从化市村（居）委会档案管理分类方案

从化市村（居）委会档案管理分类方案 从化市村民委员会档案整理规范 为全面提高我市村民委员会档案管理的水平，使档案工作更好地为农村三个文明建设服务。根据《广东省档案管理规定》和有关要求，结合我市村民委员会档案管理现状，制定本规范。 一、档案门类设置 (一)根据村民委员会在其职能活动中形成的文件材料内容和载体类型设置八个档案门类，档案门类分别用大写英文字母表示。 各门类档案代号顺序如下: 顺序号卜 顺 序 门类名称 代号 1 A 文 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 档案 2 B 基建档案 3 C 设备档案 4 D 会计档案 5 G 声像档案 6 H 实物档案 7 I 合同档案 8 L 土地管理档案 (二)村民委员会全部归档材料依据门类代号顺序进行实体分类、整理和入箱柜管理，缺门类的可空置代号。 1 二、整理方法和要求 (一)文书档案:代号—A 整理要求:将归档文件以件为单位进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒，使之管理有序。 1、分类和排列方法: 要求:文书档案使用“年度——保管期限”的分类办法对归档材料进行分类。操作方法: (1) 依据《归档范围》收集齐全本村委会作为文书档案保存的文 件材料，按年度分开整理。 (2) 把同一年度的归档文件依据《保管期限表》的划分，分成永 久、长期、短期三个保管期限进行依次排列。代号分别为: A1、A2、A3。 (3) 把同一年度、同一保管期限的归档材料按时间先后顺序、同 类问题相对集中来进行排列，然后按永久(A1),长期(A2), 短期(A3)顺序，一年一个流水号编制件号。 2、装订和编号方法 要求:把排列好的归档材料以“件”为单位进行装订和编制件号。 (1)“件”的概念:一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。 (2)装订方法:永久(A1)件用“三孔一线”或粘糊剂装订;长期(A2)、短期(A3)件用钢钉装订。 2 (3)编号方法:以“件”为单位，在每份文件第一页右上方盖上归档章，不需要编页码。 归档章式样: 门类 年度 保管期限 件号 ? 门类:填写门类代号。如“A”。 ? 年度:用阿拉伯数字填写。如“2004”。 ? 保管期限:用 “永久”或“长期”、“短期”填写。 ? 件号:用阿拉伯数字填写。把同年度、按永久、长期、短期 顺序排列好的归档文件，分别从“01”起编制流水号，每年 一个断号。 三、编制目录和装盒方法 要求:(1)填写归档文件目录两份，一份与归档文件存入盒内，一份编制检索目录。(2)归档文件每份加盖归档章、编制件号后装盒存放，若干年为一盒。 目录式样和填写方法:(如图示) 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 保管期限 备注 3 目录封面标签和背脊标签填写方法:(如图示) 封面: 村委会名称 太平镇共星村 档案门类 文 书 年 度 1988年 1989年 1990年 1991年 件 号 01,10 01,13 01,18 01,20 保管期限 永久,长期,短期 背脊: 村委会名称 档案门类 年 度 保管期限 4 (二)基建档案 :代号—B 要求:基建档案按基建工程项目分类组卷，每一项目编一案卷流水号，每份图纸的首页加盖档案图号章，先排文字资料，后排建筑图纸，用科技档案目录、软封皮、硬盒整理装订入盒保管。 1、分类方法:基建档案用两级属类代号区分归档材料的种类。第一级属类分为基建工程类、房屋产权类、规划类;第二级属类按基建工程的项目来划分，每一基建工程项目编一案卷流水号。 2、档案号编制方法: (1)档案号:门类代号+属类代号+案卷顺序号。 B1(1——1 案卷顺序号(第1卷) 二级属类代号(某一个基建工程项目) 一级属类代号(基建工程类) 大类代字(基建档案) (2)目录号: B——1 目录号 (第1本目录) 大类代字(基建档案) (三)设备档案:代号—C 要求:设备档案用科技档案目录、封皮、盒整理包装。 5 1、分类方法:设备档案主要是办公和车辆设备归档材料，每一类型设备归档材料按时间顺序编一案卷流水号。 2、档案号编制方法: (1)档案号: 门类代号+案卷顺序号 ,——1 某一类型设备案卷顺序号(第1卷) 门类代号(设备档案) (2)目录号: C,1 (第一本目录) (四)会计档案:代号—D 要求: 会计档案的案卷按种类分属类，每一属类若干年编一本目录，一本目录一个流水号。每年的帐簿先排25年，再排15年，依次排完，下一年又接着顺序号排列，用会计档案目录、标签、盒整理包装上架。 1、属类设置及代号: 代号 属 类 名 称 D1 报表类(只保存年报表) D2 账簿类 D3 凭证类 D4 其他 6 2、档案号编制方法: (1)档案号:门类代号+属类代号+目录号+案卷顺序号 , 1 . 1—1 案卷顺序号(第1卷) 目录号(第1本目录) 属类代号(1报表;2账簿;3凭证;4其他) 门类代号(会计档案) (2)目录号: D, 1 目录号(第1本目录) 大类代字(会计档案) (五)声像档案:代号—G 要求:声像档案的载体较为特殊，为便于保管和提供利用，照片(包含底片)以同一项活动的内容编组保管，第一组的前面加一个总说明，把内容相近的放在同一案卷。录音、录像、光盘(软盘)以盒或张组成保管单位，按形成时间的先后顺序，编制大流水号排列，用专用的器具存放保管。 7 1、属类设置及代号 代号 属类名称 G1 照片 G1(1 底片 G1(2 正片 ,, 录音带 ,, 录像带 ,, 光盘,软盘 2、档案号编制方法: (1)档案号:门类代号+一级属类代号，二级属类代号+目录号+案卷顺序号 G 1(1 . 1—, 案卷顺序号(第1卷) 目录号(第1本目录) 二级属类代号(底片) 属类代号(照片档案) 门类代号(声像档案) 8 (2) 目录号: G,1 目录号(第1本目录) 门类代号(声像档案) (六)实物档案:代号—H 要求:实物档案以每一实物组成保管单位。按形成时间先后顺序，编制大流水号排列，用专用的器具存放保管。 1、分类方法:实物档案包括证书、奖状、奖旗、奖牌、纪念品、领导题词等，由于村(居)委会所形成的材料少，为了方便整理、保管、利用，全部归同一属类保管。 2、档案编号方法 (1) 档案号:大类代字+案卷顺序号 H——, 案卷顺序号(第1件) 大类代字(实物档案) (2) 目录号: H——, 目录号(第一本目录) 大类代字(实物档案) 9 (七)合同档案(材料少的单位，可将其放到文书档案归档):代号——， 要求:合同档案按材料内容划分属类，每一属类按时间先后编制目录，每一本目录编一流水号，用合同档案的目录、封皮(盒)整理。 1、属类设置及代号 代 号 属 类 名 称 I 1 承包合同(土地、果树等) I 2 经济合同 I 3 转让合同 2、档案编号方法 (1)档案号:大类代字+属类代号+目录号+案卷号 I 1(1——1 案卷顺序号(第1卷) 目录号(第1本目录) 属类代号(1、承包合同;2、经济合同: 3、转让合同) 大类代字(合同档案) (2)目录号:I——1 目录号(第1本目录) 大类代字(合同档案) 10 (八)土地管理档案(材料少的单位，可将其放到文书档案室归档):代号——L 要求:土地管理档案按材料内容划分属类，每一属类按时间先后编制目录，每一本目录编一流水号，用文书档案的目录、封皮(盒)整理。 1、属类设置及代号 代 号 属 类 名 称 L 1 宅基地类 L 2 其 他 2、档案编号方法 (1)档案号:大类代字+属类代号+目录号+案卷号 L 1(1——1 案卷顺序号(第1卷) 目录号(第1本目录) 属类代号(1、宅基地类;2、其他) 大类代字(土地管理档案) (2)目录号:L——1 目录号(第1本目录) 大类代字(土地管理档案) 11 四、各类档案的归档范围与保管期限表 为便于我市村民委员会(村党支部)文件材料的立卷归档和文书档案鉴定时准确地划分保管期限，促进村级档案工作规范化、 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 化，根据国家档案局《关于文书档案保管期限的规定》及其他有关规定，结合我市农村形成文件材料的实际情况，制定我市村民委员会(村党支部)档案保管期限表。本表对保管期限规定为永久、长期和短期三种。永久属于永远保存的档案;长期保存16—50年;短期保存15年以下。具体规定如下: 1、 文书档案的归档范围与保管期限表 顺序号 条 款 名 称 保管期限 1 上级机关颁发的针对本村需要贯彻执行的 重要文件材料 永久 2 上级机关颁发的、需要贯彻执行的一般性 文件材料 长期或短期 3 党和国家领导人、上级机关及海外人士视 察检查本村工作时形成的讲话、题词等重 要文件材料 永久 4 本村党支部和村委会形成的会议记录、讨 论通过的文件材料 永久 5 本村召开的重要会议的讲话、总结、 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 及声像材料 永久 6 本村制发的村规、民约及各种规章制度文 12 件材料 永久 7 本村各种普查工作形成的方案、总结、报 告、原始记录 永久 8 本村的请示和上级机关的批复、本村对下 属单位的批复和下属单位的请示 重要的 永久 一般的 长期和短期 9 本村形成的年度工作计划、总结、报告 永久 10 本村形成汇总的、年度和年度以上的专题 统计报表 永久 11 本村机构设置、撤并、名称更改、启用印 章的文件材料 永久 12 本村选举、换届、领导人任免和对直属单 位领导人任免的文件 永久 13 本村其他干部任免材料 长期 14 本村劳动模范、先进工作者呈批材料 市以上的 永久 乡镇以下(含乡镇) 长期 15 本村对有关人员的处分材料 影响大、问题严重的 永久 一般的 长期或短期 16 本村干部职工录用、转正、定级调资、 退休、职务聘任、抚恤、死亡等文件材料 长期 17 干部职工调动工作的行政、工资、党团组 织关系介绍信及存根 长期 18 本村干部、党员名册 永久 19 本村组织沿革、大事记 永久 20 本村有关区域变化、村名、街名和解决纠 13 纷、征用土地的文件材料 永久 21 本村财产、物资、档案的交接凭证 长期 22 本村引进新品种、试种等农业科研活动中 形成的计划、报告、鉴定材料 永久 23 本村招商引资、出国考察、友好来往、经 贸洽谈、参加会议等外事活动形成的文件 材料 重要的 永久 一般的 长期或短期 24 本村在农业生产、科学种养、植物保护及 联产承包活动中形成的文件材料 重要的 永久 一般的 长期或短期 25 本村村建规划、农田水利建设、农业开发 工程的文件材料 永久 26 本村在林业、畜牧业、水产养殖业等多种 经营中形成的文件材料 重要的 永久 一般的 长期或短期 27 直属单位报送的年度性总结、报告统计表、 汇报 年度 长期 半年、月季 短期 28 本村的家(族)谱、家史村史材料 永久 29 村民档案(户籍册) 永久 30 婚姻登记存根、证明 永久 31 人口统计、迁移、登记 永久 14 32 群众来信来访材料 市以上领导批示、政策性的或 涉及人财物与权益归属的 永久 一般 长期 33 本村村民在计划生育、生产、经营、家庭 生活、社会交往活动中形成的奖惩、纠纷 和执行村规民约情况材料 长期或短期 34 本村企业形成的各种文件材料 永久或长期 35 本村形成的其他材料 永久或长期 二、基建档案的归档范围与保管期限表 序号 归档范围 保管期限 1 属于村(居)委会自有及开发的各种基建项目， 永久 在建设过程中形成的有关可行性报告、批复 2 有关基建项目中的申请、合同、 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 永久 3 水文地质勘测、预决算 永久 4 竣工验收材料及图纸 永久 5 其他建筑图表 长期 15 三、设备仪器档案材料归档范围与保管期限表 序号 归档范围 保管期限 1 本村办公楼空调设备的使用说明书、安装调试、 长期 管网走向安装图及说明、维修保养记录 2 本村重要农业生产设备说明书 长期 3 本村重要工业生产设备技术资料 长期 4 本村办公设备的使用保养说明书 短期 5 本村车辆的使用维修保养说明书 短期 四、会计档案的归档范围与保管期限 序号 归档范围 保管期限 一 报表类: 1 会计年报表(含文字说明) 永久 2 农业税计征表 永久 3 会计月、季度报表(由会计部门保管、 5年 到期自行销毁，不用归档) 二 账簿类: 1 出纳现金账 25年 2 银行存款日记账 25年 3 总账 15年 4 明细账、分类账等 15年 三 凭证类:会计凭证(记账凭证、原始凭证) 15年 16 四 其他类: 1 销毁清册、保管移交清册 25年 2 工资发放单 15年 五、声像档案的归档范围和保管期限表 序号 归档范围 保管期限 1 上级领导人和知名人士到本村、视(考)察 永久 检查工作形成的声像材料 2 本村党务、政务工作会议及活动 长期 3 反映本村工、农、商、贸活动的声像材料 长期或永久 4 本村的外事、侨务工作形成的声像材料 长期或永久 5 反映本村重大事件(事故)和自然灾害的声 永久 像材料 6 本村在国土、环保、村建、道路、开发区建 永久或长期 设中形成的声像材料 7 反映地区自然风貌、风俗、古迹的声像材料 永久 8 反映村宣传、文明建设、文化、教育、卫生、 长期 初保、合作医疗工作的声像材料 9 本村在各项活动中获得的奖旗、奖状、奖杯、 永久或长期 证书、赠送留念品的声像材料 17 六、荣誉实物档案收集范围及保管期限表 序号 归档范围 保管期限 1 各级政府部门给予本村(含所属部门)的奖状、 永久 锦旗、奖杯等 2 上级机关首长的题词(含诗、词、字、签名等) 永久 3 国内外友人、知名人士赠送的诗、画、锦旗等 永久 纪念品 4 其他 永久 七、合同档案的归档范围及保管期限 序号 归档范围 保管期限 1 土地、果树等承包合同 合同期50年以上 永久 合同期50年以下 长期 2 各项承包合同 合同期50年以上 永久 合同期50年以下 长期 3 物业出租、转让协议 合同期50年以上 永久 合同期50年以下 长期 4 其它有关合同、协议 合同期50年以上 永久 合同期50年以下 长期 18 八、土地管理档案归档范围及保管期限表 序号 归档范围 保管期限 1 本村土地征用(使用)、出让、转让的请示批复、 永久 协议书 婚内约定的财产协议书家庭养老协议书pdf意向性划转协议书商业银行关联方授信摔伤一次性补偿协议书 、图纸等材料 2 本村土地征用(使用)建设、规划情况统计表、 永久 调查表 3 本村土地租赁的协议、合同、合约等材料 50年以上的 永久 16—49年 长期 15年以下的 短期 4 本村集体土地建设用地使用证 永久 5 本村集体房屋所有权证 永久 从化市档案局编制 二00三年十一月二十日 19