第三章账务处理子系统

第三章账务处理子系统 第三章 账务处理子系统 本章学习目标与要求: 账务处理子系统(或总账管理子系统)是会计信息系统的核心，因此，它作为本门课程重点学习的内容进行讨论，其目的是为学生在将来的工作岗位上利用账务处理子系统从事会计数据处理工作、评价、 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 和实施账务处理子系统打下良好的基础。本章从账务处理子系统的数据处理流程和功能结构出发，简要地介绍了计算机条件下账务处理子系统的特点和目标，分析了账务处理数据流程和主要功能模块，全面，系统地分析和讨论了账务处理子系统中初始设置、凭证处理等功能模块的基本原理和功能。 学习本章后应该掌握: 1. 账务处理子系统的基本原理和功能; 2.手工方式与计算机方式下账务处理流程的异同; 3. 账务处理子系统的初始化设置; 4. 凭证处理与期未业务处理; 5. 出纳管理与账簿输出; 6. 辅助核算与管理。 第一节 账务系统的工作原理及功能结构 一、账务处理子系统及其目标 (一)账务处理子系统的定义 账务处理子系统是利用计算机技术完成账务处理的系统。账 1 务处理一般是指从设置账户、编制和审核凭证、复式记账、一直到会计报表编制和报告的过程。在手工会计中并没有特别强调账务处理的概念，在会计信息系统中，经过对手工会计核算业务的分析、总结和改进，将会计核算中的设置账户、编制和审核凭证、复式记账、会计账薄输出和期末处理等任务提炼出来，形成账务处理子系统。 与其他子系统相比，账务处理子系统在数据处理上具有如下主要特点: 1、账户的设置较为规范，会计准则对各行业的一级科目做了统一的编码，而其他子系统在代码设置上没有法定的要求。 2、是组织账务处理的集中地，所有其他业务核算子系统的信息最终都要汇集到账务处理子系统中，从而综合地反映企业的全部财务状况和经营成果。而其他子系统只反映企业经济业务的局部信息。 3、是组织会计信息交换的桥梁。比如，账务处理子系统接受来自工资核算子系统、存货核算子系统和固定资产核算子系统的数据，然后经过处理传递给成本核算子系统，而成本核算子系统又将计算好的成本数据再传递给账务处理子系统，以便生成有关的账簿和报表。 4、在会计 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 上，采用复式记账作为账务处理的基本依据，会计核算形式或记账程序的不同对账务处理没有影响。 (二)账务处理子系统的目标 2 计算机在会计中的应用是会计发展史上的一次革命，会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式以及组织机构等方面与手工处理有很多不同。因此，手工处理方式下的某些做法和环节在计算机处理方式下可能成为多余，而手工处理方式下不需要的环节和做法在计算机处理方式下又可能必不可少。只有从账务处理子系统的目标出发，充分发挥计算机的优势，突破长期手工处理所形成的方式，才能设计出更适合计算机处理、效率更高、处理流程更加合理的系统。 一般来说，账务处理子系统的目标应该包括如下内容: 1、及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。 2、高效、正确地完成记账等数据处理过程。 3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。 4、建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 此外，为了充分发挥计算机数据处理的优势，增强账务处理子系统的核算和辅助管理功能，有些账务处理子系统设计目标还增加了部门核算和管理、项目核算和管理、往来核算和管理等辅助功能，以及自动转账、期末会计处理等功能。这些功能都是对账务处理功能的进一步补充，但没有它们一样可以称作账务处理子系统。 3 二、账务处理子系统数据处理流程和功能结构 账务处理子系统反映了原始会计数据(凭证)经过若干步处理形成最终的会计数据(账表)。通过对账务处理子系统数据处理流程的分析，能够更好地理解和分析手工及计算机条件下账务处理子系统会计数据处理过程的异同;通过学习账务处理子系统的功能结构图，我们对账务处理子系统的功能结构有一个总括的了解。 (一)手工账务处理业务流程分析 手工账务处理流程主要指一个企业的会计核算组织形式，该流程从填制记账凭证开始，采用复式记账方法，将反映各会计事项的信息平行登记在各类账簿上。在整个账务处理过程中，采用的会计方法包括设置账户、填制记账凭证、登记账簿、对账、结账等。 账务处理的实质是对数据的加工过程，它表明了原始会计数据(如原始凭证、单据)经过了哪些处理步聚后最终形成作户需要的会计信息(包括会计账簿、会计报表、各类报告)。手工账务处理中，不同性质的企业会采用不同的账务处理流程，常见的处理模式有记账凭证账务处理流程，汇总记账凭证账务处理流程，科目汇总表账务处理流程和日记账总账账务处理流程四种。企业根据自身业务规模和业务性质的不同选择相应的账务处理流程。这四种处理模式的主要差别在于登记总账的方法和依据不同。 4 现 银行 金 存款 ? 日记账 ? ? 收 付 转 ? 款 款 账 ?? 原始凭证 ? ? 总分类账 记账凭证 ? ? ?会 ? ? ? 计 明细分类账 账 报 由手工账务处理流程可以看出，记账凭证是账务处理中的基本数据文档，各种明细账、日记账、总账及会计报表上反映的信息均来自于记账凭证;几种账务处理流程之间的区别只是登记总账的方法不同，产生的总账格式有差异，但它们信息来源都是记账凭证。 (二)计算机账务处理数据流程 使用计算机处理会计业务，原有的手工条件下根据原始凭证编制记账凭证、根据记账按科目分类生成有关日记账和明细账、根据账簿 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 编制会计报表这一基本的处理程序并没有发生变化。由于计算机具有运算速度快、业务处理能力强、数据处理精度高等特点，因此使用计算机处理会计业务，需要根据这些特点，制定计算机条件下新的账务处理流程。计算机条件下账务处理的数据流程如下图所示: 5 科目余额 ? (8)期末(2) 业务处理 报表子系统 发生额文件 审核 记账凭证 (7) 明细账 (1) 临时凭证 凭证文件 输出 记账凭证 编辑输入 日记账 文件 机制凭证 多栏账 总账 部门、项目辅助账 等辅助文件 (3) 记 往来业务 账 (6) 文 件 往来核销 企业银行 对账文件 余额调节表 (5) 图3-2 计算机账务处理数据已达账 银行对账 未达账 银行对账单银行对 (4) 流程图 文 件 输入 账单 数据流程图中的数据处理过程 如下: (1)由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭 证，输入的凭证经检查无误后，存入临时凭证文件，或者期末通过自动转账生成机制凭证传入临时凭证文件; (2)对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核; (3)根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新科目余额/发生额文件、凭证文件、部门(项目、往来业务)等辅助文件、企业对账文件，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除，以防止重复记账; 6 (4)将开户银行传给企业的对账单输入计算机，并保存在银行对账单文件中; (5)根据企业对账文件和银行对账单文件中的银行业务进行对账，生存银行存款余额调节表等对账结果; (6)根据往来业务文件，采用自动核销和手工核销方式，勾销“两清”往来账(即钱，账两清的应收业务和应付业务)，并对所有已结清的往来业务做核销标志; (7)根据科目余额/发生额文件、凭证文件、部门(项目、往来业务)等辅助文件分别生成明细账(某科目、部门、项目、往来业务等明细账)、日记账、多栏账、总账并输出，同时根据科目余额/发生额文件及凭证文件生成编制报表所需的数据，传入报表处理子系统; (8)会计期末，自动进行期末处理并生成记账凭证(称之为机制凭证)传入临时凭证文件。 在账务处理子系统数据流程图中，涉及的主要数据文件分别是: (1)临时凭证文件:主要用于保存已输入系统但尚未记账的凭证。为了保证录入数据的正确性，用户可以对保存在临时凭证文件中的凭证记录进行直接修改。 (2)凭证文件:主要用于存放已经记账的所有凭证。存于凭证文件中的凭证是正式会计档案，不能直接修改，出现错误时，只能做红字(即金额为负数)冲销凭证进行冲错。凭证文件由记 7 账程序更新，其中的数据主要用于产生明细账和日记账，也可以为会计报表提供所需要的明细数据。 (3)科目余额/发生额文件:主要存放所有科目的年初余额、每个月的月初余额、借货方发生额、累计借贷方发生额及期末余额等。系统执行记账功能时，自动按科目进行汇总更新并将更新结果存入该文件。科目余额/发生额文件中的数据主要用于生成总账，并为会计报表的提供汇总数据。 (4)部门(项目、往来业务)辅助文件:用于存放记账后所形成的按部门(项目、往来业务)分类核算的相关明细数据。 (5)企业对账文件:用于存放企业与其开户银行尚未对账的所有银行业务。系统在执行记账功能时，自动将涉及银行科目的收付款业务记录在企业对账文件中。该文件中记录的都是新发生的末达账项，只要和银行对账单文件中的业务对上账，即可删除或定期删除。 (6)银行对账单文件:用于存放银行交给企业的银行对账单，目前一般需要手工录入。该文件中的记录只要和企业对账文件中的业务对上账，即可核销。 (三)计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同 1、相同点 计算机方式和手工方式下账务处理流程的最终结果都是账簿和报表，处理过程都是实现了从凭证到账簿，从账簿到报表的全过程。 8 2、不同点 计算机方式和手工方式下账务处理流程的区别，主要表现在以下几个方面: (1)数据处理的起点与终点不同。在手工方式下，会计业务的处理起点为原始会计凭证，在计算机方式下，账务处理子系统是以记账凭证、原始凭证、机制凭证为处理起点。手工方式下会计期间的会计业务以财会人员编制并上报会计报表为工作终点，在账务处理子系统中，则以计算机自动输出账簿和输出固定报表为终点，并将各种格式变动的内部及外部报表的编制与输出工作，交由单独的报表子系统来完成。 (2)数据处理方式不同。在手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别登记到不同的账簿中，完成数据处理;在计算机方式下，账务处理子系统进行数据处理时，记账只是一个数据处理的过程，不需要每个人执行一遍账簿登记工作，数据间的运算与归集由计算机自动完成，大大减轻了财会人员的记账工作量。 (3)数据存储方式不同。在手工方式下，会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中;在计算机方式下，账务处理子系统中的数据存储在凭证文件、科目余额/发生额文件等数据文件中，在需要时，通过打印机输出。 (4)对账的方式不同。在手工方式下，按照复式记账的原则，总分类账、日记账、明细分类账必须采用平行登记的方法，根据 9 每张记账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总分类账，然后账会人员定期将总分类账中、日记账与明细账中数据进行核对，当明细账和总账的数据不相符时，说明必然有一方或双方有记账错误。从一定的意义上可以说，这是手工方式下一种行之有效的查错方法。在计算机方式下，由于账务处理子系统采用预先编制好的记账程序自动、准确、高速地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。只要预先编制好的程序正确，计算错误完全可以避免，这样说就没有必要进行总分类账、日记账、明细分类账的核对。 (5)会计资料的查询统计方式不同。在手工方式下财会人员为编制一张急需的数据统计表，或查找急需的会计数据，要付出很多劳动;在账务处理子系统中，由于计算机具有高速数据处理能力，财会人员只需通过选择各种查询功能，就可以以最快的速度完成数据的查询统计过程。 (6)计算机条件下账务处理从高效性、正确性、准确性等方面来看，已经和手工处理产生了根本性的不同，对会计理论和会计实务产生巨大的影响。此外，计算机替代了手工账务处理过程，把广大的财会人员从繁杂的劳动中解脱出来，使他们有充足的时间和精力，利用会计信息进行事前预测，事中控制，事后分析等会计管理活动。 (四)账务处理子系统的功能结构 通过对账务处理子系统数据处理过程的分析可知，凭证处 10 理、期末处理、出纳管理、账簿输出是账务处理子系统必备的功能。另外，通用账务处理子系统的特点又决定了对系统初始设置、系统服务等的要求。近年来，随着会计管理理论的发展和实务的需求，账务处理子系统在上述基本功能的基础上又进一步拓展了辅助核算和管理功能，如往来核算和管理、部门核算和管理、项目核算和管理等。 账务处理子系统的主要功能结构如下图所示: 账务处理子系统 账务处理子系统 初始 凭证出纳账簿往来部门项目系统 期末初始 凭证出纳账簿往来部门项目系统 系统设置 处理管理输出管理管理管理处理服务 设置 处理管理输出管理管理管理服务 证理 出8理理 理 部门证理 出8理理 务部门管理 管理 处出 理 处出 理 务 理理 处处 图3-3 账务处理子系统功能模块结构图 理 理 1、初始设置。初始设置模块主要包括系统工作环境设置、账套设置、人员管理及权限设置、科目设置、凭证类型设置、初始余额装入、其他设置等功能模块。 2、凭证处理。凭证处理模块主要包括填制凭证、审核凭证、查询凭证、打印凭证、汇总凭证、记账等功能模块。 3、出纳管理。出纳管理模块主要包括现金日记账、银行日记账、资金日报、支票登记、银行对账等功能模块。 4、账簿输出。账簿输出模块主要包括总账、余额表、明细账、日记账、日报表的查询和打印等功能模块。 11 5、往来管理。往来管理模块主要包括个人往来和单位往来的核算和管理等功能模块。 6、部门管理。部门管理模块主要包括部门总账、部门明细账、部门收支分析等功能模块。 7、项目管理。项目管理模块主要包括项目总账、项目明细账、项目统计表等功能模块。 8、期末处理。期末处理模块主要包括转账定义、转账生成、自动转账、对账、结账等功能模块。 9、系统服务。系统服务模块主要包括会计数据备份、会计数据恢复、系统维护、修改口令等功能模块。 第二节 账务处理子系统代码设计和主要 数据文件设计 一、代码设计 账务处理系统常用的代码包括;科目代码、凭证类型代码、现金流量代码以及一些辅助核算要用到的代码，其中最重要的是科目代码。 1、科目代码设计的意义和设计原则 (1)设计意义 ?提供了会计信息处理的标准数据结构; ?便于对会计信息的分类、检索等加工处理，提高了计算机的处理速度; ?避免了使用汉字科目名称所带来的数据含义的二义性。 12 (2)设计原则 ?必须保证会计科目代码的唯一性; ?会计科目的编码 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 应有利于计算机的分类、识别和处理; ?科目代码体系应尽量符合会计人员的使用习惯，并便于记忆和输入; ?应系统、科学地建立科目代码体系，并符合现行制度的规定; ?科目代码设计应有一定的可扩性，以适应多种用户的不同需求及用户需求的多种变化。 2、会计科目的编码方式 (1)编码方式与科目代码结构 会计科目的编码通常采用“分段组合编码”，每一个代码由若干段数码组成，其中每段有固定的位数，代表一定的含义。这样就形成了会计科目代码结构，用来说明一个会计科目代码分成几段，每段有几位。 (2)分段组合编码的限制 当会计核算业务较多(如，存货品种较多、固定资产种类较多、部门较多、客户较多)时，分段组合编码的分类比较复杂，位数长，不便于记忆，不利于全面反映会计核算业务。此时，通常要设计会计业务统计码，如，部门代码、往来客户代码、物码等进行辅助核算。 二、主要数据文件设计 根据账务处理系统数据流程的逻辑模型，应设计的数据文件 13 主要有:凭证临时文件;凭证文件;科目余额、发生额文件和银 行对账文件。此外，为了实现自动转账功能，还需设计自动转账 分录文件。 1、凭证临时文件和凭证文件 (1)数据结构。凭证临时文件和凭证文件的数据结构、存储方 式等完全相同。因而，可将凭证临时文件和凭证文件放在一起讨 论。凭证文件的数据库表结构可设计成如下形式:表中:C表示 字符型;D表示日期型;N表示数值型。 序 字段名字段类型 字段宽小数点位备 注 号 称 度 数 1 凭证类C 2或4 如现金、银行、转账或XJ、 型 YH、ZZ 2 凭证号 C 如0001或X001 3 日 期 D或C 10或16 如2001/09/07 或:2001年9月7日(日期型) 4 附件张C 2 如01 数 5 摘 要 C 30 最多15个汉字 6 科目代C 9 如“3-2-2-2” 码 14 7 借贷方C 2 如“借”或“贷” 向 8 金 额 N 15 2 整数12位，小位点后2位 9 原始凭证C 10 如NO.07806 号 10 输入人员 C 8 最多4个汉字 11 审核人员 C 8 1 记 账 C 8 12 凭证文件数据结构列(二维表) (2)用途。凭证临时文件用来存放已输入但尚未记账的所有凭 证，而凭证文件则是用来保存记账后的凭证，为后续的账务处理 (如账证输出、银行对账等)提供正式的凭 证数据。 (3)设计目的。会计信息在正确性、合法 性上有较高的要求，对于正式的会计数据不能随意更改。因此， 为了便于修改数据录入中的错误，在系统中设置凭证临时文件， 用户对凭证数据的修改和审核都在凭证临时文件中进行。 (4)凭证文件的设计说明。 ?文件的关键字。凭证文件的关键字为“凭证类型+凭证号”， 系统凭此来识别不同的凭证。其中，凭证号一般是顺序码，由系 统自动分类连续递增编号。 15 ?字段的类型及位数。文件中各字段的类型及位数可根据实际需要而定。比如日期，有时也可以设计为字符型;凭证类型、凭证号也可以设计为数值型。 ?各字段的含义。附件张数字段表明凭证的附件张数;借贷方向字段用来标明记账的方向;金额字段标明发生额;原始凭证号字段表明原始单据号;输入人员字段表明凭证由谁输入;审核人员字段表明凭证由谁审核;记账字段表明凭证由谁记账。 ?文件中凭证记录的修改。凭证临时文件中的记录在未经审核签章之前可以任意修改和删除，记账后的凭证记录从凭证临时文件中清除。而凭证文件为只读文件，其中的记录不能直接更改，发现凭证有误只能采用红字更正法修改。 ?索引文件的建立。凭证临时文件和凭证文件的主要区别在于索引不同。对凭证临时文件的各种操作，一般是以凭证为单位进行的，按“凭证类型+凭证号”建立索引即可;而对凭证文件来说，除了按“凭证类型+凭证号”建立索引文件外，还需按“科目代码”建立索引文件，这样，当需要产生某一科目的明细账和日记账时，可以迅速定位到该科目的所有经济业务，然后根据凭证文件提供的数据随时生成所需的账簿。 2、科目余额、发生额文件 (1)用途。科目余额、发生额文件用来存放账务处理所需的全部科目及其相关数据。这些数据是生成总账、编制报表基本数据。 (2)文件数据结构。科目余额、发生额文件的数据库表结构可 16 设计成如下形式: 科目余额、发生额文件数据结构列 序号 字段名称 字段类型 字段宽度 小数点数位 备 注 1 科目代码 C 9 如“3-2-2-2” 2 科目名称 C 30 最多15个 汉字 3 科目类别 C 1 如，1-往来 类;0-普通 类;2-银行 类。 4 科目性质 C 1 如，科目代 码以“1”开 头的为资产 类;以“2” 开头的为负 债类等。 5 借贷方C 2 如，“借”或 (余额方“贷” 向) 6 期初余额 N 15 2 整数最大 12位，小数 点后 17 两位 7 借方发生N 15 2 额 8 贷方发生N 15 2 额 9 期未余额 N 15 2 10 本年借方N 15 2 累计 11 本年贷方N 15 2 累计 (3)文件的设计说明。 ? 文件的关键字。科目余额、发生额文 件的关键字为科目代码。 ? 科目类别字段、科目性质字段的作用。科目类别字段用来反映系统辅助核算的要求;科目性质字段反映现行制度对科目的分类。 ?文件中主要字段的数据来源。科目代码、科目名称、科目类别、科目性质，一般由建立会计科目功能负责录入和维护;期初余额由手工录入或由结账功能根据上期余额产生;本期发生额由记账功能在每次记账时生成;期未余额可由期初余额、本期借方发生额和本期贷方发生额计算出来。 ?索引文件的建立。一般按科目代码建立索引文件。 18 3、银行对账文件 (1)用途。银行对账文件包括两个文件:一个文件用于存放尚未对上账的银行业务，称为银行日记账未达账项文件;另一个文件用于存放企业从银行收到的银行对账单上的数据，称为对账单文件。 (2)数据来源。银行日记账未达账项文件中的数据，是系统在记账时自动将银业务汇总而生成的;对账单中的数据是由开户银行记录后传入的。 (3)数据结构。 ?银行日记账未达项文件的数据结构可设计成如下形式: 银行日记账未达账项文件数据结构列 序字 段 说 明 号 1 科目代码(关键科目类别为“银行类”的科目代 字) 码 2 记账凭证号 与凭证文件相同(类型代码+凭证 号) 3 原始凭证号 支票号码等(结算票据号) 4 日期 5 摘要 与凭证文件相同 6 借贷方向 7 金额 19 8 对账标志 表明是否对上账 系统将根据科目代码来识别不同开户行的未达账项，如中行、工行、建行等。 ?对账单文件用来存放银行传给企业的银行对账单，目前一般需要手工录入。对账单文件的结构应按银行对账单和实际的对账需要设计，一般可设计成如下形式: 对账单文件数结构列 序字 段 说 明 号 1 银行账号(关键企业开户银行的账号 字) 2 原始凭证号 支票号码等(结算票据号) 3 日 期 4 借贷方向 与凭证文件相同 5 金 额 6 对账标志 表明是否对上账 其中的日期、借贷方向及金额与银行对账单上的记录一致。 系统将根据银行账号来识别不同开户行的对账单，如中行、工行、建行等。 4、自动转账分录文件 (1)用途。存放自动转账分录，生成机制凭证。 (2)数据结构。 20 ?主要字段。该文件应包括的字段有:自动转账分录号、摘要、借贷方标志、科目代码、金额计算公式、使用日期、机制凭证优先顺序号等。 ?主要字段的具体含义如下: a、自动转账分类号(关键字)。是标识自动转账分录的唯一标志; b、金额计算公式。用来描述金额的计算方法，在产生机制凭证时，计算机根据此公试计算出金额，存入机制凭证的金额栏; c、使用日期。用于标识自动转账分录何时可以用来编制凭证，同一自动转账分录是否可以在同一月重复使用; d、机制凭证优先顺序号。用于标识产生机制凭证的优先次序。有些自动转账分录产生的机制凭证会影响其他自动分录产生的凭证金额(如费用的结转、损益的结转等)，所以需要对这些自动分录进行排队，形成一定的优先顺序号，优先级高的自动分录产生后，才产生优先级底的自动分录。计算机按照顺序号的大小次序逐一编制机制凭证。 其他各字段的含义与一般凭证中相应字段的含义相同。 第三节 账务处理子系统的初始化 账务系统初始化是指会计核算工作由人工系统转入电算化系统时，系统要求用户所做的准备工作或初始设置工作。账务系统的初始设置类似手工核算方式下的初始建账工作，一般由账务主管或财务主管指定的专人进行。通过账务处理子系统的初始设 21 置，可以把核算单位的会计核算规则、核算方法、应用环境、以及初始数据输入计算机，实现会计手工核算向计算机核算的过渡。 账务处理子系统的初始设置一般是在系统安装完成并进行了初始参数设置后进行的，有关财会人员通过使用系统提供的初始设置模块为系统的运行准备必要的环境。基本程序包括:初始设置前的准备工作、系统控制参数设置、会计科目设置、凭证类别设置、外币及汇率设置、期初余额录入、其他设置等。 一、初始设置前的准备工作 1、认真并且阅读《使用手册》 初始设置工作与所选会计软件的功能结构、设置方法及使用要求密切相关，因而认真阅读用户使用说明书，充分理解和掌握系统提供的功能及使用方法，有助于初始设置工作的正确完成，从而保证系统的正常运行。 2、确定会计科目编码体系和凭证类型 会计科目是对于会计对象的具体内容进行分类核算的指标体系。无论是填制记账凭证、记账处理、输出账簿，还是编制报表，都是围绕会计科目进行的。正确地设置和使用会计科目编码可以将纷繁复杂、性质不同的会计数据转变成有规律、易识别的会计信息，从而使系统及时地处理和输出各类信息，满足各方信息使用者的要求。因此必须严格遵循《企业会计准则》对一级科目名称，编码使用范围的明确规定，结合本单位会计核算和管理 22 的需要以及会计软件的特点，设计会计科目编码体系，确定会计科目编码结构。会计科目编码体系的设计除了必须满足会计核算和企业管理的要求以外，还要保持相对稳定性，以保证系统正确地处理会计数据。 记账凭证是账务处理子系统最基本的数据来源。在账务处理子系统中确定合理的记账凭证类型，不仅可以有效地对记账凭证进行管理，还可以根据不同记账凭证的特点采取相应的控制措施来保证记账凭证中会计科目的正确使用。在账务处理子系统中记账凭证类型一旦设定并使用，一般说来既不允许修改也不允许删除，因此必须根据单位会计核算和管理的需要确定好记账凭证的类别。 3、会计数据资料的准备 为了给系统提供正常运行的工作环境，保证会计核算的连续性，使系统在执行记账功能时，能正确地生成各类账户数据，必须对系统所需的各种初始数据进行整理，以备账务系统初始设置时使用。需要准备的初始数据包括:启用系统之前尚末核销的往来账、尚末对账的银行末达账项以及永久性明细科目的期初余额。此外，为了提高凭证的录入速度，还必须对凭证摘要进行认真的规范，使凭记摘要长度符合通用会计软件的要求。 ,、会计工作岗位和人员分工的确定 由于计算机账务系统的工作方式和流程与手工会计有较大的区别，因此计算机账务系统投入使用前需要根据会计信息系统 23 的工作特点进行工作岗位的重新划分并确定每一岗位的工作权限，以便在系统初始设置时进行操作权限设置确保账务系统的运行安全。 人员分工的目的是为了避免与业务无关的人员或无权限的人员对系统进行非法操作。会计信息系统人员分工可以通过姓名和密码的设置来限定其操作权限和责任范围，从而保证会计人员各司其职。 二、系统控制参数设置 启用账务处理子系统后，应对系统的控制功能作进一步的设置。 1、凭证控制设置 (1)制单控制:在填制凭证时，系统能够进行的控制。 ?制单序时控制:制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。 ?货币资金往来赤字控制:制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。 ?可以使用其他系统受控制目:若某科目为其他系统的受控科目(如客户往来科目为应收、应付系统的受控制目)，一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，账务处理子系统是不能使用此科目进行制单的，但如果用户希望在账务处理子系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。 ?允许修改他人填制的凭证:在制单时可修改别人填制的凭证。 24 ?支票控制:在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。 ?制单权限控制到科目:在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。 (2)外币核算:如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式——固定汇率或浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。 (3)凭证控制:处理凭证时，系统能够进行的操作控制。 ?打印凭证页脚姓名:在打印凭证时，自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。 ?凭证审核控制到操作员:允许对审核凭证权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证，并应通过“明细权限”去作进一步的设置。 ?出纳凭证必须经由出纳签字:含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员对其核对、签字后才能记账。 (4)凭证编号方式控制:其中“系统编号”为填制凭证时，按照凭证类别按月自动编制凭证编号。 (5)往来控制方式:客户往来款项和供应商往来款项是由应收、应付系统核算，还是由账务处理子系统核算在“往来控制方式”中设定。 25 2、账簿设置 账簿设置用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等。 (1)打印位数宽度:定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。 (2)明细账(日记账、多栏账)打印输出方式:设定打印正式明细账、日记账或多栏账时，按年排页还是按月排页。 (3)凭证、正式账每页打印行数:可对明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。 (4)明细账查询权限控制到科目:允许对查询和打印权限作进一步控制，例如仅允许某操作员具有部分科目明细账的查询或打印权限。 3、明细权限设置 对操作员的操作限作进一步控制，如制单权限控制到科目、凭证审核权控制到操作员、明细账查询控制到科目。 三、会计科目设置 科目设置模块的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件或科目余额/发生额文件中，实现对会计科目的管理。财会人员可以根据会计核算和管理的需要，设置适合自身业务特点的会计科目体系，同时可以方便地增加、插入、修改、删除、查询、打印会计科目。会计科目设置内容如下图所示: 会计科目新增 26 科目编码 100201 科目性质(余额方向) 科目中文名称 工行存款 ? 借方 贷方 科目英文名称 辅助核算 科目类型 资产 部门核算 账页格式 金额式 个人往来 客户往来 助记码 GHCK 供应商往来 项目核算 外币核算 币种 ? 日记账 数量核算 计量单位 ? 银行账(对账) 汇总打印 汇总到 确定 取消 图3-4 会计科目设置内容 (一)会计科目设置的内容 1、科目设置内容 (1)科目编码。科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本级科目的各级科目编码组合。其中，各级科目编码必须惟一，且必须按其级次的先后次序建立，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目。科目编码中的一级科目编码必须符合现行会计准则。通常。通用商品化会计核算系统在建立账套时，会自动装入规范的一级会计科目。 (2)科目名称。科目名称是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。在中文版中，必须录入中文名称;若是 27 英文版，则必须录入英文名称。科目中文名称和英文名称不能同时为空。 (3)科目类型。科目类型是指会计制度中规定的科目类型，分为资产、负债、所有者权益、成本、损益。 (4)账页格式。定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。 (5)助记码。用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。通常科目助记码不必惟一，可以重复。 (6)科目性质(余额方向)。增加记借方的科目，科目性质为借方;增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。 (7)辅助核算。也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用。 (8)其他核算。用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账;银行存款科目要设为银行账和日记账。 (9)外币核算。用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有外币核算要求的科 28 目才允许也必须设定外币名称。 (10)数量核算。用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如公斤、件、吨等。 2、科目设置模块功能 (1)科目增加。该功能允许增加一个新的会计科目，增加时要求进行合法性和正确性检查，即不能有相同的科目代码出现，保持科目代码的惟一性。 (2)科目修改。当科目属性有错误时，可以对错误属性进行修改。但是如果某科目已被制过单或已录入期初余额，则不能修改该科目。如要修改该科目必须先删除所有与该科目有关的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再修改。修改完毕后要将余额及凭证补上。已使用的科目不能增加下级。 (3)科目查询。准确而迅速地定位在用户所要查询的科目上，方便地查询或修改科目的各种属性。 (4)科目删除。对于不再使用的科目，可以将其从科目库中删除掉。但是已有余额的科目不能删除，不能删除非末级科目。 (5)科目打印。该功能可实现科目的总括和明细打印。 (6)科目保存。该功能是将科目设置的内容保存在科目文件或科目余额/发生额文件中。 (二)科目编码方案 设置科目编码，是指对每一科目的编码按科目编码规则进行定义。 29 1、设置会计科目编码规则或编码结构。即在账务处理系统初始化过程中，定义该核算单位所使用的会计科目的级数和各级科目的级长。科目长宽的定义要与本单位的实际核算要求相适应，通常可采用三级到四级核算。按《企业会计准则》规定的企业会计一级科目，级长为四位数，二级、三级级长可以自定，但一般都为二位数。例如，以会计科目“应交税费”为例，如果采用三级核算，编码规则或编码结构为“4-2-2”，则一级科目本级码为四位数，二级科目本级码为二位数，三级明细科目本级码为2位数，科目编码总长级为8位数。即: 科目编码 科目名称 2221 应交税费 222101 应交增值税 22210101 进项税额 凭证处理时，如输入科目编码22210101，则系统自动转换为科目名称“应交税金—应交增值税—进项税额”。 如果需要改变科目编码级次，可在“基础设置”里的“编码方案”中进行。 2、科目编码设置。科目编码必须采用分段组合编码方式与会计科目一一对应。分段的个数及每段的长度在设置核算单位时确定。 输入科目编码时必须遵守以下原则:科目编码必须惟一，不能重复;科目编码必须按照其级次的先后次序建立，先建上级科 30 目，再建其下级科目;输入各级科目编码的长度必须符合所定义 的科目编码长度;科目编码输入明细科目时，其上级科目必须已 经输入过。 3、科目编码方案举例。 假设某单位采用分段组合编码，其科目编码结构是4-2-3-3， 科目分四级，最大长度12位。科目编码设计举例如下: 科目编码 科目名称 6602 管理费用 660201 一部 660201001 办公费 660201001001 一组 660201001002 二组 660201002 差旅费 660201002001 一组 660201002002 二组 „„ 660202 二部 660202001 办公费 660202001001 一组 660202001002 二组 660202002 差旅费 660202002001 一组 31 660202002002 二组 如果该单位有10个部门，每个部门又分5个组，管理费用有10种，那么6602管理费用下面就有500个会计科目。因此，完全用分段组合编码的方法并不理想。此外，如果想知道管理费用下办公费用总额或差旅费总额，这种方案却不能直接得到。 计算机快速处理数据的特性，为会计核算实现交叉立体核算提供了可能，将需要按部门核算的科目属性设置为“部门核算”，然后将部门和组代码从科目编码中剥离出来，在部门档案设置模块中建立部门的资料，在科目设置时，只对费用进行编码，即: 科目编码 科目名称 辅助核算 6602 管理费用 部门核算 660201 办公费 部门核算 660202 差旅费 部门核算 660203 保管费 部门核算 660204 业务招待费 部门核算 „„ „„ „„ 这样科目数大大减少，同时在凭证录入等数据处理过程中，只要根据6602辅助核算的内容，便可以完成对相应部门和有关费用处理。 由此可见，个人往来核算和管理、单位往来核算和管理、项目核算和管理等的科目设置，都可以借鉴此方法，将重复部门从科目中分离出来，将剩余科目按核算和管理的需要设置成个人核 32 算，单位核算、项目核算等，这样可以充分发挥计算机快速处理数据的优势，为会计核算实现交叉立体核算提供便利。 四、凭证类别设置 许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。 通常，系统提供五种常用分类方式供选择:记账凭证;收款、付款、转账凭证;现金、银行、转账凭证;现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证;自定义凭证类别。 在设置凭证类别的过程中，有些财务软件还设立了凭证科目必有或必无项目的选择功能，例如，在银行付款凭证中，贷方必有科目设定为银行存款，如果录入的凭证与此不符合，系统会自动提示出错。对转账凭证，其凭证必无科目是现金和银行存款科目，如果在填制转账凭证时，输入了现金和银行存款科目，系统会认为有错拒绝保存该张凭证。 凭证类别定义并使用后，不能进行修改，否则会造成不同时期凭证类别的混乱，影响凭证的查询和打印。凭证类别设置界面如下: 五、处币及汇率设置 汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务，要进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在制单时 33 使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。 如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率(即期初汇率)，月末计算汇兑损益时录入调整汇率(即期末汇率);如果使用浮动汇率，则应每天在此录入当日汇率。设置界面如下: 六、期初余额录入 如果是第一次使用账务处理系统，必须使用此功能输入所有明细科目的年初余额和启用月份前各月的发生额。当余额不平或因其他原因需要对科目进行修改时，也必须使用此功能。如果在年初建账，需把上一年的年末余额在启用账务处理系统时作为本年的年初余额予以录入;如果在年中建账，应录入各账户此时的余额和年初到此时的借、贷方累计发生额，系统会自动算出年初余额。如果科目设置了辅助核算，还应输入各辅助项目的期初余额。输入界面如下: 一般情况下录入期初余额时，只要求录入最末级核算科目的余额和累计发生额，上级科目的余额和累计发生额数由系统自动计算。如果某科目为外币核算，应先录入本币余额，后录入外币余额;如果某科目设置了辅助核算，输入期初余额时，需要调出辅助核算账输入余额(若启用了应收应付核算系统，则应到应收应付系统中录入期初余额)，系统自动将辅助账的期初余额之和计为该科目的总账期初余额。另外还要注意对个别科目借贷方向的调整，有的核算软件有“方向”调节按钮供调整，有的可以输入“借”字或“贷”字更正，以调节余额方向。如果有的软件不 34 能提供更改方向的功能，则在输入余额时必须用负数来调节。 期初余额输入后，应对期初余额进行试算平衡，以保证期初余额的准确性。如果不平，需要进行查找修正，并再次进行试算，直到平衡为止。检验余额试算平衡，由计算机自动进行。 当新的会计年度开始时，有些软件需要使用年初结转功能，将上一年度的期初余额结转为新会计年度的期初余额，而有些软件可以自动进行，并可修改余额。 七、其他有关设置 1、定义结算方式 用来建立和管理企业在经营活动中所涉及到的银行结算业务的结算方式，它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行。定义结算方式的内容包括:结算方式编码、结算方式名称和票据管理标志。设置界面如下: 2、自定义项目的设置 在账务系统中，各企业所使用的各类原始单据(如发票、凭证、出入库单等)和常用基础信息(如客户、供应商和存货)中的项目可能会因为企业自身的原因出现一些差异，为满足企业的不同要求，系统为各类原始单据和基础信息设置了自定义项目和自由项目，以便设置一些系统没有提供、但又需要的特殊项目，这样在使用时应能够灵活自由地录入一些辅助信息。 系统预先定义好了最多可设置的自定义项目和自由项目。就 35 自定义项目而言，是针对单据、客户、供应商和存货;而自由项目只针对存货而言。一个自定义项目只能定义一个属性，但一个自由项目可以定义多个属性。 3、常用凭证定义 在企业日常的经济业务中，会出现大量的同类业务，反映这些业务的会计凭证的分录格式一致，不同的仅仅是发生额，为方便这类凭证的输入，可以预先定义这类凭证的分录格式，即常用凭证。将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时随时调用，必将大大提高业务处理的效率。确切地说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板，在调用常用凭证后，仍可做修改，使其符合当时会计业务需要。 4、常用摘要定义 常用摘要是系统为方便以后凭证输入，帮助用户规范摘要而设定的功能。用户可以通过常用摘要定义功能，定义本企业常用摘要，在填制会计凭证时可随时调用。 第四节 账务系统日常业务处理 账务系统日常业务处理主要包括记账凭证的录入、审核、修改和记账等工作。其中记账凭证的处理是账务系统日常业务处理过程中手工业务处理和计算机业务处理的连接点，也是计算机账务系统最基本最主要的数据来源。凭证处理主要包括填制凭证、审核凭证、修改凭证、删除凭证及凭证的汇总输出等工作。因此凭证处理是账务处理的关键环节。由于各单位日常会计工作中需 36 要处理的凭证数量很多，大量凭证需要依靠手工方式通过键盘输入计算机，如何快速、正确的输入凭证是凭证处理的重点。 一、凭证录入、审核和修改 凭证录入是进行账务系统业务处理的第一个环节，是整个账务处理系统的基础部分。凭证录入的好坏，将影响整个账务处理系统的应用效果，对系统会计数据输出的正确性起着决定作用。 (一)凭证录入 手工条件下，各单位的记账凭证有不同的分类，如收款、付款、转账等，每类凭证具有不同的格式。在计算机条件下，不可能考虑所有凭证类型的凭证格式，目前账务处理子系统通常采用的方法是:允许财会人员根据需要设置凭证类型，但一般各种凭证(收款、付款等)均采用统一的凭证格式。以下为常用的凭证输入格式: 记账凭证 37 付款 字0005 2002年 02月23日 附单据数:3 摘 要 科 目 借方金额 贷方金额 支付差旅费 660202 18 000 支付运费 660203 21 100 支付差旅费、运费 100201 39 100 合 计 39 100 39 100 制单:马方 出纳:王晶 审核:陈明 记账:陈明 增加 修改 查询打印 汇总 记账 存盘 退出 审核/取消 图3-5 记账凭证输入格式 通过“增加”模块，便可以录入凭证。由于计算机数据处理的特点是“垃圾进，垃圾出”，不正确的凭证输入计算机，必须产生错误的账簿和报表。因此，在填制过程中必须增加正确性检查措施，确保凭证正确可靠。 (二)凭证填制的一般方法 1、凭证填制 记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而确保记账凭证输入的准确完整十分重要。在实际工作中，用户可直接在计算机上 38 根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，也可以先由人工制单而后集中输入，采用哪种方式应根据本企业的实际情况确定。一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前者，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后一种处理方式。 通常，一张凭证中可填写的行数是没有限制的，可以是简单分录，也可以是复合分录，但每一张凭证应该只记录一笔经济业务，不可把记录不同经济业务的分录填入一张凭证。 (1)凭证编号。凭证编号是凭证的惟一标识。同一类凭证按月从1开始连续编号，不允许重号，也不允许漏号。编号由凭证类别和序号两部分组成，输入时要求分别输入凭证类型和序号。凭证类别一般由凭证录入员确认，序号由系统分类按月自动连续编号。如果是在网络上同时几个人输入凭证，则凭证编号的先后顺序取决于操作员填制凭证速度的快慢。 (2)日期。是指该张凭证经济业务发生的日期，包括年、月、日。系统通常将进入系统的当天作为默认日期。为了保证记账的序时连续性，填制凭证日期应按实际业务的发生日期对系统的默认日期进行修改，凭证日期不能超过系统日期。 (3)附单据数。指本张凭证所附原始凭证张数。 (4)摘要。是对该笔经济业务内容的简述。凭证的每行均有一个摘要，不同行的摘要内容可以不同。如果在账务系统初始化中已经设置了“常用摘要”，此时可以利用参照按钮进行选择。 39 输入的摘要内容将随相应会计科目出现在明细账和日记账中。 (5)会计科目。填制凭证时，会计科目可以通过科目代码或科目助记码输入，计算机根据科目代码或助记码自动切换为对应的会计科目名称。在输入科目时，必须录入该科目最末级科目编码或助记码，才能保证计算机在记账时不会漏记明细账。 (6)借方金额、贷方金额。即该笔分录的借方或贷方本位币金额。在一张凭证中，一个科目的借方金额、贷方金额不能为零，也不能在一个科目的借方和贷方同时有金额。金额可以是负数，红字金额的凭证可以用负数形式输入。一个凭证的借贷金额合计应相等，系统对输入的金额进行平衡校验，系统拒绝接受金额不等的凭证。 (7)辅助核算信息。根据科目属性输入相应的辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、结算方式等。只有在设置会计科目时定义的辅助项，才能在填制凭证时输入辅助信息。 ?若输入的科目是分部门核算的科目时，要求输入相应部门代码。部门代码必须是最末级，也可用参照按钮选择。 ?当输入的科目是银行科目时，要求输入“结算方式”、“票据日期”和“票据号”。其中“结算方式”输入银行往来结算方式，“票据日期”输入该笔业务发生的日期。这些信息在银行对账时使用。 ?当输入的科目是往来科目时，要求输入对方的单位代码和业 40 务员姓名，可以通过参照功能输入。 ?若输入的科目是外币科目，要求输入外币币种、外币金额和记账汇率。 ?当输入的科目为数量核算时，要求输入数量和单价。 ?若输入的科目为项目核算科目，则要求输入“项目”信息，可输入代码或名称，也可用参照功能进行选择。 (7)合计。自动计算借方科目和贷方科目的合计金额。 (8)制单人签字。系统根据进入制单功能时注册的操作员姓名自动输入。 以上介绍的是填制凭证的一些一般方法，也是最基本的方法。 (三)凭证的审核 审核凭证有两种方式，一种是账务处理系统程序本身设定的自动纠错审核，另一种是专门具有审核权限的人员进行人工审核，这两种审核的作用不能相互替代。账务处理系统的凭证审核通常是指后者。自动纠错审核主要是完成对凭证日期、凭证科目、金额相等三方面的审核;人工审核是具有审核权限的人员为了防止填制凭证过程中发生错误和舞弊行为，而对凭证的正确性和合法性进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确、业务金额是否与原始凭证相符等。在进行人工审核中，如果审核人员认为凭证有错误或有异议，应标记有错，交给填制人员修改后再审核。如果认为凭证正确，就发出签字的指令，计算机自动将具有审核权限的操作员的姓名输入到凭证 41 上。凭证只有经过审核才能记账。 (四)凭证的修改 尽管在填制凭证时系统提供了多种控制错误的措施，但仍然不可避免地会出现错误。如果在填制或审核凭证时发现凭证有误，则可以借助系统提供的功能对错误凭证进行修改。在电算化账务处理系统中，对错误凭证的修改要严格按照会计制度的要求进行。对不同状态下的错误凭证要求采用不同的修改方式。 1、错误凭证的“无痕迹”修改。“无痕迹”修改是指不留下任何曾经修改的线索和痕迹。以下两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改:一是对已经输入、但末审核的错误凭证，通过凭证的编辑输入功能直接进行修改或删除，但凭证编号不能修改;二是对已经通过审核、但末记账的错误凭证，可先取消审核，然后再通过凭证的编辑输入功能进行修改。 2、错误凭证的“有痕迹”修改。“有痕迹”修改是指通过保留错误凭证和更正凭证的方式，留下曾经修改的线索和痕迹。如果已经记账的凭证发现有错，不能直接修改，这时对错误凭证的修改要采用有痕迹修改。修改的方法可采用红字冲销法或补充凭证法。红字冲销法是将错误凭证采用增加一张“红字”凭证金额冲销，然后再编制一张正确的“蓝字”凭证进行更正。如果原错误凭证是金额多计，也可采用此方法将多余的金额填写一张红字凭证予以冲销。补充凭证法是将原错误凭证少计金额再按照原来的分录填制一张凭证，补充少计的差额。 42 (五)凭证的删除 在账务系统处理凭证时，如果要将错误或不需用的凭证删除，可以通过“作废/恢复”功能先将其作废，然后再通过“凭证删除/整理”功能，将不需要的凭证彻底删除。作废凭证不能修改和审核，记账时也不对作废凭证进行数据处理。在对某凭证进行作废处理后，该已作废的凭证依然保留凭证的内容和编号，因此要彻底删除这些信息，需通过“凭证删除/整理”功能，对剩余凭证重新进行编号整理，这样在账簿记录中就不会出现断号现象了。 (六)凭证汇总 凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是末记账凭证，因此财务人员可在凭证末全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。 二、记账 记账凭证经过审核签字后，即可以据以正式计入总分类账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账及备查账中。在账务处理系统中，记账由具有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照系统中预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账目等操作。在记账过程中，系统采用向导方式自动进行会计核算数据处理，使计算机记账工作更加简化而高效。 系统记账一般都遵循这样一个过程: 43 (一)选择记账凭证 开始记账时，系统首先要求用户选择要记账的凭证范围。凭证范围由月份、凭证类别、凭证编号决定，系统一般给出凭证编号的最大范围作为默认值。一般月份不能为空，类别如果为空，系统自动将各类已审核的记账凭证全部进行记账。 (二)系统自动检验记账凭证 虽然记账凭证在输入和审核时已经经过多次检验，但为了确保会计数据的正确，系统在登记机内账簿时仍将对记账凭证进行一次平衡校验和会计科目等有关内容的检验。如果发现不平衡凭证或错误凭证，系统会将不平衡的凭证或错误凭证的类别和凭证号显示给用户，同时停止记账。 (三)数据备份 记账工作涉及到系统内多个数据库，记账过程一旦发生意外，会使记账涉及到的数据库受到影响，为此系统设计了数据保护功能。记账前系统首先将有关数据库在硬盘上进行备份，一旦记账过程出现意外，系统将停止记账并自动利用备份文件恢复系统数据。 (四)正式记账 首先，更新凭证文件，即将末记账前存放在临时凭证文件中的凭证转移到用于保存正式数据的凭证文件中，使之正式形成系统后续处理的基础数据，同时还可以防止重复记账。 其次，更新科目余额/发生额文件，对记账凭证按科目进行 44 汇总，更新“科目余额/发生额文件”相应科目的发生额，并计算余额。 最后，更新有关辅助文件、对账文件及现金流量文件。 (五)账簿查询 记账后的会计资料可以通过账簿查询功能进行不同需求的检索和查询。查询内容包括已记账的总账查询、明细账查询、日记账查询、部门、往来账的查询等。账务处理系统通过良好的人-机界面来满足用户的查询需要。查询账簿通常有指定条件查询和组合条件查询。指定查询是只要选取或输入需要查询的条件，计算机即可按条件自动显示相应内容以供查阅。总账查询通常采用指定条件查询，查询条件主要有日期和科目编号。组合条件查询是同时指定两个或两个以上条件进行筛选查询。通常查询明细账时采用此方法，其查询条件有日期范围、科目编号、凭证类型、凭证号范围、摘要、发生额范围、结算号、制单人、审核人等。查询到的内容可以打印输出。 第五节 辅助核算与管理 账务处理子系统除了提供会计核算所需的基本功能模块外，还在不断完善和发展，增加了辅助核算与管理的功能，具体包括部门核算与管理、往来核算与管理、项目核算与管理等功能。 一、部门核算与管理 部门核算与管理模块的主要功能如下图所示: 部门核算与管理 45 建立部门 部门初始数据输出部门 核对部门部门收支部门 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 目录 与计划的录入 核算账 核算账 分析表 执行报告 图3-6 部门核算与管理模块的主要功能 (一)部门核算 计算机账务处理子系统中，在科目设置时，将需要按部门进行核算和管理的科目的属性定义为“部门”，将部门(高层、中层、底层部门)从科目体系中剥离出来，在部门编码设置模块中定义(部门编码设置模块可以在放在部门核算和管理模块下，也可以放在初始设置模块下);在输入凭证时，若遇到要求进行部门核算和管理的业务(科目属性为“部门”的科目)，系统将自动提示用户输入相应的部门或显示部门代码对照表供财会人员选择部门;记账时，系统将自动形成部门核算与管理所需的各种数据。 部门核算主要可为财会人员提供如下核算功能: 1、输出部门核算账。财会人员可通过屏幕显示或打印的部门核算账主要有如下几种形式: (1)部门总账。账会人员指定会计期间和会计科目(具有部门核算性质的会计科目)，计算机自动输出指定期间内和会计科目下各部门的期初余额、借贷方发生额及期末余额;也可根据用户指定的部门和会计期间，输出该部门下指定期间内对应各个部门核算科目的期初余额、借贷方发生额及期末余额。 (2)部门明细账。可根据财会人员指定的会计科目和会计期间，输出该部门核算科目在指定期间内分部门的明细账;也可根 46 据财会人员指定的部门和会计期间，输出该部门在指定期间内对应各个部门核算科目的明细账;还可通过指定部门核算科目及部门和会计期间，输出该科目该部门下指定期间内的明细账。 2、核对部门账。系统将自动检查部门核算明细账与部门核算总账是否相符、部门核算总账与总账是否相符，并输出核对结果。 (二)部门管理 部门管理模块不仅能为财务会计部门深入核算单位内部各部门的收入情况及各项费用的开支情况提供方便，而且能通过部门核算产生的数据，为单位及部门对其业务的管理和各项费用控制与管理提供信息。例如: 1、部门收支分析表。系统自动提供反映各个部门或部分部门指定期间内的收入情况或费用开支情况汇总分析的报表。下表为三个部门上半年收支情况分析表。 2、部门计划执行报告。系统自动提供反映各部门的实际情况与计划数据对比分析的部门计划执行报告，为管理者提供各部门计划的执行情况信息。 表3-1 部门收支分析表 月份:01-06 统计方式:发生额 科目名称 合计 部门一 部门二 部门三 差旅费 150 000.00 50 000. 00 50 000 .00 50 000. 00 办公费 103 000.00 35 000.00 26000.00 42 000.00 招待费 38 000.00 11 000.00 13 000.00 14 000.00 47 销售收入 180 000.00 60 000.00 60 000.00 60 000.00 项目收入 150 000.00 50 000.00 50 000.00 50 000.00 其他收入 40 000.00 11 000.00 13 000.00 16 000.00 部门计划执行报告主要有两种数据方式，其一是部门在某部 门核算科目下的实际发生额与计划发生额的对比方式;其二是各 部门在某部门核算科目下的余额与计划比较方式。两种方式用户 在具体使用时可自由选择。 表3-2为两个部门经营支出中办公费和业务招待费计划执行 报告。 表3-2 部门计划执行报告 月份:01-06 执行数据:发生额 部科目编码 科目名称 方式 方向 合计 部门一 部门二 门三 14 550201 办公费 实际数 借 24 000.00 11 000.00 13 000.00 000.00 15 计划数 30 000.00 15 000.00 15 000.00 000.00 21 550203 招待费 实际数 借 46 700.00 28 700.00 18 000.00 400.00 20 计划数 40 000.00 20 000.00 20 000.00 000.00 二、往来核算与管理 48 (一)往来管理模块的主要功能 往来管理模块的主要功能包括:建立往来单位通迅录、设置期初末达往来账、往来查询、往来核销、账龄分析、打印催款通知单等。 (二)建立往来单位通迅录 建立往来单位通迅录模块的功能是一一输入往来客户的档案，包括:往来单位编号、名称、所属地区、电话、地址、邮政编码、开户银行和账号、税号、信用状况、联系人等，并存入往来单位通迅录文件中。定义了这些信息就可以为以后详细核算和管理所用。 (三)设置往来单位期初末达往来账 设置往来单位期初余额模块的功能是将往来单位通迅录中的单位期初末达往来账项逐一输入系统，确保手工与计算机系统往来账的连续性。 (四)往来查询 往来查询模块的功能是从屏幕上或打印机中输出各种往来核算与管理的账表，主要包括往来余额表、往来明细账等。 (五)往来核销 往来核销模块的功能是自动或手工勾销“两清”往来账，并且清理往来账。 1、逐笔核销。逐笔核销模块的功能是计算机自动找出客户编码完全相同、发生额相等、借贷方向相反的业务(即一对一业务)， 49 自动勾销两条记录，并做“勾销”标志。 2、全额核销。全额核销模块的功能是计算机自动找出客户编码完全相同，借贷发生额合计相等的(一对多或多对一的业务—全额相等业务)若干条记录，并做“勾销”标志。 3、手工核销。手工核销模块的功能是根据财会人员输入的客户编码，计算机自动找出该客户的全部往来业务，财会人员根据自己的判断逐笔进行核销，并做“勾销”标志。对于往来金额相同但缺少往来单位代码或由于其他原因计算机不能自动核销的业务，可以使用手工核销模块完成部分核销工作，这样就实现了对上述的自动勾销功能进行补充和修改的目的。 一般来说，财会人员首先使用逐笔核销、全额核销，将满足条件的业务由计算机自动完成核销工作，对于不能由计算机完成核销的那些业务使用手工核销模块完成，这样可以大在提高往来账的对账效率。 (六)账龄分析 账龄分析模块的功能是根据财会人员输入的往来科目、时间期限(即某一往来业务从发生之日到结清之日的时间期限)，计算机自动输出某一往来科目下，所有客户各个账龄期间内往来款项的分布情况表——账龄分析表。通过阅读账龄分析表，财务人员可以分析往来款的资金占用情况，及时催收或支付款项。此外，该模块还提供打印催款通知单的功能，辅助财会人员对末达往来款项的催款管理。 50 (七)实现往来核算和管理的做法 案例分析: 北京光华木材厂是全国最大的木材综合加工企业之一，生产 产品包括几十个大类，产品行销全国各地，全部往来客户多达几 千户。采用传统的会计科目体系中的往来账科目，如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“预付账款”、“其他预付款”、“预收账款”等科目，按不同的往来单位或个人设置明细科目(科目 代码结构:“4-3-2-2”) 1122 应收账款 1122002 应收销售款 112200201 应收中密度款 11220020101 北戴河环境保护中心 11220020102 大连理工学院 11220020103 大同设备厂 11220020104 新华商场 11220020105 广安门贸易公司„„ 112200202 应收木制品款 11220020201 „„ 11220020202 „„ 采用传统的科目设置方式不仅会使得科目体系庞大，而且需 随往来单位的变化而经常对科目进行调整。另外，账簿中反映的 已经清的往来账款和末结清的往来账款混杂在一起，不便于对往 51 来账进行分析和查询。 为了更方便地管理往来账，该企业利用账务处理子系统中的往来核算和管理模块很好地解决了以上问题。使用往来核算和管理模块的结果是:科目数量大大减少;避免了由于往来单位的变化而造成的对科目的频繁修改;往来单位的应收应付账款清晰明了;可方便地对往来账进行各种统计分析;可自动打印账龄分析和催款单等。 具体的做法是: 1、在科目设置时，将具体往来单位从科目体系中剥离出来，将剩下的往来科目的属性定义为“往来”，即告诉计算机需要专门的往来核算与管理。 光华木材厂改进后的往来科目体系为(科目代码结构:“4-3-2”) 科目代码 科目名称 辅助核算 1122 应收账款 1122002 应收销售款 112200201 应收中密度款 往来 112200202 应收木制品款 往来 112200203 „„ 往来 2、将具体往来单位从科目体系中剥离出来后，通过“建立往来单位通迅录”模块将往来单位的信息存放在往来单位通迅录文件中进行统一管理。 52 3、在输入记账凭证时，遇到科目属性为“往来”的科目时，系统将自动从往来单位通迅录文件中提取往来单位供财会人员选择，并将这些往来业务数据保存在凭证文件中或专门用于往来管理的数据文件中。当需要查询、输出各种往来信息时，又可以通过使用往来核算与管理模块来完成。 三、项目核算与管理 在实际业务中，单位经常需要核算某些项目(如:课题、工程项目、产品、合同定单等)的成本、费用、往来情况以及收入等。传统的方法是按具体的项目开设明细账进行核算，这样必然增加了明细科目的级次，科目体系庞大，同时给会计核算和管理资料的提供均带来了极大的困难。功能齐全的计算机账务处理子系统中，借助于计算机处理数据的特点，一般都增加项目核算与管理功能模块。通过该功能模块，不仅可方便地实现对成本费用和收入的按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况的管理提供了快速方便的辅助手段。 实现项目核算与管理的做法是:在科目设置时将需要按项目核算与管理的科目(如费用、成本、收入等)的属性定义为“项目”，将具体项目从科目体系中剥离出来;在项目核算与管理模块中定义项目;在凭证录入时，当凭证科目的属性为“项目”时系统将要求财会人员录入或选择项目代码;记账后，即可在项目核算与管理模块中查询各种项目核算与管理所需的账表。 项目核算与管理模块的功能主要包括:项目定义、项目账表 53 输出模块。 (一)项目定义 项目定义模块又包括定义项目大类、定义具体项目、录入项目期初余额和计划数等功能模块。 1、定义项目大类。定义项目大类模块的功能是将单位若干项目划分为若干类，并将各类项目类号、名称输入计算机，并保存在项目文件中。如:某单位有两类项目:(1)科研项目，单位承接了若干科研项目，其项目大类可定义为科研项目;(2)建筑工程项目，其项目大类可定义为工程项目等。 如:某单位项目大类定义如下: 项目类号 项目大类名称 KYXM 科研项目 GCXM 工程项目 2、定义具体项目。定义具体项目模块的功能是在定义了项目大类后，定义每一项目大类下有哪些具体项目，即建立各个具体项目的小档案，以对各个具体项目做进一步的说明，并将结果保存在项目文件中。定义具体项目应该包括:项目编码、项目名称、开始日期、完工日期、项目性质、项目负责人等。如:某单位对科研项目下的具体项目定义如表3-3。 表3-3 科研项目:× × × × 项目编负责 项目名称 开始日期 完工日期 工程性质 码 人 54 会计信息 本单位项张瑞0001 系统设计1999/07/01 2000/10/30 目 君 与实施 改建办公本单位项0002 2000/01/01 2001/09/30 李红 楼1号楼 目 AA攻关王研0003 2000/02/01 2002/05/30 火炬项目 项目 究 „ „ „ „ „ „ 3、录入项目期初数与计划数。录入项目期初数与计划数模块的功能是将每一项目的期初余额和计划数输入计算机。 由于项目期初及项目计划是与科目和项目相关的，所以录入时，应逐个科目的录入，即先录入一个科目下所有项目的期初余额和计划数，再输入下一个科目所有项目的期初余额和计划数。 项目期初与计划录入是项目设置功能的基本内容，通过该功能还可修改以后每年的年初余额及各月的计划数。 项目设置是第一次使用项目核算与管理功能的用户首先要进行的设置工作，若在今后的使用中需要增加或修改项目核算的内容，同样可通过上述功能完成。 (二)项目账表输出 项目账表输出模块的功能是从历史凭证文件、项目文件等文件中挑选出与项目输出有关的数据，进行加工整理，随时输出各种项目核算与管理所需的账和表。项目账表输出模块输出的主要 55 内容包括: 1、项目总账。项目总账指反映项目对应各个科目的各期(通过起始月份与终止月份指定的)发生额和余额的账簿。 2、某科目的项目明细账。某科目下，各项目的明细数据。有三栏式和多栏式两种格式。 3、某项目的明细账。某具体项目对应各个科目下的明细数据。 4、项目统计表。项目统计表是反映各个项目在各个对应科目下期初余额、借贷方发生额及期末余额的汇总报表，通过此汇总报表可为管理提供各项目的进展情况及各项目的开支情况，以便于对项目的管理和控制。表3-4为某单位本年上半年各项目在建工程材料费和人工费用统计表。 表3-4 项目统计表 月份:01-06 项目名称 合计 材料费 人工费 会计信息系统设计与实 50 000 10 000 40 000 施 改建办公楼1号楼 2 000 000 1 600 000 400 000 AA攻关项目 1 870 000 1 300 000 570 000 „ „ „ „ 合 计 6 800 000 5 000 000 1 800 000 5、项目执行计划报告。项目执行计划报告是各项目的实际执行情况与计划数的对比报表。项目执行计划报告，可以为管理者 56 提供各项目计划的执行情况。 第六节 账务系统期末业务处理 期末业务的处理主要是:期末的摊、提、结转业务的处理，结账和编制会计报告，其中会计报告的编制将在报表处理子系统中完成。期末业务是会计部门在每个会计期末都需要完成的特定业务。在计算机条件下，由于各会计期间的多数期末业务具有很强的规律性，这些业务就可以由计算机系统根据用户的初始设置自动完成。 一、自动转账 自动转账是计算机条件下会计信息系统出现的新概念、自动转账功能在国内外计算机会计信息系统已被广泛使用。 (一)自动转账模块基本概念 1、转账业务特点。期末转账业务几乎是所有单位在月底结账之前都要进行的固定业务，并且这类转账业务在单位管理体制或会计核算制度末改变的情况下，每月都要重复进行。简单说，转账是把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。一般来说，期末转账主要有如下几个特点。 (1)期末转账业务大多数都在各个会计期的期末进行。 (2)期末转账业务大多数只有会计人员自己编制的会计凭证，而不同于一般业务，没有具体反映该业务的原始凭证。 (3)期末转账业务大多数要从会计账簿中提取数据，这就要求在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账。 57 (4)有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据，这就产生了期末转账业务的分批按步骤处理问题。 2、使用转账模块应注意的问题。 (1)自动转账凭证模块必须事先进行设置。 (2)转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取、经处理后生成的，为了保证数据的完整、正确，在调用转账凭证模块生成转账凭证前必须将本月发生的各种具体业务登记入账。 (3)期末的摊、提、结转业务具有严格的处理顺序，其基本的处理顺序如图3-7所示。 其他待摊销售成本工资折旧 辅助生产制造费 生产成产成品预提费用费用收入费用计提 成本结转 用结转本结转结 转 摊 提 结 转 制造费 制造费 制造费 用结转 用结转 用结转 图3-7 期末摊、提、结转业务处理顺序 转 转 转 结转顺序如果发生错误，即使所有的转账凭证模块设置都正确，转账凭证中的数据也可能是错误的。为了避免结转顺序发生错误，转账凭证模块提供了转账序号，进行期末的难、提、结转业务处理时，通过指定转账顺序号就可以分期、分批完成转账和记账工作。 (4)结转生成的记账凭证系统将存于未记账凭证库，这些凭证还需要进行审核和记账操作才能记入账簿。对这些凭证的审核主要是审核结转是否正确。对于错误的结转凭证，系统一般不提供修改功能，修改这些凭证的错误只能通过修改设置来进行。 (5)期末结转工作是一项比较复杂而重要的工作，应由指定 58 的专人进行。 3、转账业务种类。自动转账模块可以完成的转账业务主要包括: (1)“费用分配”的结转，如工资分配等 (2)“费用分摊”的结转，如制造费用等。 (3)“应交税费”的结转，如所得税等 (4)“提取各项费用”的结转，如提取福利费等。 (5)“年终收益、费用”的结转，如收入转利润等。 (6)“部门核算”的结转。 (7)“项目核算”的结转 (8)“个人核算”的结转 (9)“客户核算”的结转 (10)“供应商核算”的结转。 定义完转账凭证后，每月月末只需调用自定义凭证，即可由计算机快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到末记账凭证中去，通过审核、记账后才能真正完成结转工作。 由于转账凭证中定义的公式基本上取自账簿，因此，在进行月末转账之前，必须将所有末记账凭证全部记账，否则，生成的转账凭证中的数据可能不准确。特别是对于一组相关转账分录，必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账。 如果使用了应收、应付系统，则在账务处理系统中不能按客户、供应商进行结转。 59 4、自动转账实现方法。 通过上述分析可知，在期末会计业务中存在几类转账业务，它们每月反复有规律地重复出现，编制的转账凭证中摘要、借方和贷方科目相同，金额的来源或计算方法基本不变，只有凭证中的金额每月不等。 例如，“账结法”下期末损益的结转分录: 借:本年利润 贷:主营业务成本 管理费用 财务费用 销售费用 营业税金及附加 其他业务支出 营业外支出 此外，账务处理子系统是会计信息系统的核心，在网络环境下，其他子系统每月都以凭证的方式或其他方式向账务处理子系统传递数据，如固定资产子系统传递的计提折旧凭证、工资子系统传递工资费用分配凭证等，这些凭证也是每月反复有规律地重复出现。 因此，在账务处理子系统中，建立自动转账模块，并将其划分为两个子模块:定义自动转账业务模块和生成转账凭证模块。首先利用“定义自动转账业务”模块建立转账业务分录，然后运 60 行“生成转账凭证”模块自动生成各种期末转账凭证——机制凭证。这样将编制期末转账业务凭证的工作交给计算机自动完成，能够保证凭证的正确性、及时性。 (二)定义自动转账业务 定义自动转账业务模块的功能是为财会人员提供定义自动转账业务的屏幕，财会人员一一定义自动转账分录(即告诉计算机此类凭证的摘要、借贷方科目、金额计算公式等)，并将定义的转账分录存放在自动转账分录文件中。 (案例) 将技改办制造费用余额按生产车间分摊，假定该单位使用了部门核算，即生产成本和制造费用科目的科目性质被定义为“部门”(科目代码结构“4-2”) 科目代码 科目名称 科目性质 5001 生产成本 500101 工资 部门 500102 材料费 部门 500103 制造费用 部门 5101 制造费用 510101 工资 部门 510102 材料费 部门 510103 其他费用 部门 假设期末将技改办的制造费用科目余额的30%摊入一车间 61 生产成本，则分录为: 借:生产成本—制造费用(500103) Z1+Z2+Z3 贷:制造费用—工资(510101) Z1 —材料费(510102) Z2 —其他费用(510103) Z3 在定义自动转账分录模块中定义该分录，如表3-5所示。 表3-5 定义自动转账分录 转账序号:×× 摘 要 分 摊 技 改 办 制 造 费 用 科目编码 部 门 方 向 公 式 500103 一车间 借 取借方金额合计 510101 技改办 贷 取本月510101账户月末余额*0.3 510102 技改办 贷 取本月510102账户月末余额*0.3 510103 技改办 贷 取本月510103账户月末余额*0.3 注:*为计算机系统里的×(乘)号。 说明:转账序号:即对所定义的自动转账凭证的编号。 公式:即今后让系统自动生成机制凭证时发生额的计算公式。本例中仅给出一般会计术语描述。在实际软件设计时，应将其转换为函数取数公式，如:取本月510101账户月末余额*0.3的公式为: 62 QM(“510101”月，“技改办”)*0.3 当按“存盘”按钮后，该自动转账分录被保存在自动转账分录文件中。 (三)生成转账凭证 生成转账凭证模块的功能是计算机根据自动转账分录文件中的自动转账分录，按定义的公式从凭证文件和其他有关文件中提取数据并计算出数值，自动生成一张记账凭证(计算机自动生成的凭证叫机制凭证)，并将其保存在临时凭证文件中。 二、对账 对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符。 对账模块的功能是对各个账簿的数据进行核算，以检查各个对应账户数据是否平衡。若发现错误，系统自动记录错误信息并可以输出这些错误信息。为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。 三、结账 结账模块的功能主要包括:保护结账前状态和结账前必要的 63 检查工作。 (一)保护结账前状态 保护结账前的所有数据到硬盘备份目录。这样做的目的是为了防止结账过程被中断，一旦断电或其他原因造成结账过程中断后，可以自动恢复到结账前状态。 (二)结账前必要的检查工作 1、上月末结账，则本月不能结账; 2、本月还有末记账凭证时，则本月不能结账; 3、检查正确后，计算本月各账户发生额合计，计算本月各账户期末余额并将余额结转至下月月初; 4、如果是结12月份，则必须产生下年度的空白账簿文件，并结转年度余额; 5、做结账标志。 结账是一种批处理，只允许每月结账日使用一次。 在手工条件下，必须结完上月的账才能记下月的账，但在计算机条件下，可以在上月末结账的情况下，输入下一个月的凭证并记账，甚至在去年12月的账末结的情况下输入今年的记账凭证并记账，这就是采用计算机后特有的跨月记账。 第七节 出纳管理 出纳管理是账务处理子系统为出纳人员提供的一套管理工具，在不同财务软件中的提法可能不一样。它的主要功能包括查询和打印现金日记账、银行存款日记账和资金日报;登记和管理 64 支票登记簿;录入银行对账单，进行银行对账、输出余额调节表，并可对银行长期末达账提供审计报告。 一、日记账及资金日报表 计算机账务处理中，日记账由计算机自动登记，日记账的主要作用只是用于输出现金与银行存款日记账供出纳员核对现金收支和结存等使用。 要输出现金日记账和银行存款日记账，要求在系统初始化时，现金会计科目和银行存款会计科目必须选择“日记账”标记，即表明该科目要登记日记账。所以，如果需要，任何一个会计科目都可以输出日记账。 资金日报表是反映现金和银行存款科目当日借贷方发生额及余额情况的报表。 二、支票登记 手工记账时，银行出纳员通常使用支票领用登记簿来登记和管理领用的支票。计算机账务处理系统中，也为银行出纳员提供了支票登记簿，用以详细登记支票领用人、领用日期、支票用途，是否报销等信息。 三、银行对账 由于企业与银行的账务处理和入账时间上的差异，因此经常会出现末达账项。为防止记账发生差错。正确掌握银行存款的实际余额，必须将企业银行存款日记账与银行发出的对账单进行核对并编制银行存款余额调节表。 65 账务处理子系统中的银行对账就是将系统登记的银行存款日记账与银行对账单进行核对，银行对账单来自企业开户行。 1、录入银行对账期初 录入银行对账期初需要做的工作是: (1)确定银行账户的启用日期。 (2)录入企业银行日记账和银行对账单的调整前余额。 (3)录入企业银行日记账和银行对账单期初末达项，系统将根据调整前余额及期初末达项自动计算出银行对账单与企业银行日记账的调整后余额，如果调整后余额不平，应该调平。否则，在执行银行对账之后，会造成账面不平。 上述三项步骤完成以后，不得随意调整启用日期，尤其是向前调。否则，有可能造成启用日期后的期初数不能再参与对账。 2、录入银行对账单 需要进行银行对账时，选择银行账户，录入银行对账单。 3、银行对账 银行对账采用自动对账和手工对账相结合的方式进行。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择，方向、金额相同是必要条件，其他可选条件是票号相同、结算方式相同、日期在多少天之内。对于已经核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方标上两清标志，并视为已达账。对于在两清栏上末写上两清符号的记录，系统视为末达账项。由于自动对账是以银行存款日记账和 66 银行对账单双方对账依据完全相同为条件，所以为了保证自动对账的正确和彻底，必须保证对账数据的规范合理。例如，银行存款日记账和银行存款对账单的票号要统一位长，否则，系统将无法识别。手工对账是对自动对账的补充，使用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有对出来，而被视为未达账项，可以用手工对账进行调整。 下面四种情况中，只有第一种情况能自动核销已对账的记录，后三种情况均需要过手工对账来强制核销。 (1)对账单文件中一条记录和银行日记末达账项文件中一条记录完全相同。 (2)对账单文件中一条记录和银行日记账末达账项文件中多条记录完全相同。 (3)对账单文件中多条记录和银行日记账末达账项文件中一条记录完全相同。 (4)对账单文件中多条记录和银行日记账末达账项文件中多条记录完全相同。 4、编制余额调节表 银行存款余额调节表是系统自动编制的。对账结束后，就可编制、查询和打印银行存款余额调节表，以检查对账是否正确。 第八节 账务系统的输出 账务处理的最终目标是产生各种账簿并为报表编制提供账户数据，输出模块的功能就是根据企业管理及会计制度要求对账 67 务数据文件进行排序、检索和汇总处理，最后输出所需的账表。在账务处理子系统中，完成账表输出，必须设置账表输出模块。 账表输出功能主要包括:日记账、明细账、总账、发生额和余额表、日报、综合查询结果等。输出的方式主要包括:账表的打印输出，账表的屏幕显示输出以及账表的磁盘输出。 一、输出日记账 输出日记账模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期、自动从凭证文件、余额/发生额文件中提取数据，经过加工后输出相应的日记账。 (一)日记账格式 日记账格式基本和手工相似，一般包括普通三栏式日记账、复币式日记账。 普通三栏式日记账包括借方、贷方、余额三栏;复币式日记账主要针对外币科目而设立的，其借方、贷方和余额三栏均应包括三小栏，即外币、汇率和人民币。 (二)日记账输出方式 手工条件下，考虑到工作量的关系，只有少量重要科目记日记账，比如:现金日记账、银行存款日记账、销售日记账。使用计算机后，由于输出日记账过程非常快捷，所有科目都可以有日记账，同时又有明细账。区别在于重要科目的日记账必须日日打印输出，而其他科目的日记账可视需要显示输出或按月、季、年打印输出。 68 有些账务处理子系统把按月打印输出的日记账和每天打印的现金、银行存款日记账区分开来，专门设计输出“日报表”模块，将管理所需的各种科目的数据作为日报表输出，及时准确地为管理提供信息。 二、输出明细账 输出明细账模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从凭证文件和余额/发生额文件中提取数据，经过加工后输出相应的明细账。 (一)明细账格式 明细账的格式基本与手工账表相似，主要有三栏式、复币式、数量金额式和多栏式四种形式。 普通三栏式明细账主要由借方、贷方、余额三栏组成;复币式明细账主要针对外币科目而设立的，其借方、贷方和余额三栏均应包括三小栏，即外币、汇率和人民币;数量金额式明细账主要针对既核算数量又核算金额的科目而设立的，其借方、贷方和余额三栏均应包括三小栏，即数据、单价和金额;多栏式明细账主要针对需要进行借贷明细分析的科目而设立的，账簿中突出借方科目分析或贷方科目分析的内容。 (二)明细账输出方式 由于在计算机条件下随时都可以通过屏幕，高速、准确、方便地查询各种明细账，因此，明细账即可以按月打印输出，也可以按季、年打印输出。 69 三、输出总账和余额/发生额表 输出总账模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从凭证文件中提取数据并输出相应的总账或余额/发生额表。 (一)总账格式 总账一般采用两种格式，一种是三栏式总账，如表3-6所示。 表3-6 ××科目总账 科目:×××× 2002年×月×日 月 日 凭证号 摘要 借方 贷方 借/贷 余额 另一种是余额表/发生额表格式，其格式如表3-7所示。 表3-7 余额表/发生额表 2002年×月×日 会计月初借月初贷本月本月月末借月末贷借方贷方科目 方余额 方余额 借方 贷方 方余额 方余额 累计 累计 70 合计 (二)总账、余额表/发生额表输出方式 由于在计算机条件下随时都可以通过屏幕，高速、准确、方便地查询各科目的总账、余额表/发生额表，因此，总账、余额表/发生额表可以按月打印输出，也可以按季、年打印输出。 此外，财政部发布的《会计电算化工作规范》中指出:在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。因此，在企业，余额/发生额表更实用。 四、日报表 输出日报表模块的功能是根据财会人员输入的日期和科目级次(一级、二级等)，自动输出反映该日所有凭证的汇总情况。 五、综合查询模块 综合查询模块的功能是根据财会人员输入的指定条件(如按摘要、按日期范围、按金额大小，按支票号、按经手人、按审核人等)或组合条件(同时实现按多项条件组合)，计算机自动将满足条件的所有记录筛选出来，并显示在屏幕上或从打印机输出。 通常综合查询的指这下查询条件屏幕如图3-8所示。 综合查询 日期:年 月 日到 年 月 日 71 科目: 凭证号: 摘要: 金额: 到 客户: 供应商: 部门: 个 人: 项目: 票号: 结算方式: 制单人: 审 核 人: 图3-8 综合查询界面 例如，主管应收账款的王会计需要查询2009年度应收账款余额大于等于5万元并且小于等于50万元的所有记录，以便对欠款大户进行分析，为应收账款管理提供信息。王会计进入综合查询模块，当出现综合查询屏幕时，在日期栏输入:2009;科目栏输入:应收账款科目代码;在金额栏输入50 000到500 000;在客户栏输入通配符。 稍等片刻，结果将显示在屏幕上。 本章主要概念: 账务处理子系统 手工账务处理流程 账务系统初始化 自动转账分录 机制凭证 凭证编制 辅助核算 初始化日记账 完全相同的经济业务 数据备份 科目代码结构 凭证临时文件 凭证文件 科目余额发生额文件 银行对账文件 凭证输入格式设计 72 本章重点与难点: 账务处理子系统是会计信息系统中的核心子系统。账务处理子系统利用计算机技术完成设置账户、编制和审核凭证、记账、结账、账证输出等会计核算工作，它不仅改变了会计数据的处理方式，而且由于计算机数据处理特点，部分地改变了传统会计的业务流程。财务处理子系统是会计信息的集中地，它将各个专门核算子系统的数据汇集起来，通过执行一系列的账务处理功能，转变为反映企业经营成果和财务状况的会计信息，因此，分析和掌握账务处理子系统所做的主要工作和数据处理流程是理解和应用会计信息系统的关键。 本章首先讨论了账务处理子系统的定义及特点，说明了账务处理子系统应实现的功能目标，然后重点分析账务处理子系统数据处理流程和功能结构的实现。账务处理子系统的目标是通过一系列的数据处理过程为反映和报告企业的财务状况和经营成果提供账户数据，输出信息的形式主要是会计凭证和会计账簿。在明确了账务处理子系统目标的基础上，回顾了手工账务处理业务流程，探讨了账务处理子系统在数据处理上的主要过程，然后利用数据流图建立起账务处理子系统的逻辑模型，并据此分析出账务处理子系统的主要功能模块结构图。在具体实现账务处理的功能方面，首先要正确设置系统的工作环境，账务处理子系统的初始化设置是关系到能否充分利用系统进行日常账务处理的关键;其次要正确地录入凭证，账务处理子系统的凭证录入与审核是会 73 计日常业务处理中最重的一个环节，因为只有保证输入账务系统的每张凭证是正确的，才能保证账务系统输出的各种账簿及报表是正确的;最后，要合理地设置辅助核算功能，使系统可以为企业提供管理所需的各种“交叉立体”信息，更好地服务于企业的管理和决策活动。 本章的重点:账务处理子系统初始化设置的内容及设置方法;辅助核算功能的设置内容及方法。 本章的难点:对辅助核算作用的理解，正确掌握辅助核算功能的初始设置及日常处理。 重点与难点的讲解方式:视频演示、动态图形及声音提示。可演示多媒体教学课件，通过图表、声音和动画演示操作的方式，系统讲解账务处理子系统中初始化设置的内容及方法、辅助核算功能的设置内容及方法、辅助核算的日常处理。 1、上机演示内容: (1)账务处理子系统初始设置 ?启动账务系统; ?设置业务控制参数; ?设置会计科目(包括辅助核算科目) ?设置外币汇率; ?设置凭证类别; ?设置结算方式 ?设置项目档案 74 ?录入期初余额 (2)辅助核算的日常处理 ?增加凭证，输入凭证的辅助核算信息;(输入凭证中涉及的科目分别为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“辅助核算科目—供应商往来”、“辅助核算科目—部门核算”、“辅助核算科目—个人往来”、“辅助核算科目—项目核算” ) ?查询凭证; ?审核凭证; ?凭证记账; ?账证输出; ?银行对账。 2、上机实验内容: ?总账管理系统初始设置; ?总账管理系统日常业务处理; ?总账管理系统银行对账。 本章复习思考题: 一、问答题 1、账务处理手工方式与计算机方式有何区别, 2、财务处理系统的数据流程和功能结构是怎样的, 3、系统控制参数设置的目的是什么, 4、会计科目模块设置的功能有哪些, 5、明细科目的确定要根据各企业情况自行确定，确定原则有哪 75 些, 6、企业如何根据其自身规模大小，设计其会计科目编码体系, 7、设置会计科目的辅助核算项目通常有哪些，各有什么特点, 8、凭证审核一般需要注意审核哪些问题, 9、计算机方式下记账、结账功能与手工方式比有哪些优点, 10、计算机方式下记账、结账功能应注意哪些问题, 11、使用转账凭证生成功能需要注意哪几个问题, 二、名词解释 系统初始化 凭证审核 银行对账 试算平衡 结账 三、单项选择题 1、通常，( )科目需由出纳签字。 A(现金、银行存款 B.应收、应付 C(负债类 D. 资产类 2、若凭证类别只设置一种，通常为( )。 A(记账凭证 B.收款凭证 C(现金凭证 D.银行凭证 3、若希望某类凭证的借方必须出现某一科目，可选择( )限制类型。 A(凭证必有 B借方必有 C(贷方必有 D.凭证必无 4、若某一科目既有一级科目又有二级科目，输入科目余额时应( ) 76 A(只输一级科目余额 B.只输二级科目余额 C(两者都输入 D.输入哪一个都可以 5、只能由( )取消某张凭证审核的签字。 A(制单人 B. 审核人 C(系统管理员 D.凭证的审核人 6、只能对( )凭证进行记账。 A(已保存 B.没错误 C.已修改 D.已审核 7、在( )的情况下可实现自动银行对账。 A(对账单文件中一条记录和银行日记账末达账项文件中一条记录完全相同。 B(对账单文件中一条记录和银行日记账末达账项文件中多条记录完全相同。 C(对账单文件中多条记录和银行日记账末达账项文件中一条记录完全相同。 D(对账单文件中多条记录和银行日记账末达账项文件中多条记录完全相同。 8、( )的情况下可以结账。 A(上月有末记账凭证 B.没有末记账凭证 C(本月有末记账凭证 D.没有末审核凭证 四、多项选择题 1、系统控制参数设置一般包括( )。 A(凭证控制设置 B.账簿设置 77 C(细权限设置 D.会计科目设置 2、会计科目设置的内容包括( )。 A(科目编码 B.科目名称 C(助记码 D.科目类型 3、外币汇率设置通常有( ) A(固定汇率 B.卖出汇率 C(买入汇率 D.浮动汇率 4、填制的凭证内容通常包括( )。 A(凭证类别 B .凭证编号 C(制单日期 D.凭证体 5、出纳管理通常包括( )。 A(查询和打印现金日记账、银行存款日记账和资金日报 B(登记和管理支票登记簿 C(总账输出 D.银行对账 6、银行对账通常包括( )。 A(录入银行对账期初 B.录入银行对账单 C(银行对账 D.编制余额调节表 7、账簿输出通常包括( )。 A(总账 B.明细账 C(余额表 D.多栏账 8、自定义结转通常包括( )方面的结转。 A(费用分配 B.费用分摊 78 C(税金计算 D.提取各项费用 五、判断题(判断正误并说明理由) 1、计算机账务处理可以大大减轻会计人员的工作强度。( ) 2、计算机方式下，凭证类别只能设置为收款凭证、付款凭证、转账凭证。( ) 3、计算机方式下不经审核的凭证也可以记账。( ) 4、凭证审核员和凭证录入员不能为同一个人。( ) 5、记账功能每月只能在期末进行一次。( ) 6、记账后的凭证不能被修改。( ) 7、银行对账功能通常由出纳人员在会计期末进行。( ) 8、结账工作每月可以多次进行。( ) 9、辅助核算管理只在辅助核算查询功能中体现。( ) 10期末转账业务通常是在每个会计期间结账之前都要进行的固定业务。( ) 本章练习题: 1、试设计一个电算化系统的账务处理模块,并做出它的功能模块结构图。 2、试分析说明自动转账分录的主要内容及用途。 3、分析账务处理系统生成日记账、明细账和总账的过程，并说明生成账簿的主要步骤。 本章推荐阅读材料: 1、 杨周南:《会计信息系统》，经济科学出版社，2003。 79 2、 桂良军:《电算化会计中会计分录的编制》，中国会计电算 化，2001年第4期。 3、 用友公司:《会计软件安装与初始设置》，中国会计电算化， 2001年第7期。 4、 黄丽华:《总账系统的辅助核算功能》，中国会计电算化， 2001年第7期。 5、 邱闽泉:《企业管理软件财务一体化项目实施指南》，清华 大学出版社，2003。 80