作的主动性
论如何正确发挥秘书工作的主动性 作    者  指导教师 摘要  秘书工作的辅助性决定了秘书工作的被动性。把握好秘书工作被动性与主动性之间的辩证关系,在被动中力争主动,是做好秘书工作的关键。但是秘书工作正确发挥主动性是有困难的,发挥过之则为越权,发挥少之则为失职。本篇论文将从四个方面对此问题进行 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 。首先,阐述秘书工作主动性和被动性的含义及二者的关系;其次,阐述秘书工作发挥主动性的重要性;再次,详细分析秘书人员不能正确发挥主动性的原因;最后,研究秘书应该如何在工作中正确恰当的发挥秘书工作的主动性。从而正确发挥秘书工作的主动性,提高秘书的工作效率。 关键词:秘书;主动性;被动性 目  录 引言    1 一、秘书工作主动性和被动性的含义及其关系    1 (一)秘书工作主动性和被动性的含义    1 (二)秘书工作主动性和被动性的关系    1 二、秘书工作需要发挥主动性    2 (一)发挥秘书工作主动性的必要性    2 (二)发挥秘书工作主动性的重要性    2 三、秘书人员不能正确发挥主动性的原因    3 (一) 秘书工作过于被动的原因    3 (二)秘书工作过于主动的原因    3 四、如何恰当地发挥秘书工作的主动性    4 (一)秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题    4 (二)秘书工作人员发挥主动性要恰当适度    5 结论    6 致谢    6 参考文献    6 引言 随着时代的发展,我国经济、社会等各个方面都发生了巨大变化,企业对秘书人员的工作效率要求不断提高。秘书工作具有被动性特点,秘书人员应当在工作中充分发挥好主动性才能更好的做好工作,但秘书在工作中多为被动性而发挥自身主动性的机会却很少。如果发挥过多的主动性会让领导觉得越权,主动性发挥过少又会让领导觉得失职。由此可见正确恰当地发挥秘书的主动性对秘书工作来说是非常重要的。 一、秘书工作主动性和被动性的含义及其关系 (一)秘书工作主动性和被动性的含义 秘书工作的主动性是指秘书作为领导的助手在把握工作的客观规律,了解服务对象的意愿、目的、要求之后,充分发挥自己的主观能动性,在被动中求主动,以积极的态度创造性地开展秘书的本职工作[1]。相反,秘书工作的被动性就是不能充分发挥主观能动性,被动的按照上司或他人的意志而行事。 (二)秘书工作主动性和被动性的关系 秘书工作的辅助性与被动性和秘书充分发挥工作的主动性并不是对立的,而是相辅相成,相互影响的。 1 辅助性体现了服务的被动性 相对领导活动而言,秘书的辅助性 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 现为被动特征,唯有得到了领导者的授权,以领导活动为准绳,才有利于秘书工作的开展。 2 工作的顺利开展需要秘书的主动服务 秘书的天职是“助”,秘书需要积极协助领导者开展各项工作。秘书需要在从属于领导这一前提下,积极协助领导,主动为领导者提供管理所需的各类信息,完成领导交办的任务。 3 被动性与主动性的辩证统一 秘书的被动性与主动性是矛盾的两个方面,作为活动的对象同时又主导、制约着活动本身,这就是秘书活动区别于其他职业活动的特殊性。这一特殊性造成了秘书活动的一基本矛盾即秘书活动既要被动服从领导者,又要主动服务于领导者。如何把握“既不越权,又不失职”的平衡关系呢?秘书工作的被动性与主动性是辩证统一的关系。秘书工作首先必须体现出被动性和潜隐性的本质特性,在被动中争取主动,在此基础上,秘书人员的主动服务必须不违背领导的意志,按照领导的意志去办事,无论服务结果如何,都应该由领导亲自定夺,两者应辩证统一。 所以秘书工作是主动性和被动性的统一。我们要在充分认识二者的辩证关系的基础上,化弊为利,充分发挥秘书工作的主动性。 二、秘书工作需要发挥主动性 (一)发挥秘书工作主动性的必要性 秘书角色职能赋予了秘书工作的主动性。秘书和秘书工作具有被动性,这都是相对于领导和领导工作来说的,就具体秘书活动来说,秘书工作又具有鲜明的主动性。一是秘书不是领导,贴近领导。秘书辅助领导工作,在本单位组织结构中,具有位居中枢、接近领导身旁的位置,起着领导助手的作用。二是秘书没有权力,隐含权力。秘书人员处于两道身边,既是领导下属,又经常由领导授权参与各种管理性活动,同时还是领导与人民圈中密切联系的桥梁和纽带,有着特殊地位和特殊身份。秘书工作往往伴着领导工作进行,隐含着领导权力,并借助这种隐含权力推动和开展工作。三是秘书不在其位,辅助其政。秘书是领导的参谋和助手,是直接为领导服务的,必须充分发挥主观能动性,搜集信息、积累经验、掌握规律,争取同领导一样了解和掌握全局性工作,主动领会领导意图,超前辅助领导工作,不能只是跟着领导走[2]。 (二)秘书工作主动性的重要性 秘书工作是为领导活动服务的,这项服务本身不能是被动的而应是主动的。秘书工作人员在开展秘书工作时,其主动性主要体现为以下特征:(1)率先性特征,即各种工作秘书人员要首先想到,并能及时提出建议,做好准备。(2)我要干特征,即从意愿、志向上把秘书工作当成发挥聪明才智和实现自我价值的机会 。(3)劲头足特征,即对秘书工作有兴趣、乐意干,而且有信心干好。(4)为他性特征,即从思想上和行动上与自己任职的机关单位保持一致[3]。 主动不仅表现在辅助决策诸项工作的超前服务上,而且也表现在常规工作中对于大量的庞杂而又琐碎的事务,秘书不能被动应付,而应该把它们安排得科学化、知识化。如果缺乏主动进取精神,工作消极被动,事无巨细都得让领导拿主意给办法,就会加重领导的负担,这样的秘书是不可能受到领导的欢迎的。通过分析了解秘书工作主动性的特点,秘书人员必须充分发挥主动性,从而提高秘书的工作效率。 三、秘书人员不能正确发挥主动性的原因 (一) 秘书工作过于被动的原因 1 工作性质被动 秘书工作是为领导服务工作的,秘书工作的变化总是随着领导工作的变化而变化,而且领导工作的变化直接影响和制约着秘书工作从内容到形式的发展变化,这决定了秘书工作的从属性即被动性[4]。 2 工作时空被动 不同时期、不同地方、不同领导对秘书和秘书活动的要求是不同的。即使同一个领导和同一项领导因时因事因地对秘书和秘书工作的要求也是不同的。秘书活动要服从领导日程,秘书工作要围绕领导转。秘书必须想领导之所想,急领导之所急,解领导之所难,帮领导之所需。[5]不能离开领导和领导工作而单独展开工作。 3 工作绩效被动 秘书活动的本职决定秘书工作必须甘居幕后,默默无闻地工作,而且秘书一切活动都必须通过领导和领导活动才能发挥作用,产生效益。 秘书人员说话办事、处理问题超出人员的身份地位就会形成秘书工作越位,反之则必然让领导疏远。[6]长期从事秘书工作的人员都有这样的一个体会,秘书工作有“四难”:千头万绪服务难,上下左右协调难,多重角色适应难,事务繁杂脱身难。 (二)秘书工作过于主动的原因 秘书工作具有服务性。在公司上下需要有秘书去完成上下沟通等各项工作,起到枢纽的作用。但是也不应该过于主动[7]。过于主动会让领导觉得越权,不会受到领导的欢迎甚至会让领导厌烦,这样既不利于开展工作也不利于自身的发展[8]。秘书发挥主动性主要体现在以下两方面。 1 秘书要按自己的理解去办事 秘书除了必须按领导意图办事之外,还可以代办一些领导交办的事情,要靠自己的理解去办事。秘书除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或人事之外还要替领导处理一些琐碎事情,需要自己做决定。秘书的权力必须建立在领导控制之下,必须服从企业利益,秘书的限度就是严以律己,在职务许可的范围内,把秘书的权力充分利用,不留一丝空间。 2 秘书工作随机性大 秘书工作中随机性的工作很多,事先难以预计,虽然秘书部门也有自己的 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 和安排,但往往变动性大,难以落到实处。比如,领导交办的任务没有具体要求,所以需要秘书根据经验和领导的意愿去完成,这样就需要秘书充分发挥自己的主动性。 所以秘书工作要适度,不应过于主动。既要得到领导的认可又要适可而止,利于工作的展开和自身的发展。这就要求秘书人员要恰当的发挥秘书工作的主动性。 四、如何恰当地发挥秘书工作的主动性 秘书不是决策者而是决策者的助手和执行者,因此必须按职责按规定办事,不能越职代权,借领导的名义发号施令,秘书必须明确自己为领导服务的界限,恰当地表现自己的主动性。 (一)秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题 1 要考虑办公室秘书工作的性质——施令不发令 企业在组织生产、开展经营活动时许多工作都需要靠相互协调来完成,那么秘书工作人员在接到领导交办的任务后只有充分地发挥自己的协调、指导、服务、督办职能,统一思想,明确目标,形成共识,才便于工作的顺利开展。如果不掌握基层实际情况,强迫基层去完成不可能完成的工作,这样必将影响生产经营的运行,危害企业建设。 2 要考虑秘书工作的位置——主动而不越位脱轨 作为领导的参谋与助手,秘书工作人员在辅助领导决策,或向领导提出建议时,不仅要做到信息来源真实准确、备选 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 充分,建议意见科学合理,同时要注意区分场合、分清主次、把握分寸、摆正位置、点到为止,不说与身份不相符的话。 3 要考虑秘书工作的职能——明白不告白 秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽,有协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置,在向领导提供决策信息或者反馈决策执行情况的过程中,要正确理解各级管理工作者在事物认识上的差异和问题处理方式上的区别,不同情况分别对待,认识不同可追求目标一致,方式不同可实现异曲同工,因此秘书工作人员处理问题的方式更要有策略性,原则是既要有利于上下沟通,又要有利于推进工作,防止隔阂[9]。 (二)秘书工作人员发挥主动性要恰当适度 发挥秘书工作主动性目的就是使领导的工作更完善,这样就要充分运用与领导工作紧密相关的有利条件,与秘书工作职能相对应,那么这就要求秘书工作人员发挥主动性要恰当适度。 1 辅助决策要有度 秘书要学会站在领导的角度来判断、分析、思考和处理问题,急领导之所急,想领导之所想,特别是在领导征求自己的意见和看法时,要注意提建议的方式、方法和时机,恰如其分的合理化建议不仅能为领导的科学决策节省时间,而且还会给领导的正确决策提供有益的帮助。秘书人员在谋划企业发展决策的过程中,要有针对性地深入实际,调查研究,最大限度地发挥参谋作用,提出科学合理的备选方案供领导决策,绝不能带有个人观点[10]。 2 协调关系要有度 秘书除了要协调和处理好与领导之间的关系外还要沟通和衔接好内部和外部关系。对领导要忠诚,对待同事和下属要尊重和关心,由于企业内部单位,部门之间各自的利益性,秘书人员在发挥协调沟通作用时应着力共同点,协调不同点统一意志,减少分歧,促进发展;对待客户及业务相关的单位要诚实无欺和努力维持长久的人际关系。 3 工作落实要有度 领导在谋划大局、计划长远、处理疑难问题的过程中难免会在某些枝节的处理上考虑不周。作为领导的助手,秘书人员一方面要自觉维护领导的权威,尽己所能为领导分忧解难,另一方面在领导的决策可能出现偏差时要积极地进言献策及时提醒。发挥恰当的主动性有利于工作顺利开展,反之则带来诸多不利因素。 4 为人处事要有度 秘书工作是一个累人伤神又劳心的岗位,不仅随时会面对紧要事、疑难事、突发事,而且工作时间紧、任务重、要求高,有时还可能会受到领导的责备,但是作为一个合格的秘书人员一定要处之泰然,心中有数。要牢固树立这样的意识:“工作干得好,领导满意乃分内之事,工作有误,领导责备虽在所难免,但需及时总结,调整偏差,不要因为受到领导责备而黯然伤神。 结论 新形势下企业的生存与发展对秘书工作人员提出了更新更高的要求,秘书工作具有被动性,但是在被动性的基础上,秘书工作人员是可以正确发挥主动性的。秘书人员应该发挥恰当的主动性,在工作中,始终坚持与时俱进,明确职责,把握位置,善言慎行,勤奋进取,这样既有利于工作顺利开展,也能够有效地提高秘书工作的效率,使秘书人员在充分履行自己职能的同时又促进企业的发展。 致谢 在毕业论文完成之际,首先感谢我的论文指导老师XXX老师的耐心指导,无论是在论文的内容还是格式上,老师都仔细的帮助我一遍一遍的修改和完善。其次,要感谢论文中我所引用的各种参考文献、著作的作者,是他们给了我写作的灵感,给了我最有力的理论支持,从他们的研究成果中我认识到了自己研究课题的深刻意义。最后,对编写论文中给予我大力支持帮助的老师、同学、朋友在此一并致谢,谢谢你们给我的大力帮助。 参考文献  [1]杨洪林.秘书工作的科学性.,2006-12-03. [2]潘月杰,刘琪.如何做秘书工作[M].北京:首都经济贸易大学出版社.2006:18-19. [3]丁晓昌,冒志祥.秘书学与秘书工作[M].江苏:苏州大学出版社.2002:39. [4]王育.秘书实务[M].北京:高等教育出版社.2003:2-3. [5]孙荣.秘书学[M].上海:社会科学院出版社.2006:51. [6]戴胜利.文秘管理[M].上海:上海教育出版社.2004:19. [7]林祥.秘书工作靠"五度"[J].秘书工作.2005,3-47. [8]廖金泽.怎样做高级秘书[M].广东:广东旅游出版社.2000:39. [9]任松峰.发挥补偿功能,主动拾遗补阙[J].秘书.2003,9:28-29. [10]成雨.一名合格秘书的“度量衡”[J].秘书工作.2005,3:51-52.
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