管理体系的有效运行和管理提升
王顺书
2012级经济管理
关键词:管理体系内部审核有效运行持续改进
摘要:通过对管理体系的宣贯、培训,
岗位职责
总经理岗位职责总经理安全岗位职责工厂保安人员的岗位职责工厂财务部岗位职责工程测量员岗位职责
的细化确定,
管理制度
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的建立及有效运行,使管理体系得到有效运行,通过对各种信息的收集、
分析
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、利用及管理的标准化、精细化,使管理体系得到持续改进。
根据“十二五”时期中央企业改革发展总体思路,为进一步加强企业管理,夯实发展基础,分公司开展了主题为“强基固本、控制风险,转型升级、保值增值,做强做优、科学发展”的管理提升活动。
2013年我有幸参加公司、分公司组织的“质量、职业健康安全与环境管理体系”的内部审核工作,通过对近10项目的内部审核,在看到公司在体系运行取得成绩的同时也看到公司在质量、职业健康安全与环境管理体系运行中还存在一些不足,根据审核发现,结合公司管理提升活动,谈谈对“质量、职业健康安全与环境管理体系”有效运行及持续改进。
一、管理体系的宣贯、培训
目前,公司对体系的认识参差不齐,有不知道体系是什么的;有认为体系是增加工作量,影响工作效率的;有认为质量只是质量部的事的;有认为审核中审核组发现了问题就是体系运行无效的。
所谓管理体系,就是“建立方针和目标并实现这些目标的体系”,建立并运行管理体系是为了提高现场管理水平,持续稳定地改进产品质量的,体系运行越完善,越能提高工作效率,减少工作量。
质量不不仅指产品质量,也可指过程和体系的质量,涉及多个方面:产品,服务,个人,过程,工作等,质量不仅是指产品质量,也可以是某项活动或过程的工作质量,还可以是质量管理体系运行的质量。质量的衡量依据主要有三项:一是体现顾客价值,追求顾客满意和顾客忠诚;二是降低资源成本,减少差错和缺陷;三是为顾客提供卓越的、富有魅力的质量,从而赢得顾客,在竞争中获胜(卓越质量理念)。
管理体系是一种方法和工具,是一个持续改进的过程,没有最好,只有更好;审核组在审核中发现的问题,如果需用很大的精力来改进,且改进后对今后工作意义不大(如工程要完工),审核组就不会写入
报告
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;如果审核中发现工作中做得较好的,审核组就会提出更高的要求。
管理体系的宣贯、培训,需要公司每年组织各项目部相关人员进行培训,更需要项目部内部组织培训,学习:
各部门应组织学习与工作职能相关的2013版《管理手册》和《程序文件》,熟悉文件的要求和相关职责内容,进一步理顺部门工作内容,加深对体系的认识,将体系的管理方法、管理标准应用于日常工作和管理活动中;每年至少组织学习一次《管理手册》和《程序文件》;新进部门人员需组织学习。并做好学习记录。
体系管理部门应对部门负责人、主要管理人员、作业队负责人、技术主管、技术员、主要作业人员进行体系应用培训,每年至少组织培训一次,人员更换频繁时组织培训。并做好培训记录。
二、岗位职责的制定
现有的项目部部门工作中出现职责不清、相互推诿及扯皮或越职现象。体系要求制定出各部门(人员)工作岗位职责、权限。工作中根据岗位职责、权限进行。
对各部门岗位职责进行确定、检查部门职责符合性及有否漏项,对岗位职责进行分配、评审、审批。定期进行有效性、符合性评审(至少1年1次)并做好评审记录,工作出现漏项时由项目部作工作安排(一次性工作采用口头安排,经常性工作采用文件安排)下次评审进行改版。
三、管理制度的建立及运行
目前,项目部在制度的建立及运行中,有的项目部基本没有管理制度;有的项目部建立了管理制度,但制度建设不系统、不全面;有
的项目部管理制度写的看着很好,但可操作性不强;有的项目部管理制度执行力度不够,管理制度成摆设,出现两张皮现象。
项目部需根据法律法规、公司、分公司、业主、监理的相关要求,各部门对照部门职责对管理制度进行理顺、确定(管理职责、目标、管理
规定
关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定
、工作流程序、考核、表格等)并进行评审、审批。定期进行有效性、符合性评审(至少1年1次)并做好评审记录,工作中严格执行管理制度,出现漏项及不符合的条款时,由主管部门提出修改意见,并组织评审,经主管领导审批后下文执行,并在下次评审时进行改版。
体系要求建立文件化的管理体系,并提倡:
1)管理法制化:建立和强化科学的、切合实际的、有效和有约
束力的文件化管理体系、在内部形成法制化管理机制,在制度面前人人平等,要做到只有制度的修订和完善,没有“下不为例”。
2)工作程序化:建立文件化的管理体系,要做到任何一件事情都有工作标准和优化的程序,任何人做同一类性质的工作都形成预期的、相同的结果(管理和作业可复制)。最大限度地避免或降低随意性。
3)考核目标化:确定客观公正的考核方法,要做到每一项工作都有明确的目标和考核准则(可测量的指标或可比较的平台)。通过考核使员工在受到激励的同时也明显地感受到压力,主动寻找机会增强自身能力、知识和经验,识别自己在某项活动中将会遇到的约束,并利用自己的能力去突破这种约束和克服困难,取得理想的结果。
4)记录格式化:在有利于信息利用、考核、责任追溯、提供免责证据的前提下,识别必须/应该建立和保存的记录,实践表明,记录格式化是保证信息完整、简洁明了、填写和整理方便的有效途径。
即:
1)凡事有人负责:每一项工作均应责任明确、接口清晰,应做到权责对等,最大限度地避免或减少有责无权、有权不负责、超权限或不履行应尽义务、踢皮球现象。
2)凡事有章可循:“千个师傅千个法、条条大道通北京”不是标准和规范化管理所提倡的,完成每一项工作一定会有满足组织某一阶段特定条件的最优先方案,因此,充分识别可能遇到的困难并策划好完成每一项工作的实施计划/方案,是避免随意性、提高工作效率、实现预期的保证。
3)凡事有人考评:每一项工作均应策划和设置监测/见证点,均应及时对其过程能力、结果进行评估,“纠偏”和考评有机结合,将会有效降低“废返”概率。
4)凡事有据可查:建立/收集“免责”证据是每一位员工做好记录的源动力,建立/收集/整理有利于向相关方(包括潜在顾客)提供信任的证据和保存可利用的信息是做好记录的源动力,只有二者的有机结合,才能够使记录完整、准确、简洁明了、不流于形式、便于追溯。
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