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信息技术在中西方企业差旅管理中的应用透视.doc

信息技术在中西方企业差旅管理中的应用透视

王儒雅
2018-03-30 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《信息技术在中西方企业差旅管理中的应用透视doc》,可适用于综合领域

信息技术在中西方企业差旅管理中的应用透视一企业差旅管理的重要性成本控制水平是企业在激烈市场竞争中取胜的一个相当重要砝码。企业差旅费用正成为企业生产成本、人力资源成本之外的第三大可控成本能否有效控制这部分差旅费用直接影响企业的盈利能力并反映企业的管理水平。AberdeenResearch公司年的报告《差旅费用管理:降低处理成本和改进政策合规》(TravelEntertainmentExpenseManagement:ReduceProcessingCostsImprovePolicyCompliance)统计表明:()差旅费用(TravelEntertainmentExpenseTE)占到了企业总营运费用的至()很多出差者认为企业的差旅政策是指导性的、约束力度不大或者彻底忽视。大约的差旅开支不符合企业政策规定或每份差旅报告中就有份没有遵守企业差旅费用管理政策。()麻烦又杂乱的费用开支与报账过程又使出差者和财会人员耗费大量时间和精力。不少企业仍然使用手工方法处理这样不仅成本高、效率低而且缺乏透明度造成很多人力和财力的浪费。差旅管理是通过对企业的差旅活动进行整体考察诊断现有差旅制度中的问题然后在保证差旅数量和质量的前提下借助专业差旅服务商(包括旅行社)等外部资源改进管理流程从而达到降低差旅成本提升企业管理层次的鹅目的。企业将差旅费用管理外包给差旅服务商在整合资源后设计出最适合企业的方案提供商务旅游策划、组织、接待(包括预订酒店、机票、会务、租车等)全方位的服务规范企业差旅行为有效执行差旅政策。通过融入企业的差旅管理差旅服务商成为企业的另一个意义上的行政部门从而减少企业本身行政部门的工作负担。利用先进的数据分析信息系统差旅管理可以使以前看不见的花费变得更透明避免了非正常的差旅开支(如私报发票、多列支费用)。据美国《商业旅行新闻》(BusinessTravelNews)年的调查专业差旅服务商提供的长期、全程并且度身定制的服务可为企业节省~的开支。二西方企业差旅管理的特点(一)西方企业差旅管理水平不平衡西方企业差旅管理水平发展是不平衡的根据四个主要特征可以分为三类(见表一):()流程(关于差旅费用管理的政策和处理过程)()组织(差旅费用报告、审批和管理的安排与结构)()知识(差旅费用数据的透明度和分析利用能力)()技术(差旅费用管理自动化的水平和在企业内部的整合程度)。表西方企业差旅费用管理方式比较落后企业平均水平企业先进企业占企业总数比例()流程关于差旅费用管理差旅费用管理政策差旅费用管理的政的政策和处理过程的实施是被动的(反策有明确的规定并没有定义或不一致应式的)与员工有较好的沟通。政策的实施以预防性控制为主而非事后控制。组织没有正式的组织多个部门对费用管专职部门对费用管责任分散理负责如人力资源理负责费用管理主要由个人审批部、财会部方式集中集中搜集费用处理过程的数据。知识费用的透明度有限费用的透明度在公公司范围内费用的费用的报告和分析司范围内有所提高。完全透明。强烈建能力有限高水平的数据搜集议或要求使用单位如通过使用单位公公务卡。搜集详细务卡(Corporate的数据并整合、生Card)。成需要的差旅报告费用的报告和分析或服务商谈判。能力有提升。技术很少使用自动化技企业部分流程使用使用某种类型的差术如果有仅限差旅管理软件(如旅管理软件与企业于费用报告和处理FCmExpense)实现的财会ERP系统整过程使用Word或自动化在不同地区合。Excel的企业存在差异能自动地从单位公务卡中获取数据。绩效少于的费用开约的费用开支约的费用开支支符合政策要求符合政策要求符合政策要求来源:根据AberdeenResearch公司Feb的报告及有关资料整理。(二)跨国公司差旅管理现状表西门子差旅管理经验成本节约和控制差旅政策保持一致性分析差旅有关的数据并报告保持品质获得理想的价格折扣并最小化交通、住宿方面的支出汇总开支增加谈判力量高质量的服务商选择高质量的差旅服务商优化企业差旅管理流程评估外包差旅服务商的服务利用网络工具使预订标准化安全性建立安全管理流程和人员信息资料及时联系出差者及时更新审批流程保护与差旅有关的数据信息沟通与知识分享定期汇报差旅费用管理情况总结教训与分享经验企业内部网上进行及时沟通进行满意度调查并管理投诉分支机构遍布世界各地的大型跨国公司拥有几万名员工每年要开大量的回忆差旅开支相当可观。目前跨国公司的差旅管理水平更是表所列先进企业中的领头羊(如表)。思科公司每年的差旅费用约为亿美元超过了很多公司一年的营业收入。面对规模如此庞大的差旅管理大部分跨国公司通常都将这项业务外包出去交由专业的差旅服务商(如美国运通、罗森柏斯公司等)来打理。差旅服务商的选择已经成为跨国公司一项重要的决策一般三到五年就会重新竞标确定合适的差旅服务商。思科公司定期就会查看其差旅服务商(美国运通)提供的差旅报告提供一些诸如某时间段内出了多少次差、花费多少、去了什么地方等数据思科会根据这些报告相应地调整一些差旅计划。通用电器公司(GE)就设立了专门的全球旅行管理经理职务并利用专门的系统软件能够了解GE一年里飞机、火车、酒店所有开支甚至细致到每个国家和每个城市分公司的支出情况。(三)跨国公司差旅管理最新动态将采用“端到端”的费用管理技术差旅费用透明度是对于差旅可以得到足够和及时的数据。出差职员的费用如何控制这一直以来困惑着企业管理者。古人云将在外军令有所不受充分说明了这点。“端到端”(EndtoEnd)的管理技术是应用Web技术将旅程安排和费用管理整合为一个过程对旅程的控制扩展到起程阶段即企业的出差人员只需要按照已设定的行程完成出差任务行程安排中限定了不必要或未经许可的旅行开支。例如员工搜寻航程信息被出差时这种费用管理技术能够确保这个员工搜寻的是企业已选定的差旅服务商所提供的信息。一旦预定好某个旅程费用开支的选择就已设定好这些信息在整个开支进而报账过程中都是已知的对那些习惯于一等舱、套房或豪华轿车的出差者来说将是一个阻碍。同事每次机票的更改或作废、汽车或酒店预订变更的信息都被企业及时获知。这种透明度使出差者和财会人员受益匪浅因为这样能使旅行费用开支授权发生在实际费用产生的当时而不是发生在报账支付的环节。当出差者返回公司后已经完成的费用支出报表仅仅需要出差者审核一下并且递交所有的费用批准和结算都在网上方便地完成。这些过程都变得自动化和简单化节省时间、纸张和人工成本。过去是手工操作、打电话、纸凭证、复杂的确认过程而“端到端”是一个无缝的、新型的过程在减少不必要的时间和成本的同时提高了控制力、合规度和透明度。如果能获取充分的、正确的、及时的登记和交易数据那么实际上就消除了差旅支出的不确定性。使用“端到端”工具增强差旅管理的控制度和透明度通常遵守如下步骤:、查询登记(LookingBooking):首先雇员在做差旅安排时必须从公司的差旅服务商提供的一系列服务中进行选择这样出差的雇员就更可能遵守公司已经制定的规章制度、授权、认可(Authorization):当选择某项差旅服务并登记之后应该保证所有项目在实施之前就被认可而不是在报销的时候进行核实和批准。、预订(Ticketing):与差旅服务商整合来减少人工的干涉当雇员在网上使用登记工具登记了差旅服务后那么预约会自动发送给服务商。、费用支持数据的捕获(ExpenseDataCapture):自动收集费用支出的数据确保费用支出价格合理。、审计(Auditing):费用被审核确保适当的控制并帮助企业按照制度规定正确地报告和合理分类。、报销(Reimbursement):自动偿付雇员的花费把工资账册、电子资金转账系统融合以便加快处理速度。、报告(Reporting):分析整个企业差旅支出状况进而做出改进。三我国企业差旅管理的现状和问题随着中国经济的发展企业的差旅次数和支出增长很快。据估计中国的企业年在商务旅行方面的支出达到亿~亿美元而且每年还以的速度增长到年中国企业商务旅行市场规模将接近亿美元。据统计华为技术有限公司每天都有两位数的员工在天上飞。目前在国内从事专业差旅服务的公司有国旅运通、上海锦江、携程、E龙等主要为企业提供的服务有:国际国内机票预订、会务、度假、差旅管理报告以及租车服务、签证和其它旅行文件、全球紧急救援、目的地信息咨询等。国内一些知名企业如海尔、普天、中信、人民日报等也已经接受差旅管理理念。尽管如此我国企业的差旅管理大致还存在如下问题:(一)企业管理层还没有树立起差旅管理的观念很多国内企业即使有差旅管理相关的财会制度也是粗放松散式的成本、收益等数据还不够细化因此无法有效降低企业的差旅费用。大型国有企业一般也没有专门的差旅管理部门和负责人通常由行政、财会、人事等部门来负责差旅费用的支出他们对企业内部整体差旅费用支出情况并不了解。因此很难准确地进行审核和监督。(二)差旅管理控制力度不够除了粗线条的差旅管理费用财会制度外差旅管理主要在我国企业部门层次上通过预算程序实施。但将飞行和酒店的选择权留给员工意味着企业不能实现更大效益可能导致的问题有:()虚报冒领费用如出差期间住在亲朋好友家或者有单位接待、往返搭方便车等没有发生费用却想方设法弄来车船票、住宿费票据报销领取伙食补助。中国只有铁路提供唯一的价格标准购买火车票的决定权交给个人才不会造成不可控的结果。()极易助长铺张浪费。对正常的差旅费不能报销的部分费用花销则以其他诸如购买办公用品、修理费、会议费、培训费等名目进行处理所以常常使差旅费支出超过规定的标准。()转嫁负担。个别人员利用手中的职权将本单位不能报销的费用转嫁到下级或者其他企业进行报销。(三)审核报销手续繁杂导致工作量较大各种差旅票据种类繁多住宿价格均不统一这就给财会部门审核、记账、结算、凭证装订保存带来很多不必要的麻烦。财会人员采用传统手工记录、统计、分类和资料保管工作量增大处理效率低。同事人工记录的资料不规范且易出现人为错误、易受损和丢失。(四)费用透明度低难以进行深入的统计和分析传统手工数据处理效率低不能实时提供分析不能随时掌握全企业差旅活动情况或分别按时间、科室、地点等分类查阅和划分也难以根据其他要求进行统计实现精细化管理。四如何改进我国企业差旅管理虽然西方企业“端到端”(endtoend)的费用管理技术在我国实施还是有较大困难但我们仍可以借鉴西方企业的差旅管理经验可以从以下方面着手:(一)制定合理的差旅管理政策在公司差旅管理政策缺乏或约束力度不够的情况下费用控制效果显然要打折扣。一方面我国企业应对差旅管理政策进行改进使之可以容易搜集有关数据全过程监督差旅费用。处理差旅费用的流程应标准化即员工根据要求搜集数据并提交费用报告然后由授权部门审批。另一方面差旅费用政策应很好地与员工沟通、经常地更新。应保证员工清楚地了解企业的政策并随着环境变化而更新。AberdeenResearch公司发现美国年的公司有差旅政策但只有约的公司定期不断改进。企业的差旅政策需要与时俱进需要考虑到航空公司、住宿服务、运输和餐饮业政策或物价等方面的变化。(二)使用差旅服务管理软件可根据我国企业的特点自行开发或购买成熟的差旅管理软件。目前E龙等企业已经做了很多有益的尝试并开发出相关软件产品。借助差旅管理软件出差者录入数据的必要性大大降低因为系统会捕获大量数据包括去目的地的旅程何时开始与结束系统自动生成职员出差报销凭证(供会计使用)并且费用报表自动从登记的信息中产生。自动化处理差旅费用报告效率的提高可以导致成本的节约。但差旅管理软件系统能否顺利实施取决于管理者有无改善管理的决心通常“自己订机票和酒店都有回扣而差旅系统的作用在于使差旅费用透明化因此没人会愿意上这套系统。”(三)将差旅管理业务外包对规模较大的企业而言通过将差旅管理外包给专业的差旅服务商是一种更有利、更轻松的选择。企业根据管理要求、规模及差旅服务商的特点等因素考虑成本效益原则选择合适的服务商。通过数据分析差旅服务商会提出建议改进客户的差旅政策。差旅服务商还可以提供其它信息比如不同企业的人同时到达同一地点这样就可以考虑拼一辆出租车以便降低旅行整体成本。(四)促进公务卡的使用不能看见就不能实现有效地管理差旅管理透明化、标准化也依赖于公务卡的使用企业才可以及时获得大量费用数据。企业通过和金融机构进行协商利用良好的信用记录签订公务卡结算服务协议。这一措施的实质在于通过银行的结算与监控系统努力将费用等部分纳入可以控制的公开渠道可使公务消费更透明公务卡的数据和差旅费用管理软件融合使得员工的报账更简单和快捷。出差期间刷卡时出差人员的单位公务卡上所发生的所有费用支出自动的输入费用报表中。基于信用卡提供的卖主的信息、消费的时间和时段可以判断费用是进餐、租车或住宿等并且根据登机的行程数据自动地把各项费用分派到合适的报表项目中去。出差者再对报表做细节性的调整如加入招待人员的名单连同一些现金的花费等。再点击“提交”键网上提交获得审批和处理。企业随后将报销款项直接存入员工的账户提高了员工满意度也减轻财会部门的负担。同样企业管理者也可以上网查询员工差旅费用的报表和所有的收据而不需要用纸打印出来。(五)对差旅费用进行报告与分析没有差旅费用的明细资料实现费用降低目标和改进几乎不可能。当相关数据齐全后企业可以根据特定的需求输入不同的参数生成差旅分析报表提供上个月(上个季度或上年)的“实时结果”包括费用明细、最热门履行地、最常出差人员、旅途时间等以及“多元立体”报告差旅费部门分布、主要交通方式、差旅费时间分布、峰值报告、平均值报告、差旅总结等。还可以对数据进行挖掘分析解决此前众多不便于统计的问题进而提出差旅管理的改进方案。企业可根据职员历史出差记录和各项费用的记录进行绩效管理作为考核职员的重要指标。大企业充分了解自身的差旅支出情况也处于更强大的议价的位置还可以此和航空公司、酒店和其他服务性企业谈判力争获得更多的价格折扣。再如如果发现某地的出差次数和人数频繁且支出较高可考虑设立办事处。(六)使用现代通信科技手段减少不必要的差旅开支不少高科技公司正试图开发出更多的沟通工具来减少差旅次数例如思科研发出仿真视频会议系统年已在全球多个分支机构部署另外还运用统一通信技术仅仅年思科已经减少了数千次越洋的差旅行为。以下是赠送资料劳动合同不需要下载后可以编辑删除~~劳动合同一、双方在签订本合同前应认真阅读本合同书。本合同一经签订即具有法律效力双方必须严格履行。二、本合同必须由用人单位(甲方)的法定代表人(或者委托代理人)和职工(乙方)亲自签章并加盖用人单位公章(或者劳动合同专用章)方为有效。三、本合同中的空栏由双方协商确定后填写并不得违反法律、法规和相关规定不需填写的空栏划上“,”。四、工时制度分为标准工时、不定时、综合计算工时三种。实行不定时、综合计算工时工作制的应经劳动保障部门批准。五、本合同的未尽事宜可另行签订补充协议作为本合同的附件与本合同一并履行。六、本合同必须认真填写字迹清楚、文字简练、准确并不得擅自涂改。七、本合同(含附件)签订后甲乙双方各保管一份备查。甲方(用人单位):乙方(职工):名称:姓名:法定代表人:身份证号码:地址:现住址:经济类型:联系电话:联系电话:根据(中华人民共和国劳动法》和国家及省的有关规定甲乙双方按照平等自愿、协商一致的原则订立本合同。一、合同期限(一)合同期限双方同意按以下第种方式确定本合同期限:、有固定期限:从年月日起至年月日止。、无固定期限:从年月日起至本合同约定的终止条件出现时止(不得将法定解除条件约定为终止条件)。、以完成一定的工作为期限:从年月日起至工作任务完成时止。(二)试用期限双方同意按以下第种方式确定试用期期限(试用期包括在合同期内):、无试用期。、试用期从年月日起至年月日止。(试用期最长不超过六个月。其中合同期限在六个月以下的试用期不得超过十五日合同期限在六个月以上一年以下的。试用期不得超过三十日合同期限在一年以上两年以下的试用期不得超过六十日。)二、工作内容(一)乙方的工作岗位(工作地点、部门、工种或职务)为(二)乙方的工作任务或职责是(三)甲方因生产经营需要调整乙方的工作岗位按变更本合同办理双方签章确认的协议或通知书作为本合同的附件。(四)如甲方派乙方到外单位工作应签订补充协议。三、工作时间(一)甲乙双方同意按以下第种方式确定乙方的工作时间:、标准工时制即每日工作小时每周工作天每周至少休息一天。、不定时工作制即经劳动保障部门审批乙方所在岗位实行不定时工作制。、综合计算工时工作制即经劳动保障部门审批乙方所在岗位实行以为周期总工时小时的综合计算工时工作制。(二)甲方因生产(工作)需要经与工会和乙方协商后可以延长工作时间。除(劳动法)第四十二条规定的情形外一般每日不得超过一小时因特殊原因最长每日不得超过三小时每月不得超过三十六小时。四工资待遇(一)乙方正常工作时间的工资按下列第()种形式执行不得低于当地最低工资标准。、乙方试用期工资元,月试用期满工资元,月(元,日)。、其他形式:。(二)工资必须以法定货币支付不得以实物及有价证券替代货币支付。(三)甲方根据企业的经营状况和依法制定的工资分配办法调整乙方工资乙方在六十日内未提出异议的视为同意。(四)甲方每月日发放工资。如遇节假日或休息日则提前到最近的工作日支付。(五)甲方依法安排乙方延长工作时间的应按(劳动法)第四十四条的规定支付延长工作时间的工资报酬。(一)任何一方要求变更本合同的有关内容都应以书面形式通知对方。(二)甲乙双方经协商一致可以变更本合同并办理变更本合同的手续。九、本合同的解除(一)经甲乙双方协商一致本合同可以解除。由甲方解除本合同的应按规定支付经济补偿金。(二)属下列情形之一的甲方可以单方解除本合同:、试用期内证明乙方不符合录用条件的、乙方严重违反劳动纪律或甲方规章制度的、严重失职、营私舞弊对甲方利益造成重大损害的、乙方被依法追究刑事责任的、甲方歇业、停业、濒临破产处于法定整顿期间或者生产经营状况发生严重困难的、乙方患病或非因工负伤医疗期满后不能从事本合同约定的工作也不能从事由甲方另行安排的工作的、乙方不能胜任工作经过培训或者调整工作岗位仍不能胜任工作的、本合同订立时所依据的客观情况发生重大变化致使本合同无法履行经当事人协商不能就变更本合同达成协议的、本合同约定的解除条件出现的。甲方按照第、、、、项规定解除本合同的需提前三十日书面通知乙方并按规定向乙方支付经济补偿金其中按第项解除本合同并符合有关规定的还需支付乙方医疗补助费。(三)乙方解除本合同应当提前三十日以书面形式通知甲方。但属下列情形之一的乙方可以随时解除本合同:、在试用期内的、甲方以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动的、甲方不按本合同规定支付劳动报酬克扣或无故拖欠工资的、经国家有关部门确认甲方劳动安全卫生条件恶劣严重危害乙方身体健康的。(四)有下列情形之一的甲方不得解除本合同:、乙方患病或非因工负伤在规定的医疗期内的、乙方患有职业病或因工负伤并经劳动能力鉴定委员会确认丧失或部分丧失劳动能力的、女职工在孕期、产期、哺乳期内的、法律、法规规定的其他情形。(五)解除本合同后甲乙双方在七日内办理解除劳动合同有关手续。十、本合同的终止本合同期满或甲乙双方约定的本合同终止条件出现本合同即行终止。本合同期满前一个月甲方应向乙方提出终止或续订劳动合同的书面意向并及时办理有关手续。甲方:(盖章)乙方:(签名或盖章)法定代表人:(或委托代理人)年月日年月日鉴证机构(盖章):鉴证人:鉴证日期:年月日

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