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excel入门教程

zheng国玲g
2017-09-26 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《excel入门教程doc》,可适用于职业岗位领域

excel入门教程Excel培训教材V编制人:编制时间:内部资料请勿扩散第页,共页Excel培训教材目录Excel简介错误~未定义书签。Excel界面简介错误~未定义书签。输入和编辑数据错误~未定义书签。选定操作区域错误~未定义书签。定位的使用错误~未定义书签。复制、移动和删除错误~未定义书签。撤消和恢复错误~未定义书签。查找和替换错误~未定义书签。在单元格中输入数据错误~未定义书签。其他填充方式错误~未定义书签。简单的计算错误~未定义书签。相对引用和绝对引用错误~未定义书签。名称的使用错误~未定义书签。添加、删除单元格、行和列错误~未定义书签。改变列宽和行高错误~未定义书签。设置工作表的格式错误~未定义书签。单元格的格式设置错误~未定义书签。数据表的美化错误~未定义书签。样式的使用和设置错误~未定义书签。格式的复制和删除错误~未定义书签。条件格式的设置错误~未定义书签。隐藏行和列错误~未定义书签。拼音的设置错误~未定义书签。自动套用格式错误~未定义书签。改变字体错误~未定义书签。内部资料请勿扩散第页,共页设置页面属性、预览和打印错误~未定义书签。打印预览错误~未定义书签。页面设置错误~未定义书签。设置打印区域错误~未定义书签。打印选项错误~未定义书签。Excel的自定义功能错误~未定义书签。启动选项错误~未定义书签。设置Excel选项错误~未定义书签。自定义屏幕错误~未定义书签。调色板的使用错误~未定义书签。使用全屏视图错误~未定义书签。储存当前工作簿中的视图错误~未定义书签。录制和使用宏错误~未定义书签。定义宏的键盘快捷键错误~未定义书签。保存自定义工具栏的布局错误~未定义书签。创建常规自定义工具栏错误~未定义书签。EXCEL先进的浏览和选择功能错误~未定义书签。移动浏览错误~未定义书签。知道所处的位置错误~未定义书签。键盘浏览错误~未定义书签。跳转到定义名称错误~未定义书签。用滚动条浏览错误~未定义书签。选择的技巧错误~未定义书签。Shift键的使用错误~未定义书签。Ctrl键的使用错误~未定义书签。在选区内浏览错误~未定义书签。进行选择的快捷键错误~未定义书签。数据输入错误~未定义书签。正确输入错误~未定义书签。从邻近的单元格复制数据错误~未定义书签。充分利用“记忆式键入”功能错误~未定义书签。自动填充错误~未定义书签。Excel先进的浏览和选择功能错误~”―,“搜索”,,“文件或文件夹”来找到它)即可。如果其他的文件夹更加合适或是要在网络中自动打开储存好的工作表就将其完整的路径输入到“启动时打开此项中的所有文件”框中以进行定位。这个位置位于“工具”,,“选项”对话框中的“常规”选项卡里。每次启动时Excel就会同时打开位于用户指定的文件夹以及XLStart文件夹中的文档。这个文件夹可以放置共享的工作簿这样每个使用者就不再需要一个单独的副本。可以将工作区文件放置在启动文件夹中这亲就能同时打开上次使用过的一组工作簿(关于工作区文件的详细内容将会在第章中进行介绍)。要确定在启动文件夹中只放置工作区文件而不要再放置工作簿的快捷方式。储存在启动文件夹中的Excell模板显示在“文件”,,“新建”对话框里的“常用”选项卡中与Templates文件夹中的模板放置在一起。设置Excel选项正如Word一样Excel的“工具”,,“选项”对话框是配置程序的主要控制面板。如图所示:内部资料请勿扩散第页,共页“选项”对话框中的设置分别放置在个选项卡中。稍后我们会介绍其中的一些选项其他的的与在Word中的对应项功能一样但仍有一些问题值得注意。“常规”选项卡提供了多种影响整个程序操作的设置:建议将“使用的工作列表”设置为最大值。这样就可以用快捷菜单选项再次快速打开文件而不用再借助“打开”对话框。可以把放置在每个新建工作簿中的空白工作表的数量设置为最大值。然而设想一下如果将其设置为(对于许多用途一个工作表就足够了)这样就能够节省内存和磁盘空间用户也能在需要时随时添加更多的工作表。这里指定的“用户名”也会应用于其他的Office应用程序。“,,的帮助”选项卡中的设置主要是为使用户能在Lotus和Excel之间轻松转换而设计的。然而自从Excel赢得了电子表格软件的统治地位以后使用这些选项的人就将越来越少了。但是如果要与其他使用Excel早期版本或者不同程序的人共享文件“将Excel文件保存为”的设置就会非常有用。内部资料请勿扩散第页,共页自定义屏幕在“工具”,,“选项”对话框中“视图”选项卡里的绝大部分控件都是用来自定义Excel显示方式的。这其中绝大多数设置都不用解释只有少量需要介绍一下:要控制在屏幕上显示哪些Excel用户界面的元素可以使用“显示”和“窗口选项”中的设置。不论打开的是哪一个窗口个“显示”选项都应用于整个Excel。而“窗口选项”中的设置只应用于当前的工作表或制图表或者当前的工作簿。选择“自动分页符”会显示由点组成的横线意味着打印时当前页面会从这里分开管用户是否已经改变了Excel自动设置的分布符。这不影响分页符在“分页符预览模式”中的显示(详细内容请参见第章)。如果选择了“零值”每个包括零值的单元格中就会出现一个。否则即便已经键入了Excel也会显示该单元格是空的。要改变工作表(不是工作簿)网格线的颜色可以从“网格线颜色”下拉菜单中进行选择。“对象”中的设置可以控制图表、用绘图工具栏创建的图片、剪贴画和其他图片、文本框、按钮是否可见。选择“显示占位符”按钮会将图表和重要图片(仅仅是重要图片)显示为灰色矩形框这样可以回忆滚动浏览而其他对象还保持可见。另一方面“全部隐藏”按钮则会隐藏包括屏幕上和打印工作表上的所有类型的对象。调色板的使用Excel限制用户只能将种不同的颜色应用于工作表上显示的对象。然而可以自定义调色板使用系统中任何可以得到的色彩替换调色板中的单个色彩。可以使用“工具”,,“选项”对话框中的“颜色”选项卡来修改调色板。要指定一种新颜色应先选择一种颜色然后单击“修改”按钮会随之显示需要的对话框。“图表填充”和“图表线条”中的颜色是Excel自动应用于图表内部资料请勿扩散第页,共页元素的前种色彩剩下的种颜色可用于普通用途。“重新设置”按钮会把种颜色都恢复为默认色彩。Excel将当前调色板和工作簿一起保存。使用“复制颜色来自”下拉列表可以从任何打开的工作簿复制调色板。要改变新工作簿使用的默认调色板可以改变默认或自定义工作簿模板的调色板。当在工作表元素上应用颜色时实际上将调色板的颜色位(而非颜色本身)赋予给元素。改变调色板被赋予了调色板颜色位的元素也会相应的改变颜色。在使用不同的调色板的工作簿之间复制元素它们的颜色也随之改变。使用全屏视图如果需要更多的空间来查看数据可以选择“视图”,,“全屏显示”来隐藏标题栏、工具栏和状态栏。Excel的“全屏显示”视图与Word中的完全不同。首先它不会删除菜单栏其次Excel不需要用宏来隐藏“全屏显示”工具栏。因此这个工具栏虽然很小但却有些碍事用户可以单击工具栏右上角的“关闭”使它消失不见。在全屏视图下单击Esc键不会返回到“普通”视图相反必须选择“全屏显示”工具栏上的“关闭全屏显示”或再次单击“视图”,,“全屏显示”才能返回普通视图。储存当前工作簿中的视图保存视图是为了记录工作表当前状态以便以后打开视图能够回到原来的设置。除了“工具”,,“选项”对话框中的“视图“选项卡中的设置以外视图还能储存隐藏的行、列和表格筛选设置以及打印设置。设置完工作表的显示状态单击“视图”,,“视图管理器”然后选择“添加”就会出现一个如图所示的对话框:内部资料请勿扩散第页,共页键入视图的名称选择或清除视图中可选择的选项。如果用户要包括打印设置视图就会标明打印区域如果没有限定则包括整张表格。“视图管理器”定义了单个工作表的设置。当在同一个工作簿的任意工作表中打开一个视图时Excel将激活曾定义视图的工作表。录制和使用宏在使重复作业自动化和扩大Excel的功能方面宏起着重要的作用。在此仅介绍和Excel相关的特殊问题。定义宏的键盘快捷键用户可以直接在“录制新宏”对话框中为新宏指定键盘快捷键。Excel仅限于使用Ctrl和小写字母或大写字母结合一起的快捷键(CtrlShift字母)。也就是说宏的快捷键是区分大小写的。不能在宏的键盘快捷键上使用数字、标点符号或其他符号也不能使用Alt和功能键。要改变宏的键盘快捷键单击“工具”,,“宏”,,“宏”对话框并选择“选项”。存储宏在“录制新宏”对话框的“保存在”下拉列表中选择新宏的保存位置。不论打开的是哪个工作簿如果要总能利用到宏就选择“个人宏工作簿”。当Excel启动时宏存储在XLStart文件文件夹的personalxls工作簿文件中。每当它启动时Excel就会自动打开personalxls但只作为隐藏的工作簿。也可以在“保存在”中选择“当前工作簿”以将宏录制在当前工作簿中内部资料请勿扩散第页,共页或者选择“新建工作簿”让Excel从便笺中创建工作簿并将害放在那里。如果选择后者需要明确的是Excel不会提示已经产生了新的工作簿也不会将其作为一个特殊的宏的工作簿。新的工作簿会作为Book列在“窗口”菜单中。把宏保存在单独的新的工作簿中这样当要使用多个工作簿而又不想将宏应用于所有的工作簿时这种存储就显得很有用处。录制绝对与相对单元格引用在录制宏之前用户应当先决定是录制绝对还是相对单元格引用。默认的情况下Excel会跟踪录制宏时所选择的绝对单元格引用即实际上的行和列位置。当运行录制了绝对单元格引用的宏时无论用户事先是否已选择好单元格宏也会这些相同的单元格。要录制相对单元格引用(而不是相对于运行宏的时候所选定的单元格)应单击“停止录制”工具栏中的“相对引用”按钮再次单击将回复到绝对单元格引用的状态。在Excel中可以便捷地录制绝对和相对单元格引用。在录制宏的时候只需在适当的时候单击“相对引用”按钮。记住当按钮被激活时宏是在录制相对引用。运行宏在运行宏的时候即使宏储存在另一个工作簿中它也在当前工作表中发挥作用。选择“工具”,,“宏”,,“宏”对话框的“执行”按钮启动储存在“个”或其他任何打开的工作簿中的宏。使用下拉菜单中的“宏”人宏工作簿可以决定对话框所显示的是哪一个工作簿中的宏。可以将宏指定在按钮、其他控件或任何图形对象中这要单击这些项目时就可以运行宏(利用“窗口”工具栏往工作表中添加控件)。当添加一个按钮时Excel要求用户先指定或录制宏。要将宏指定到其他控件或图形中只需从项目的的快捷菜单中“指定宏”然后就可以指定一个已有的宏或录制新宏。内部资料请勿扩散第页,共页宏也可以被指定到菜单和工具栏按钮中。自定义工具栏应用的基本程序大致如下:在“自定义”对话框的“命令”选项卡中选择“宏”可供选择的宏本身并不显示在“命令”列表中。然而还有“自定义菜单项”和“自定义按钮”两项可供选择。将任意一项拖动到工具栏或菜单的目标位置然后使用右键单击新项目选择快捷菜单底端的“指定宏”。保存自定义工具栏的布局首先运用一些技巧来自定义Excel的工具栏然后就要使用这里介绍的技巧来储存自定义工具栏以便将来使用。创建常规自定义工具栏Excel会自动将工具栏和菜单中的自定义保存在名为Excelxlb的配置文件中。默认情况下工具栏文件储存在ApplicationDataMicrosoftExcel文件夹中。不论打开了哪个工作簿如果要在两个或多个工具栏设置之间切换请遵循以下步骤:建立完适合自己的工具栏后退出Excel这是惟一可以保存设置的途径。使用“我的电脑”或“浏览器”重新命名Excelxlb工具栏文件(如果要从头开始一个新用任意名称但一定要在文件后加上xlb的文件扩展名。重新启动包含默认工具栏和菜单的Excel现在可以创建新的自定。当下一次退出程序时Excel又会把这些自定义保存在Excelxlb中。义把自定义工具栏附加到工作簿中可以把自定义工具栏附加到一个特殊的工作簿中这样当工作簿打开时就可以使用这些工具栏。打开“工具”,,“自定义”对话框在“工具栏”选项卡中选择“附加”。在随后出现的对话框中就可以把当前激活的自定义工具栏复制到当前工作簿中。通过把被附加的工作簿保存为模板还可以把自定义工具栏设置存储在模板里。内部资料请勿扩散第页,共页EXCEL先进的浏览和选择功能浏览工作表、选定单元格并填充它们这些就是Excel中最基础的工作那么这里最重要的又是什么呢,最重要的就是效率。浏览工作表并选定单元格可能是用户使用Excel最多的操作。正因为它们是经常要执行的任务所以应当尽快掌握其中的技巧。移动浏览用户所面对的是个单元格可供使用另外工作表还能提供更大的空间。而这仅仅是工作簿中一张工作表所包含的数字所以就要求能够简便且快速地浏览。知道所处的位置当前单元格(即用户输入或编辑数据的单元格)的边框是粗黑色的Excel把它的序号放在“名称框”的“编辑栏”左边。另外还有一种方法可以知道当前所处的位置:Excel会使选定区域对应的行和列呈细微高亮显示所以只要一瞥就可以找到当前选定的区域。键盘浏览当工作表覆盖了多个窗口时用户就会迫切地需要有一种快捷的方法来找到目标单元格下面举几个简单的例子:移动到组合键注意事项当前单元格CtrlBackspace在当前单元格移动到屏幕之外的时候使用这个快捷方式当前行的起始位Home置工作表的起始位CtrlHome置内部资料请勿扩散第页,共页向上或向下移动PageUp或PageDown一个屏幕向左或向右移动AltPageUp或AltPageDown一个屏幕窗口的左上角在滚动锁定时按Home键窗口的或下角在滚动锁定时按End键跳转到定义名称任何单元格或单元格区域都有名称以便于用户迅速查找。使用区域名称可以随处查找而不用回忆“我把表格放在哪里了,”Excel会像对待单元格地址一样对待名称。如何命名单元格呢,首先要选中该单元格然后在单元格中选定数据区域或非相邻区域。现在单击“编辑栏”左边的“名称框”(此时立即显示当前单元格的地址)键入容易记忆的名称然后按Enter键。这样就可以使用区域单元格的名称进行查阅而不用再使用地址。不论是在工作簿的哪个位置(即使是在不同的工作表中)单击“名称框”旁边的向下箭头就会出现工作簿中名称区域的下拉列表。单击目标区域Excel就能够迅速跳转到那里(也可以按F打开“定位”对话框然后双击目标区域的名称)用滚动条浏览虽然定义名称使得浏览大型电子表格更加容易但有时仍需用使用滚动条进行查看。使用鼠标滚动工作表就像使用滚动条一样简单。当拖动滑块移动很长一段距离后屏幕提示会显示出所走的距离(在一个很大的工作表中拖动时按下Shift键可以更快的穿越工作表)。滑块的大小相应地显示出整张工作表在屏幕上的比例。当用户使用键盘进行滑动时当前单元格也会随之移动。但是如果想滚动浏览整个电子表格又想保持所做的选择就可以打开ScrollLock当内部资料请勿扩散第页,共页它处于打开状态时可以自由使用按键而不会影响到当前的选择要返回时只用按下CtrlBackspace即可把当前的选择应用到视窗中。选择的技巧在Excel中选择单元格是非常重要的在移动数据、复制数据、对数据进行粗体化等之前都必须先选择数据。Shift键的使用移动光标时按着Shift键可以增大选择范围。假设用户正在使用箭头键来移到附近的单元格使用箭头键的同时按下Shift键就可以选中所有经过的单元格。不需按Shift键在目标区域的顶角单击。然后仅使用滚动栏向下滑动直至显现区域的底部然后在单击对角时按下Shift键。如果区域的大小不对持续按Shift键然后再次单击鼠标即可。Ctrl键的使用不要忘记在Excel中能够进行多个或不相邻的选择也就是说可以选定不相邻的单元格或区域。一旦用户在标准格式下选定了第一个单元格或区域按住Ctrl键就可以同时选择其它单元格或区域。如果要向不相邻的单元格添加格式这种方法也很有用。在选区内浏览一旦选择了数据用户常常需要在选区中自由移动而又不影响选项。不要使用箭头键、Home键、End键或单击鼠标否则选项就会消失可以使用以下表中的操作:按键功能Enter按照在“工具”“选项”对话框的“编辑”选项卡中设置的方向逐个移动单元格ShiftE按照与Enter键设置相反的方‎‎向移动单元格内部资料请勿扩散第页,共页nterTab向左移动ShiftT向或移动ab进行选择的快捷键用户可以使用快捷键加快工作速度选定区域键盘快捷键鼠标动作整个工作表CtrlA单击工作表左上角的“选择全部”按钮整列CtrlSpace单击列标整行ShiftSpace单击行号窗口左上角打开ScrollLock键按下ShiftHome窗口右下角打开ScrollLock键按下ShiftEnd上一个填充按End键然后按Sh单元格iftHome数据输入工作表中含有大量的数据安排得越合理就越可能得正确的结果这要求数据的输入要符合规范掌握一些快捷方法将使工作变得简单。正确输入电子表格能在输入数据时就进行判断并自动校对日期和时间输入一个系统就在其上应用格式包含逗号、货币标记或百分比标记在内的数字也是如此。大多数情况下Excel可以知道用户的意图但有时也会与用户的想法背道而弛要是Excel无法分清通常它会接受用户输入的所有东西但会产生一个智能标记即一个带有感叹号的黄色菱形。单击标记旁内部资料请勿扩散第页,共页边的下拉箭头会显示一个快捷菜单提供一些用来解决问题的选项从邻近的单元格复制数据从邻近单元格复制数据会比用户想象的要容易这里有一些小窍门:按下CtrlD可以复制上面单元格的内容和格式(方向为向下复制)按下CtrlR可以从左边的单元格复制(向右复制)按下Ctrl’仅仅复制上面单元格的公式但不发生格式化按下Ctrl”仅仅复制上面单元格的最终值同样不发生格式化充分利用“记忆式键入”功能Excel可以利用“记忆式键入”功能来推测用户要在单元格中输入的内容。如果前几个字符符合此列当前的输入方法Excel就会显示出屏幕提示如果接受的话按Enter键即可拒绝就继续输入。实际上这一方法可以更简单如果用户不愿输入只需按Alt向下的箭头键就可以显示一张此列当前输入方法的列表单击其中一个就可以了(如下图)。图可以从列表中选择当前输入内容内部资料请勿扩散第页,共页自动填充自动填充是Excel中一项极受欢迎的功能。不管选定区域是一个单元格或一个区域都可以在右下角看到一个小小的黑色四方形这叫做填充柄。当将鼠标指针放置在填充柄的顶端时它会变成黑色的十字交叉这时就可以开始自动填充。朝着任何方向拖动填充柄就可以逻辑序列填充相邻的单元格。单元格的填充方式取决于最初选定的单元格以及用户选择的序列类型在下表中举出了几个常见的例子:初始选择填充单元格JanuaryFebruary,March,AprilJanFeb,Mar,AprMondayTuesday,Wednesday,ThursdayWeekWeek,Week,WeekQuarterQuarter,Quarter,Quarter,QuarterQtrQtr,Qtr,Qtr,Qtr::,:,:内部资料请勿扩散第页,共页,,PotatoPotato,Potato,PotatoExcel先进的浏览和选择功能重新整理信息此部分内容和李桥的有雷同可在评审时具体看看是否需要保留格式化此部分内容和李桥的有雷同可在评审时具体看看是否需要保留添加批注添加批注在编辑单元格的过程中为了突出显示某项数据可以为某些单元格添加批注。具体操作如下:、选定要添加批注的单元格。、执行“插入”菜单中的“批注”命令将出现批注对话框。、在“批注”对话框中输入要注释的内容。隐藏批注为单元格增加批注后会在单元格在右上角出现一个小红点当鼠标移动到此单元格时会显示批注。如果用户输入批注内容后批注内容并不隐藏可以使用“工具”菜单中的“选项”命令来修改“批注”的显示方式。执行“工具”==》“选项”打开“选项”对话框。单击此对话框中的“视图”选项卡。在批注区中选中“只显示标识符”单选按钮然后单击“确定”。这些批内部资料请勿扩散第页,共页注会隐藏而只显示标识符。修改批注格式如果要对批注格式进行设置可以将鼠标放到带有批注的单元格中单击右键弹出快捷菜单在菜单中选择“显示批注”命令。对批注对话框中单击右键从弹出的快捷菜单中选择“设置批注格式”命令打开“设置批注格式”对话框。在此对话框中可设置批注的格式。方法同单元格的格式设置。删除批注如果用户想删除批注可在带有批注的单元格中击右键在快捷菜单中直接选择“删除批注”命令即可。公式和函数应用公式中的函数SUM函数的使用SUM函数用于计算单个或多个参数的总和。此函数的语法格式为SUM(number,number,„„)。其中number,number、„„为需要求和的参数。此公式即可用于数值、逻辑值间的求和也用单元引用进行求和。其中空白单元格、文本或错误值将被忽略。如:SUM(TURE)的返回值为。AVERAGE函数的使用此函数可以对所有参数计算平均值。它的语法格式为AVERAGE(number,number,„„)。其中number,number,„„是需要计算平均值的参数。此函数的参数应该是数字或包含数字的单元格的引用。例:表格中A到A单元格中的数据分别为则函数AVERAGE内部资料请勿扩散第页,共页(A:A)的返回值应为。MAX和MIN函数的使用MAX和MIN函数将返回一组值中的最大值和最小值。它们的语法格式为MAX(MIN)(number,number,„„)。其中number,number,„„是要从中找出最大值的数字参数。此函数值得说明的是:可以将参数指定为数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本表达式。如果参数为错误值或不能转换成数字的文本将产生错误。如果参数为数组或引用则只有数组或引用中的数字将衩计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。如果逻辑值和文本不能忽略可以使用函数MAXA来代替。如果参数不包含数字函数MAX返回。SUMIF函数的使用此函数可以对符合指定条件的单元格求和。语法格式为SUMIF(range,criteria,sumrange)。其中的range是用于条件判断的单元格区域。Criteria为确定哪些单元格将被相加求和和条件其形式可以为数字、表达式或文本。例如条件可以表示为、“”、“>”、或“apples”。Sumrange是需要求和的实际单元格。例:在A:A单元格中的数据分别是、、、而在B:B单元格中的数据分别是、、、。则函数SUMIF(A:A“>”B:B)=。只有A:A单元格中的数据满足条件所以只对B:B中的数据进行求。和SUBTOAL函数的使用此函数返回数据清单或数据库中的分类汇总。通常使用“数据”菜单中的“分类汇总”命令可以容易地创建带有分类汇总的数据清单。一旦创建了分类汇总就可以通过编辑SUBTOTAL函数对该数据清单进行修改了。SUBTOAL函数的语法为SUBTOTAL(functionnum,ref,ref,„„)其中内部资料请勿扩散第页,共页functionnum为到之间的数字指定使用何种函数在数据清单中进行分类汇总计算。functionnum指定的函数如下表所示:functionnum指定的函数AVERAGE函数计算平均值COUNT函数计算数值的个数COUNTA函数计算空白的个数MAX函数计算最大值MIN函数计算最小值PRODUCT函数计算乘积STDEV函数计算样本的标准偏差STDEVP函数计算总体的标准偏差SUM函数计算总各VAR函数计算样本方差VARP函数计算总体方差MODE函数的使用MODE函数将返回在某一数组区域中出现频率最多的数值是一个位置测量函数。此函数的语法格式为MODE(number,number,„„)。其中number,number,„„是用于众数计算的参数也可以使用单一数组(数组区域的引用)来代替由逗号分隔的参数。此函数中的参数可以是数字或者是包含数字的名称、数组或引用。如果数组或引用参数包含文本、逻辑值或空白单元格则这些值将被忽略但包含零值的单元格将计算在内。如果数据集合中不含有重复的数据则MODE数返回错误值NA。例如:表格中A到A单元格中的数据分别为、、、、、则函数MODE(A:A)返回的数值为。ODD函数的使用,,内部资料请勿扩散第页,共页TYPE函数的使用,,INT函数和TRUNC函数的使用INT函数将返回实数向下取整后的整数值。它的语法格式为INT(number)其中的number是需要进行取整的实数。例如INT()的返回值为而INT()的返回值为。TRUNC函数是将数字的小数部分截去返回数字的整数部分。它的语法格式为TRUNC(number,numberdigits)其中number为需要截尾取整的数字numberdigits为指定取整精度的数字默认为。例如函数TRUNC()的返回值是而TRUNC()的返回值为。虽然这两个函数是取整函数但是它们的算法是不一样的。INT函数返回比给定参数小且最接近参数的整数而TRUNC函数则直接返回去掉小数部分的整数。IF函数的使用IF函数招待真假判断然后根据逻辑计算的真假值返回不同结果。可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。它的语法格式为IF(logicaltest,valueifture,valueiffalse)。其中logicaltest表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如A=就是一个逻辑表达式如果单元格A中的值等于表达式即为TRUE否则为FALSE。本参数可使用任何比较运算符。此函数用法与LOUTS相同在此不再赘述。公式的技巧和窍门创建公式的方法、启用Excel应用程序选定要输入公式的单元格并且输入“=”。、在公式中输入一个包含数据单元格的引用。在引用单元格过程中可内部资料请勿扩散第页,共页以使用单个单元格引用、单元格区域和单元格或区域的名称如直接输入A。、输入一个运算符和另一个单元格的引用。在本例中接着输入“*AA”。这时在编辑栏中可以看到输入的公式为“A*AA”。窍门:除此法之外用户也可直接使用单击需要的单元格来代替输入对它们的引用但是用户还必须输入在运算过程中的运算符。、按Enter键。公式的结果将出现在选定的单元格中。公式的命名的方法为了便于以后使用可以为经常使用的公式命名。具体操作如下:、执行“插入”菜单中的“名称”命令选择“定义”。、在对话框中的“在当前工作簿中的名称”文本框中输入“引用”然后单击“引用位置”右端的折叠按钮在表格中选取一个存有公式的单元格。再次单击折叠窗口中的此按钮回到“定义名称”对话框中。、单击“添加”按钮再单击“确定”按钮完成为公式命名的操作。这时如果想使用此公式可以直接在单元格中输入其名称即可。隐藏公式在工作表中如果用户不想让他人看到使用的公式可以将其隐藏起来。如果公式被隐藏后选定此单元格后此单元格使用的公式就不会出现在编辑栏中。具体操作如下:、打开一个工作表选定要隐藏公式的单元格区域。菜单中的“单元格”命令打开“单元格格式”对话框。、执行“格式”、单击此对话框中的“保护”选项卡。、单击此对话框中的“隐藏”复选框然后单击“确定”按钮。、执行“工具”菜单的“保护”命令从它的子菜单中选择“保护工作表”命令打开“保护工作表”对话框。、在此对话框中的“密码”文本框中输入用户要设置的口令然后单击“确定”按钮出现“确认密码”对话框。内部资料请勿扩散第页,共页、输入确认密码点“确定”。这时所隐藏的区域将不再显示公式。时间和日期的使用操作方法如下:、在表格中输入一个日期后选中单元格并点右键从快捷菜单中选择“设置单元格格式”打开“单元格格式”对话框。、在此对话框中“数字”选项卡中的“分类”列表框中选择“日期”然后在“类型”列表框中选择第一种类型然后单击“确定”。、定位到另一单元格中输入“A”回车后公式结果将显示为一个日期。该日期表示前一日期加天后的具体日期。数组公式的使用如果不想在工作表的单个单元格里输入每个常量值可用数组常量来代替。具体操作如下:、如果用户想使用数组公式返回一个结果可以选中在输入数组公式的单元格如果想返回多个结果可以选定具有相同列数或行数的单元格区域。、按CtrlShiftEnter组合键即可得出结果。图表EXCELXP中文版提供了大量图表类型可以根据表格的数据很快地建立一个既美观又实用的图表让用户清楚地看到数字所代表的意义。本节内容包括:图表的创建、图表的类型与格式、趋势线与误差线的使用、动态数据图表的使用。创建图表使用图表工具栏创建简单的图表怎样打开图表工具栏,内部资料请勿扩散第页,共页视图工具栏图表使用图表向导创建图表使用图表向导能够创建更为丰富的图表。怎样启动图表向导,有两种方式。单击常用工具栏中的图表向导快捷按钮选择插入图表命令怎样使用图表向导创建图表,()建立一个工作表()选择图表中所包含的数据单元()单击常用工具栏中的图表向导按钮弹出图表向导步骤之图表类型对话框()在对话框中打开标准类型选项卡即可选择你所想要的图表类型。注意:如果用户需要重新选择数据区域可单击数据区域文本框右边的按钮回到工作表重新选定区域。编辑图表更改图表类型()选择需要更改类型的图表()选择图表图表类型命令弹出图表类型对话框()选择图表类型列表框中的条形图行期在子图表类型列表框中选选项。择三维簇状条形图()单击确定按钮完成更改。正文更改数据系列产生方式图表中的数据系列既可以在列产生也可以在行产生。有时更改系列产生方式可以使图表更加直观。、数据系列在行内部资料请勿扩散第页,共页()选定要更改的图表()选择视图工具栏图表命令()单击图表工具栏中的按行按钮、数据系列在列()选定要更改的图表()选择图表数据源命令弹出数据源对话框()在对话框中单击数据区域选项卡然后根据需要选中系列产生在选项组中的行或列单选按钮添加或删除数据系列当用户向已经建立了图表的工作表中添加了数据系列后当然希望图表能把添加的数据系列显示出来下面说明如何向图表中添加数据系列。、添加数据系列先定要添加的数据系列图表()()选择图表数据源命令弹出源数据对话框()打开系列选项卡()单击添加按钮然后在名称文本框中输入新的数据字段名()单击值文本框右侧的数据范围按钮()在工作表中选定要添加的数据系列然后再单击返回按钮返回到系列选项卡()单击确定按钮完成添加新的数据系列就添加到图表中了、复制数据系列用复制的方法向图表中添加数据系列是最简便的方法具体步骤如下:()选择要添加的数据所在的单元格区域()选择编辑复制命令()单击要添加数据的图表()选择编辑粘贴命令、删除数据系列如果仅删除图表中的数据系列单击图表中要删除的数据系列然后按De内部资料请勿扩散第页,共页lete键如果要把工作表中的某个数据系列与图表中的数据系列一起删除选定工作表中的数据系列所在的单元格区域然后按Delete键。注意:在添加数据系列时如果工作表中有要添加的数据系列的名称和数值最好使用单元格引用以免在修改数据之后图表不自动更新。在更改图表类型和更改数据产生系列方式以及修改图表数据源时如果不选中图表则图表菜单不会出现。设置各种图表选项如果用户需要设置或修改图表的标题、坐标轴、图例、数据标志等选项请按下面的步骤进行:()选择需要设置选项的图表()选择图表图表选项命令()在弹出的图表选项对话框中选择需要设置相应选项的选项卡()根据图表进行设置即可向图表中添加文本、添加文本框()选中要添加文本的图表()选择视图工具栏绘图命令打开绘图工具栏()单击绘图工具栏中的文本框按钮()在文本框内输入文字、调整文本框()选中要更改的图表文本()选择格式图表图表区格式对话框()在对话框中根据需要设置字体的格式图表类型EXCELXP提供了种内部图表类型每一种图表类型还有好几种子类内部资料请勿扩散第页,共页型另外用户还可以自定义图表所以图表类型是十分丰富的。下面介绍几种最常见的图表类型以及它们的适用范围。柱形图和条形图、柱形图如果以时间作为数据系列可以鲜明地表达数据随时间的涨落变化、条形图用来描述各项数据之间的差别情况。折线图折线图以等间隔显示数据和变化趋势。如果用户想表示某些数据随时间的变化趋势可选择折线图。面积图面积图强调幅度随时间的变化情况。百分比面积图还可以反映部分与整体之间的关系。饼图和圆环图饼图十分适合表示数据系列中每一项占该系列总值的百分比。圆环图的作用类似饼图但它可以显示多个数据系列每个圆环代表一个数据系列。XY散点图XY散点图可描述数据随时间的涨落情况。三维图三维图包括三维柱形图三维条形图三维柱形圆柱图、三维柱形圆锥图和三维柱形棱锥图等类型。三维图有立体感但如果角度位置不对反而会弄巧成拙。所以用户要知道怎样调整三维图。调整三维图可以使用菜单命令也可以使用鼠标拖动。使用菜单命令如内部资料请勿扩散第页,共页下:()选中要调整的三维命令()选择图表设置三维视图命令弹出设置三维视图格式对话框()根据需要进行设置即可自定义图除了标准型以外EXCELXP还提供了几十种内部自定义图表类型让用户选择。设置图表格式设置图表区和绘图区格式、怎样设置图表区()选中整个图表()选择格式图表命令弹出图表区格式对话框()在该对话框中可以在图案字体属性三个选项卡中对图表格式进行设置、怎样设置绘图区格式选中绘图区格式绘图区弹出绘图区格式对话框提示:选中图表区或绘图区后直接单击鼠标左键或单击鼠标右键设置图表区和绘图区的格式。设置图表数据系列的次序在图表区中选择要设置的数据系列选择〔格式〕数据系列命令。提示:可以直接双击要改变的数据系列就可以打开数据系列格式对话框了格式化图例在图表区中选择要格式化的图例选择格式图例命令打开图例格式内部资料请勿扩散第页,共页对话框即可进行设置。使用趋势线趋势线以图形的方式显示某个系列中数据的变化趋势它多用于预测研究。、添加趋势线的步骤()在图表中单击要添加趋势线的数据系列()选择图表添加趋势线命令弹出添加趋势线对话框()打开类型选项卡然后单击所需的趋势线类型也可以在对话框中重新选择要添加趋势线的数据系列()打开选项选项卡可以对趋势线的名称、趋势预测周期和截距等进行设置、趋势线作用方法单击工作表中的数据系列()()选择图表添加趋势线命令()打开类型选项卡()在趋势预测回归分析类型选项组框中选择对数趋势线类型使用误差线、添加误差线()单击图表中要添加误差线的数据系列()选择格式数据系列命令弹出数据系列对话框误差线Y选项卡()打开()在显示方式选项组中选择正负偏差选项()在误差量选项组中选中百分比单选按钮然后在百分比微调框中输入需要微调的数字、调整设置误差的各种设置也可以进行修改:()单击需要修改的数据系列内部资料请勿扩散第页,共页()选择格式数据系列命令()在数据系列格式对话框中打开误差线Y选项卡()根据需要对各项设置进行修改分析数据筛选数据任意列表或表格都可以用做数据库(不需要特别的限定)。当执行数据作业时例如查找、分类或筛选数据等Excel会自动将信息当做数据库并假设列是字段、行是记录。筛选数据清单是Excel最常用的方式只需一些简单的单击就可以轻易地显示出符合标准的记录。自动筛选在一个工作表中要进行自动筛选只需要在其内部任何位置单击鼠标然后选择“数据”,“筛选”,“自动筛选”即可。Excel把表格的第一行单元格看做字段名称并在每个字段名称帝都设置小箭头按钮。单击箭头弹出对话框可按所需要的条件进行数据的筛选操作。说明:,仅显示与特定数值相等的记录(行)单击列表中的该数值。,选择下拉列表底端的“空白”只能看到列表的空白单元格。一旦找到空白记录就很容易删除它们。“非空白”选项也是可用的。,要显示数字列表中某些最高或最代数值单击“前个”。可以指定其想要看见的最高或最低数值的个数。,如果这些选项都不够可以通过选择下拉列表中的“自定义”创建自定义筛选条件。,当列表或被筛选后“自动求和”命令只计算可视数据行的总和。内部资料请勿扩散第页,共页,要删除数据列中的筛选可以再次单击箭头选择“全部”。再次选择“数据”,“筛选”,“自动筛选”可以关闭“自动筛选”,注意:一次只能在工作表的一个列表中使用筛选。要筛选工作表的其他列表需要关闭现有的筛选然后打开新的筛选。创建自定义筛选使用自定义筛选可以在同一列设置两个标准也可以不仅限于运用“等号”同时再使用比较运算符。单击要筛选的数据列中的箭头然后单击“自定义”。第一个域含有个各不相同的比较运算符如“大于”、“始于”、“并非结束于”等。(见下图)在第二个域可以输入满足条件的数值。要进一步限定筛选还可以输入第二个标准。选择“与”或“是”然后输入其他条件。“自动筛选”显示所有适合条件(“与”)的记录或所有记录中至少有一个适合条件(“或”)。,提示:要在“自定义自动筛选方式”对话框中找到空白或非空白区域可以用“等于”作为标准找到空白用“不等于”作为标准找到非空白。使对话框右边的域保持空白状态。内部资料请勿扩散第页,共页使用高级筛选如果要在数据列中应用两个以上的条件把计算结果数值作为标准或要把记录复制到其他地方可以使用高级筛选。使用“数据”,“筛选”,“高级筛选”对话框就可以摆脱传统的筛选数据方法直接在电子表格中输入标准范围。用户想要用多少条件就能用多少然后就能使用复杂的标准或结果数值(参见“帮助”查看某些范例)。在“高级筛选”对话框中指定数据区域、条件区域以及任意筛选区域(也可以在适当的位置筛选列表)。注意在使用“高级筛选”时看不到在使用“自动筛选”时所能见到的下拉列表箭头。在共享工作簿中保存筛选每一个共享工作簿的使用者都能保存他或她自己的筛选设置。只需要在“工具”,“共享工作簿”对话框的“高级”选项卡中在“在个人视图中包括”下选中“筛选设置”复选框即可。操作数据清单的便捷函数COUNTBLANK函数:计算指定区域空白单元格数量。COUNTIF函数:计算满足单一条件的区域单元格的数量。SUMIF函数:满足单一条件的区域单元格的总数。数据透视表和数据透视图数据透视表是一个交互式的表格能够快速统计大量数据。通过旋转行和列可以看到不同的缩络图、通过显示不同页码可以筛选数据、或显示数据区域的具体内容。另外还可以使用Excel从数据透视表中自动产生一个补充图表。其他数据透视表特征包括:,当源数据改变时单击就可以更新表格数据和标题,即使更新表格或改变它的布局格式仍保留在适当的位置上,数据自动分类并保留分类顺序(包括日期)内部资料请勿扩散第页,共页,指定操作计算的程序的能力,根据表格中的项目进行动态分类或隐藏对象可以根据现有的数据库构建一个数据透视表。数据来源于Excel存储在数据库类型的工作表中以行为记录以列标为字段。实际操作数据透视表要比通过书本阅读更容易弄明白其工作原理。建议用户先建一个工作簿对各项功能进行验证。创建数据透视表如果目标数据位于工作表中激活工作表并在数据的任意位置单击。选择“数据”,“数据透视表和数据透视图”启动“数据透视表向导。下面是具体的创建过程:、开始先指定源数据的类型和报告的类型。用户可以根据一个工作表、几个工作表、其他数据透视表或外部数据误码创建数据透视表。如果想要创建数据透视图和数据透视表应单击适当的按钮并参见本章稍后介绍的“创建数据透视图”内容。、根据第一步的结果向导会帮助用户指定数据的准确位置。在工作表数据情况下如果激活的工件表包括适当的数据库Excel就会替用户选择但用户也可以高速范围或根据需要选择其他的数据库。、第三步要做的就是决定表格是出现在它自己的新工作表中还是出现在现有的工作表中(不过可以利用“布局”和“选项”按钮来控制表格的内容和布局这将在稍后的“使用数据透视表向导”部分进行介绍)。最后单击“完成”结束向导。以上三个步骤只能创建数据透视表的骨架部分如下图所示。只有当用户确实设计出信息在天桥中的表现方式后才会开始有真正的实际内容。内部资料请勿扩散第页,共页设计字段注意在上图所示的“数据透视表字段”列表中任务窗格是可视的。字段列表包括原始数据库的每一个字段(列)图标。用户所要做的只是把这些字段拖动到数据透视表略图的位置。列和行的数值轴:在列和行区域的字段详细说明了表格是怎样统计数据的。数据区域:这个区域是用来统计数据的。页字段区域:字段从根本上决定了哪一个分类显示在表格上。如果要把整章表格限定为一个特殊分类可以把分类字段放置在页字段区域。包含数字数值的字段应当放在数据区中然而定义分类的字段则在行和列以及页面区域中。如果用户想要计算其他字段定义的分类中记录的数量可以把包含特定输入而不是分类信息的文本字段放置在数据区域这将更能发挥其作用。用户必须把至少一个字段放在数据区域中一上放在行区域或列区域中。透视数据人们将其称之为“透视”表格是有一定原因的把字段拖到表格的不同部分可以从不同的角度观看数据。Excel将根据字段的位置自动重新格式内部资料请勿扩散第页,共页化表格根据区域中的当前字段重新用标签表明列和行的标题。要从页面区域、行或列区域删除字段只需将其按钮拖出数据透视表回到“字段列表”任务窗格即可(如果已经关闭了“字段列表”单击“数据透视表”工具栏最右边的“显示字段列表”按钮可以重新打开它)。要是删除了行或列区域的所有字段表格数据就会消失用户将再次看到空白的透视表。只要重新在空白区域添加一个或多个字段表格又将重现。如果仅把一个字段放在数据区域中它的名称就会显示在表格的左上角可以把它从那里拖到表格外面。然而当个别字段包含两个以上字段时就不能将其拖到数据区域以外。相反单击“数据”下拉按钮可以把它们从表格中删除出去(如果数据区域只包含一个字段这个字段就标有字段名)。在字段的弹出式列表中清除要删除字段的复选框。或者通过把“数据”对象拖动到表格外面也可以删除所有数据字段之后可以重新添加其他字段。使用数据透视表工具栏和快捷菜单创建了数据透视表后“数据透视表”工具栏后一直保留在屏幕上直到用户删除它。然而虽然可以一直使用它来激活“数据透视表向导”但是只有在当前数据透视表中某些部分被选定时才能激活它然后其按钮才变成可用状态。调整数据透视表一旦用户决定了表格的基本布局就有许多选项可以用来控制表格统计数据的方式显示额外的计算结果以及装饰表格。操作字段选项要调整数据透视表操作单个字段的方式只需使用右键单击表格中的字段标题并从显示的快捷菜单中选择“字段设置”即可这样将弹出“数据透视表字段”对话框如图所示:内部资料请勿扩散第页,共页如果字段包括数字数据用户就会看见一个“数字”按钮可用来控制格式。在行、列和页面区域字段通过“高级”按钮可以进一步显示和分类选项。控制统计计算利用“数据透视表字段”对话框中间的列表可以控制数据透视表显示的计算结果。对于数据字段选择位于表格内部的单元格中显示的计算结果可以只为数据字段挑选一个计算结果。对于行、列和页字段可以决定显示在行或列的特定“分类汇总”中的计算结果。只有当把两个以上的字段放置在一个区域(行、列、或页)里的时候这些分类汇总才会显示出来。可以随意选择行、列和页面区域所需的分类汇总计算结果。比较字段其他选项可以将当前字段的数值与不同字段中的数值进行比较。“数据透视表字段”中对话框中的数据区域有一个对象单击“选项”按钮。根据“显示”数据可以选择想要比较的类型。在“基础字段”和“基础对象”框中可以选择用户基于比较所确定的字段和单个对象。数据透视表布局假设用户只想记录数据透视表的行或列或许因为表示等级的标题应当以等级顺序而不使用字母顺序。要移动一行或一列的标题只需激活单元格然后拖动其边框到达新的位置即可。要将两上以上行或列的标题合并成一组可以按照以下步骤进行:内部资料请勿扩散第页,共页)选定用户要包含的标题使用Ctrl键选定不相邻标题。)使用右键单击选定单元格从快捷菜单中选择“组有显示明细数据”“组合”。Excel会把标有“数据组”的新标题或同样的标题添加到表格中。)要巩固数据组中行或列的输入使用右键单击数据组标题选择“组及显示明细数据”“隐藏明细数据”。使用数据透视表向导虽然用户可以在数据透视表中设计字段但当首次构造表格或是后来修改现有表格的布局时也可以根据数据透视表向导来设计字段。要在布局中使用向导单击向导第三个面板的“布局”铵钮(当用户激活现有数据透视表的向导时可直接进入这个面板要想这样做使用右键单击表格的任何一个地方然后选择快捷菜单中的“向导”即可)。、行、列和数据区“布局”对话框显示了数据透视表构造图其中有页域还有一组代表字段的按钮。用户可以把感兴趣的字段拖动到构造图中就像对实际表格那样操作。因为构造图没有显示数据所以用户可能会觉得在这个修改布局更容易尤其是在表格中包括许多字段的时候。用户可能需要通过“布局”对话框使用页面区域在这里问总是能看见页面区域即使它本身并没有显示在数据透视表中也是如此。使用“数据透视表选项”对话框单击数据透视表快捷菜单的“表格选项”弹出一个大的对话框其中有很多格式选项以及处理表格重要数据的选项。也可以从“数据透视表向”的第三个面板进入这个对话框。导内部资料请勿扩散第页,共页处理空单元格和错误值使用“数据透视表选项”对话框可以控制Excel对空单元格和错误值的操作。要改变错误值的显示选中“对于错误值显示”复选框输入想要显示的数值而不是错误值。要改变空单元格的显示选中“对于空单元格显示”复选框输入想要显示在空单元格中的数值零或者某个特定的单词(默认的情况下空单元格维持空白状态)。用户所做的更改对整个数据透视表都会产生影响。如果没有选中“对于错误值显示”复选框Excel将会显示默认信息。格式数据透视表在“数据透视表”工具栏或快捷菜单中选择“格式选项”按钮通过“自动套用格式”选项可以方便而美观地格式化表格。用户可以应用报告或表格类型中种不同的格式使用“格式”列表最底端的“没有”选项可以删除自动套用格式。创建数据透视图通过选择“数据透视表向导”的第一步中的“数据透视图”或从现有的内部资料请勿扩散第页,共页数据透视表中选择可以立即绘制数据透视表的统计结果(选择表格快捷菜单的“数据透视图”也可以单击“标准”或“数据透视表”工具栏的“图表向导”按钮)。数据透视图与数据透视表的工作原理大致相同不同的仅在于它使用图形来显示。一旦工作簿中有了数据透视图就可设计它的布局并像对待数据透视表一样控制它所显示的数据。用户可以对数据透视图做如下修改:将字段拖进、拖出或拖到图表的其他位置从字段按钮的下拉列表中选择对象以此来控制图表显示数据通过“数据透视表字段”对话框改变字段选项(双击字段按钮后即可显示出来)。图表与用户创建的表格连接在一起所以这些修改也会反映在表格中。当然用户同样可以像对待普通图表那样格式化数据透视图。共享工作薄调试工作表本章介绍使用“公式审核”工具栏及单元格错误使用“公式审核”工具栏要显示“公式审核”工具栏选择“视图”,“工具栏”,“公式审核”:从属关系引用单元格是向当前单元格的公式提供数据的单元格。Excel提供了追踪引用单元格和从属单元格的工具。内部资料请勿扩散第页,共页使用“公式审核”工具栏进行追踪在“公式审核”工具栏中使用其中的个按钮就可以显示和隐藏工作表的追踪箭头。第一次单击“追踪引用单元格”按钮时Excel就定位并显示直接引用单元格(当前单元格的“父母”)再次单击更多的箭头就会显示出间接链接的连续水平线,,当前单元格的“祖父母”等。如果要找到追踪箭头另一端的单元格双击箭头的任意位置即可。只想查看引用单元格,打开“工具”,“选项”,“编辑”关闭“单元格内部直接编辑”双击任意一个公式就可以迅速选定所有引用单元格。快捷键Ctrl选定当前单元格的直接引用单元格CtrlShitf选定当前单元格的直接和间接引用单元格Ctrl选定当前单元格的直接从属单元格CtrlShitf选定当前单元格的直接和间接从属单元格单元格错误用户通常可以追踪到单元格错误。一般单元格错误信息的含义#DIV!公式被除#NA函数或公式中没有可用数值#NAME不能识别公式中的文本#!公式为两个并不交叉的区域指定交叉点#NUM!公式或函数中的某个数字有问题#REF!单元格引用无效#VALUE!使用错误的参数或运算对象类型#####格式数字太长无法在一列中显示(这是惟一一个无法用内部资料请勿扩散第页,共页“公式审核”工具栏追踪的错误)追踪错误当找不到错误根源时选定错误单元格单击“公式审核”工具栏的“追踪错误”按钮红色箭头将指向引起错误数值的公式蓝色箭头将指向包括产生错误数值的单元格。双击箭头可选定和显示箭头另一端的单元格。单元格错误Excel的编程功能简介内部资料请勿扩散第页,共
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