DA/T13-94档号编制规则
DA/T13-94
(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施)
1 主题内容与适用范围
本
标准
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适用于档案馆(室)编制档号。
2 术语
档号
档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取
档案的标记,并具有统计监督作用。
全宗号
档案馆(室)给定每个全宗的代码。
案卷目录号
类别号
馆(室)藏档案类别的代码。
项目号
案卷号
件号
页(张)号
案卷内文件每页(张)的顺序号。
代码
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则
唯一性原则
档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只
表
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示一
个编号对象。
合理性原则
档号结构必须与馆藏的
稳定性原则
扩充性原则
简单性原则
档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。
4 档号的结构
第一种结构为:全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。
即:
×××× ……××× ×××
全宗号 案卷目录号 案卷号件号 页(张)号
第二种结构为:全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号
即:
×××× ××× ……n ×××
全宗号 类别号 案卷号 件号、页(张)号
第三种结构为:类别号——项目号——案卷号——件、页(张号
即:
××××…… n ×××… n ××× ×××
类别号 项目号 案卷号 件号、页(张)号
档号中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下代码之间用“—”(短横)
相隔。
件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要,选择一项编号。
5 档号的编制方法
全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语
拼音
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字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数
字标
识某一属类全宗的顺序号。
全宗号的格式是:
× ×××
全宗属类代码 全宗顺序号
全宗属类代码的编制方法
在一个档案馆内,全宗属类代码不应重复。
全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。
例一:某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗,标识为:“X013”。
例二:某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗,标识为:“J004”。
例三:某县档案馆藏建国后档案第127号全宗,标识为“0127”。
例四:河北省档案馆藏原热河省第123号全宗,可识标为“R123”。
例五:四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗,可标识为“D003”。例六:中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗,标识为
全宗顺序号的编制方法
全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。
在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。
案卷目录号的编制方法
案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置,可按不同时间,不同组织机构,
不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即,案卷目录内案卷数量不
足100时,一般不另立案卷目录,亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时,一般应另立案卷目录,并另编案卷目录号。
在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
类别号的编制方法
类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。
不同级位的类别之间可用间隔符“?”分开。不产生误解时,可省略间隔符。类
别号一般不应超过三级。
在一个档案馆(室)内或一个全宗内,不应有重复的类别号。
项目号的编制方法
案卷号的编制方法
案卷号用三位阿拉伯数字标识。
目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号。
每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以
上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录;如一个案卷流水顺序号
分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水
号。
件号的编制方法
不装订的案卷,卷内文件必须单件装订编号。
件号用阿拉伯数字标识。
卷内文件按排列次序流水编号,不应有空号。
件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。
页(张)号的编制方法。
页(张)号用阿拉伯数字标识。
卷内文件各(页)张按排列次序流水编号。不应有空号。
(行业标准DA/T13-94)