excel入门
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Excel培训教材V1.0
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Excel培训教材
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1 Excel简介 ................................................................................... 错误～未定义书签。 1.1 Excel界面简介 ................................................................... 错误～未定义书签。 1.2 输入和编辑数据.............................................................. 错误～未定义书签。
1.2.1 选定操作区域 ................................................... 错误～未定义书签。
1.2.2 定位的使用....................................................... 错误～未定义书签。
1.2.3 复制、移动和删除 ............................................ 错误～未定义书签。
1.2.4 撤消和恢复....................................................... 错误～未定义书签。
1.2.5 查找和替换....................................................... 错误～未定义书签。
1.2.6 在单元格中输入数据......................................... 错误～未定义书签。
1.2.7 其他填充方式 ................................................... 错误～未定义书签。
1.2.8 简单的计算....................................................... 错误～未定义书签。
1.2.9 相对引用和绝对引用......................................... 错误～未定义书签。
1.2.10 名称的使用....................................................... 错误～未定义书签。 1.3 添加、删除单元格、行和列 ............................................ 错误～未定义书签。 1.4 改变列宽和行高.............................................................. 错误～未定义书签。 1.5 设置工作表的格式 .......................................................... 错误～未定义书签。
1.5.1 单元格的格式设置 ............................................ 错误～未定义书签。
1.5.2 数据表的美化 ................................................... 错误～未定义书签。
1.5.3 样式的使用和设置 ............................................ 错误～未定义书签。
1.5.4 格式的复制和删除 ............................................ 错误～未定义书签。
1.5.5 条件格式的设置................................................ 错误～未定义书签。
1.5.6 隐藏行和列....................................................... 错误～未定义书签。
1.5.7 拼音的设置....................................................... 错误～未定义书签。
1.5.8 自动套用格式 ................................................... 错误～未定义书签。 1.6 改变字体............................................................................ 错误～未定义书签。
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1.7 设置页面属性、预览和打印......................................... 错误～未定义书签。
1.7.1 打印预览.............................................................. 错误～未定义书签。
1.7.2 页面设置.............................................................. 错误～未定义书签。
1.7.3 设置打印区域 ................................................... 错误～未定义书签。
1.7.4 打印选项.............................................................. 错误～未定义书签。 2 Excel的自定义功能.................................................................. 错误～未定义书签。 2.1 启动选项............................................................................ 错误～未定义书签。 2.2 设置Excel选项................................................................ 错误～未定义书签。 2.3 自定义屏幕..................................................................... 错误～未定义书签。
2.3.1 调色板的使用 ................................................... 错误～未定义书签。
2.3.2 使用全屏视图 ................................................... 错误～未定义书签。
2.3.3 储存当前工作簿中的视图 .............................. 错误～未定义书签。 2.4 录制和使用宏 ................................................................. 错误～未定义书签。
2.4.1 定义宏的键盘快捷键......................................... 错误～未定义书签。 2.5 保存自定义工具栏的布局 ............................................ 错误～未定义书签。
2.5.1 创建常规自定义工具栏.................................. 错误～未定义书签。 3 EXCEL先进的浏览和选择功能 ............................................. 错误～未定义书签。 3.1 移动浏览............................................................................ 错误～未定义书签。
3.1.1 知道所处的位置................................................ 错误～未定义书签。
3.1.2 键盘浏览.............................................................. 错误～未定义书签。
3.1.3 跳转到定义名称................................................ 错误～未定义书签。
3.1.4 用滚动条浏览 ................................................... 错误～未定义书签。 3.2 选择的技巧..................................................................... 错误～未定义书签。
3.2.1 Shift键的使用....................................................... 错误～未定义书签。
3.2.2 Ctrl键的使用 ........................................................ 错误～未定义书签。
3.2.3 在选区内浏览 ................................................... 错误～未定义书签。
3.2.4 进行选择的快捷键 ............................................ 错误～未定义书签。 3.3 数据输入............................................................................ 错误～未定义书签。
3.3.1 正确输入.............................................................. 错误～未定义书签。
3.3.2 从邻近的单元格复制数据 .............................. 错误～未定义书签。
3.3.3 充分利用“记忆式键入”功能........................... 错误～未定义书签。
3.3.4 自动填充.............................................................. 错误～未定义书签。 4 Excel先进的浏览和选择功能 ................................................ 错误～未定义书签。 4.1 重新整理信息 ................................................................. 错误～未定义书签。
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4.2 格式化 ............................................................................... 错误～未定义书签。 4.3 添加批注............................................................................ 错误～未定义书签。
4.3.1 添加批注.............................................................. 错误～未定义书签。
4.3.2 隐藏批注.............................................................. 错误～未定义书签。
4.3.3 修改批注格式 ................................................... 错误～未定义书签。
4.3.4 删除批注.............................................................. 错误～未定义书签。 5 公式和函数.............................................................................. 错误～未定义书签。 5.1 应用公式中的函数 .......................................................... 错误～未定义书签。
5.1.1 SUM函数的使用 .................................................. 错误～未定义书签。
5.1.2 AVERAGE函数的使用 ......................................... 错误～未定义书签。
5.1.3 MAX和MIN函数的使用......................................... 错误～未定义书签。
5.1.4 SUMIF函数的使用............................................ 错误～未定义书签。
5.1.5 SUBTOAL函数的使用 .......................................... 错误～未定义书签。
5.1.6 MODE函数的使用................................................ 错误～未定义书签。
5.1.7 INT函数和TRUNC函数的使用 .......................... 错误～未定义书签。
5.1.8 IF函数的使用 ....................................................... 错误～未定义书签。 5.2 公式的技巧和窍门 .......................................................... 错误～未定义书签。
5.2.1 创建公式的方法................................................ 错误～未定义书签。
5.2.2 公式的命名的方法 ............................................ 错误～未定义书签。
5.2.3 隐藏公式.............................................................. 错误～未定义书签。
5.2.4 时间和日期的使用 ............................................ 错误～未定义书签。
5.2.5 数组公式的使用................................................ 错误～未定义书签。 6 图表............................................................................................ 错误～未定义书签。 6.1 创建图表............................................................................ 错误～未定义书签。
6.1.1 使用[图表]工具栏创建简单的图表.................. 错误～未定义书签。
6.1.2 使用图表向导创建图表.................................. 错误～未定义书签。 6.2 编辑图表............................................................................ 错误～未定义书签。
6.2.1 更改图表类型 ................................................... 错误～未定义书签。
6.2.2 更改数据系列产生方式.................................. 错误～未定义书签。
6.2.3 添加或删除数据系列......................................... 错误～未定义书签。
6.2.4 设置各种图表选项 ............................................ 错误～未定义书签。
6.2.5 向图表中添加文本 ............................................ 错误～未定义书签。 6.3 图表类型............................................................................ 错误～未定义书签。
6.3.1 柱形图和条形图................................................ 错误～未定义书签。
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6.3.2 折线图 ................................................................. 错误～未定义书签。
6.3.3 面积图 ................................................................. 错误～未定义书签。
6.3.4 饼图和圆环图 ................................................... 错误～未定义书签。
6.3.5 XY散点图 ............................................................ 错误～未定义书签。
6.3.6 三维图 ................................................................. 错误～未定义书签。
6.3.7 自定义图.............................................................. 错误～未定义书签。 6.4 设置图表格式 ................................................................. 错误～未定义书签。
6.4.1 设置图表区和绘图区格式 .............................. 错误～未定义书签。
6.4.2 设置图表数据系列的次序 .............................. 错误～未定义书签。
6.4.3 格式化图例....................................................... 错误～未定义书签。 6.5 使用趋势线..................................................................... 错误～未定义书签。 6.6 使用误差线..................................................................... 错误～未定义书签。 7 分析数据..................................................................................... 错误～未定义书签。 7.1 筛选数据............................................................................ 错误～未定义书签。
7.1.1 自动筛选.............................................................. 错误～未定义书签。
7.1.2 创建自定义筛选................................................ 错误～未定义书签。
7.1.3 使用高级筛选 ................................................... 错误～未定义书签。
7.1.4 在共享工作簿中保存筛选 .............................. 错误～未定义书签。
7.1.5 操作数据清单的便捷函数 .............................. 错误～未定义书签。 7.2 数据透视表和数据透视图 ............................................ 错误～未定义书签。
7.2.1 创建数据透视表................................................ 错误～未定义书签。
7.2.2
设计
领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计
字段.............................................................. 错误～未定义书签。
7.2.3 透视数据.............................................................. 错误～未定义书签。
7.2.4 使用数据透视表工具栏和快捷菜单............. 错误～未定义书签。
7.2.5 调整数据透视表................................................ 错误～未定义书签。
7.2.6 创建数据透视图................................................ 错误～未定义书签。 7.3 共享工作薄..................................................................... 错误～未定义书签。 8 调试工作表.............................................................................. 错误～未定义书签。 8.1 使用“公式审核”工具栏 ................................................... 错误～未定义书签。
8.1.1 从属关系.............................................................. 错误～未定义书签。
8.1.2 使用“公式审核”工具栏进行追踪.................... 错误～未定义书签。
8.1.3 只想查看引用单元格, ..................................... 错误～未定义书签。
8.1.4 快捷键 ................................................................. 错误～未定义书签。 8.2 单元格错误..................................................................... 错误～未定义书签。
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8.2.1 一般单元格错误信息的含义........................... 错误～未定义书签。
8.2.2 追踪错误.............................................................. 错误～未定义书签。
8.3 单元格错误..................................................................... 错误～未定义书签。
9 Excel的编程功能简介 .............................................................. 错误～未定义书签。
1 Excel简介
Excel 2000是Office 2000的一个组件，是功能强大的电子表格处理软件，它与文本处理软件的差别在于它能够运算复杂的公式，并且有条理的显示结果。与老版本相比，Excel 2000进一步加强了数据运算的能力及数据统计功能，使用起来更加方便快捷。针对计算机网络的飞速发展，增加了许多的网络功能，可是用户更方便地进行网络操作。
电子表格的特殊性在于其中的单元格之间有着密切的联系，当一个单元格内的数据发生变动时，就有可能直接影响到其它单元格内的数据，也就是说，电子表格是一个动态表格。
与Lotus 1-2-3一样，Excel集表格处理、数据管理和统计图绘制三项功能于一体(三合一)。除了能完成表格的输入、统计和分析外，还可以生成精美的
报告
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和统计图，可以链接各种流行的PC机数据库。
在美国、西欧和日本已经习惯了“一切皆表格”的思维方式。近年来Excel在我国迅速推广，已成为Word之外最常用的办公软件。
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1.1 Excel界面简介
图1.1
el后可看到它的主界面如图1.1。最上面的是标题栏，标题启动Exc
栏左边是Excel的图标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称;标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用程序都有。标题栏下面是菜单栏，Office 2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。因为在Office 2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。
工具栏的下面就是Excel比较特殊的东西了，左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的
内容
财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容
，如公式或文字及数据等。在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮:左边的错号是"取消"按钮，它的作用是恢复到单元格输入
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以前的状态;中间的对号是"输入"按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了;等号是"编辑公式"按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。
名称框下面灰色的小方块儿是"全选按钮"，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。全选按钮右边的A、B、C...是列标，单击列标可以选中相应的列。全选按钮下面的1、2、3...是行标，单击行标可以选中相应的整行。中间最大的区域就是Excel的工作表区，也就是放置表格内容的地方;工作表区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看内容用的。
在工作表区的下面，左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表，如图1.2所示。我们把一个Excel的文档叫做工作簿，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。Sheet1，Sheet2„„等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿，就好像我们的帐本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。 左边是工作表标签，上面显示的是每个表的名字。单击"Sheet2"，就可以转到表Sheet2中，同样，单击"Sheet3"，"Sheet4"，都可以到相应的表中。四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置，即从Sheet2开始显示，单击带竖线的向右箭头，最后一个表的标签就显露了出来;单击向左的箭头，下面的整个向左移动了一个表，单击带竖线的向左的箭头，最左边的b表就又是Sheet1了;而且这样只是改变工作表标签的显示，当前编辑的工作表是没有改变的。
图1.2
界面的最下面是状态条。Excel的状态条可以显示当前的键盘的几
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个Lock键的状态，右边有一个“NUM”的标记，表示现在的Num lock是打开的，按一下键盘上的“Num Lock”键，这个标记就消失了，表示不再是Num Lock状态，按一下“Cap Lock”键，就显示出CAPS，表示Caps Lock状态是打开的，再按一下Cap Lock键，它就会消失。
我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如图1.3所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。
图1.3
有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面板中可以选择所需要的功能按钮，如图1.4所示。
图1.4
1.2 输入和编辑数据
1.2.1 选定操作区域
选定操作区域的方法有很多:如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮(表格左上角的第一个格)可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。
如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格
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按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。
如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。
同样的方法可以选择连续的多行、多列;不连续的多行、多列;甚至行、列、单元格混和选择等等。
图1.5
1.2.2 定位的使用
使用定位通常是批量选择一定范围内符合一定条件的单元格，尤其是不连续的单元格。如果你在工作表中对一组单元格有一个名称定义的话，可以使用名称来选择单元格。如果把这一个部分单元格命名为“first”，然后打开“定位”对话框(可以使用快捷键Ctrl+G)，可以看到“定位”列表中就出现了我们命名的单元格。选择刚才设置的名称，单击“确定”按钮，可以直接选中命名的单元格。如果要结合定位条件，只需要在选择了区域名称以后单击“定位条件”按钮设置定位条件就可以了。
1.2.3 复制、移动和删除
复制单元格的方法:选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。
现在的Office 2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪
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贴操作:在工具栏上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中。
现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来。进行复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。
有时我们会对表格或部分单元格的位置进行调整，此时用移动单元格是很方便的。选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。
如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能:选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。 1.2.4 撤消和恢复
如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮，把操作撤消。
如果你又不想撤消了，还可以马上恢复:单击工具栏上的“恢复”按钮。
不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了;再就是你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。
1.2.5 查找和替换
下面来看看在Excel中的数据的查找和替换。
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有这样一个表，我们要把其中的 “可乐”替换成“可口可乐”，这时就用得到查找和替换功能了。打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”，在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了。
现在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打开“编辑”菜单，单击“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入“雪碧”，在下面的下拉列表框中选择“值”一项，单击“查找下一个”按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。
1.2.6 在单元格中输入数据
我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。
首先把表头输入进去:单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。
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输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法:例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。
按F2键可以直接在当前单元格中输入数据，其效果与双击单元格类似。
如果你不希望双击单元格可以输入数据，可以把这个设置去掉:打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，清除“在单元格内容直接编辑”前的复选框，单击“确定”按钮，这样就不能通过在单元格中双击来编辑单元格内容了，按F2也只能在编辑栏中进行编辑了。
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有时使用Excel进行一些资料的整理，此时会需要在一个单元格中输入几段的内容，按回车的作用并不是在单元格中进行分段，在一段的结束按住Alt键按回车，这样才能在一个单元格中使用几个段落。 1.2.7 其他填充方式
用鼠标拖动进行填充时可以向下进行填充，也可以向上、向左、向右进行填充，只要在填充时分别向上、左、右拖动鼠标就可以了。
除了使用鼠标拖动进行填充外，还可以使用菜单项进行填充:选中要填充的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，从打开的子菜单中选择填充的方向，就可以了。
有时我们需要输入一些等比或等差数列，这时使用填充功能就很方便了，在上面输入“1”，下一个单元格输入“2”，然后从上到下选中这两个单
可以看到所填充出来就元格，向下拖动第二个单元格的黑色方块进行填充，
是一个等差数列了。
等比数数列的填充需要这样来做:首先在单元格中填入数列开始的数值，然后选中要填充数列的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，选择“序列”命令，选择“等比数列”，步长值设置为“2”，单击“确定”按钮，就可以在选定的单元格中填入了等比数列。如下图:
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使用菜单项打开的对话框来设置序列还可以设置序列产生的方向是横向或竖向，也可以填充日期。如果我们要填充的日期的变化不是以日为单位的话，就要用到这里的日期填充来做了;有时我们不知道要填充的东西到底有多少个单元格，比如一个等比数列，我们只知道要填充的开始值和终值，此时我们就可以先选择尽量多的单元格，在“序列”对话框中设置步长和终值。如下图:
1.2.8 简单的计算
在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在外面把数据计算好了再输入进来，不过，我们最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。现在我们来看一个表格，把每人每次的购买总额计算出来:选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=C5*D5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输入了一个公式。
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输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途:有时输入有困难，就要从表里选择;而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始加一个等号，这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。
现在，单击E5单元格，然后用鼠标拖动边框右下角的小方块，向下填充就可以了。
1.2.9 相对引用和绝对引用
随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用;而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。
下面讲一下“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之间的区别。
在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。
现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。
如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公
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式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。
如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。 原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。
1.2.10 名称的使用
命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选择，并直接在公式中进行调用。
命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图:
在编辑栏中直接输入公式“=E5*折扣”，然后向下填充，这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的，使用名称对单元格调用是绝对调用。
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1.3 添加、删除单元格、行和列
对工作表的结构进行调整，可以插入行、列、单元格。
右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了，然后就可以输入数据了。
插入列和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。
右键单击一个单元格，从打开的菜单中选还可以插入一个单元格，
择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。
有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择“删除”命令;列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。 1.4 改变列宽和行高
调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。
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这样自动设置，比自己拖动简单多了。
我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这样不能达到精确的效果，下面的方法可以精确的设定行高和列宽。
行的高度设置:打开“格式”菜单，单击“行”项，从打开的子菜单中选择“行高”，可以打开“行高”对话框，设置好行高，按下“确定”按钮。 选择“格式”菜单的“行”子菜单中的“最适合的行高”命令，其效果和双击行标间的横线相同。
列宽的设置:打开“格式”菜单，单击“列”项，从打开的子菜单中选择“列宽”，打开“列宽”对话框，在这里输入列宽的数值，单击“确定”按钮。 选择“格式”菜单中“列”子菜单中的“最适合的列宽”命令，其效果同双击列标中间的竖线效果是相同的。
1.5 设置工作表的格式
1.5.1 单元格的格式设置
格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、更清楚。
合并后的单元格还可以分开。打开“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，把“合并单元格”前面的复选框清除，单击“确定”按钮，单元格就分开了。
我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形式:选中这些单
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元格，单击工具栏上的“百分比样式”按钮，这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。
我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位小数，选中要设置的单元格，打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自定义”，从右边的“类型”列表中选择“0.00”，单击“确定”按钮，数字的样式就设置好了。
我们还可以把这些数字直接设置为货币形式:单击工具栏上的“货币样式”按钮，在所有选中的数字前面就都出现了一个“,”符号。 1.5.2 数据表的美化
我们如果不给工作表设置边框，打印出来的表是没有边框的，这里先来把边框设置好:选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头，从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击，边框就设置好了。
接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色:选中第一行的单元格，单击“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”，将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色。
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单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”，这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。
还可以给工作表设置一个背景:打开“格式”菜单，单击“工作表”项，选择“背景”命令单击，弹出“工作表背景”对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入”按钮，背景就设置好了。
如果你又不想要背景了，就打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单，选择其中的“删除背景”命令就可以了。
不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。 1.5.3 样式的使用和设置
Excel中有很多预先设置好的格式，基本上我们平时使用的格式都可以从这里找到。
我们还可以把经常使用的单元格格式保存为一个样式，以方便调用:先将单元格的格式设置好，然后打开“格式”菜单，单击“样式”命令，打开“样式”对话框，对话框中前面有复选框的这些是样式所包含的格式内容;我们在对话框的“样式名”输入框中输入“我的样式”，单击“添加”按钮，选定单元格的格式就作为样式保存了起来，单击“取消”按钮关闭对话框，选择
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工作表中的另外一个单元格，打开“样式”对话框，打开“样式名”下拉列表框，从中选择我们新建的样式“我的样式”，单击“确定”按钮，样式就应用了过来。
样式建立以后是可以修改的:打开“样式”对话框，选择要修改样式，单击“更改”按钮，可以打开“单元格格式”对话框，在这里对样式中的格式进行设置就可以了。
1.5.4 格式的复制和删除
我们前面给单元格设置了很多种的格式，比如字的大小、字体、边框和底纹、数字格式等，这些都是可以复制的，也是可以删除的。
选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的“格式刷”按钮，然后在要复制到的单元格上单击，鼠标变成时，就可以把格式复制过来了。
选中要删除格式的单元格，打开“编辑”菜单，单击“清除”项，选择子菜单中的“格式”命令单击，选中的单元格就变成了默认的样子了。 1.5.5 条件格式的设置
条件格式就是根据不同的条件设置格式。
隐藏行和列
有时一个表太长或太宽，我们可以把这个表中的一些行或列隐藏起来以方便查看:例如拿列来看，选定要隐藏的列的任意单元格，打开“格式”菜单中的“列”子菜单，单击“隐藏”命令，就可以把这一列隐藏起来;行的隐藏也是一样的;如果要取消隐藏，只要单击子菜单中的“取消隐藏”命令就可
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以了。
1.5.6 拼音的设置
在Excel中可以给中文设置拼音。选中要设置拼音的单元格，打开“格式”菜单，单击“拼音信息”项，从子菜单中选择“编辑”命令，就可以直接在单元格的上方输入文字的拼音了，拼音输入完后，适当调整一下文字之间的距离，把拼音和文字对应起来就可以了。
打开“格式”菜单中的“拼音信息”子菜单，选择“显示或隐藏”命令单击，可以显示或隐藏单元格的拼音信息。
1.5.7 自动套用格式
“自动套用格式”可自动识别Excel工作表中的汇总层次以及明细数据的具体情况，然后统一对它们的格式进行修改。Excel一共通过“自动套用格式”功能向用户提供了简单、经典、会计、彩色、应用和三维格式等6大
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类、20余种不同的内置格式集合，每种格式集合都包括有不同的字体、字号、数字、图案、边框、对齐方式、行高、列宽等设置项目，完全可满足我们在各种不同条件下设置工作表格式的要求。
具体来说，利用“自动套用格式”功能快速格式化Excel工作表的格式，可采用如下步骤:
选定需要套用格式的工作表范围(用户若不事先选择套用范围，则Excel将自动对整个工作表的格式进行设置)。
执行“格式”菜单的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框。
在参考“示例”栏所显示格式样式的基础上从“格式”栏中选择合适的工作表格式集合。
单击[选项]按钮，然后从弹出的“应用格式种类”对话框中选择允许采用该种格式集合中的那些不同格式项目。
单击[确定]按钮，关闭“自动套用格式”对话框。
这样，我们就完成了利用“自动套用格式”快速地为Excel工作表定义格式。当然，自动套用格式之后，我们仍可按照正常方法对这些工作表的格式进行修改，应用非常灵活。
另外，用户若对Excel自动套用的格式不满意，则可采用下述方法将工作表的格式恢复到“自动套用格式”之前的状态:选择含有要删除自动套用格式的区域，执行“格式”菜单的“自动套用格式”命令，从弹出的“自动套用格式”对话框的“样式”栏中选择“无”选项，单击[确定]按钮后，关闭“自动套用格式”对话框。
1.6 改变字体
选中要改变字体的单元格，然后选择“格式”菜单，单击“单元格”项，会显示如下的窗口:
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然后选中“字体”页面，在此配置页面中就可以设置字体了。
也可以在工具栏中直接设置字体格式，主要工具见下图:
1.7 设置页面属性、预览和打印
1.7.1 打印预览
一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。我们前面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就要用到页面设置功能。
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1.7.2 页面设置
选择“文件”菜单，单击“页面设置”，可以打开“页面设置”对话框，要想解决刚才的问题有两种办法，一是可以选择一种宽度较大的纸;再就是把纸张横过来使用:单击“纸张大小”下拉列表框，从弹出的列表中选择一种比较宽的纸型，单击“确定”按钮，这样就可以了。
可是我平常用的纸一般都是A4，很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸张横过来打印:打开“页面设置”对话框，在“方向”栏中选择“横向”，将纸张设置回来，然后单击“确定”按钮，整个工作表就都可以打印出来了。 这个表还不是在纸张的中间，有些难看，再打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，选中“居中方式”一栏中“水平居中”和“垂直居中”前面的复选框，单击“确定”按钮，表格就居中显示了。
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这个表格现在看起来已经很好了，可是有一个问题，就是打出来的工作表经常是和文字资料在一起，又不希望用这种横向的表，又没有纸可以换，在这种情况下，一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符合我们的要求;再就是直接设置打印的比例。
设置打印比例很简单，打开“页面设置”对话框，先将纸张的方向设置回去，然后在“缩放”一栏的“缩放比例”输入框中输入80，单击“确定”按钮，从预览中可以看出来，已经可以全部打印出来了。这是EXCEL 2000提供的新功能，比以前方便多了;我们可以让表格根据页边距自动调整:先单击“页边距”按钮在这个视图中显示出页边距;打开“页面设置”对话框，将“缩放”一栏选择为“调整为1页宽1页高”，然后单击“确定”按钮，图中的这个表就变成了紧贴页边距来放置了。
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我们也可以通过调整页边距来调整表的位置;在预览视图中拖动这些标记调整页边距，还可以通过改变“页面设置”对话框中页边距的数值来实现。
给打印出来的工作表设置页眉和页脚:打开“页面设置”对话框，单击“页眉/页脚”选项卡，单击“页眉”下拉列表框中的下拉箭头，选择这个页眉的形式，就给工作表设置好了一个页眉，从预览框中可以看到页眉的效果。
页脚也可以这样来选择，但我们这里还是自定义一个:单击“自定义页
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脚”按钮，打开“页脚”对话框，可以看到页脚的设置分为左、中、右三个部分，现在光标停留在左边的输入框中，我们输入“万事无忧”，选中输入的文字，单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，把字体设置为隶书，单击“确定”按钮，回到“页脚”对话框;单击“右”输入框，输入“第页，共页”，然后把光标放到“第”字的后面，单击“页码”按钮，在这个地方插入当前页码，把光标定位到“共”字的后面，单击“总页码”按钮，在这里插入一个总页码，单击“确定”按钮回到“页面设置”对话框;单击“确定”按钮我们就可以看到我们设置的页眉和页脚的效果了。
现在我们看这个表:单击“打印预览”按钮，可以看到只有第一页中有表的表头，而其它的页中都没有;这样打印出来的表看起来会很不方便，我们可以通过给工作表设置一个打印表头来解决这个问题。
由于这个功能不能在预览视图中设置，单击“关闭”按钮回到正常的编辑视图，打开“文件”菜单，选择“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”中的拾取按钮，对话框变成了一个小的输入条，在工作表中选择数据上面的几行作为表头，单击输入框中的返回按钮，回到“页面设置”对话框，单击“确定”按钮，现在单击“打印预览”按钮，所有的页中就都标题了。
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1.7.3 设置打印区域
在计算数据时经常会用到一些辅助的单元格，我们把这些单元格作为一个转接点，但是又不好删除，此时可以设置一个打印区域，只打印对我们有用的那一部分数据:选择要打印的部分，打开“文件”菜单，单击“打印区域”项，从子菜单中选择“设置打印区域”命令，在打印时就只能打印这些单元格了，单击“打印预览”按钮，可以看到打印出来的只有刚才选择的区域。
单击“关闭”按钮回到普通视图，选择“文件”菜单“打印区域”子菜单中的“取消打印区域”命令就可以将设置的打印区域取消了。
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1.7.4 打印选项
打开“文件”菜单，单击“打印”命令，就可以打开“打印”对话框了，第一个用处就是:在这里我们可以设置一次打印几份工作表。 在对话框中的“份数”栏的“打印份数”输入框中输入“3”，单击“确定”按钮，就可以一次打印三份工作表了。我们还可以设置其它的一些选项，比如，可以设置打印开始和结束的页码，在“范围”一栏中选择“页”项，然后在后面填上开始和结束的页码就可以了;再就是可以设置打印时是打印选定的工作表还是整个工作簿或者是选定的区域。
另外的一个用处:单击“取消”按钮回到编辑状态，选中全部的工作表，然后选中当前编辑的工作表的一部分，打开“打印”对话框，选择“打印”为“选定区域”，然后单击“预览”按钮，可以看到打印的是所有工作表中当前选择的部分。
2 Excel的自定义功能
与Word相比，Excel提供的自定义选项较少，但用户仍可以自如地操
或许更重要的是，在新的工作簿作程序运作的方式及其在屏幕上的样式，
中，用户可以轻松享用它自动添加的信息、格式以及各种特殊的功能。
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2.1 启动选项
如果经常用到一个或多个工作簿，那么，当启动程序时就可以用Excel直接打开它们，只需把工作簿的快捷方式(或者工作簿本身)添加到XL Start 文件夹中(使用“开始”―,“搜索”,,“文件或文件夹”来找到它)即可。
如果其他的文件夹更加合适，或是要在网络中自动打开储存好的工作表，就将其完整的路径输入到“启动时打开此项中的所有文件”框中，以进行定位。这个位置位于“工具”,,“选项”对话框中的“常规”选项卡里。每次启动时Excel就会同时打开位于用户指定的文件夹以及XL Start文件夹中的文档。这个文件夹可以放置共享的工作簿，这样每个使用者就不再需要一个单独的副本。
可以将工作区文件放置在启动文件夹中，这亲就能同时打开上次使用过的一组工作簿(关于工作区文件的详细内容将会在第24章中进行介绍)。要确定在启动文件夹中只放置工作区文件，而不要再放置工作簿的快捷方式。
储存在启动文件夹中的Excell模板显示在“文件”,,“新建”对话框里的“常用”选项卡中，与Templates文件夹中的模板放置在一起。
2.2 设置Excel选项
正如Word一样，Excel的“工具”,,“选项”对话框是配置程序的主要控制面板。如图所示:
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“选项”对话框中的设置分别放置在13个选项卡中。稍后我们会介绍其中的一些选项，其他的的与在Word 中的对应项功能一样，但仍有一些问题值得注意。
“常规”选项卡提供了多种影响整个程序操作的设置:
建议将“使用的工作列表”设置为最大值9。这样就可以用快捷菜单选项再次快速打开文件，而不用再借助“打开”对话框。
可以把放置在每个新建工作簿中的空白工作表的数量设置为最大值255。然而设想一下，如果将其设置为1(对于许多用途，一个工作表就足够了)，这样就能够节省内存和磁盘空间，用户也能在需要时随时添加更多的工作表。
这里指定的“用户名”也会应用于其他的Office应用程序。
“1,2,3的帮助”选项卡中的设置主要是为使用户能在Lotus 1-2-3和Excel之间轻松转换而设计的。然而自从Excel赢得了电子表格软件的统治地位以后，使用这些选项的人就将越来越少了。但是如果要与其他使用Excel早期版本或者不同程序的人共享文件，“将Excel文件保存为”的设置就会非常有用。
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2.3 自定义屏幕
在“工具”,,“选项”对话框中，“视图”选项卡里的绝大部分控件都是用来自定义Excel显示方式的。这其中绝大多数设置都不用解释，只有少量需要介绍一下:
要控制在屏幕上显示哪些Excel用户界面的元素，可以使用“显示”和“窗口选项”中的设置。不论打开的是哪一个窗口，4个“显示”选项都应用于整个Excel。而“窗口选项”中的设置只应用于当前的工作表或制图表，或者当前的工作簿。
选择“自动分页符”，会显示由点组成的横线，意味着打印时当前页面会从这里分开， 管用户是否已经改变了Excel自动设置的分布符。这不影响分页符在“分页符预览模式”中的显示(详细内容请参见第25章)。
如果选择了“零值”，每个包括零值的单元格中就会出现一个0。否则，即便已经键入了0，Excel也会显示该单元格是空的。
要改变工作表(不是工作簿)网格线的颜色，可以从“网格线颜色”下拉菜单中进行选择。
“对象”中的设置可以控制图表、用绘图工具栏创建的图片、剪贴画和其他图片、文本框、按钮是否可见。选择“显示占位符”按钮会将图表和重要图片(仅仅是重要图片)显示为灰色矩形框，这样可以回忆滚动浏览，而其他对象还保持可见。另一方面，“全部隐藏”按钮则会隐藏包括屏幕上和打印工作表上的所有类型的对象。
2.3.1 调色板的使用
Excel限制用户只能将56种不同的颜色应用于工作表上显示的对象。然而可以自定义调色板，使用系统中任何可以得到的色彩替换调色板中的单个色彩。
可以使用“工具”,,“选项”对话框中的“颜色”选项卡来修改调色板。要指定一种新颜色，应先选择一种颜色，然后单击“修改”按钮，会随之显示需要的对话框。“图表填充”和“图表线条”中的颜色是Excel自动应用于图表
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元素的前8种色彩;剩下的40种颜色可用于普通用途。“重新设置”按钮会把56种颜色都恢复为默认色彩。
Excel将当前调色板和工作簿一起保存。使用“复制颜色来自”下拉列表，可以从任何打开的工作簿复制调色板。要改变新工作簿使用的默认调色板，可以改变默认或自定义工作簿模板的调色板。
当在工作表元素上应用颜色时，实际上将调色板的颜色位(而非颜色本身)赋予给元素。改变调色板，被赋予了调色板颜色位的元素也会相应的改变颜色。在使用不同的调色板的工作簿之间复制元素，它们的颜色也随之改变。
2.3.2 使用全屏视图
如果需要更多的空间来查看数据，可以选择“视图”,,“全屏显示”来隐藏标题栏、工具栏和状态栏。Excel的“全屏显示”视图与Word 中的完全不同。首先，它不会删除菜单栏;其次，Excel不需要用宏来隐藏“全屏显示”工具栏。因此这个工具栏虽然很小但却有些碍事，用户可以单击工具栏右上角的“关闭”使它消失不见。在全屏视图下单击Esc键不会返回到“普通”视图;相反，必须选择“全屏显示”工具栏上的“关闭全屏显示”，或再次单击“视图”,,“全屏显示”才能返回普通视图。
2.3.3 储存当前工作簿中的视图
保存视图是为了记录工作表当前状态，以便以后打开视图能够回到原来的设置。除了“工具”,,“选项”对话框中的“视图“选项卡中的设置以外，视图还能储存隐藏的行、列和表格，筛选设置以及打印设置。
设置完工作表的显示状态，单击“视图”,,“视图管理器”，然后选择“添加”，就会出现一个如图所示的对话框:
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键入视图的名称，选择或清除视图中可选择的选项。如果用户要包括打印设置，视图就会标明打印区域，如果没有限定，则包括整张表格。
“视图管理器”定义了单个工作表的设置。当在同一个工作簿的任意工作表中打开一个视图时，Excel将激活曾定义视图的工作表。 2.4 录制和使用宏
在使重复作业自动化和扩大Excel的功能方面，宏起着重要的作用。在此仅介绍和Excel相关的特殊问题。
2.4.1 定义宏的键盘快捷键
用户可以直接在“录制新宏”对话框中为新宏指定键盘快捷键。Excel仅限于使用Ctrl和小写字母或大写字母结合一起的快捷键(Ctrl+Shift+字母)。也就是说，宏的快捷键是区分大小写的。不能在宏的键盘快捷键上使用数字、标点符号或其他符号，也不能使用Alt和功能键。
要改变宏的键盘快捷键，单击“工具”,,“宏”,,“宏”对话框，并选择“选项”。
2.4.2 存储宏
在“录制新宏”对话框的“保存在”下拉列表中选择新宏的保存位置。不论打开的是哪个工作簿，如果要总能利用到宏，就选择“个人宏工作簿”。当Excel启动时，宏存储在XL Start 文件文件夹的personal.xls工作簿文件中。每当它启动时，Excel就会自动打开personal.xls，但只作为隐藏的工作簿。
也可以在“保存在”中选择“当前工作簿”以将宏录制在当前工作簿中，
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或者选择“新建工作簿”让Excel从便笺中创建工作簿并将害放在那里。如果选择后者，需要明确的是，Excel不会提示已经产生了新的工作簿，也不会将其作为一个特殊的宏的工作簿。新的工作簿会作为Book1列在“窗口”菜单中。
把宏保存在单独的新的工作簿中，这样当要使用多个工作簿，而又不想将宏应用于所有的工作簿时，这种存储就显得很有用处。
2.4.3 录制绝对与相对单元格引用
在录制宏之前，用户应当先决定是录制绝对还是相对单元格引用。默认的情况下，Excel会跟踪录制宏时所选择的绝对单元格引用，即实际上的行和列位置。当运行录制了绝对单元格引用的宏时，无论用户事先是否已选择好单元格，宏也会这些相同的单元格。
要录制相对单元格引用(而不是相对于运行宏的时候所选定的单元格)，应单击“停止录制”工具栏中的“相对引用”按钮，再次单击将回复到绝对单元格引用的状态。在Excel中，可以便捷地录制绝对和相对单元格引用。在录制宏的时候，只需在适当的时候单击“相对引用”按钮。记住，当按钮被激活时，宏是在录制相对引用。
2.4.4 运行宏
在运行宏的时候，即使宏储存在另一个工作簿中，它也在当前工作表中发挥作用。
选择“工具”,,“宏”,,“宏”对话框的“执行”按钮，启动储存在“个
”或其他任何打开的工作簿中的宏。使用下拉菜单中的“宏”，人宏工作簿
可以决定对话框所显示的是哪一个工作簿中的宏。
可以将宏指定在按钮、其他控件或任何图形对象中，这要单击这些项目时，就可以运行宏(利用“窗口”工具栏往工作表中添加控件)。当添加一个按钮时，Excel要求用户先指定或录制宏。要将宏指定到其他控件或图形中，只需从项目的的快捷菜单中“指定宏”，然后就可以指定一个已有的宏或录制新宏。
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宏也可以被指定到菜单和工具栏按钮中。自定义工具栏应用的基本程序大致如下:在“自定义”对话框的“命令”选项卡中选择“宏”，可供选择的宏本身并不显示在“命令”列表中。然而，还有“自定义菜单项”和“自定义按钮”两项可供选择。将任意一项拖动到工具栏或菜单的目标位置，然后使用右键单击新项目，选择快捷菜单底端的“指定宏”。
2.5 保存自定义工具栏的布局
首先运用一些技巧来自定义Excel的工具栏，然后就要使用这里介绍的技巧来储存自定义工具栏，以便将来使用。
2.5.1 创建常规自定义工具栏
Excel会自动将工具栏和菜单中的自定义保存在名为Excel.xlb的配置文件中。默认情况下，工具栏文件储存在\Application Data \Microsoft\Excel文件夹中。
不论打开了哪个工作簿，如果要在两个或多个工具栏设置之间切换，请遵循以下步骤:
建立完适合自己的工具栏后，退出Excel，这是惟一可以保存设置的途径。
使用“我的电脑”或“浏览器”，重新命名Excel.xlb工具栏文件(如果要从头开始一个新用任意名称，但一定要在文件后加上.xlb的文件扩展名。
重新启动包含默认工具栏和菜单的Excel，现在可以创建新的自定。当下一次退出程序时，Excel又会把这些自定义保存在Excel.xlb中。 义
.2.5.2 把自定义工具栏附加到工作簿中
可以把自定义工具栏附加到一个特殊的工作簿中，这样当工作簿打开时，就可以使用这些工具栏。打开“工具”,,“自定义”对话框，在“工具栏”选项卡中选择“附加”。在随后出现的对话框中，就可以把当前激活的自定义工具栏复制到当前工作簿中。通过把被附加的工作簿保存为模板，还可以把自定义工具栏设置存储在模板里。
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3 EXCEL先进的浏览和选择功能
浏览工作表、选定单元格并填充它们——这些就是Excel中最基础的工作，那么这里最重要的又是什么呢,最重要的就是效率。浏览工作表并选定单元格可能是用户使用Excel最多的操作。正因为它们是经常要执行的任务，所以应当尽快掌握其中的技巧。
3.1 移动浏览
用户所面对的是16777216个单元格可供使用，另外工作表还能提供更大的空间。而这仅仅是工作簿中一张工作表所包含的数字，所以就要求能够简便且快速地浏览。
3.1.1 知道所处的位置
当前单元格(即用户输入或编辑数据的单元格)的边框是粗黑色的，Excel把它的序号放在“名称框”的“编辑栏”左边。另外还有一种方法可以知道当前所处的位置:Excel会使选定区域对应的行和列呈细微高亮显示，所以只要一瞥，就可以找到当前选定的区域。
3.1.2 键盘浏览
当工作表覆盖了多个窗口时，用户就会迫切地需要有一种快捷的方法来找到目标单元格，下面举几个简单的例子:
移动到 组合键 注意事项
当前单元格 Ctrl+Backspace 在当前单元格移
动到屏幕之外的时
候使用这个快捷方式
当前行的起始位Home
置
工作表的起始位Ctrl+Home
置
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向上或向下移动Page Up或Page Down
一个屏幕
向左或向右移动Alt+Page Up或Alt+Page Down
一个屏幕
窗口的左上角 在滚动锁定时，按Home键
窗口的或下角 在滚动锁定时，按End键
3.1.3 跳转到定义名称
任何单元格或单元格区域都有名称，以便于用户迅速查找。使用区域名称，可以随处查找，而不用回忆“我把表格放在哪里了,” Excel会像对待单元格地址一样对待名称。
如何命名单元格呢,首先要选中该单元格，然后在单元格中选定数据区域或非相邻区域。现在，单击“编辑栏”左边的“名称框”(此时立即显示当前单元格的地址)，键入容易记忆的名称，然后按Enter键。这样，就可以使用区域单元格的名称进行查阅，而不用再使用地址。
不论是在工作簿的哪个位置(即使是在不同的工作表中)，单击“名称框”旁边的向下箭头，就会出现工作簿中名称区域的下拉列表。单击目标区域，Excel就能够迅速跳转到那里(也可以按F5打开“定位”对话框，然后双击目标区域的名称)
3.1.4 用滚动条浏览
虽然定义名称使得浏览大型电子表格更加容易，但有时仍需用使用滚动条进行查看。
使用鼠标滚动工作表就像使用滚动条一样简单。当拖动滑块移动很长一段距离后，屏幕提示会显示出所走的距离(在一个很大的工作表中，拖动时按下Shift键，可以更快的穿越工作表)。滑块的大小，相应地显示出整张工作表在屏幕上的比例。
当用户使用键盘进行滑动时，当前单元格也会随之移动。但是，如果想滚动浏览整个电子表格又想保持所做的选择，就可以打开Scroll Lock，当
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它处于打开状态时，可以自由使用按键而不会影响到当前的选择，要返回时，只用按下Ctrl+Backspace，即可把当前的选择应用到视窗中。 3.2 选择的技巧
在Excel中，选择单元格是非常重要的，在移动数据、复制数据、对数据进行粗体化等之前，都必须先选择数据。
3.2.1 Shift键的使用
移动光标时按着Shift键，可以增大选择范围。
假设用户正在使用箭头键来移到附近的单元格，使用箭头键的同时，按下Shift键，就可以选中所有经过的单元格。
不需按Shift键，在目标区域的顶角单击。然后仅使用滚动栏，向下滑动直至显现区域的底部，然后在单击对角时按下Shift键。如果区域的大小不对，持续按Shift键，然后再次单击鼠标即可。
3.2.2 Ctrl键的使用
不要忘记，在Excel中能够进行多个或不相邻的选择;也就是说，可以选定不相邻的单元格或区域。一旦用户在
标准
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格式下选定了第一个单元格或区域，按住Ctrl键就可以同时选择其它单元格或区域。如果要向不相邻的单元格添加格式，这种方法也很有用。
3.2.3 在选区内浏览
一旦选择了数据，用户常常需要在选区中自由移动而又不影响选项。不要使用箭头键、Home键、End键或单击鼠标，否则选项就会消失，可以使用以下表中的操作:
按键 功能
Enter 按照在“工具”?“选项”对话框的“编辑”选项卡中设置的方
向逐个移动单元格
Shift+E按照与Enter键设置相反的方向移动单元格
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nter
Tab 向左移动
Shift+T向或移动
ab
3.2.4 进行选择的快捷键
用户可以使用快捷键加快工作速度
选定区域 键盘快捷键 鼠标动作
整个工作表 Ctrl+A 单击工作表左上角的“选择
全部”按钮
整列 Ctrl+Space 单击列标
整行 Shift+Space 单击行号
窗口左上角 打开Scroll Lock键，按下
Shift+Home
窗口右下角 打开Scroll Lock键，按下
Shift+End
上一个填充按End键，然后按Sh
单元格 ift+Home
3.3 数据输入
工作表中含有大量的数据，安排得越合理，就越可能得正确的结果，这要求数据的输入要符合规范，掌握一些快捷方法将使工作变得简单。 3.3.1 正确输入
电子表格能在输入数据时就进行判断，并自动校对日期和时间，输入一个，系统就在其上应用格式，包含逗号、货币标记或百分比标记在内的数字也是如此。大多数情况下，Excel可以知道用户的意图，但有时也会与用户的想法背道而弛，要是Excel无法分清，通常它会接受用户输入的所有东西，但会产生一个智能标记，即一个带有感叹号的黄色菱形。单击标记旁
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边的下拉箭头，会显示一个快捷菜单，提供一些用来解决问题的选项 3.3.2 从邻近的单元格复制数据
从邻近单元格复制数据会比用户想象的要容易，这里有一些小窍门:
按下Ctrl+D，可以复制上面单元格的内容和格式(方向为向下复制);
按下Ctrl+R，可以从左边的单元格复制(向右复制);
按下Ctrl+’，仅仅复制上面单元格的公式，但不发生格式化;
按下Ctrl+”，仅仅复制上面单元格的最终值，同样不发生格式化 3.3.3 充分利用“记忆式键入”功能
Excel可以利用“记忆式键入”功能来推测用户要在单元格中输入的内容。如果前几个字符符合此列当前的输入方法，Excel就会显示出屏幕提示，如果接受的话，按Enter键即可;拒绝就继续输入。
实际上这一方法可以更简单，如果用户不愿输入，只需按Alt+向下的箭头键，就可以显示一张此列当前输入方法的列表，单击其中一个就可以了(如下图)。
图1 可以从列表中选择当前输入内容
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3.3.4 自动填充
自动填充是Excel中一项极受欢迎的功能。不管选定区域是一个单元格或一个区域，都可以在右下角看到一个小小的黑色四方形，这叫做填充柄。当将鼠标指针放置在填充柄的顶端时，它会变成黑色的十字交叉，这时就可以开始自动填充。朝着任何方向拖动填充柄，就可以逻辑序列填充相邻的单元格。单元格的填充方式取决于最初选定的单元格，以及用户选择的序列类型，在下表中举出了几个常见的例子:
初始选择 填充单元格
January February, March, April
Jan Feb, Mar, Apr
Monday Tuesday, Wednesday, Thursday
Week 1 Week 2, Week 3, Week 4
Quarter 1 Quarter 2, Quarter 3, Quarter 4,
Quarter 1
Qtr 1 Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1
9:00 10:00, 11:00, 12:00
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2001 2001, 2001, 2001
Potato Potato , Potato, Potato
4 Excel先进的浏览和选择功能
4.1 重新整理信息
此部分内容和李桥的有雷同，可在评审时具体看看是否需要保留 4.2 格式化
此部分内容和李桥的有雷同，可在评审时具体看看是否需要保留
4.3 添加批注
4.3.1 添加批注
在编辑单元格的过程中，为了突出显示某项数据，可以为某些单元格添加批注。具体操作如下:
1、选定要添加批注的单元格。
2、执行“插入”菜单中的“批注”命令，将出现批注对话框。
3、在“批注”对话框中输入要注释的内容。
4.3.2 隐藏批注
为单元格增加批注后，会在单元格在右上角出现一个小红点，当鼠标移动到此单元格时，会显示批注。如果用户输入批注内容后，批注内容并不隐藏，可以使用“工具”菜单中的“选项”命令来修改“批注”的显示方式。执行“工具”==》“选项”，打开“选项”对话框。单击此对话框中的“视图”选项卡。在批注区中选中“只显示标识符”单选按钮，然后单击“确定”。这些，批
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注会隐藏，而只显示标识符。
4.3.3 修改批注格式
如果要对批注格式进行设置，可以将鼠标放到带有批注的单元格中，单击右键，弹出快捷菜单，在菜单中选择“显示批注”命令。对批注对话框中单击右键，从弹出的快捷菜单中选择“设置批注格式”命令，打开“设置批注格式”对话框。在此对话框中可设置批注的格式。方法同单元格的格式设置。
4.3.4 删除批注
如果用户想删除批注，可在带有批注的单元格中击右键，在快捷菜单中直接选择“删除批注”命令即可。
5 公式和函数
5.1 应用公式中的函数
5.1.1 SUM函数的使用
SUM函数用于计算单个或多个参数的总和。此函数的语法格式为SUM(number1,number2,„„)。其中number1,number2、„„为需要求和的参数。此公式即可用于数值、逻辑值间的求和也用单元
引用进行求和。其中空白单元格、文本或错误值将被忽略。
如:SUM(TURE，1，2)的返回值为4。
5.1.2 AVERAGE函数的使用
此函数可以对所有参数计算平均值。它的语法格式为AVERAGE(number1,number2,„„)。其中number1,number2,„„是需要计算平均值的参数。此函数的参数应该是数字或包含数字的单元格的引用。
例:表格中A1到A4单元格中的数据分别为20，25，35，20，则函数AVERAGE
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(A1:A4，50)的返回值应为30。
5.1.3 MAX和MIN函数的使用
MAX和MIN函数将返回一组值中的最大值和最小值。它们的语法格式为MAX(MIN)(number1,number2,„„)。其中number1,number2,„„是要从中找出最大值的数字参数。此函数值得说明的是:
可以将参数指定为数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本表达式。如果参数为错误值或不能转换成数字的文本将产生错误。
如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字将衩计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。如果逻辑值和文本不能忽略，可以使用函数MAXA来代替。
如果参数不包含数字，函数MAX返回0。
5.1.4 SUMIF函数的使用
此函数可以对符合指定条件的单元格求和。语法格式为SUMIF(range,criteria,sum_range)。其中的range是用于条件判断的单元格区域。Criteria为确定哪些单元格将被相加求和和条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为32、“32”、“>32”、或“apples”。Sum_range是需要求和的实际单元格。
例:在A1:A4单元格中的数据分别是20、25、35、40，而在B1:B4单元格中的数据分别是150、200、350、600。则函数SUMIF(A1:A4，“>20”，B1:B4)=1150。只有A2:A4单元格中的数据满足条件，所以只对B2:B4中的数据进行求。 和
5.1.5 SUBTOAL函数的使用
此函数返回数据清单或数据库中的分类汇总。通常，使用“数据”菜单中的“分类汇总”命令可以容易地创建带有分类汇总的数据清单。一旦创建了分类汇总，就可以通过编辑SUBTOTAL函数对该数据清单进行修改了。
SUBTOAL函数的语法为SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,„„)，其中
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function_num为1到11之间的数字，指定使用何种函数在数据清单中进行分类汇总计算。function_num指定的函数如下表所示:
function_num 指定的函数
1 AVERAGE函数，计算平均值
2 COUNT函数，计算数值的个数
3 COUNTA函数，计算空白的个数
4 MAX函数，计算最大值
5 MIN函数，计算最小值
6 PRODUCT函数，计算乘积
7 STDEV函数，计算样本的标准偏
差
8 STDEVP函数，计算总体的标准偏
差
9 SUM函数，计算总各
10 VAR函数，计算样本方差
11 VARP函数，计算总体方差
5.1.6 MODE函数的使用
MODE函数将返回在某一数组区域中出现频率最多的数值，是一个位置测量函数。此函数的语法格式为MODE(number1,number2,„„)。其中，number1,number2,„„是用于众数计算的参数，也可以使用单一数组(数组区域的引用)来代替由逗号分隔的参数。此函数中的参数可以是数字，或者是包含数字的名称、数组或引用。如果数组或引用参数包含文本、逻辑值或空白单元格，则这些值将被忽略;但包含零值的单元格将计算在内。如果数据集合中不含有重复的数据，则MODE数返回错误值N/A。
例如:表格中A2到A7单元格中的数据分别为10、2、56、2、15、2，则函数MODE(A2:A7)返回的数值为2。
ODD函数的使用,,
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TYPE函数的使用,,
5.1.7 INT函数和TRUNC函数的使用
INT函数将返回实数向下取整后的整数值。它的语法格式为INT(number)，其中的number是需要进行取整的实数。例如INT(8.6)的返回值为8，而INT(-8.6)的返回值为-9。TRUNC函数是将数字的小数部分截去，返回数字的整数部分。它的语法格式为TRUNC(number,number_digits)，其中number为需要截尾取整的数字，number_digits为指定取整精度的数字，默认为0。例如函数TRUNC(8.5)的返回值是8，而TRUNC(-8.5)的返回值为-8。
虽然这两个函数是取整函数，但是它们的算法是不一样的。INT函数返回比给定参数小且最接近参数的整数，而TRUNC函数则直接返回去掉小数部分的整数。
5.1.8 IF函数的使用
IF函数招待真假判断，然后根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。它的语法格式为IF(logical_test,value_if_ture,value_if_false)。其中logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如，A10=100就是一个逻辑表达式，如果单元格A10中的值等于100，表达式即为TRUE，否则为FALSE。本参数可使用任何比较运算符。
此函数用法与LOUTS123相同，在此不再赘述。
5.2 公式的技巧和窍门
5.2.1 创建公式的方法
1、启用Excel应用程序，选定要输入公式的单元格，并且输入“=”。
2、在公式中输入一个包含数据单元格的引用。在引用单元格过程中，可
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以使用单个单元格引用、单元格区域和单元格或区域的名称，如直接输入A2。
3、输入一个运算符和另一个单元格的引用。在本例中接着输入“*A3+A4”。这时在编辑栏中可以看到输入的公式为“A2*A3+A4”。
窍门:除此法之外，用户也可直接使用单击需要的单元格来代替输入对它们的引用，但是用户还必须输入在运算过程中的运算符。
4、按Enter键。公式的结果将出现在选定的单元格中。 5.2.2 公式的命名的方法
为了便于以后使用，可以为经常使用的公式命名。具体操作如下:
1、执行“插入”菜单中的“名称”命令，选择“定义”。
2、在对话框中的“在当前工作簿中的名称”文本框中输入“引用”，然后单击“引用位置”右端的折叠按钮，在表格中选取一个存有公式的单元格。再次单击折叠窗口中的此按钮，回到“定义名称”对话框中。
3、单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮，完成为公式命名的操作。这时如果想使用此公式可以直接在单元格中输入其名称即可。 5.2.3 隐藏公式
在工作表中，如果用户不想让他人看到使用的公式，可以将其隐藏起来。如果公式被隐藏后选定此单元格后，此单元格使用的公式就不会出现在编辑栏中。具体操作如下:
1、打开一个工作表，选定要隐藏公式的单元格区域。
菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。 2、执行“格式”
3、单击此对话框中的“保护”选项卡。
4、单击此对话框中的“隐藏”复选框，然后单击“确定”按钮。
5、执行“工具”菜单的“保护”命令，从它的子菜单中选择“保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框。
6、在此对话框中的“密码”文本框中输入用户要设置的口令，然后单击“确定”按钮，出现“确认密码”对话框。
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7、输入确认密码，点“确定”。这时所隐藏的区域将不再显示公式。 5.2.4 时间和日期的使用
操作方法如下:
1、在表格中输入一个日期后，选中单元格并点右键，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”，打开“单元格格式”对话框。
2、在此对话框中“数字”选项卡中的“分类”列表框中选择“日期”，然后在“类型”列表框中选择第一种类型，然后单击“确定”。
3、定位到另一单元格中，输入“A2+50”，回车后，公式结果将显示为一个日期。该日期表示前一日期加50天后的具体日期。
5.2.5 数组公式的使用
如果不想在工作表的单个单元格里输入每个常量值，可用数组常量来代替。具体操作如下:
1、如果用户想使用数组公式返回一个结果，可以选中在输入数组公式的单元格，如果想返回多个结果，可以选定具有相同列数或行数的单元格区域。
2、按Ctrl+Shift+Enter组合键，即可得出结果。
6 图表
EXCEL XP中文版提供了大量图表类型，可以根据表格的数据很快地建立一个既美观又实用的图表，让用户清楚地看到数字所代表的意义。
本节内容包括:图表的创建、图表的类型与格式、趋势线与误差线的使用、动态数据图表的使用。
6.1 创建图表
6.1.1 使用[图表]工具栏创建简单的图表
怎样打开[图表]工具栏,
内部资料，请勿扩散 第51页, 共68页
[视图]—[工具栏]—[图表]
6.1.2 使用图表向导创建图表
使用图表向导能够创建更为丰富的图表。
怎样启动[图表向导],有两种方式。
单击常用工具栏中的图表向导快捷按钮
选择[插入]—[图表]命令
怎样使用[图表向导]创建图表,
(1)建立一个工作表
(2)选择图表中所包含的数据单元
(3)单击[常用]工具栏中的[图表向导]按钮，弹出[图表向导—4步骤之1—图表类型]对话框
(4)在对话框中打开[标准类型]选项卡，即可选择你所想要的图表类型。
注意:如果用户需要重新选择数据区域，可单击[数据区域]文本框右边的按钮，回到工作表重新选定区域。
6.2 编辑图表
6.2.1 更改图表类型
(1)选择需要更改类型的图表
(2)选择[图表]—[图表类型]命令，弹出[图表类型]对话框
(3)选择[图表类型]列表框中的[条形图]行期，在[子图表类型]列表框中选
选项。 择[三维簇状条形图]
(4)单击[确定]按钮完成更改。正文
6.2.2 更改数据系列产生方式
图表中的数据系列既可以在列产生，也可以在行产生。有时更改系列产生方式可以使图表更加直观。
1、数据系列在行
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(1)选定要更改的图表
(2)选择[视图]—[工具栏]—[图表]命令
(3)单击[图表]工具栏中的[按行]按钮
2、数据系列在列
(1)选定要更改的图表
(2)选择[图表]—[数据源]命令，弹出[数据源]对话框
(3)在对话框中单击[数据区域]选项卡，然后根据需要选中[系列产生在]
选项组中的[行]或[列]单选按钮
6.2.3 添加或删除数据系列
当用户向已经建立了图表的工作表中添加了数据系列后，当然希望图
表能把添加的数据系列显示出来，下面说明如何向图表中添加数据系列。 1、添加数据系列
先定要添加的数据系列图表 (1)
(2)选择[图表]—[数据源]命令，弹出[源数据]对话框
(3)打开[系列]选项卡
(4)单击[添加]按钮，然后在[名称]文本框中输入新的数据字段名 (5)单击[值]文本框右侧的数据范围按钮
(6)在工作表中选定要添加的数据系列，然后再单击[返回]按钮，返回
到[系列]选项卡
(7)单击[确定]按钮完成添加，新的数据系列就添加到图表中了 2、复制数据系列
用复制的方法向图表中添加数据系列是最简便的方法，具体步骤如下: (1)选择要添加的数据所在的单元格区域
(2)选择[编辑]—[复制]命令
(3)单击要添加数据的图表
(4)选择[编辑]—[粘贴]命令
3、删除数据系列
如果仅删除图表中的数据系列，单击图表中要删除的数据系列，然后按De
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lete键;如果要把工作表中的某个数据系列与图表中的数据系列一起删除，选定工作表中的数据系列所在的单元格区域，然后按Delete键。
注意:在添加数据系列时，如果工作表中有要添加的数据系列的名称和数值，最好使用单元格引用，以免在修改数据之后，图表不自动更新。
在更改图表类型和更改数据产生系列方式以及修改图表数据源时，如果不选中图表，则[图表]菜单不会出现。
6.2.4 设置各种图表选项
如果用户需要设置或修改图表的标题、坐标轴、图例、数据标志等选项，请按下面的步骤进行:
(1)选择需要设置选项的图表
(2)选择[图表]—[图表选项]命令
(3)在弹出的[图表选项]对话框中选择需要设置相应选项的选项卡
(4)根据图表进行设置即可
6.2.5 向图表中添加文本
1、添加文本框
(1)选中要添加文本的图表
(2)选择[视图]—[工具栏]—[绘图]命令，打开[绘图]工具栏
(3)单击[绘图]工具栏中的[文本框]按钮
(4)在文本框内输入文字
2、调整文本框
(1)选中要更改的图表文本
(2)选择[格式]—[图表]—[图表区格式]对话框
(3)在对话框中根据需要设置字体的格式
6.3 图表类型
EXCEL XP提供了14种内部图表类型，每一种图表类型还有好几种子类
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型，另外用户还可以自定义图表，所以图表类型是十分丰富的。下面介绍几种最常见的图表类型以及它们的适用范围。
6.3.1 柱形图和条形图
1、柱形图如果以时间作为数据系列可以鲜明地表达数据随时间的涨落变化
2、条形图用来描述各项数据之间的差别情况。
6.3.2 折线图
折线图以等间隔显示数据和变化趋势。如果用户想表示某些数据随时间的变化趋势，可选择折线图。
6.3.3 面积图
面积图强调幅度随时间的变化情况。百分比面积图还可以反映部分与整体之间的关系。
6.3.4 饼图和圆环图
饼图十分适合表示数据系列中每一项占该系列总值的百分比。圆环图的作用类似饼图，但它可以显示多个数据系列，每个圆环代表一个数据系列。
6.3.5 XY散点图
XY散点图可描述数据随时间的涨落情况。
6.3.6 三维图
三维图包括三维柱形图，三维条形图，三维柱形圆柱图、三维柱形圆锥图和三维柱形棱锥图等类型。三维图有立体感，但如果角度位置不对反而会弄巧成拙。所以用户要知道怎样调整三维图。
调整三维图可以使用菜单命令，也可以使用鼠标拖动。使用菜单命令如
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下:
(1)选中要调整的三维命令
(2)选择[图表]—[设置三维视图命令]，弹出[设置三维视图格式]对话框
(3)根据需要进行设置即可
6.3.7 自定义图
除了标准型以外，EXCEL XP还提供了几十种内部自定义图表类型让用户选择。
6.4 设置图表格式
6.4.1 设置图表区和绘图区格式
1、怎样设置图表区
(1)选中整个图表
(2)选择[格式]—图表]命令，弹出[图表区格式]对话框
(3)在该对话框中，可以在[图案]—[字体]—[属性]三个选项卡中对图表格式进行设置
2、怎样设置绘图区格式
选中绘图区—[格式]—[绘图区]—弹出[绘图区格式]对话框
提示:选中图表区或绘图区后，直接单击鼠标左键或单击鼠标右键，设置图表区和绘图区的格式。
6.4.2 设置图表数据系列的次序
在图表区中选择要设置的数据系列，选择〔格式〕--[数据系列]命令。
提示:可以直接双击要改变的数据系列，就可以打开[数据系列格式]对话框了
6.4.3 格式化图例
在图表区中选择要格式化的图例，选择[格式]—[图例]命令，打开[图例格式]
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对话框，即可进行设置。
6.5 使用趋势线
趋势线以图形的方式显示某个系列中数据的变化趋势，它多用于预测研究。
1、添加趋势线的步骤
(1)在图表中单击要添加趋势线的数据系列
(2)选择[图表]—添加趋势线]命令，弹出[添加趋势线]对话框
(3)打开[类型]选项卡，然后单击所需的趋势线类型，也可以在对话框中重新选择要添加趋势线的数据系列
(4)打开[选项]选项卡，可以对趋势线的名称、趋势预测周期和截距等进行设置
2、趋势线作用方法
单击工作表中的数据系列 (1)
(2)选择[图表]—[添加趋势线]命令
(3)打开[类型]选项卡
(4)在[趋势预测/回归分析类型]选项组框中选择[对数]趋势线类型 6.6 使用误差线
1、添加误差线
(1)单击图表中要添加误差线的数据系列
(2)选择[格式]—[数据系列]命令，弹出[数据系列]对话框
误差线Y]选项卡 (3)打开[
(4)在[显示方式]选项组中选择[正负偏差]选项
(5)在[误差量]选项组中选中[百分比]单选按钮，然后在[百分比]微调框中输入需要微调的数字
2、调整设置
误差的各种设置也可以进行修改:
(1)单击需要修改的数据系列
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(2)选择[格式]—[数据系列]命令
(3)在[数据系列格式]对话框中打开[误差线Y]选项卡
(4)根据需要对各项设置进行修改
7 分析数据
7.1 筛选数据
任意列表或表格都可以用做数据库(不需要特别的限定)。当执行数据作业时，例如查找、分类或筛选数据等，Excel会自动将信息当做数据库，并假设列是字段、行是记录。筛选数据清单是Excel最常用的方式，只需一些简单的单击，就可以轻易地显示出符合标准的记录。
7.1.1 自动筛选
在一个工作表中，要进行自动筛选，只需要在其内部任何位置单击鼠标然后选择“数据”,“筛选”,“自动筛选”即可。Excel把表格的第一行单元格看做字段名称，并在每个字段名称帝都设置小箭头按钮。单击箭头，弹出对话框，可按所需要的条件进行数据的筛选操作。
说明:
, 仅显示与特定数值相等的记录(行)，单击列表中的该数值。
, 选择下拉列表底端的“空白”，只能看到列表的空白单元格。一旦
找到空白记录，就很容易删除它们。“非空白”选项也是可用的。
, 要显示数字列表中某些最高或最代数值，单击“前10个”。可以指定
其想要看见的最高或最低数值的个数。
, 如果这些选项都不够，可以通过选择下拉列表中的“自定义”创建自
定义筛选条件。
, 当列表或被筛选后，“自动求和”命令只计算可视数据行的总和。
内部资料，请勿扩散 第58页, 共68页
, 要删除数据列中的筛选，可以再次单击箭头，选择“全部”。再次选
择“数据”,“筛选”,“自动筛选”，可以关闭“自动筛选”
,注意:
一次只能在工作表的一个列表中使用筛选。要筛选工作表的其他列表，需要关闭现有的筛选，然后打开新的筛选。
7.1.2 创建自定义筛选
使用自定义筛选可以在同一列设置两个标准，也可以不仅限于运用“等号”，同时再使用比较运算符。单击要筛选的数据列中的箭头，然后单击“自定义”。第一个域含有12个各不相同的比较运算符，如“大于”、“始于”、“并非结束于”等。(见下图)在第二个域，可以输入满足条件的数值。
要进一步限定筛选，还可以输入第二个标准。选择“与”或“是”，然后输入其他条件。“自动筛选”显示所有适合条件(“与”)的记录，或所有记录中至少有一个适合条件(“或”)。
,提示:
要在“自定义自动筛选方式”对话框中找到空白或非空白区域，可以用“等于”作为标准找到空白，用“不等于”作为标准找到非空白。使对话框右边的域保持空白状态。
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7.1.3 使用高级筛选
如果要在数据列中应用两个以上的条件，把计算结果数值作为标准，或要把记录复制到其他地方，可以使用高级筛选。使用“数据”,“筛选”,“高级筛选”对话框，就可以摆脱传统的筛选数据方法，直接在电子表格中输入标准范围。用户想要用多少条件，就能用多少，然后就能使用复杂的标准或结果数值(参见“帮助”查看某些范例)。在“高级筛选”对话框中，指定数据区域、条件区域以及任意筛选区域(也可以在适当的位置筛选列表)。注意，在使用“高级筛选”时，看不到在使用“自动筛选”时所能见到的下拉列表箭头。
7.1.4 在共享工作簿中保存筛选
每一个共享工作簿的使用者都能保存他或她自己的筛选设置。只需要在“工具”,“共享工作簿”对话框的“高级”选项卡中，在“在个人视图中包括”下选中“筛选设置”复选框即可。
7.1.5 操作数据清单的便捷函数
COUNTBLANK函数:计算指定区域空白单元格数量。
COUNTIF函数:计算满足单一条件的区域单元格的数量。
SUMIF函数:满足单一条件的区域单元格的总数。
7.2 数据透视表和数据透视图
数据透视表是一个交互式的表格，能够快速统计大量数据。通过旋转行和列可以看到不同的缩络图、通过显示不同页码可以筛选数据、或显示数据区域的具体内容。另外，还可以使用Excel从数据透视表中自动产生一个补充图表。
其他数据透视表特征包括:
, 当源数据改变时，单击就可以更新表格数据和标题
, 即使更新表格或改变它的布局，格式仍保留在适当的位置上
, 数据自动分类并保留分类顺序(包括日期)
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, 指定操作计算的程序的能力
, 根据表格中的项目进行动态分类或隐藏对象
可以根据现有的数据库构建一个数据透视表。数据来源于Excel，存储在数据库类型的工作表中，以行为记录，以列标为字段。
实际操作数据透视表要比通过书本阅读更容易弄明白其工作原理。建议用户先建一个工作簿，对各项功能进行验证。
7.2.1 创建数据透视表
如果目标数据位于工作表中，激活工作表并在数据的任意位置单击。选择“数据”,“数据透视表和数据透视图”，启动“数据透视表向导。下面是具体的创建过程:
1、开始先指定源数据的类型和报告的类型。用户可以根据一个工作表、几个工作表、其他数据透视表或外部数据误码创建数据透视表。如果想要创建数据透视图和数据透视表，应单击适当的按钮，并参见本章稍后介绍的“创建数据透视图”内容。
2、根据第一步的结果，向导会帮助用户指定数据的准确位置。在工作表数据情况下，如果激活的工件表包括适当的数据库，Excel就会替用户选择——但用户也可以高速范围或根据需要选择其他的数据库。
3、第三步要做的就是决定表格是出现在它自己的新工作表中，还是出现在现有的工作表中(不过，可以利用“布局”和“选项”按钮来控制表格的内容和布局，这将在稍后的“使用数据透视表向导”部分进行介绍)。最后，单击“完成”结束向导。
以上三个步骤只能创建数据透视表的骨架部分，如下图所示。只有当用户确实设计出信息在天桥中的表现方式后，才会开始有真正的实际内容。
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7.2.2 设计字段
注意，在上图所示的“数据透视表字段”列表中，任务窗格是可视的。字段列表包括原始数据库的每一个字段(列)图标。用户所要做的，只是把这些字段拖动到数据透视表略图的位置。
列和行的数值轴:在列和行区域的字段详细说明了表格是怎样统计数据的。
数据区域:这个区域是用来统计数据的。
页字段区域:字段从根本上决定了哪一个分类显示在表格上。如果要把整章表格限定为一个特殊分类，可以把分类字段放置在页字段区域。
包含数字数值的字段应当放在数据区中，然而定义分类的字段则在行和列以及页面区域中。如果用户想要计算其他字段定义的分类中记录的数量，可以把包含特定输入而不是分类信息的文本字段放置在数据区域，这将更能发挥其作用。用户必须把至少一个字段放在数据区域中，一上放在行区域或列区域中。
7.2.3 透视数据
人们将其称之为“透视”表格是有一定原因的，把字段拖到表格的不同部分，可以从不同的角度观看数据。Excel将根据字段的位置自动重新格式
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化表格，根据区域中的当前字段重新用标签表明列和行的标题。
要从页面区域、行或列区域删除字段，只需将其按钮拖出数据透视表，回到“字段列表”任务窗格即可(如果已经关闭了“字段列表”，单击“数据透视表”工具栏最右边的“显示字段列表”按钮，可以重新打开它)。要是删除了行或列区域的所有字段，表格数据就会消失——用户将再次看到空白的透视表。只要重新在空白区域添加一个或多个字段，表格又将重现。
如果仅把一个字段放在数据区域中，它的名称就会显示在表格的左上角，可以把它从那里拖到表格外面。然而，当个别字段包含两个以上字段时，就不能将其拖到数据区域以外。相反，单击“数据”下拉按钮，可以把它们从表格中删除出去(如果数据区域只包含一个字段，这个字段就标有字段名)。在字段的弹出式列表中，清除要删除字段的复选框。或者，通过把“数据”对象拖动到表格外面，也可以删除所有数据字段，之后可以重新添加其他字段。
7.2.4 使用数据透视表工具栏和快捷菜单
创建了数据透视表后，“数据透视表”工具栏后一直保留在屏幕上，直到用户删除它。然而，虽然可以一直使用它来激活“数据透视表向导”，但是只有在当前数据透视表中某些部分被选定时才能激活它，然后其按钮才变成可用状态。
7.2.5 调整数据透视表
一旦用户决定了表格的基本布局，就有许多选项可以用来控制表格统计数据的方式，显示额外的计算结果以及装饰表格。
1. 操作字段选项
要调整数据透视表操作单个字段的方式，只需使用右键单击表格中的字段标题，并从显示的快捷菜单中选择“字段设置”即可，这样将弹出“数据透视表字段”对话框，如图所示:
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如果字段包括数字数据，用户就会看见一个“数字”按钮，可用来控制格式。在行、列和页面区域字段，通过“高级”按钮可以进一步显示和分类选项。
2. 控制统计计算
利用“数据透视表字段”对话框中间的列表可以控制数据透视表显示的计算结果。对于数据字段，选择位于表格内部的单元格中显示的计算结果，可以只为数据字段挑选一个计算结果。对于行、列和页字段，可以决定显示在行或列的特定“分类汇总”中的计算结果。只有当把两个以上的字段放置在一个区域(行、列、或页)里的时候，这些分类汇总才会显示出来。可以随意选择行、列和页面区域所需的分类汇总计算结果。
3. 比较字段
其他选项可以将当前字段的数值与不同字段中的数值进行比较。“数据透视表字段”中对话框中的数据区域有一个对象，单击“选项”按钮。根据“显示”数据，可以选择想要比较的类型。在“基础字段”和“基础对象”框中，可以选择用户基于比较所确定的字段和单个对象。
4. 数据透视表布局
假设用户只想记录数据透视表的行或列，或许因为表示等级的标题应当以等级顺序而不使用字母顺序。 要移动一行或一列的标题，只需激活单元格，然后拖动其边框到达新的位置即可。
要将两上以上行或列的标题合并成一组，可以按照以下步骤进行:
内部资料，请勿扩散 第64页, 共68页
1) 选定用户要包含的标题，使用Ctrl键选定不相邻标题。
2) 使用右键单击选定单元格，从快捷菜单中选择“组有显示明细
数据”?“组合”。Excel会把标有“数据组1”的新标题或同样的标题添加
到表格中。
3) 要巩固数据组中行或列的输入，使用右键单击数据组标题，选
择“组及显示明细数据” ?“隐藏明细数据”。
5. 使用数据透视表向导
虽然用户可以在数据透视表中设计字段，但当首次构造表格，或是后来修改现有表格的布局时，也可以根据数据透视表向导来设计字段。
要在布局中使用向导，单击向导第三个面板的“布局”铵钮(当用户激活现有数据透视表的向导时，可直接进入这个面板——要想这样做，使用右键单击表格的任何一个地方，然后选择快捷菜单中的“向导”即可)。
、行、列和数据区“布局”对话框显示了数据透视表构造图，其中有页
域，还有一组代表字段的按钮。用户可以把感兴趣的字段拖动到构造图中，就像对实际表格那样操作。因为构造图没有显示数据，所以用户可能会觉得在这个修改布局更容易，尤其是在表格中包括许多字段的时候。用户可能需要通过“布局”对话框使用页面区域——在这里问总是能看见页面区域，即使它本身并没有显示在数据透视表中也是如此。
6. 使用“数据透视表选项”对话框
单击数据透视表快捷菜单的“表格选项”，弹出一个大的对话框，其中有很多格式选项以及处理表格重要数据的选项。也可以从“数据透视表向”的第三个面板进入这个对话框。 导
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7. 处理空单元格和错误值
使用“数据透视表选项”对话框，可以控制Excel对空单元格和错误值的操作。要改变错误值的显示，选中“对于错误值，显示”复选框，输入想要显示的数值，而不是错误值。要改变空单元格的显示，选中“对于空单元格，显示”复选框，输入想要显示在空单元格中的数值——零或者某个特定的单词(默认的情况下，空单元格维持空白状态)。用户所做的更改对整个数据透视表都会产生影响。如果没有选中“对于错误值，显示”复选框，Excel将会显示默认信息。
8. 格式数据透视表
在“数据透视表”工具栏或快捷菜单中选择“格式选项”按钮，通过“自动套用格式”选项，可以方便而美观地格式化表格。用户可以应用报告或表格类型中21种不同的格式，使用“格式”列表最底端的“没有”选项，可以删除自动套用格式。
7.2.6 创建数据透视图
通过选择“数据透视表向导”的第一步中的“数据透视图”，或从现有的
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数据透视表中选择，可以立即绘制数据透视表的统计结果(选择表格快捷菜单的“数据透视图”，也可以单击“标准”或“数据透视表”工具栏的“图表向导”按钮)。
数据透视图与数据透视表的工作原理大致相同，不同的仅在于它使用图形来显示。一旦工作簿中有了数据透视图，就可设计它的布局，并像对待数据透视表一样控制它所显示的数据。
用户可以对数据透视图做如下修改:
将字段拖进、拖出或拖到图表的其他位置;
从字段按钮的下拉列表中选择对象，以此来控制图表显示数据;
通过“数据透视表字段”对话框改变字段选项(双击字段按钮后即可显示出来)。
图表与用户创建的表格连接在一起，所以这些修改也会反映在表格中。当然用户同样可以像对待普通图表那样格式化数据透视图。
7.3 共享工作薄
8 调试工作表
本章介绍使用“公式审核”工具栏及单元格错误
8.1 使用“公式审核”工具栏
要显示“公式审核”工具栏，选择“视图”,“工具栏”,“公式审核”:
8.1.1 从属关系
引用单元格是向当前单元格的公式提供数据的单元格。Excel提供了追踪引用单元格和从属单元格的工具。
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8.1.2 使用“公式审核”工具栏进行追踪
在“公式审核”工具栏中，使用其中的4个按钮就可以显示和隐藏工作表的追踪箭头。第一次单击“追踪引用单元格”按钮时，Excel就定位并显示直接引用单元格(当前单元格的“父母”)，再次单击，更多的箭头就会显示出间接链接的连续水平线,,当前单元格的“祖父母”等。
如果要找到追踪箭头另一端的单元格，双击箭头的任意位置即可。 8.1.3 只想查看引用单元格,
打开“工具”,“选项”,“编辑”，关闭“单元格内部直接编辑”，双击任意一个公式，就可以迅速选定所有引用单元格。
8.1.4 快捷键
Ctrl+[ 选定当前单元格的直接引用单元格
Ctrl+Shitf+[ 选定当前单元格的直接和间接引用单元格
Ctrl+] 选定当前单元格的直接从属单元格
Ctrl+ Shitf+] 选定当前单元格的直接和间接从属单元格 8.2 单元格错误
用户通常可以追踪到单元格错误。
8.2.1 一般单元格错误信息的含义
#DIV/0! 公式被0除
#N/A 函数或公式中没有可用数值
#NAME? 不能识别公式中的文本
#NULL! 公式为两个并不交叉的区域指定交叉点
#NUM! 公式或函数中的某个数字有问题
#REF! 单元格引用无效
#VALUE! 使用错误的参数或运算对象类型
##### 格式数字太长，无法在一列中显示(这是惟一一个无法用
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“公式审核”工具栏追踪的错误)
8.2.2 追踪错误
当找不到错误根源时，选定错误单元格，单击“公式审核”工具栏的“追踪错误”按钮，红色箭头将指向引起错误数值的公式，蓝色箭头将指向包括产生错误数值的单元格。双击箭头，可选定和显示箭头另一端的单元格。 8.3 单元格错误
9 Excel的编程功能简介
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浙公网安备 33021202002483